Käsikirjan paperiversiota ei enää ylläpidetä ohjeen päivämäärän jälkeen. Viimeisimmät versiot ohjeista löydät ohjelman Help-ruudulta.

Transkriptio

1

2 2 Käsikirjan paperiversiota ei enää ylläpidetä ohjeen päivämäärän jälkeen. Viimeisimmät versiot ohjeista löydät ohjelman Help-ruudulta. Sisällys 1 Yleistä Käyttöönottoon liittyvät perus- ja ohjaustiedot Visma.net Expense / Asetukset... 3 Yrityksen prosessit... 3 Kirjanpidon tilitiedot... 4 Matkakustannusten korvaukset... 5 Henkilöt / Tilit... 5 Seurantakohteet... 6 Pankkitilit Visma Fivaldi asetukset... 8 Pankkiyhteys / Perustiedot / Asetukset / Ulkoiset aineistot... 8 Kirjanpito / Tilikaudet... 8 Kirjanpito / Tositelajien määritys ja käyttöönotto Visma.net Expense SEPA-maksuaineiston siirto Visma Fivaldi pankkiyhteyteen Expense / Raportit / Maksatussiirto Fivaldi pankkiyhteys / Uudet siirrot Expense / Raportit / Maksatuksen siirtotiedosto Merkitse laskut maksetuksi Visma.net Expense kirjanpitoaineiston siirto Visma Fivaldi kirjanpitoon Expense / Raportit / Kirjanpidon siirto Fivaldi Kirjanpito / Tositteiden tuonti kirjanpitoon Expense / Raportit / Kirjanpidon siirtotiedostot Kirjanpidossa merkintä... 17

3 1 Yleistä Ennen aineistosiirtoja tulee Expensen, Fivaldi Pankkiyhteyden sekä Fivaldi Kirjanpidon käyttöönotto- ja perusasetukset olla kunnossa (= peruskäyttöönotto on tehty) Tässä ohjeessa otetaan kantaa vain maksuaineiston ja kirjanpitoaineiston siirto-ominaisuuteen Visma.net Expensestä -> Visma Fivaldi sovelluspalveluun Tämän ohjeen asetusten ja toimintojen tekemiseen vaaditaan pääkäyttäjäoikeudet Expenseen ja Fivaldissa käyttöoikeudet pankkiyhteyteen ja kirjanpitoon Huomioitavaa: Expensessä käytettävät kirjanpidon tilit sekä mahdolliset seurantakohteet tulee olla perustettu identtisesti sekä lähettävään (Expense) että vastaanottavaan (Fivaldi) järjestelmään 2 Käyttöönottoon liittyvät perus- ja ohjaustiedot 2.1 Visma.net Expense / Asetukset Yrityksen prosessit - Yrityksen prosessi kohtaan valitaan Käytä pankki- ja kirjanpidonsiirtoprosessia - ALV käsittelyn tapa kohtaan valitaan Bruttolaskenta käytössä, ALV:n osuutta ei lasketa erikseen - Alv:n laskenta tapahtuu Fivaldi Kirjanpidossa. Sillä ei ole merkitystä onko Fivaldissa netto-/vai bruttokäsittely, Expensen ALV käsittelyksi valitaan tässä bruttolaskenta Visma Software Oy 3

4 Kirjanpidon tilitiedot Kirjanpidon tilinumerot tulee olla samat molemmissa järjestelmissä - Expensen käytössä olevat kirjanpidon tilien numerot tulee olla identtiset Fivaldi tilikartan tilien numeroiden kanssa - Kulutilien lisäksi tarvitaan laskun maksun tili. Jos käytössä on TITO (konekilinen tiliote) on maksun vastatili ostoreskontran välitili esimerkiksi Muutoin vastatili on pankkitili. - Voit tulostaa Fivaldin tilinumeroista listan esim. raportilla: Tilikartta -> Tasekaava (tilikartta) ALV-käsittely tapahtuu Fivaldissa aineiston sisältämien kirjanpidon tilien perusteella - Alv-laskenta tapahtuu Fivaldissa joko aineistosiirron yhteydessä (jos nettokäsittely) tai ALV-automaattikirjauksessa (jos bruttokäsittely) - Tästä syystä on tärkeää, että Fivaldin tilikohtainen ALV-käsittely on oikein per tili - Jos jollekin matkakorvauksen aiheelle on tarvetta tehdä kirjauksia usealla eri verokannalla, tulee jokaiselle verokannalle perustaa oma tili ja nämä samat tilit tulee löytyä sekä Expensen että Fivaldin tilitiedoista Esimerkki Fivaldi tilikartasta tilin 7800 Matkaliput kohdalta Visma Software Oy 4

