TEEMA 3 TEKSTIMUOTOISEN TIEDON KÄSITTELYÄ

Transkriptio

1 TEEMA 3 TEKSTIMUOTOISEN TIEDON KÄSITTELYÄ Aulikki Hyrskykari & Juhani Linna LUENTO

2 TÄMÄ VIIKKO o o Teema III tekstimuotoisen tiedon käsittelyä Teeman ensimmäisessä luennossa tekstin käsittelyä ja tekstinkäsittelyä liittyen harjoituksiin 7 ja 8

3 ENSI VIIKKO o Teeman III toinen, ja koko kurssin viimeinen luento käsitellään erilaisia tapoja tehdä esityksiä (kuten esim., esitysgrafiikkaa, blogeja, ) ja niiden julkaisua liittyen harjoitukseen 9

4 PALAUTETTA o o o Todella vahvoja risuja. Mielestäni Tehtävä 1 (8p): T3 kurssisuoritusten käsitteleminen osiosta d lähtien vihjeet ovat aivan liian riittämättömiä. Etsin tietoa niin netistä, kavereilta kuin päästänikin, eikä taulukko silti näytä siltä kuin pitäisi. Mielestäni tämänkaltaisien ohjeiden ja vihjeiden antaminen on opiskelijan ajan tuhlaamista. Tästä tuli kovasti negatiivista palautetta, mutta kaavan oli tarkoituskin olla haastava. Otamme kuitenkin onkeemme, ja teemme paremmat vihjeet tämän tyyppiseen tehtävään jatkossa. Sikäli palautteen antaja on oikeassa, että oli harmillista, että e ja f-kohdat jäivät monilta tekemättä, elleivät saaneet d-kohtaa tehdyksi. Kannattaa myös muistaa, että apua on aina paljon saatavilla (lähes päivittäiset mikroluokkatuet ja keskustelupalsta) Erityistukiryhmissä on hyvä etenemistahti ja hyvä opetus, varmasti oppii. Exceliin tottumattomalle opetus oli perinpohjaista ja helposti ymmärrettävää Tämä on TÄRKEÄÄ: Ihmiset jotka tulevat erityistukiryhmiin, tulevat sinne tekemään tehtävää avustuksella, joten työrauha olisi tärkeä saada turvatuksi. Tunnilla edetään vaihettain ja aika on rajallista, joten olisi hyvin tärkeää että jokaiseen vaiheeseen tultaessa kukin opetukseen osallistuja saisi vaiheen valmiiksi. kun esimerkiksi muutama ihminen takarivissä saa vaiheen valmiiksi tms, alkaa takarivistä kuulua järjetön älämölö ja kikattelu joka ei liity opetukseen millään lailla Ratkaisu: jätetään ne muut puheenaiheet tukiryhmien ulkopuolelle ja pidetään äänentaso sellaisena, että jokainen kuulee varmasti ohjeistuksen eikä mikään mene ohi. Aikuisia ihmisiä kun olemme Kiitos, opettajat pyrkivät kiinnittämään tähän huomiota Olisi ollut hyvä, jos kurssin kaikki tehtävät olisi julkaistu heti alussa. Tässä on ollut viikkoja, kun tehtäviä olisi ollut aikaa tehdä enemmänkin kuin mitä niitä on ollut julkaistuna. Nyt jännittää, miten loppujen tehtävien kanssa käy ja aika niiden tekemiseen riittää, kun muidenkin kurssien tehtävien deadlinet ja tentit alkavat painamaan päälle. Tällainen järjestely olisi auttanut edistyneempiä opiskelijoita ja muut olisivat silti voineet käydä lähiopetuksessa ja ryhmätunneilla aikataulun mukaan.. Tämä tulee jatkossa olemaan tarkoitus, mutta tällä kertaa se ei ole ikävä kyllä ole ollut opettajien aikatauluista johtuen mahdollista.

