18.6.2012 1 (7) YTHS:N YLEISTERVEYDEN HOITOTARVIKKEET JA TARVEAINEET YTHS pyytää kirjallista tarjoustanne yleisterveyden hoitotarvikkeista ja tarveaineista I. Hankinnan kuvaus Kyseessä on avointa hankintamenettelyä käyttävä puitejärjestely. Hankinnat toteutetaan ilman erillistä kilpailuttamista puitejärjestelyn sisällä tässä asiakirjassa esitettävien perusteiden mukaisesti. Tilaukset tehdään tuoteryhmittäin edullisimman tarjouksen antaneelta toimittajalta, mutta jos se ei pysty toimittamaan tuotteita sovitusti, tilaus tehdään seuraavaksi edullisimman tarjouksen antaneelta tarjoajalta. Hankinnan kohteena ovat yleisterveyden hoitotarvikkeet ja tarveaineet. Eniten käytetyt tuotteet on lueteltu tuoteryhmittäin tarjouspyyntölomakkeessa (liite 2). YTHS tulee tilaamaan tarpeiden mukaan muitakin tuotteita kuin volyymituotteita. Toimittajat valitaan tuoteryhmittäin edullisuusjärjestyksessä. Toimittajat valitaan eniten käytettyjen tuotteiden perusteella. Tarjousten vertailu tehdään aiemman volyymin perusteella. YTHS ei sitoudu hankkimaan tuotteita arvioidun volyymin mukaisesti, vaan toteutuva kulutus voi olla arvioitua suurempi tai pienempi. Tuoteryhmissä 1-12 tarjoajien valinta tehdään tuoteryhmittäin. Jokaiseen tuoteryhmään valitaan kolme (3) tai useampia toimittajia siten, että kaikille tuotteille saadaan toimittaja. Tuoteryhmässä 13 Muita tarvikkeita toimittajien valinta tehdään tuotteittain. Tehtävää puitesopimusta voivat käyttää kaikki YTHS:n toimipisteet. Nykyiset toimipisteet on lueteltu liitteessä 1. Toimipisteisiin voi tulla sopimuskauden aikana vähäisiä muutoksia. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta + yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokaudet. Optiokaudella tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta alkuperäisin ehdoin. Optiokauden käytöstä päättää YTHS, joka ilmoittaa sen käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Toimittajalla ei ole velvollisuutta jatkaa sopimusta optiokaudelle. Toimittajan tulee toimittaa YTHS:lle vuosittain sovittuun päivämäärään mennessä (esim. tammikuun loppuun mennessä) selvitys hankintojen toteutumisesta tuoteryhmittäin. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankinnan arvo on neljän vuoden ajalla 300.000 400.000 euroa (alv 0). II. Hankintamenettely 1. Hankinnasta ilmoittaminen Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma.fi -sivustolla 19.6.2012. Tarjouspyyntö julkaistaan myös YTHS:n verkkosivuilla http://www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat.
18.6.2012 2 (7) 2. Tarjousten jättäminen Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa kokonaisuudessaan kirjallisesti ja lisäksi sähköisenä versiona virustarkistetulla CD-levyllä tai USB-muistitikulla, Excel-taulukot Microsoft Excel 2010- tai edellisessä versioformaatissa. Tarjous ja sähköinen versio on oltava toimitettu 15.8.2012 klo 15 mennessä. Kuoreen merkintä "YTHS:n yleisterveyden tarvikkeet". Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa 16.8.2012, joka ei ole julkinen. 3. Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely ja kaikki siihen liittyvät asiakirjat ovat suomenkielisiä. 4. Asiakirjajulkisuus Hankintamenettelyä koskevat asiakirjat ovat asianosaisjulkisia. Liikesalaisuudet eivät ole asianosaisjulkisia. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään tarjoukseensa selkeästi merkinnällä "ei-julkinen" ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. 5. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Tuoteryhmäkohtaiset osatarjoukset otetaan huomioon. Hankinta voidaan jakaa ja toimittajia voidaan valita useita. Tarjoaja voi tarjota kaikkia tuoteryhmiä tai vain osaa tuoteryhmistä. Tuoteryhmät ovat: 1. Sidostarvikkeet ja kuitukangastuotteet 2. Teipit ja laastarit 3. Vanu- ja paperituotteet 4. Käsineet 5. Gynekologiset tarvikkeet 6. Lastat 7. Leikkausveitset ja kyretit 8. Hoito- ja desinfektioaineet 9. Ruiskut ja neulat 10. Ommellangat ja neulat 11. Muoviastiat ja tarvikkeet 12. Suppilot ja tähystimet 13. Muut tarvikkeet
18.6.2012 3 (7) 6. Hankintalaki ja mahdollisuus hylätä kaikki tarjoukset Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä. YTHS pidättää oikeuden perustellusta ja todellisesta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 7. Korvaus tarjouksen tekemisestä Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 8. Tarjousten käsittely Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: III. Tarjoajien kelpoisuus 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: 1. Selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin 2. Selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero- ja kaupparekisteriin. Jos tarjoajalla ei ole velvollisuutta rekisteröityä em. rekistereihin, tulee sen toimittaa selvitys perusteista, joiden vuoksi sillä ei ollut rekisteröitymisvelvollisuutta. 3. Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista 4. Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta 5. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemisen pois tarjouskilpailusta. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla. IV. Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset Tarjous edellytetään tehtäväksi tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja siten, että tarjotut tuotteet vastaavat tarjousta ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 1. Tarjouksen kieli ja muoto Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouksessa on käytettävä oheisia tarjouslomaketta (liite 2).