5 Esimerkki Expensen tilitiedoista tilin 7800 Matkaliput kohdalta Matkakustannusten korvaukset - Kaikille tarvittaville korvauslajeille tulee tallentaa Kirjanpidon tilitiedot osioon sekä Debet (esim. 7870) että Kredit tili (esim. välitili 2899) - Tämä on pakollista jotta siirrettävään aineistoon siirtyy oikeat kirjanpidon tilit Esimerkki Expensen Kilometrit osiosta lajin Henkilöauto kohdalta Henkilöt / Tilit - Muiden henkilötietojen lisäksi maksun saajan pankkitiliedot tulee olla tallennettu Visma Software Oy 5

6 Seurantakohteet - Fivaldiin voidaan tuoda maksimissaan neljän seurantakohdetason tietoja - Seurantakohdetason nimi (esim. Alueet) tulee olla identtinen molemmissa järjestelmissä - Seurantakohteen koodi (esim. ES) tulee olla identtinen molemmissa järjestelmissä - Voit tulostaa Fivaldin seurantakohteista listan esim. raportilla: Tilikartta -> Tililuettelo, valitse haluttu seurantakohdetaso kohdassa Tili/seurantakohde Esimerkki Fivaldin seurantakohdetason kohdalta joka on nimetty Alueet - nimiseksi ja sen yhden seurantakohteen koodi on ES Visma Software Oy 6

7 Esimerkki Expensen seurantakohdetason kohdalta joka on nimetty Alueet - nimiseksi ja sen yhden seurantakohteen koodi on ES Pankkitilit - Pankkitilitietojen lisäksi SEPA palvelusopimustunnus tulee olla tallennettu - (Pankin palvelun avaamisen yhteydessä olette saaneet maksatustunnuksen, joka tarvitaan yrityksesi maksuaineiston tunnistamiseen. Fivaldissa tämä kohta löytyy Yrityksen perustiedot / Pankkitiedot ruudulta kentästä Maksajatunnus.) Visma Software Oy 7

8 2.2 Visma Fivaldi asetukset Pankkiyhteys / Perustiedot / Asetukset / Ulkoiset aineistot - Valitse Sopimus - valikosta siirtoja koskeva pankkisopimus (jos useita sopimuksia, toista ohjeen kohta jokaisessa erikseen) - Siirry SEPA-maksu aineistomuodon kohdalle ja tallenna Tiedostonimi polkuineen kenttään polku johon Expensen maksuaineisto tullaan siirtämään, esimerkiksi T:\ulkoiset aineistot\lahteva sepa\* Kirjanpito / Tilikaudet - Kirjanpitoaineiston siirtopäivämäärän tulee olla avoin kun aineisto luetaan Fivaldiin Visma Software Oy 8

9 Kirjanpito / Tositelajien määritys ja käyttöönotto Kirjanpito / Tositelajien määritys - Perusta uusi tositelaji Expense kirjanpitoaineiston tuontia varten, esim. laji 99 Expense kirjanpitoaineisto Visma Software Oy 9

10 Kirjanpito / Tositelajien käyttöönotto - Ota uusi tositelaji käyttöön tallentamalla Tavallinen vienti kohtaan tositelajin käyttö tositesyötössä Visma Software Oy 10

