4. ERITYISOHJEITA 4.1. ARVONLISÄVERO 4.1.1. Veroton Mm. Yksittäisen palvelun myyminen ulkomaille, myös EU:n sisälle, (palvelun tuottajan antamalla hinnalla) on verotonta, samoin kaikki EU:n ulkopuolelle suuntautuvat matkat. Winres-verolaji perustiedoissa on 0. 4.1.2. Verollinen välitysmyynti Yksittäiset kotimaan matkailupalvelut ovat verollisia. Ne ovat välitysmyyntiä, jos niitä myydään tuottajan antamalla hinnalla. Matkatoimisto maksaa veroa, mutta ei itse tuotteen sisältämän verokannan mukaan, vaan suoraan komissiosta. Asiakas sen sijaan saa vähentää perustuotteessa olevan veron, joten sen on näyttävä laskulla. Winres-verolaji perustiedoissa on 2. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 1 (23)
4.1.3. Verollisen valmismatkan välittäminen EU-maahan suuntautuva valmismatka on aina verollinen. Jos tällainen matka välitetään, pitää asiakkaan laskulla näkyä tuottajan marginaalivero. Välittäjä maksaa veroa omasta komissiostaan, mikä määräytyy, tuottajasta riippuen, joko verottomasta tai verollisesta ostohinnasta. Tuoterivejä tarvitaan kaksi: ostohinta vähennettynä tuottajan marginaaliverolla (Winres-verolaji 2) ja tuottajan marginaalivero (verolaji 4). Näin siksi, että veroa ei voi laskea automaattisesti myyntihinnasta, vaan se perustuu ainoastaan tuottajan ilmoitukseen Huom! Verolajin 2 rivillä on veroprosentti 0, koska asiakkaalla on vähennysoikeus vain marginaaliveroon. Veroriville annetaan suoraan veroeurot. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 2 (23)
4.1.4. Marginaalivero Marginaaliveroa maksetaan itse järjestetyistä matkoista, jotka suuntautuvat kotimaahan tai muihin EU-maihin. Matka on itse järjestetty, jos se hinnoitellaan itse, ja siihen on paketoitu vähintään kaksi tuotetta. Varsinaisissa oman tuotannon matkoissa (jotka on perustettu valmiiksi) ei veroja tarvitse ihmetellä, sillä ne on määritelty jo perustiedoissa. Mutta, kun puhutaan yksittäisistä ryhmistä, jotka myydään pääpiirteissään yhdellä laskulla, on käyttäjän myyntihinnan lisäksi arvioitava ostohinta. Marginaaliveron verolaji on 3. Sekä myynti, että ostohinnat annetaan yksikköhintoina: kappale kenttään annettu kerroin koskee molempia. Jos lopullista ostohintaa ei tiedetä, käytetään parasta saatavilla olevaa arviota. Ostohinta on pakko antaa, sillä vero määräytyy osto- ja myyntihinnan erotuksesta. Jos ostohinta on nolla, maksetaan vero koko myyntihinnasta. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 3 (23)
4.1.5. Normaali ALV Vain matkatoimistoalalla (ja käytetyn tavaran kaupassa) on omia verovirityksiään. Muut toimialat maksavat veroa koko myyntihinnasta, ja ostohintojen verot voidaan käyttää vähennyksinä. Matkatoimistoilla ei ole vähennysoikeutta matkamyyntiin liittyvistä ostoista., joten veroa maksetaan suoraan palkkioista. Normaaliveroa sovelletaan matkatoimistoihin, jos vuokrataan omia busseja, tai esim. laskutetaan esitteen mainostilasta päämiestä. Verolaji on 1. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 4 (23)
