Henkilöstöpalvelujen vastuunjakotaulukko

Transkriptio

1 Dnro 1 (11) HENKIÖSTÖPAVEUJEN VASTUUNJAKOTAUUKKO = lisäpalvelu Henkilöstöpalvelut 1 Palkkaus, palkitseminen ja palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen hallinta Henkilö- ja palvelussuhdetiedot Budjetoidun toimen luonti -lomakkeen tallentaminen (portaalilomake) Budjetoituihin toimiin liittyvien muutosten ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä akkautettavien budjetoitujen toimien ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä Budjetoituihin toimiin liittyvien muutostietojen tallentaminen järjestelmään Budjetoitujen toimien lakkauttaminen Uusien ja muuttuneiden henkilö- ja palvelussuhdetietojen sekä palkkatietojen tallentaminen portaalissa (Huom! Mikäli kyseessä uusi henkilö joka tulee määräaikaisesti toisesta Kieku virastosta, tulee lähtevässä virastossa olla tehtynä virkavapaus ja lepäävyystieto palvelussuhteelle, jotta kaikki tiedot päivittyvät palvelussuhteen luonti -lomakkeen kautta oikein. Mikäli näin ei ole, tulee tietoliikenne -infotyypin käyttäjätunnustiedon päivittämisestä toimittaa palvelupyyntö palvelukeskukseen.) Henkilö- ja palvelussuhdetietojen muutosten ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä niiden tietojen osalta, joita ei voi ilmoittaa portaalilomakkeella Henkilö- ja palvelussuhdetietojen muutosten tallentaminen niiden tietojen osalta, joita ei voi ilmoittaa portaalilomakkeella Portaalissa tallennettujen virheellisten tietojen korjauspyynnön toimittaminen ATpalvelupyynnöllä Portaalissa tallennettujen virheellisten tietojen korjaaminen AT-palvelupyynnön perusteella Organisaatiohallinta Yksittäisten henkilöiden nimike- ja/tai kustannuspaikka/toimintayksikkömuutosten ilmoittaminen portaalilomakkeella Nimikirjatiedot Nimikirjaa ja/tai palvelusaikalaskentaa varten tarvittavien alkuperäisten asiakirjojen tarkistaminen ja jäljennösten ottaminen Palvelusaikalaskentavaikutusten merkitseminen asiakirjajäljennöksiin ja jäljennösten toimittaminen palvelukeskukseen Nimikirjatietojen ylläpitäminen Nimikirjanotteen allekirjoittaminen ja antaminen virkamiehelle, virastolle tai Valtiokonttorille/Kevalle Palvelussuhteen päättyessä nimikirjanotteen toimittaminen virkamiehelle sekä nimikirjanotteen arkistokappaleen toimittaminen virastoon ilman erillistä pyyntöä Nimikirjanotteen luovuttaminen ulkopuolisille

2 Dnro 2 (11) Palvelusaikalaskenta Työura- ja keskeytystietojen toimittaminen palvelukeskukseen ja palvelusaikavaikutusten merkitseminen asiakirjoihin Palvelusaikalaskennan suorittaminen palvelusaikalaskennan sovelluksessa sekä laskennan tekninen hyväksyminen Palvelusaikalaskennan päätöksen tekeminen Palvelusaikalaskenta, vuosilomaoikeudet Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan laskenta WebPalvelusaikalaskennassa Vuosilomapäivien laskenta palkka-ajojen yhteydessä Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan ilmoittaminen virastolle (uuden henkilön palvelussuhteen alkaessa ja kun 15 vuotta tulee täyteen) Päätöksen tekeminen vuosilomaan oikeuttavasta palvelusajasta WebPalvelusaikalaskennasta vuosilomaan oikeuttavasta ajasta hälytyslistan laskettaminen ja toimittaminen asiakkaalle 2 krt/v (touko- ja marraskuussa) henkilöistä, joilla täyttyy 15 vuotta vuosilomaan oikeuttavaa aikaa ko. vuoden aikana Palvelusaikalaskenta, kokemusosa tai kokemuslisä, valtion virka-ansiomerkki ja kunniamerkit Työura- ja keskeytystietojen tallentaminen Palvelusaikalaskennan suorittaminen palvelusaikalaskennan sovelluksessa Palvelusaikalaskelman tulostaminen Päätöksen tekeminen kokemusosaan oikeuttavasta palvelusajasta Palvelussuhteen päättäminen Huolehdittava, että lomat ja poissaolot ovat ajan tasalla palvelussuhteen päättymispäivään asti Palvelussuhteen päättäminen irtisanoutumis-lomakkeella portaalin kautta