LIITE 3b HENKILÖSTÖHALLINNON VASTUUNJAKOTAULUKKO

Transkriptio

1 Sivu 1 / 11 LIITE 3b HENKILÖSTÖHALLINNON VASTUUNJAKOTAULUKKO Asiakas: Liikennevirasto 1. VIRAT JA TEHTÄVÄT 1.1. Virkajärjestelyt / Organisaationhallinta Viran tai tehtävän perustamis-, lakkauttamis- ja muutospäätöksen sekä siirtämispäätöksen toimittaminen Viran tai tehtävän perustamis-, muutos-, ja lakkauttamispäätösten tallentaminen järjestelmään (vakanssi / budjetoitu toimi) Vakanssiin liittyvien hoito- ja muiden tietojen ylläpitäminen (esim. tehtävätaso) Virkaluettelon toimittaminen asiakkaalle ja/tai tilaajalle < > ja erikseen tilattaessa Vastuu virka- ja vakanssiluettelojen oikeellisuudesta Organisaatiomuutoksista tiedottaminen 1.2. Rekrytointi (ei käytössä asiakkaalla) 2. HENKILÖ- JA PALVELUSSUHDETIEDOT / PALVELUSSUHTEEN HALLINTA 2.1. Henkilötiedot Henkilötietojen (pankkitili- ja osoitetiedot, peruskoulutus- ja tutkintotiedot) toimittaminen, jos tietoja ei voi ilmoittaa itsepalvelutoiminnolla Henkilötietojen tallentaminen, jos tiedot eivät siirry itsepalvelutoiminnon kautta 2.2. Palvelussuhdetiedot Palvelussuhde- ja VPL-tietojen sekä nimitys- ja työsopimusesitysten tai - ilmoitusten toimittaminen, jos tietoja ei voi ilmoittaa itsepalvelutoiminnolla Allekirjoitetun nimittämiskirjan tai työsopimuksen jäljennöksen toimittaminen liitteineen (virasto vastaa jakelusta) Palvelussuhdetta koskevien tietojen tallentaminen, jos tietoja ei ole ilmoitettu itsepalvelutoiminnolla Palvelujaksoon tehtyjä muutoksia koskevien päätösten toimittaminen Palvelujaksoon tehtyjen muutosten tallentaminen Palvelujaksoon tehtyjen muutosten palkkavaikutusten tarkastaminen 2.3. Eläkepalvelustiedot Eläkepalvelussuhdetietojen tarkastaminen ja korjaaminen 2.4. Nimikirjatiedot Nimikirjaa ja/tai palvelusaikalaskentaa varten tarvittavien asiakirjojen vertaaminen alkuperäisiin asiakirjoihin ja jäljennösten ottaminen Palveluaikalaskentavaikutusten merkitseminen asiakirjajäljennöksiin ja jäljennösten toimittaminen Nimikirjatietojen ylläpitäminen b. Nimikirjanotteen allekirjoittaminen ja antaminen virkamiehelle, virastolle ja Valtiokonttorille Nimikirjaotteen luovuttaminen ulkopuolisille 2.5. Osaamisen hallinta / Koulutustietojen käsittely Koulutukseen osallistumistietojen ilmoittaminen, jos tietoja ei voi ilmoittaa itsepalvelutoiminnolla

2 Sivu 2 / Koulutustietojen ylläpitäminen Koulutuskorttien antaminen 2.6. Palveluaikalaskenta Palvelumalliin kuuluvat palveluaikalaskennat (merkitään rastilla): Vuosilomaan oikeuttava palveluaika Virastossa palveltu aika Valtiolla palveltu aika Palveluaikalaskentavaikutusten merkitseminen palvelussuhde-, työura- tai keskeytystietoihin Palveluaikalaskennan suorittaminen Palveluajan määräajan täyttymisestä ilmoittaminen virastolle (esim. vuosilomaan oikeuttava palveluaika 15 vuotta) Vuosilomaoikeuteen vaikuttavan päätöksen toimittaminen (15 vuotta täyttynyt) Vuosilomaan oikeuttavaan palvelusaikaan vaikuttavan päätöksen palkka- ja lomaoikeusvaikutuksen tarkastaminen 2.7. Palvelussuhteen päättäminen Ero- tai irtisanoutumisilmoituksen sekä muiden lähtötietojen (erosuunta, maksettava vuosilomakorvaus) toimittaminen Ilmoitus henkilön siirtymisestä toiseen valtion virastoon Päätöksen tekeminen maksettavista lomarahoista palvelussuhteen päättyessä ja tiedon toimittaminen sekä mahdollinen muu jakelu Palvelussuhteen