HYRYNSALMEN KUNNAN AKTIIVISEN TUEN MALLI

Transkriptio

1 HYRYNSALMEN KUNNAN AKTIIVISEN TUEN MALLI TUNNISTA TYÖKYKY OK OTA PUHEEKSI SEURAA JA ARVIOI SOVI JA TOIMI

2 AKTIIVISEN TUEN MALLI/ HYRYNSALMEN KUNTA 1. JOHDANTO MIKSI? Aktiivisen tuen mallin perustelut MITÄ? Aktiivisen puuttumisen mallin tavoitteet KUKA? Organisaatiotasojen ja toimijoiden vastuunjako... 6 Työntekijä... 6 Esimies... 7 Työterveyshuollon henkilöstö... 7 Työsuojelupäällikkö ja valtuutetut sekä asiamiehet... 8 Henkilöstö- ja palkkahallinto... 8 Työyhteisön muu henkilöstö... 8 Johtoryhmä... 9 Luottamushenkilöt... 9 Ay-luottamusmiehet VARHAINEN TUKI TULEE LÄHELTÄ... 9 Milloin? Miten? TEHOSTETTU TUKI TARJOAA LAAJEMMAT TUKIMUODOT TYÖHÖN PALUUN TUKI VARMISTAA PEHMEÄN LASKUN TAKAISIN TÖIHIN Esimiehen vastuu Työntekijän vastuu Työyhteisön (työtovereiden) vastuu Työterveyshuollon vastuu PELISÄÄNTÖJÄ Ilmoitus- ja raportointikäytännöt sairauspoissaoloissa Työtapaturmat SEURANTA Yksittäisten työntekijöiden tilanteen seuranta Sairauspoissaolojen seuranta työyhteisö- ja organisaatiotasolla Aktiivisen tuen mallin mukaisten prosessien seuranta Esimiehen ja työterveyshuollon yhteispalaverit Työhyvinvoinnin seurantaryhmän tapaamiset Hyrynsalmen kunnan työhyvinvointifoorumi

3 LIITTEET LIITE 1 LIITE 2A LIITE 2B LIITE 2C LIITE 3A LIITE 3B Puheeksi ottamaminen/ muistio Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslista Neuvottelumuistio työkyvyn tuen tarpeesta Seurantapalaveri ja päätös- lomake Työhönpaluun tukeminen pitkältä sairauslomalta (tai muu poissaolo), ohjeita esimiehille Työhön paluun suunnitelma ja seuranta-lomake 3

4 1. JOHDANTO Työssä jaksamisen ja työkykyyn liittyvät ongelmat heijastuvat suoraan organisaation talouteen ja tulokseen. Sairauspoissaolot ja ennenaikainen eläköityminen tulevat työnantajalle kalliiksi sekä välittömien että välillisten sairauspoissaoloista johtuvien kustannusten sekä varhaiseläkemenoperusteisten (varhe) maksujen muodossa. Hyrynsalmen kunnan aktiivisen tuenmalli on sopimus siitä, että Hyrynsalmen kunnan henkilöstön työkykyä ja työssä jaksamista seurataan aktiivisesti. Työyhteisöissä havainnoidaan ja tunnistetaan työkykyä heikentäviä tekijöitä, otetaan niitä puheeksi ja toimitaan niiden ehkäisemiseksi. Aktiivisen tuen on kuitenkin ennen kaikkea sopimus siitä, että havaittuihin ongelmiin puututaan välittömästi ja toimitaan niiden edellyttämällä tavalla. Malli on sopimus välittämisestä. Aktiivisen tuen malli käsittää sekä varhaisen että tehostetun tuen toimenpiteet. Varhaisen tuen toimenpiteet perustuvat tilanteen jatkuvaan ja säännölliseen seurantaan. Toimenpiteet aloitetaan välittömästi kun pieninkin viite heikentyneestä työkyvystä tai työssä jaksamisen ongelmista havaitaan. Varhainen tuki tarkoittaa käytännössä puuttumista työkyky-ongelmiin sekä toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi tai sen palauttamiseksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Jos varhaisen tuen puitteissa tehdyt toimenpiteet eivät riitä vahvistamaan tai palauttamaan työkykyä riittävästi ja työntekijä on vaarassa pudota työelämästä, käynnistetään tehostetun tuen toimenpiteet. Työntekijälle pyritään löytämään polku takaisin työelämään esimerkiksi ammatillisen kuntoutuksen tai työkokeilujen kautta. Erityisesti tehostetun tuen prosessien kriittisimpiä hetkiä on paluu työhön esimerkiksi sairausloman tai kuntoutuksen jälkeen tai työkokeilun alkaessa. Aktiivisen tuen malliin on koottu käytännön toimintaohjeita näihin tilanteisiin. Se sisältää myös pelisääntöjä arjen esimiestyöhön, esimerkiksi sairauspoissaolojen käsittelyyn ja työtapaturmien selvittämiseen. Sekä varhaisen että tehostetun tuen suunnittelu ja toimeenpano edellyttävät tavoitteellista, laajapohjaista yhteistyötä organisaation eri toimijoiden kesken. Kaiken lähtökohtana on kuitenkin työkykyongelmien ennalta ehkäisy ja työhyvinvoinnin ennakoiva edistäminen osana Hyrynsalmen kunnan henkilöstöpolitiikkaa. Aktiivisen tuen mallissa panostetaan vahvasti seurantaan eri tasoilla ja tahoilla, niin ennalta ehkäisevän kuin varhaisen ja tehostetun tuen mukaisen toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi. Aktiivisen tuen -mallissa sovittuja pelisääntöjä ja toimintamalleja sovelletaan lähtökohtaisesti myös määrä- ja osa-aikaisten työntekijöiden osalta niiltä osin kun se on luontevaa ja mahdollista muuttunut sairausvakuutuslaki edellyttää, että säilyttääkseen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon korvauksen määrän nykyisellä 60 %:n tasolla, työnantajalla ja työterveyshuollolla on oltava yhteistyössä sovitut tavoitteet ja käytännöt työkyvyn hallinnan, seurannan ja varhaisen tuen toteuttamiseksi. 4