4.1.6. Verotekstit 1.1.2004 voimaan tulleiden EU-vero-ohjeiden mukaan laskusta pitää selvitä verottoman ja marginaaliverollisen myynnin perusteet. Tästä syystä hinnastoihin on voitu kytkeä verotekstejä, joista selviää, mihin arvonlisäverolain (AVL) pykälään verottomuus tai marginaaliverollisuus perustuu. Tekstit tulostuvat laskun veroerittelyosaan. Käytössä olevat verotekstit ovat: AVL 80 * Marginaaliverollinen valmismatka EU:n alueelle * Voittomarginaalijärjestelmä matkatoimistot (automaattinen lisäteksti) AVL 71 9-kohta Veroton valmismatka EU:n ulkopuolelle AVL 77.11 Veroton suorakuljetus ulkomaille Kohdassa 4.1.3. tehdyn varauksen veroerittely, kun varaukseen on vielä lisätty 10 euron toimitusmaksu: Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 5 (23)
4.2. VARAUSTEN SIIRROT 4.2.1. Siirron vaiheet Toiminta etenee seuraavasti: - Varaus tehdään normaalisti tuottajan järjestelmään. - Kun varaus on valmis, otetaan näytölle järjestelmäkohtainen siirtoruutu (esim. Amadeusjärjestelmästä RT ruutu), ruutumallit ovat kohdassa 4.2.4. - Siirrytään Winres-varausohjelmaan ja käynnistetään siirto. - Täydennetään varaus tarpeen mukaan (asiakastiedot, verot, tuoteotsikot jne.) - Kun siirto on valmis, ollaan itse varauksessa sisällä, ja kaikki luvussa 3. Varaus esitellyt toiminnot ovat käytössä: siirretystä varauksesta muodostettua varausriviä voidaan muuttaa, varaukseen voidaan lisätä uusia rivejä käsin, siihen siirtää uusia rivejä jne. - Päätetään varaus normaalisti. - painikkeella aloitetaan siirto uuteen varaukseen, eli siirron yhteydessä halutaan samalla luoda uusi varaus - painikkeella aloitetaan siirto varauksen sisällä, eli siirretään lisää rivejä jo aloitettuun varaukseen. Siirretyn varauksen muuttaminen Kun siirrettyä varausta muutetaan, muutetaan ensin tuottajan järjestelmässä olevaa varausta. Sen jälkeen toteutetaan siirto edellä kuvatulla tavalla. Järjestelmä löytää aikaisemmin siirretyn rivin ja korvaa ne uusilla. Myös siirto on pakko tehdä, muuten voi syntyä tilanne, jossa tuottajan järjestelmässä on eri varaus kuin on laskutettu asiakkaalta. Siirretyn varauksen peruuttaminen Peruutuksessa pitää varaus perua ensin tuottajan järjestelmästä ja vasta sitten Winresistä. Peruutusta ei siirretä, vaan se tehdään käsin, sillä Winres-varauksella saattaa olla muutakin, kuin vain Amadeuksesta tehty varaus rivit. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 6 (23)
4.2. Esimerkki Oletetaan Amadeus-varaus. Kun varaus on valmis, tehdään RT kysely: --- TST RLR --- RP/HELA22814/HELA22814 OC/PR 26SEP01/0857Z AYUKPF 1.BERGER/GEORG MR 2.JARVENPAA/EIJA MS 3 AY 467 H 08NOV 4 HELIVL HK2 1 1945 2125 *1A/E* 4 AY 464 H 11NOV 7 IVLHEL HK2 1330 1505 *1A/E* 5 AP MAISE ANTAS NORDIC FERRY CENTER OY 09-25102064 IATA 19-210041 6 TK OK26SEP/HELA22814 7 *SSR FQTV AY HK/ AY620673368/4/P1 8 FA PAX 105-0813438114/FIM1362.26/26SEP01/HELA22814/19210041/S3-4/P1 9 FA PAX 105-0813438115/FIM1362.26/26SEP01/HELA22814/19210041/S3-4/P2 10 FB PAX 2600005830 TTP1 2SIT ACCEPTED - YYUKPF/S3-4/P1-2 11 FE PAX NONREF/SPEX CHG OF RES NOT PERMITTED/S3-4/P1-2 12 FM 5.00 13 FP INV 14 FV AY tai käytetään Amadeus A.I.R tai Galileo MIR siirtotiedostoa: Kahdesta jälkimmäisestä aukeaa varausten valintaikkuna: Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 7 (23)
