SISÄLLYS Tekstinkäsittely... 4 Wordin käyttö... 5 Ohjelman käynnistäminen... 5 Ohjelmaikkuna... 5 Office-painike... 5 Otsikkorivi... 6 Pikatyökalurivi... 6 Välilehtirivi ja lisävälilehdet... 7 Valintanauha... 7 Viivaimet... 8 Vierityspalkit... 8 Tilapalkki... 8 Asiakirjan näkymät... 8 Tulostusasettelunäkymä... 8 Koko näytön lukutila... 8 Web-asettelunäkymä... 8 Jäsennysnäkymä... 9 Luonnos... 9 Zoomaus... 9 Näppäimistö... 9 Tekstin sisältö... 10 Tekstin kirjoittaminen... 10 Kirjoittamisen hyvät käytännöt... 10 Välilyönnin ja sarkainnäppäimen oikea käyttö... 10 Kirjoitusvirheiden korjaaminen... 11 Lisäys- ja korvaustila... 11 Kumoa ja tee uudelleen... 11 Muotoilumerkit... 11 Asiakirjan tallennus... 11 Tallennus ensimmäisen kerran... 11 Asiakirjan tallennus uudelleen... 12 Tiedoston välitallennus... 12 Tiedoston tallennus eri nimellä... 12 Tiedoston sulkeminen... 12 Ohjelman sulkeminen... 12 Tekstin muokkaaminen... 13 Kohdistimen siirto tiettyyn paikkaan... 13 Merkkien poistaminen ja alueiden valinta... 14 Tekstin siirtäminen ja kopiointi... 14 Siirto... 15 Muita kopiointi ja siirtotapoja... 15 Merkkimuotoilu... 15 Tekstimuotoilut... 15 Merkkien muotoilu... 15 Kirjasinmuotoilut ja tehosteet... 16 Pikavalikoiman käyttö... 16 Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus... 16 Kirjasimen värin muuttaminen... 17 Tyylit... 17 Teemat... 17 Teeman vaihto... 17 Merkkitason muuttaminen (isot ja pienet kirjaimet)... 18 Merkkien lisääminen... 18 Kappalemuotoilu... 18 Matti Vuorikoski 2 (22) Tietotekniikkakoulutus
Tekstin sisentäminen... 18 Sisennys viivaimelta... 18 Tasaus... 19 Rivi- ja kappalevälit... 19 Asiakirjan määritykset... 19 Paperikoko ja marginaalit... 19 Asiakirjan viimeistely... 20 Sivunumerot... 20 Päivämäärä ja aika tekstissä... 20 Kieliasun tarkistus... 20 Tavuttaminen... 21 Erilaiset tavuviivat... 21 Tulostaminen... 22 Matti Vuorikoski 3 (22) Tietotekniikkakoulutus
TEKSTINKÄSITTELY Tekstinkäsittelyllä tarkoitetaan tekstin kirjoittamista, tallentamista, muuntamista ja tulostamista. Tekstinkäsittelyä varten on olemassa lukuisia ohjelmia yksinkertaisesta perusteksturista monipuolisiin raskaan sarjan ohjelmiin. Nykyaikaiset tekstinkäsittelyohjelmat ovat erittäin monipuolisia työvälineitä, joilla pystytään tuottamaan näyttävää aineistoa sekä paperille että sähköiseen muotoon. Tekstinkäsittelyn perusajatus on kuitenkin hyvin yksinkertainen: tekstin kirjoitus, tallennus ja poistaminen (merkki, sana, koko teksti), tekstin lisääminen aikaisempaan tekstiin, sen siirtäminen toiseen paikkaan, sanojen etsintä ja korvaaminen sekä tekstin ulkoasun muotoilu. Erilaiset sivua koskevat määrittelyt, kuten rivin ja sivun pituus, riviväli, oikoluku ja tavutus sekä sivunumerointi kuuluvat asiaan. Nykyaikaiseen tekstinkäsittelyohjelmaan kuuluu myös toimiva kielentarkistus ja tavutus. Nykyaikaiseen tekstinkäsittelyohjelmaan kuuluu vielä paljon muutakin. Tässä oppaassa käsiteltävät asiat ovat perusominaisuuksia, jotka kuuluvat kaikkiin tekstinkäsittelyohjelmiin ja jotka on myös osattava, jotta ohjelman käytöstä olisi kirjoituskoneen mahdollisuudet ylittävää hyötyä. Matti Vuorikoski 4 (22) Tietotekniikkakoulutus
WORDIN KÄYTTÖ Ohjelman käynnistäminen Ohjelmaikkuna Wordin kuten minkä hyvänsä muunkin ohjelman voi käynnistää usealla tavalla. Työpöydän pikakuvakkeesta tai Käynnistä (Start) -valikosta: Käynnistä (Start), Kaikki ohjelmat (All programs), Microsoft Office, Microsoft Office Word 2007. Esiin tulee Wordin ohjelmaikkuna, jossa on avattuna tyhjä asiakirja ja valittuna on ohjelman perustyökalut sisältävä välilehti Aloitus (Home). Työskentely voidaan aloittaa. Tekstinkäsittelyssä tarvittavat komennot on sijoitettu pääasiassa ohjelmaikkunan yläosan, jossa sijaitsevat Office-painike (Office Button) ja valintanauha (Ribbon) Office-painike Wordin käynnistyttyä avautuu kuvan (yllä) kaltainen näkymä. Ohjelmaikkunan vasemmassa ylänurkassa on Office-painike (Office Button). Sen napsautuksella avautuu Office-valikko. Sieltä löytyvät hallintavalinnat kuten, tiedoston tallennus, avaus, tulostus ja ohjelman käytön lopetus. Matti Vuorikoski 5 (22) Tietotekniikkakoulutus