5 TOIMISTO-OHJELMAT o Tietotyöläisen tuottavuutta parantavia yleisohjelmia o Toimisto-ohjelmiin kuuluvien sovellusten kirjo kasvaa koko ajan taulukkolaskenta-, tekstinkäsittely-, esitysgrafiikka-, ajanvaraus-, muistiinpano-, työpöytätietokanta-, piirto- jne. ohjelmistot uusien sovellusten haltuunotto ei kuitenkaan vaikeaa ja pelottavaa, koska opittuasi perusperiaatteet hyvin perusohjelmia käyttäen, samat periaatteet toimivat muissakin ohjelmissa

6 PITKÄ HISTORIA o Tekstinkäsittelyn 1980-luvun yleisimmin käytetty WordPerfect esiteltiin jo 1979 o Toimisto-ohjelmistot koottiin 1990-luvulla paketeiksi aluksi paketteihin kuuluivia perusohjelmia olivat tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikkaohjelmistot ohjelmistokirjo kasvaa koko ajan: ajanvaraus- muistiinpano-, piirto-, työpöytätietokanta- jne. ohjelmistot uusien ohjelmien haltuunotto ei kuitenkaan vaikeaa ja pelottavaa, koska opittuasi perusperiaatteet hyvin perusohjelmia käyttäen, samat periaatteet toimivat muissakin ohjelmissa

7 SULJETUT VS. AVOIMET OHJELMISTOT o MS Office saavutti valta-aseman Windowsin myötä tiedostomuodoista.doc,.xls ja.ppt tuli dominoivia (MS Office versiosta lähtien xml-tiedostoja hyväksi käyttävät.docx,.xlsx,.pptx) nykyään avattavissa ja muokattavissa muidenkin firmojen työkaluilla, mutta aina ei näin ollut edelleen selkeästi levinnein toimisto-ohjelmisto; kuluttajamyynnissä siirrytty tilausperusteiseen maksuun o Vastaiskuna suljetulle ohjelmistokehitykselle on kehitetty myös avoimia toimisto-ohjelmistoja, esim. LibreOffice, OpenOffice, FreeOffice käyttöliittymät hyvin Microsoft Officen kaltaisia Libre- ja OpenOfficen natiivit tiedostomuodot.odt,.ods ja.odp ovat standardisoituja, avoimia tiedostomuotoja FreeOfficen natiivit tiedostomuodot.tmdx,.pmdx, ja.pmdx o Monet organisaatiot erityisesti kehittyvissä maissa, mutta myös Euroopassa käyttävät avoimia toimisto-ohjelmistoja

8 TEKSTIMUOTOISEN TIEDON KÄSITTELY o Muotoilematonta teksti tallennetaan merkit yksitellen sovittua koodausta käyttäen tiedostomuoto.txt alkuperäinen yksinkertaisin ASCII-koodaus jokaisella aakkoston merkillä oma sovittu koodinsa 7-bittiä, 128 merkkiä, ei kansallisia merkistöjä nykyisin yleisimmin käytössä Unicode-koodaus (UTF-8) merkistöllä ilmaistavissa kaikki kansalliset merkit o Yleisimmin käytetyt tekstinkäsittelyohjelmat, kuten esim. MS Word, LO Writer, FO TextMaker, Google Docs, WYSIWYG-ohjelmia (what-you-see-is-what-you-get) tallentavat tiedostoon oletusarvioisesti myös muotoilut yksittäisten merkkien lisäksi tiedostomuotoja:.doc(x),.odt,.rtf,.tmd(x),

9 TEKSTINKÄSITTELYN PERUSPERIAATTEITA Pätevät yleisesti, vaikka esimerkkinä Word o Enter näppäin ei ole rivinvaihto ( ) vaan kappaleen vaihto ( ) rivinvaihto ( ) saadaan aikaan painamalla samalla shiftnäppäintä kun painetaan enteriä (kappale ei vaihdu) o Välilyönti erottaa sanat toisistaan, sitä ei käytetä muotoiluun (esim. tyhjän tilan tekemiseen) o Muotoiluun liittyvät piilomerkit (ohjaus- tai kontrollimerkit) saa näkyviin Aloitus-valikkonauhan Näytä tai piilota (Show/Hide) painikkeella o Ulkoasun muotoilu toteutetaan tyylien avulla, ei suoraan tekstiä muokkaamalla