Palvelussuhteen päättymisilmoitus -lomakkeen toimittaminen irtisanoutumisen yhteydessä AT-palvelupyynnön liitteenä palvelukeskukseen, mikäli irtisanoutumislomaketta ei voi käyttää Palvelussuhteen päättäminen irtisanoutumisen yhdeydessä SAP HCM (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Ero- tai irtisanoutumistietojen sekä muiden lähtötietojen toimittaminen palvelukeskukseen (ilmoitus maksettavista lomakorvaus- ja lomarahapäivistä sekä tieto, minkä lomanmääräytymisvuoden lomista on kyse) opputilin käynnistäminen ogica Palkat Palvelussuhteen päättymistodistuksen tulostaminen, allekirjoittaminen ja toimittaminen virkamiehelle / tarvittaessa Kevaan Vanhuus- tai työkyvyttömyyseläkehakemuksen liitteeksi tulevien palkkatietojen toimittaminen eläkelaitokselle Palvelusaikatodistuksen antaminen Siirtoilmoitus Ilmoitus palvelukeskukseen henkilön siirtymisestä toiseen valtion virastoon / toisesta valtion virastosta Henkilön siirtyessä toisen viraston palvelukseen lomansiirtoilmoituksen tietojen tarkastaminen ja työnantajan valtuutuksen perusteella hyväksyminen ja toimittaminen tiedoksi vastaanottavalle virastolle sekä palvelukeskuksessa kyseisen viraston palkanmaksua hoitavaan palveluryhmään Toisesta valtion virastosta tulleen lomansiirtoilmoituksen tietojen tallentaminen omansiirtoilmoituksella ilmoitettujen sairauspoissaolopäivien kertymien seuraaminen manuaalisesti

3 Dnro 3 (11) Palkanlaskenta Yleinen neuvonta ja ohjeistus Palkanlaskentaan liittyvistä asioista tiedottaminen ja ohjeistus (esim. palkka-ajoaikataulut) VES / TES -asioihin, palkkausjärjestelmiin ja työnantajapäätöksiin liittyvä tulkinta, ohjeistus ja tiedottaminen Palkkajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavat tiedot Palkan kirjanpidon seurantakohteiden määrittäminen (portaalilomakkeet ja Ajanhallinta) Palvelussuhteelle maksettavien uusien tai muuttuneiden palkanosien ja palkkioiden tallentaminen (portaalilomakkeet) Asiakkaan tulee sopia erikseen suoritusarviointeihin liittyvän massa-aineiston toimitusaikataulu palvelua tuottavan palveluryhmän kanssa Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten ilmoittaminen palvelukeskukseen (massamuutokset) Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten tallentaminen järjestelmään (massamuutokset) Omalle henkilöstölle maksettavan palkkion osalta palkkiomaksu -lomakkeen tallentaminen (portaalilomake) Tuntipalkkaisten aikapalkkatietojen ylläpito mikäli virastossa on tuntipalkkaisia (Ajanhallinta) SAP HCM:n tuottamien tietojen käsittely välitaulussa ja siirtäminen CGI Palkkaan Palkka-aineiston tarkastaminen Palkka-aineiston tarkastamisessa havaittujen virheiden/puutteiden ilmoittaminen asiakkaalle Korjauksen ilmoittaminen palvelukeskukselle AT-palvelupyynnöllä Asiakkaan ilmoittaman korjauksen tekeminen lähdejärjestelmään Pidennetty työaika Pidennetyn työajan maksamiseen vaikuttavien tietojen ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä Pidennetyn työajan aiheuttaman korvauksen laskeminan, järjestelmään tallentaminen ja maksaminen Palkkiot (ulkopuoliset palkkionsaajat) CGI Palkat Palkkionsaajan palvelussuhteen määrittely (esim. luennoitsija, tulkki) Tiliöidyn ja hyväksytyn palkkiolaskun kopion toimittaminen palvelukeskukseen liitteineen Palkkionsaajan ja palkkion tietojen tallentaminen Palkkiosta perittävien työnantaja- ja työntekijämaksujen määrittely (CGI Palkat) Työ- ja käyttökorvaukset Työ- ja käyttökorvauksen palvelussuhteen määrittely Tiliöidyn ja hyväksytyn työ- ja käyttökorvauslaskun kopion toimittaminen palvelukeskukseen liitteineen Työ -ja käyttökorvausten tietojen tallentaminen järjestelmään ja maksaminen Yritystoimintaa harjoittavan yhtiön tai yhteisön, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, työ - ja käyttökorvauksista ennakonpidätyksen suorittaminen sekä suorituksen ilmoittaminen verottajalle