Otsikkorivi Pikatyökalurivi Oletusasetusten määrittäminen tapahtuu kohdasta Wordin asetukset. Suuren osan tilasta vie kohta Viimeksi käytetyt tiedostot, josta voit avata tiedoston muistelematta missä kansiossa se on. Oletuksena listassa on 17 viimeksi käytettyä tiedostoa. Tiedostonimen rivin lopussa on päälle/poispainike karttaneula. Kun napsautat sitä, asiakirja kiinnittyy pysyvästi viimeksi käytettyjen listaan. Otsikkorivillä eli nimirivillä näkyy asiakirjan nimi ohjelman nimi. Tallentamaton asiakirja näkyy nimellä Asiakirja1 (Document1). Numero vaihtuu, kun aloitat uuden asiakirjan eikä ohjelmaa ole välillä suljettu. Jos avattuna on tallennettu asiakirja, näytetään sen nimi. Oikeassa reunassa ovat ohjelmaikkunan ohjauspainikkeet eli painikkeet Pienennä, Suurenna/Palauta ja Sulje. Jos keskimmäisenä on vain yhden ikkunan kuva eli ikkuna on välikoossaan, voit siirtää ikkunan toiseen paikkaan vetämällä sitä nimirivistä hiiren ykköspainike (vasen) alas painettuna. Välikoossa voit myös muuttaa ikkunan kokoa vetämällä ikkunan reunaviivoista tai nurkista. Heti Office-painikkeen oikealla puolella on pikatyökalurivi. Pikatyökaluriville voit itse lisätä yleisimmin tarvitsemiasi painikkeita (työkaluja) esimerkiksi rivin oikean reunan painikkeen Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) tuoman valikon kautta. Matti Vuorikoski 6 (22) Tietotekniikkakoulutus
Toinen vaihtoehto on Office-painike (Office Button), Wordin asetukset (Word Options), Mukauttaminen (Customize). Myös, kun napsautat hiiren kakkospainikkeella jotain työkalua, yhtenä valintana on Lisää pikatyökaluriville (Add to Quick Access Toolbar). Voit halutessasi asettaa pikatyökalurivin näkymään valintanauhan alapuolella valinnoilla Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar), Näytä valintanauhan alapuolella (Show below the Ribbon). Välilehtirivi ja lisävälilehdet Ohjelmaikkunan toinen rivi on välilehtirivi, jossa on oletuksena valittuna välilehti Aloitus. Valintanauha Tilannekohtaisesti ilmestyy välilehtien loppupäähän lisävälilehtiä. Tällöin niiden yläpuolella otsikkorivillä näkyy myös esille tulleiden lisävälilehtien pääotsikko eli työkalujen nimi. Lisävälilehdiltä löytyvät vain ne toiminnot, joita käsillä olevan tehtävän tekemiseksi tarvitaan. Tauluk- Esimerkiksi Wordin taulukkoalueella ollessasi ovat käytössäsi kotyökalut lisävälilehdillä Rakenne ja Asettelu. Wordin ohjelmakohtaiset komennot löytyvät valintanauhasta (Ribbon), joka sisältää useita välilehtiä (Tabs). Välilehti aukaisee välilehden nimen mukaisen valintanauhan. Kukin välilehti on jaettu ryhmiin (Group). Kukin ryhmä sisältää joukon komentoja (Command). Valintaikkunan avainta (Dialog Box Launcher) napsauttamalla ilmaantuu lisää ryhmään kuuluvia vaihtoehtoja, jotka näkyvät valintaikkunoina tai tehtäväruutuina. Välilehti Komento Ryhmä Valintaikkunan avain Fontti-ryhmän valintapainikkeella avautuva ikkuna. Matti Vuorikoski 7 (22) Tietotekniikkakoulutus