päättymistä koskevien tietojen tallentaminen Palvelussuhteen päättäminen Todistus palvelussuhteen päättymisestä tulostaminen, allekirjoittaminen ja toimittaminen virkamiehelle ja/tai Valtiokonttoriin Vanhuus- tai työkyvyttömyyseläke-hakemuksen liitteeksi tulevien palkkatietojen toimittaminen eläkelaitokselle Siirrettävistä lomapäivistä ja maksetusta lomarahasta ja sairauspäivistä ilmoittaminen toiseen valtion virastoon Palveluaikatodistuksen antaminen Työtodistuksen antaminen 2.8. Siirtoilmoitus Palvelussuhteen päättyessä tai henkilön siirtyessä määräaikaisesti palvelukeskuksen toiseen asiakasvirastoon siirtoilmoituksen tietojen tarkastaminen ja työnantajan valtuutuksen perusteella hyväksyminen ja toimittaminen toiseen palveluryhmään ja tiedoksi virastolle Palvelukeskuksen toimittaman siirtoilmoituksen hyväksyminen ja toimittaminen edelleen uuteen virastoon Toisesta virastosta tulleen siirtoilmoituksen toimittaminen Virastosta tulleen siirtoilmoituksen tietojen tallentaminen 3. VUOSILOMAT JA POISSAOLOT 3.1. Vuosilomatietojen käsittely Vuosilomaoikeuksien laskettaminen Vuosilomaoikeuslaskelman tulostaminen järjestelmästä Vuosilomaoikeuslaskelman hyväksyminen Vuosilomaoikeuslaskelman toimittaminen henkilölle Vuosittainen lomaoikeuslaskenta-ajo koko henkilöstölle päättyvältä lomanmääräytymisvuodelta jälkeen sekä tammikuun alussa lomapalkkavelan laskentaa varten Poissaolotietojen tarkistus henkilöiltä, joilla 15 v. vuosilomaan oikeuttavaa palvelusaikaa täyttyy lomavuonna jälkeen Uusi vuosilomaoikeuksien laskenta-ajo 1.6. jälkeen (15 v. täyttynyt jälkeen)

3 Sivu 3 / Vuosilomiin liittyvien sopimusten tekeminen (esim. lomarahavaihtovapaa-, säästövapaa- tai vuosiloman siirtosopimus) ja toimittaminen henkilölle ja Vuosilomasopimuksilla sovittujen vuosilomaoikeuksien seuranta Vuosilomasuunnitelman tulostaminen järjestelmästä Vuosilomasuunnitelman vahvistaminen ja jäljennöksen toimittaminen (paperilla) Yksittäisen vuosilomahakemuksen hyväksyminen ja jäljennöksen toimittaminen (paperilla) Vuosilomajakson tallentaminen itsepalvelutoiminnolla Vuosilomajakson hyväksyminen itsepalvelutoiminnolla Vuosilomasuunnitelman vahvistaminen Vuosilomalain 29 mukaisen lomakirjanpidon pitäminen 3.2. Poissaolojen käsittely Poissaolon ilmoittaminen itsepalvelutoiminnolla ESS (lueteltu alla) Sairauspoissaolot - lyhyet sairauspoissaolot (1-3 vrk) - pitkät sairauspoissaolot (yli 3 vrk) Perhevapaat - tilapäinen hoitovapaa Muut tes-ves-perusteiset poissaolot - merkkipäivät ja lähiomaisiin liittyvät yksittäiset poissaolopäivät Poissaolon ilmoittaminen viraston lomakkeilla (lueteltu alla) Työtapaturmat ja ammattitaudit Perhevapaat - äitiys-ja vanhempainvapaa - isyysvapaa - hoitovapaa - osittainen hoitovapaa - tilapäinen hoitovapaa - poissaolo pakottavista perhesyistä Muut tes-ves-perusteiset poissaolot - kuntoutus - reservin kertausharjoitus - ammattiyhdistyskoulutus ja opintovapaalain mukainen opintovapaa - urheilukilpailut - ammattiyhdistyskokoukset Harkinnanvarainen virkavapaus Osittainen virkavapaus Poissaoloon liittyvien lisäselvitysten (esim. lääkärintodistus / sama sairaus, ts. ) käsittely Poissaolon hyväksyminen Itsepalvelutoiminnolla ilmoitettujen poissaolojen seuranta Poissaolon palkkavaikutuksen tarkastaminen Poissaolopäätöksen tai -ilmoituksen tekeminen ja jäljennöksen toimittaminen, mikäli tietoja ei ole