TARJOUSPYYNTÖ: VALKEAKOSKEN SEUDUN KEHITYS OY:N, ETELÄ-PIRKANMAAN SEUTUHALLINNON JA VALKEAKOSKEN KAUPUNGIN MARKKINOINTI- JAVIESTINTÄPALVELUISTA Taustatietoja: Valkeakosken Seudun Kehitys Oy on Akaan, Urjalan ja Valkeakosken sekä sidosryhmäosakkaiden omistama seudullinen kehitysyhtiö. Valkeakosken Seudun Kehitys Oy:n tehtävät ovat muun muassa edistää elinkeinoelämän monipuolisuutta sekä työpaikkojen ja kannattavan yritystoiminnan syntymistä, kehittää yritysten liiketoimintaa ja osaamista yhdessä yliopistojen, korkeakoulujen sekä koulutus- ja tutkimuslaitosten kanssa, parantaa seudun yritysten toimintaedellytyksiä ja innovaatioympäristöä, luoda yhdessä Hämeen ammattikorkeakoulun ja yliopistojen kanssa Valkeakoskelle osaamiskeskittymän ja yrityskeskuksen kehityshakuisille kasvuyrityksille sekä edistää yritysten verkottumista Suomessa ja kansainvälisesti. Etelä-Pirkanmaan seutukunta on väkiluvultaan Pirkanmaan toiseksi suurin seutukunta. Alueen kolmessa kunnassa, Akaassa, Urjalassa ja Valkeakoskella on asukkaita noin 42 800 ja väestö kasvaa koko ajan. Etelä-Pirkanmaan seutuhallinnon tehtävänä on vahvistaa seudun kilpailuasetelmaa panostamalla strategisesti tärkeisiin kehittämishankkeisiin. Seutuhallinto huolehtii yhteisestä edunvalvonnasta ja aluekehitystehtävistä sekä luo alueellisia yhteistyömalleja ja palvelurakenteita. Seutuhallinto toteuttaa myös Etelä-Pirkanmaan KOKO-ohjelmaa. Valkeakosken kaupunki on noin 21 000 asukkaan vireä urheilu- ja kulttuurikaupunki Etelä- Pirkanmaalla, aivan Tampereen tuntumassa. Valkeakoski on tunnettu kauniiden maisemien lisäksi kilpailukykyisestä ja kansainvälisestä elinkeinoelämästä sekä kattavasta koulutustarjonnastaan, joihin sijainti tieliikenteen solmukohdassa on luonut loistavat mahdollisuudet. Myös huippu-urheilu, erityisesti jalkapallo ja hiihto, sekä vilkas kulttuurielämä ovat Valkeakosken tavaramerkkejä. Hankittavat asiantuntijapalvelut Tarjouksessa hinnat tulee ilmoittaa mainittujen yksikköhintojen mukaisesti 1) Tekstituotanto (painettu ja verkkoteksti) Esite A4 suomeksi (ml. suunnittelu, toimitus, valokuvaus, taitto, trafiikki) Myyntihenkinen asiakas-/sidosryhmälehti (ml. suunnittelu, toimitus, valokuvaus, taitto, trafiikki Esitetekstin tuottaminen englanniksi (ml. suunnittelu, toimitus, valokuvaus, taitto, trafiikki Muu painotyö kuten esim. seminaari- tai oppimateriaali tms. (ml. suunnittelu, toimitus, valokuvaus, taitto, trafiikki) Julkisuustyö Lehdistötiedote (teksti, jakelu ja mediasoitot) Nimitysuutiset (teksti, kuvaus, jakelu) per henkilö
Verkkoteksti Käynnissä olevien hankkeiden sisällöntuotanto staattisille www-sivuille ilman julkaisujärjestelmää hinta per näyttö Sisältöä/uutisia uuteen julkaisujärjestelmään hinta per näyttö (Pääsääntöisesti tämä toteutetaan itse, mutta saattaa olla tilanteita, että tarvitsemme kiireapua. 2) Graafinen suunnittelu ja taitto, visuaalinen viestintä Lehti-ilmoitus valmiille pohjalle ¼ sivu ja pienemmät A4 A5 Mainos Suunnittelu ja tuotanto ¼ sivu ja pienemmät A4 A5 Messutaulu, banneri tai roll-up tms. Suunnittelu ja toteutus Valokuvaus (kuvat kaikilla oikeuksilla) Kuvauskeikka Studiokuvaus päivähinta kertahinta 3) Digitaalisen viestinnän suunnittelu, toteutus ja tuotanto Animaatio ja 3D-grafiikan suunnittelu Animaatio ja 3D-grafiikan toteutus Animaatio ja 3D-grafiikan tuotanto Audiovisuaalinen kerronta: video, kuva- ja äänikerronta suunnittelu Audiovisuaalinen kerronta: video, kuva- ja äänikerronta toteutus Audiovisuaalinen kerronta: video, kuva- ja äänikerronta tuotanto Mobiilipalvelut, digi-tv sovellukset suunnittelu Mobiilipalvelut, digi-tv sovellukset toteutus Mobiilipalvelut, digi-tv sovellukset tuotanto Verkkopalvelut (uudet tai olemassa olevien kehittäminen) suunnittelu Verkkopalvelut (uudet tai olemassa olevien kehittäminen) toteutus Verkkopalvelut (uudet tai olemassa olevien kehittäminen) tuotanto Verkkomainonta, internet markkinointi, suunnittelu Verkkomainonta, internet markkinointi, toteutus Verkkomainonta, internet markkinointi, tuotanto Muu konsultointi 4) Perinteisen sähköisen viestinnän suunnittelu, toteutus ja tuotanto TV- ja radiomainonnan suunnittelu ja toteutus