Sen jälkeen käynnistetään siirto: v -merkit näyttävät siirron etenemisen. Klikataan Seuraava painikkeesta. Siirrytään veroruudulle. Pudotusvalikosta valitaan minkätyyppinen matka on verokäsittelyn kannalta: veroton, verollinen välitysmyynti, marginaaliverollinen omatuotanto tai marginaaliverollinen välitysmyynti. Vain ne valinnat näytetään, jotka on Perustiedoissa määritelty siirrettävälle kohteelle. Jos kyseessä olisi esimerkiksi kotimaan reittilento, olisi järjestelmä laskenut verot automaattisesti. Jos kyseessä on veroton matka, ohitetaan ruutu klikkaamalla suoraan Seuraava. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 8 (23)
Siirrytään asiakastietoihin. Klikataan v Siirrä asiakas varaukseen kohtaan. Järjestelmä esitäyttää siirtoruudulta saamansa asiakkaantiedot näytölle. Seuraavaksi klikataan Hae ja etsitään asiakasta järjestelmästä. Jos asiakas löytyy, poimitaan se varaukseen, jos ei, täydennetään uuden asiakkaan tiedot. Jos asiakasta ei yritetä hakea ensin, vaan aina vain lisätään, on sama asiakas kohta moneen kertaan kannassa, eikä asiakasrekisterillä tee lopulta mitään. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 9 (23)
Asiakkaan siirto voidaan myös ohittaa, jolloin asiakkaan tiedot käsitellään vasta, kun on päästy itse varaukseen. Viimeiselle ruudulle täydennetään oikea kohteen nimi ja varausnumero, ellei niitä saada siirto ruudulta. Marsin tapauksessa saadaan varausnumero, muttei kohteen nimeä. Myös selite-tekstiä voi muokata mutta ei turhan takia. Jos Aikaväli kohta on tyhjä tai siinä on kuluva päivä, ei ruudulta ole saatu oikeita matkustuspäiviä. Ne pitää täydentää. Klikataan Valmis ja siirrytään itse varaukseen. 4.2.3. Erikoistilanteet Varaus voidaan siirtää usealle eri kohteelle Esimerkiksi lentovarauksissa syntyy tämä tilanne, jos halutaan omassa järjestelmässä seurata eri lentoyhtiöitä, sen sijaan että koottaisiin kaikki myynti yhdelle Lentoliput kohteelle. Kun järjestelmä löytää useamman kohteen (esim. LAY, LAYL, LSK, LBA, LLH, LXX jne. ), tulostuu näytölle valikko kohteista. Valitaan kohde, jonka jälkeen siirto etenee, kuten edellä on kuvattu. Tuottajalla on sekä valmismatkoja että verollisia yksittäisiä tuotteita Valmismatkan ja verollisen yksittäisen tuotteen verokäsittelyt eroavat toisistaan. Jos tuottajalla on molempia (esim. Silja, Viking), tarvitaan kaksi kohdetta (esim. RVL Vikingin risteilyt ja RVLL Vikingin linjaliikenne). Taas hakuavaimeen osuu kaksi kohdetta, joista valitaan. Jos kysymys esim. Ahvenanmaan reittimatkasta valitaan RVLL, jos normaalista Tukholman risteilystä, valitaan RVL. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 10 (23)
Verottoman linjaliikenteen (esim. Tukholma, Tallinna) voi periaatteessa ohjata kummalle kohteelle tahansa, mutta loogisempaa on käyttää linjaliikenne-kohdetta (RVLL). Varauksen täydentäminen Jos kaikkea laskulle haluttavaa tietoa ei löydy siirrettävältä ruudulta, voidaan se hakea muilta näytöiltä ja täydentää varaukseen käsin, esimerkiksi lentovaraukseen liittyvät lentokenttä ja muut lisämaksut TQT lla jne. Amadeusta voidaan käyttää heti normaalisti, kun ensimmäinen vaihe siirrosta (siirrettävä ruutu on tunnistettu) on ohitettu. Winres jätetään siihen kohtaa, missä lisätietoa tarvitaan. Siirrytään Amadeukseen, ja tehdään tarvittavat kyselyt. Siirrytään takaisin Winresiin, täydennetään halutut tiedot, ja jatketaan varausten käsittelyä normaalisti. Varauksen siirtäminen useampaan Winres-varaukseen Winres-siirto toimii siten, että siirrettävää varausta yritetään aina etsiä tietokannasta, jottei siirtoa vahingossa tehdä