Tilitiedoille tehtäviä tarkistuksia

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (8) Tilitiedoille tehtäviä tarkistuksia Tähän ohjeeseen on koottu tarkistuksia, joilla voidaan varmistaa tilitietojen oikeellisuutta sekä tilikauden aikana että tilinpäätöksessä. Ohjeeseen on sisällytetty tilitietojen vastaanottokuittausten toimitusajat. Tili-ilmoitus ja täsmäytyslaskelma tulee tarkistaa huolellisesti joka kuukausi. Katso tiliilmoituksen lukuohje. Tämä ohje korvaa Valtiokonttorin antaman ohjeen. Ohjeessa kuvattujen tilitietojen tarkistusten lisäksi on hyvä varmistua siitä, että: - palkkausmenoja, erityisesti virkaan nimitettyjen virkamiesten palkkausmenoja, ei ole maksettu talousarvion vastaisesti - siirtomenoja ei ole maksettu talousarvion vastaisesti toimintamenomäärärahasta tai muulta kulutusmenomomentilta eikä kulutusmenoja siirtomenomomentilta - bruttobudjetoidulle menomomentille ei ole kirjattu tuloja talousarvion vastaisesti Lisätiedot: Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Keskuskirjanpidosta puh tai sähköpostitse osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi. Valtion kirjanpidon käsikirja ja Kysymyksiä ja vastauksia -osio löytyvät Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja -sivustolta. Sivustolta on linkit myös Valtiokonttorin antamiin määräyksiin ja ohjeisiin sekä keskeisimpään valtion taloushallintoa koskevaan lainsäädäntöön. Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, VALTIOKONTTORI Puh , Faksi ,

2 Valtiokonttori Ohje 2 (8) Sisältö 1 Ennen kuukauden keskuskirjanpitosiirtoa tehtäviä tarkistuksia Tilit, joilla tulee olla yhteinen aikataulu vastakirjanpitoyksikön kanssa: Virhetilit Muita tarkistuksia Vastaanottokuittauksen tarkistaminen Tilitietojen vastaanottokuittaus Muita tarkistuksia tilikaudella Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset Siirrettyjen määrärahojen peruutukset Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja arvonlisäverokulut Arvonlisäverokirjaukset kulutusmenomomenteille Arvonlisäverokulut Arvonlisäverotuotot TaKP:n 6-alkuiset tilit Talousarvion ulkopuolella oleva rahaston yhdystili Määrärahat Muita tarkistuksia Muita tilikauden aikana huomioitavia asioita Jakopäätökset ja tilijaottelumuutokset Tarkistuksia tilinpäätöksessä Tilit, joiden loppusaldojen tulee olla nolla: LKP-tilit, joilla tulee olla saldoa: Muita tilinpäätöksessä huomioitavia asioita... 8

3 Valtiokonttori Ohje 3 (8) 1 Ennen kuukauden keskuskirjanpitosiirtoa tehtäviä tarkistuksia 1.1 Tilit, joilla tulee olla yhteinen aikataulu vastakirjanpitoyksikön kanssa: Lähetteiden tili Hallinnan siirrot Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot Tilien tulee mennä tasan keskuskirjanpidon tasolla, joten on huolehdittava, että kirjaukset näille tileille tehdään saman kuukauden kirjanpitoon kirjanpitoyksikössä ja vastakirjanpitoyksikössä. Ko. tilien erittelyt on toimitettava keskuskirjanpitoon. 1.2 Virhetilit Virhetileillä ja 698 ei saa olla saldoa, kun tilitiedot toimitetaan keskuskirjanpitoon. Kaikki muutkin havaitut virheet on korjattava ennen tietojen siirtoa keskuskirjanpitoon. Jos virhetileille ja 699 tulee keskuskirjanpidossa vientejä, tulee kirjanpitoyksikön tehdä korjaukset heti seuraavan kuukauden kirjanpitoon (pl. joulukuu, jolloin korjaukset joulukuun kirjanpitoon). 1.3 Muita tarkistuksia Osakirjanpidot täsmäävät pääkirjanpidon kanssa. Täsmäytyslaskelma ei erota. Tilien saldot ovat oikeanpuoleisia eli kulut ja vastaavaa puolen tilit ovat pääsääntöisesti debet-saldoisia ja tuotot ja vastattavaa puolen tilit ovat kredit-saldoisia. Rahatilien saldot ovat kirjanpidossa tiliotteen mukaiset. Poistot on kirjattu juoksevasti kuukausittain. (Määräys Käyttöomaisuuskirjanpito sekä poistosuunnitelmien laatiminen ja poistojen kirjaaminen; Käsikirja ) 2 Vastaanottokuittauksen tarkistaminen 2.1 Tilitietojen vastaanottokuittaus Vastaanottokuittausten toimitusajat: Maalis joulukuussa: Kuukauden päivä: klo ja klo Kuukauden päivä: klo välisenä aikana puolen tunnin välein Kuukauden päivä: klo ja klo 19.00