4 Dnro 4 (11) Apurahat Budjetoidun toimen luonti -lomakkeen tallentaminen (portaalilomake) Apurahansaajan henkilö- ja palvelussuhdetietojen ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä Apurahansaajan henkilö- ja palvelussuhdetietojen ja verottajan vaatimien tietojen tallentaminen (SAP HCM) Ilmoitettujen apurahojen maksamisen seuranta Palkasta perittävät osat Verokorttien toimittaminen palvelukeskukseen tarvittaessa Verottajalta suorasiirtona saatujen verokorttitietojen vastaanottaminen ja uusien verokorttija muutosverokorttitietojen tallentaminen Jäsenmaksuvaltakirjojen toimittaminen palvelukeskukseen Jäsenmaksutietojen tallentaminen järjestelmään Alkuperäisen maksukiellon toimittaminen palvelukeskukseen Maksukiellon tallentaminen järjestelmään Maksukiellon palauttaminen ulosottovirastoon palvelussuhteen päättyessä Vuosilomatietojen käsittely Vuosilomaoikeuksien laskettaminen (päivittyy palkka-ajon yhteydessä kuukausittain) Vuosilomaoikeuksien laskettaminen tarvittaessa yksittäisille henkilöille (esim. uudet henkilöt, määräaikaisuuksien jatkojen ja muutosten yhteydessä, palvelussuhteen päättymisen yhteydessä) Vuosilomiin liittyvien sopimusten tekeminen, hyväksyminen ja seuranta itsepalvelutoiminnolla Vuosilomajakson tallentaminen ja hyväksyminen itsepalvelutoiminnolla Vuosilomasuunnitelman vahvistaminen Vuosilomalain 29 :n mukaisen lomakirjanpidon pitäminen Vuosilomalisä omaoikeuspäivien mukaisen vuosilomalisän maksaminen lomarahan maksun tai loman pidennyksen yhteydessä Vuosilomalisien maksaminen palvelussuhteen päättyessä omaraha omarahan maksamisesta ilmoittaminen palvelukeskukseen (maksupäivä, mikäli virastossa käytössä tarkentava virkaehtosopimus) omarahojen maksaminen virkaehtosopimuksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä asiakkaan ilmoituksen perusteella Vuosilomakorvaus omakorvauksen maksaminen asiakkaan ilmoituksen/päätöksen perusteella palvelussuhteen päättyessä tai varusmies- tai siivilipalvelukseen ryhdyttäessä Prosenttiperusteinen vuosilomapalkka Vuosilomapalkan tallentaminen ja maksaminen asiakkaan ilmoituksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisä Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisän maksaminen Poissaolojen käsittely Poissaolojen ilmoittaminen oikea-aikaisesti itsepalvelutoiminnolla Virheellisesti tallennetun poissaolon poistaminen, peruutuksen hyväksyminen ja uudelleen tallentaminen Poissaolojen hyväksyminen

5 Dnro 5 (11) Itsepalvelutoiminnolla ilmoitettujen poissaolojen seuranta (nimikirja) Virkamiehellä vuoden yhtäjaksoisen sairauspoissaolon täyttymisestä ilmoittaminen Palkeisiin palkanmaksua varten AT-palvelupyynnöllä Poissaolon palkkavaikutuksen tarkastaminen Takautuvat poissaolot (yli 30 päivää vanha), joita ei enää voi ilmoittaa portaalin kautta, toimittaminen AT-palvelupyynnöllä palvelukeskukseen Takautuvat poissaolot (yli 30 päivää vanha), joita ei enää voi ilmoittaa/poistaa portaalin kautta, tallentaminen järjestelmään Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi toisen viran/tehtävän hoitamisen vuoksi myönnetyn virkavapaan/työstä vapautuksen perusteella (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi yli 3 kk yhdenjaksoisesti kestävissä muissa poissaoloissa esim. sairauspoissaolo (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Korvausten käsittely Sairauspäivärahakemukset ääkärintodistuksen toimittaminen Kelalle, kun omavastuuaika ylittyy Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) Palkkatietojen ilmoittaminen Kelalle (Y17-lomake) työnantajien sähköisessä asiointipalvelussa Valituksen tekeminen hylätystä sairauspäivärahasta Tapaturmakorvaushakemukset Työtapaturmatapauksissa vakuutustodistuksen täyttäminen ja toimittaminen lääkärille tai