5 2. MIKSI? Aktiivisen tuen mallin perustelut Työhyvinvoinnin ja työssä jaksamisen edistämiseen tähtäävät toimenpiteet vähentävät sairauspoissaoloja ja ehkäisevät varhaista eläköitymistä eli ne ovat panostusta tuloksellisuuteen ja tuottavuuteen. Hyvinvoivat työntekijät ovat sitoutuneita ja motivoituneita hoitamaan työnsä hyvin ja vastuullisesti ja kehittämään sitä haasteellisissa tilanteissa, joissa kunnat ovat mm. palvelurakenneuudistusten ja talouden tasapainottamistoimenpiteiden puristuksessa. Työhyvinvoinnin eteen tehtävässä työssä ovat mukana kaikki kuntien toimijat: poliittinen ja viranhaltijajohto, esimiehet, työterveyshuolto, työsuojelupäällikkö ja -valtuutetut, ay-luottamusmiehet keskeisimpänä työntekijä itse. Tämä aktiivisen tuen malli on kaikkien toimijoiden käytössä oleva työkalu. Sen käyttöönoton onnistuminen edellyttää laajapohjaista, tavoitteellista ja luottamuksellista yhteistyötä kaikkien toimijoiden kesken. Hyrynsalmen kunnan aktiivisen tuen mallilla varmistetaan yhteneväiset käytännöt ja toimintatavat tilanteisiin, joissa työssä jaksamisen ongelmia havaitaan. Tavoitteena on henkilöstön yhdenvertainen ja tasapuolinen kohtelu kaikissa Hyrynsalmen kunnan työyhteisöissä. 3. MITÄ? Aktiivisen puuttumisen mallin tavoitteet Aktiivisen tuen-mallin tuloksena on työuupumuksesta tai työssä jaksamisen ongelmista johtuvien poissaolojen ja ennenaikaisten eläköitymisten vähentyminen, työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin tukeminen ja sitä kautta Hyrynsalmen kunnalla tehtävän työn tuloksellisuuden ja tuottavuuden lisääminen. Käytännössä tavoite saavutetaan: 1. määrittämällä yhteneväiset käytännöt tilanteisiin, joissa jokin seikka viittaa työkyvyn heikkenemiseen joko koko organisaation tasolla, yksittäisessä työyhteisössä tai työyhteisön jonkin jäsenen kohdalla 2. sitouttamalla organisaation ja työyhteisöjen kaikki toimijat sovittuihin käytäntöihin ja mallin mukaiseen toimintaan 3. tiivistämällä ja selkeyttämällä yhteydenpitoa ja työnjakoa henkilöstöhallinnon, työsuojelutoimijoiden sekä työterveyshuoltopalveluita tuottavien organisaatioiden kanssa 5

6 4. KUKA? Organisaatiotasojen ja toimijoiden vastuunjako Aktiivisen tuenmallin keskiössä eli työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin edistämisen kannalta tärkeimpiä toimijoita ovat työntekijä itse ja hänen lähiesimiehensä. Käytännön arkisessa työssä työntekijää ja esimiestä tukevat työterveyshuolto, työsuojelupäällikkö ja -valtuutetut sekä henkilöstöhallinto. Myös työyhteisön muilla työntekijöillä on vastuunsa työyhteisön työhyvinvoinnista. Kunnan ylin luottamushenkilö- ja viranhaltijajohto varmistaa riittävät resurssit ja oikeutuksen toimintaan. Ne myös seuraavat ja arvioivat toimintaa paitsi työhyvinvoinnin kehityksen, myös tuloksellisuuden ja taloudellisuuden näkökulmasta. Ay-luottamusmiehet puolestaan tukevat edustamiaan työntekijöitä ja seuraavat aktiivisen tuen mallin vaikuttavuutta henkilöstön kannalta. LUOTTAMUSHENKILÖT TYÖTERVEYS- HUOLTO HENKILÖSTÖ- HALLINTO JOHTO- RYHMÄ TYÖNTEKIJÄ ESIMIES HENKILÖSTÖ JÄRJESTÖT TYÖSUOJELU Työntekijä Työntekijällä on oikeus odottaa, että hänen työkyvyn tuen tarpeeseensa reagoidaan. Lisäksi työntekijällä on vastuu tuoda tuen tarve myös oma-aloitteisesti esimiehelle tiedoksi. Työntekijän tulee ensisijaisesti kääntyä aina ensin lähiesimiehensä puoleen, jos kokee tuen tarvetta työhön ja työssä selviytymiseen liittyvissä asioissa. 6

