1 (21) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ x.x.2009 LIIKUNTAVÄLINEET
2 (21) SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Seutukeskus Oy Häme (www.seutukeskus.net) on Hämeenlinnan seudun kuntien (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen palkka- ja taloushallinnosta, ICT-palveluista sekä hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta. Seutukeskus Oy Hämeen palveluihin kuuluvat lisäksi projektinhallintapalvelut. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö (www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön asiakkaina ovat mm. Hämeenlinnan seudun kunnat, Kanta- Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä, Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä, Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä, Hämeen maakuntaliitto, Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy ja Kanta-Hämeen pelastuslaitos sekä useita kuntakonserneihin kuuluvia pienempiä toimijoita. Seutukeskus Oy Häme pyytää asiakkailleen tarjoustanne liikuntavälineistä (puitejärjestely) tämän tarjouspyynnön ja tämän tarjouspyynnön liitteiden mukaisesti hankintakaudelle, joka alkaa aikaisintaan 1.1.2010 (kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman), ja päättyy neljän (4) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta, ellei puitesopimusta irtisanota ennen sitä (irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta). Puitesopimustoimittajiksi valitaan vähintään kolme (3) toimittajaa, riippuen kuitenkin saaduista tarjouksista. Valittujen toimittajien kanssa laaditaan puitesopimus. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) x.x.2009. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Tarjouspyynnössä sitovasti mukana olevat yhteisöt (sopimukseen mukaan tulevat yhteisöt) on lueteltu tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Mukana olevat yhteisöt siirtyvät tehtävän puitesopimuksen piiriin nykyisten liikuntavälineiden hankinta-/puitesopimustensa päättymisen jälkeen. Hankinnan piiriin kuuluvat tarjouspyynnössä mukana olevien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat liikuntavälineiden hankinnat. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. Määrätiedot on kuitenkin pyritty kuvaamaan siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla kuvaavat hankinnan laajuutta. Tarkempi kuvaus hankinnasta on tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2.
3 (21) N KUVAUS HANKINTAPOLITIIKAN TAVOITTEET Hankinnoissa, joissa hankinnan/tilauksen ennakoitu arvo jää alle 2 000 euron (alv 0 %), on tilaajilla sopimusaikana oikeus päättää tapauskohtaisesti siitä, miltä puitesopimustoimittajalta ne tuotteet hankkivat. Hankinnoissa, joissa hankinnan/tilauksen ennakoitu arvo on vähintään 2 000 euroa (alv 0 %), on tilaajien pyydettävä tarjous (ns. minikilpailutus) kaikilta puitesopimustoimittajilta. Tilaajilla on oikeus pyytää tarjous kaikilta puitesopimustoimittajilta myös alle 2 000 euron (alv 0 %) arvoisista hankinnoista/tilauksista. Mikäli tilaavan yksikön osalta täyttyvät hankintalainsäädännön 27 :n ja/tai 28 :n suorahankinnan ehdot, on tilaajalla oikeus myös 2 000 euroa (alv 0 %) ylittävissä tilauksissa hankkia tuotteet ilman erillistä minikilpailutusta. HUOM! Tarjoaja tullessaan valituksi toimittajaksi sitoutuu siihen, että se osallistuu hankintakaudella kaikkiin puitejärjestelyn sisällä järjestettäviin kilpailutuksiin. Seudullisen palveluratkaisun tavoitteet ovat: - toimintaympäristön hallittavuuden merkittävä parantaminen, - kustannusten alentaminen, - toimintaprosessien merkittävä standardointi ja dokumentointi, - loppukäyttäjän arjen helpottaminen, - sitoutumisasteen lisääminen, - henkilöstön osaamisesta huolehtiminen, - resurssien oikea kohdentaminen, - laadukkaiden ja käytössä toimivien tuotteiden hankkiminen, - tuotteiden hankkiminen kilpailukykyisillä hinnoilla, - tilausten tekemisen helppous, sekä - tuotteiden oikeanaikainen toimittaminen. Ostajapuoli korostaa, että hankinnan tavoitteena on kohdentaa Hämeenlinnan seudun julkisyhteisöjen tilaukset rajatulle määrälle toimittajia, jolloin toimittajakohtainen myyntivolyymi kasvaa ja katetaso prosenteissa alenee, toimittajan euromääräisen katteen kuitenkin kasvaessa. Lisäksi tavoitteena on vähentää molemminpuolista työtä, koska puitejärjestelyn sisäisiin tilauksiin ei lähtökohtaisesti sovelleta lainsäädännön mukaista muodollista hankintaprosessia kaikilta osin. HANKINTAMENETTELYN YLEISET VAATIMUKSET Hankintamenettelylle on hankintalain mukaan asetettu kaksi vaatimusta. Ensinnäkin menettelyn on kaikissa vaiheissa oltava tasapuolista ja syrjimätöntä. Toiseksi sen on oltava sekä myyjän että ostajan osalta avointa, jotta se on oikeudellisesti kontrolloitavissa. Hämeenlinnan seudun yleiset hankintaohjeet on laadittu hankintalain hengen mukaisesti. Tarjouspyyntö liitteineen on laadittu siten, että kumppanuuden ja kokonaiskustannuksiltaan oikeiden toimittajien valinta on yksiselitteinen. Yleisten hankintaohjeiden mukaisesti on ostajapuoli keskinäisillä neuvotteluilla tuotteistanut tarjouspyynnön liitemateriaalin, johon myyjäosapuolta pyydetään vastaamaan mahdollisimman tarkasti.
