Tilauksesta perintään prosessi Suoritusten käsittely

Transkriptio

1 Tilauksesta perintään prosessi Suoritusten käsittely Kieku-käyttäjäpäivät Epäselvien suoritusten käsittely Eija Hiltunen ja Taina Korpi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

2 Tilauksesta perintään prosessi suoritusten käsittelyn prosessikuva 1

3 Tilauksesta perintään prosessi, epäselvät suoritukset Epäselvät suoritukset A. Kohdistetaan myyntireskontrassa avoimena oleviin laskuihin, jos niitä löytyy. B. Kirjataan kirjanpitoyksikön toimittaman ohjeen mukaan. C. Otetaan yhteys maksajaan ja selvitetään mistä suorituksesta on kysymys ja kohdistetaan oikeaan saatavaan. Jos selviää, että suoritus ei ole aiheellinen, tehdään maksunpalautus. D. Tehdään muistio kirjanpitoyksikölle, jos suoritus on aiheellinen, mutta sitä ei löydy myyntireskontrasta. Keskusteluun o Miten saadaan muistioita vähennettyä? o Miten saataisiin tietoa tulevista saatavista siirtymään kirjanpitoyksiköiltä palvelukeskukseen? 2

4 Tilauksesta perintään prosessi, epäselvät suoritukset Tuplasuoritukset A. Otetaan yhteyttä maksajaan ja pyydetään tarvittavat tiedot maksun palauttamiseksi. B. Maksutosite tehdään Palkeissa ja kirjanpitoyksikkö hyväksyy menotositteen, jonka jälkeen se menee maksuun. C. Jos ei saada pyydettyjä tietoja maksunpalautukseen, käytetään maksuosoitusta. D. Pankki ilmoittaa maksunsaajalle maksuosoituksesta ja se on noudettavissa 45 pv:n aikana. Jos sitä ei noudeta, suoritus palautuu takaisin kirjanpitoyksikön pankkitilille. Palautunut suoritus tuloutetaan valtiolle. Keskusteluun o Miten voidaan vähentää tuplasuoritusten määrää? o Miten saadaan tuplasuoritusten palautukset sujuvammaksi, esim. vakituisten asiakkaiden tilitietojen kerääminen? 3

5 Tilauksesta perintään prosessi, epäselvät suoritukset Alisuoritukset Alisuoritukset on perittävä. Pienin perittävä summa on tällöin 5,01 euroa, kun huomioidaan maksukehotusmaksu. Kirjanpitoyksikkö voi kuitenkin luopua valtion kokonaisetu huomioiden pienistä alisuorituksista ilmoittamalla palvelukeskukseen miten menetellään pienten alisuoritusten kanssa, esim. summaraja. Keskusteluun o Onko 5,01 e riittävän pieni perittävä summa? o Missä tilanteessa se voisi olla erisuuruinen? 4

6 Epäselvät suoritukset, ehdotukset Muistioiden käsittely Muistioita saadaan vähennettyä keskittämällä tiettyjä suorituksia samalla tiliöinnille, esim. EU-neuvoston/-komission suoritukset. Muistiot tulisi kirjata Palkeissa sovitusti, ei vaihdella lkp-tiliä, tulosyksikköä ym. tekijän mukaan. Muistioiden tositelinkit, suoraan pääsy muistioon liittyviin dokumentteihin. Muistioiden liitteet; pitää olla tiliote/viitemaksulista selvitettävästä suorituksesta. Yhteydenpito asiakkaisiin Jos tiliotteella on puutteelliset tiedot suorituksesta, Palkeet ottaisivat ensin pankkiin yhteyttä, ettei kaikkien virastojen tarvitse käyttää siihen aikaa. Pohaan tulevat suoritukset, jotka kohdistuvat poliiseille. Esiselvitykset tehtävä Palkeissa, ei Pohassa ja sen jälkeen poliiseille käsittelyyn. Epäselvät, Palkeet tallentaa muistiolle kaikki jo selvitetyt tiedot, ettei viraston tarvitse niitä uudestaan selvittää. Esim. yhteystiedot. Silloin virastossa tiedetään mitä on selvitetty ja mitkä selvittämättä. 5

7 Epäselvät suoritukset, ehdotukset Tietojen ilmoittaminen Palkeisiin Palkeilta toivottiin lomaketta myyntireskontran ulkopuolisista saatavista, jolla voidaan toimittaa Palkeisiin ko. saatavaa koskevat tiedot ja tiliöinnit. Jos virastolle tulossa suorituksia, jotka eivät kuulu myyntireskontraan, voisi niistä lähettää etukäteen tietoa Palkeisiin. Yhteistyö ja palaute Palkeille Prosessipalaverit virastojen (Palkeet Virasto) kanssa kerran kuukaudessa, jossa sovitaan yhteiset pelisäännöt. Kun Palkeissa vaihtuu käsittelijä, virasto joutuu kouluttamaan sen. 6

8 Epäselvät suoritukset ja tuplasuoritukset, ehdotukset Järjestelmämuutokset ja valtio-ohjaus Valtion virastoilla yhteinen linja / euromäärä automaattisesti tiliöitävien alisuoritusten suhteen. SAP Fico kohdistaisi automaattisesti esim. alle 5 euron suoritukset. Kurssierot pitää kirjata kohdistuksen yhteydessä saamisista samalla tiliöinnillä kuin on ollut myyntilaskun tulot => kierrätettäviin dokumentteihin asiatarkastukseen ja hyväksyttäväksi. Selvät tuplasuoritukset hoidettava kokonaisuudessaan Palkeissa ilman viraston hyväksyntää. Nykyisin maksuunpano hyväksytään virastossa, asiatarkastus Palkeissa Palkeet ei tee maksunpalautuksia oma-aloitteisesti, vaan kysyvät virastosta ensin mitä suoritus koskee. Virastolla voi olla tarkempaa tietoa ko. suorituksesta. 7