10 TEKSTIN KÄSITTELY Tekstialueen valinta o Hiiren kursorilla maalaus tavanomaisin sama seuraavasti: kursori valinnan alkuun, shift + kursorin valinnan loppuun o Hiiren napsautukset käyttävät hyväkseen tekstin syntaksin tunnistusta (sana, virke) kokeile tupla- tai triplanapsautuksia tekstissä o Hiiren napsautukset dokumentin eri osissa käyttävät hyväkseen dokumentin rakennetta kokeile (rivi, kappale, koko dokumentti) kokeile yhdistämistä maalaukseen o Näppäinten painallusten yhdistämien valintoihin shift: alueen valitan jatkuu edellisestä aktiivisesta kohdasta uuteen ctrl: valitaan useita (epäjatkuvia) alueita tarkkaa valintaa tehdessä kätevä: näppäimistöä shift + nuolinäppäimet rivityksen rikkova valinta (alt + valinta)

11 TEKSTIN KÄSITTELY Kopiointi, leikkaus ja liimaus o Tavallisin tapa: valinta ja kopiointi/leikkaus/liimaus näppäinkomennoilla (ctrl+c, ctrl+x, crtl-v), valikkoa käyttäen Aloitus (Home) -valikkonauhan tai kontekstisensitiivistä ponnahdusvalikkoa käyttäen o Kopiointi hiirellä: vedä-ja-pudota hiiren painike pohjaan valitun alueen päällä ctrl-näppäin alas hiiren osoitin haluttuun kohtaan ja ctrl-näppäimen vapautus o Leikkaaminen hiirellä: vedä-ja-pudota kuten edellä, mutta ilman ctrl painiketta o Vielä yksi tapa hiirellä kuten kaksi edellistä, mutta käyttäen kontekstisensitiivistä valikkoa

12 TYYLIEN KÄYTTÖ o Muodolla (tyylillä) on väliä huolimaton ulkoasu viestii epäluotettavasta sisällöstä o Tyylit voidaan kohdistaa merkkeihin, kappaleisiin, osiin tai koko dokumenttiin kappaletyylit kuitenkin olennaisimmat dokumentin muotoilussa o Kun kappaletyylejä käytetään oikein dokumentista saadaan tyylillisesti yhtenäinen helposti ylläpidettävä saadaan käyttöön erilaisia automaattisia työkaluja, esim automaattinen sisällysluettelo, dokumentin rakenteen havainnollistavia ja navigoinnin mahdollistavia työkaluja o Valmiit tyylipohjat organisaatioissa valmiit tyylipohjat erilaisille dokumenteille

13 TYYLIEN MÄÄRITTELY o Rakenteen määrittely tyylien avulla Leipäteksti, Otsikko, Otsikko1, Otsikko2,... (Body Text, Title, Heading1, Heading2,...) o Kaikkiin määriteltyihin tyyleihin pääsee käsiksi Aloitus (Home) -valikkonauhalta Tyylit; Styles työkaluryhmä aukaisee Tyylit (Styles) viestiruudun

14 TYYLIEN MUOKKAUS o Tapahtuu Tyylit (Styles) -viestiruudun kautta esim. leipätekstin fontin muutos Tämän kautta pääsee muokkaamaan kaikkia muitakin tyylin ominaisuuksia (välistyksiä, sarkaimia, kehyksiä, jne)

