RAPORTIT. 1. Yleistä. Sisällysluettelo:

Transkriptio

1 RAPORTIT Sisällysluettelo: 1. Yleistä 2. Rekisteristä löytyvät raporttipohjat Normaalit Valmiit Kiinteät raportit ja työkalut 3. Uuden raportin luominen 4. Osoitetarrat ja sähköpostin lähettäminen suoraan rekisteristä 1. Yleistä Sporttirekisterissä on erittäin monipuolinen raporttityökalu. Raporttien avulla rekisteristä on mahdollista saada ulos käytännössä kaikki jäsenistä tallennettu tieto omavalintaisilla hakuehdoilla, ja raporttien kautta tehdään myös esim. kilpailuluvat ja jäsenlaskutukset. Jäsensihteerien työtä helpottamaan raportteihin on lisäksi tallennettu valmiita raporttipohjia. Rekisterin peruskäyttöön riittää hyvin valmiiden ja kiinteiden raporttien käyttö. Uuden raportin luomisessa on neljä vaihetta: 1. Hakuehtojen valinta 2. Hakuehtojen tarkistus ja mahdollinen tallennus myöhempää käyttöä varten 3. Hakutulosten alustava listaus ja raportin muodon valinta 4. Lopullisella raportilla näytettävien tietojen valinta. Raporttien käyttö Raportteihin päästäksesi klikkaa rekisterin vasemmasta yläkulmasta raportit. Jos haluat luoda uuden oman raportin, klikkaa Lisää uusi. Jos haluat käyttää valmiita pohjia, valitse pudotusvalikosta raporttityyppi (valmiit tai kiinteä) ja klikkaa valitse. a. Valitse haluamasi raportti ja klikkaa käytä raporttia. b. Jos haluat hieman muuttaa raportin hakuehtoja, klikkaa muokkaa. c. Raporttipohjat päivittyvät automaattisesti. Jos esim. tallennat oman raportin jonka hakuehtoina on 0-15-vuotiaat jäsenet, joka kerta käyttäessäsi raporttia se hakee tiedot kyseisen päivän ikätilanteen mukaan.

2 2. Rekisteristä löytyvät raporttipohjat Normaali Normaaleihin raportteihin tallentuvat omat raporttisi mikäli tallennat hakuehdot (uuden raportin luominen kohta 2). Kun raporttia käyttää, se pitää aina luoda loppuun uuden raportin teon kolmannesta kohdasta alkaen. Valmiit Valmiissa raporteissa ovat raportit, jotka on tallennettu valmiina. Sinne tallentuvat myös omat raporttisi jotka tallennat uuden raportin luomisen kohdassa neljä. SRL Aktiiviset jäsenet Exel: Hakuehtona ovat seuranne aktiiviset jäsenet eli jäsenet, joiden jäsenyydellä ei ole päättymispäivää tai se on tulevaisuudessa, ja henkilölle on tulostunut kuluvan kauden lasku. Monipuolinen perusraportti jäsenistä! Raportti aukeaa valmiina Exel-taulukkona, jossa ovat jäsenistä seuraavat tiedot: jäsennumero, sukunimi, etunimi, syntymäpäivä, suoramarkkinointitieto, osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, ensisijainen puhelin, ensisijainen matkapuhelin, ensisijainen , seura, jäsenlaji, jäsenyyden alkupäivä, jäsenyyden loppupäivä, lehtitieto, kortin painoonmenopäivä, jäsenyyden maksupäivä, suoritettu summa. Raportista näet helposti esim. jäsenmaksutilanteenne. Taulukosta on helppo kopioida jäsenten sähköpostiosoitteet useimpiin sähköpostiohjelmiin. Turhia sarakkeita poistamalla raportista saa helpommin luettavan ja tulostettavan. Taulukkoa muokkaamalla saat helposti erilaisia listoja. Voit lajitella taulukon esim. syntymäaikojen mukaan mikäli tarvitse vain junnujen sähköpostiosoitteet, tai maksupäivän mukaan mikäli haluat listan maksamattomista jäsenistä. Kokeile rohkeasti! Raportin saa aina otettua rekisteristä uudestaan jos saat sen solmuun! Jäsenten sähköpostit SRL Jäsenet, myös päättyneet Exel: Hakuehtona ovat seuranne jäsenet, sekä eronneet että aktiiviset. Raportti aukeaa valmiiseen Exel-taulukkoon, ks. edellä. SRL_Seuran tehtävänhaltijat: Hakuehtona ovat henkilöt, joilla on seurassa aktiivinen (= ei päättymispäivää tai se on tulevaisuudessa) tehtävä henkilön tiedoissa Tehtävät-välilehdellä. Raportti on hyödyllinen esim. seuran sähköposti-tehtävien päivittämisen ja yhteystietojen ilmoittamisen yhteydessä. Seuranne sähköpostitiedotteiden saajat Raportti aukeaa valmiina exel-taulukkoon jossa ovat seuraavat tiedot: henkilön jäsennumero, nimi, ensisijainen matkapuhelin, ensisijainen sähköpostiosoite, tehtävänimike sekä tehtävän alku- ja loppupäivät. Taulukosta on helppo tarkistaa seuran yhteyshenkilöiden yhteystietojen ajantasaisuus.