useampaan kertaan. Jos varaus löytyy, Winres ilmoittaa tilanteen, ja jos siirtoa jatketaan, hakee se alkuperäisen aikaisemmin siirretyn varauksen ja korvaa vanhan aineiston nyt siirrettävällä. Tämä on esim. muutoksessa aivan normaali tilanne. Winres käyttää hakuavaimenaan alkuperäisen varauksen varausnumeroa. Jos varaus halutaan useammalla Winres-varaukselle (esimerkiksi yksi lentovaraus halutaan pilkkoa useammaksi laskuksi), pitää Winres iä hämätä. Tämä tapahtuu muuttamalla viimeisellä siirtoruudulla olevaa Varausviite-kenttää. Jos varausnumero on esim. HY5WJ4, jatketaan sitä muuttamalla ensimmäiseen siirtoon numeroksi HY5WJ4.1 toiseen siirtoon HY5WJ4.2 jne. Siirto ei löydä aikaisemmin siirrettyjä, koska varausnumero on eri. Siirrettyyn aineistoon tehdään sitten Winresissä tarvittavat muutokset: poistetaan turhat matkustajat, muutetaan hinta jne. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 11 (23)
4.2.4. Amadeuksesta siirrettävät järjestelmät Tuottaja Siirtoruudun Varausnumeron Kuva tunniste alkuliite Amadeus /RP 1 HUOM: 1. Jos näyttö voidaan siirtää useammalle kohteelle (esim. lennot), on jokaiselle kohteelle merkittävä sama siirtoruudun tunniste (esim. ---), mutta varausnumeron alku voi olla kohdekohtainen (esim. AY, BA, SK, ) 2. Jos taustajärjestelmästä (esim. Silja ja Viking) voidaan siirtää kahta eri veroperiaatetta olevia tuotteita (paketti (tuottajan marginaalivero) ja reittiliikenne (välitysmyynti)) sisältäviä matkoja, on kummallekin tyypille perustettava oma kohteensa (esim. RSL (paketit) ja RSLL (linja, Ahvenanmaa). Pakettikohteella pitää olla verolajit 0, 2, 4, reittikohteella 0 ja 2, jossa jälkimmäisen hinnastossa on kuljetuksen veroprosentti (10 %) 3. Jos samalle tuottajalle tarvitaan kahta eri kirjauslajia, on helpointa perustaa kaksi eri kohdetta. Esim. jos pelkät lentoliput viedään kirjanpitoon varauskuukauden (kirjauslaji 2) mukaan, mutta liittymälennot lähtöpäivän mukaan (kirjauslaji 2), kannattaa perustaa kaksi kohdetta LAY (Lennot) ja LAYL (Liittymälennot) 4. Jos varausnumeron alkuliite jätetään tyhjäksi, tallentuu siirrettävän varauksen varausnumero sellaisenaan tuoterivin viite-kenttään. Myös varausnumerolla voi hakea varauksia. --- TST RLR --- RP/HELA22814/HELA22814 OC/PR 26SEP01/0857Z AYUKPF 1.BERGER/GEORG MR 2.JARVENPAA/EIJA MS 3 AY 467 H 08NOV 4 HELIVL HK2 1 1945 2125 *1A/E* 4 AY 464 H 11NOV 7 IVLHEL HK2 1330 1505 *1A/E* 5 AP MAISE ANTAS NORDIC FERRY CENTER OY 09-25102064 IATA 19-210041 6 TK OK26SEP/HELA22814 7 *SSR FQTV AY HK/ AY620673368/4/P1 8 FA PAX 105-0813438114/FIM1362.26/26SEP01/HELA22814/19210041/S3-4/P1 9 FA PAX 105-0813438115/FIM1362.26/26SEP01/HELA22814/19210041/S3-4/P2 10 FB PAX 2600005830 TTP1 2SIT ACCEPTED - YYUKPF/S3-4/P1-2 11 FE PAX NONREF/SPEX CHG OF RES NOT PERMITTED/S3-4/P1-2 12 FM 5.00 13 FP INV 14 FV AY Kuva 1. Amadeus-varausten siirtoruutu. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 12 (23)
4.2.5. Intresistä siirrettävät järjestelmät Tuottaja Siirtoruudun Varausnumeron Kuva tunniste alkuliite Kristina Cruises KC KC Lomalinja LL LL Matkapojat MP MP Matka-Vekka MV MV OK-Matkat OM OM Pohjolan Matka PM PM Sagamatkat SG SG Suomen Matka-Agentit MA MA Suomen Saaristovaraus SSV SSV Turku Touring TTR TTR Intres-agenttiliittymän kautta tehdut varaukset siirretään Varaus-ohjelmaan klikkaamalla Siirrä varaus leikepöydälle nappia. Siirto etenee kuten Amadeuksen kautta tehdyissä varauksissa lukuunottamatta Vero-ruutua. Winres ja Intres osaavat keskustella keskenään siten, että verotiedot siirtyvat automaattisesti Varaukseen. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 13 (23)