15 SARKAIMET o Sarkainmerkki ( tabulaattori, tab character) kirjoitetaan näppäimistön vasemmasta reunasta o Sarkainasetukset määrittelevät millaiseksi tyhjäksi tilaksi sarkainmerkki ( ) muuttuu o Sarkainasetukset tehdään viivaimen avulla, esim. vasen suora sarkain ( ) oikea suora sarkain ( ) keskittävä sarkain () pystypalkkisarkain (I) o Huomaa, että sarkainasetukset kuuluvat kappaletyyliin (!) sarkaimen muutoksen vaikutusalue on siis kappale

16 TAULUKOT o Taulukkotyökalu Lisää-valikkonauhalta pääsee lisäämään halutun kokoisen taulukon otaulukkoa voi muotoilla solu kerrallaan tai sarakkeittain, myös riveittäin

17 AUTOMAATTISET MUOTOILUT o Viitteet, sisällysluettelot, indeksit sekä kuva-, taulukko ja kaaviotekstit kannattaa luoda automaattisesti ainakin jos dokumentti on pitkähkö o Valikkonauha Viittaukset sisältää automaattisia työkaluja Sisällysluettelo (Table of Contents) Alaviite (Footnote) Loppuviite (Endnote) o Automaattiset viittaukset päivittyvät automaattisesti tai puoliautomaattisesti (esim. valinnalla päivitä sisällysluettelo)

18 LUKUJEN NUMEROINTI o Lukujen automaattinen numerointi tehdään Aloitus-valikkonauhan Kappale-työkaluryhmän Monitasoinen luettelo -komennon avulla perustuu siihen, että dokumentissa on käytetty kappaletyylejä johdonmukaisesti, ja kappaltyyleille määritellyt tasot dokumentin rakenteessa ovat johdonmukaiset o siksi hyvä käyttää valmiiksi määriteltyjä tyylejä Otsikko, Otsikko1, Otsikko2, jne. (Title, Heading1, Heading2, jne) niillä määrittelyt valmiiksi johdonmukaiset niiden tyylit voi aina muokata halutunlaisiksi

19 OIKOLUKU JA TAVUTUS o Dokumentin kieli valitaan Tarkistavalikkonauhalta o Tavutus (hyphenation) valikkonauha Asettelu automaattinen tavutus tavuttaa koko dokumentin manuaalinen tavutus voidaan tehdä tiettyyn (valittuun) osaan dokumenttia o Oikoluku antaa vihjeitä siitä missä saattaa olla kirjoitus- tai kielioppivirheitä ehdotukset eivät lähellekään virheettömiä, itse aina tehtävä päätös hyväksytäänkö korjausehdotus vai ei

20 OSAT, SIVUT JA NIIDEN VAIHDOT o Sivunvaihdot tapahtuvat normaalisti automaattisesti voidaan myös tehdä pakotettu sivunvaihtohalutussa kohdassa o Osanvaihdot dokumentti voidaan jakaa osiin (sections) käyttäen osanvaihtoja (sections breaks) aloittaa uuden osan joko seuraavalta sivulta tai samalta sivulta eri osille voidaan määritellä omat ylä- ja alatunnisteet, omat tyylejä

21 YLÄ- JA ALATUNNISTEET o Kaksoisnapsautus dokumentin ylä- tai alatunnistealueella avaa tunnisteen muokkaukseen kun ylä- tai alatunniste on aktiivisena (muokattavana), dokumenttiin ilmestyy uusi valikkonauha Rakenne valikkonauha sisältää ylä- ja alatunnisteen muokkaustyökaluja esimerkiksi numeroinnin tai päiväyksen tuominen tunnisteeseen

22 TUKI RYHMÄTYÖLLE o Muokattaessa parin/ryhmän kanssa samaa dokumenttia on hyödyllistä olla selvillä tehdyistä muutoksista hyväksyä / hylätä muutoksia jättää muille kirjoittajille kommentteja ja lukea niitä o Tarkista valikkonauha / Jäljitä muutokset kun jäljitys on päällä, tehdyt muutokset (poistot, muokkaukset, korvaukset) jäävät tekstiin näkyviin ryhmän muut jäsenet näkevät muokkaukset ja voivat hyväksyä tai hylätä tehdyt muutokset