7 Mikäli työntekijä hakee ratkaisua työssä selviytymisen ongelmiin suoraan työterveyshuollosta tai työsuojeluvaltuutetulta, tästä on tiedotettava myös esimiestä. Työntekijällä on velvollisuus valmistautua ja osallistua aktiivisen tuen mallin mukaisiin esimiehen järjestämiin keskusteluihin. Hänellä on oikeus kutsua keskusteluun myös työsuojeluvaltuutettu ja/tai luottamusmies. Jos työntekijä ei voi luottaa esimieheensä työssä jaksamisen ja työssä selviytymisen ongelmien selvittelyssä, asia pitää tuoda välittömästi kaikkien osapuolten (esimies, työsuojeluvaltuutettu ja työterveyshuolto) tietoon. Työntekijän tulee tiedostaa, että myös muilla työntekijöillä on oikeus ja velvollisuus ottaa puheeksi alentuneeseen työkykyyn liittyvät havainnot joko suoraan työntekijän itsensä tai esimiehen kanssa. Työntekijän tulee huolehtia myös siitä, että vaaditut sairauslomatodistukset ym. dokumentit tulevat toimitettua esimiehelle. Esimies Esimiehen vastuulla on havainnoida aktiivisesti alaisensa henkilöstön työkyvyn tasoa. Apuvälineenä hänellä on HRM -järjestelmän sairauspoissaoloseuranta. Lisäksi esimiehen tulee tarkkailla laadullisia muutoksia, joiden kautta työkyvyn mahdollista alentumista voi tunnistaa. Jos seurannassa tulee esille työkykyyn ja työssä jaksamiseen liittyviä ongelmia, esimiehen tulee ottaa asiat puheeksi. Tarvittaessa esimies kutsuu koolle yhteisen palaverin asian käsittelemiseksi ja tarkemmaksi selvittelemiseksi. Vastuu prosessin kulusta ja seurannasta on aina esimiehellä. Työkykyyn liittyviä asioita on syytä käsitellä myös henkilöstökokouksissa ja työpaikkapalavereissa yleisellä tasolla. Luontevimmin tämä tapahtuu esimerkiksi kehityskeskustelukierroksen palautekeskustelussa, jossa esimies voi antaa palautetta työyhteisölle henkilöstön työkykyyn ja sen kehitykseen liittyvistä asioista. Esimiehen vastuulla on myös raportoida omalle esimiehelleen (esim. toimialajohtajalle) ja henkilöstöhallinnon kautta johdolle työyksikkönsä työkykyyn ja sen kehittymiseen liittyvistä (ks. kohta Seuranta) asioista. Työterveyshuollon henkilöstö Työterveyshuolto on sekä työntekijöiden että esimiesten yhteistyötaho. Työterveyshuolto tukee työntekijöitä asioiden ja ongelmien selvittelyssä esimiehen kanssa. Toisaalta työterveyshuolto auttaa myös esimiehiä tilanteen kartoittamisessa ja jatkotoimenpiteiden suunnittelussa. Työterveyshuolto osallistuu asiantuntijana esimiehen ja työntekijän yhteistyöpalavereihin. Lupa prosessiin liittyvien tietojen siirtoon esimiehelle pyydetään kuitenkin aina työntekijältä. 7

8 Työterveyshuolto saa säännöllisesti raportteja työkyvyn muutoksista henkilöstöhallinnon kautta neljännes vuosittain eli osavuosikatsauksien ja tilinpäätöksien rytmissä (sairauspoissaolotilastot sekä varhaisen ja tehostetun tuen prosessien seurantatiedot). Lisäksi työterveyshuolto saa tiedokseen, työntekijän suostumuksella, myös aktiivisentuen mallin mukaiset palaverimuistiot tilanteiden reaaliaikaiseksi seuraamiseksi. Työterveyshuolto voi kutsua toistuvilla lyhyillä sairauslomilla olleita tarkempiin terveystarkastuksiin ja tihentää tarkastusvälejä vajaakuntoisen työntekijän kohdalla. Työsuojelupäällikkö ja valtuutetut sekä asiamiehet Työsuojelupäällikkö ja valtuutetut sekä asiamiehet ovat sekä esimiehen että työntekijän yhteistyökumppaneita Aktiivisen tuen mallin toimenpiteissä. Työsuojeluhenkilöstö osallistuu myös aktiivisen tuen mallin perehdyttämiseen työyksiköissä. Henkilöstö- ja palkkahallinto Henkilöstö- ja palkkahallinto avustaa esimiehiä toimintamallin mukaisissa tilanteissa ja niiden selvittämisessä ja järjestämisessä. Se neuvoo ja ohjaa esimiehiä aktiivisen tuen mallin mukaisissa seuranta- ja raportointitehtävissä sekä laatii yhteenvetoraportit sekä sairauspoissaoloista että aktiivisen tuen mallin mukaisten prosessien seurantatiedoista johtoryhmän, työterveyshuollon, työsuojelutoimijoiden sekä luottamushenkilöiden tulkintaa varten neljännesvuosittain eli osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen/henkilöstökertomuksen rytmissä koko henkilöstön osalta. Tehostetun tuen toimenpiteiden osalta kunnan johtoryhmä koordinoi myös työntekijöiden työkokeiluihin ja uudelleen sijoituksiin liittyviä järjestelyjä toimialojen sisällä ja jopa eri toimialojen välillä. Palkkahallinnossa työskentelevä eläkeasiamies huolehtii eläkeneuvonnasta. Eläkeasiamies esittelee eri eläkevaihtoehtoja asiakkaiden tarpeet huomioiden sekä avustaa mahdollisten eläkepäätöksiin liittyvien valitusten tekemisessä. Eläkeasiamies laatii eläkehakemuksen yhdessä asiakkaan kanssa vanhuus- ja osa-aikaeläkkeiden osalta. Työyhteisön muu henkilöstö Kaikilla työyhteisön jäsenillä on vastuu muista työntekijöistä ja koko työyhteisön työkyvystä. Työtoverin työssä jaksamiseen tai työkykyyn liittyvistä havainnoista keskustellaan ensisijaisesti henkilön itsensä kanssa, mutta tarvittaessa havainnot pitää saattaa myös esimiehen tietoon. Lisäksi jokaisen työyhteisön jäsenen on autettava esimiestä havaitsemaan muutokset koko työyhteisön työkyvyssä 8