Viivaimet Vii- Viivaimen saa näkyviin tai piilotettua oikean vierityspalkin yläreunan painikkeesta Viivain vaimet ovat sekä asiakirjan ylä- että vasemmalla puolella. Heti painikkeen Viivain yläpuolella on tumma viiva. Siitä vetämällä voit jakaa asiakirjasi näkymään kahdessa ikkunassa, joissa molemmissa on omat viivaimensa. Vierityspalkit Asiakirjan oikealla puolella on vierityspalkki, jonka avulla voit vierittää asiakirjanäkypystysuunnassa. Pystysuuntaisen vierityspalkin alareunassa on kolme painiketta: Edellinen sivu, Vaselattava objekti ja Seuraava sivu. Asiakirjan alapuolella on tarvittaessa vierityspalkki, jolla asiakirjanäkymää voi vievaakasuunnassa, jos se ei kerralla mahdu ikkunaan mää litse rittää Tilapalkki Ohjelmaikkunan alareunassa on tilapalkki. Tilapalkki näyttää näytössä olevan tiedoston tilatietoja. Näet esimerkiksi millä sivulla olet. Asiakirjan näkymät Tulostusasettelunäkymä Koko näytön lukutila Työikkunan sisältöä voidaan tarkastella erilaisissa näkymissä. Näkymät valitaan tilapalkin oikealla puolella olevilla painikkeilla jotka ovat vasemmalta oikealle Tulostusasettelu Koko näytön lukutila (Full Screen Reading), Web-asettelu (Web Layout), Jäsennys (Outline) ja Luonnos (Draft). Samat valinnat löytyvät välilehdeltä Näytä (View). Kuhunkin tekstintyöstövaiheeseen käytetään siihen vaiheeseen tarkoituksenmukaisinta työskentelynäkymää. Suositeltavin näkymä useimmissa tekstinkäsittelytoiminnoissa on tulostusasettelunäkymä (Print Layout),. Se näyttää asiakirjan kuten se tulostuisi. Esimerkiksi ylä- ja alatunnisteet, palstat sekä sivunumerointi näkyvät. Saman näkymän saat välilehdeltä Näytä valinnalla Tulostusasettelu. Asiakirjan lukemiseen tarkoitettu näkymä. Näkymässä asiakirjalle on varattu mahdollisimman paljon tilaa piilottamalla työkalurivit, viivaimet, vaakavierityspalkki, tilarivi ja tehtäväruutu. Pääset takaisin tulostusnäkymään, kun napsautat näytön oikean yläreunan painiketta Sulje. Web-asettelunäkymä Sähköisten asiakirjojen näkymä. Asiakirja näytetään sellaisena kuin se näyttäisi avattuna WWWselaimeen HTML-dokumenttina. Teksti rivittyy ikkunan koon mukaan ja kuvat asettuvat kuten WWW-selaimessa Matti Vuorikoski 8 (22) Tietotekniikkakoulutus
Jäsennysnäkymä Luonnos Jäsennysnäkymä on tarkoitettu pitkien asiakirjojen käsittelyyn. Tässä näkymässä voit kutistaa asiakirjan, kun haluat nähdä vain sen pääotsikot tai voit laajentaa asiakirjan, kun haluat nähdä sen kokonaan. Näkymällä on oma työkalurivinsä. Tämä näkymä näyttää vain tekstit eli sopii luonnosteluvaiheeseen. Zoomaus Ohjelmaikkunassa olevaa asiakirjaa voi tarkastella näytöllä erikokoisena. Oletuksena on 100%, joka vastaa sitä miten asiakirja tulostuu. Voit vetää zoomaussäätimestä näyttökoon haluamaksesi. Voit myös napsauttaa prosenttiluvun osoittavaa numeroa. Tällöin tulee esiin ikkuna Zoomaa. Sama ikkuna tulee esiin myös välilehden Näytä painikkeesta Zoomaus. NÄPPÄIMISTÖ Valitse haluamasi vaihtoehto esimerkiksi kohta Sivun leveys, jolloin asiakirja täyttää näytöllä olevan tilan leveyssuunnassa. Sulje ikkuna valintasi jälkeen napsauttamalla painiketta OK. Näppäimistö on tuttu jo Windowsista. Seuraavassa on joitakin näppäimiä, joiden toiminto on syytä tuntea tekstinkäsittelyn kannalta. Toiminnot ovat samoja muissakin ohjelmissa. Enter Enter tekee tekstiin pakollisen kappaleenvaihdon ja lähettää komennot tietokoneelle Vaihto -näppäin pohjassa saadaan isoja kirjaimia Sarkain (Tab) siirtää kohdistinta sarkainvälin kerrallaan tai valintataulussa vaihtoehdosta toiseen Matti Vuorikoski 9 (22) Tietotekniikkakoulutus
Caps Lock Num Lock Delete Caps Lock, isojen kirjainten lukitus, ei lukitse numeroiden yläpuolella olevia merkkejä, vaan numerot voidaan kirjoittaa samanaikaisesti, kun Caps Lock-merkkivalo palaa Num Lock, numeronäppäimistön lukitus, Num Lock -merkkivalo palaa Delete poistaa merkin kohdistimen oikealta puolelta tai valitun alueen Askelpalautin, poistaa merkin kohdistimen vasemmalta puolelta F8 laajennettu valinta F8 TEKSTIN SISÄLTÖ Tekstin kirjoittaminen Tekstin kirjoittaminen, korjaaminen ja muokkaaminen ovat tärkeitä tekstinkäsittelyn perusasioita. Näppäimistöltä kirjoitettava teksti tulee tekstikohdistimen kohdalle. Myös tekstin korjaus- ja muokkaustoiminnoissa kohdistimen paikka on ratkaiseva. Muokattavassa asiakirjassa joudutaan liikkumaan tekstissä ja tämän vuoksi on aluksi opeteltava erilaisia tapoja kohdistimen siirtämiseen