Kieku-taloushallinto Tulojen käsittely. Petra Kinnula Kieku-hankkeen infotilaisuus

Transkriptio

1 Kieku-taloushallinto Tulojen käsittely Petra Kinnula Kieku-hankkeen infotilaisuus

2 Tulojen käsittely Taloushallinnon prosessit Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Keskeistä Asiakasrekisteri Laskujen käsittely Sisäinen laskutus Myyntireskontra Miten tulisi valmistautua Kiekun käyttöönottoon? Kieku-taloushallinto

3 Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun

4 Keskeistä Tulojen käsittelyn prosessit yhteisiä kaikille, - Palvelukeskuksen rooli korostuu Palvelukeskuksella ja kirjanpitoyksiköllä on omat roolinsa ja vastuunsa tietojen ajantasaisuudesta Rondo säilyy tositteiden kierrätystä, hyväksyntää ja arkistointia varten - Laskutuspyynnöt voidaan kierrättää Rondossa hyväksyttävänä - Myyntilaskut ja raportit arkistoidaan Rondoon Kirjauskausien avaaminen ja sulkeminen keskittyy yhteen paikkaan (palvelukeskukseen) Uusi prosessi: Sisäinen laskutus

5 Yhteinen asiakasrekisteri

6 Yhteinen asiakasrekisteri Kieku-tietojärjestelmän asiakasrekisteri on kaikille käyttäjille yhteinen. Asiakkaalla on yhtä monta asiakasnumeroa Kiekussa kuin sillä on toimipisteitä. Tavoitteena on kuitenkin, ettei asiakasrekisteriin perusteta päällekkäisiä asiakasnumeroita Yhteistä asiakasrekisteriä ylläpidetään ja hallinnoidaan palvelukeskuksessa. Virastot pyytävät tarvittaessa palvelukeskusta päivittämään muuttuneita tietoja. Palvelukeskus voi päivittää esim. muuttuneita osoitetietoja keskitetysti järjestelmään. Palvelukeskuksen rooli asiakasrekisterin asiantuntemuksessa korostuu, sillä samojen asiakkaiden osoitteita käyttävät kaikki Kieku-järjestelmän käyttäjät. Asiakasrekisteriä voidaan ylläpitää liittymän välityksellä.

7 Laskujen käsittely

8 Laskujen käsittely Palvelukeskuksen rooli korostuu ja laskutusta pyritään siirtämään mahdollisuuksien mukaan palvelukeskuksen hoidettavaksi. - Muutosvaikutuksia virastoille, jotka ovat hoitaneet laskutusta itse. Laskutus perustuu virastossa hyväksyttyyn laskutuspyyntöön. Laskutuspyynnöt voidaan kierrättää Rondossa asiakirjoina, jolloin ovat Rondon arkistossa. Kieku-järjestelmässä on kaikkien virastojen käytössä oleva kaikille yhteinen nimikerekisteri. Nimikkeiden perustaminen keskitetään palvelukeskuksen tehtäväksi virastoissa tehtyjen hyväksyttyjen tuoteluetteloiden perusteella. - Nimikkeiden luonnissa perustetaan nimikkeen yleiset tiedot sekä myös virastotasoiset tiedot, kuten nimikkeeseen liitettävät seurantakohteet ja hinnat. - Laskutuksessa tarvitaan aina nimike, toisin sanoen laskutusta ei voi tehdä ilman nimikettä (poislukien suoraan myyntireskontraan tallennetut laskut)

9 Laskujen käsittely Myyntitilausten ja laskujen käsittelyprosessi - Laskutettavat tiedot (myyntitilausrivit) kirjataan Käsin myyntitilauksiksi tai pikalaskuiksi (palvelukeskus tai virasto) Esijärjestelmään, josta ne siirtyvät vakioliittymän kautta Kieku tietojärjestelmään myyntitilaukseksi Tai Excel-taulukon sisäänluku. Sopimusperusteinen laskutus Projektilaskutus - Myyntitilauksista luodaan laskut, jotka välitetään normaalisti Kiekujärjestelmästä laskujen välityspalveluun tai sitten pikalasku- /käteislaskutilanteissa paperilasku tulostetaan heti Kiekujärjestelmästä. - Lkp-tili määräytyy nimikkeen ja asiakkaan yhdistelmästä.