9 Johtoryhmä Johtoryhmän vastuulla on huolehtia tarvittavien resurssien varaamisesta aktiivisen tuen mallin mukaiseen työskentelyyn. Tämä edellyttää toimintatapojen (esim. valmennus ja perehdytys) kehittämistä esimiestyön tukemiseksi. Johtoryhmä käsittelee työkykyasioita kokouksissaan säännöllisesti, myös yhdessä työterveyshuollon sekä työsuojelupäällikön ja valtuutettujen kanssa, ja vastaa luottamushenkilöille annettavasta raportoinnista. Luottamushenkilöt Kunnanhallitus hyväksyy aktiivisen tuen mallin mukaiset menettelyt osana Hyrynsalmen kunnan henkilöstösuunnitelmaa. Kunnanvaltuustolle tiedotetaan aktiivisen tuen mallin periaatteista ja käytännöistä. Samalla luottamushenkilöt sitoutuvat henkilöstöorganisaatiota ja sen työssä jaksamista tukevaan päätöksentekoon ja antavat toiminnalle oikeutuksen ja riittävät resurssit. Talousarvioon tulee varata määrärahaa (työkokeilut, uudelleen koulutukset, tehtävien osa-aikaistamiset sekä henkilöstölle suunnatut aktiiviseen tukeen kohdistuvat koulutukset). Luottamushenkilöillä on oikeus saada tietoa Hyrynsalmen kunnan organisaation ja eri työyhteisöjen työkyvyn ja työhyvinvoinnin kehittymisestä osavuosiraporttien ja tilinpäätöksen yhteydessä kolme kertaa vuodessa. Seurantatietojen avulla luottamushenkilöjohto voi seurata, miten aktiivisen tuen malli on käytännössä toiminut ja miten sen mukaiset toimintatavat ovat vaikuttaneet. Ay-luottamusmiehet Ay-luottamusmiehet tarkkailevat ja tarkastelevat aktiivisen tuen mallin mukaista toimintaa ja sen vaikuttavuutta edustamiensa työntekijöiden kannalta. Ensisijaisesti työssä jaksamisen asioissa, esim. esimiehen kanssa pidettävissä palavereissa, yksittäistä työntekijää tukee työsuojeluvaltuutettu, mutta työntekijä voi pyytää tukihenkilöksi tarvittaessa ja halutessaan myös ay-luottamusmiehen. 5. VARHAINEN TUKI TULEE LÄHELTÄ Varhaisen tuen toimenpiteet perustuvat työyhteisön tilanteen jatkuvaan ja säännölliseen seurantaan. Toimenpiteet aktivoituvat välittömästi kun pieninkin viite heikentyneestä työkyvystä tai työssä jaksamisen ongelmista havaitaan. Varhainen tuki tarkoittaa käytännössä puuttumista työkykyongelmiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Se tarkoittaa myös suunnattuja toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi tai sen palauttamiseksi mahdollisimman laajapohjaisessa yhteistyössä 9

10 Milloin? Työpaikalla tarvitaan aktiivista puuttumista joko yksittäisen työntekijän tai työyhteisön tilanteeseen silloin kun havaitaan, että: työpäivät pidentyvät toistuvasti työyhteisön ilmapiiri muuttuu epämääräiseksi myöhästelyt, sairauslomat ja poissaolot lisääntyvät työntekijän työkäyttäytyminen muuttuu verrattuna aikaisempaan käyttäytymiseen, esim. jatkuva väsymys tai välinpitämättömyys työsuoritus heikkenee tai työn laatu huononee työtoverit huolestuvat työntekijästä tai valittavat hänestä asiakaspalaute heikkenee työntekijän käyttäytyminen viittaa alkoholin tai päihteiden ongelmakäyttöön työntekijän työkyky ei vastaa työn vaatimuksia tai huomataan työkyvyn laskua, esim. tarkkaavaisuustai keskittymisvaikeuksia työntekijällä on ristiriita yhden tai useamman työtoverinsa kanssa tai työpaikan ristiriidat vievät työntekijöiden työhönsä tarvitsemaa energiaa esimiehellä on ristiriita yhden tai useamman alaisensa kanssa työpaikalla joku kokee tulevansa syrjityksi tai häirityksi työyhteisön toiminnan laatu, tehokkuus tai työn sujuvuus ovat muuttumassa heikompaan suuntaan Esimiehen tulee seurata em. laadullisia työkykytekijöitä jatkuvasti. Niihin puututaan välittömästi ongelmia havaittaessa. Kun työntekijä on viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana ollut vähintään viisi (5) kertaa tai vähintään 30 kalenteripäivää poissa työstä sairauden vuoksi, esimiehen tulee ottaa asia puheeksi työntekijän kanssa. Esimiehet seuraavat sairauspoissaoloja neljän (4) kuukauden välein (neljännes vuosittain eli osavuosikatsauksen rytmissä) HRM järjestelmästä ajettavan raportin avulla. Miten? Näin prosessi etenee käytännössä: Kun - sairauspoissaoloseurannan yhteydessä reagointirajat huomataan täyttyneen tai - esimies havaitsee yksittäisen työntekijän kohdalla muutoksia, jotka saattavat kertoa työkyvyn heikkenemisestä tai - työyhteisön toinen jäsen kertoo työtoveriaan koskevista, alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoistaan tai - työterveyshuollon/työsuojelun/henkilöstöhallinnon edustaja tai ay-luottamusmies kertoo työntekijää koskevista alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoista (hänen luvallaan), esimiehellä on velvollisuus puuttua tilanteeseen ja keskustella siitä työntekijän kanssa. (LIITE 1/ puheeksi ottaminen) 10