asiakirjassa. Tekstinkäsittelyohjelman perusperiaatteiden mukainen kirjoittaminen varmistaa, että tekstiä on helppo muokata ja muotoilla. Jos kirjoitat kuin kirjoituskoneella, et voi hyödyntää kaikkia ohjelman tarjoamia monipuolisia mahdollisuuksia. Tekstin kirjoittamisessa voi käyttää apuna erilaisia automaattitoimintoja. Useat niistä ovat käytössä oletuksena, joten törmäät niihin väistämättä tekstin kirjoitusvaiheessa. Kirjoittamisen hyvät käytännöt Kirjoita tekstiä ja paina Enteriä vain vajaan rivin tai kappaleen lopussa, ohjelma huolehtii automaattisesti rivin- ja sivunvaihdoista. Seuraavalle riville siirtyy koko sana, joten rivipituudet saattavat vaihdella suuresti. Ohjelma osaa myös tavuttaa automaattisesti kirjoitettaessa jolloin tarvittavat rivinvaihdot tehdään sanavälien ja tavuviivojen kohdalta kirjoitettaessa. Tavutus voidaan tehdä myös vasta kun teksti on kokonaan valmis (tutustumme tähän paremmin tekstin muokkauksen yhteydessä). Välilyönnin ja sarkainnäppäimen oikea käyttö Tekstikohdistin ja hiiren osoitin ovat eri asiat. Voit siirtää tekstikohdistimen tekstissä hiiren osoittimen sijaintikotaan napsauttamalla. Kappaleet erotetaan toisistaan Enter-näppäintä painamalla. Välilyöntipainikkeella erotetaan merkit ja sanat toisistaan. Välilyöntinäppäimellä ei siirrytä tekstin aloituskohtaan. Sarkainkohdasta toiseen kohdistin siirretään sarkainnäppäimellä (tabulaattorilla) ja muulloinkin kun haluat tehdä yhtä välilyöntiä pidemmän tyhjän tilan sanojen tai merkkien väliin. Matti Vuorikoski 10 (22) Tietotekniikkakoulutus
Kirjoitusvirheiden korjaaminen Lisäys- ja korvaustila Napsauta tekstikohdistin virheellisen merkin oikealle tai vasemmalle puolelle. Kohdistimen vasemmalta puolelta poistetaan merkkejä askelpalauttimen painalluksella ja kohdistimen oikealta puolelta Delete -painikkeella. Wordissa on oletusarvoisesti käytössä tekstin lisäystila. Tällöin Word ei kirjoita uutta tekstiä vanhan päälle vaan "työntää" vanhaa tekstiä edellään. Voit ottaa käyttöön myös tekstin korvaustilan. Uusi teksti kirjoittuu tällöin kohdistimen jäljessä olevan vanhan tekstin päälle. Korvaustilan saat käyttöön seuraavasti: 1. Napsauta Insert. Kumoa ja tee uudelleen Muotoilumerkit 2. Korvaustila on nyt käytössä. 3. Kun haluat palata lisäystilaan, napsauta uudelleen Insert Monet komennot, mm. tekstin poisto tai siirto voidaan perua. Se tehdään Pikatyökalurivin komennolla Kumoa. Useampia toimintoja voi kerralla kumota napsauttamalla Kumoa-painikkeen nuolipainiketta ja valitsemalla kumottavat toiminnot avautuvasta luettelosta hiirellä vetämällä. Tee uudelleen (Repeat) -toiminnolla puolestaan voi perua toiminnon kumoamisen. Painiketta käytetään kuten kumoamispainikettakin. Kumoamisen voi tehdä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+Z ja tee uudelleen Ctrl+Y. Kirjoittamisen ja muokkaamisen apuna näytöllä käytetään ohjausmerkkejä, jotka eivät tulostu. Näitä merkkejä ovat mm. kappalemerkit ( ), sarkausmerkit ( ), vihjetavuviivat ( ) ja välilyönnit (.). Ohjausmerkkejä ei tarvita jatkuvasti näytöllä, ne ovat tarpeen vain joissakin korjaustilanteissa. Ohjausmerkit saa näkyviin tai pois Kappale-välilehden painikkeella Näytä/Piilota (Show/Hide). ASIAKIRJAN TALLENNUS Näytölle kirjoitettu teksti on vain tietokoneen työmuistissa, josta se on tallennettava kovalevylle tai muulle tallennusvälineelle. Tallentamisen yhteydessä asiakirjalle annetaan nimi. Tallentaminen kannattaa tehdä heti työn alkuvaiheessa ja suorittaa välitallennuksia säännöllisin välein, jolloin kaikki edellisen tallennuksen jälkeen tehty tallentuu. Wordissa on myös mahdollisuus automaattitallennukseen määritellyin aikavälein, mutta tällöinkin työ on tallennettava erikseen lopetettaessa. Opettele rutiini, jonka mukaan et poistu koneen äärestä tallentamatta työtäsi. Tallennus ensimmäisen kerran 1. Napsauta pikatyökalurivin painiketta Tallenna (Save) tai napsauta Office-painiketta ja napsauta avautuvasta valikosta Tallenna-painiketta. 