Palvelun tuottaja kuvaa tällä liitteellä tarjoamiensa palveluiden laadullisen tavoitetason ja asiasisällön. Asia on muotoa tärkeämpi.

Transkriptio

1 1 Liite 1 b - Eurajoen kunta Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Saatesanat Palvelun tuottaja kuvaa tällä liitteellä tarjoamiensa palveluiden laadullisen tavoitetason ja asiasisällön. Asia on muotoa tärkeämpi. Palvelukuvauksissa voidaan kuvata ja sopia myös työn- ja vastuunjakoa toimittajan ja asiakkaan kesken. Varsinainen tehtäväkohtainen vastuunjakotaulukko on kuitenkin liitteessä 3a. Toimitusehdot kuvaavat palvelun tuottajan palvelulupausta määräajoista. Luvatun määräajan ehtona on usein myös asiakkaan vastuu toimia sovitussa määräajassa tai muodossa. Tässä liitteessä on kuvattu pääasiassa palveluympäristöä, jossa tiedot kulkevat asiakkaan, palvelun tuottajan ja ulkoisten toimijoiden välillä sähköisesti, sekä palvelut sellaisena kuin ne asiakkaalle tarjotaan. Palvelukuvauksissa palvelun tuottajasta käytetään nimitystä palvelukeskus.

2 2 Sisällys 1 PALVELUT PALVELUKUVAUKSET VAKANSSI- JA TEHTÄVÄTIETOJEN YLLÄPITO Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot HENKILÖ-, VIRKA- JA TEHTÄVÄTIETOJEN SEKÄ PALVELUSSUHDETIETOJEN YLLÄPITO Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot VUOSILOMIEN YLLÄPITÄMINEN Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot PALVELUSSUHTEEN KESKEYTYS-/POISSAOLOTIETOJEN YLLÄPITÄMINEN Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot PALKANLASKENTA Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot PALVELUAIKALASKENTA Palvelukuvaus Tietojärjestelmät KOKOUS- JA LUOTTAMUSTOIMIPALKKIOT Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot RAPORTIT JA TILASTOT Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot PÄÄKÄYTTÄJÄTOIMINNOT Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty.

3 3 3 ASIOINTI PALVELUKESKUKSESSA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUJEN LAATUTYÖRYHMÄ... 15

4 4 Liite 1b: HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUKUVAUS 1 PALVELUT Palvelukeskus tuottaa henkilöstöhallinnon palvelut kattavana kokonaispalkanlaskentapalveluna, johon sisältyvät seuraavat palvelut: Peruspalvelut Vakanssi- ja tehtävätiedot Henkilö- sekä palvelussuhdetiedot Vuosilomien ilmoittaminen Palvelussuhteen keskeytysten ilmoittaminen ja käsittely Palkanlaskenta Palveluaikalaskenta Luottamustoimi- /kokouspalkkioiden ilmoittaminen ja käsittely Tilitykset ja viranomaisilmoittaminen Raportit ja tilastot Poikkeamaraportointi

5 5 Lisäpalvelut Työajanhallinnan pääkäyttäjäpalvelu HR-asiakaspalvelu Sähköinen arkisto Poissaolohälytys Osaamisenhallinta Suorituksenarviointi Tavoite- ja kehityskeskutelut Koulutustietojen hallinta Tehtävän kuva Lisätietojen hallinta Konsultointi- ja koulutuspalvelut Työturvallisuusseuranta ja raportointi Matkalaskut

