Työnantajien sähköinen asiointi

Transkriptio

1 Terveysosasto Työnantajien sähköinen asiointi Eteran palkkahallintopäivät 2011

2 Sisältö Mitä tietoja löydät Kela.fi:stä Työnantajien sähköinen asiointi esata-palvelun esittely esara-palvelun esittely esaran käyttöönotto Työnantaja-asioinnin tulevia muutoksia 2

3 3

4 Kela.fi /Työnantajat Työnantajille suunnattu ohjeistus Verkkoasioinnin linkki Lomakkeet Laskurit (määrän ja ajan laskurit) Ajankohtaista Pikalinkit Kelan sivustolle Katso myös linkit sidosryhmien sivuille Yhteystiedot omalla välilehdellään 4

5 5

6 Kela.fi/Työnantajan ilmoitukset Ohjeet palkanlaskijoille Milloin poissaoloajan palkka ilmoitetaan Onko hakemus täytettävä Mikä osuus päivärahasta maksetaan työnantajalle Miten palkat ilmoitetaan erityistilanteissa, esim. osa-aikainen työ Miksi /missä tilanteissa 6 kk:n työtulot ilmoitetaan Miltä ajalta 6 kk:n työtulot ilmoitetaan 6

7 7

8 Kela.fi/Yhteistyökumppanit Ohjeet Kelan palveluprosessissa mukana oleville asiantuntijoille Ohjeet kaikkien luettavissa Järjestelmätoimittajien ohjeistus Extranet palvelu sähköisiä palveluja käyttävien tahojen ohjelmistotaloille Tietoa palveluiden sisällöstä ja teknisistä vaatimuksista 8

9 9

10 Työnantajien sähköinen asiointi 10

11 Palkkatietojen ilmoittamistavat (satunnaisotanta 50 kpl ) sairauspäivärahassa Ilmoitustapa Lukumäärä %-osuus esata % Verkko-lomake (voimassa oleva ) % Verkko-lomake (vanhentunut) 2 4 % Järjestelmätuloste (voimassa oleva) % Järjestelmätuloste (vanhentunut) 5 10 % Paperilomake (voimassa oleva ) 3 6 % Paperilomake (vanhentunut) 4 8 % 11

12 Miksi siirtyisit asiointipalveluun? Päätökset ja rahat nopeammin Tiedot siirtyvät suoraan Kelan etuusjärjestelmään Lisäselvityspyynnöt vähenevät Oikeellisuus paranee Käsin syöttöä vähemmän Ohjelmalliset tietojen vertailut käytössä Tietosuoja paranee Sähköinen arkistointi Työnantajan yhteystiedot siirtyvät suoraan Kelan etuusjärjestelmään Tietojen tarkistaminen jälkeenpäin mahdollista 12

13 Asiointipalvelussa kaksi eri väylää Työnantajien asiointipalvelu Kela.fi sivuilla (esata-palvelu) Käyttäjällä Katso-tunniste, työnantaja on myöntänyt valtuutuksen Käyttäjä tallentaa tiedot palveluun työnantaja- ja työntekijäkohtaisesti Yhden etuuden ilmoitus tai yksi hakemus kerrallaan Tietojen lähettäminen palkkaohjelmasta tiedostona (esara-palvelu) Käyttäjällä Katso-tunniste, työnantaja on myöntänyt valtuutuksen Tietojen lähettäjä poimii ilmoitusten ja hakemusten tiedot palkkajärjestelmästä tiedostoksi 13

14 Asiointipalvelu esata Tiedot tallennetaan palveluun työntekijäkohtaisesti Palvelussa kontrolleja, täyttöohjeet Palvelussa ajantasaiset tiedot, jotka välittyvät sellaisenaan Kelan etuusjärjestelmään Aikaisemmin lähetetyt ilmoitukset katsottavissa palvelusta Aiemmin lähetetyt, päätökset ja maksut kyseltävissä myös eri toimipisteissä, mihin päätös ja tiliote postitetaan Hakemuksissa kysytään vain työnantajaa koskevat tiedot Järjestelmätuloste Tiedot kootaan palkkaohjelmasta Tietojen oikeellisuus tallentajan vastuulla Lomakkeet usein vanhentuneita, aiheuttavat lisäselvityspyyntöjä Työnantaja arkistoi kopion Paperipäätös ja tiliote vain yhteen osoitteeseen Lomakkeen vastattava paperilomaketta SV 8 14

15 esata-palvelun esittely 15

16 esata-palvelun esittely 1/6 Kirjautuminen Aloitus Työnantajan valinta Työntekijän henkilötunnuksen täyttö Tervetuloa asiointipalveluun Palvelun valinta Ilmoitus tai hakemus -> Etuuden valinta Aiemmin lähetetyt Maksut työnantajalle Päätökset työnantajalle 16

17 17

18 18

19 esata-palvelun esittely 2/6 Yksi ilmoitus tai yksi hakemus kerrallaan Lomakekoodeja ei näytetä palvelussa Samalla kertaa voi antaa yhden tai kaikki ilmoituslajit Lisäselvitys aiemmin lähetettyyn Edellyttää vireillä olevaa tai lähiaikoina ratkaistua hakemusta Esim. korjaus/lisäys aikaisempaan tietoon Hakemuksessa ei työntekijää koskevia tietoja Kela pyytää tiedot työntekijältä itseltään Myös työntekijä voi lähettää sähköisen hakemuksen tai ilmoituksen 19