4 Valtiokonttori Ohje 4 (8) Tammi helmikuussa: Tammikuu, joka päivä: klo ja klo Helmikuun päivä: klo välisenä aikana puolen tunnin välein Helmikuun päivä: klo ja klo Vastaanottokuittaus on tarkistettava välittömästi sen saavuttua ja varmistettava, että keskuskirjanpitoon on lähetetty ja sinne on saapunut oikea: kirjanpitoyksikön/rahaston numerotunnus, kausi, rivien lukumäärä sekä liikekirjanpidon mukaiset debet- ja kredit-kertymät (kumulatiivinen kertymä vuoden alusta). 3 Muita tarkistuksia tilikaudella 3.1 Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset (LKP-tilit ja 41130) on kirjattu: samalle momenteille jolta palkka maksettu (pääsääntö) Jos em. momentti ei ole voimassa hallinnonalan 12-alkuisille muiden tulojen TaKP-tilille tai TaKP-tilille Muut sekalaiset tulot. (Kysymyksiä ja vastauksia -> Kelan palautusten kirjaaminen talousarviokirjanpidossa alkaen ( )) 3.2 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset LKP-tili Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on vain tiliöintiyhdistelmässä, jossa TaKP-tili on 4-alkuinen siirretty määräraha tai Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. TaKP- tilillä Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on tuloutuksia vain LKPtilillä Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. (Käsikirja 8.1.3) 3.3 Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot Momentti Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot on osittain nettobudjetoitu. Momentti on alajaoteltu. Osakkeiden myyntitulot on kirjattu talousarviotilille Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot sekä 3-alkuisille tuottotileille.

5 Valtiokonttori Ohje 5 (8) Osakkeiden myynnistä aiheutuneet myyntipalkkiot on kirjattu talousarviotilille Osakkeiden myyntipalkkiot (EK)(enintään) ja luonteensa mukaiselle LKPmenotilille. Pääomanpalautukset on kirjattu talousarviotilille sekä niille LKP-tileille mihin pääoma on alun perin kirjattu tiliryhmiin/lkp-tileille: Käyttöomaisuusarvopaperit Sijoitukset liikelaitoksiin Pääomalainasaamiset ja muut vastaavat oman pääoman ehtoiset sijoitukset Yliopistot Rahana saadut osingot on kirjattu tuloksi tiliöintiyhdistelmässä LKP-tili Osingot ja TaKp-tili Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot. Muuna kuin rahana esim. arvopapereina saadut osingot on kirjattu tuotoksi LKP-tilille Osingot ja omaisuuden/varallisuuden lisäykseksi arvopapereiden LKP-tilille, ei talousarviotuloksi. 3.4 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja arvonlisäverokulut LKP-tililajin 921Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot -tileillä nettokertymät yhteensä ovat yhtä suuret kuin LKP-tilin Arvonlisäverokulut yhteisöhankinnoista nettokertymä. LKP-tililajin 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot tilien kanssa esiintyy vain TaKP-tili Arvonlisävero ja LKP-tilin Arvonlisäverokulut yhteisöhankinnoista kanssa esiintyy vain asianomaisen hallinnonalan yleinen arvonlisäveromenomomentti tai momentti, jolle arvonlisävero on budjetoitu. Poikkeus: siirtotalouden kulut yhteisöhankinnoista (Käsikirja 4.12 ja 6.4) 3.5 Arvonlisäverokirjaukset kulutusmenomomenteille Kulutusmenomomenteilla ei ole alv-kirjauksia ellei momentin perusteluissa ole tästä mainintaa. 3.6 Arvonlisäverokulut LKP-tiliryhmän 93 Suoritetut arvonlisäverot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain - alv-menomomentti 29, - verollisena budjetoitu momentti (30-69 ja 80-99), - kulutusmenomomentteja, joiden perusteluissa on maininta arvonlisäveron maksamisesta kyseiseltä momentilta (budjetoitu arvonlisäveroineen) tai - TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot.