3 Seuran yhteyshenkilö (= saa SRL:n paperipostin) ei tule tälle raportille vaan näkyy organisaation perustiedoissa. Tähän tehtävään merkitään automaattisesti puheenjohtaja jos ei seura erikseen muuta toivo. Ohje sähköpostitehtävien päivittämiseen löytyy Henkilötiedot-ohjeesta, kohta 2.8. Kiinteät raportit ja työkalut Kiinteissä raporteissa on valmiita raportti- ja työkalupohjia. Työkalut: Nippulisenssi Tätä kautta tehdään D-, B- ja A-kilpailuluvat, ks. erillinen ohje. Työkalut: Jäsenlaskutus seurat (JMP) Työkalulla voi tulostaa jäsenlaskuja. Suositellaan käytettäväksi lähinnä itse laskuttavilla seuroilla vuoden ensimmäisessä laskutuksessa kun rekisteristä otetaan kerralla useita laskuja. Yksittäiset laskut kannattaa tulostaa suoraan jäsenen tiedoista. Tällä työkalulla tehdään myös karhulaskujen tulostus. Laskut ja karhulaskut Valitse jäsenkausi. Laskutus aina vain kuluvalta jäsenkaudelta. Seuroilla ei ole green card jäseniä. Valitse Haluamasi SRL- ja SEURAN -jäsenlajit: klikkaa valituksi ylin haluamasi jäsenlaji ja paina näppäimistösi shift-nappi pohjaan ja kulje nuolella alaspäin siten, että kaikki laskutettavat jäsenlajit muuttuvat sinisiksi. Jos haluat välistä jonkun pois, paina ctrl ja klikkaa hiirellä ko. riviä. Jos menee pieleen, voit aloittaa alusta klikkaamalla ensin yhden rivin valituksi jne. Lisää eräpäivä. Suositus 14 vrk. Valitse osoite-kohtaan seuran tehtävänhaltija. Valitse tehtävä-kohtaan jäsensihteeri. Valitse pudotusvalikosta laskun teksti, joko SRL jäsenlasku 201X suomeksi tai SRL medlemsavgift 201X på svenska. Karhulaskuille ei valitettavasti ole omaa pohjaa. Valitse kieli sen mukaan kumman laskupohjan olet valinnut. Jos valitset ruotsi, laskut lähtevät niille jäsenille, joiden kieleksi henkilön tietoihin on merkitty ruotsi. Jos teet karhulaskutusta, valitse kieleksi ei väliä. Jos teet karhuajoa, lisää ruksi kohtaan karhuajo. Testi-ruksi: Oletuksena on, että ajo on ensin testi jolloin laskut eivät oikeasti kirjaudu. Voit harjoitella ensimmäisen kerran ja kun haluat tehdä todellisen laskutusajon, täytä kaikki yllämainitut kohdat ja ota testi-ruksi pois. Siten saat laskut kirjautumaan järjestelmään. Klikkaa seuraava. Sivulla näkyy laskujen määrä ja mahdolliset herjat. Jos esim. jollekin jäsenelle on lisätty jäsenlaji jolle ei teillä ole hintaa rekisterissä, se näkyy tässä. Klikkaa sivun alareunasta Lataa, jolloin laskut aukeavat ruudulle yhtenä pdf-tiedostona tulostusta varten. HUOM! Jäsenmaksulaskuja voi karhuta myös tulostamalla laskut henkilön tiedoista. Näin ne voi tallentaa pdf-tiedostona ja lähettää sähköpostilla. Yllä olevaa raportti tuo kaikki laskut samaan tiedostoon, jolloin ne täytyy tulostaa ja lähettää postitse.