11 Jos tilanne edellyttää jatkotyöskentelyä, esimies kutsuu koolle palaverin, johon kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoiksi työterveyshuollon ja työsuojelun edustajat. Myös henkilöstöhallinto voi osallistua palaveriin/ palavereihin tarvittaessa, prosessin käynnistysvaiheessa. Ay-luottamusmies voi osallistua palaveriin/ palavereihin työntekijän toivomuksesta. Vastuu palaverin ja mahdollisten jatkopalavereiden järjestämisestä ja prosessiin liittyvästä koordinaatiosta ja tiedottamisesta on aina esimiehellä. Palaveria varten on liitteenä työkyvyn tarpeen kartoituslista (LIITE 2A). Palaverien tulokset kirjataan palaverimuistioihin (LIITE 2B), jonka molemmat allekirjoittavat. Palaverissa työkykyongelma jäsennetään työkyvyn tuen tarpeen kartoituslistan avulla. Keskustelussa sovitaan yhdessä tarpeelliseksi nähdyt jatkotoimenpiteet kunkin yhteistyön osapuolen osalta ja toimenpiteiden seuranta. Varhaista tukea voi olla esim. töiden järjestely omassa työpisteessä tai apuvälineiden hankinta. Palaverissa tulee sopia myös seurantapalaverin ajankohdasta. Keskustelun tulos kirjataan palaverimuistioon. Työntekijän suostumuksella keskustelusta kirjattu palaverimuistio toimitetaan työterveyshuoltoon. Seurantapalaveria varten on käytettävissä seurantalomake (LIITE 2C). Työkyvyn kartoituslistat ja neuvottelumuistiot säilytetään esimiehen huoneessa lukollisessa kaapissa. Prosessin kuluessa työterveyshuolto voi antaa tarvittaessa lausunnon työntekijän työkyvystä. Työterveyslääkäri arvioi sairastuneen työkyvyn ja työntekijä, työnantaja ja työterveyshuolto tekevät yhteisen selvityksen KELA:lle työntekijän mahdollisuuksista jatkaa työssä, kun sairauspäivärahaa on maksettu kahden vuoden aikana 90 arkipäivää. Pitkän yhtäjaksoisen sairauspoissaolon alkaessa sovitaan esimiehen ja työntekijän kesken yhteydenpitoon liittyvistä menettelytavoista. Sovittavia asioita ovat esimerkiksi: Kuinka usein pidetään yhteyttä? Kuka on aktiivinen osapuoli (esimies työntekijä) Millä tavoin pidetään yhteyttä (puhelin, sähköposti, kirje, tapaaminen) 6. TEHOSTETTU TUKI TARJOAA LAAJEMMAT TUKIMUODOT Jos edellä kuvattu varhaisen tuen prosessi on käyty läpi ja tehdyt toimenpiteet eivät riitä vahvistamaan tai palauttamaan työkykyä riittävästi, pohditaan tehostetun tuen toimenpiteitä. Hyrynsalmen kunta on sitoutunut edistämään työhön paluuta ja työssä jaksamista seuraavin toimenpitein: 11

12 1. Töiden järjestely omassa työpisteessä tai yksikössä 2. Uuden työtehtävän löytäminen esim. kunnan johtoryhmän kautta. 3. Hyödynnetään ammatillisen kuntoutuksen vaihtoehtoja: - työkokeilu - uudelleenkoulutus 4. Uuteen työtehtävään siirtyminen 5. Kannustetaan osa-aikaisen työnteon järjestelyitä (osa-aikaeläke, osatyökyvyttömyyseläke, osasairauspäiväraha yms.) Keskeisenä yhteistyökumppanina ratkaisujen hakemisessa toimii työterveyshuolto, joka laatii henkilökohtaisia kuntoutustarveselvityksiä. Työterveyshoitaja toimii tiiviissä yhteistyössä esimiesten, ja työsuojelun kanssa. Ammatilliseen kuntoutukseen voi hakea kuntoutusrahaa esim. KEVA:lta. 7. TYÖHÖN PALUUN TUKI VARMISTAA PEHMEÄN LASKUN TAKAISIN TÖIHIN Kun työntekijä palaa pitkän sairausloman tai muun poissaolon jälkeen takaisin työhön tai hän on aloittamassa työn tai työkokeilun toisessa työyksikössä, hänen tuloonsa on valmistauduttava työyhteisössä. Keskeisin ja vastuullisin rooli on edelleen esimiehellä, mutta myös työtovereilla on omat tärkeät tehtävänsä. Kullekin taholle määriteltyjen toimenpiteiden ja vastuiden seurannasta sovitaan yhteistyöpalaverissa ja siitä laaditussa neuvottelumuistiossa. Ennen työhön paluuta tai välittömästi töihin tultaessa pidetään työhönpaluukeskustelu, jossa käydään läpi työhön paluuseen liittyvät asiat (LIITE 3A JA 3B). TYÖHÖN PALUUN TUKI-VAIHEET LÄHTÖ- KESKUSTELU yhteydenpidosta sopiminen, sairauspoissaolo-todistuksen toimitus, työyhteisölle kertominen, työjärjestelyt, oikeus toipua rauhassa YHTEYDEN- PITO PALUUN- VALMISTELU TYÖHÖN- PALUU SEURANTA Yhteydenpidon jatkumisen sopiminen. Tiedottaminen työyhteisölle. Varmista rauha toipua rauhassa. Kerro työstä, jos henkilö haluaa Paluukeskustelu sairausloman aikana. Työyhteisön valmistaminen. Paluusuunnitelma ja sen seuranta. Yhteydenotto työterveyshuoltoon. Tehtävänkuva. Työvälineet. Varmista keskustelumahdollisuus, 1. päivänä esimies paikalla. Työyhteisölle tiedotettu. Tehtävänkuva selkeä, perehdytys. Seurannan pituus. Anna palautetta. Varmista sopimusten noudattaminen. Kahdensuuntainen tiedonkulku. 12