4 (21) Tuotteistamalla turvataan kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto sopimuskaudelle, eli: - varmistetaan, että ostajan ja myyjän käsitykset tarjouspyynnön liitteineen kohteesta ovat yhtenevät, - voidaan karsia tarpeettomat osatekijät ja lisätä tarpeelliset, - hinnoittelu selkiintyy ja ennakkosuunnittelumahdollisuudet paranevat, sekä - hinnan muutokset perustuvat todettuihin kustannustekijöiden muutoksiin. HANKINTAMENETTELY ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintamenettelynä on puitejärjestely, johon toimittajat valitaan avointa menettelyä käyttäen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien kelpoisuuden/soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös 5. Tarjouskäsittelyn jälkeen Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johdolla käydään valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut (neuvottelujen tarkoituksena on puitesopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen) Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin, ja nämä tiedot on erotettava selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuihin tarjouksiin Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous.
5 (21) SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Valittujen toimittajien on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (mikäli julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot ja tarjouspyyntö liitteineen ovat sisällöltään joiltain osin ristiriitaisia, noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyyntöä liitteineen). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos ei ole hyväksytty yhtään annetuista tarjouksista, tai jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta lainsäädännön mahdollistamissa rajoissa. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä (ei myöskään siinä tapauksessa, että tarjouskilpailu keskeytettäisiin). Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä liitteineen esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön liitteineen ehtoja ei käsitellä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys on seuraava: 1. puitesopimus liitteineen 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994) 4. tarjous liitteineen (tarjouksessa liitteineen annetut tiedot tulevat osaksi puitesopimusta) Hankintapäätös ei tarkoita sitä, että valitut tarjoukset tulisivat kokonaisuudessaan tarjouksen pyytäjää sitoviksi. Tarjouksissa saattaa olla hankintayksikön näkökulmasta sellaisia kohtia, joita hankintayksikkö ei voi hyväksyä ilman tarkentavia neuvotteluja, vaikkakaan kyseiset kohdat eivät ole sinällään olleet tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Puitesopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja tämän tarjouspyynnön liitteiden mukaista
6 (21) hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. Tarjoajalla tulee olla virka-aikaan (maanantai-perjantai, klo 8.00-16.00) tavoitettavissa oleva suomenkielinen asiakaspalvelu. Palvelun on tapahduttava suomen kielellä. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa. Sellaisissa tapauksissa, joissa tilaajalla on hankintalain mukaan suorahankintaoikeus aikaisemmalta toimittajalta, on tilaajalla oikeus poiketa tämän tarjouskilpailun perusteella tehdyistä puitesopimuksista. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO, IRTISANOMINEN TAI PURKAMINEN JA VAHINGONKORVAUKSET Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä (kuitenkin aikaisintaan 1.1.2010) ja päättyy neljän (4) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta, ellei sitä jommankumman sopimusosapuolen toimesta kirjallisesti irtisanota. Irtisanomista ei tarvitse välttämättä perustella, mutta irtisanomisen perusteleminen on suositeltavaa. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Ennen irtisanomista on toiselle sopimusosapuolelle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Ostajalla on oikeus sanoa koko syntyvä puitesopimus irti kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla, joka käynnistyy neuvottelujen päättymisestä. Myyjän puolelta irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta neuvottelujen päättymisestä. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta.
7 (21) SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TARJOUSLOMAKE Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kohdan 11.1 mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Yhteishankintayksikön perustamissopimuksen mukaan Seutukeskus Oy Hämeen asiakkaina voivat olla osakasyhteisöjen (yhdessä tai erikseen) hallinnoimat osakeyhtiöt, kuntayhtymät ja säätiöt. Pidätetään oikeus liittää tämän tarjouspyynnön perusteella tehtävän sopimuksen piiriin myös muut Seutukeskus Oy Hämeen osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen enemmistöosuudella hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt ilman erillistä kilpailuttamista. Tarjoajan tulee huomioida tämä tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa puitesopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia tms. korvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Tarjous tehdään tarjouslomakkeelle, jonka saatte seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjouslomake on palautettava täydellisesti täytettynä. Pidätetään oikeus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjouslomakkeen. Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjoukseen liitettävän hinnoitteluliitteen saatte seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Hinnoitteluliite on palautettava tarjouksen antamisen yhteydessä täydellisesti täytettynä, eikä sitä saa miltään osin muuttaa. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn hinnoitteluliitteen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote- /laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan hinnoitteluliitteessä ilmoittama alennusprosentti on lähtökohtaisesti kiinteä koko sopimuskauden ajan. Alennusprosentti voi kuitenkin nousta sopimuskauden aikana.