5) Strateginen suunnittelu ja konsultointi Vuosiviestintäsuunnitelma (olemassa olevan päivitys) Toimenpidesuunnitelma Muu konsultointi juniorikonsultti / seniorikonsultti 6) Sosiaalisen median hyödyntäminen: koulutus ja konsultointi Sosiaalisen median hyödyntäminen, koulutus Sosiaalisen median hyödyntäminen, konsultointi Solmittavat sopimukset Saatavan tarjouksen pohjalta solmittava viestintäpalveluiden sopimuskausi on kaksi vuotta plus yksi vuoden mittainen optiovuosi, jonka aikana tilaaja keskittää mainos- ja viestintähankintojaan valituille toimittajille, mutta sopimus ei tältä osin sisällä yksinoikeutta. Sopimuksen laadinnassa noudatetaan Suomen lakia. Kyseessä voi tarvittaessa olla myös puitesopimus, jolloin sopimus viestintäpalveluiden käytöstä voidaan tehdä useamman toimittajan kanssa. Näin ollen myös osa-toteuttajien tarjoukset yllä mainituista kuudesta moduulista otetaan huomioon. Valkeakosken kaupunki, Etelä-Pirkanmaan seutuhallinto ja Valkeakosken Seudun Kehitys Oy hankkivat yllä kuvattuja palveluita sopimuskauden aikana joko palvelukokonaisuutena tai edellä mainittujen moduulien pohjalta yksittäisinä, erillisinä tilauksina. Jokaisesta tilauksesta tai kokonaisuudesta sovitaan mukaan lukien hinta, aina etukäteen kirjallisesti (sähköpostilla) tilaajan ja palveluntuottajan kesken. Valitun tarjoajan/ tarjoajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus ja hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Hankintasopimuksella sovitaan myös toimeksiantojen perusteella hankittujen palveluiden ja materiaalien oikeuksien siirtymisestä tilaajalle. Alihankinta Palveluntuottaja on velvoitettu kilpailuttamaan alihankkijoidensa työt julkisten hankintasääntöjen mukaisesti. Tarjouksessa tulee määritellä hinta myös alihankkijoiden kilpailutusprosessista aiheutuvalle työlle. Tämä kilpailutusprosessin on määriteltävä myös siinä tapauksessa, että tarjoaja tarjoaa vain yhtä moduulia. Palveluntuottaja vastaa alihankkijoidensa suorittamasta työstä kuin omastaan ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajia. Tilaajat voivat perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Palvelun tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Palveluntuottajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan hankintamenettelystä pois. Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä liitettävä osallistumishakemukseensa mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Esitetyt todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia
niiden toimituspäivästä laskettuna. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Vaatimus 1 Vaatimus 2 Vaatimus 3 Vaatimus 4 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoukseen on liitettävä selvitykset: - Veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. - Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Yksityisenä elinkeinoharjoittajana toimiva huolehtii, että tilaajalla on tieto palveluntuottajan voimassa olevasta yrittäjien eläkelain mukaisesta YELvakuutuksesta. Valitun tulee vuosittain toimittaa kopio vakuutustodistuksesta tilaajalle. Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden. Tarjoukseen liitetään vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista. Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Palveluntarjoajalla tulee olla Rating Alfa luottoluokitus vähintään hyvä (AA). Tarjoukseen on liitettävä Suomen asiakastieto Oy:n tarjoajaa koskeva Rating Alfa yritysraportti tai muun luottolaitoksen (ei pankin) lausunto, jossa luottoluokitus on ilmoitettu sekä tieto ehdokkaan viimeisestä vahvistetusta liikevaihdosta, jos se ei ilmene luottotietolaitoksen lausunnoista. Aloittavan uuden yrityksen tulee todentaa taloudelliset edellytyksensä ja luottotietonsa muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Palveluntuottajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin koko sopimuskauden ajan. Vaatimus 5 Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset (vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta.)