6 6 2 PALVELUKUVAUKSET Vakanssi- ja tehtävätietojen ylläpito Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Vakanssi- ja tehtävätietojen ylläpito siten, että niistä aiheutuvat vaikutukset henkilön palvelussuhteeseen, palkkaukseen ja muihin etuihin ja oikeuksiin ovat oikeita ja oikeaaikaisia. Palvelukeskus noudattaa henkilötietojen käsittelyssä henkilötietolain 5 :n ja 32 :n mukaisia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä asiaan liittyviä salassapitosäännöksiä ja vastaa henkilötietojen käsittelystä sopimusvastuuna. Palveluun voivat sisältyä esimerkiksi: mahdollisuus ylläpitää vakansseja /tehtäviä koskevia seuraavia tietoja asiakkaan itsepalvelutoimintona: nimike hinnoittelutunnus kelpoisuusehdot työaika ja työaikajärjestelmä organisaatio (yksikkö) virka /toimi tieto eläkejärjestelmä virka- ja tehtäväjärjestelytietojen ylläpito asiakkaan itsepalvelutoimintona vakansseja /tehtäviä koskevien tietojen sähköisenä itsepalvelutoimintona ylläpitämiseen ja ilmoittamiseen tarvittava tietojärjestelmä tarvittavine ilmoituslomakkeineen ja rekisterirakenteineen automaattinen vakanssinumerointi Asiakas vastaa vakanssi- /tehtävätietojen ylläpitämisestä sähköisenä itsepalveluna. Palvelukeskus vastaa vakanssi- /tehtävärekisterin sähköisessä ylläpitämisessä tarvittavan tietojärjestelmän ylläpidosta tarvittavine ilmoituslomakkeineen ja rekisterirakenteineen. Palvelukeskuksen käsittelemien tietojen tulee olla aina asiakkaan valtuuttaman henkilön virallisesti hyväksymää. Vakanssi- /tehtävärekisterin ylläpito mahdollistaa asiakkaalle myös: palvelussuhteiden kohdistamisen tietyille vakansseille /tehtäville sekä vakanssien /tehtävien täyttämiseen liittyvän raportoinnin vakanssien /tehtävien tietoihin perustavan pohjatiedon budjetoinnin tueksi asiakaskohtaiset raportointitarpeet käsitellään tämän sopimuksen ohjausryhmässä Tietojärjestelmät

7 Toimitusehdot Vakanssi- ja tehtävätiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä <> työpäivää ennen ao. palkka-ajoa <sovitun aikataulun mukaan> Palvelu ei ole palkanlaskennan kokonaispalvelun kannalta pakollinen Asiakkaalle. Palvelua koskevat vastuunjaot on kuvattu tarkemmin Palvelusopimuksen liitteessä 2 b Henkilö-, virka- ja tehtävätietojen sekä palvelussuhdetietojen ylläpito Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Henkilötietojen sekä henkilön palvelussuhdetta koskevien tietojen ylläpito siten, että niistä aiheutuvat vaikutukset henkilön palkkaukseen ja muihin etuihin ja oikeuksiin ovat oikeita ja oikea-aikaisia. Palvelukeskus noudattaa henkilötietojen käsittelyssä henkilötietolain 5 :n ja 32 :n mukaisia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä asiaan liittyviä salassapitosäännöksiä ja vastaa henkilötietojen käsittelystä sopimusvastuuna. Palveluun sisältyvät: henkilötietojen ja henkilön palvelussuhdetta koskevien tietojen rekisteröinti valmisteltaessa sähköistä työsopimusta (sähköinen hyväksymiskierto) työsopimusten valmistelu edellyttää, että asiakkaan henkilöstöhankintaprosessi on kulkenut sähköisen rekrytointiprosessin läpi ja rekrytoidun henkilön tiedot saadaan siirrettyä sähköisestä rekrytointijärjestelmästä (jota palvelukeskus myös ylläpitää) työsopimuksen pohjaksi mikäli henkilöstöhankinta on tehty muutoin kuin sähköisen rekrytoinnin välityksellä on asiakkaan käyttöön tarjolla sähköinen palvelussuhde- ja henkilötietojen ilmoituslomake (niistä syntyvä työsopimus) itsepalvelutoimintona henkilön henkilö-, osoite, pankkitilitietojen jatkuva ylläpitäminen asiakkaan itsepalvelutoimintona (sähköinen hyväksymiskierto) sisältää sähköisen lomakkeen sekä sen säilyttämisen sähköisessä muodossa määräajan henkilön palvelussuhdetta koskevien muutosten ylläpitäminen asiakkaan itsepalvelutoimintona (sähköinen hyväksymiskierto) sisältää sähköisen lomakkeen, siitä hyväksyttäessä syntyvän päätöstulosteen sekä sen säilyttämisen sähköisessä muodossa määräajan henkilön palvelussuhteen päättäminen asiakkaan itsepalvelutoimintona toimeksiantosopimusten ja muiden sopimusten tekeminen asiakkaan itsepalvelutoimintona seuraavien osalta: Työtoiminnan työntekijät Omais- ja perhehoitajat Siviilipalvelusmiehet ennakonperintärekisteriin kuulumattomat edellä mainittuihin tietoihin ja niiden muutoksiin liittyvän laskennan ja päivityksen tietojärjestelmään