13 1 Esimiehen vastuu Sairausloma: - Esimiehen tulee pitää yhteyttä työntekijään sairausloman aikana, yhdessä sovitulla tavalla. - Esimiehen tulee ilmoittaa sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään silloin kun se on jatkunut vähintään kuukauden. - Yhteydenpidon merkitys korostuu sairausloman loppuvaiheessa, jolloin esimies sopii palaavan työntekijän kanssa tarpeellisista tukitoimista. - Työyhteisön ja erityisesti työhön palaavan työntekijän työtehtävät on arvioitava ja samalla sovittava tarpeellisista uudelleenjärjestelyistä, työhön palaajan jaksamisen varmistamiseksi. Samalla määritellään järjestelyjen kesto ja seuranta. - Esimies informoi yhdessä työntekijän kanssa työyhteisöä syistä, joiden vuoksi työntekijän työnkuvaa on muutettu (esim. osasairauspäiväraha tai työkokeilu). - Työntekijä tulee perehdyttää työtehtäviin ja yhteisöön. Työkokeilu: - Esimies informoi työyhteisöä työkokeilun tavoitteista yhdessä työkokeilijan kanssa. - Työkokeilija tulee perehdyttää työtehtäviin ja yhteisöön. 2 Työntekijän vastuu - Työntekijän tulee sitoutua sovittuihin toimenpiteisiin. - Työntekijän tulee pyytää tarvittaessa palaveria esimiehen kanssa. - Työntekijä kertoo omasta tilanteestaan työyhteisössään sen minkä katsoo työn teon kannalta tarpeelliseksi. 3 Työyhteisön (työtovereiden) vastuu - Työyhteisön kaikilta jäseniltä edellytetään tukea työhön palaavalle tai työkokeilussa olevalle työntekijälle. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi osallistumista perehdytykseen ja neuvontaan. 4 Työterveyshuollon vastuu - Työterveyshuolto osallistuu tarvittaessa yhteistyöpalavereihin työntekijän, työnantajan ja tarvittaessa muiden asiantuntijoiden kanssa. - Työterveyshuolto seuraa vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymistä mm. määräaikaistarkastuksin. 13

14 8. PELISÄÄNTÖJÄ 8.1 Ilmoitus- ja raportointikäytännöt sairauspoissaoloissa Sairauslomatodistukset Sairauspoissaolo omalla ilmoituksella/esimiehen luvalla 1 3 kalenteripäivän osalta sairausloman voi myöntää esimies harkintansa mukaan. Työntekijän tulee ottaa henkilökohtainen puhelinyhteys esimieheen tai esimiehen vara-henkilöön välittömästi oireiden / työkyvyn heikentymisen havaittuaan. Esimiehellä on kuitenkin aina oikeus vaatia terveydenhoitajan/ sairaanhoitajan/ lääkärintodistus työkyvyttömyydestä. Sairauspoissaolosta on tehtävä poissaolopäätös HRM- järjestelmään. Sairauspoissaolo terveydenhoitajan/sairaanhoitajan todistuksella Todistuksen 1-3 kalenteripäivän työkyvyttömyydestä voi antaa myös terveydenhoitaja/sairaanhoitaja. Todistus työkyvyttömyydestä on toimitettava ensi tilassa esimiehelle. Erikseen alkaneeksi ilmoitettavan epidemiatilanteen aikana terveydenhoitaja voi kirjoittaa todistuksen työkyvyttömyydestä 1-7 kalenteripäiväksi. Sairauspoissaolosta on tehtävä poissaolopäätös HRM-järjestelmään. Sairauspoissaolo lääkärintodistuksella Edellä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta työkyvyttömyydestä on aina esitettävä lääkärintodistus. Ensisijaisesti on esitettävä työterveyslääkärin antama todistus. Lääkärintodistus on toimitettava ensi tilassa esimiehelle tai tämän varahenkilölle. Sairauspoissaolosta on tehtävä poissaolopäätös HRM-järjestelmään. Sairausloman myöntäminen ja sen palkallisuus Lähin esimies myöntää sairausloman työ- ja virkaehtosopimusten mukaisesti oman harkintansa ja terveydenhoitajan/sairaanhoitajan/lääkärintodistuksen perusteella. Sairausloman palkallisuudesta päättää lähin esimies harkintansa mukaan lähtökohtaisesti lääkärinlausunnon perusteella. 14

15 Sairauslomien dokumentointi ja raportointi Todistus työkyvyttömyydestä (terveydenhoitajan/sairaanhoitajan/lääkärintodistus) toimitetaan esimiehelle tai hänen sijaiselleen mahdollisimman pian. Jos todistusta ei ole toimitettu viikon (7 päivän) kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Kelan sairauspäivärahaoikeus alkaa sairastumispäivän + yhdeksän (9) arkipäivän jälkeen (arkilauantai lasketaan mukaan). Sairauspäivärahahakemus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa. Esimies toimittaa lääkärintodistuksen yli yhdeksän (9) päivän sairaudesta suoraan Kelan toimistoon suljetussa kirjekuoressa Kela-korvauksen hakemista varten. Ei siis enää palkanlaskijalle kuten aikaisemmin. Lyhyempiä sairauksia koskevat todistukset esimies säilyttää kohtuullisen ajan (1kk) seuratakseen jatkuuko sairauspoissaolo ja palauttaa sen jälkeen lääkärintodistuksen työntekijälle. Lääkärintodistuksia ei saa säilyttää/ arkistoida! Esimiehen velvollisuus on ilmoittaa sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon, kun se on jatkunut vähintään kuukauden. Työterveyslääkäri arvioi sairastuneen työkyvyn ja työntekijä, työnantaja ja työterveyshuolto tekevät yhteisen selvityksen työntekijän mahdollisuuksista jatkaa työssä, kun sairauspäivärahaa on maksettu kahden vuoden aikana 90 arkipäivää. 8.2 Työtapaturmat Työntekijän tulee ilmoittaa ensi tilassa esimiehelle tai hänen varahenkilölleen sattuneesta työ- tai työmatkatapaturmasta tai ammattitaudin epäilystä. Hoitoon hakeutuessaan työntekijä kertoo lääkärille kysymyksessä olevan työtapaturma. Esimies tekee poissaolopäätöksen HRM-ohjelmaan työtapaturmana ja varmistaa samalla, että kohta työtapaturma on rastitettuna lääkärintodistukseen. Esimies täyttää sähköisen tapaturma- ja ammattitauti-ilmoituksen sekä vakuutustodistuksen vakuutusyhtiön verkkopalvelussa (ohjeet liitteenä) henkilötietoja ja tapaturmaa koskevilta osin. Ilmoituksesta täytetään jokainen kohta. Tapaturmailmoitus toimitetaan sähköisesti Lähetä -painikkeella eteenpäin. Esimiehen tulee ilmoittaa palkanlaskentaan puhelinsoitolla tai sähköpostilla, kun tapaturmailmoitus on tehty. Alkuperäiset lääkärintodistukset ja mahdolliset tapaturman johdosta aiheutuvat alkuperäiset kulukuitit on toimitettava suoraan vakuutusyhtiöön. 15