ilmoitettu itsepalvelutoiminnolla Poissaolopäätöksen/-ilmoituksen tallentaminen, mikäli tietoja ei ole ilmoitettu itsepalvelutoiminnolla 3.3. Korvausten käsittely Sairauspäivärahahakemukset Lääkärintodistuksen toimittaminen suljetussa kirjekuoressa (kuoren päällä asiakas, henkilön nimi ja ajanjakso) Sairauspäivärahakemuksen tekeminen ja toimittaminen Kelalle Valituksen tekeminen hylätystä sairauspäivärahasta Tapaturmakorvaushakemukset Työtapaturmatapauksissa vakuutustodistuksen täyttäminen ja toimittaminen lääkärille tai sairaalaan

4 Sivu 4 / 11 Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen tekeminen ja lähettäminen Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen tekeminen ja lähettäminen Valtiokonttorille Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen täydentäminen henkilön palkkatiedoilla ja ilmoituksen lähettäminen Valtiokonttoriin Tapaturma/ammattitauti-ilmoitukseen liittyvän palkkatiedon lähettäminen Valtiokonttoriin Valtiokonttorin työtapaturma- /ammattitautipäätöksen toimittaminen palvelukeskukselle Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kielteisen tapaturmapäätöksen johdosta sairauspäivärahahakemuksen tekeminen ja palkkatietojen toimittaminen Vanhempainetuushakemukset Vanhempainetuushakemuksen tekeminen Kelalle Ilmoitus työnantajan maksamasta palkasta (Y17) -ilmoituksen tekeminen ja toimittaminen Kelalle Vuosilomakustannuskorvausten hakeminen Kelalta Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kuntoutushakemukset Kuntoutuspoissaoloon liittyvän osallistumistodistuksen toimittaminen Kuntoutusrahahakemuksen tekeminen ja toimittaminen Kelalle tai Kevaan Työnantajan kuntoutusajalta maksaman palkan ilmoittaminen Kelalle tai Kevaan Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Muut poissaolohakemukset Vuorotteluvapaaseen liittyvät valmistelutehtävät sekä asiakirjojen toimittaminen työvoimatoimistolle, työttömyyskassalle ja/tai palkansaajalle Hakemuksen tekeminen Kelalle työpaikkaterveydenhuollon kustannuksen korvaamiseksi 3.4. Päätösten käsittely Valtiokonttorista ja Kelasta saatujen päätösten seuranta haettuihin hakemuksiin Myönteisen päivärahapäätöksen tietojen tallentaminen järjestelmään, josta tulo kirjaantuu tulotilille ja selvitystilin vastavienniksi Päivärahan tulokirjauksen hyväksyminen Rondon palkkaluettelolta Kelan kielteisten päätösten ja selvityspyyntöjen toimittaminen virastolle Kelan kielteisten päätösten jatkokäsittelyn seuranta 4. PALKKAKUSTANNUSTEN LASKUTUS (Asiakkaan taloussäännön mukaisesti) Ei käytössä Livissä 5. PALKANLASKENTA 5.1. Yleistä, neuvonta ja ohjeistus Palkanlaskentaan liittyvistä asioista tiedottaminen ja ohjeistus (palkanmaksuun liittyvä) VES / TES -asioihin, palkkausjärjestelmiin ja työnantajapäätöksiin liittyvä tulkinta, ohjeistus ja tiedottaminen Palkkaukseen liittyvien tarkentavien virka- ja työehtosopimusten sekä työnantajapäätösten toimittaminen 5.2. Henkilö- ja palvelusuhdetietojen tarkastaminen Poissaolotietojen vaikutuksen tarkastaminen palkkatekijöihin tai -lajeihin ja palkan määräytymiseen (sisältää sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisät) Eläkepalvelussuhdetietojen tarkastaminen ja tarvittaessa täydentäminen