4.3. SÄHKÖPOSTIN LÄHETTÄMINEN 4.3.1. Yleistä Sähköpostiliittymä käyttää hyväkseen käyttäjän työasemalle asennettua posti-ohjelmistoa. Käsittely menee sen mukaan, onko käytössä Outlook tai joku muu. Outlook Express kuuluu kategoriaan muu. Winres tekee lähetettävästä aineistosta viestin liitetiedostoja. Varausohjelmasta tapahtuvassa lähetyksessä tapahtuu liitetiedostojen liittäminen sanomaan automaattisesti, raportteja tai muita tulosteita lähetettäessä kytkee käyttäjä liitetiedostot: Lähettävät aineistot: - Varausohjelma: o o o o o Varauskopio Laskut (ennakko-, loppu- ja hyvityslaskut) Kuitti käteismaksusta Voucher Tarjousdokumentit (matkaohjelma (asiakkaan ja matkanjohtajan versiot), kustannuslaskelma) - Muut ohjelmat: o Kaikki tulosteet välitiedoston kautta 4.3.2 Laskun ja tarjousdokumenttien lähettäminen Varaus ja tarjous tehdään normaalisti. Tulostusvaiheessa tulostetaan tarvittavat kappaleen paperille. Jos asiakas on pyytänyt laskut sähköpostilla, tulostetaan paperille vain kirjanpitäjälle tarkoitetut kappaleet. Jos asiakas on pyytänyt tarjouksen sähköpostilla, ei tulosteta välttämättä mitään, sillä oma kappale tarjouksesta on aina katsottavissa Winresistä. Uusien laskujen tai tarjousdokumenttien lähettäminen Lähettäminen tapahtuu seuraavasti (oletetaan Muu, esim. Outlook Express -ympäristö).: - Varmista, että näytöllä olevat dokumentit ovat juuri sen näköisiä, jollaisina haluat ne lähettää, jos eivät muokkaa: tuoterivien summat, logo paikalleen (jos paperilaskut tulostetaan logopaperille, tarjouksen hinta-erittely, jne) - Klikkaa näytön ylälaidasta Lähetä sähköposti -ikonia. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 14 (23)
- Järjestelmä siirtyy viestin määrittely-näytölle. Anna viestin tyyppi -valinnan olla kohdassa SMTP, kirjoita otsikko, lisää vastaanottaja(t). Jos asiakkaan tiedoissa oli valmiina sähköpostiosoite, tulee se automaattisesti viestiin. Valinnoilla lisää, hae ja poista ylläpidetään vastaanottajien listaa. Vastaanottajia voi samassa lähetyksessä olla useita. - Valitse välilehti Viesti ja kirjoita saate. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 15 (23)
- Valitse välilehti Liitetiedostot, ja tarkista,että kaikki on kunnossa. Esimerkissä on lähdössä hyvityslasku ja loppulasku. Jos et halua lähettää esimerkiksi hyvityslasku, klikkaa v pois vastaavasta ruudusta. Oletusformaatti lähetettävälle aineistolle on Acrobat Reader. Se on yleisimmin käytetty, ja vastaanottaja voi vain lukea ja tulostaa liitetiedostot, ei muuttaa. Jos haluta muuttaa formaattia, valitse haluamasi listasta. Tarjolla on niin Wordia kuin Exceliäkin. - Klikkaa OK ja viesti on matkalla. Jos vastaanottajaa ei löydy, (osoite on esimerkiksi kirjoitettu väärin) saat ilmoituksen omaan postilaatikkoosi. Laskun kopion lähettäminen - Avaa varaus käsittelyyn ja muodosta laskun kopio. Jos haluat lähettää varauksen kopion (varaus ilman laskutustietoja) siirry seuraavaan kohtaan heti, kun varaus on