10 Laskutus useassa toimipisteessä Myyntitilauksia voidaan hoitaa useassa toimipisteessä, virastosta tai palvelukeskuksesta käsin. Tarvittaessa virasto voi tallentaa niin sanottuja pikalaskuja järjestelmään. - Pikalasku tulee kyseeseen silloin, jos lasku pitää tulostaa heti asiakkaan mukaan. Laskutuksessa käytetään aina nimikettä, eli tuotetta - Nimikkeen taakse saa tallennettua valmiiksi kaikki laskutukseen liittyvät seurantakohteet, niitä voi kuitenkin muuttaa laskulla (seurantakohteet: takp-tili, tulosyksikkö, suorite, toiminto, alue, projekti, vapaa 1 ja vapaa 2) - Nimikkeen taakse voi tallentaa halutessaan hinnan, jota voi laskulla muuttaa tai hintaa ei tarvitse tallentaa - Lkp- tili tulee laskulle nimikkeen tiliöintiryhmän ja asiakkaan ryhmän avulla. (ks. Erillinen nimiketaulukko, excel)

11 Laskujen käsittely ja liittymät Laskutusta voidaan hoitaa liittymän kautta Laskut voivat tulla liittymän kautta Kieku-tietojärjestelmän SD-moduuliin tai suoraan myyntireskontraan. Asiakkaat päivitetään Kiekun asiakasrekisteriin substanssin asiakasnumeroilla - Asiakasnumeron eteen tulee tällöin kirjaintunniste kuvaamaan substanssijärjestelmää - Näitä asiakkaita ei käytetä muilla virastoilla Asiakasta ei voi laajentaa muiden virastojen käyttöön

12 Laskujen käsittely, SD-liittymä Laskutusaineistosta muodostetaan myyntitilaukset SDmoduuliin Laskutusaineistossa on oltava nimikkeet (eli tuotteet), tai ne on pystyttävä päättelemään aineistosta. Aineistosta muodostetaan ensin myyntitilaukset SDmoduulilla, jonka jälkeen palvelukeskus muodostaa niistä laskut ja ne siirretään reskontraan ja kirjanpitoon Laskut lähetetään asiakkaille Kieku-tietojärjestelmästä joko sähköisinä, tai paperilla välityspalvelun kautta. Substanssissa on ylläpidettävä verkkolaskuosoitteita. SD-liittymän kautta tulleista laskuista pystytään tekemään paremmat maksukehotukset, kuin myyntireskontraliittymän laskuista.

13 Laskujen käsittely, myyntireskontraliittymä Laskutusaineisto muodostetaan suoraan Kieku tietojärjestelmän myyntireskontraan Myyntireskontrasta ei välitetä laskuja eteenpäin, vaan laskut on lähetetty substanssijärjestelmästä Nimikettä ei käytetä myyntireskontraliittymissä Myyntireskontraliittymällä tuotetuista laskuista lähteviin maksukehotuksiin ei saa yhtä tarkkoja tietoja laskusta, kuin SD-liittymän maksukehotuksiin.

14 Sisäinen laskutus

15 Sisäinen laskutus Sisäistä laskutusta toteutetaan kirjanpitoyksiköiden ja / tai virastojen välisessä laskutuksessa siten, että raha ei liiku tapahtumissa. Sisäisen laskutuksen prosessin mukaisesti menevät myös sellaiset tapahtumat, jossa kirjanpitoyksikön alainen virasto laskuttaa toista saman kirjanpitoyksikön alaista virastoa. Sisäinen laskutus toteutuu sellaisten kirjanpitoyksiköiden ja virastojen välillä jotka käyttävät Kieku-järjestelmää. Sisäiset laskut välitetään suoraan Rondoon ilman välityspalvelua - Ostajalle kiertoon - Myyjälle arkistoon Ostaja tekee sisäisistä laskuista maksatusajon Kiekuun, joka kuittaa avoimen myyntilaskun suoritetuksi.

16 Sisäinen laskutus, sisäiset asiakkaat Palvelukeskuksen rooli korostuu myös sisäisten asiakkaiden perustamisessa: - palvelukeskuksen täytyy tunnistaa sisäinen asiakas sitä mukaa, kun virastot ottavat käyttöön Kieku-järjestelmän. - Valtionhallinnon asiakasta käsitellään lähes kuten ulkoista asiakasta niin kauan, kunnes se ottaa käyttöön Kiekutietojärjestelmän. - Käyttöönoton yhteydessä mahdollinen ulkoinen asiakasnumero on lukittava käytöstä ja perustettava organisaatiolle sisäinen asiakasnumero.