6 Valtiokonttori Ohje 6 (8) TaKP:n alv-menomomentilla 29 on vain - tiliryhmään 93 Suoritetut arvonlisäverot kuuluvia kuluja - tiliryhmään kuuluvia siirtotalouden kuluja (edellyttäen että ko. kulu on budjetoitu kulutusmenomomentille) - käsikirjan luvussa mukaisia kirjauksia (LKP-tilit 4907 ja 4908) - maksettuja ennakoita (budjetoitu maksuperusteella) - muuta pitkäaikaista saatavaa (Käsikirja 4.7.1, 5.9.1, 5.10, 6., 7.4, ja 8.4.2, 5.3,- 5.9, LKP-tilikartta tili sekä talousarvion yksityiskohtaisten perustelujen yleiset määräykset v ) 3.7 Arvonlisäverotuotot LKP-tililajien 920 Perityt arvonlisäverotuotot ja 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain TaKP-tili Arvonlisävero 1 TaKP-tili 600 Talousarviotilille kirjaamista odottavat talousarviotulot (ennakkomaksuun liittyvä alv-tuotto) (Käsikirja 4.7.2, 5.3, ja 8.4.1) 3.8 TaKP:n 6-alkuiset tilit Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot eivät ole menoja (tilit 600 ja 610). Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot eivät ole tuloja (tilit 620 ja 630). (Käsikirja 5.5 ja 8.4) 3.9 Talousarvion ulkopuolella oleva rahaston yhdystili Talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston yhdystilin saldo on yhtä suuri kuin rahaston yhdystilin saldo sitä hoitavan kirjanpitoyksikön kirjanpidossa. (Käsikirja 9.1.) 3.10 Määrärahat Talousarviossa myönnettyjä määrärahoja ei saa ylittää. Poikkeuksena ovat arviomäärärahat, joihin on ylityslupa. (Talousarviolaki 7 ) Nettobudjetoidut momentit voidaan ylittää varainhoitovuoden aikana, mutta ei enää tilinpäätöksessä. 1 Jos menoa, johon liittyvä arvonlisävero maksetaan hallinnonalan arvonlisäveromenomäärärahasta, vastaan saadaan tuloa (kuten maksullinen toiminta, EU- ja muu yhteisrahoitus), tulon arvonlisäveromenoa vastaava osuus tuloutetaan momentille Muut sekalaiset tulot. Valtion viraston tai laitoksen arvonlisäverollisten suoritteiden myynnistä arvonlisäverolain mukaan suoritettava vero tuloutetaan kuitenkin momentille Arvonlisävero.