8 8 Asiakas vastaa siitä, että henkilö-, osoite- ja pankkitiliä sekä palvelussuhdetta koskevat tiedot toimitetaan palvelukeskukselle tai ovat palvelukeskuksen käytettävissä niin hyvissä ajoin, että henkilön palkka on mahdollista maksaa oikeana maksupäivänä. Palvelukeskuksen käsittelemien tietojen tulee olla aina asiakkaan valtuuttaman henkilön virallisesti hyväksymää Tietojärjestelmät Sähköisessä säilyttämispalvelussa käytetään asiakkaille tarjoamia järjestelmää Toimitusehdot Henkilö- ja palvelussuhdetiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä <> työpäivää ennen ao. palkka-ajoa <sovitun aikataulun mukaan> Palvelu on palkanlaskennan kokonaispalvelun kannalta pakollinen Asiakkaalle. Palvelua koskevat vastuunjaot on kuvattu tarkemmin Palvelusopimuksen liitteessä 2 b Vuosilomien ylläpitäminen Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Vuosilomien ylläpitäminen ja käsittely siten, että henkilön lomaoikeustiedot ovat oikein ja hänelle maksettava lomaraha oikeamääräinen. Lomarahan vapaaksi vaihtoa sekä säästövapaata koskevien tietojen käsittely on virheetöntä, niiltä osin kun asiakkaalta on itsepalvelutoimintona ilmoitettu Palveluun sisältyvät: vuosilomaoikeuksien laskeminen vuosilomasuunnittelu ja vuosilomien ajankohtaa koskevien tietojen tallentaminen järjestelmään asiakkaan sähköisenä itsepalvelutoimintona (sähköinen hyväksymiskierto) säästettävien vuosilomapäivien tallentaminen järjestelmään sähköisenä itsepalvelutoimintona (sähköinen hyväksymiskierto) lomarahan vaihtoa vastaavaksi vapaa-ajaksi koskevien tietojen tallentaminen järjestelmään sähköisenä itsepalvelutoimintona (sähköinen hyväksymiskierto) edellä mainittuihin tietoihin ja niiden muutoksiin liittyvän laskennan ja päivityksen tietojärjestelmään Asiakas vastaa siitä, että vuosilomia koskevat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä sovitun aikataulun mukaisesti. Palvelukeskuksen käsittelemien tietojen tulee olla aina asiakkaan valtuuttaman henkilön virallisesti hyväksymää.

9 Tietojärjestelmät Sähköisessä säilyttämispalvelussa käytetään asiakkaille tarjoamaa järjestelmää Toimitusehdot Vuosilomat vahvistettava <> <tes:n mukaan> Palvelu on palkanlaskennan kokonaispalvelun kannalta pakollinen Asiakkaalle. Palvelua koskevat vastuunjaot on kuvattu tarkemmin Palvelusopimuksen liitteessä 2 b Palvelussuhteen keskeytys-/poissaolotietojen ylläpitäminen Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Sairauspoissaolojen, perhe- ja koulutusvapaiden sekä muiden palvelussuhteen palkallisten tai palkattomien keskeytystietojen käsittely siten, että keskeytyksien palkkavaikutukset ovat oikein ja oikea-aikaisia. Sairaus- ja vanhempainpäivärahojen sekä vuosilomakustannuskorvausten ja kuntoutusrahaa koskevat hakemukset Kelalle tehdään virheettömästi ja sovitussa aikataulussa. Palveluun sisältyvät: mahdollisuus tehdä sairauspoissaoloihin, perhe- ja koulutusvapaisiin, harkinnanvaraisiin virkavapaus- ja työstä vapautustietoihin liittyviä sähköisiä ilmoituksia /päätöksiä asiakkaan itsepalvelutoimintona (sähköinen hyväksymiskierto) sairauspäiväraha-, kuntoutusraha ja vuosilomakustannuskorvaushakemuksen tekeminen Kelalle ja Kelan maksamien päivärahojen ja korvausten vastaanottaminen ja tulouttaminen asiakkaalle vahinkoilmoitukseen (työtapaturma, ammattitauti) liitettävien palkkatietojen toimittaminen asiakkaan tapaturmavakuutusyhtiölle Asiakas toimittaa sairauslomien käsittelyssä tarvittavat virkamiehen ja työsuhteisen työntekijän lääkärintodistukset palvelukeskukseen nimetyille henkilöille, joiden tehtäviin kuuluu lääkärintodistusten käsittely sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksin suorittamiseksi (laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 5 ). Asiakas vastaa siitä, että poissaoloja koskevat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä sovitun aikataulun mukaisesti Tietojärjestelmät Sähköisessä säilyttämispalvelussa käytetään asiakkaille tarjoamaa järjestelmää.