16 9. SEURANTA Työhyvinvoinnin tilannetta ja sen kehittymistä Hyrynsalmen kunnan yksiköissä ja työyhteisöissä seurataan aktiivisesti eri tasoilla ja erilaisten mittareiden kautta Yksittäisten työntekijöiden tilanteen seuranta Esimiehet seuraavat työntekijöidensä tilannetta jokapäiväisessä kanssakäymisessään sekä HRMjärjestelmästä saatavien sairauspoissaoloraporttien kautta. Sairauspoissaolojen säännöllinen seuranta auttaa ennakoimaan ongelmatilanteita ja ehkäisemään niiden paisumista. Työntekijöillä on velvollisuus osallistua myös Hyrynsalmen kunnan työterveyshuollon toimintasuunnitelman mukaisiin työterveystarkastuksiin (työhöntulotarkastukset, kohdennettuun työpaikkaselvitykseen liittyvät yksilölliset tarkastukset, lakisääteiset tarkastukset, vajaakuntoisten tarkastukset). Tarkastusten tuloksia käydään läpi luottamuksellisesti myös esimiehen kanssa työntekijän suostumuksella Sairauspoissaolojen seuranta työyhteisö- ja organisaatiotasolla Esimiehet käyvät läpi HRM- järjestelmästä saatavat sairauspoissaoloraportit neljännesvuosittain oman henkilöstönsä osalta ja käsittelevät ne oman esimiehensä (esim. toimialajohtajan) kanssa sovitulla tavalla. Tiedot sairauspoissaolojen kehittymisestä ovat osa osavuosikatsausten rytmissä, neljännesvuosittain tapahtuvaa sisäistä valvontaa. Henkilöstöhallinto tulostaa sairauspoissaoloraportit koko kunnan osalta samoin neljännes vuosittain ja toimittaa aineiston keskitetysti johtoryhmän ja koko työhyvinvoinnin seurantaryhmän analysoitavaksi. Käsittelyn jälkeen tiedot siirtyvät osavuosikatsaukseen tai tilinpäätökseen/ henkilöstökertomukseen ja sitä kautta luottamushenkilöille Aktiivisen tuen mallin mukaisten prosessien seuranta Esimiehen ja työntekijän sekä mahdollisesti muiden mukana olleiden asiantuntijoiden (työterveyshuolto, työsuojelu jne.) palavereista laadituissa palaverimuistioissa tulee sopia prosessin jatkosta ja sen seurannasta. Seurantaa voidaan tehdä tilanteeseen soveltuvalla tavalla. Kaikissa tapauksissa on syytä sopia seurantapalaveri. Esimiehet raportoivat sairauspoissaoloista sekä aktiivisen tuen mallin mukaisista varhaisen ja tehostetun tuen prosesseista oman henkilöstönsä osalta neljännes vuosittain. Raportit käsitellään oman esimiehen kanssa sovitulla tavalla. Henkilöstöhallinto koostaa tiedot johtoryhmän ja työhyvinvoinnin seurantaryhmän analysoitavaksi sekä liittää tiedot osavuosikatsaukseen ja tilinpäätökseen/ henkilöstökertomukseen. 16

17 9.4. Esimiehen ja työterveyshuollon yhteispalaverit Tarvittaessa esimies ja työterveyshoitaja tapaavat työpaikan lisääntyneiden sairauspoissaolojen selvittämiseksi. Tapaamisissa käsitellään sairauspoissaoloja yleisellä tasolla yksilökohtaista tietosuojaa vaarantamatta sekä tarvittaessa muita työyhteisön työhyvinvointiin liittyviä asioita Työhyvinvoinnin seurantaryhmän tapaamiset Työhyvinvoinnin seurantaryhmään kuuluvat johtoryhmä sekä työterveyshuollon, työsuojelun sekä henkilöstöhallinnon edustajat. Seurantaryhmä kokoontuu kolme kertaa vuodessa ja analysoi mm. sairauspoissaolojen seurantatietoja, aktiivisen tuen mallin mukaisten prosessien seurantatietojen yhteenvetoja sekä eläköitymisten seuranta- ja ennakointitietoja. Se myös koostaa johtopäätökset osavuosikatsausta sekä tilinpäätöstä/henkilöstökertomusta varten esitettäväksi luottamushenkilöille. Seurantaryhmä kokoontuu johtoryhmän kokouksen yhteydessä Hyrynsalmen kunnan työhyvinvointifoorumi Kerran vuodessa järjestetään laaja, koko kunnan organisaatiota koskeva työhyvinvointifoorumi. Foorumilla vedetään yleisellä tasolla yhteen erilaisia työhyvinvoinnin kehitystä koskevia seurantatietoja (mm. sairauspoissaolot, eläköitymiseen liittyvät tiedot sekä aktiivisen tuen mallin mukaisten prosessien seurantatiedot) ja ennen kaikkea ennakoidaan työssä jaksamisen ja työkyvyn uhkatekijöiden kehittymistä seuraavan vuoden ja tulevien vuosien aikana Hyrynsalmen kunnan organisaatiossa ja sen eri toimialoilla. Foorumissa voidaan myös käsitellä muita aiheeseen liittyviä teemoja. Foorumi järjestetään ennen talousarvion ja työterveyshuollon toimintasuunnitelman viimeistelyä. Siihen kutsutaan työhyvinvoinnin seurantaryhmään kuuluvien tahojen lisäksi myös johtavat luottamushenkilöt (kunnanhallituksen ja valtuuston puheenjohtajistot) sekä pääluottamusmiehet. Aktiivisen tuen malliin liittyvät palautteet ja kysymykset voi osoittaa työsuojelupäällikölle ja henkilöstöasioista vastaavalle. 17