11 3 Visma.net Expense SEPA-maksuaineiston siirto Visma Fivaldi pankkiyhteyteen - Expensen pääkäyttäjä voi muodostaa maksatussiirtotiedoston ja katsella ja käsitellä maksatukseen siirrettyjä laskuja - Vain hyväksytyt matkalaskut on mahdollista siirtää maksatusaineistoon - Tiedosto on XML muotoinen SEPA -maksuaineisto, joka sisältää tiedot maksuun valituista laskuista 3.1 Expense / Raportit / Maksatussiirto - Valitut matkalaskut siirretään aineistoon toiminnolla Lataa tiedosto -> OK - Tallenna tiedosto samaan polkuun joka on tallennettu Fivaldi - pankkiyhteyden ulkoisten aineistojen asetuksiin (esim. T:\ulkoiset aineistot\lahteva sepa\*) Visma Software Oy 11

12 3.2 Fivaldi pankkiyhteys / Uudet siirrot - Ulkoinen SEPA-maksuaineisto siirretään pankkiin kuten muutkin SEPA-maksuaineistot - Valitse sopimukset ja lähetettävät aineistot ja aloita valittujen sopimusten aineistosiirrot - Ulkoisten aineistojen noudon polku näkyy ruudulla lisätietona esim. Tiedosto luettu: T:\ulkoiset aineistot\lahteva sepa\payments.xml, yksi erä Expense / Raportit / Maksatuksen siirtotiedosto Merkitse laskut maksetuksi - Kun maksuaineisto on pankissa käsitelty onnistuneesti merkitse laskut maksetuksi - Maksettu merkintä tehdään klikkaamalla Merkitse maksetuksi ja Ok - Tämän jälkeen laskun/laskujen tilaksi muuttuu Maksettu jonka jälkeen laskuja ei voida enää peruuttaa maksatuksesta eikä näinollen enää siirtää uudelleen maksatukseen - Tarvittaessa voit myös peruuttaa kaikki laskut ja tehdä niistä uuden maksatussiirron - Mikäli peruutat tiedoston laskut, tarkista myös, että et vahingossa lähetä väärää siirtotiedostoa pankkiin Visma Software Oy 12

13 4 Visma.net Expense kirjanpitoaineiston siirto Visma Fivaldi kirjanpitoon - Expensen pääkäyttäjä voi muodostaa kirjanpitosiirtotiedoston kun maksusuoritusprosessi on valmis ja laskujen tila on Maksettu sekä tämän jälkeen lukita kirjanpitoon siirretyn siirtotiedoston tilan 4.1 Expense / Raportit / Kirjanpidon siirto - Kirjanpidonsiirron pvm = Fivaldiin tuotava kirjanpidon kirjauspäivä - Tiedostomuoto = valitse CSV tiedosto - Tila = ruksaamalla parametrin saat siirtoaineiston laskut kerralla tilaan Lähetetty kirjanpitoon - Kun valinnat on tehty, valitut matkalaskut siirretään aineistoon toiminnolla Lataa tiedosto -> OK - Tallenna tiedosto haluamaasi polkuun (esim. T:\Expense kirjanpitoaineistot Fivaldiin) - Esimerkki Expense kirjanpitoaineiston sisällöstä ja arvojen selitteet Employee ID Claim ID Description Bookkeeping date Account VATCode Debit Credit = Henkilönumero viedään Fivaldi kirjanpidon selitteeseen = Tositenumero viedään Fivaldi kirjanpidon selitteeseen = Matkalaskun kuvaus viedään Fivaldi kirjanpidon selitteeseen. HUOM. Matkalaskun kuvauksen tekstissä ei tule käyttää puolipiste merkkejä ( ; ), koska tämä aiheuttaa ongelman CSV-aineistoon. = Kirjanpidonsiirron päivämäärä viedään Fivaldi kirjanpidon kirjauspäiväksi = Kirjanpidon tili määrää Fivaldin kirjanpidon tilin ja sen kautta verokäsittelyn = Expensen mahdollisella verokoodilla ei ole merkitystä Fivaldiin tuonnissa = Fivaldi kirjanpitoon vietävä Debet summa kotivaluutassa = Fivaldi kirjanpitoon vietävä Credit summa kotivaluutassa Visma Software Oy 13