10 Toimitusehdot Poissaoloja koskevat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä <> <sovitun aikataulun mukaan> Palvelu on palkanlaskennan kokonaispalvelun kannalta pakollinen Asiakkaalle. Palvelua koskevat vastuunjaot on kuvattu tarkemmin Palvelusopimuksen liitteessä 2 b Palkanlaskenta Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palkan, palkkioiden ja muiden erien laskenta ja maksaminen henkilöille oikeamääräisinä ja oikea-aikaisina asiakkaan sähköisesti toimittamien ja hyväksymien päätösten mukaisesti. Maksuun pantavien palkkojen sähköinen hyväksymiskierto kustannuspaikka (palveluyksikkö) - tai esimieskohtaisesti ja palkanlaskenta-aineistojen säilyttäminen sähköisessä muodossa määräajan. Sidosryhmille pidätyksistä tehtävien tilitysten tekeminen oikeamääräisinä ja oikea-aikaisina. Virheettömän ja hyväksyttäväksi lähetettyä palkkalistaa vastaavan kirjanpitotiedoston muodostaminen ja siirto kirjanpitoon viiveettä. Palkanlaskenta-palveluun sisältyvät: palkan, palkkioiden, etuuksien, korvausten sekä työ- ja käyttökorvausten laskentaan liittyvät toiminnot asiakkaan sähköisesti toimittamien ja hyväksymien päätösten mukaisesti liittymäaineistojen tietojen vastaanotto ja kokoaminen palkka-ajoaineistoon palvelukeskuksessa käytössä olevien järjestelmien osalta palkasta tehtäviin perintöihin liittyvät toiminnot asiakkaan sähköisesti toimittamien ja hyväksymien päätösten mukaisesti lukuun ottamatta viranomaisasioita, joista tieto palkanlaskentaan muuta kautta palkasta ja palkkioista perittävien sosiaaliturva- ja eläkevakuutusmaksujen, ennakonpidätysten ja muiden palkasta tehtävien pidätysten kokoaminen edelleen tilitettäviksi maksuun pantavien palkkojen siirto maksuliike ohjelmaan palkkalaskelmien toimittaminen palkansaajille, joko e-kirjeenä tai sähköiseen verkkopankkiin Palvelukeskuksen tehtävänä on hoitaa kokonaisvaltaisesti asiakkaan palkanlaskenta, palkkakirjanpito ja kirjanpitotiedoston muodostaminen sekä palkkojen maksatus. Asiakas vastaa siitä, että palkanlaskentaan ja maksatukseen vaikuttavat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä sovitun aikataulun mukaisesti ennen palkanmaksupäivää Tietojärjestelmät Sähköisessä hyväksymiskierto- ja säilyttämispalvelussa käytetään palvelukeskuksen ja asiakkaidensa tarjoamalla käyttämällä järjestelmällä.

11 Toimitusehdot Palkat maksetaan voimassa olevien maksupäivien mukaisesti Palkanlaskentaan ja maksatukseen vaikuttavat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä sovitun aikataulun mukaisesti ennen palkanmaksupäivää <sovittu aikataulu> Palvelu on palkanlaskennan kokonaispalvelun kannalta pakollinen Asiakkaalle. Palvelua koskevat vastuunjaot on kuvattu tarkemmin Palvelusopimuksen liitteessä 2 b Palveluaikalaskenta Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Virka- ja työehtosopimusten mukainen palveluaikalaskenta kulloinkin voimassaolevin säännöin. Palveluaikaan liittyvien palkkavaikutusten ja vuosilomaoikeuden laskenta asiakkaan hyväksymien palvelussuhteiden perusteella. Palveluaikalaskenta palveluun sisältyvät: Palvelujaksojen taltiointi palvelusvuosilisään oikeuttavaksi palvelusajaksi Asiakkaan hyväksymän palveluaikapäätösten vuosilomaoikeus- ja palkkavaikutusten laskenta Tietojärjestelmät Palvelu on palkanlaskennan kokonaispalvelun kannalta pakollinen Asiakkaalle. Palvelua koskevat vastuunjaot on kuvattu tarkemmin Palvelusopimuksen liitteessä 2b Kokous- ja luottamustoimipalkkiot Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Asiakkaan hallinto- ja luottamustoimielinten tietojen ja palkkioiden maksuun liittyvien sääntöjen kattava ylläpito asiakkaan sähköisenä itsepalvelutoimintona. Em. elinten jäsenten palkkioiden ja kulukorvausten maksu asiakkaan ilmoittaman ja hyväksymän materiaalin perusteella oikea-aikaisesti ja luotettavasti yhdessä sovitun aikataulun mukaan. Palveluun sisältyvät: Asiakkaan hallinto- ja luottamustoimielinten tietojen ja palkkioiden maksuun liittyvien sääntöjen ylläpito Hallinto- ja luottamustoimielinten palkkiosääntöjen ym. ylläpito asiakkaan ilmoittamien tietojen mukaisesti Hallinto- ja luottamustoimielinten kokouspalkkioiden ilmoittaminen asiakkaan sähköisenä itsepalvelutoimintona Hallinto- ja luottamustoimielinten kokouspalkkioiden ja kulukorvausten maksatus