4 Raportit: Lisenssiluettelo Raportilla saa listan seuran kilpailuluvista, joko kaikki myönnetyt tai vain maksaneet. Valitse haluamasi kausi. Valitse haluatko vain maksetut luvat vai kaikki myönnetyt. Valitse haluatko raportin pdf:nä vai exelinä. Raportit: Jäsenmaksulaskutuksen tilitysajot Raportin kautta saat tiedon SRL:n seuralle tekimistä jäsenmaksutilityksistä kirjanpitonne liitteeksi. Tilitysraportit Valitse seura (klikkaa siniseksi). kirjanpitoon Valitse pudotusvalikosta haluamasi päivän ajo. Saat Exel-taulukon, jossa on lista ko ajoon kuuluvista jäsenmaksuista eriteltynä. Raportit: Maksaneet jäsenet Raportin kautta saat listan kuluvan tai edellisten vuosien maksaneista tai maksamattomista jäsenistänne. Sillä, onko jäsenyys enää voimassa, ei ole väliä. Huomioithan, että uudet jäsenet tulevat listalle vasta kun lasku on muodostunut rekisteriin (olet tulostanut sen itse tai se on lähtenyt SRL:n ajossa). Raporttia kannattaa käyttää alkuvuodesta edellisen vuoden jäsenmäärän tarkistamiseen. Jäsenmaksutilanne vuosittain Alue- ja seuravalikot voivat olla tyhjät tai niissä voi näkyä seuranne tiedot. Molemmilla tavoilla raportti toimii. Valitse haluamasi jäsenkausi. Valitse haluamasi SRL- ja SEURAN -jäsenlajit: klikkaa siniseksi ylin haluamasi jäsenlaji ja mikäli haluat useamman samaan raporttiin, paina näppäimistösi shift-nappi pohjaan ja kulje nuolella alaspäin siten, että kaikki laskutettavat jäsenlajit muuttuvat sinisiksi. Jos haluat välistä jonkun pois, paina ctrl ja klikkaa hiirellä ko. riviä. Jos menee pieleen, voit aloittaa alusta klikkaamalla ensin yksi rivi siniseksi jne. Laskutustapa: Valitse JMP Jos haluat tietää maksamattomat, laita ruksi kohtaan Listaa maksamattomat. HUOM! Tätä ei kannata käyttää mikäli haluat listan karhuttavista, sillä tähän raporttiin tulevan mukaan myös ne jäsenet joiden jäsenyys on päätetty (eronneet, jäsenlajin vaihdot). Klikkaa Lataa. Saat Exel-raportin henkilöistä. HUOM! Raporttiin aiheuttavat pientä epätarkkuutta henkilöt, joilla on kaksi maksettua jäsenyyttä seuraanne. Käytännössä tällaisia ovat henkilöt, joille on tehty kesken vuotta korotusjäsenyys. Raportit: Jäsenraportti Tällä voit hakea tietyn päivän jäsentilanteenne. Käytä raporttia Valitse jäsenkausi jonka jäsenyyksiä haluat hakea.