8 (21) Tarjoukset hinnoitellaan huomioiden tarjouspyynnön 2 000 euron suorahankintaehto. Tämä tarkoittaa sitä, että tarjouksissa annetaan hinta toimituksille 2 000 euroon asti. Tarjoajalla on kuitenkin sopimuskauden aikana oikeus tarjota toimituksille 2 000 euroon asti alhaisempaakin hintaa kuin tarjouskilpailussa annettu hinta. Yli 2 000 euron toimituksille (ns. minikilpailutus) on sopimuskaudella hinnan oltava alhaisempi kuin tarjouksessa tarjottu hinta. Sopimuskaudella hintojen on oltava samansuuruisille toimituksille samat loppuasiakkaasta riippumatta. Hinnat ovat voimassa toistaiseksi (kuitenkin ainakin 31.12.2010 saakka, lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat). Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Hinnankorotuksia tulee esittää vähintään kahta (2) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Hinnanalennuksia voi esittää alle kaksi (2) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista tulee ilmoittaa kahta (2) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnanmuutoksia, jotka koskevat hintojen korottamista, voi esittää korkeintaan yhden (1) kerran kalenterivuodessa. Hinnanmuutosehdot koskevat myös tarjoajan voimassaolevaa yleistä hinnastoa. Valitut toimittajat sitoutuvat sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin puitesopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. RAPORTOINTI Puitesopimuksen tarkastelukautena on yksi (1) kalenterivuosi. Tarkastelukausi jakautuu yhteen (1) seurantajaksoon. Seurantajakson päätyttyä myyjän tulee toimittaa ostajalle tämän tarjouspyynnön liitteen numero 3 mukaiset raportit sähköisesti Excel-muodossa. Tarjouksen tehdessään tarjoaja sitoutuu siihen, että tullessaan valituksi toimittajaksi se toteuttaa raportoinnin veloituksetta. Tarjoajayhteisö vastaa raportoinnista veloituksetta myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.
9 (21) TOIMITUSEHTO Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla, toimituksen osalta vakuutettuna, ja koottavat tuotteet valmiiksi koottuina. Säädettävien tuotteiden osalta toimitusehto sisältää yhden (1) tunnin käyttökoulutuksen tilaajan osoittamille henkilöille veloituksetta. TOIMITUSAIKA Toimitusaika saa olla korkeintaan kaksi (2) viikkoa, lukuun ottamatta tehdastilaustuotteita, joissa toimitusaika saa olla korkeintaan kymmenen (10) viikkoa. Tarkemmat toimitusajat määritellään sopimuksen teon yhteydessä. Tarjoaja tullessaan valituksi toimittajaksi sitoutuu lähettämään pyynnöstä kahden (2) viikon sisällä luettelon sen mahdollisista tehdastilaustuotteista. Projektitoimituksissa tilaaja ja toimittaja voivat sopia keskenään muustakin toimitusajasta (liittyen esimerkiksi siihen, milloin uudisrakennuskohde on siinä vaiheessa, että sinne voidaan tuoda liikuntavälineitä). Toimittajalta on tarvittaessa löydyttävä kirjallinen dokumentaatio siitä, mitä toimitusajasta on tilaajan ja toimittajan kesken tarkalleen ottaen sovittu. Projektitoimitusten osalta toimittajan on hyvissä ajoin etukäteen ilmoitettava tilaajalle, milloin tarkalleen ottaen liikuntavälineiden toimitus (ja mahdollinen asennus) tapahtuu. Toimittajalla ei ole oikeutta toimittaa ja asentaa tuotteita ennen kuin tilaaja on hyväksynyt toimittajan esittämän ajankohdan. Jos toimittaja on esimerkiksi toimittanut liikuntavälineet uudisrakennuskohteeseen ilman tilaajan hyväksyntää ja liikuntavälineet vaurioituvat rakennustöiden seurauksena, on vastuu vaurioista toimittajalla. ASENNUSAIKA Asennukseen saa kulua korkeintaan viisi (5) työpäivää tai tilaajan ja toimittajan erikseen sopima aika. SANKTIOT Tarjoajan tarjouksessaan liitteineen ilmoittamien tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valituksi tulleelta toimittajalta viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussanktiona 2 000 euroa ( ), alv 0 %. Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta/projektitoimituksissa tilaajan kanssa mahdollisesti erikseen sovitusta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona kaksi (2) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Sopimussanktio on korkeintaan 20 prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin kymmenen (10) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä.
10 (21) MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta/palvelun hyväksytystä suorittamisesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Hyväksymismenettely sovitaan sopimuksen teon yhteydessä. Toimitus on käytävä tilaajan kanssa läpi välittömästi, kun toimittaja on sitä mieltä, että toimitus on valmistunut sopimuksen mukaisin ehdoin (koskien toimittajan toimesta asennettavia tuotteita). Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan tämän tarjouspyynnön liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä 1.1.2004 (tai sen jälkeen) voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on tulevaisuudessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. kustannuksia sekä muita pientoimituslisiä kuin hinnoitteluliitteessä erikseen ilmoitettava pientoimituslisä ei hyväksytä. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN SEKÄ TIETOTURVA MUUT EHDOT Palvelun tuottaminen/tuotteiden valmistaminen on kaikilta osin toteutettava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Tilaajilla on oikeus sopimusaikaisissa minikilpailutuksissa huomioida ympäristöllisiä seikkoja tarjousten vertailussa. Jos tuote ei sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon sen tulee soveltua, on ostajalla oikeus palauttaa tuote (ilman korvausvelvollisuutta) ja saada tuotteen hinta takaisin. Tilaajan tulee aina kuitenkin noudattaa tuotteen käyttöohjeita ja tuotteen mahdollisia käyttörajoituksia, edellyttäen, että toimittaja on ilmoittanut tilaajalle tuotteen käyttöohjeet ja tuotteen mahdolliset käyttörajoitukset yksiselitteisesti ennen tuotteen käyttöönottoa.