12 12 Luottamustoimirekisterin ylläpito Tietojärjestelmät Toimitusehdot Kokous- ja luottamustoimipalkkiot palvelukeskuksen käytettävissä ( päivää) ennen palkka-ajoa <sovitun aikataulun mukaan> Palvelu ei ole palkanlaskennan kokonaispalvelun kannalta pakollinen Asiakkaalle. Palvelua koskevat vastuunjaot on kuvattu tarkemmin Palvelusopimuksen liitteessä 2b Raportit ja tilastot Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Lakisääteiset tilastot sekä asiakkaan henkilöstörakennetta ja tilannetta kattavasti kuvaavien raporttien ja tilastojen tuottaminen asiakkaan määrittelyjen pohjalta. Valmiiden raporttipohjien tuottaminen vuosittaista henkilöstötilinpäätöstä (henkilöstöraporttia) varten sekä itsepalvelutoimintona käytettävän raportoinnin tarjoaminen jokapäiväisen henkilöstöraportoinnin ja toiminnan suunnittelun tueksi Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä ja asiakkaidensa käyttöön tarjoamilla järjestelmillä Toimitusehdot Palvelukeskus toimittaa raportit ja tilastot sovitussa aikataulussa Pääkäyttäjätoiminnot Palvelukuvaus Palvelun taso: Pääkäyttäjätoiminnot suoritetaan sovittuja menettelyjä ja määräaikoja noudattaen. Pääkäyttäjätoiminnot palveluun sisältyy: palvelukeskuksen omistamien järjestelmien pääkäyttäjätehtävät käytön tuki Palvelukeskuksen tehtävänä on ylläpitää järjestelmiä ja asiakasrajanpinnan ylittävältä osalta tukea asiakasta tietojärjestelmien käytössä. Asiakas vastaa oman organisaationsa riittävästä osaamisesta.

13 13 Suuremmat organisaatiomuutokset veloitetaan erikseen. Merkitykseltään vähäistä suuremmista asiakkaan organisaatiossa tapahtuvista muutoksista aiheutuvat työt veloitetaan asiakkaalta. Tällaisina muutoksina voidaan pitää organisaatiomuutoksia, jotka aiheuttavat muutoksia esim. raporttipohjiin ja käyttöoikeushallintaan. Laskutettavan työn määrästä sovitaan asiakkaan kanssa erikseen Tietojärjestelmät Matkalaskut Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Matkalaskujen ja päivärahojen ja niihin liittyvien kulujen maksaminen henkilöille oikeamääräisinä ja oikea-aikaisina asiakkaan sähköisesti toimittamien ja hyväksymien päätösten mukaisesti. Maksuun pantavien matkalaskujen sähköinen hyväksymiskierto asiakkaan organisaatiotaso (esim. palveluyksikkö) tai esimieskohtaisesti ja aineistojen säilyttäminen sähköisessä muodossa määräajan. Virheettömän ja hyväksyttäväksi lähetettyä maksatuslistaa vastaavan kirjanpitotiedoston muodostaminen ja siirto kirjanpitoon viiveettä. Matkalasku-palveluun sisältyvät: matkalaskujen, päivärahojen ja matkoihin liittyvien kulujen maksaminen asiakkaan sähköisesti toimittamien ja hyväksymien päätösten mukaisesti liittymäaineistojen tietojen vastaanotto ja kokoaminen palvelukeskuksessa olevien järjestelmien osalta siirto kirjanpitojärjestelmään palvelukeskuksessa käytössä olevien järjestelmien osalta maksuun pantavien matkalaskujen siirto maksuliikenne-ohjelmaan 2.11 Työajanhallinta pääkäyttäjäpalvelu Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelukeskus tarjoaa asiakkaalle työajanhallinta järjestelmän käyttömahdollisuutta esim. terveyskeskuksiin ja varhaiskasvatukseen. Palvelukeskuksessa on järjestelmän pääkäyttäjä, joka hoitaa laskennat aikataulun mukaisesti sekä kaiken käyttäjien tarvitseman tuen ohjelman käytössä. Järjestelmän kautta työaikakorvaukset hyväksytään, lasketaan ja siirretään palkanlaskentaan.