5 Sivu 5 / Palkasta perittävät osat Verokorttien toimittaminen Verottajalta suorasiirtona saatujen verokorttitietojen vertaaminen toimitettuun verokorttiin, korjaaminen ja uusien verokorttien sekä muutosverokorttien tallentaminen Täytettyjen ja työntantajan allekirjoittamien jäsenmaksuvaltakirjojen toimittaminen Ulosottotietojen toimittaminen Palkasta perittävien muiden erien ilmoittaminen Palkasta perittävien viraston saamisten ja näiden perintään henkilön antaman suostumuksen ilmoittaminen Palkasta perittävien erien tallentaminen Maksukiellon siirtäminen toiseen palveluryhmään tai palauttaminen ulosottovirastoon palvelussuhteen päättyessä, mikäli ulosottoa on vielä suorittamatta 5.4. Vuosilomalisä Lomaoikeuspäivien mukaisen vuosilomalisän maksaminen lomarahan maksun yhteydessä Vuosilomalisien maksaminen palvelussuhteen päättyessä asiakkaan vahvistuksen perusteella 5.5. Lomaraha Lomarahojen maksu virkaehtosopimuksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä asiakkaan ilmoituksen perusteella 5.6. Vuosilomakorvaus Lomakorvauksen maksamista koskevan tiedon tallentaminen Lomakorvauksen maksu asiakkaan ilmoituksen/päätöksen perusteella palvelussuhteen päättyessä, muuttuessa osa-aikaiseksi tai varusmiestai siivilipalvelukseen ryhdyttäessä 5.7. Vuosilomapalkka (tunti- ja urakkapalkkaisen sekä prosenttiperusteinen) Vuosilomapalkkatiedon tallentaminen Vuosilomapalkan maksu asiakkaan ilmoituksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä 5.8. Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisä Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisän maksaminen 5.9. Palkkajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavat tiedot Palkan menokohdan, perustilin (ta-tili), liikekirjanpitotilin sekä tarvittavien muiden tililuokkatietojen ilmoittaminen Palvelussuhteelle maksettavien palkanosien ja näiden perusteiden ilmoittaminen Ilmoitus palkanmaksun keskeyttämisestä Palkkalaskelman osoitetiedon tulostumisen estäminen (salainen tieto) asiakkaan ilmoituksen perusteella Palvelusuhteelle maksettavien erillisten palkkioiden ja korvausten ilmoittaminen Tuntipalkkaisen aikapalkkatietojen ilmoittaminen Henkilöstön luontoisetupäätösten toimittaminen Em. ilmoitettujen tietojen tallentaminen Työaika Ylityömääräyksen, hyväksytyn työaikaraportin ja ilmoituksen korvaustavasta (vapaana/rahana) toimittaminen Työaika- ja ylityökorvausten laskeminen / tarkastaminen, jos tiedot eivä siirry erillisestä työaikajärjestelmästä (esim. Personec Aika) Työaika- ja ylityölaskelman hyväksyminen ja toimittaminen Työaikakorvausten ja ylitöiden tallentaminen jos tiedot eivät siirry erillisestä työaikajärjestelmästä Vapaana pidettävien ylityötuntien kokonaismäärän tallentaminen Työaikakirjanpidosta vastaaminen Viikkolepokorvausten laskeminen Viikkolepokorvausten tallentaminen

6 Sivu 6 / Jaksotyötä tekevien korvausten laskenta (käytössä ei erillistä työaikajärjestelmää tai työaikajärjestelmästä ei yhteyttä palkanlaskentajärjestelmään) Jaksotyötä tekevien työaikakorvausten tallentaminen Vapaana pidettyjen lisä- ja ylityötuntien määrän ilmoittaminen Vapaana pidettyjen lisä- ja ylityötuntien määrän tallentaminen Henkilön ylitöiden enimmäismäärän rajan lähestymisen seuraaminen Veronalaiset matka- ja matkapäivärahakorvaukset ja verottajalle ilmoitettavat muut korvaukset Veronalaisten päivärahojen ja matkapäiväkorvausten osalta matkanhallintajärjestelmästä (M2) saatavan siirtotiedoston vastaanottaminen ja siirtyneen tiedon tarkastaminen