2. Esiin tulee ikkuna Tallenna nimellä (Save As). 3. Napsauta kohdassa Kohde: (Save in) näkyvää nuolipainiketta. 4. Valitse avautuvasta listasta oikea levyasema tai muu sijainti. 5. Esiin tulevat sijainnin sisältämät kansiot ja Wordin tunnistamat tiedostot. 6. Tarvittaessa/halutessasi avaa alikansioita kaksoisnapsauttamalla niitä. 7. Kirjoita kohtaan Tiedostonimi: (File name:) haluamasi asiakirjan tallennusnimi. Word lisää.docx tarkentimen, joten sitä ei tarvitse kirjoittaa. Matti Vuorikoski 11 (22) Tietotekniikkakoulutus
8. Tarkista kohdasta Tallennusmuoto: (Save as type:), että tallennusmuoto on Word asiakirja (*.docx). Halutessasi voit myös valita vanhemman Word-version muodon tai esim. RTF muodon. Varsinkin lähettäessäsi tiedoston muille on varminta käyttää vielä vanhaa tallennusmuotoa (*.doc), että vastaanottaja saa avattua tiedoston. 9. Napsauta painiketta Tallenna (Save). 10. Kirjoittamasi tiedostonimi ilmestyy ohjelman nimiriville ja tiedostosi on tallennettu. Tiedoston nimi voi sisältää enintään 255 merkkiä mukaan lukien aseman kirjain, palvelimen nimi, kansion polku, tiedoston nimi ja tunniste. Tiedostojen nimet eivät voi sisältää seuraavia merkkejä: vinoviiva (/), kenoviiva (\), suurempi kuin - merkki (>), pienempi kuin -merkki (<), tähti (*), kysymysmerkki (?), lainausmerkki ("), pystyviiva ( ), kaksoispiste (:) tai puolipiste (;). Järjestelmä käyttää em. merkkejä omiin tarkoi-tuksiinsa, josta syystä niitä ei saa olla tiedoston nimessä. Asiakirjan tallennus uudelleen Tiedoston välitallennus Muokatessasi jo tallennettua tiedostoa saat muutokset talteen tekemällä välitallennuksen. Tiedosto tallennetaan sille määriteltyyn kansioon (oletuskansio) siinä muodossa kuin se tallennushetkellä on. Viimeisin tekemäsi versio korvaa aiemmin tallennetun version. Näytölle ei tule mitään ikkunaa ensimmäisen tallennuksen tapaan. Nopein tapa on käyttää näppäinyhdistelmää Ctrl + S. Tiedoston tallennus eri nimellä Tiedoston sulkeminen Halutessasi tallentaa asiakirjan toisella nimellä tai toiseen kansioon, anna komento Tallenna nimellä (Save As), jolloin Tallenna nimellä -ikkuna avautuu ja voit antaa tiedostelle uuden nimen ja vaihtaa halutessasi tallennuskansiota ja tallennusmuotoa. Tämän voi tehdä vain Office-painikkeen kautta. Asiakirja jää näytölle tallennuksen jälkeenkin ja sitä voidaan edelleen muokata. Kun asiakirjan käsittely halutaan lopettaa, se pitää tallennuksen jälkeen sulkea. Kun haluat lopettaa asiakirjan käsittelyn sulkematta ohjelmaa, tee valinta Office-painike, Sulje Jos olet tehnyt muutoksia asiakirjaan edellisen tallennuksen jälkeen, esiin tulee kysymys: Haluatko tallentaa asiakirjaan [nimi] tekemäsi muutokset?. Valitse tilanteen mukaan vaihtoehdoista: Kyllä Ei Peruuta Ohjelman sulkeminen Tallentaa tehdyt muutokset tai avaa Tallenna nimellä ikkunan. Sulkee tiedoston tallentamatta muutoksia. Peruuttaa komennon Sulje. Asiakirja sulkeutuu, mutta itse ohjelma jää auki. Jos Wordista oli useampia ikkunoita avoinna, sulkeutuu koko ikkuna, mutta aina jää yksi Wordin ikkuna näkyviin. Lopeta ohjelman käyttö valinnalla Office-painike - Lopeta Word. Kaikki Word-ikkunat sulkeutuvat, ja jos jossakin niistä on tallentamaton asiakirja, ohjelma kysyy tallennetaanko se. Voit myös sulkea yksittäisen Word-ikkunan oikean yläkulman ruksista. Matti Vuorikoski 12 (22) Tietotekniikkakoulutus