5 Valitse haluamasi SRL- ja SEURAN -jäsenlajit: klikkaa siniseksi ylin haluamasi jäsenlaji ja mikäli haluat useamman samaan raporttiin, paina näppäimistösi shift-nappi pohjaan ja kulje nuolella alaspäin siten, että kaikki laskutettavat jäsenlajit muuttuvat sinisiksi. Jos haluat välistä jonkun pois, paina ctrl ja klikkaa hiirellä ko. riviä. Jos menee pieleen, voit aloittaa alusta klikkaamalla ensin yksi rivi siniseksi jne. Kirjoita päivä jonka jäsentilanteen haluat. Lataa tiedot aukeavat Exel-tiedostona. Raportille tulevat henkilöt, jotka on laskutettu valitsemallesi jäsenkaudelle (mihin seuraan tahansa) ja joilla on voimassa oleva jäsenyys valitsemanasi päivänä (teidän seuraanne). Voimassa oleva jäsenyys tarkoittaa tässä että jäsenyys on laskutettu ja sillä ei ole päättymispäivää tai se on valitsemasi päivän jälkeen. Raportti huomioi listalla siis myös maksamattomat jäsenyydet (ks. exelin maksupäivä-sarake). Tilastot: Jäsenmäärät sukupuolittain seuroittain Raportti antaa tiedon seuran jäsenmäärästä jäsenlajeittain ja sukupuolittain lajiteltuna. Raportilla saa nopeasti jäsenmäärän sukupuolittain esim. erilaisiin tukihakemuksiin. Valitse jäsenkausi. Valitse, haluatko vain maksaneet vai kaikki avoimet jäsenyydet. Jos haluat tietyllä aikavälillä maksaneet, voit syöttää päivät ko kenttiin. Ne voi jättää tyhjäksi, jolloin saat koko valitsemasi jäsenkauden tilanteen. Raportille tulevat jäsenmäärät jäsenlajeittain. Raportin lopussa äärimmäisenä oikealla on yhteenveto kaikista jäsenlajeista. 3. Uuden raportin luominen Valmiilla raporttipohjilla ja Exelin käyttötaidoilla pärjää pitkälle, mutta rekisterin kautta on mahdollista luoda myös omia raportteja erityisillä hakuehdoilla. Uuden raportin luomisessa on neljä vaihetta. Hakukriteereinä voi käyttää lähes mitä tahansa rekisterissä olevia tietoja, ja samoin valmiille raportille voi poimia laajasti haluamansa tietoja. Esimerkkinä luodaan raportti, jolla haetaan vuotiaita jäseniä, joilla on D-kilpailulupa. Klikkaa rekisterin vasemmasta yläkulmasta raportit ja seuraavaksi Lisää uusi 1. Hakuehtojen valinta Ensimmäisellä sivulla valitaan hakuehdot. Ne on ryhmitelty henkilön tiedoissa olevien välilehtien mukaan. Valitut hakuehdot näkyvät sivun oikeassa yläreunassa pikahaun alla. Rekisteri tuo valmiiksi hakuehdoksi perustiedoista valinnan status: aktiivinen mikä tarkoittaa henkilöitä joille ei ole merkitty kuolinpäivää. Mikäli haluat raportille myös kuolleet henkilöt, poista tämä valinta hakuehdoista. Esimerkkiraportti:

6 o Perustieto-kohta: Syntymäpäivä-kenttiin merkitään 10 ja 17 ja klikataan lisää valinta. o Lisenssit-kohta: Klikkaa hakusanat-kentän alta hae valinnat, jolloin alla olevaan kenttään ilmestyy Suomen Ratsastajainliitto. Klikkaa se valituksi, jolloin kenttiin alemmas ilmestyy tekstiä. Kausi: Valitse kuluvan vuoden lisenssikausi. Lisenssi: Valitse D-kilpailulupa ja lisää valinta. Tila: Valitse maksettu ja lisää valinta. o Jäsenyydet-kohta: Klikkaa hakusanat-kentän alta hae valinnat, jolloin alla olevaan kenttään ilmestyy Suomen Ratsastajainliitto. Klikkaa se valituksi, jolloin kenttiin alemmas ilmestyy tekstiä. Kausi: Valitse kuluva jäsenkausi ja lisää valinta (= laskutettu kuluvana vuonna). Tila: Valitse suoritettu ja lisää valinta (= jäsenmaksu maksettu). o Siirry sivun yläreunaan ja klikkaa lisättyjen valintojen alta oikeasta reunasta hae valituilla. Samassa kohtaa näet myös alustavasti kuinka monta henkilöä on tulossa raportille. Jos luku on epälooginen, tarkasta hakuehdot. 