TIETOSUOJASELOSTE Sivu 1 /5

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE Sivu 1 /5 1. Rekisterinpitäjä 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Kuusamon kaupunki/ Kaupunginhallitus Osoite PL 9 (käyntiosoite Keskuskuja 6) KUUSAMO Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) vaihde , Nimi Hallinto- ja talousjohtaja. Osoite PL 9 (käyntiosoite Keskuskuja 6) Kuusamo Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Pegasos: Rauni Pulkkanen puhelin sähköposti: etunimi.sukunimi@kuusamo.fi Web tallennus ja web pala: Lilja Koskenkorva puhelin sähköposti:etunimi.sukunimi@kuusamo.fi Web-Ags: Marja Törmänen puhelin sähköposti:etunimi.sukunimi@kuusamo.fi Luhti: Leena Tervo puhelin sähköposti:etunimi.sukunimi@kuusamo.fi 3. Rekisterin nimi Henkilöstöhallinto-rekisteri johon kuuluvat Pegasos järjestelmät ja osarekisterit, WEB -tallennus, Web-Ags, Webpalveluaikalaskenta, Luhti- luottamushenkilöt 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Kaupungin ja kaupungin tytäryhtiöiden henkilöstön palkanlaskentajärjestelmä sekä henkilöstöhallintotietojen ylläpito-ohjelma. Luottamushenkilöiden palkkioiden laskenta ja luottamushenkilörekisterin ylläpito. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä tai kaupungin luottamushenkilönä. Työntekijällä tarkoitetaan myös viran/toimenhaltijaa. Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään ja luottamushenkilöitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työntekijöiden työvälineenä, henkilöstön johtamisen välineenä ja kunniamerkkien hakemisessa.

2 TIETOSUOJASELOSTE Sivu 2 /5 5. Rekisterin tietosisältö Kaupungin henkilöstön ja tytäryhtiöiden palvelussuhdetta ja siihen liittyvät tiedot, palkkalaskentaa varten tarvittavat tiedot; -henkilötiedot, osoitetiedot, pankkiyhteys, verotustiedot, palkkatiedot, eläke- ja vakuutusyhtiöille tarvittavat tiedot, ammattiyhdistystiedot, mahdolliset ulosottotiedot Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä on jaettu erillisiin osajärjestelmiin: palkansaajat (Pegasos/Web-tallennus), vakanssirekisteri (Pegasos) palkkion saajat ja luottamushenkilöt (Pegasos/Luhti), palkansaajien raportointijärjestelmä (Ags), palveluaikalaskenta (Web pala). WEB -tallennus toteuttaa kaupungin ja tytäryhtiöiden henkilöstöhallinnon päätökset, työ/virka sopimukset, keskeytykset ja muita palvelussuhdetta koskevia päätöksiä Järjestelmän tiedot ovat pääosin määrämuotoisia sisältäen: henkilön nimi- ja osoitetiedot, henkilötunnuksen, tehtävää ja palkkaa kuvaavat tiedot yms. Suorituksen johtamisen järjestelmä (Web-Ags) sisältää: henkilötiedot, työpaikkatiedot, poissaolot ja palkkatiedot. 6. Säännönmukaiset tietolähteet kts. 1) Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää päivitetään palkan-, palkkioiden antamilla tiedoilla palvelussuhteen alkaessa ja aikana sekä päätöksentekijöiden tekemillä palvelussuhteita tai luottamushenkilöitä koskevilla päätöksillä. Jokaisen palkka-ajon yhteydessä päivitetään laskentakauden palkkaan vaikuttavat tiedot. - toimialoilta; työsopimukset ja muut henkilöstöä koskevat päätökset - palkansaajalta; henkilötiedot, osoitetiedot, pankkiyhteys, ay-valtakirja - verottajalta; verokorttitiedot suorasiirtona

3 TIETOSUOJASELOSTE Sivu 3 /5 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään rekisteröidyt henkilöt saavat tärkeimmistä perustiedoista, maksetusta palkasta ja palkanpidätyksistä erittelyn jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Henkilön identifiointitiedot ja tiedot maksetusta palkasta luovutetaan vuosittain sisäisen tarkastuksen ja tarkastustoimintaa avustavien rekistereiden käyttöön. Yksilötason henkilötietoja luovutetaan massasiirtoina ao. lakien perusteella verottajalle, eläkevakuutuslaitoksille ja valtion tilastokeskukselle. Eräitä perushenkilötietoja, kuten henkilön nimi, tehtävänimike, virasto jne. luovutetaan kaupungin taloushallinnon raportointijärjestelmään ja työterveyshuollon tietojärjestelmään. Tiedot peritystä ammattiyhdistysjäsenmaksusta luovutetaan työntekijän antaman valtakirjan perusteella ammattiyhdistykselle. Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain edellä mainituilla tavoilla eikä tietoja siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. - verottajalle vuosiansiot vuosittain (työantajan velvollisuus) - palkkatiedot eläke- ja vakuutusyhtiöille (työnantajan velvollisuus) - jäsenmaksutiedot ammattijärjestöille (tilitys velvollisuus) - tarvittaessa palkkatiedot Kelalle henkilöittäin - julkisuuslain perusteella palkkatietoja pyydettäessä perustellusta syystä yksityiselle henkilölle - pääluottamusmiehille palkkatiedot ym. sopimuksen mukaan - palkkatodistukset - palvelutodistukset - kaupungin sisäistä toimintaa varten raportteja johdolle/esimiehille palkoista, keskeytyksistä 8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto

4 TIETOSUOJASELOSTE Sivu 4 /5 B ATK:lla käsiteltävät tiedot ATK:lle talletetut tiedot Tietojärjestelmiä käytetään verkkoympäristössä. Palvelinlaitteet on sijoitettu kaupungin asianmukaisesti suojattuihin konesaleihin palvelun kriittisyyden perusteella määriteltyjen valvonta- ja hallintapalvelujen piiriin. Palvelimet ovat kaupungin sisäverkossa. Käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät salasanat rekistereihin annetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja ne määritellään erikseen eri tietojärjestelmiin ja henkilörekistereihin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Järjestelmien kaikkia käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilöstöhallinnon järjestelmiin ja osarekistereihin sisältyy henkilöitä koskevia tietoja, joista osa on salassa pidettäviä ja arkaluonteisia tai joita koskee luovutusrajoitus. 9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Perusteet: Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 : Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Asiakirjoista perittävät maksut perustuvat voimassa olevaan Kuusamon kaupunginhallituksen päätökseen. Kenelle tarkastuspyynnöt osoitetaan: Hallinto- ja talousjohtajalle. Perusteet: Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 : Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Kenelle tarkastuspyynnöt osoitetaan: Hallinto- ja talousjohtajalle. 11 Muut mahdolliset oikeudet

5 TIETOSUOJASELOSTE Sivu 5 /5