18.6.2012 4 (7) 2. Vaadittavat tuotetiedot Tarjoukseen tulee liittää tarjotuista volyymituotteista tuoteselosteet ja -esitteet (mieluiten kuvalliset), joista selviävät tarjottujen tuotteiden tuotetiedot, tekniset ja toiminnalliset selvitykset sekä tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset. Tarjousten vertailuun voi tarjota käyttötarkoitukseltaan vastaavaa tuotetta (rinnakkaistuote). Rinnakkaistuotteena pidetään esimerkiksi tuotetta, jonka pakkauskoko on eri kuin pyydetty. Rinnakkaistuotteen tiedot tulee kirjoittaa tarjouslomakkeen sarakkeeseen Rinnakkaistuote. YTHS tulkitsee hyväksyykö tuotteen rinnakkaistuotteeksi. Tarjoajalla on velvollisuus toimittaa YTHS:n pyynnöstä rinnakkaistuotteesta näytekappale. 3. Koekäyttömahdollisuus ja käytönopastus Tarjoukseen tulee sisältyä maksuton volyymituotteiden koekäyttömahdollisuus ennen hankintapäätöstä. Koekäytöt sovitaan YTHS:n aloitteesta. Tarjoukseen tulee sisältyä maksuton tarjottujen tuotteiden tuotekoulutus/esittely ja käytönopastus sopimuskauden alussa YTHS:n tiloissa. Käytönopastus sovitaan erikseen tarvittaessa. 4. Hinnat ja niiden voimassaolo Kaikkien tarjottujen hintojen tulee olla kiinteinä voimassa kahden vuoden sopimuskauden ajan. Tarjoukseen tulee liittää nettohinnastot. Hintavaraumia ei hyväksytä eikä muulla tavalla ilmoitettuja hintoja oteta huomioon. Uuden sopimuskauden (optiovuoden) hinnanmuutos edellyttää neljä kuukautta (4 kk) ennen sopimusjakson päättymistä tehtyä kirjallista ja perusteltua esitystä, jonka YTHS hyväksyy tai hylkää sellaisenaan tai asiasta käytyjen neuvottelujen tuloksena. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki käsittely-, toimitus- ja kuljetuskustannukset. Sopimuskauden aikana tapahtuvat tuotemuutokset ovat sallittuja. Korvaavan tuotteen tulee vastata hinnaltaan alkuperäistä tuotetta. YTHS voi ottaa käyttöön sopimuskauden aikana uutuustuotteita, jotka eivät korvaa tarjouksen tuotteita. 5. Toimitusaika Tuotteiden toimitusaika tilauksesta saa olla enintään viisi (5) arkipäivää. 6. Ympäristöasioiden huomioon ottaminen Mikäli tarjoajalla on käytössä ympäristöhallintajärjestelmä, se pyydetään ilmoittamaan tarjouslomakkeella. Jos sellaista ei ole, pyydetään esittämään lyhyt selvitys siitä, miten tuotteiden elinkaaressa on huomioitu mahdollisimman pieni ympäristökuormitus. 7. Tarjotuille tuotteille asetetut vaatimukset Tarjottavien tuotteiden tulee olla EU-direktiivin mukaisia, CE-merkinnällä varustettuja sekä niiden laatu noudattaa terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevaa lainsäädäntöä.