14 14 Palveluun sisältyvät: Palvelukeskus omistaa ohjelmalisenssit ja tarjoaa työvuorosuunnitteluohjelman käytön ja tuen asiakkaalle. Ohjelmalla voidaan suunnitella mm. KVTES jaksotyön, yleistyöajan ja toimistotyöajan työvuorot sekä tuottaa maksuun menevät työaikakorvaukset laskennan kautta sähköisesti palkkajärjestelmään. Pääkäyttäjän tehtävät: Yhteistyö ohjelmatoimittajan kanssa sovelluksen toimivuuden ja kehittämisen osalta Yhteistyö ICT:n kanssa ohjelman asennusten ja päivitysten osalta Ohjelman ohjaustietojen ja työvuorolistatunnusten ylläpito Ohjelman käyttäjätunnusten ylläpito Työaikakorvausten keskitetty laskenta palvelukeskuksen laatiman aikataulun mukaisesti. Koulutustarjonnan suunnittelu ja toteutus palvelukeskuksen koulutuskäytännön mukaisesti o Uusien käyttäjien koulutus käyttöönotto/käytön laajennus tilanteissa. Koulutetun käyttäjän opastus erikoistilanteissa Käyttöoppaan ylläpito Käyttäjien informointi esim. käyttökatko tms. tilanteissa Asiakas vastaa Esimies määrittelee käyttäjän oikeudet sovellukseen ja ilmoittaa ne pääkäyttäjälle käyttäjätunnuksen perustamiseksi/tai poistamiseksi Työvuorosuunnittelusta Laskentaa varten tarvittavat valmistelevat toimenpiteet (toteumamuutokset ja työaikatapahtumien valmiiksi merkitseminen) Resursseista ja ohjelman käyttöön liittyvästä osaamisesta Käyttäjän työasema täyttää järjestelmän vaatimat työasemavaatimukset Uusien lisenssien ilmoittamisesta (vakituinen henkilö työvuorosuunnittelussa) Jokainen sovelluksen käyttäjä on velvollinen ilmoittamaan pääkäyttäjälle sovelluksessa havaitsemistaan virheistä Tietojärjestelmät Toimitusehdot Laskentaa varten tarvittavat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä <Palvelukeskuksen toimittaman aikataulun mukaisesti>

15 15 3 ASIOINTI PALVELUKESKUKSESSA Palvelukeskus palvelee arkisin maanantaista perjantaihin välisenä aikana. Asiointi palvelukeskuksessa tapahtuu sähköisesti joko help desk -toiminnon tai sähköpostin välityksellä. Palvelupyynnöt otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä <kolme tuntia> Palvelupyynnöt esitetään sähköpostitse seuraaviin osoitteisiin: etiski.pori@kuntapro.fi Palvelukeskuksessa voi asioida myös puhelimitse (02) tai (03) HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUJEN LAATUTYÖRYHMÄ Toimittajan ja asiakkaan välisissä laatupalavereissa käsitellään palvelutason ja kustannusseurannan raportit vähintään kaksi kertaa vuodessa (puolivuosittain). Toimittajalla on systemaattinen menettely, jolla se vastaanottaa palveluistaan jatkuvaa palautetta. Toimittaja käsittelee ja dokumentoi saamansa palautteen. Toimittaja vastaa palveluprosessien kehittämisestä. Asiakas osallistuu kehittämistoimintaan laatupalavereissa. Käyttöönoton aikana seuranta toteutetaan perustettavassa ohjaus- ja projektiryhmässä, johon nimetään edustajat asiakkaan ja palvelun tuottajan puolelta.