Asiakashallinta. TaikaTapahtumat -käyttöohje

Transkriptio

1 Asiakashallinta TaikaTapahtumat -käyttöohje

2 Tietojen haku Siirry etapahtuma-valikkoon ja valitse Asiakashallinta Kirjoita hakukenttään hakuehto ja napauta Hae Napauta nimeä yhteystieto-lomake avautuu

3 Tietojen muuttaminen Yhteystiedot-välilehdellä muokataan perusyhteystietoja Profiilit-välilehdellä käsittelet profiileja, joita haluat liittää henkilöön Toimenpiteissä merkitset tärkeät henkilön kanssa käydyt toimet. Täällä näkyy koko toimenpidehistoria Tiedostoissa voit liittää henkilöön häneen liittyvät tärkeät tiedostot Jakelulistat-osiossa näkyvät ne jakelulistat, joihin henkilö kuuluu Täydennä tiedot yhteystiedot ja napauta Tallenna

4 Kontaktin lisääminen Kontakti lisääminen aloitetaan napauttamalla Lisää uusi kontakti Syötä kontaktin tiedot ja napauta Tallenna

5 Jakelulistan luominen Tee kontaktihaku ja valitse haluamasi henkilöt Napauta Kopioi valitut leikepöydälle tai jos haluat kaikki, niin Kopioi kaikki leikepöydälle Voit tehdä kontaktihaussa uusia hakuja ja valita lisää kontakteja leikepöydälle Voi myös poimia joltakin vanhemmalta jakelulistalta kontakteja uudelle jakelulistalle Siirry leikepöydälle (ponnahdusikkuna/pop-upikkuna) napauttamalla Näytä leikepöytä Napauta leikepöydällä Talleta jakelulistaan ja Lisää jakelulista. Anna tiedot ja Tallenna

6 Henkilön lisääminen jakelulistaan Jos jakelulista on jo olemassa ja haluat lisätä sinne kontakteja, niin valitse kontaktit ensin samaan tapaan leikepöydälle Avaa leikepöytä ja napauta Talleta jakelulistaan Napauta Hae jakelulistaa ja anna hakuperusteet tai napauta Hae, niin listaan tulee kaikki olemassa olevat jakelulistat Valitse oikea ja napauta Tallenna jakelulistaan

7 Jakelulistan katselu Valitse Asiakashallinta-näkymässä Jakelulistat Napauta haluamasi jakelulistan nimeä, jolloin näet jakelulistaan kuuluvat henkilöt Napauttamalla painiketta voit poistaa kontakteja jakelulistalta Jakelulistalla olevan kontaktin tietoihin pääset napauttamalla kontaktin nimeä Huom! Jos kontakti on jollakin jakelulistalla, näkyy se myös hänen kontaktikortillaan kohdassa Jakelulistat

8 Asiakaslistan tuonti Suuremmat rekisterin muokkaukset on helpompi tehdä Excelissä. Voit ottaa listauksen Exceliin, tehdä muutokset ja tuoda uudet tiedot takaisin ohjelmaan. Tallenna Excel-tiedosto CSV-muotoon (löytyy kohdasta Tiedosto -> Tallenna nimellä) Valitse CSV-tiedosto koneeltasi. Mikäli olet laittanut kenttien nimet ensimmäiselle riville, laita ruksi kohtaan Ensimm. rivillä sarakeotsikot. Napauta Seuraava Ohjelma tunnistaa tuotavat uudet tiedot mahdollisiksi samoiksi henkilöiksi kuin vanhassa rekisterissä, jos henkilön sähköpostiosoite on sama

9 Asiakaslistan tuonti, sarakkeiden yhdistäminen Jos ohjelma ei automaattisesti tunnista kenttiä, niin yhdistä käsin kenttien vastaavuudet CSVtiedoston ja Kontaktitietokannan välillä. Yhdistetyt sarakkeet näkyvät alimmaisessa listassa. Napauta Seuraava

10 Asiakaslistan tuonti, tuplien käsittely Säännöllä kerrotaan miten tuotava tieto käyttäytyy suhteessa järjestelmästä jo löytyvään tietoon Määritellään kenttä/kentät, joiden perusteella kontaktia käsitellään samana henkilönä. Jos esim. Sukunimi ja Sähköposti ovat samat, niin CSV-tieto tuodaan järjestelmässä olevan tiedon päälle. Lisämäärityksen voi tehdä järjestelmästä löytyvän tiedon tuoreuden suhteen. Mikäli järjestelmän tietoa on päivitetty esim. viikon aikana, niin silloin säilytetään järjestelmästä löytyvä tieto ja se vain lisätään aiemmin määriteltyyn jakelulistaan.

11 Asiakaslistan tuonti, tuplien käsittely Määritä siis kentät, joiden perusteella automaattinen yhdistäminen tehdään. Ensimmäisen kentän valinnan jälkeen voit päättää otatko muita kenttiä ollenkaan mukaan. Jos otat, valitse kenttänimen perässä olevasta pudotusvalikosta JA, niin uusi kenttävalinta avautuu Kenttiä voit valita maksimissaan kolme Tämän jälkeen ota halutessasi käyttöön aikarajoitin

12 Asiakaslistan tuonti, tuplien käsittely Mikäli säännöistä huolimatta löytyy sellaisia, joiden tiedot eivät täsmää keskenään avautuu manuaalikohdistamisen sivu, jossa käyttäjä päättää miten eri tuplaesiintymiä käsitellään Järjestelmä tulkitsee eri henkilöiksi mm. kuvan mukaisesti eli jos joku kenttä on laitettu määrääväksi kentäksi ja toisesta tietolähteestä puuttuu tieto kokonaan ohjelma tulkitsee eri henkilöksi.

13 Asiakaslistan tuonti, tuplien käsittely Määrittelyjen jälkeen järjestelmä antaa vahvistussivun, jossa kannattaa tarkistaa, että tuotavien tietojen määrä täsmää alkuperäisen CSV-tiedoston rivien määrään Mikäli eroa löytyy, kannattaa alkuperäinen taulukko tarkistaa erikoismerkeistä tms. ennen siirron vahvistamista. Jos sarakkeet menevät oikein ja kaikki näyttää olevan kunnossa, napauta Vahvista siirto Nyt tiedot ovat tallentuneet tietokantaan ja löytyvät valitsemaltasi jakelulistalta

14 Asiakaslistan vienti 1/2 Tee haluamasi haku kontakteista tai jakelulistoista ja vie ne leikepöydälle Leikepöydällä napauta Tulosta/tallenna tiedostoon Valitse tulostuksen tyyppi

15 Asiakaslistan vienti 2/2 Jos valitsit Tulostustyypiksi Tarra (tai Lista) valitse tulostuspohja Valitse mitä yksittäiselle tarralle/listalle tulostetaan Lataa tiedosto koneellesi tulostukseen TAI Jos valitsit Taulukko-tulostuksen, niin valitse mitkä kentät otetaan tulostukseen mukaan Valitse tulostusmuoto (jokaisessa muodossa lisävalintoja) Luo tiedosto ja lataa se koneellesi jatkokäsittelyä varten