CLOUDIA HANKINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÄJÄPÄIVÄ TARJOUSPYYNNÖN ESITTELY

Transkriptio

1 CLOUDIA HANKINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÄJÄPÄIVÄ TARJOUSPYYNNÖN ESITTELY

2 Henkilöstö noin 250 Liikevaihto noin 30 M Omistajia yli 60 Pori Hämeenlinna Tuusula

3 Palvelumme Talouspalvelut Henkilöstöpalvelut Järjestelmäpalvelut ICT-palvelut Puhelinvaihdepalvelut Asiantuntijapalvelut Logistiikkapalvelut Hankinta- ja kilpailutuspalvelut Yhteishankintapalvelut Kilpailutuspalvelut Sijais- ja rekrytointipalvelut (Seuturekry Oy) 3

4 Tarjouspyyntö Lahden Seudun Kuntatekniikka Oy ( Lyhytperäinen tela-alustainen kaivinkone Avoin menettely Pisteytys kokonaishankinnan mukaan Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, kun otetaan huomioon eritelmissä tai tarjouspyynnössä taikka neuvottelukutsussa esitetyt perusteet Kaivinkoneen arvo noin euroa EU-hankinta Tarjouspyyntöasiakirjat: Tarjouspyyntödokumentti (Cloudia) Sopimuspohja (ei erikseen JYSE-ehtoja) 4

5 Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksia Kaivinkoneen pakolliset ominaisuudet Kyllä/Ei-kohtinasiten, että minimivaatimus Kyllä Rahoitusleasinginosalta: Tilaaja ei maksa avausmaksuja, laskutuspalkkioita, tms. kustannuksia Toimitusehto on TOP toimitettuna perille käyttövalmiina lisälaitteineen osoitteeseen Kallio-Pietilänkatu 1, Lahti (TOP tilaajan nimeämä paikka, Finnterms 2001) Tarjottavat hinnat sisältävät kaikki kustannukset sekä kaikki edellä [tarjouspyynnössä] luetellut vaatimukset, laitteet ja varusteet. Tilaaja päättää hankintapäätöksen saatua lainvoiman siitä, hankkiiko se koneen ostamalla vai rahoitusleasingillä. Referenssit: Tarjoajalla on kolmelta (3) viimeiseltä vuodelta vähintään kolme (3) referenssiä lyhytperäisen tela-alustaisen kaivinkoneen toimittamisesta Suomen sääolosuhteita vastaaviin olosuhteisiin(minimivaatimus Kyllä) 5

6 Vertailuperusteet Vertailuperuste Maksimipisteet Laskentatapa Kokonaishinta 60 Suhde pienimpään Hydraulipumppujen maksimivirtaus 10 Valikko Takuuaika 5 Suhde suurimpaan Huolto- ja korjauspalvelujen toimintamalli 4 Manuaalinen Huolto-/korjaustoimenpiteiden aloittamisen nopeus Suhde pienimpään Kulutus- ja varaosien toimitusaika Suhde pienimpään Toimitusaika 3 Suhde pienimpään Ohjaamon melutaso 3 Suhde pienimpään Koneen ulkopuolinen melutaso työskentelyn aikana 3 Suhde pienimpään Polttoaineen keskimääräinen kulutus 2 Suhde pienimpään Maksimikaivusyvyys 2 Suhde suurimpaan 6

7 Kokonaishinta Hintakomponentti Yksikköhinta Hankittava määrä Ostohinta ilman optioita / kappale 1 kappale Rahoitusleasing (kiinteä korko, jäännösarvo 25 %) Iskuvasara ja vasaran vaatimat lisäsuojat (optio) Takuuajan pidennys 2 500:lla käyttötunnilla (optio) / kuukausi 60 kuukautta / kokonaishinta 1 kokonaishinta / kokonaishinta 1 kokonaishinta Huolto- ja korjauspalvelut Suomessa / tunti 30 tuntia Partikkelisuodatin / kappale 5 kappaletta 7

8 Tarjousvertailu Vertailuperuste Tarjoaja A Tarjoaja B Kokonaishinta 60 56,535 Hydraulipumppujen maksimivirtaus 2 2 Takuuaika 5 5 Huolto- ja korjauspalvelujen toimintamalli 3 4 Huolto-/korjaustoimenpiteiden aloittamisen nopeus Kulutus- ja varaosien toimitusaika Toimitusaika 3 2,4 Ohjaamon melutaso 2,958 3 Koneen ulkopuolinen melutaso työskentelyn aikana 3 2,97 Polttoaineen keskimääräinen kulutus 2 1,333 Maksimikaivusyvyys 2 1,952 YHTEENSÄ 90,958 87,190 8

9 Mitä opimme prosessista? Käytännössä kokonaishinta ratkaisi Jos enemmän vertailtavia tarjouksia, niin tilanne voisi olla toinen Ilmoitukseen tutustui 16 toimittajaa ja 2 hankintayksikköä Tarjouksen jätti 6 toimittajaa tarjousvertailussa vain 2 MIKSI? Tarjouksiin liitetty ylimääräisiä liitteitä, joissa omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja Esimerkiksi mainittu erikseen, että kaivinkoneen toimitusaika on 25 viikkoa, kun toimitusaikakenttään saattoi syöttää vain 1-20 viikkoa Tarjouspyynnössä mainittu: Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. 9

10 Mitä Cloudia ei estä? Tarjouspyynnön vastaisten ehtojen lisäämistä tarjousasiakirjoihin Manuaalisten vertailuperusteiden riittämätöntä perustelemista Hankinnan huolimatonta valmistelua Teknisen vuoropuhelun käyttämättä jättämistä Hankintayksiköstä riippuvaa kiirettä Kaikkea vastuuta ei voi siirtää järjestelmälle! 10

11 Miksi kannatti tehdä Cloudiassa? Ei hylkäyksiä tyhjien hintakohtien takia Ei hylkäyksiä myöhässä jätettyjen tarjousten takia Tarjouspyynnössä selkeä rakenne Ei erillistä HILMA-ilmoituksen täyttämistä Tarjousten läpikäynti tarjousdokumenttien pohjalta nopeaa ja järjestelmällistä Automaattinen pisteytys (lukuun ottamatta manuaalista pisteytystä) ei laskentavirheitä Tieto ei-tarjonneista toimittajista voidaan kysyä mikseivät jättäneet tarjousta Vähemmän sähköpostiliikennettä Ja niin edelleen 11

12 Kiitos! KuntaPro Oy, Hankinta- ja kilpailutuspalvelut Aapo Korte hankintapäällikkö puhelin (03) sähköposti: Avoimet tarjouspyynnöt