Lähdeverovelvolliselle suoritettujen muiden kuin veronalaisten suoritusten ilmoittaminen Työsuhdematkalipputietojen ilmoittaminen Siviilipalvelusta suorittavien päivä- ja ruokarahan maksutietojen toimittaminen Em. ilmoitettujen tietojen tallentaminen Palkka-ajot Yksittäisen henkilön palkka-ajojen käynnistäminen tarvittaessa ja niihin liittyvien tarkastusten teko Aikataulujen mukaiset massa-ajot: - Tietojen vastaanottoajot (esim. työaikakorvaukset) - Henkilöstön tarkastusajo - Palkantekijöiden muodostus henkilöstötekijöistä - Palkan tarkastusajot - Palkan laskenta-ajot - Palkan kirjausajot - Tulostus-, maksatus- ja siirtoajot Palkkaluetteloprosessi Maksukertakohtaisten ilmoitusten tarkastaminen palkkaluettelolta ja muutosluettelolta, jos se on käytössä Palkkaluettelon siirtäminen Rondoon Tarkastusmerkinnän tekeminen palkkaluettelolle ja muutosluettelolle, jos se on käytössä tai kommentti tarkastuksesta Rondo aineistoon (numerotarkastus) Palkkaluettelon reitittäminen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Palkka- ja muutosluettelon asiatarkastus Palkka- ja muutosluettelon hyväksyminen Tilierittelyprosessi Tilierittelyn siirtäminen Rondoon Tarkastusmerkinnän tekeminen tilierittelyyn tai kommentti tarkastuksesta Rondo aineistoon (numerotarkastus) Tilierittelyn reitittäminen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Tilierittelyn asiatarkastaminen Tilierittelyn hyväksyminen Katemaksuluetteloprosessi Katemaksuluettelon siirtäminen Rondoon Tarkastusmerkintä Rondo aineistoon (numerotarkastus) Katemaksuluettelon reitittäminen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Katemaksuluettelon asiatarkastaminen Katemaksuluettelon hyväksyminen Palkkatodistuksen ja vastaavien selvitysten antaminen palkansaajalle Palkkatodistuksen antaminen Todistus lähdeverovelvolliselle Suomesta saadusta tulosta Ansionmenetystodistuksen antaminen Muut selvitykset Selvitys TEM:n määrärahan käytöstä työ- ja elinkeinotoimistolle.

7 Sivu 7 / Ilmoitus työ- ja elinkeinotoimistolle TEM:n määrärahan käytöstä muihin kuin palkkakustannuksiin PSR-tietojen tarkastaminen ja tarvittaessa korjaus Nettomaksut ja nettopalautukset Asiakkaan päättämän nettomaksun/palautuksen määrän ilmoittaminen Nettomaksu- tai -palautustiedon tallentaminen järjestelmään a Palvelukeskuksen henkilöstöpalveluyksikön laskeman nettomaksun toimittaminen palvelukeskuksen talouspalveluyksikköön maksatusta varten a Palvelukeskuksen laskeman palkkasaatavan laskutuspyynnön toimittaminen asiakkaalle laskutusta varten ja tiedon tallentaminen palkkajärjestelmään Ilmoituksen toimittaminen palvelukeskuksen henkilöstöpalveluyksikköön pankin palauttamasta (esim. virheellinen pankkitilinumero) tai palkansaajan maksamasta suorituksesta Nettomaksuprosessi Nettomaksun numerotarkastus tai nettomaksun liittäminen Rondoon Nettomaksun asiatarkastaminen Nettomaksun hyväksyminen Ulkomaiselle pankkitilille menevät suoritukset Nettomaksutiedon ilmoittaminen palvelukeskuksen talouspalveluyksikköön Nettomaksutiedon ilmoittaminen asiakkaalle maksatusta varten Maksun siirtäminen ulkomaiselle pankkitilille talouspalveluyksikkö Kassasta maksettavat suoritukset (ei käytössä asiakkaalla) Tilitykset Ulosottotilitykset Jäsenmaksujen tilitys Eläkemaksujen tilitys Ennakonpidätysten (myös yhtymät), lähdeverojen ja sosiaaliturvamaksujen tilitys Tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksujen tilitys Muiden työnantaja- ja työntekijämaksujen tilitys Osakeyhtiön, osuuskunnan ja muun yhteisön suorituksesta toimitetun ennakonpidätyksen sekä osingoista, koroista ja rojalteista toimitettujen lähdeverojen tilitys Tilitysten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Tilitysten numerotarkastus (Rondon 1. asiatarkastaminen) Tilitysten asiatarkastaminen Tilitysten hyväksyminen Tilitysten maksuunpano Tilityksiin liittyvät selvitykset Kausivero-, valvonta- ja vuosi-ilmoitukset Kausiveroilmoitusten laatiminen ja niiden toimittaminen sähköisesti verottajalle Valtiokonttorille toimitettavat valvontailmoitukset eläkemaksuista ja selvitykset työttömyysvakuutus- sekä tapaturma- ja taloudellisen tuen maksuista Kausivero- ja valvontailmoitusten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Verottajan vuosi-ilmoitustietojen siirtoajon käynnistäminen ja tarkastaminen sekä vuosi-ilmoituksen laatiminen, täsmäyttäminen valvontailmoituksiin suorituslajeittain ja toimittaminen verottajalle aikataulun mukaisesti Palkkasaamisten (LKP 1749) ja palkkaselvittelytasetilien (LKP 2598) seuranta Em. tileihin liittyvien muistiotositteiden laatiminen, mikäli oikaisuvientiä ei voida tehdä palkkajärjestelmän kautta Palkkaselvittelytasetilien tilinpäätösliitteiden laadinta

8 Sivu 8 / Palkkatilitystilien (LKP ja ) seuranta Em. tileihin liittyvien muistiotositteiden laatiminen, mikäli oikaisuvientiä ei voida tehdä palkkajärjestelmän kautta Palkkatilitystilien tilinpäätösliitteiden laadinta Henkilöstökulujen erittelyn (tilinpäätös liite 5) laadinta Verotilin hallinnointi työnantajasuoritusten osalta Jäsenmaksut Jäsenmaksuihin liittyvien ohjaustietojen tallentaminen Jäsenmaksutietojen (henkilöittäin/liitoittain) toimittaminen liitoille/ammattijärjestöille (4 vuosi) Jäsenmaksujen maksaminen ammattiliitoille / osastoille Jäsenmaksujen tilityksiin ja selvityksiin liittyviin tiedusteluihin vastaaminen Muut ajot PSR-siirtoajon käynnistäminen Lomapalkkavelka-ajo tilinpäätöstä varten Lomapalkkavelka ja luontoiseturaporttien toimittaminen palvelukeskuksen talouspalveluyksikköön ja asiakkaalle Lomapalkkavelka ja luontoiseturaporttien toimittaminen asiakkaalle Verokorttien suorasiirtotiedoston valmistumisesta ilmoittaminen Verokorttien suorasiirtotietojen tilaaminen ja vastaanottaminen järjestelmään Muista järjestelmistä siirtyvien tietojen toimittaminen Muista järjestelmistä siirtyvien tietojen vastaanottaminen 6. PALKKIOT 6.1. Ei palvelussuhteessa olevien palkkionsaajien maksujen maksaminen Tiliöidyn, asiatarkastetun ja hyväksytyn palkkiolaskun toimittaminen liitteineen Uuden palkkionsaajan perustietojen tallentaminen ja muuttuneiden tietojen tallentaminen Palkkionsaajan palvelussuhteen määrittely Palkkionsaajan sopimustietojen ja eläkepalvelussuhdetietojen tallentaminen 6.2. Palkkajärjestelmään ilmoitettavat tiedot Perustilin (ta-tili), liikekirjanpidon tilin sekä palkkiolaskussa olevien kirjanpitotietojen tekninen tarkastaminen Palkkiolaskussa olevien tietojen tallentaminen 6.3. Apurahat (ei matka-apurahat) (ei käytössä) 6.4. Työ- ja käyttökorvaukset Luonnolliselle henkilölle maksettavien työ- ja käyttökorvauksien maksamiseen tarvittavien tietojen toimittaminen palvelukeskuksen Luonnolliselle henkilölle maksettavien työ- ja käyttökorvauksien tietojen tallentaminen