esillä. Dokumenttia voit muotoilla ennen lähetystä, kuten edellä. - Klikkaa ja toimi, kuten edellä. Lähettäminen Outlookilla Lähetettävä aineisto valmistellaan näytölle, kuten minen tapahtuu seuraavasti (oletetaan Muu, esim. Outlook Express, -ympäristö).: - Varmista, että näytöllä olevat dokumentit ovat juuri sen näköisiä, jollaisina haluat ne lähettää, jos eivät muokkaa: tuoterivien summat, logo paikalleen (jos paperilaskut tulostetaan logopaperille, tarjouksen hinta-erittely, jne) Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 16 (23)
- Klikkaa näytön ylälaidasta Tulosta ja valitse sieltä Sähköposti. Vaihda Sanoman tyyppi valinta kohtaan Client (MS Outlook) ja paina. Järjestelmä avaa Outlookin, jossa vastaanottaja ja liitetiedosto ovat valmiina. Viesti täydennetään ja lähetetään normaalisti. Viesti jää omaan lähetettyjen kansioon. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 17 (23)
4.3.3 Voucherin lähettäminen Voucher muodostetaan ruudulle normaalisti. Jos käytössä on esipainettu Voucher-lomake (eli näytölle ei tule logoa), saadaan logo näkyviin Vaihda logo toiminnolla. Kun voucher on valmis, klikataan. Lähetys saatetaan loppuun samoin kuin laskun tai tarjousdokumenttien lähettäminen. 4.3.4 Raportin ja matkustajaluettelon lähettäminen Kaikki Winresin dokumentit voidaan lähettää sähköpostilla eteenpäin. Varaus-ohjelman sisältä lähetettäessä käytetään suoraan ohjelmaan rakennettuja välineitä. Jos halutaan lähettää raportti tai matkustajaluettelo, tallennettaan aineisto ensin välitiedostoon, josta se poimitaan sanoman liitetiedostoksi. Oletetaan, että Matkatoimisto Oy haluaa lähettää elokuun maksuluettelon Excel-muodossa kirjanpitäjälleen. Raportti on ajettu normaalisti, jonka jälkeen on klikattu. Näytölle ilmestyy Winresin Exporttaus-työkalu, josta käyttäjä on valinnut raportin esitysmuodoksi Excel 7.0 ja tallennuskohteeksi levytiedoston (Disk File). Jos valitaan sovellus (Application), avaa Winres valitun sovellusohjelman (esimerkissä Excelin) ja tuo raportin sille. Raporttia voidaan nyt muokata Excelissä ja tallentaa normaalisti. Tämä saattaa olla helpompi keino, jos tiedostojen käsittely ei ole tuttua. -klikkauksen jälkeen järjestelmä kysyy tallennettavan tiedoston hakemiston ja nimen. Käyttäjä päättää laittaa tiedoston c:\temp hakemistoon nimelle Elokuun laskut.xls Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 18 (23)
Tämän jälkeen käyttäjä käynnistää Sähköpostin ja lähettää viestin liitetiedostoineen normaalisti. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 19 (23)
4.4. LAHJAKORTTIEN KÄSITTELY 4.4.1 Vaihtoehdot Lahjakorttivaraukset tehdään kohteelle XLA. Lahjakortti on aina veroton. Asiakkaaksi laitetaan lahjakortin ostaja. Tuoterivin selitteeseen kirjoitetaan lahjakortin numero, jos käytössä on varausnumeron lisäksi erillinen lahjakorttinumerointi. Asiakkaalle (lahjakortin ostaja) annettavaan lahjakorttiin (mikäli annetaan muutakin kuin lasku) kirjoitetaan vastaavan Winres-varauksen numero. Lahjakortin jatkokäsittelyn kannalta on oleellista, mitä laitetaan tuoterivin päivämääriksi. Vaihtoehtoja on kaksi: 1) Varauksen ajankohdaksi (alku- ja loppupäivämäärä) laitetaan lahjakortin viimeinen voimassaolopäivä. 