18.6.2012 5 (7) Tuotteiden laadun on noudatettava terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevaa lakia (1505/94) ja asetusta (1506/94). Tuotteiden on oltava laadultaan ja soveltuvuudeltaan tarjouspyynnön mukaiseen käyttöön soveltuvia. Näiden ominaisuuksien puuttuminen on tuotteen hylkäämisen peruste. Käyttöön soveltuvuuden ratkaisee YTHS. YTHS:llä on oikeus hylätä käyttöön soveltumattomat tuotteet. Soveltumattomia tuotteita ei huomioida tarjousvertailussa. 8. Toimitusehto Tuotteet tulee toimittaa vapaasti perille (TOP FIN01) YTHS:n ilmoittamiin toimipaikkoihin, toimitusosoitteet ovat liitteessä 1. Toimitusosoitteisiin voi tulla vähäisiä muutoksia sopimuskauden aikana. 9. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen Laskutuksen tulee tapahtua jälkikäteen kuhunkin toimipisteeseen erikseen. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto laskun päiväyksestä. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. Jos toimitus viivästyy sovitusta viidestä (5) arkipäivästä, YTHS:llä on maksuton oikeus perua toimitus ja tilata se toiselta toimittajalta. 10. Tarjouksen voimassaoloaika V. Tarjousten vertailu Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.10.2012 asti. Hankinnan ratkaisuperusteena on edullisin hinta. Kullekin tuoteryhmälle valitaan toimittajat edullisuusjärjestyksessä. Valinta tehdään volyymituotteiden perusteella. Tuotekohtainen hankintakustannus lasketaan kertomalla tarjotun tuotteen yksikköhinta YTHS:n arvioimalla vuosikulutusmäärällä. Tuoteryhmän hankintakustannus lasketaan summaamalla tuotekohtaiset hankintakustannukset. Koska eri tarjoajien tuotteiden pakkauskoot vaihtelevat, tarjoajan tulee ilmoittaa tuotteen yksikköhinta pyydetyssä muodossa. Esimerkki: YTHS pyytää tarjousta desinfektioaineesta pakattuna 5 litran astiassa (rivi 125). Hinta on pyydetty ilmoitettavan muodossa euroa / litra. Yritys A tarjoaa pyydettyä tuotetta viiden litran pakkauksessa hintaan 12 euroa ja yritys B neljän litran pakkauksessa
18.6.2012 6 (7) hintaan 10 euroa. Tarjouslomakkeessa (liite 2) yritys A ilmoittaa tuotteen hinnaksi 2,40 euroa / litra (12 / 5) ja yritys B 2,50 euro / litra (10 / 4). Yritys B merkitsee Tarjottava korvaava tuote -sarakkeeseen pakkauskoon olevan 4 litraa. Mikäli tarjoajalla ei ole valikoimassaan tarjousten vertailussa käytettävää tuotetta, YTHS käyttää puuttuvan tuotteen hintana kalleinta saamaansa tarjousta. VI. Hankintapäätös ja hankintasopimus VII. Tilausten tekeminen VIII. Lisätiedot Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Hankintasopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin (JYSE 2009 TAVARAT) 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Kun yhtä useampi tarjoaja on tullut valituksi, ja hankintayksikkö on tehnyt niiden kanssa hankintasopimuksen, määräytyy tilauksen tekeminen tuoteryhmittäin tämän tarjouspyynnön kohdassa V kuvatussa edullisuusjärjestyksessä. Hankintayksikkö tiedustelee ensin edullisimman tarjouksen antaneelta toimittajalta, pystyykö tämä toimittamaan tuotteet hankintayksikön edellyttämässä ajassa. Jos edullisimman tarjouksen antanut toimittaja ei pysty toimittamaan tuotteita, tiedustelee hankintayksikkö toimitusmahdollisuutta toiseksi edullisimman tarjouksen antaneelta toimittajalta. Näin jatketaan, kunnes hankintayksikkö löytää hankintasopimuksen tehneiden tarjoajien joukosta sellaisen, joka pystyy toimittamaan pyydetyt tuotteet hankintayksikön tarvitsemassa ajassa. Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään 3.8.2012 sähköpostitse alla mainituille henkilöille. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastaavat talousjohtaja Olli-Pekka Luukko ja vastaava osastonhoitaja Maire Penttilä (etunimi.sukunimi@yths.fi). Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa 8.8.2012 YTHS:n verkkosivuilta http://www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat.
18.6.2012 7 (7) IX. Tarjouspyynnön allekirjoitus Helsingissä 18.6.2012 Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja Liitteet Liite 1: YTHS:n toimitusosoitteet Liite 2: Tarjouslomake