sairaalaan Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen tekeminen ja lähettäminen Valtiokonttorille Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) Tapaturma/ammattitauti-ilmoitukseen liittyvän palkkatiedon lähettäminen Valtiokonttoriin Valtiokonttorin työtapaturma- /ammattitautipäätöksestä kopion toimittaminen palvelukeskukselle Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kielteisen tapaturmapäätöksen johdosta palkkatietojen toimittaminen Kelalle (sairauspäivärahan hakeminen) Vanhempainetuushakemukset Vanhempainetuushakemuksen tekeminen Kelalle (palkansaaja) Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi ja syntymäaika ja ajanjakso) Ilmoitus Kelalle työnantajan maksamasta palkasta sähköisen asiointipalvelun kautta Vuosilomakustannuskorvausten seuranta ja hakeminen Kelalta säädetyssä ajassa Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kuntoutushakemukset Kuntoutushakemuksen tekeminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle. Virkamies voi itsekin hakea. Osallistumistodistuksen toimittaminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) Palkkatietojen ilmoittaminen kuntoutuksen ajalta sähköisen asiointipalvelun kautta Kelalle tai lomakkeella Valtiokonttorille tai Kevalle Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen

6 Dnro 6 (11) Osasairausvapaa Osasairausvapaaseen liittyvä asiointi Kelan kanssa Osasairausvapaan ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä Palkeisiin Osasairausvapaan tallentaminen järjestelmään Täydennysosan laskemiseen ja maksamiseen vaikuttavien tietojen toimittaminen Palkeisiin askea täydennysosan suuruus asiakkaan ilmoittamien tietojen perusteella ja tallentaa tieto järjestelmään maksamista varten Muut poissaolohakemukset Vuorotteluvapaaseen liittyvät valmistelutehtävät sekä asiakirjojen toimittaminen TEtoimistolle, työttömyyskassalle ja/tai palkansaajalle Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen pyytäminen AT-palvelupyynnöllä Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen toimittaminen Hakemuksen tekeminen Kelalle työpaikkaterveydenhuollon kustannusten korvaamiseksi Valtiokonttorin, Kelan ja Kevan päätösten käsittely Alkuperäisten päätösten vastaanottaminen ja arkistointi Valtiokonttorin ja Kevan päätöksistä kopion toimittaminen palvelukeskukseen Valtiokonttorista, Kelasta ja Kevasta saatujen päätösten seuranta Myönteisen päivärahapäätöksen tietojen tallentaminen järjestelmään Veronalaiset matka- ja matkapäiväkorvaukset ja verottajalle ilmoitettavat muut korvaukset Veronalaisten päivärahojen ja matkapäiväkorvausten siirtotiedoston vastaanottaminen ja siirtyneen tiedon tarkastaminen ähdeverovelvolliselle suoritettujen muiden kuin veronalaisten suoritusten ilmoittaminen palvelukeskukseen Siviilipalvelusta suorittavien henkilöiden henkilötietojen sekä päivä- ja ruokarahan maksutietojen tallentaminen Palkka-ajot ja tulosteet sekä niihin liittyvät toimenpiteet Palkka-ajoa edeltävät ajot Aikataulujen mukaiset massa-ajot Palkka-ajo (2 kk) Palkka-ajosta muodostuvien tulosteiden käsittely Siirto pankkiin (Maksuluettelo) Maksuluettelon numero- ja asiatarkastaminen sekä hyväksyminen Pankkiaineiston siirtäminen jakajapankkiin Palkkalaskelmat Portaaliin Palkkalaskelmat Itellaan Rahakas-aineiston muodostus Muut massapäivitysajot mm. poissaolojen massapäivitys Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; palkkataulukkojen toimittaminen palvelukeskukseen pyydetyssä aikataulussa Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; tallentaa taulukot / ajaa ajot Palkkaluettelo Palkkaluettelon numerotarkastus ja reitittäminen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Palkkaluettelon asiatarkastus ja hyväksyminen Muutosluettelo Muutosluettelon ajaminen ja siirtäminen Rondo-arkistoon