2) Varauksen ajankohdaksi (alku- ja loppupäivämäärä) laitetaan kuluva päivä Ensin mainittu on ehdottomasti suositeltavampi. Jälkimmäistä tarvitaan vain, jos kirjanpitäjä ehdottomasti kieltäytyy ratkaisusta, jossa hänellä ei ole kontrollia lahjakorteista. Siinäkin tapauksessa kannattaa ensin miettiä kirjanpitäjän vaihtamista, ennen kuin ottaa kakkosvaihtoehdon käyttöön. Seuraavassa on ohje kummastakin vaihtoehdosta. 4.4.2 Varauksen ajankohtana lahjakortin viimeinen voimassaolopäivä Ratkaisun tarkoituksena on pitää lahjakorttivaraus ennakkoravauksena niin kauan, kuin se käytetään. Lahjakorttivaraus ei siis milloinkaan kirjaudu myynniksi, eikä lahjakorteista siten tiedetä kirjanpidossa mitään, ellei se jää kokonaan käyttämättä. Tilinpäätökseen voidaan haluttaessa tulostaa luettelo voimassaolevista korteista Tapahtumaraportilla. Kun lahjakortti käytetään, muutetaan alkuperäistä lahjakorttivarausta. Lahjakorttituoterivi poistetaan, ja sen tilalle laitetaan toteutettavan matkan kohde, tuote ja ajankohta. Asiakkaaksi laitetaan oikea asiakas. Varauksen huomautukseen (näkyy asiakkaalle) tai varauksen viestiin (ei näy asiakkaalle) lisätään tiedot alkuperäisen lahjakortin ostajasta ja summasta. Jos matkaosto on suurempi kuin lahjakortin arvo, jää ylimenevä osa normaalisti maksettavaksi. Jos lahjakortille jää rahaa, loppuosa on käytettävissä toisessa varauksessa. Erotuksesta tehdään uusi lahjakorttivaraus. Varaus maksetaan alkuperäiselle varaukselle jääneellä liikasuorituksella. Uusi varaus tehdään, jotta rahankäsittely olisi helpompaa. Asiakkaalla on selkeä dokumentti siitä, että jotain on todella jäänyt käyttämättä. Samoin raportointi kirjanpitoon menee varmasti oikein. Mitä tehdä, kun asiakas esittää lahjakortin vasta kun uusi varaus on jo tehty? Peruutetaan alkuperäinen lahjakorttivaraus 0-kuluilla ja tehdään varaukseen merkintä (tuoterivin selite, huomautus laskulle tms.) mihin varaukseen lahjakortti käytetään. Kuitataan varauksella olevat rahat ulos miinus-merkkisenä välineellä LAHJ. Kirjataan vastaava suoritus samalla päivämäärällä ja maksuvälineellä LAHJ plus-merkkisenä jo tehtyyn uuteen varaukseen. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 20 (23)
Miten estetään lahjakorttivarauksen kirjautuminen myynniksi? Jos varauksen ajankohdaksi on jätetty vahingossa kuluva päivä, tai lahjakortin voimassaolo on päättynyt, ilmestyy varaus myyntiraportille. Lahjakorttien tilinumero on yleensä pienempi kuin varsinaisten myyntitilien, joten ne ovat raportilla ensimmäisenä. Kirjanpitoraporttien ajajan pitää nyt päättää, mitä tehdään. - Jos lahjakortin päivä on väärin tai päättymässä olevan kortin aikaa halutaan jatkaa, ei myyntiraporttia merkitä lopulliseksi. Käyttäjä käy korjaamassa/muuttamassa korttien voimassaoloaikaa, ja ajaa sitten myyntiraportin uudestaan. - Jos korttien voimassaolon annetaan umpeutua (ts. niitä ei voi enää käyttää), annetaan lahjakorttivarausten mennä myyntiin, ja kirjanpidossa lahjakorttimyynti kirjataan sitten satunnaisiin tuloihin. Vastaus kuluttajavirastolle? Joka kuukauden ennakkoraportin lopussa on kohde-erittely, josta näkyy, kuinka paljon kuukauden lopussa oli voimassaolevia lahjakortteja. Milloin tahansa voidaan tulostaa luettelo voimassaolevista lahjakorteista Tapahtumaraportilla. Jos halutaan tehdä millimetrintarkkaa työtä, pitää kirjanpitoajojen yhteydessä tulostaa myös Tapahtumaraportti varauspäivän mukaan päättyneelle kuukaudelle XLA-kohteelle. Siitä nähdään kuinka paljon kortteja (, joita ei käytetty samassa kuussa) kirjoitettiin kuukauden aikana. Raporttia ei tarvitse toimittaa kirjanpitäjälle, vaan säilyttää itsellä odottamassa kuluttajaviraston kyselyä. 