Joensuun seudun hankintatoimi 17.11.2011 Kokemuksia sähköisen kilpailuttamisjärjestelmän käyttämisestä, mikä helpottuu ja mikä jää vanhan kaavan mukaan tehtäväksi?
Yleistä Vastaa yhteistyötahojen tavaroiden ja palveluiden yhteishankinnoista Kilpailuttaa myös yhteistyötahojen erillishankintoja tarpeen vaatiessa ja resurssien niin salliessa Sijoitettu hallinnollisesti Joensuun kaupungin organisaatioon Perustettu nykyisen toimintamallin mukaiseksi 2007 Myös ennen vuotta 2007 seudullista yhteistyötä, mutta ei selvää toimintamallia Henkilökuntaa 6 henkeä Budjetti 288 000 euroa (2011), esitys 332 000 euroa vuodelle 2012
Yleistä Vuonna 2009 kilpailutuksia noin 180 kpl 5 henkeä tarjousten sähköinen palauttamisjärjestelmä käyttöön syyskuussa 2009 Vuonna 2010 kilpailutuksia noin 210 kpl 5 henkeä sähköinen kilpailutusjärjestelmä käyttöön kesäkuussa 2010 Syyskuun lopussa vuonna 2011 noin 160-170 kilpailutusta 6 henkeä vuoden loppuun mennessä noin 240 kilpailutusta
Yleistä Yhden kilpailutuksen kustannus noin 1200 euroa (budjetti/määrä) 25 % kilpailutuksista palvelukilpailutuksia Kilpailutusten arvo noin 80 miljoonaa euroa (tammikuuelokuu 2011) kun hankintatoimi perustettiin vuonna 2007, kilpailutusten arvo oli noin 20-30 miljoonaa euroa vuodessa Sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä tehty noin 250 kilpailutusta palveluun rekisteröityneitä toimittajia yli 1700
Yhteistyötahot 15 kuntaa (kaikki Pohjois-Karjalan kunnat + Heinävesi) Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Nurmeksen ja Valtimon terveydenhuollon kuntayhtymä Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus HELLI-liikelaitos Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Pohjois-Karjalan maakuntaliitto Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus Oy Kontiolahden Vastaanottokeskus Oy Enon Vanhusten Tuki ry Joensuun Hoiva- ja Palveluyhdistys ry Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy Joensuun Seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy Joensuun Seudun Jätehuolto Oy Joensuun Tiedepuisto Oy
Miksi sähköinen kilpailutusjärjestelmä?
Lähtötilanne Vuonna 2008 havaittiin useita ongelmakohtia vanhassa toimintatavassa eli ilman sähköistä kilpailutusjärjestelmää kuten mm. tarjousten avaaminen vei paljon aikaa kysymysten ja vastausten hallinta tarjouspyyntödokumenttien hallinnassa puutteita postitus- ja tulostuskulut mittavat tarjouksia ei pystytty ottamaan vastaan sähköpostiin luotettavasti vertailujen tekeminen työlästä paljon ns. turhia hylkäyksiä
Ensimmäiset askeleet kohti sähköisyyttä Vuoden 2009 alussa pohdittiin joensuulaisen Cloudia Oy:n kanssa hankintojen sähköistämistä Yhteistyössä kehitettiin tarjousten sähköinen palautusjärjestelmä (Tarjouspalvelu.fi), joka otettiin käyttöön syyskuussa 2009 Järjestelmän avulla tarjoajat pystyivät lataamaan tarjouspyyntödokumentit esittämään tarjouksia koskevia kysymyksiä ja näkemään vastaukset jättämään tarjousdokumenttinsa järjestelmän kautta
Järjestelmän avulla hankintatoimi Ensimmäiset askeleet kohti sähköisyyttä sai luotettavan kanavan tarjousten sähköiseen vastaanottoon tarjouspyyntödokumentit saatiin pidettyä hallinnassa kysymykset/vastaukset saatiin keskitettyä Tämä vaihe oli hyvä ensiaskel, mutta tarjoukset eivät olleet määrämuotoisia ns. turhia hylkäyksiä tuli edelleen vertailujen tekeminen nopeutui vain hieman Hilma oli edelleen oma työvaiheensa
Ensimmäiset askeleet kohti sähköisyyttä Järjestelmä sai positiivista palautetta toimittajilta ja hankintatoimi totesi järjestelmän hyödylliseksi Seuraavana askeleena hankintatoimi jatkoi kehityskumppaninsa kanssa hankintojen sähköistämistä tavoitteena täysin sähköinen kilpailutusprosessi Täysin sähköinen kilpailutusprosessi otettiin käyttöön kesäkuussa 2010 ensimmäisenä Suomessa
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjstelmä vs. vanha toimintamalli
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Sähköisen kilpailuttamisjärjestelmän käytöllä toiminta tehostuu, inhimilliset virheet vähenevät ja aikaa jää enemmän kilpailutusten suunnitteluun sopimusseurantaan sekä pystytään vastaanottamaan enemmän kilpailutuksia
