DIGITAALISEN KARTTAPOHJAISEN ARKKITEHTUURI- HAKUPALVELUN TOTEUTUKSEN HANKINTA Arkkitehtuurin tiedotuskeskus / Arkkitehtuurikeskus ry (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 20.3.2015 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti suomen- ja englanninkielisen karttapohjaisen arkkitehtuurihakupalvelun toteutuksesta (jäljempänä palvelu ). Palvelu on kuvattu tarkemmin jäljempänä. 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan kohteena on merkittäviä suomalaisia arkkitehtuurikohteita esittelevän tietokantaratkaisun ja siihen perustuvan digitaalisen karttapohjaisen hakupalvelun toteutus. Hakupalvelu toteutetaan mobiiliystävällisenä verkkosivustona. Hankinnan kohteena oleva palvelu käsittää verkkosivuston toiminnallisen, rakenteellisen, ulkoasullisen ja teknisen suunnittelun sekä käytännön toteutuksen. Palveluun sisältyy sivuston tietokantaratkaisun suunnittelu ja toteutus. Jäljempänä palvelun lopputuloksena syntyvästä kokonaisuudesta (hakupalvelusta ja siihen sisältyvästä tietokantaratkaisusta) käytetään termiä hakupalvelu. Hankinnan kohteena olevan palvelun vähimmäisvaatimukset sekä toteutettavan hakupalvelun keskeiset ominaisuudet ja toiminnalliset vaatimukset on kuvattu liitteessä 1 Hankintayksikön ja hankinnan kohteen kuvaus. Lisäksi taustatietoa hankinnan kohteesta on kuvattu syksyllä 2014 laaditussa hankesuunnitelmassa (Liite 2). (Huom! Hankesuunnitelma ei ole tarjoajaa sitova ja mikäli hankesuunnitelmassa on eriävää tietoa tämän tarjouspyynnön kanssa, noudatetaan tarjouspyyntöä.) Lisäksi hankinnan kohdetta ja sitä koskevia vaatimuksia on kuvattu seuraavissa liitteissä: Sopimusluonnos (Liite 3) sekä Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot 2007 (Liite 4). Helmikuun 2015 alussa hakupalvelusta on julkaistu rajoitettu pilottiversio (http://navi.finnisharchitecture.fi/), jolla testataan käyttäjien tarpeita ja odotuksia. Hankinnan kohteena on yllä kuvatun hakupalvelun viimeistelty ja pysyvä versio, jonka tulee valmistua 31.8.2015 mennessä. Palvelun tuottamisessa tulee hyödyntää pilottiversiosta kerättävää käyttäjäpalautetta ja muuta matkan varrella karttuvaa tietoa. Palvelu toteutetaan aktiivisessa vuorovaikutuksessa tilaajan asettaman työryhmän kanssa. Palveluun sisältyy tarvittava määrä käytön opastusta, tapaamisia, ohjeistusta ja muuta yhteydenpitoa tilaajan kanssa. Hakupalvelu luovutetaan sen valmistuttua tilaajan osoittaman palveluntarjoajan palvelimelle ladattuna. Hakupalvelun luovutuksen jälkeen hakupalvelun omistus (tekijänoikeus ja kaikki immateriaalioikeudet) sekä vastuu hakupalvelun hallinnasta, ylläpidosta ja jatkokehityksestä siirtyy kokonaisuudessaan tilaajalle. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai toimittajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua tilaajalle.