TEKSTIN MUOKKAAMINEN Tekstiä voidaan muokata monin erilaisin tavoin. Voidaan lisätä ja poistaa merkkejä, muotoilla niitä, lisätä ja poistaa sisältöä. Kaikkea tätä varten tekstissä joudutaan liikkumaan ja tekemään erilaisia valintoja muokattavaa kohdetta valittaessa. Kohdistimen siirto tiettyyn paikkaan Hiirellä kohdistin siirretään haluttuun kohtaan viemällä hiiren osoitin haluttuun kohtaan, osoitin näkyy I-palkkina. Kun haluttuun kohtaan on päästy, napsautetaan hiiren vasenta painiketta, jolloin vilkkuva osoitin siirtyy ko. kohtaan. Erilaisilla näppäinyhdistelmillä liikkuminen tapahtuu nopeasti ja tehokkaasti. Käytössä on mm. seuraavia yhdistelmiä: Merkki vasemmalle/oikealle Rivi ylös/alas Ctrl Ctrl Home End PgDn Sana oikealle Sana vasemmalle Rivin alkuun Rivin loppuun Näytöllinen alas PgUp Näytöllinen ylös Ctrl Ctrl F5 Home End Asiakirjan alkuun Asiakirjan loppuun Siirtyminen halutulle sivulle. Paina F5 ja kirjoita sivun numero, jolle haluat siirtyä Kohdistin voidaan siirtää myös määrätylle riville, sivulle, osaan, asiakirjaan tehtyyn kirjan-merkkiin, huomautukseen, ylä- tai alaviitteeseen jne. Toimi seuraavasti: 1. Välilehti Aloitus 2. Napsauta viimeisen valintaryhmän Muokkaaminen (Editing) Etsi (Find)-painikkeen nuolta 3. Tee valinta Siirry (Go to). Matti Vuorikoski 13 (22) Tietotekniikkakoulutus
Esiin tulee ikkuna Etsi ja korvaa (Find and Replace) ja sen välilehti Siirry (Go to). Voit nyt siirtyä asiakirjassa tiettyyn paikkaan, esim. tietylle sivulle, riville, otsikkoon jne. Merkkien poistaminen ja alueiden valinta Merkki tai merkkejä poistetaan Askelpalauttimella (Backspace) kursorin vasemmalta puolelta ja Delete-näppäimellä kursorin oikealta puolelta. Usein on tarvetta poistaa vaikkapa muutama sana tai vielä suurempi tekstimäärä. Sellaisessa tapauksessa edellä kuvatut komennot eivät ole riittävän tehokkaita. Parempi tapa on ensin valita teksti ja sitten komento, jolloin komento koskee koko aluetta. Alue valitaan hiirellä maalaamalla, jolloin kohdistin siirretään valittavan alueen alkuun (tai loppuun), painetaan hiiren vasen näppäin alas ja vedetään alueen loppuun sekä vapautetaan hiiren näppäin. Saman voi tehdä myös näppäimistöltä viemällä kohdistin valittavan alueen alkuun tai loppuun ja painetaan Vaihto-näppäin alas ja viedään kohdistin valittavan alueen loppuun/alkuun ja napsautetaan hiirellä. Hiirellä voi valita määrättyjä tekstialueita seuraavasti: Sana Virke painiketta. Osoitin sanan päälle ja kaksoisnapsautetaan hiirellä. Osoitin virkkeen päälle ja painetaan Crtl-näppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta Rivi Osoitin rivin vasemmalle valintareunukseen (sijaitsee marginaalissa) ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Alueelle osoitin muuttuu nuoleksi vinosti oikealle näyttäväksi nuoleksi. Kappale Osoitin kappaleen vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle ja kaksoisnapsautetaan hiiren vasemmalla painikkeella. Kolmoisnapsautus kappaleen päällä valitsee myös kappaleen. Useita kappaleita valitaan kaksoisnapsauttamalla vasemmalla puolella ja vetämällä alueen loppuun. Viedään kohdistin alueen alkuun ja napsautetaan Vaihto näppäin poh- Suuri tekstialue jassa alueen loppuun. Koko asiakirja Osoitin tekstin vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle, painetaan Ctrl-näppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Kolmoisnapsau-tus tyhjällä alueella valitsee myös koko tekstin. Samoin näppäinyhdistelmä Ctrl+A. Valinta poistetaan napsauttamalla asiakirjan tyhjälle alueelle. Valintareunuksessa tehty napsautus poistaa aktiivisen valinnan, mutta valitsee rivin. Minkä hyvänsä kirjoituskonenäppäimistön näppäimen painallus poistaa valitun alueen ja tilalle tulee painetun näppäimen merkki. Ole siis varovainen, kun sinulla on jokin alue valinta. Vahingossa tapahtuneen poiston voi perua Kumoa-painikkeella. Tekstin siirtäminen ja kopiointi Teksti voidaan siirtää tai kopioida asiakirjassa toiseen paikkaan joko leikepöydän kautta tai ilman leikepöytää hiirtä ja näppäinyhdistelmiä käyttäen (vedä ja pudota). Leikepöydän kautta kopiointi tapahtuu seuraavasti: Valitse teksti, jonka haluat kopioida. painiketta Kopioi (Copy), tai käytä näppäinyhdis- Napsauta välilehdeltä Aloitus (Home) telmää Ctrl+C. Valittuna ollut alue kopioituu nyt leikepöydälle, josta se on liitettävissä mihin tahansa. Vie tekstikohdistin (vilkkuva pystypalkki) siihen kohtaan, johon haluat liittää tekstin. Napsauta välilehdeltä Aloitus (Home) painiketta Liitä (Paste) tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl+Y. Matti Vuorikoski 14 (22) Tietotekniikkakoulutus