11 (21) VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET HANKINTAPÄÄTÖS JA PUITESOPIMUS VASTAUSAIKA Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4. Hyväksyttyjen toimittajien tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja puitesopimuksen tarjouspyynnössä sitovasti mukana olevien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Puitesopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjoukset liitteineen on jätettävä x.x.2009 klo 14.00 mennessä. Tarjouksen liitteineen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. Hintojen tulee kuitenkin olla voimassa ainakin 31.12.2010 saakka, lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat. VASTAUSOSOITTEET Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä ja hinnoitteluliite täytettynä, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoitteluliite on täydellisesti täytetty. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja tämän tarjouspyynnön liitteiden (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous liitteineen tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt.
12 (21) Tarjous (eli tarjouslomake) liitteineen tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori, laatikko tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Liikuntavälinetarjous ). osoite: Seutukeskus Oy Häme Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Arvi Kariston katu 1 b, 1. kerros 13100 HÄMEENLINNA Edellä oleva osoite on sekä postiosoite että käyntiosoite. LISÄTIEDOT PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Tarjoaja voi pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymyksensä osoitteeseen aapo.korte@seutukeskus.net. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään x.x.2009 klo 14.00 mennessä. Viestin otsikoksi pyydetään merkitsemään Kysymykset liikuntavälineistä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Hämeenlinnassa x.x.2009 SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Jussi Oksa hankintajohtaja LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 Sopimukseen mukaan tulevat yhteisöt Kuvaus hankinnasta Raportointi Hankintapäätösperusteet Tarjouslomake Hinnoitteluliite
13 (21) LIITE 1 SOPIMUKSEEN MUKAAN TULEVAT YHTEISÖT Ensivaiheessa: Seutukeskus Oy Häme Seuturekry Oy www.seutukeskus.net www.seuturekry.fi Hämeenlinnan kaupunki www.hameenlinna.fi (Hauhon, Kalvolan, Lammin, Rengon ja Tuuloksen kunnat yhdistyivät Hämeenlinnaan 1.1.2009) Hattulan kunta Janakkalan kunta Hämeenlinnan Terveyspalvelut -liikelaitos Linnan Ateria -liikelaitos Linnan Lomituspalvelut -liikelaitos Linnan Tilapalvelut -liikelaitos Kanta-Hämeen pelastuslaitos Janakkalan Vesi -liikelaitos Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy Hämeenlinnan Vanhusten Asuntosäätiö Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä www.hameenlinna.fi/terveys www.linnanateria.fi www.pelastuslaitos.fi www.hattula.fi www.janakkala.fi www.janakkalanvesi.fi www.hameenlinnankaupunginteatteri.fi www.hsvesi.fi www.hvas.fi www.khshp.fi Kantolan Kiinteistöt Oy Kehittämiskeskus Oy Häme Koulutuskeskus Tavastia (Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä) Tekninen Palvelukeskus Oy Häme TyöSyke Oy Vanajaveden Opisto (Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä) www.kehittamiskeskus.fi www.kktavastia.fi www.tekme.fi www.tyosyke.fi www.vop.fi
14 (21) Myöhemmin: Yhteishankintayksikön perustamissopimuksen mukaan Seutukeskus Oy Hämeen asiakkaina voivat olla osakasyhteisöjen (yhdessä tai erikseen) hallinnoimat osakeyhtiöt, kuntayhtymät ja säätiöt. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan Seutukeskus Oy Hämeen osakasyhteisöjen hallinnoimat (yhdessä tai erikseen) osakeyhtiöt, säätiöt ja kuntayhtymät. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa määritettäessä. HÄMEENLINNAN SEUDUN PERUSOPETUS Arvio perusopetuksen oppilasmäärästä Hämeenlinnan kaupungissa, Hattulan kunnassa ja Janakkalan kunnassa yhteensä on noin 10 000 oppilasta. HÄMEENLINNAN KAUPUNKI www.hameenlinna.fi/opetus-ja-koulutus/perusopetus/ Koulut, luokat 1-6 Alvettulan koulu, Alvettulantie 183, 14680 Alvettula Eteläisten koulu, Hauhontie 1585, 14770 Eteläinen Jukolan koulu, Liivuorentie 24, 13500 Hämeenlinna Kankaantaan koulu, Kankaantaustantie 10, 13100 Hämeenlinna Kataloisten koulu, Kataloistentie 683, 16900 Lammi Kirkonkulman koulu, Vanhanpappilantie 87, 13300 Hämeenlinna Kirkonseudun koulu, Urheilutie 2, 14300 Renko Konnarin koulu, Mommilantie 21, 16900 Lammi Kostilan koulu, Kostilantie 832, 16900 Lammi Lieson koulu, Pitkäkuja 79, 16900 Lammi Luolajan koulu, Vesitie 14, 13500 Hämeenlinna Miemalan koulu, Alikyläntie 10, 13430 Hämeenlinna Myllymäen koulu, Ahokatu 20, 13130 Hämeenlinna Nevilän koulu, Hyvikkäläntie 1282, 14300 Renko Nummen koulu, Kylätie 24, 13500 Hämeenlinna Nummenkylän koulu, Härkätie 169, 14300 Renko Ojoisten koulu, Mäyräntie 3, 13600 Hämeenlinna Ortelan koulu, Ortelantie 1, 13210 Hämeenlinna Ruununmyllyn koulu, Ruununmyllyntie 142, 13270 Hämeenlinna Taljalan koulu, Taljalantie 193, 14500 Iittala Tuuloksen koulu, Suolijärventie 15, 14820 Tuulos Vuorentaan koulu, Haansuonpolku 1, 13500 Hämeenlinna Koulut, luokat 1-9 Hauhon Yhtenäiskoulu, Tanhuantie 2, 14700 Hauho Hämeenlinnan Yhteiskoulu, Viertokatu 1, 13210 Hämeenlinna Iittalan koulu, Hollaajantie 2, 14500 Iittala Koulut, luokat 7-9 Ahveniston koulu, Turuntie 33, 13130 Hämeenlinna Hakkalan koulu, Lamminraitti 35, 16900 Lammi Kaurialan koulu, Torikatu 33, 13130 Hämeenlinna Lyseon koulu, Lukiokatu 8, 13100 Hämeenlinna Erityiskoulut Saaristen koulu, Saaristenkatu 13-15 A, 13100 Hämeenlinna
15 (21) HATTULAN KUNTA www.hattula.fi/portal/kunnan_palvelut/sivistyspalvelut/koulutus/perusopetus/ Koulut, luokat 1-6 Hurttalan koulu, Vanhankirkontie 43, 13720 Parola Lepaan koulu, Tyrvännöntie 625, 14610 Lepaa Mauri Sariolan koulu, Takajärventie 27, 13500 Hämeenlinna Nihattulan koulu, Mäntymäentie 55, 13700 Parolannummi Parolan koulu, Merventie 12, 13720 Parola Pekolan koulu, Aulangontie 629, 13900 Pekola Pelkolan koulu, Markkulanmäentie 6, 13720 Parola Rahkoilan koulu, Kettumäentie 3, 13880 Hattula Koulut, luokat 7-9 Parolan Yhteiskoulu, Myllytie 33, 13720 Parola JANAKKALAN KUNTA www.janakkala.fi/fi/asuminen_ja_arki/perusopetus/ Koulut, luokat 1-6 Harvialan koulu, Sääjärventie 43, 13330 Harviala Heinäjoen koulu, Korventie 12, 14200 Turenki Leppäkosken koulu, Haukankalliontie 6, 12380 Leppäkoski Löyttymäen koulu, Löyttymäentie 555, 14200 Turenki Tanttalan koulu, Tanttalantie 100, 14200 Turenki Tarinmaan koulu, Rantalahdentie 3, 14240 Turenki Tervakosken koulu, Kettukalliontie 2, 12400 Tervakoski Turengin koulu, Koulutie 2, 14200 Turenki Viralan koulu, Viralantie 143, 14240 Janakkala Vähikkälän koulu, Kirkkoportintie 33, 12450 Vähikkälä Koulut, luokat 7-9 Tervakosken yhteiskoulu, Heimolantie 2, 12400 Tervakoski Turengin yhteiskoulu, Lukiotie 1, 14200 Turenki Erityiskoulut Haukankallion koulu, Haukankalliontie 6, 12380 Leppäkoski HÄMEENLINNAN SEUDUN LUKIO-OPETUS Arvio lukio-opetuksen opiskelijamäärästä Hämeenlinnan kaupungissa, Hattulan kunnassa ja Janakkalan kunnassa yhteensä on noin 1 900 opiskelijaa. HÄMEENLINNAN KAUPUNKI www.hameenlinna.fi/opetus-ja-koulutus/lukiokoulutus/ Lukiot Aikuislukio, Linnankatu 12-14, 13100 Hämeenlinna Hämeenlinnan Yhteiskoulun lukio, Viertokatu 1, 13210 Hämeenlinna Kaurialan lukio, Erottajakatu 5, 13130 Hämeenlinna Lammin lukio, Lamminraitti 35, 16900 Lammi Lyseon lukio, Linnankatu 12-14, 13100 Hämeenlinna