7 Valtiokonttori Ohje 7 (8) Jakamattomien määrärahojen käyttöä on seurattava kuukausittain. Apuna voi käyttää Netra-raportteja Muita tarkistuksia Valmistus omaan käyttöön on kirjattu neljännesvuosittain taseeseen aktiivoiksi keskeneräisten hankintojen tilille. (LKP-tilikartta, tili 47000) LKP-tiliryhmän 99 Tekniset tilit tilien nettokertymä on nolla tileittäin (LKP-tilikartta, Käsikirja 8.1.1, ja ) LKP-tileillä Valtion pääoma , Edellisten tilikausien pääoman muutos tai Tilikauden tuotto-/kulujäämä ei ole toteutumatietoja. (LKP-tilikartta, Käsikirja ja ) Poikkeus: kirjanpitoyksikön lopettamisesta aiheutuvat kirjaukset 4 Muita tilikauden aikana huomioitavia asioita 4.1 Jakopäätökset ja tilijaottelumuutokset Jakokirjeillä saadut määrärahat on vietävä juoksevasti kirjanpitoon varainhoitovuoden aikana. Viraston tulee sisäisellä ohjeistuksella ja valvonnalla varmistaa, että jakopäätösasiakirjat tulevat kirjanpitoyksikössä tiedoksi myös taloushallintoon sekä Palkeille. Tilijaottelu- ja alkusaldomuutoslomakkeet on toimitettava keskuskirjanpitoon ja muille asianosaisille mahdollisimman nopeasti. 5 Tarkistuksia tilinpäätöksessä 5.1 Tilit, joiden loppusaldojen tulee olla nolla: LKP-tililajien 134, 135, 136, 137, 138, 139, 160, 171, 172, 175, 181, 183, 188 ja 189 (sijoitusten) 10-loppuiset tilit (Käsikirja 4.8 ja ) LKP-tililajin 199 Sisäisen rahaliikkeen tilit lukuun ottamatta tiliä19980 Rahaliikkeen selvittelytili (T) (Käsikirja 4.1.6) Lainojen lyhennystilit 25320, 25340, 25360, 25410, ja (LKP-tilikartta sekä- Käsikirja ) LKP-tili Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät tulot (Käsikirja 5.5 ja 8.4.1) LKP-tili Epäselvät erät (T) (Käsikirja 4.1.4) Virhetilit (29900, 29990, 698 ja 699) tileittäin ja tiliöintiyhdistelmittäin (Käsikirja 11.3, ja ) TaKP-tili 610 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot (Käsikirja 5.5 ja 8.4.1) TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot (Käsikirja 5.5 ja 8.4.1)

8 Valtiokonttori Ohje 8 (8) 5.2 LKP-tilit, joilla tulee olla saldoa: työnantajasuoritusten tilit; ainakin tilit 25800, 25810, 25820, 25920, ja (TM 9509 kohta 6.8: menoja ei suoriteta ennen eräpäivää ) LKP-tilien Muut aineet ja tarvikkeet, Valmiit tavarat, Maa-alueet ja Muu valmis vaihto-omaisuus yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin Aine-, tarvike- ja tavaravaraston lisäys(-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä (Käsikirja 4.6. ja , LKP-tilikartta, tili sekä Kysymyksiä ja vastauksia > Maa-alueiden vaihtamiseen liittyviä kirjauksia (vaihtomaat) ( )) Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen LKP-tilien Keskeneräiset tiehankkeet, Muut keskeneräiset tuotteet ja Valmiit tuotteet yhteenlasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin Valmistevarastojen lisäys (-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä (Käsikirja ja , LKP-tilikartta, LKP-tili 46000) Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen tai kun kirjataan valtionavuksi katsottavien menojen siirtoja siirtotalouden kuluksi LKP-tilien Lomapalkkavelan muutos ja Lomapalkkojen henkilöstösivukuluvelan muutos) yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin Lomapalkkavelka tai tilin Lomapalkkavelka (T) nettokertymä (Käsikirja ja ) Poikkeus: kirjanpitoyksikkömuutokset 6 Muita tilinpäätöksessä huomioitavia asioita LKP-tilillä Talousarvion ulkopuoliset tuotot on toteutumia vain ilman TaKP-tiliä. Tarpeettomat ja tilinpäätöksessä vanhenevat siirretyt määrärahat on peruttu (Talousarviolaki 19 ); tuloutus tuloarviotilille Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. Nettobudjetoidulla momentilla määrärahan siirto seuraavalle varainhoitovuodelle saa olla enimmillään määrärahan määrä. Määrärahan siirto on määrärahan käyttöä (talousarvion toteutumalaskelma). Määrärahan siirto tehdään talousarvion tilijaottelun tarkkuudella eli tilijaottelun alimmalla erittelytasolla. Määrärahan siirto tehdään aina talousarviokirjanpidon tililtä siitä muodostetulle 4- alkuiselle siirretyn määrärahan tilille. Tarkistettava, ettei uudella siirretyn määrärahan tilillä ole muita kirjauksia kuin määrärahan siirto. Jos kuluvan vuoden siirtomäärärahaa jää käyttämättä, eikä sitä siirretä, niin ei toimenpiteitä (ei tulouteta). (Käsikirja 8.1.1, ja ) sekä Kysymyksiä ja vastauksia -> Jakamattoman siirtomäärärahan siirtäminen ( ))