a Osakeyhtiölle, osuuskunnalle ja muulle yhteisölle, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, maksettavista työ- ja käyttökorvauksista, ennakonpidätyksen suorittaminen, korvauksen maksaminen ja suorituksen ilmoittaminen (Y-tunnus) b Osakeyhtiölle, osuuskunnalle ja muulle yhteisölle, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, maksettavista työ- ja käyttökorvauksista, ennakonpidätyksen suorittaminen, korvauksen maksaminen ja suorituksen ilmoittaminen tilittäjälle (Y-tunnus) c Osakeyhtiölle, osuuskunnalle ja muulle yhteisölle, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, maksettavista työ- ja käyttökorvauksista, ennakonpidätyksen suorittaminen, korvauksen maksaminen ja suorituksen ilmoittaminen verottajalle (Y-tunnus) 6.5. Muut toimenpiteet Palkkioihin liittyvät muut toimenpiteet hoidetaan yhdessä palkkojen kanssa 7. PÄÄKÄYTTÄJÄPALVELUT 7.1. Järjestelmän ylläpitoon liittyvät asiakkaan ilmoitukset

9 Sivu 9 / Asiakas ilmoittaa asiakkaan yhteyshenkilön henkilöstö- ja palkkahallintoon liittyville sidosryhmille: - Valtiokonttori (vakuutus ja eläkkeet, Tahti yms.) - Verohallinto - Tilastokeskus - Ammattijärjestöt - muut Sidosryhmien toimittamien määräysten, ohjeiden, yms. kirjeiden vastaanottaminen, kirjaaminen ja kirjeiden tai niiden jäljennösten toimittaminen edelleen mm: - VaEL eläkemaksuprosentit - Tapaturma- ja taloudellisen tuen maksut - Sosiaaliturvamaksuprosentti - Ay-jäsenmaksutiedotteet Tililuokkatietojen (lisäys / muutos / poisto) toimittaminen palvelukeskuksen talouspalveluyksikköön Organisaatioon tai tililuokkiin liittyvistä muutoksista ilmoittaminen toimenpiteisiin varautumiseksi Virka- ja työehtosopimuksiin liittyvistä muutoksista ilmoittaminen toimenpiteisiin varautumiseksi Jaksotyön työaikajaksojen (3 viikkoa) haittakorvausten siirto- ja maksuaikatauluehdotuksen vahvistaminen ja toimittaminen 7.2. Henkilöstö- ja palkkajärjestelmän ylläpito Pääkäyttäjäoikeuksien ratkaiseminen Asiakkaan henkilöstön käyttäjäoikeuksista päättävän henkilön (ja sijaisen) nimeäminen ja tiedon toimittaminen Asiakkaan henkilöstön käyttäjäoikeuksien määrittely ja muutoksista ilmoittaminen Palvelukeskuksen käyttöoikeuksien määrittely ja muutoksista ilmoittaminen Käyttäjätunnuksen tilaaminen, testaaminen ja ilmoittaminen käyttäjille Käyttäjän järjestelmäsalasanan vaihtaminen tarvittaessa Järjestelmän ohjaustietojen ylläpito Palvelupyyntöjen (esim. ryhmämuutokset, säännöt ja näihin liittyvät tarjouspyynnöt) toimittaminen järjestelmätoimittajalle ja muu yhteydenpito järjestelmätoimittajan kanssa Aikataulujen laatiminen ja toimittaminen asiakkaalle/palvelukeskukselle (maksupäivät, ajot ja tietojen siirrot) Henkilöstö- ja palkkajärjestelmän menetelmäkuvauksen ylläpito Käyttökatkoista tiedottaminen 8. PALKKATULOSTEET 8.1. Maksukertaiset tulosteet ja aineistot Maksukertaiset tulosteiden määrät ja toimitustavat sovitaan erillisellä tulostuspalvelun tilauslomakkeella Alla luetellut tulosteet tuotetaan Rondo-järjestelmään. Mikäli asiakas haluaa tilata edelleen paperitulosteet Rondo aineiston lisäksi, asiakas vastaa kustannuksista - palkkaluettelo - palkkalaskelman kopio - muutosluettelo - tilierittelyt - katemaksuluettelo - Selvitys TEM:n määrärahan käytöstä (1 krt/kk) Maksukertaisten tulosteiden tuottaminen tulostuspalveluun - palkkalaskelma - palkkaluettelo - muutosluettelo - tilierittelyt