4.4.3 Varauksen ajankohtana lahjakortin kirjoituspäivä Jos lahjakorttien ajankohdaksi laitetaan kuluva päivä, kirjautuvat ne myynniksi aina sille kuukaudelle, jolla ne on kirjoitettu. Kun lahjakortti käytetään, ei alkuperäiseen varaukseen kosketa, vaan tehdään uusi varaus. Lahjakortin osuus maksetaan kassaan, maksuväline on LAHK. Jos matkaosto on suurempi kuin lahjakortin arvo, jää ylimenevä osa normaalisti maksettavaksi. Jos ostos on pienempi, kuin lahjakortin arvo, Annetaan käyttäjälle loppuosasta uusi kortti, tai jos mitään erillisiä kortteja ei ole käytössä, merkitään asiakkaalla olevaan dokumenttiin, paljonko korttia on jäljellä. Winresiin ei tehdä mitään merkintöjä jäljellä olevasta osuudesta.. Kirjanpidossa lahjakortit menevät niin, että myyntiä kirjautuu lahjakorttitilille siinä tahdissa, kuin lahjakorttivarauksia myyntiraportille menee. Tiliä vähennetään siinä tahdissa, kuin suoritusraportille tulee LAHK - suorituksia. Kirjanpito voimassaolevista lahjakorteista pidetään manuaalisesti. Winres ei tiedä niistä mitään. Vastaus kuluttajavirastolle? Joka kuukauden myyntiraportilta nähdään kuinka paljon lahjakortteja on po. kuukautena kirjoitettu. Joka kuukauden suoritusraportilta nähdään kuinka paljon lahjakortteja on käytetty. Kumulatiivisten lukujen erotus on voimassa olevien lahjakorttien kokonaissumma. Tämä tieto tulee kirjanpidosta. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 21 (23)
4.5. RAPORTTIEN KÄSITTELY Kaikkia Winresin raportteja ja listoja käsitellään samalla tavalla. Ajettu tuloste tehdään näytölle, jossa sitä sitten selataan, josta se tulostetaan paperille tai tallennetaan tiedostoon. Kertoo, että raportissa on 21 sivua, ja käyttäjä on nyt sivulla 2. Nuolenpäällä oikealle selataan raporttia eteenpäin sivu kerrallaan, nuolenpäällä vasemmalle taaksepäin. Nuolenpää pystyviivalla vie vastaavasti joko raportin viimeiselle tai ensimmäiselle sivulle. Sivun sisällä vieritetään raporttia näytön vasemmassa laidassa olevalla hissillä. käynnistää tulostuksen (kirjoitin jakoavaimella on liittyy tulostimien asetuksiin, eikä siihen pitäisi olla normaalisti tarvetta koskea). Tulostus määritellään: Tulostuksen käynnistys Tulostetaanko kaikki, vai vain osa sivuista Jos vain osa, niin mitkä sivut. Montako kopiota tulostetaan, lajitellaanko valmiiksi, jos enemmän kuin 1. Tulostaminen tiedostoon tai sovellukseen, katso kohta Sähköpostin lähettäminen Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 22 (23)
Tulosteen koko näytöllä (Zoomaus). Etsintä raportilta. Kenttään kirjoitetaan etsittävä sana, luku, numero tms. ja klikataan kiikaria, Winres etsii raportilta kohdan, jossa etsittävä aihio on. Seuraava klikkaus etsii seuraavan kohdan jne. Raportin data-rivien määrä. Näytön virkistäminen. Joskus raportti tyhjenee tai siihen tulee aukkoja, kun käydään välillä muissa ohjelmissa. Ruudulla oleva raportti saadaan palautettua ennalleen klikkaamalla salaman kuvaa. Winres-käyttäjän käsikirja 1.10.2014 Erityisohjeita 23 (23)