16 (21) HATTULAN KUNTA www.hattula.fi/portal/kunnan_palvelut/sivistyspalvelut/koulutus/parolan_lukio/ Lukiot Parolan lukio, Myllytie 33, 13720 Parola JANAKKALAN KUNTA www.janakkala.fi/fi/asuminen_ja_arki/lukiokoulutus/ Lukiot Tervakosken lukio, Heimolantie 2, 12400 Tervakoski Turengin lukio, Lukiotie 1, 14200 Turenki HÄMEENLINNAN SEUDUN VARHAISKASVATUS Alla ei ole lueteltu avoimia päiväkoteja, ryhmäperhepäiväkoteja, esiopetusryhmiä ja kerhotoimintaa. HÄMEENLINNAN KAUPUNKI www.hameenlinna.fi/lapsiperheiden-palvelut/varhaiskasvatuspalvelut/ Varhaiskasvatuskeskukset ja päiväkodit Ahveniston varhaiskasvatuskeskus, Marssitie 2, 13500 Hämeenlinna Hattelmalan varhaiskasvatuskeskus, Lehmusrinne 1, 13100 Hämeenlinna Hauhon varhaiskasvatuskeskus, Vihniöntie 4, 14700 Hauho Hirsimäen varhaiskasvatuskeskus, Hirsimäenkatu 29, 13500 Hämeenlinna Hätilän varhaiskasvatuskeskus - Hätilän päiväkoti o Ahvenlinnan ryhmät, Birger Jaarlin katu 2 B, 13100 Hämeenlinna o Kotitontut, Tuomelankatu 20, 13210 Hämeenlinna o Pihatontut, Lähdekuja 6, 13210 Hämeenlinna - Sairion päiväkoti, Salomaankatu 44, 13210 Hämeenlinna Idänpään varhaiskasvatuskeskus, Anttilankatu 4, 13210 Hämeenlinna Iittalan varhaiskasvatuskeskus, Nordstedtintie 2, 14500 Iittala Jukolan varhaiskasvatuskeskus, Jukolanraitti, 13500 Hämeenlinna Kaivokadun varhaiskasvatuskeskus o Kotirinteen ryhmät, Birger Jaarlin katu 24, 13100 Hämeenlinna o Torikadun ryhmät, Torikatu 33, 13130 Hämeenlinna o vuorohoito, Birger Jaarlin katu 35, 13100 Hämeenlinna Kankaantaan varhaiskasvatuskeskus, Karhunlukontie 8, 13100 Hämeenlinna Katuman varhaiskasvatuskeskus, Mustikkatie 5, 13250 Hämeenlinna Lammin varhaiskasvatuskeskus - päiväkoti Kuperkeikka, Isolukkarintie 2 B, 16900 Lammi - päiväkoti Satelliitti, Palkkisillantie 6, 16900 Lammi Nummen varhaiskasvatuskeskus, Sammontie 3, 13500 Hämeenlinna Ojoisten varhaiskasvatuskeskus - Kettumäentie 1, 13600 Hämeenlinna - Koiranpolku 23, 13600 Hämeenlinna - Tomtebo (ruotsinkielinen päiväkoti), Kettumäentie 2 a, 13600 Hämeenlinna
17 (21) Rengon varhaiskasvatuskeskus, Rengonraitti 42, 14300 Renko Ruununmyllyn varhaiskasvatuskeskus - Laaniityn päiväkoti, Harakkamäki 3, 13210 Hämeenlinna - Ruununmyllyn päiväkoti, Ruununmyllyntie 34, 13270 Hämeenlinna Tarvasmäen varhaiskasvatuskeskus - Solvikin päiväkoti, Onkitie 4, 13300 Hämeenlinna - Tarvasmäen päiväkoti, Versotie 1, 13300 Hämeenlinna Tuuloksen varhaiskasvatuskeskus, Laakkolantie 28, 14820 Tuulos Varuskunnan varhaiskasvatuskeskus - Kaurialan päiväkoti, Torikatu 30, 13130 Hämeenlinna - Varuskunnan päiväkoti, Suomen kasarmi, 13130 Hämeenlinna HATTULAN KUNTA www.hattula.fi/portal/kunnan_palvelut/perusturvapalvelut/lasten_paivahoito/ Päiväkodit Katinkontin päiväkoti, Katinalantie 9, 13800 Katinala Pappilanniemen päiväkoti, Pappilanniementie 9, 13880 Hattula päiväkoti Marjahattu, Merventie 10, 13720 Parola päiväkoti Myllytonttu, Myllytie 13, 13720 Parola päiväkoti Puutalo, Mierolantie 3, 13720 Parola päiväkoti Tiitiäinen, Honkatie 4, 13720 Parola JANAKKALAN KUNTA www.janakkala.fi/fi/asuminen_ja_arki/varhaiskasvatus_ja_paivahoito/ Päiväkodit Haltian päiväkoti, Haltiantie 8, 14200 Turenki Jänispolun päiväkoti, Jänispolku 5, 14200 Turenki Kettukallion päiväkoti, Kettukalliontie 2, 12400 Tervakoski Kivitaskun päiväkoti, Peurankaari 1, 14200 Turenki Pikkuniitun päiväkoti, Tervajoentie 2, 12400 Tervakoski Vuorohoito vuorohoito Unikot, Savilahdentie 2, 12400 Tervakoski vuorohoito Unipuu, Haltiantie 8, 14200 Turenki
18 (21) LIITE 2 KUVAUS HANKINNASTA Liikuntavälineitä ovat esimerkiksi pesäpalloräpylät ja -mailat sekä muut pesäpallotarvikkeet, jalkapallot ja jalkapallotarvikkeet, amerikkalaiset jalkapallot, käsi-, lento- ja koripallot, pehmeät opetuspallot eri lajeihin, voimisteluvanteet, -nauhat ja -pallot sekä muut voimistelutarvikkeet, kunto- ja terapiapallot sekä kuntoilutarvikkeet, joukkuenauhat ja peliliivit, merkkikartiot ja -lautaset, sähly- ja salibandymailat, sähly- ja salibandymaalit sekä muut sähly- ja salibandytarvikkeet, sulkapallot ja sulkapallomailat, tennispallot ja tennismailat, pöytätennispallot ja pöytätennismailat, jääkiekot ja jääkiekkomailat, ringetterenkaat ja ringettemailat, jääpallot ja jääpallomailat, kaukalopallot ja kaukalopallomailat, suunnistuskompassit ja suunnistustarvikkeet, yleisurheiluvälineet, uimaopetuksen välineet ja uinnin apuvälineet, päiväkotien liikuntavälineet, sekä soveltavan liikunnan välineet. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä ainakin seuraavia tuotteita: - pesäpalloräpylöitä ja -mailoja, - jalkapalloja, - käsi-, lento- ja koripalloja, - voimisteluvanteita, -nauhoja ja -palloja, - liikuntapatjoja sekä jumppa- ja voimistelumattoja, - joukkuenauhoja ja peliliivejä, - sähly- ja salibandymailoja sekä sähly- ja salibandymaaleja, - sulkapalloja ja sulkapallomailoja, - tennispalloja ja tennismailoja, - jääkiekkoja ja jääkiekkomailoja, - ringetterenkaita ja ringettemailoja, - suunnistuskompasseja, sekä - päiväkotien liikuntavälineitä. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta urheilulattioita ja liikuntatilojen kalusteita (lukuun ottamatta katsomokalusteita ja sosiaalitilojen kalusteita), kuten pelaaja- ja tuomariaitioita, jääkiekkokaukaloita, yleisurheilun suojahäkkejä ja heittokehiä, käyntiportteja sekä lähiliikuntapaikkojen kalusteita, kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Urheilulattioita ja liikuntatilojen kalusteita on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta jalkapallomaaleja, käsipallomaaleja, lentopallopylväitä ja -verkkoja, katukoripallotelineitä ja koripallotelineitä sisäkäyttöön, puolapuita sekä muita kiipeilytelineitä ja -järjestelmiä, salibandykaukaloita, sulkapallopylväitä ja -verkkoja, tennispylväitä ja -verkkoja, pöytätennispöytiä, jääkiekko- ja jääpallomaaleja, yleisurheilun alastulopehmusteita, telinevoimistelun välineitä, painimattoja, kamppailulajien tatameja ja muita alustoja, nyrkkeily- ja painonnostovälineitä, sekä kuntosalilaitteita, kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Niitä (jalkapallomaaleja sekä kuntosalilaitteita) on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta. Tarjoajan myymien tuotteiden on oltava kestäviä ja laadukkaita, ja niiden on sovelluttava siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on tarkoitettu. Jokaiseen projektitoimitukseen, jonka kokonaisarvo (alv 0 %) on vähintään 2 000 euroa, on sisällyttävä veloituksetta tarvekartoitus, jonka tulee käsittää ainakin tutustuminen liikuntavälineillä yms. varustettaviin tiloihin sekä ehdotuksen tekeminen tiloihin hankittavista liikuntavälineistä yms. ja niiden sijoittelusta.
19 (21) Kaikille säädettäville tuotteille on oltava suomenkieliset säätöohjeet ja kaikille koottaville tuotteille on oltava kuvalliset kokoonpano-ohjeet (vaikka kokoaminen tapahtuukin tarjoajan toimesta, on tilaajalle silti toimitettava kokoonpano-ohjeet, esimerkiksi siltä varalta, että tilaaja joutuu tulevaisuudessa purkamaan tuotteita osiin muuton tms. takia). Sekä suomenkieliset säätöohjeet että kuvalliset kokoonpano-ohjeet toimitetaan tilaajille tilaajien niitä pyytäessä, eli niitä ei tarvitse toimittaa tilaajille automaattisesti. Toimittajan on pyydettäessä toimitettava tilaajille kuvastot ja hinnastot sekä kaikki tarpeelliset ohjeet ja muut tiedot tilausten ja reklamaatioiden tekoa varten. Toimitusten myös Hämeenlinnan seudun ulkopuolisiin toimipaikkoihin on tapahduttava kaikkien tarjouspyynnössä mukana olevien yhteisöjen (ja myöhemmin sopimuksessa mukana olevien yhteisöjen) osalta tämän tarjouspyynnön liitteineen toimitusehtojen ja muiden ehtojen mukaisesti. Seutukeskus Oy Hämeen koulutarvikkeiden tarjouspyynnössä (7.2/2008) mainittiin seuraavasti: Koulutarvikkeilla tarkoitetaan pääsääntöisesti niitä tarvikkeita, jotka annetaan kouluissa ja oppilaitoksissa oppilaiden ja opiskelijoiden käyttöön, ja jotka tilataan pääsääntöisesti nk. perustilauksina. Perustilauksella tarkoitetaan 1.1. 