10 Sivu 10 / 11 - katemaksuluettelo Palkkalaskelmien tulostus ja toimittaminen asiakkaalle käyttöpalvelutoimittajan kanssa sovitun mukaisesti Tulostuspyynnön toimittaminen tulostuspalveluun Maksukertaisten tulosteiden tulostaminen ja niiden toimittaminen palkansaajille, asiakkaalle ja tulostuspyynnön mukaisesti Pankkiaineiston muodostaminen Pankkiaineiston siirtäminen jakajapankkiin Sähköisen palkkalaskelman tulostusohjauksen määrittely palkkajärjestelmään 8.2. Muut tulosteet Arkistoitavien muiden tulosteiden tulostaminen ja/tai sähköisen aineiston muodostaminen - palkkakortit - verottajan vuosi-ilmoituksen palkan- /suorituksensaajakohtainen erittely - ilmoitus maksetuista apurahoista 9. RAPORTOINTI 9.1. Vakioraportit Raportin tulostaminen Raportin toimittaminen 9.2. Asiakaskohtaiset raportit Raportin määrittelypyynnön toimittaminen Raportin määritteleminen järjestelmään Käyttäjän omien raporttien määritteleminen Raportin tulostaminen Raportin toimittaminen 9.3. Muut raportit Muille sidosryhmille tai kolmansille osapuolille toimitettavat raportit. Raporttipyyntö toimitettava asiakkaalle Raportin määrittelypyynnön toimittaminen Raportin määritteleminen järjestelmään Raportin tulostaminen tai tulostus- ja toimitusvaltuutuksen antaminen palvelukeskukselle Raportin tulostaminen ja toimittaminen valtuutuksen perusteella Lomaketallennusraporttien ja lomakkeiden tekeminen järjestelmään 10. ARKISTOINTI JA SÄILYTYS Palkka-aineiston arkistointi ja säilytys Palkkiolaskut yms. erilliskorvaukset a Maksuvuoden aineisto maksupäivittäin b Maksuvuoden aineisto aakkosissa Lopullinen arkistointi Verokortit Maksuvuoden aineisto aakkosissa Hävitys Palkkatulosteiden arkistointi (paperi) Arkistointi tapahtuu asiakkaan AMS:n mukaisesti Arkistointi: - palkkakortti Palkka-aineiston arkistointi (Rondo) Arkistointi tapahtuu asiakkaan AMS:n mukaisesti Arkistointi: - palkkaluettelo - muutosluettelo - tilierittelyt - katemaksuluettelo - palkkalaskelman kopio

11 Sivu 11 / 11 - selvitys TEM:n määrärahan käytöstä - palkkakortti Muu arkistointi Luetellaan palveluun kuuluvat asiakaskohtaiset, arkistoitavat raportit ja selvitykset - tilitystositteet - työnantajan kausiveroilmoitukset - jäsenmaksujen ¼ -vuosi selvitykset - PSR-rekisteröinti-ilmoitukset Nimikirjojen arkistointi Vuosilomalain mukainen lomakirjanpidon arkistointi Kela korvauspäätökset Valtiokonttorin korvauspäätökset Koulutuskortti Poissaolotulosteet 11. TAHTI TAHTI - pääkäyttäjätehtävät Kääntötaulutietojen toimittaminen Valtiokonttoriin TAHTI - tiedostonsiirtäjä TAHTI-siirtoajo TAHTI-virhelistojen toimittaminen palveluryhmälle TAHTI-virhelistojen toimittaminen asiakkaalle tarvittaessa TAHTI virheiden korjaus a Koulutukseen sekä virkistys-, luottamusmies-, yhteistoiminta- ja työsuojelutoimintaan käytetyn ajan seuranta ja ilmoittaminen Weblomakkeella Tahtiin Muiden työvoimakustannustietojen tallentaminen Web-lomakkeella Tahtiin 12. REKISTERIT Käytettävän henkilöstöjärjestelmän rekisteriselosteen laatiminen ja saatavilla pitäminen (henkilötietolaki, 10 ) Rekisteriselosteen toimittaminen virastolle Tietojen toimittaminen henkilörekisteristä (henkilötietolaki, 26 &) Vastuu henkilörekisteriin tallennettujen tietojen antamisesta tarkastusoikeuttaan käyttävälle henkilölle (henkilötietolaki, 26 ) 13. KOHTAISET ERITYISPIIRTEET 13.1.