14 Currency = Valuuttakoodilla ei ole merkitystä Fivaldiin tuonnissa Taxable = Ei merkitystä Fivaldiin tuonnissa Alueet, Kaupungit, Toimipisteet, Henkilöt = Käyttäjän antama nimi seurantakohdetasolle. Aineiston seurankohteiden koodit viedään ko. nimen perusteella kirjanpitoon oikean sk-tason kohdalle. Huom. Fivaldin yleisestä käytännöstä poiketen, Expense aineistoon mahdollinen seurantakohde tuodaan kulutilin lisäksi myös taseen tilille. Mikäli haluat siirtää Fivaldiin ainoastaan kulutilin seurantakohteet, voit poistaa ei halutut sk:t csv-aineistosta manuaalisesti ennen siirtoa Fivaldiin Visma Software Oy 14

15 4.2 Fivaldi Kirjanpito / Tositteiden tuonti kirjanpitoon - Klikkaa painikkeesta Lähetä uusi aineisto - Klikkaa seuraavalla ruudulla Selaa ja etsi aineisto polusta jonne kirjanpitoaineisto tallennettiin (esim. T:\Expense kirjanpitoaineistot Fivaldiin) - Klikkaa Lähetä ja lue tiedosto -> ohjelma ilmoittaa Uusi aineisto vastaanotettu, klikkaa OK - Valitse Luetaan tositelajille - listalta tositelaji jolle aineisto tuodaan (esim. Expense kirjanpitoaineisto) - Klikkaa lopuksi Lue tositteet ja kuittaa ilmoitus Ok, tositteet luettu Visma Software Oy 15

16 Esimerkki sisään luetusta tositteesta kun Fivaldi kirjanpidossa käytetään nettokäsittelyä - ALV netotetaan sisään luvussa aineiston kirjanpidon tilin tiedon perusteella Esimerkki sisään luetusta tositteesta kun Fivaldi kirjanpidossa käytetään bruttokäsittelyä - ALV netotetaan erillisen ALV-automaattikirjaus - toiminnon yhteydessä Muuta huomioitavaa - saman aineiston voi lukea sisään uudelleen - jos sisään luvun kirjauspäivän kausi ei ole avoin, ohjelma ilmoittaa tästä ja sisään luku on estetty - jos aineiston kirjanpidon tilinumeroa ei löydy Fivaldin tilikartasta, ohjelma ilmoittaa tästä ja sisään luku on estetty - jos aineiston seurantakohteen koodia ei löydy Fivaldista, ohjelma ilmoittaa tästä ja sisään luku on estetty - jos aineiston seurantakohdetason nimeä ei löydy Fivaldista, kyseisen sarakkeen tiedot ohitetaan sisään luvussa Visma Software Oy 16

17 4.3 Expense / Raportit / Kirjanpidon siirtotiedostot Kirjanpidossa merkintä - Kun siirtoaineisto on luettu Fivaldi kirjanpitoon, päivitä aineiston tilaksi Kirjanpidossa - Kirjanpidossa merkintä tehdään klikkaamalla Merkitse siirretyksi kirjanpitoon ja OK - Tämän jälkeen laskuille ei voida tehdä enää muutoksia Visma.net Expensessä - Tarvittaessa Lähetetty kirjanpitoon - tilaiset laskut voidaan vielä peruuttaa siirrosta (klikkaa tällöin Peruuta ) - Laskut ovat tämän jälkeen valittavissa Kirjanpidon siirtotiedostot näytöllä uudelleensiirrettäviksi - Mikäli muodostat tiedoston uudelleen peruutetuista laskuista, tarkista, että tiedot eivät siirry kirjanpitoon useampaan kertaan eri siirtotiedostoilla Visma Software Oy 17