7 Dnro 7 (11) Maksupäiväkohtainen kirjanpito-ajo Kirjanpitoajon käynnistys Kirjanpitoon muodostuvien tositteiden numerotarkastus ja reitittäminen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Kirjanpitoon muodostuvien tositteiden asiatarkastaminen ja hyväksyminen Palkkakirjanpito Palkkakirjanpitoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen portaalissa oikeaaikaisena sopimustietojen yhteydessä Viraston tallentamien seurantakohteiden vastaanottaminen välitaulun kautta CGI Palkkoihin Kirjanpitoon siirtyneiden virhelistojen toimittaminen asiakkaalle korjaamista varten Palkkakirjanpidon virheisiin liittyvien oikeiden seurantakohdetietojen toimittaminen ATpalvelupyynnöllä Palkkakirjanpidon virheiden korjaaminen sopimuksen seurantakohdetietoihin (SAP HCM) ja muutosten vastaanottaminen välitaulun kautta CGI Palkkoihin Palkkakustannusjako Palkkakustannusjakoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen oikea-aikaisena sopimustietojen yhteydessä (Ajanhallinta, CATS) Sopimusten seurantakohdetietojen muutosten tekeminen ajoissa portaalin lomakkeella. Työajan kohdentaminen (Ajanhallinta /CATS) Kohdistustapahtumien tarkastaminen, (erityisesti pakolliset seurantakohteet), korjaaminen ja tapahtumien hyväksyminen aikataulun mukaisesti (BI hyväksymättömät / hyväksytyt tunnit) Muut ajot Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen siirtäminen Kevalle Tahti-siirtoajon käynnistäminen Tahti-siirtoajossa tulleen virhelistan toimittaminen asiakkaalle tarvittaessa Tahti- siirron virhelistalla olevien korjattavien tietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen viipymättä Tahti-siirrossa ilmenneiden virheiden korjaaminen lähtöjärjestelmään Tahti-aikataulujen mukaisesti Koulutukseen sekä virkistys-, luottamusmies-, yhteistoiminta- sekä työsuojelutoimintaan käytetyn työajan ilmoittaminen web-lomakkeella Tahtiin, mikäli tiedot eivät siirry SAP HCM:stä Muiden työvoimakustannusten ilmoittaminen web-lomakkeella Tahtiin omapalkkavelka-ajo tilinpäätöstä varten omapalkkavelka ja luontoiseturaporttien toimittaminen palvelukeskuksen kirjanpidon palveluryhmään ja asiakkaalle Verokorttien suorasiirtotietojen tilaaminen ja vastaanottaminen järjestelmään Vuosi-ilmoitusajon käynnistäminen Palkkatodistuksen ja vastaavien selvitysten antaminen palkansaajalle pyydettäessä Palkkatodistuksen antaminen Todistus lähdeverovelvolliselle Suomesta saadusta tulosta Ansionmenetystodistuksen antaminen Muut selvitykset Selvitys TEM:n määrärahan käytöstä TE-toimistolle Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen (Keva) tarkastaminen ja tarvittaessa korjaus

8 Dnro 8 (11) Reskontran ulkopuoliset maksut (nettomaksut) ja laskutuspyynnöt (palkan palautukset) Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnön määrän laskeminen ja ilmoittaminen virastolle Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnöstä tietojen tallentaminen järjestelmään Maksutositteen tekeminen reskontran ulkopuolisesta maksusta ja toimittaminen maksatukseen Myyntilaskulomakkeen ja asiakasrekisterin päivityslomakkeen toimittaminen laskutukseen palkan laskutuspyyntötilanteissa Reskontran ulkopuolisen maksun asiatarkastaminen ja hyväksyminen askutuspyynnön asiatarkastaminen ja hyväksyminen Tilitykset Ennakonpidätysten, lähdeverojen ja sosiaaliturvamaksujen tilitys Eläkemaksujen, sekä tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksujen tilitys Jäsenmaksu- ja ulosottotilitykset Tilitysten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Tilitysten numero- ja asiatarkastaminen sekä hyväksyminen Tilityksiin liittyvät selvitykset Kausivero- ja vuosi-ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen verottajalle Kausiveroilmoitusten laatiminen ja toimittaminen verottajalle Kausiveroilmoitusten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Verottajan vuosi-ilmoitustietojen