Siirto Valitse teksti, jonka haluat siirtää. 1. Napsauta välilehdeltä Aloitus (Home) painiketta Leikkaa (Cut) tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl+X. 2. Valittuna ollut alue siirtyy nyt leikepöydälle, josta se on liitettävissä mihin tahansa. 3. Vie tekstikohdistin (vilkkuva pystypalkki) siihen kohtaan, johon haluat liittää tekstin. 4. Napsauta välilehdeltä Aloitus (Home) painiketta Liitä (Paste) tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl+Y. Muita kopiointi ja siirtotapoja Tiedoston lisääminen Merkkimuotoilu Tekstimuotoilut Merkkien muotoilu keel- ja halu- kos- Siirto ja kopiointi voidaan tehdä myös hiiren kakkospainikla. Valitse siirrettävä tai kopioitava alue. Vie osoitin alueelle vedä hiiren kakkospainikkeella. Kun osoittimen pystyviiva on tussa kohdassa, vapauta kakkospainike. Avautuvasta pikavalita valitaan siirto tai kopiointi. Tekstin osien lisäksi tiedostoon voidaan lisätä kokonainen tiedosto. Tähän ei tarvita leikepöytää. Siirron ja kopioinnin voi tehdä myös ilman leikepöytää. Valitse teksti, siirrä osoitin kohtaan, johon teksti siirretään, mutta älä paina vielä hiiren painiketta. Paina Ctrl-näppäin, kopioitaessa Ctrl +Vaihto, alas ja napsauta hiiren oikeata painiketta. Siirrossa teksti häviää alkuperäisestä paikasta ja siirtyy uuteen. Kopioinnissa teksti jää myös alkuperäiseen paikkaan. Leikepöydän kautta teksti voidaan siirtää tai kopioida toiseen asiakirjaan tai toiseen ohjelmaan. Ilman leikepöytää siirto tai kopiointi voidaan tehdä samassa asiakirjassa tai toiseen avoimeen asiakirjaan. Sijoita tekstikohdistin siihen kohtaan, josta haluat lisättävän tiedoston alkavan. Valitse välilehti Lisää (Insert). Ryhmässä Teksti (Text) on painike Objekti (Object), napsauta sen oikeassa reunassa olevaa nuolenkärkeä ja valitse avautuvasta valikosta komento Teksti tiedostosta (Text from File ). Näytölle avautuu Lisää tiedosto (Insert File)-ikkuna, josta voit valita lisättävän tiedoston. Valitse tiedosto ja napsauta painiketta Lisää (Insert) tai kaksoisnapsauta tiedoston nimeä. Lopuksi yhdistetyt tiedostot tallennetaan. Anna uusi nimi, niin molemmat yhdistetyt tiedostot säilyvät omina tiedostoinaan. Tekstinkäsittelyohjelmassa voidaan tekstiä muotoilla monin eri tavoin. Voidaan valita erilaisia fontteja, muuttaa merkkikokoa ja valita tärkeisiin kohtiin korostuksia kuten lihavointi tai eri väri. Valittu muotoilu on voimassa, kunnes sitä muutetaan. Muotoiltaessa tekstiä jälkikäteen, on muotoiltava alue ensin valittava. Muotoiluja voi myös kopioida kohdasta toiseen. Word 2007:n uudet ominaisuudet tukevat sitä, että kaikki teksti tehtäisiin tyyleillä, jolloin myös kaikki teemojen tuomat vaihtoehdot ovat hyödynnettävissä. Tyylit ja teemat esitetään tämän kohdan loppuosassa. Merkkejä ovat kaikki kirjaimet, numerot ja erikoismerkit. Merkkimuotoilulla tarkoitetaan merkkien erilaisten ominaisuuksien muuttamista halutuksi Merkkimuotoilukomentoja voi käyttää kirjoitettaessa tai tehdä muotoilut myöhemmin. Jälkikäteen muotoiltaessa on käsiteltävä teksti valittava ennen muotoilukomentoa. Matti Vuorikoski 15 (22) Tietotekniikkakoulutus