20 20

21 esata-palvelun esittely 3/6 Sairausajan palkan ilmoittaminen Täyttöohjeisiin linkki sivun alareunassa Palkanmaksu jatkuu Täytä vain jos poissaoloaika on pidempi kuin ilmoitettu palkka-aika Tiedon perusteella Kela joko maksaa päivärahan työntekijälle tai jää odottamaan uutta palkkailmoitusta Lääkärintodistusten toimittaminen Alkuperäinen lääkärintodistus Työntekijä tai työnantaja voi toimittaa Osoite esim. PL 20, Helsinki tai mihin tahansa Kelan toimipisteeseen (kela.fi/palvelupistehaku) postitettaessa PL-osoite, jos sellainen ilmoitettu 21

22 22

23 esata-palvelun esittely 4/6 6 kk:n palkan ilmoittaminen Täyttöohjeen linkki sivun alareunassa Ay-jäsenmaksun voi ilmoittaa vain e/kk tai %- määränä Tiedon perusteella arvioidaan ay-jäsenmaksun vuosimäärä Ay-jäsenmaksu vähennetään työtulosta tulonhankkimiskuluna (vrt. verotus) Jos tulkinnallisuutta, ilmoitetaan asiakkaan eduksi pienin vaihtoehto 23

24 24

25 esata-palvelun esittely 5/6 Yhteystietojen ilmoittaminen Yhteystiedot pyydetään eri tavoin hakemukseen ja ilmoitukseen Päätös työnantajalle ilmoituksen tietojen perusteella Hakemuksen yhteystiedot pyydetään mahdollisia lisäselvityksiä varten Molemmat yhteystiedot säilyvät saman istunnon aikana BIC-tunniste muodostetaan ohjelmallisesti Tarkenne on vaihtoehto Viitenumerolle Tarkenne siirtyy tiliotteelle, se voi olla esim. kustannuspaikka 25

26 26

27 esata-palvelun esitttely 6/6 Yhteenveto-sivulla näytetään annetut tiedot Tarkista tiedot ja palaa tarvittaessa aikaisemmalle sivulle korjaamaan tiedot (valinta navigaattorista) Saapumisvahvistus ja tulostus Tulosta ensin ja siirry sen jälkeen muihin valintoihin Tulostus on mahdollista myös myöhemmin Aiemmin lähetetyt valinnalla Tiedot siirtyvät Kelaan tallennuksen yhteydessä 27

28 28

29 Työnantaja-asioinnin tulevia muutoksia 29

30 Työnantaja-asioinnin tulevia muutoksia 1/2 Järjestelmätulosteista (Y17, SV8 ja SV18) luovutaan Siirtymäaika päätetään kun esara käytössä Vaihtoehdoiksi jää esata, esara, pdf-lomakkeet tai Kelan paperilomakkeet Lääkärinlausunnot sähköisesti Pilotti vuonna 2012? Käyttöön Siirtymävaiheeseen suojattu viestinvälitys, jossa myös liitteen lähettäminen mahdollista? 30

31 Työnantaja-asioinnin tulevia muutoksia 2/2 Lainmuutos (HE 75/2011) Sairauspäivärahan hakuaika lyhenee 4 kk -> 2 kk Työnantajan ilmoitettava työterveyshuollolle työntekijän sairauspoissaolosta viimeistään, kun poissaolo on kestänyt kuukauden Työntekijän toimitettava työterveyshuollon lausunto Kelalle viimeistään, kun sairauspäivärahaa maksettu 90 pv SV8 ja Y17 uudistetaan

32 esara-palvelun esittely 32

33 esara-palvelun esittely Palvelu kattaa seuraavat ilmoitukset ja hakemukset Ilmoitus työnantajan maksamasta palkasta (Y17) Sairaus-/osasairauspäivärahahakemus (SV8) Työnantajan korvaushakemus vanhempainpäiväraha-ajalta suoritetusta palkasta (SV18) Yhdenmukainen esata-ilmoitusten ja hakemusten kanssa esarasta tiedot siirretään Kelaan kerran vuorokaudessa Lähetetyt tiedot kyseltävissä esata-palvelussa (henkilöittäin) 33

34 esaran käyttöönotto 1/3 Yhteys palkkajärjestelmän toimittajaan Palkkajärjestelmään tehtävä tietuekuvauksen mukaiset muutokset ja ohjelma testattava yhteistyössä Kelan kanssa Ohjeet löytyvät Kela.fi/Yhteistyökumppanit/Järjestelmätoimittajat/ Palkkatietojen välityspalvelu (esara) Tiedoston lähettäjällä tulee olla työnantajan pääorganisaation valtuutus ja vahva Katso-tunniste Pilotti Logican Fenix-järjestelmässä Aditron Personec F -järjestelmän testaus alkaa syksyllä

35 esara-palvelun käyttöönotto 2/3 Edut järjestelmätoimittajalle Muutosten ylläpito helpottuu ja nopeutuu Järjestelmätulosteiden ylläpito jää pois Tieto muutoksista saadaan ajoissa Edut työnantajalle/työnantajan edustajalle Usean henkilön ilmoitukset ja hakemukset voi lähettää kerralla Päätökset ja rahat nopeammin Tarkistukset ohjelmassa Oikeellisuus paranee Tietosuoja paranee 35

36 esara-palvelun käyttöönotto 3/3 Edut Kelalle Prosessi nopeutuu ja helpottuu Skannaustyö vähenee Tiedon siirto vanhoilta lomakkeilta ja järjestelmätulosteilta jää pois Lisäselvityspyynnöt vähenevät Virheet vähenevät Järjestelmätulosteiden hyväksymismenettely jää pois 36