siirtoajon käynnistäminen ja tarkastaminen sekä vuosiilmoituksen laatiminen Kevalle toimitettavat ilmoitukset eläkemaksuista ja Työttömyysvakuutusrahastolle selvitykset työttömyysvakuutusmaksuista sekä Valtiokonttorille tapaturma- ja taloudellisen tuen maksuista Jäsenmaksutietojen toimittaminen liitoille/ammattijärjestöille (4 vuosi) Palkkasaamisten ja palkkaselvittelytasetilien seuranta Palkkoihin liittyvien tilien muistiotositteiden laatiminen, mikäli oikaisuvientiä ei voida tehdä palkkajärjestelmän kautta Tarvittaessa tehtävä palkkaselvittelytasetilien ja palkkatasetilien osalta tilinpäätökseen liittyvä selvitys tilien saldoista Ilmoitus johtoon kuuluvista virkamiehistä henkilösivukulujen erittelyn (tilinpäätös liite 5) laatimista varten Henkilöstökulujen erittelyn (tilinpäätös liite 5) laadinta Verotilin hallinnointi työnantajasuoritusten osalta isäpalvelut Organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito Tiedon toimittaminen organisaatiorakenteesta ja siihen liittyvistä budjetoiduista toimista palvelukeskukseen Organisaatiorakenteen luominen Organisaatiomuutosten toteuttaminen Budjetoitujen toimien perustaminen ja ylläpito (ei yksittäiset) Ajanhallinnan runkosuunnitelman arkipyhien merkintä vapaapäiviksi Palkeet lähettää Ajanhallintaa käyttäville virastoille muistutuksen tilausaikataulusta Asiakas lähettää AT-tiketillä tilauksen Palkeisiin Palkeet toteuttaa tilauksen Palkeet ilmoittaa AT-tiketillä työn valmistumisesta asiakkaalle

9 Dnro 9 (11) Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät Työsuhdematkalipputietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen iikunta- ja kulttuuriseteleiden omavastuuosuuden perintätietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen Palkasta perittävien muiden erien ilmoittaminen palvelukeskukseen (esim. vuokra, autopaikka, lounassetelit, jumppamaksut jne.) Palkasta perittävien muiden erien tallentaminen 2 Rekrytointi isäpalvelut Asiakasvirastolle muutoin kuin Valtiolle.fi -järjestelmän kautta saapuneiden hakemusten tallentaminen Valtiolle.fi -järjestelmään Muutoin kuin Valtiolle.fi-järjestelmän kautta tulleiden hakemusten toimittaminen palvelukeskukseen Hakemusten tallentaminen Valtiolle.fi -järjestelmään Valtion yhteisilmoittelu Ilmoitteluun liittyvän materiaalin kerääminen/linkkien lisääminen ja päivittäminen Webropol-ohjelman toimivuus omakkeiden suunnittelu (VM) omakkeiden toteutus ja tekninen ylläpito (VM/VK) Tietojen antaminen lomakkeen avulla ja annettujen tietojen oikeellisuus Ilmoitustilan varaaminen ja tietojen kokoaminen aikataulun mukaan yhteisilmoitusta varten Ilmoituksen graafisen ulkoasun suunnittelu ja toteutus (mainostoimisto) askutusperusteiden kokoaminen ja täsmäyttäminen (liitteiden teko) askutus ja maksujen seuraaminen Raportointi 3 Matkustus Matka- ja kululaskujen maksaminen Matkaennakoiden valvonta Matkaennakoiden valvonta iikaa maksettujen matkaennakoiden perimisen valvonta ja tietojen toimittaminen palvelukeskukselle Maksun tulotilille saapumisen valvonta Matkaennakon merkitseminen takaisinperityksi Matkustuksen ja muiden kulujen laskutus Ostotapahtumien toimittaminen matkahallintajärjestelmään Ostotapahtumien sisäänluvun lokin tarkistaminen ja selvittäminen Matka- ja kululaskun tekeminen (matkasuunnitelmasta), ennakkotiedon ja ostotapahtumien kohdistaminen Paperisten liitteiden skannaaminen Matkalaskun tai kululaskun asiatarkastaminen, hyväksyminen / hylkääminen Verollisten korvausten hakeminen Verollisten korvausten asiatarkastaminen ja hyväksyminen Verollisten korvausten siirtäminen palkanlaskentaan Ostotapahtumien valvonta Avoimien tapahtumien valvominen