Tarjoajalla tulee olla relevanttia kokemusta ja näyttöjä vastaavan laajuisten markkinointi- ja viestintäpalveluiden tuottamisesta viimeisten kolmen vuoden ajalta. Tarjoukseen tulee liittää palveluntarjoajan referenssit vastaavien palveluiden tuottamisesta, kokemuksesta ja näytöistä. Tarjoajan on toimitettava asiantuntijoiden osalta CV, josta käy ilmi referenssien lisäksi myös muu koulutus ja ammatillinen pätevyys. Moduulien 1 ja 5 osalta edellytämme, että tarjoajalla on kokemusta julkishallinnon viestintätehtävistä ja EU-rahoitteisesta hanketoiminnasta. Vaatimus 6 Tarjoajan tulee nimetä markkinointipalvelusta vastaava henkilö, jonka tulee olla ammattitaitoinen ja omata riittävästi työkokemusta. Muut vaatimukset Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 30.4.2011 saakka. Arvio hankinnan volyymistä Viestintäpalveluiden tarpeet on arvioitu seuraavan kolmen vuoden ajalta noin 100 000 euron arvoiseksi per vuosi. Palveluita hankitaan myös julkisrahoitteisten hankkeiden talousarviossa varattujen määrärahojen puitteissa. Tilaaja ei maksa erikseen korvausta matkoista, matka-ajasta, majoituksesta tai muusta vastaavasta. Osatarjoukset Osatarjoukset otetaan huomioon. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen sisältö Tarjouksesta tulee käydä ilmi: Työn hinta mainittujen yksikköhintojen mukaisesti sisältäen kaikki kustannukset (liite 1) Referenssit o Kokemukset vastaavanlaisista toimeksiannoista o Palvelun tarjoajan referenssit innovatiivisista tarjottavan osa-alueen ratkaisuista Henkilöt ja pätevyys o Palvelun toteutukseen osallistuvien henkilöiden koulutus ja osaaminen (liite 2) Mitä moduulia (1-6) kyseinen tarjous koskee Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjouksessa tulee olla mukana tarjouspyynnön liitteenä (tai vastaava) oleva taulukko, johon on kirjattu kunkin moduulin hintatiedot. Tarjouksessa annettujen hintojen tulee olla kiinteät 31.5.2012 asti ja ne tulee ilmoittaa ilman arvonlisäveroa. Tämän jälkeen toimittajalla on mahdollisuus esittää hinnankorotusta. Hinnankorotuksista tulee antaa kirjallinen, perusteellinen selvitys vähintään 30 päivää ennen niiden suunniteltua voimaantuloa. Tilaaja hyväksyy vain todelliset, yleistä kustannuskehitystä vastaavat hinnankorotukset. Hinnankorotuksen jälkeen uusien hintojen on oltava voimassa vähintään vuoden korotuspäivästä ennen kuin uutta korotusta voi esittää. Hintaa alentavat muutokset otetaan välittömästi huomioon. Mikäli hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, on tilaajalla ja toimittajalla oikeus
irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana noudatetaan voimassa olevaa hinnoittelua. Emme maksa tehdyistä tarjouspyynnöistä korvauksia. Tarjouksen liitteet Tarjouksessa tulee olla seuraavat asiakirjat liitteenä Todistus verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai maksusuunnitelmasta Todistus voimassa olevasta vastuuvakuutuksesta Todistus kaupparekisteriin, ennakonperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisuuden rekisteröitymisestä Todistus luottoluokituksesta Ansioluettelot ja CV:t tarjoajan suorituskyvystä, ammatillisesta pätevyydestä, kokemukset vastaavanlaisista toimeksiannoista sekä referenssit innovatiivisista tarjottavan osa-alueen ratkaisuista. Tarjouspyynnön liitteenä 1 oleva hintataulukko tai muu vastaava jossa hintatiedot ovat selkeästi esillä. Tarjouspyynnön liitteenä 2 oleva taulukko henkilöstön osaamisesta ja kokemuksesta Arviointiperusteet Hankintapäätös perustuu kokonaistaloudellisesti edullisimpaan tarjoukseen. Painotukset ovat: Hinta (50 %) Pisteytys 0-5. Liite 1, hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina Referenssit (25 %) Pisteytys 0-5/referenssi - Kokemus vastaavanlaisista toimeksiannoista - Palvelun tarjoajan referenssit innovatiivisista tarjottavan osa-alueen ratkaisuista. Henkilöt, pätevyys (25 %) Pisteytys 0-5/henkilö, kokonaispistemäärä jaetaan tarjottujen