2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimus on voimassa määräaikaisena ja päättyy ilman eri irtisanomista kun palveluntuottaja on suorittanut palvelun sopimuksenmukaisesti, tilaajan hyväksymällä tavalla. Jollei tilaajasta muuta johdu, palvelun kohteena olevan hakupalvelun tulee valmistua viimeistään 31.8.2015 mennessä. Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa huhtikuun 2015 lopussa. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava kansallinen hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja sähköpostitse, lähettämällä kysymykset osoitteeseen arch@archinfo.fi. Lähetä kysymykset 27.3.2015 kello 15.00 mennessä. Kirjoita sähköpostin aihekenttään Kysymykset, arkkitehtuurihakupalvelun toteutus. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin lähetään yhtäaikaisesti, saman sisältöisenä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Myöhemmin tarjouskilpailusta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia edellä mainitusta hankintayksikön sähköpostiosoitteesta. Hankintayksikkö vastaa pyyntöihin kolmen (3) arkipäivän kuluessa pyynnöstä. Kirjoita sähköpostin aihekenttään Kysymykset, arkkitehtuurihakupalvelun toteutus. Tarjoajan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.
Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet tarjouslomakkeeseen, joka on tarjouspyynnön liitteenä: Liite A2 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Tarjouksen vertailuhinta tai muu tarjousten vertailussa käytettävä tieto ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUSTEN SISÄLTÖ Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä A2, Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankintayksikön ja hankinnan kohteen kuvaus, sekä liitteessä A1, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Vastuuhenkilön vertailu suoritetaan tarjouspyynnön liitteellä A3 Vastuuhenkilön CV-lomake annettujen tietojen perusteella. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä A4 Hintaliite. Liitteet A1, A2, A3 ja A4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia, tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN Tarjous on toimitettava hankintayksikölle viimeistään 10.4.2015 kello 15.00 seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: hankinnat@ptcs.fi Sähköpostin liitetiedostojen tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tarjous tulee toimittaa hankintayksikölle yllä esitettyyn määräaikaan mennessä kahdessa sähköpostissa seuraavasti: - Sähköposti, joka sisältää kaikki muut tarjousasiakirjat paitsi hintaliitteen. Merkitse tämän sähköpostin aihekenttään Tarjous, arkkitehtuuri-hakupalvelun toteutus sekä tarjoajan nimi. - Sähköposti, joka sisältää vain tarjouspyynnön liitteenä A4 olevan hintaliitteen täytettynä. Merkitse sähköpostin aihekenttään Tarjouksen hintaliite, arkkitehtuurihakupalvelun toteutus sekä tarjoajan nimi. Kaikki tarjousasiakirjat tulee toimittaa määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset (lukuun ottamatta hintaliitettä (liite A4), joka avataan vasta laatuvertailun jälkeen). 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset laadun osalta. 5. Avaa laatuvertailun jälkeen hintaliitteet sisältävät tarjoussähköpostit. 6. Suorittaa hinnan ja laadun pisteytyslaskennan. 7. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 8. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 9. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. HINTA 30 % Hankintayksikkö vertailee hinnat tarjouspyynnön hintaliitteen (Liite A4) perusteella. Hintojen pisteytys suoritetaan alempana kohdassa Tarjousten pisteytys kuvatulla tavalla. 