10 Dnro 10 (11) Matkustuksen kulujen maksatukseen siirto Maksatustiedoston muodostaminen Kirjanpitotiedoston muodostaminen Arkistoon siirtymisen valvonta Täsmäyttäminen Automaattitäsmäytyksen tekeminen Täsmäytysten liittäminen ostolaskuun (ostotapahtumat) Maksuaikakortti- ja matkatililaskujen täsmäyttäminen palvelujärjestelmään ja täsmäytysraportin liittäminen Verottomat korvaukset verottajan vuosi-ilmoitukseen Verottomien matkakustannuskorvausten osalta verottajan vuosi-ilmoitustietojen siirtoajon käynnistäminen ja tarkastaminen sekä vuosi-ilmoitustietojen toimittaminen palvelujärjestelmästä verottajalle aikataulun mukaisesti Kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuulumattomien matkustajien matkalaskut (kertamatkustajat) Kertamatkustajatietojen ylläpitäjäroolin tilaus Kertamatkustajatietojen ylläpitäjäroolin toteutus Kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuulumattomien matkustajien tietojen kerääminen Kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuulumattomien matkustajien matka- ja kululaskun laatiminen askun tiliöiminen, asiatarkastus ja hyväksyminen Maksamisratkaisun toimittajan käyttäjätunnusten hallinnointi palvelukeskuksen henkilöstön osalta Oikeus hyväksyä muutokset maksamisratkaisun toimittajan verkkopalvelun käyttäjätunnuksiin palvelukeskuksen henkilöstön osalta Oikeus hyväksyä muutokset maksamisratkaisun toimittajan manuaalisiin aineistonoutoihin liittyviin käyttäjätunnuksiin palvelukeskuksen henkilöstön osalta isäpalvelut EU-matkakorvausten käsittely Korvauslaskelman laatiminen ja lähettäminen palvelukeskukselle Korvauslaskelman tarkastaminen Matkakustannusten korvauskelpoisuuden tarkastaminen Epäselvien tapahtumien selvittäminen askelman siirtäminen Rondoon menotositteeksi askelman perustietojen täydentäminen askelman asiatarkastus ja hyväksyminen askelman maksaminen ja kirjaaminen määrärahasta Neuvonta ja yhteydenpito EU-neuvostoon Matkalaskutositteiden ja liitteiden arkistointi Yhteyshenkilötietojen ja maksatustietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen. Kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuulumattomien matkustajien matkalaskujen käsittely Kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuulumattomien matkustajien tietojen kerääminen Kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuulumattomien matkustajien matka- ja kululaskun laatiminen askun tiliöiminen, asiatarkastus ja hyväksyminen askujen toimitus palvelukeskukseen askujen tallennus palvelujärjestelmään askujen reititys asiatarkastajalle

11 Dnro 11 (11) Matka- ja kululaskujen tarkastus Matkasuunnitelman laatiminen ja hyväksyminen sekä matkan asiallisuuden tarkastaminen askun laatiminen ja tarvittavien liitteiden liittäminen askun tarkastaminen askun korjaaminen ja täydentäminen pyydettäessä askun reitittäminen hyväksyjälle Matkan tai kulun asiallisuuden tarkastaminen (ml. matkasuunnitelman olemassaolo) ja laskun hyväksyminen Tilinpäätöksen yhteydessä seuranta oman aikataulunsa mukaisesti - matkasuunnitelmat, joita ei ole lähetetty hyväksyttäväksi - hyväksytyt matkasuunnitelmat, joista ei ole tehty lopullista matkalaskua - matkaennakoiden merkitseminen matkalaskulle - kohdistamattomat ostotapahtumat - ostotapahtumat, joista ei ole tehty kululaskua - laskut, joita ei ole hyväksytty ARKISTOINTI Alkuperäisen palkka-aineiston arkistointi tapahtuu asiakkaan AMS:n mukaisesti Palvelukeskus ajaa asiakkaan Rondoon arkistoitavaksi seuraavat palkanlaskentaan liittyvät tulosteet - palkkaluettelo - muutosluettelo - palkkakirjanpidon ja kustannusajon kirjanpitotositteet - maksuluettelo (pankkiyhteenveto pankeittain) - selvitys TEM:n määrärahan käytöstä - jäsenmaksujen neljännesvuosiselvitykset - palkkakortti - vuosiansiot - vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtaiset erittelyt ja yhteenveto - vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtaiset korjauslomakkeet - työnantajan kausiveroilmoitukset - tilitystositteet