31.5. välisenä aikana tehtyä tilausta, joka toimitetaan kouluun/oppilaitokseen yhtenä toimituksena ennalta määritellyn/sovitun aikataulun mukaisesti. Perustilauksen on tarkoitus kattaa pääosin koko seuraavan lukuvuoden käyttötarve. Koulutarvikkeita ovat esimerkiksi lyijykynät, kuulakärkikynät, pyyhekumit, kynänteroittimet, viivaimet, harpit, kouluvihkot, vihkonsuojakannet, kirjamuovit, luentopaperit, konseptipaperit ja taululiidut. Suurin osa koulutarvikkeista on toisin sanoen toimistotarvikkeita, kuitenkin sillä erotuksella, että tavallisissa toimistotarvikehankinnoissa ei ole käytössä nk. perustilauskautta. Hankinnan piiriin eivät kuulu opetusvälineet ja -tarvikkeet, joita ovat esimerkiksi esityskalusteet ja -taulut sekä AVkalusteet, liikuntavälineet, teknisen työn koneet ja laitteet sekä materiaalit, luonnontieteiden (matematiikka, luonnontieto, fysiikka, kemia, biologia ja maantiede) opetusvälineet, päiväkotien leikkivälineet, sekä soittimet ja musiikkitarvikkeet. Kuvataiteen välineet ja tarvikkeet sekä askarteluvälineet ja -tarvikkeet ovat tilanteesta riippuen joko koulutarvikkeita tai opetusvälineitä ja -tarvikkeita. Kuvataiteen välineet ja tarvikkeet sekä askarteluvälineet ja -tarvikkeet kuuluvat tämän hankinnan piiriin, mutta ne kuuluvat myös opetusväline- ja opetustarvikehankinnan piiriin. Osa muistakin opetusvälineistä ja -tarvikkeista voi kuitenkin kuulua myös koulutarvikehankinnan piiriin silloin, kun niissä on käytössä nk. perustilauskausi, ja kun ne hankitaan pääsääntöisesti perustilauksina. Toisin sanoen tilaajilla on perustelluista syistä oikeus hankkia liikuntavälineitä myös koulutarvikkeiden sopimustoimittajalta.
20 (21) LIITE 3 RAPORTOINTI Hyväksyttyjen toimittajien tulee pyydettäessä toimittaa ostajalle raportti (sähköisesti Excel-muodossa), joka sisältää seuraavat tiedot/tunnusluvut: TOIMINTA Kokonaismyynti, eli myynti yhteensä (alv 0 %) OSTO- JA MYYNTIKÄYTTÄYTYMINEN Tilausten lukumäärä Toimitusten lukumäärä PALVELUKYKY Myöhästyneiden toimitusten ja jälkitoimitusten lukumäärä kpl kpl kpl REKLAMAATIOT Reklamaatiot kpl Em. raportti on pyydettäessä toimitettava seuraavilta tasoilta veloituksetta: - seutukunta (kunnat ja yhteisöt) yhteensä - kunta/yhteisö yhteensä tarvittaessa - koulu-/oppilaitos-/päiväkotikohtaisesti tarvittaessa Hyväksyttyjen toimittajien tulee pyydettäessä toimittaa ostajalle (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö) veloituksetta reklamaatioista luettelo, josta selviää ainakin reklamaation aihe, reklamaation tekijä sekä tieto siitä, kuinka reklamaatioon on reagoitu ja mihin toimenpiteisiin reklamaatio on johtanut. Hyväksyttyjen toimittajien tulee pyydettäessä toimittaa ostajalle ABC-analyysimuotoinen raportti (sähköisesti Excelmuodossa) nimikekohtaisesti ja eurojen mukaisessa suuruusjärjestyksessä. Seuraavassa on yksinkertaistettu esimerkki raportista: NIMIKE EUROMÄÄRÄ YKSIKKÖMÄÄRÄ Tuote A 3 000,00 20 Tuote B 2 000,00 20 Tuote C 1 500,00 30 Tuote D 1 000,00 20 Tuote E 500,00 10 Yhteensä 8 000,00 100 Raportista tulee selvitä tuotteen nimi, kunkin tuotteen osalta myynti yhteensä euroissa (alv 0 %) kyseessä olevalta ajanjaksolta (tavallisesti kalenterivuodelta) sekä kunkin tuotteen osalta myynti yhteensä yksiköissä. Em. raportti on pyydettäessä toimitettava seuraavilta tasoilta veloituksetta: - seutukunta (kunnat ja yhteisöt) yhteensä
21 (21) LIITE 4 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä 1) HINTA 75 % 0-75 pistettä 2) LAATUTEKIJÄT 25 % 0-25 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0-100 pistettä Hinta: Laatutekijät: Edullisin hinta saa vertailussa 75 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: edullisin hinta / vertailuhinta * 75 pistettä. Laatutekijöiden osalta arvioidaan tarjoajan ilmoittamia aikoja tuotteiden takuuseen ja takuunaikaiseen huoltopalveluun liittyen. Pisin tuotteiden takuuaika saa vertailussa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: vertailutakuuaika / pisin takuuaika * 20 pistettä. Lyhin takuunaikaisen huoltopalvelun vasteaika saa vertailussa viisi (5) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: lyhin vasteaika / vertailuvasteaika * 5 pistettä. Maksimipistemäärä laatutekijöistä yhteensä on 25 pistettä. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.