henkilöiden lukumäärällä. - Palvelun toteutukseen osallistuvien henkilöiden koulutus ja osaaminen (liite 2) Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 30.4.2011 asti. Hankinnassa sovelletaan avointa menettelyä. Hankintailmoitus on tehty Hilma-järjestelmään 25.11.2010 (www.hankintailmoitukset.fi) Tarjouspyyntö löytyy sähköisenä osoitteesta www.vaske.fi. Pidätämme oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Kilpailusta sulkeminen voi tapahtua hankintalain ohella tilaajavastuulaissa mainituin perustein. Tarjouksen aikataulu Tarjouksenne tulee olla perillä viimeistään 7.1.2011 klo 16 mennessä. Tarjous pyydetään lähettämään postitse alla olevaan osoitteeseen sekä sähköinen versio sähköpostitse, virustarkistetulla cd-levyllä tai muistitikulla. Valkeakosken seudun kehitys Oy Tietotie 1 37630 VALKEAKOSKI jaana.niittyniemi@vaske.fi
Kirjekuoressa tulee olla merkintä tarjous viestintäpalveluista. Jos toimitatte tarjouksenne sähköisesti tulee sähköposti otsikoida vastaavalla tavalla. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa viimeistään 23.12.2010 klo 16 mennessä osoitteeseen jaana.niittyniemi@vaske.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Valkeakosken Seudun Kehitys, Jaana Niittyniemi, Tietotie 1, 37630 Valkeakoski. Kirjekuoressa tulee olla merkintä Lisätietoja viestintäpalveluista. Jos toimitatte kysymykset sähköisesti tulee sähköposti otsikoida vastaavalla tavalla. Kysymyksiä ei voi esittää puhelimitse. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään 28.12.2010 sähköisesti osoitteessa www.vaske.fi Internetsivulla. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjoukseen.
LIITE 1 Toimittaja on velvollinen täyttämään tämän tai vastaavantyyppisen hintataulukon vertailun helpottamiseksi. Moduuli Sisältö Yksikköhinta Hinta 1 Tekstituotanto (painettu ja verkkoteksti) Esitetuotanto A4 Myyntihenkinen asiakas-/sidosryhmälehti Esitetekstin tuottaminen englanniksi Muu painotyö Julkisuustyö Lehdistötiedote Nimitysuutiset per henkilö Verkkoteksti Käynnissä olevien hankkeiden sisällöntuotanto hinta per näyttö 2 Graafinen suunnittelu ja taitto, visuaalinen viestintä Lehti-ilmoitus valmiille pohjalle 1/4 sivu ja pienemmät A4 A5 Mainos Suunnittelu ja tuotanto 1/4 sivu ja pienemmät A4 A5 Messutaulu, banneri tai roll-up tms. Suunnittelu ja toteutus Valokuvaus (kuvat kaikilla oikeuksilla) Kuvauskeikka päivähinta Studiokuvaus kertahinta 3 Digitaalisen viestinnän suunnittelu, toteutus ja tuotanto Animaatio ja 3D-grafiikan suunnittelu Animaatio ja 3D-grafiikan toteutus Animaatio ja 3D-grafiikan tuotanto Audiovisuaalinen kerronta, suunnittelu Audiovisuaalinen kerronta, toteutus Audiovisuaalinen kerronta, tuotanto Mobiilipalvelut, digi-tv -sovellukset suunnittelu Mobiilipalvelut, digi-tv -sovellukset toteutus Mobiilipalvelut, digi-tv -sovellukset tuotanto Verkkopalvelut, suunnittelu Verkkopalvelut, toteutus Verkkopalvelut, tuotanto Verkkomainonta, internet markkinointi, suunnittelu Verkkomainonta, internet markkinointi, toteutus Verkkomainonta, internet markkinointi, tuotanto Muu konsultointi
4 Perinteisen sähköisen viestinnän suunnittelu, toteutus ja tuotanto TV- ja radiomainonnan suunnittelu ja toteutus 5 Strateginen suunnittelu ja konsultointi Vuosiviestintäsuunnitelman päivitys Toimenpidesuunnitelma Muu konsultointi per juniori tai seniorikonsultti 6 Sosiaalisen median hyödyntäminen: Koulutus ja konsultointi Sosiaalisen median hyödyntäminen: Koulutus Sosiaalisen median hyödyntäminen: Konsultointi
LIITE 2 Toimittaja on velvollinen täyttämään tämän tai vastaavantyyppisen henkilön pätevyystaulukon vertailun helpottamiseksi. Henkilön nimi Hankinnan osa-alue / alueet, joilla henkilö työskentelee (1-6) Koulutus / oppiarvo ja valmistumisvuosi Kokemus viestintätehtävistä Onko henkilöllä tilaajan ydintehtäviin liittyvää erityisosaamista, kokemusta tai verkostoja? Miten sitä voisi käyttää hyödyksi tässä palvelussa?