2. Hakuehtojen tarkistus ja mahdollinen tallennus myöhempää käyttöä varten Näytöllä kerrataan valitut kriteerit. Jos haluat tallentaa hakuehdot myöhempää käyttöä varten, anna raportille nimi. Se tallentuu Normaaleihin raportteihin. Klikkaa Jatka. 3. Hakutulosten alustava listaus ja raportin muodon valinta Näytöllä näkyy listaus henkilöistä. Mikäli poistat henkilön, hän ei tule mukaan raportille. Pudotusvalikoista valitaan minkälainen raportti halutaan. Valittuasi klikkaa käytä. o Exel on muokattava, käyttökelpoinen raportti. Suosittelemme tämän käyttöä. o Tarratuloste tuo nimet ja osoitteet 3x8 tarraa arkille. o Sähköposti: Lähettää sähköpostin suoraan rekisteristä. Ei mahdollista esim. liitetiedostoja. 4. Lopullisella raportilla näytettävien tietojen valinta. Tästä voit valita mitkä tiedot haluat henkilöistä raporteille. Valitut hakuehdot eivät rajoita valintaa tässä kohtaa. Jos haluat esim. vain lähettää sähköpostia henkilöille, riittää että valitset perustiedot kohdasta ensisijainen . Tällöin saat raportin, jossa on vain tämä tieto. Esimerkkiraportin tapauksessa voidaan valita esim. seuraavasti: o sukunimi, kutsumanimi (tai etunimi) ja syntymäpäivä o Lisenssit-kohdasta kilpailulupa ja maksupäivä Jos haluat tallentaa valmiin raportin, anna sille nimi sivun alareunassa. Tätä kannattaa käyttää mikäli tarvitset tiettyä raporttia usein. Raportti päivittyy aina hakuehtojen perusteella, eli mikäli käytät nyt tekemääsi raporttia viikon kuluttua, silloin saamasi raportti on ko päivän tilanne. Jos tarvitset nyt saamaasi raporttia sellaisenaan myöhemmin, tallenna lopullinen raportti (esim. exeltaulukko) omalle koneellesi. Klikkaa jatka. Raportti aukeaa ruudulle valitsemassasi muodossa.

7 4. Osoitetarrojen tulostus ja sähköpostin lähettäminen suoraan rekisteristä Rekisteristä saa suoraan jäsenten osoitteet tarra-arkeille. Voit myös lähettää rekisteristä suoraan sähköpostia, jolloin lähettäjänä näkyy sinun osoitteesi. Valmiit raportit valitse. SRL aktiiviset jäsenet exel muokkaa raporttia Aukeavalla sivulla näkyvät valittavat hakukentät ja kyseisen raportin hakuehdot: seuranne aktiiviset jäsenet eli jäsenet, joiden jäsenyydellä ei ole päättymispäivää tai se on tulevaisuudessa, ja henkilölle on tulostunut kuluvan kauden lasku. Jos em. hakuehdot ovat ok, uusia valintoja ei tarvitse tehdä vaan klikataan oikealta hae valinnoilla. Voit myös vaihtaa tai lisätä hakuehtoja, jos esim. haluat vain kilpailijat, lisää hakuehtoihin lisenssikausi ja haluamasi lisenssit sekä maksutieto. Seuraavassa näkymässä voit tallentaa raportin kirjoittamalla kenttään raportille antamasi nimen. Raportti tallentuu normaaleihin raportteihin. Tämä nopeuttaa hieman jatkossa, jos tarvitset osoitetarroja tai sähköpostin lähetystä usein. Klikkaa jatka. Näytölle aukeaa alustava listaus henkilöistä. Vasemman puoleisesta pudotusvalikosta voit valita o Tarratuloste. Tarrat aukeavat pdf-tiedostona, 3x8 tarraa arkilla. o Sähköposti. Täytä sivulle viestin otsikko ja viestisi sekä mitä vastaanottajien osoitteita haluat käyttää. Liitetiedostot eivät ole mahdollisia. Klikkaa lähetä. Katso myös kohta Uuden raportin luominen, jossa on tarkemmat ohjeet hakuehtojen valintaan. Ole yhteydessä Ratsastajainliiton toimistoon mikäli sinulla on kysyttävää raporttien teosta tai toiminnasta!