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Tarjouspyyntöjen laatu paranee jotta järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti niin tiedot, jotka halutaan tarjoajalta, tulee miettiä tarkemmin pisteytys tulee miettiä tarkemmin, jotta vertailu saadaan muodostumaan mahdollisimman automaattisesti Tarjousten laatu paranee tarjoukset ovat määrämuotoisia tarjoajat eivät pysty vastaamaan väärin järjestelmä pakottaa vastaamaan oikein sekä kaikki liitteet ovat mukana ts. tarjoaja ei pysty lähettämään puutteellista tarjousta hankintatoimen ei ole tarvinnut tehdä järjestelmän käyttöönoton jälkeen yhtään ns. turhaa hylkäystä
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Hilma-ilmoituksen tekeminen ei ole enää erillinen työvaihe kilpailutusjärjestelmä tekee automaattisesti tarjouspyynnön suunnittelussa vaadituista tiedoista Hilma-ilmoituksen myös ennakko- ja jälki-ilmoitukset pystytään tekemään järjestelmän avulla tehdystä ennakkoilmoituksesta voidaan jatkaa hankintailmoitukseen tehdystä hankintailmoituksesta voidaan jatkaa jälki-ilmoitukseen
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Tarjouspyyntöjen postittaminen tai välittäminen erikseen sähköisesti on tarpeetonta kaikki tarjoajat pystyvät hakemaan tarjouspyyntödokumentit itse palvelusta Hilma-ilmoituksessa on linkki palveluun tarjouspyyntödokumenttien lataaminen on hallinnassa järjestelmä näyttää, ketkä ovat käyneet tutustumassa tarjouspyyntöön säästöä postitus- ja tulostuskustannuksissa sekä luonnollisesti myös työajassa
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Lisäkysymysten esittäminen hallinnassa tarjoajat esittävät järjestelmän välityksellä tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset hankintayksikkö vastaa järjestelmän avulla ja vastaukset näkyvät kaikille tarjoajille Tarjousten luotettavaan vastaanottamiseen ei tarvita hankintahenkilön läsnäoloa järjestelmä tallentaa tietokantaan tarjouksen jättämisen ajankohdan sekä lähettää tarjoajalle että hankintayksikölle vahvistuksen tarjouksen jätöstä hankintayksikkö ei pääse käsiksi tarjouksiin ennen määräajan umpeutumista
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Tarjousten avaamiseen ja avauspöytäkirjan tekemiseen menee vain pari minuuttia riippumatta hankinnan koosta muutamalla valinnalla järjestelmä tekee avauspöytäkirjan vrt. vanhalla toimintatavalla esim. lääkäripalvelukilpailutuksen tarjousten avaamiseen saattoi mennä jopä työpäivä kahdelta henkilöltä Vertailutaulukon tekemiseen ei mene aikaa tämä ominaisuus on riippuvainen siitä, miten paljon hankintayksikkö panostaa tarjouspyynnön tekemiseen järjestelmä pystyy muodostamaan vertailun automaattisesti käytettävissä on manuaalista sekä automaattista pisteytystä tai valintaa tärkeysjärjestyksessä
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Päätös voidaan tehdä järjestelmällä järjestelmän avulla päätökseen saadaan suoraan tietoja tarjouspyynnöstä, avauspöytäkirjasta, tarjouksesta sekä vertailusta kaikki kilpailutuksen vaiheet yhdessä paikassa tuonti myös toisista järjestelmistä (integraatiot) Päätöksen sähköinen tiedoksianto voidaan tehdä järjestelmän kautta päätöksen jälkeen järjestelmän avulla voidaan tehdä päätöksen sähköinen tiedoksianto järjestelmä toimittaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille sekä mahdollisille muille tiedotuskohteille
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Sopimus voidaan tehdä järjestelmällä järjestelmä ilmoittaa joko valitusaika on kulunut järjestelmän avulla sopimukseen saadaan suoraan tietoja tarjouspyynnöstä ja tarjouksesta
Mitä muuttuu? Sähköinen kilpailutusjärjestelmä vs. vanha toimintamalli Mitä jää vanhalla toimintamallilla tehtäväksi? avauspöytäkirjan allekirjoitus? sopimuksen allekirjoitus? Vai jääkö sittenkään avauspöytäkirjan allekirjoitus esim. Katso-tunnisteen avulla sopimuksen allekirjoitus esim. Katso-tunnisteen avulla toimittajien aktivointi sähköisen tunnistautumisen hyödyntämiseen
Mitä toimittajat ovat mieltä uudesta toimintamallista? Joensuun seudun hankintatoimi on tehnyt kaksi palautekyselyä: yhden ensimmäisestä kehitysvaiheesta ja toisen nykyisestä kehitysvaiheesta Palaute on ollut enimmäkseen positiivista myös esim. kuljetusalan yrittäjiltä on tullut palautetta, että Kerrankin hekin osaavat tehdä tarjouksen helposti eikä siihen mene päiviä ts. kynnys tarjoamiseen on madaltunut, kun tarjouksen jättämiseen ei tarvita hankintalain erityisosaamista Palaute on vahvistanut uskoa, että Joensuun seudun hankintatoimi on menossa oikeaan suuntaan sähköistäessään kilpailutusprosessiaan
Tulevaisuus
Kiitos! Yhteystiedot: Joensuun seudun hankintatoimi Mika Purmonen mika.purmonen@jns.fi puh. 013 267 5046