17 Sisäinen laskutus ja liittymät Liittymän kautta tulevissa laskuissa sisäisten laskujen asiakasnumeroina käytetään Kieku-järjestelmän asiakasnumeroita. (Toisin kuin ulkoisissa laskuissa, jotka tulevat substanssin asiakasnumeroilla.) Viraston laskutusvastaavan on ylläpidettävä palvelukeskukselle listaa sisäisistä asiakkaista ja niiden substanssijärjestelmän numeroista. - Palvelukeskus ylläpitää kääntötaulua, jossa on substanssijärjestelmän sisäiset asiakasnumerot kohdistettu Kiekujärjestelmän sisäisten asiakkaiden numerointiin - Tämän avulla sisäisiä tapahtumia pystytään raportoimaan paremmin. - Mikäli substanssin sisäinen asiakasnumero puuttuu kääntötaulusta, menee lasku ulkoisena laskuna. Tilanne on korjattava seuraavassa laskutuksessa.

18 Sisäinen laskutus, täsmäytys Sisäinen laskutus täsmää. Sisäisen laskutuksen prosessiin kuuluu, että tapahtuma ei voi olla sisäinen mikäli tapahtumasta ei ole ensin lähtenyt sisäistä laskua Kiekusta. Sisäisillä tapahtumilla käytetään kumppaniyhtiökoodia, mutta sitä ei voi hyödyntää täsmäyttämisessä, sillä kumppaniyhtiökoodia käytetään kaikilla valtion sisäisillä tapahtumilla - Sisäisellä laskutuksella on omat reskontratilit myyntisaamisille ja ostoveloille ostajan ja myyjän saldot oltava samat. - Täsmäytyksessä käytetään hyödyksi sisäisiä asiakasnumeroita, jotka on eroteltu ulkoisesta numeroinnista

19 Myyntireskontra

20 Myyntireskontra Myyntireskontran hoito keskitetään palvelukeskukseen Myyntireskontran tulosteet ovat kirjanpitoyksikkötasoisia ja niitä ei lähetetä erikseen virastoon hyväksyttäväksi (maksukehotukset ja viivästyskorot). Myyntireskontra on kirjanpitoyksikkötasoinen, eikä kirjanpitoyksiköllä voi olla useita saamistilejä tai reskontria. Myyntireskontraan voi tallentaa poikkeustilanteissa laskuja. Näistä laskuista ei lähde laskutulostetta asiakkaalle sähköisesti tai paperilla Myyntireskontrasta lähetettävät maksukehotukset ja viivästyskorkolaskut menevät asiakkaille aina paperilla välityspalvelun kautta. - Tulevaisuudessa näiden on syytä lähteä myös sähköisinä asiakkaille.

21 Kieku-järjestelmän ulkopuolinen myyntireskontra Tulevaisuudessa Kieku- tietojärjestelmän käyttöönottajilla saattaa olla järjestelmän ulkopuolisia reskontria (esim. Vivi) - Kirjanpitoliittymä Kieku-tietojärjestelmään Ulkopuolisista reskontrista ei lähde sisäisiä laskuja - Näin ollen virasto voi lähettää Kieku-tietojärjestelmää käyttäville virastoille sekä ulkoisia, että sisäisiä laskuja. Ulkoisilla laskuilla on eri toimittajanumerot, kuin sisäisillä laskuilla. Asiakasnumeroita ei ole Kieku-tietojärjestelmässä tällaisilla asiakkailla, koska nämä laskut lähtevät ulkoisista reskontrista asiakkaalle. Ulkoiset laskut tulevat Rondoon välityspalvelun kautta ja ne menevät ulkoisten laskujen kiertoon Sisäiset laskut tulevat aina suoraan Kieku-tietojärjestelmästä ja ne menevät omaan kansioon sisäisten laskujen kiertoon.

22 Miten viraston tulee valmistautua Kiekun käyttöönottoon? Tulojen käsittely

23 Miten virasto voi varautua Kiekun käyttöönottoon? Nimikerekisterin eli tuoteluettelon kokoaminen - Kieku- tietojärjestelmähankkeen toimesta on tehty excel - taulukko johon nimikkeet kerätään Asiakasrekisterin siivoaminen - Y-tunnus kaikille asiakkaille - Asiakasluokka määrittelee lkp-tiliä 01 Kunnat ja kuntayhtymät 02 Kotitaloudet 03 Elinkeinoelämä 04 EU 05 Valtionhallinto 06 Muut

24 Kiitos!