18 LUOTTAMUKSELLINEN PUHEEKSI OTTAMINEN / MUISTIO LIITE 1 Osanottajat: Esimies Työntekijä Muut Esille tulleita huolenaiheita Osallistujien käsitykset tilanteesta Sovitut toimenpiteet Päiväys Allekirjoitus Työntekijä Esimies Jakelu: työntekijä esimies

19 LUOTTAMUKSELLINEN Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslista..20 LIITE 2A Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslista auttaa työntekijää ja esimiestä tekemään tilannearviota työkykyyn vaikuttavissa asioissa. Työntekijän ja esimiehen on hyvä tutustua listaan ennen yhteistä keskustelua. Tällöin keskustelua on helpompi suunnata asioihin, jotka vaativat muutoksia tai tukea. 1. Työolot Työvälineet ja työmenetelmät Työaikajärjestelyt Työolojen terveellisyys ja turvallisuus Työn kuormittavuus Kuormituksen jakautuminen työyhteisössä 2. Ammatillinen osaaminen Työn tavoitteet ja perustehtävät Osaaminen nyt Osaaminen tulevaisuudessa Työssä oppiminen 3. Työyhteisön toimivuus Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön Palautteen saaminen Esimiehen tuki Työtovereiden tuki Ilmapiiri 4. Omat voimavarat Fyysiset voimavarat Henkiset voimavarat Voimavarojen riittävyys tulevaisuudessa Terveys suhteessa työhön Elämäntilanne Kunnossa Kunnossa Kunnossa Kunnossa Kehitettävää Kehitettävää Kehitettävää Kehitettävää 5. Yhteenveto, kirjatkaa alla olevat asiat lomakkeelle 2B Jäsentäkää työkykyongelma, mikä on yhteinen näkemys ongelmasta? Kuvatkaa toivottu työkyky: Mitä kyllin hyvä työkyky työntekijän mielestä tarkoittaa? Mitä työntekijän pitäisi pystyä esimiehen mielestä tekemään, jotta hän selviytyisi nykyisestä tehtävästä? Kuvatkaa mahdollisimman konkreettisesti! Muutokset, jotka tukevat työkyvyn paranemista: mitä työntekijä on valmis tekemään/mitä esimies on valmis tekemään? Sovitut toimenpiteet, aikataulu ja vastuuhenkilö sekä seuranta: Kirjatkaa! Allekirjoituksellani annan luvan oheisten tietojen lähettämiseksi työterveyshuoltoon. en anna lupaa oheisten tietojen lähettämiseksi työterveyshuoltoon Allekirjoitus työntekijä Allekirjoitus esimies

20 LUOTTAMUKSELLINEN Neuvottelumuistio työkyvyn tuen tarpeesta LIITE 2B 1. Osallistujat Työntekijä : Esimies: Neuvottelussa mukana: Päivämäärä:.. 2. Jäsentäkää työkykyongelma, mikä on yhteinen näkemys tämän hetkisessä ongelmassa? Jos yhteistä näkemystä ei ensimmäisellä kerralla synny, on syytä kirjata näkyviin erilaiset käsitykset. Jos päästään yksimielisyyteen siitä, mistä ollaan eri mieltä, niin sekin kannattaa kirjata ylös. 3. Kuvatkaa toivottu työkyky Mitä kyllin hyvä työkyky nykyisessä työtehtävässä työntekijän mielestä tarkoittaa? Mitä työntekijän pitäisi pystyä esimiehen mielestä tekemään, jotta hän selviytyisi nykyisestä tehtävästä? Kuvatkaa molemmat mahdollisimman konkreettisesti! Kuvatkaa myös tarvittavat muutokset, jotka tukevat työkyvyn paranemista; mitä työntekijä on valmis tekemään/mitä esimies on valmis tekemään? 4. Sovitut toimenpiteet, aikataulu ja vastuuhenkilö(t): 5. Seuranta Kirjatkaa seurantatapa ylös. Toimikaa sopimuksen mukaan, seuratkaa sopimuksen toteutumista ja arvioikaa yhdessä työntekijän työssä selviytymistä. Tavoitteena on siis toivottu työkykyisyys (kuvattu yllä). Kirjatkaa ylös ainakin milloin viimeistään yhdessä palaatte asiaan. 6. Allekirjoitukset Allekirjoituksellani annan luvan oheisten tietojen lähettämiseksi työterveyshuoltoon. en anna lupaa oheisten tietojen lähettämiseksi työterveyshuoltoon Työntekijä Esimies