2. LAATU 70 % Laatu jakaantuu seuraaviin osa-alueisiin: 2.1. Tarjoajan työsuunnitelma (max. 10 pistettä) Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää tarjoajien tarjousten liitteinä toimittamat työsuunnitelmat. Työsuunnitelmassa tulee kuvata hankinnan kohteena olevan palvelun toteutus siten, että siitä käy ilmi työohjelma, työn aikataulu, työmenetelmät, työn kokonaistuntimäärä, työhön käytettävät henkilöstöresurssit ja työtuntien jakautuminen henkilöiden kesken. Työsuunnitelmassa on myös kuvattava sijaisjärjestelyt, jotta palvelu saadaan toteutettua tarjouspyynnön mukaisesti ja keskeytyksettä. Työsuunnitelman vertailussa arvostetaan seuraavia seikkoja, jotka tarjoajan tulee esittää sellaisella tarkkuudella, että tilaaja pystyy arvioimaan tarjoajan ammattitaidon sekä toteutussuunnitelman realistisuuden: o Suunnitelma mahdollistaa nopean toimituksen ja hankinnan tavoitteiden toteutumisen. o Selkeää vastuusuhteiden määrittelyä. Vertailussa arvostetaan toteuttamismallia, joka tukee vuorovaikutteista ja joustavaa toimintatapaa tilaajan ja toimittajan välillä ja jossa tuotantoon osallistuvien henkilöiden o määrä on rajattu mahdollisimman pieneksi. Selkeästi määriteltyjä ja todettavia välivaiheita sekä selkeästi kuvattuja menetelmiä ja toimintatapoja, jotka tuottavat Tilaajalle mahdollisuuden valvoa aikataulun toteutumista ja hankkeen etenemistä. o Työhön käytettävien henkilöstöresurssien tarkoituksenmukaisuutta (huomioiden käytettävien henkilöiden määrä ja osaaminen) sekä vastuuhenkilön työmäärän suurta osuutta kokonaistyömäärästä. o Työsuunnitelman selkeyttä, tiiviyttä ja havainnollisuutta. Työsuunnitelmat arvioidaan kokonaisarvioina siten, että parhaaksi arvioitu työsuunnitelma saa 10 pistettä ja muut sen verran vähemmän kuin työsuunnitelma arvioidaan parhaaksi arvioitua työsuunnitelmaa heikommaksi. 2.2. Hankkeen vastuuhenkilön ammattitaito ja kokemus (yhteensä max. 40 pistettä) 2.2.1. Vastuuhenkilön referenssit (max. 25 pistettä)
Vertailussa huomioidaan hankinnan kohdetta vastaavat referenssit, joiden toteuttamisessa tarjoajan nimeämällä hankkeen vastuuhenkilöllä on ollut merkittävä osuus. Hankinnan kohdetta vastaavana pidetään yhteisölle tai julkiselle toimijalle räätälöityä avaimet käteen -verkkosivustoa tai vastaavaa tietopalvelua, joka on sisältänyt sovelluksen tai sivuston toiminnallisen, rakenteellisen, ulkoasullisen ja teknisen suunnittelun sekä käytännön toteutuksen. Referenssien tulee olla valmistuneita. Referenssit eivät saa olla viittä (5) vuotta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Vertailussa huomioidaan: o Yksi vastuuhenkilön referenssihanke (ensisijainen referenssihanke), jonka o tarjoaja katsoo parhaiten vastaavan hankinnan kohdetta, ja enintään kaksi vastuuhenkilön toteuttamaa muuta hankinnan kohdetta vastaavaa referenssihanketta (täydentävät referenssihankkeet). Vastuuhenkilön referenssit tulee esittää tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella A3 Vastuuhenkilön CV-lomake. Referenssihankkeiden laadun arvioinnissa arvostetaan erityisesti näyttöä konseptisuunnittelusta ja karttapohjaisista hakupalveluista. Lisäksi referenssihankkeissa arvostetaan niiden saamia julkisia tunnustuksia (palkinnot, kunniamaininnat ym.) sekä todennettavissa olevia tietoja hankkeiden menestyksellisyydestä (mediahuomion määrä ym.). Ensisijainen referenssihanke arvioidaan siten, että parhaaksi arvioitu ensisijainen referenssihanke saa 15 pistettä ja muut sen verran vähemmän kuin ne arvioidaan parhaaksi arvioitua referenssihanketta heikommaksi. Täydentävät referenssihankkeet arvioidaan siten, että parhaaksi arvioitu täydentävä referenssihanke saa 5 pistettä ja muut sen verran vähemmän kuin referenssihanke arvioidaan parhaaksi arvioitua referenssihanketta heikommaksi. 2.2.2. Vastuuhenkilön tietotekniikkaan ja konseptisuunnitteluun liittyvä työkokemus ja koulutus (max. 10 pistettä) Arvioinnissa huomioidaan tarjoajan nimeämän hankkeen vastuuhenkilön tietotekniikkaan ja konseptisuunnitteluun liittyvä työkokemus ja niihin liittyvä koulutus. Vertailussa arvostetaan henkilön tietotekniikkaan ja konseptisuunnitteluun liittyvän työkokemuksen ja -tehtävien monipuolisuutta. Lisäksi vertailussa arvostetaan henkilön tietotekniikkaan ja konseptisuunnitteluun liittyvää koulutusta. Työkokemus ja tehtävät sekä koulutus yllä esitetystä erityisosaamisesta arvioidaan siten, että henkilö, jolla arvioidaan olevan monipuolisin työkokemus ja tehtävät ja jonka työkokemus ja tehtävät arvioidaan vastaavan parhaiten hankinnan kohteena olevaa hanketta, saa 10 pistettä ja muut sen verran vähemmän kuin henkilön edellä mainittu kokemus arvioitiin parhaaksi arvioidun kokemusta heikommaksi. 2.2.3. Vastuuhenkilön arkkitehtuurialan tuntemus (max. 5 pistettä) Arvioinnissa huomioidaan tarjoajan nimeämän hankkeen vastuuhenkilön aiemmat yhteistyökokemukset arkkitehtuurialan toimijoiden kanssa ja vastuuhenkilön muu arkkitehtuurialan tuntemus ja koulutus. o Vertailussa arvostetaan henkilön arkkitehtuurialan tuntemusta. Arkkitehtuurialan tuntemus arvioidaan henkilön koulutuksen ja työtehtävien perusteella. Arkkitehtuurialan tuntemus arvioidaan siten, että henkilö, jolla arvioidaan olevan paras työtehtävistä ja/tai koulutuksesta ilmenevä arkkitehtuurialan tuntemus saa 5 pistettä ja muut sen verran vähemmän kuin henkilön arkkitehtuurialan tuntemus arvioidaan parhaaksi arvioidun henkilön arkkitehtuurialan tuntemusta heikommaksi. Laatuvertailun lopuksi tarjoajan saamat laatupisteet lasketaan yhteen.
Tarjousten pisteytys Tarjoukset pisteytetään laskemalla Helsingin Yliopiston tilastotieteen laitoksella kehitetyn standardointi-mallin (Gradu: Keskihajonta hinta- laatusuhteen arvioinnissa, Risto Hiltunen, 2007) mukaan käyttäen hintasudetta: laatu 70 %, hinta 30 %. Laskentataulukko on ladattavissa esimerkiksi osoitteesta http://www.atl.fi/index.php?id=267. Vertailupisteet määräytyvät standardointimenetelmässä seuraavasti: tarjouksen laatupisteet = (laatupisteet - laatupisteiden keskiarvo) / (laatupisteiden hajonta), tarjouksen hintapisteet = tarjoushinta - tarjoushintojen keskiarvo) / (tarjoushintojen hajonta). Korkeimmat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. HUOM. Mikäli tarjouksia on neljä (4) tai vähemmän käytetään arvioinnissa seuraavaa menetelmää. Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat tarjouspyynnön hintaliitteen (Liite A4) perusteella. Vertailussa halvin tarjous saa 30 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: (halvin hinta / vertailtava hinta) x 30. Laadun osalta vertailussa parhaat laatupisteet saanut tarjoaja saa 70 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla (vertailtavat laatupisteet / parhaat laatupisteet) x 70." Korkeimmat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. 3. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Helsingissä 20.3.2015 Arkkitehtuurin tiedotuskeskus Asko Takala Hallituksen puheenjohtaja LIITTEET Tämän tarjouspyynnön liitteet on ryhmitelty seuraavasti: Tarjouspyyntöä täydentävä informaatio: Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Hankintayksikön ja hankinnan kohteen kuvaus Hankesuunnitelma Sopimusluonnos Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007): http://www.jhssuositukset.fi/suomi/jhs166 Tarjousten vertailussa käytettävä pisteytystaulukko: http://www.atl.fi/index.php?id=267 Tarjouksen yhteydessä palautettavat tarjouslomakkeet: Liite A1 Liite A2 Liite A3 Liite A4 Liite A5 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus Vastuuhenkilön CV-lomake Hintaliite Sitoumuksen malli (palautetaan vain mikäli tarjoaja vetoaa alihankkijan tai ryhmittymän jäsenen voimavaroihin)