Kirjasinmuotoilut ja tehosteet Pikavalikoiman käyttö valintanauhan valin- Useimmin käytetyt muotoilut voi tehdä Aloitus (Home) -välilehden taryhmän Fontti avulla Valintaryhmässä näet tällä hetkellä käytössä olevan fontin ja sen koon. Jos valitsemallasi alueella on käytössä eri fonttimäärityksiä, fonttiruutu on tyhjä. Muutat määrityksiä valitsemalla uuden fonttityypin ja -koon avaamalla alasvetovalikon nuolipainikkeesta ja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon. Kaikkiin fontin ominaisuuksiin päästään vaikuttamaan valintaikkunassa, joka avautuu napsauttamalla Fontti-ryhmän avainta. Esiin tulee Fontti (Font)-ikkuna ja sen välilehti Fontti. Valitse haluamasi fontti (eli kirjasin), fonttityyli, koko, fontin väri, alleviivaus, tyyli ja väri. Kohdassa Tehosteet on lisää valintoja, esim. alaindeksi (H2O) ja yläindeksi (m2). Tarkista lopputulos kohdasta Esikatselu (Preview) ja hyväksy valinnat napsauttamalla OK. Fonttivalintaikkuna on jaettu kahteen välilehteen Fontti (Font)-välilehdellä Fontti teet fonttia eli kirjasintyyppiä koskevat valinnat, esimerkiksi tyylin, koon, värin sekä erilaiset tehosteet. Merkkiväli (Character Spacing) -välilehdellä levennät tai kavennat tekstiä, tai teet kirjainvälejä koskevia säätöjä. Kohdassa Sijainti ohjaat tekstin sijaintia suhteessa rivin peruslinjaan. Merkkilajin ja -koon lisäksi voidaan valita erilaisia tekstin tehosteita. Valittavina ovat mm. yläindeksi, alaindeksi, yliviivattu, KAPITEELIT (pienet isot kirjaimet), ISOT KIRJAIMET ja alleviivaus. Myös ala- ja yläindeksi valitaan samasta ikkunasta kuin merkkikoko ja tyylit. Samoin merkki-väli eli tiivistäminen ja harventaminen. Hyvin samat vaihtoehdot saat esiin ja käyttöön napsauttamalla hiiren kakkos-painiketta. Esiin tulee pikavalikko ja pikavalikoima. Siirrä hiiren kohdistin pikavalikoiman vaihtoehtojen päälle ja valitse. Tämä on näppärää, kun et halua poistua siltä välilehdeltä, jossa olet mutta haluat välillä tehdä muotoilujakin. Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus Voit korostaa tiettyjä sanoja seuraavilla erikoistehosteilla: B I U tekstin lihavointi. tekstin kursivointi. tekstin alleviivaus. Valitse teksti tai sana, jonka haluat muotoilla. Napsauta haluamaasi välilehden Aloitus -muotoilupainiketta B, I tai U. Matti Vuorikoski 16 (22) Tietotekniikkakoulutus
Voit myös napsauttaa ensin haluamaasi muotoilupainiketta ja kirjoittaa sitten tekstin. Kun haluat poistaa muotoilun, valitse muotoiltu alue ja napsauta valitsemaasi muotoilupainiketta uudelleen. Kirjasimen värin muuttaminen Kirjasimen väriä voit muuttaa Aloitus-välilehden Fontin väri painikkeesta. Pysyvästi väri voidaan määritellä fonttivalintaikkunan riviltä Fontin väri (Font Color). Tyylit Tyyleillä saat yhdellä valinnalla suoritettua useita toimintoja. Tyyli on kokoelma muotoilukomentoja, jotka vaikuttavat yhtäaikaisesti tyyleillä muotoiltuun tekstiin. Ainakin pitkän asiakirjan otsikoissa ja leipätekstissä on suositeltavaa käyttää tyyliä. Tyylien käytöstä tulee se etu, että halutessasi muuttaa asiakirjasi ilmiasua, sinun tarvitsee muuttaa vain käyttämiäsi tyylejä. Tyylin muutos muuttaa kaikki sillä tyylillä tehdyt tekstit koko asiakirjassa. Tyylejä käytät seuraavasti: 1. Valitse teksti, jonka tyyliä haluat muuttaa. 2. Napsauta välilehden Aloitus valintaryhmän Tyyli avainta. 3. Esiin tulee laajan tyylivalikoiman sisältävä kelluva tyylivalikko Tyylit. Valitse listasta haluamasi Tyyli, esim. Otsikko 1. Voit myös määritellä ensin tyylin ja kirjoittaa tekstin sen jälkeen. Voit myös valita tyylin valintaryhmänsä valmiista vaihtoehdoista. Teemat Teeman vaihto Teema ja sen vaihto vaikuttaa koko asiakirjan ilmiasuun. Oletuksena on käytössä teema Office. Voit vaihtaa teemaa milloin vain. Parhaan hyödyn teemoista saat, kun teet kaiken tekstisi tyyleillä. Kullakin tyylillä on teemasta riippuva ilmiasu, joten teeman vaihto on tällöin nopea tapa saada asiakirjalle uusi ilme. Leipätekstillä on jo oletuksena tyyli Normaali, joten teemat purevat automaattisesti siihen. Kun teet otsikotkin tyyleillä, olet jo pitkällä teemojen hyödyntämisessä. 1. Välilehti Sivun asettelu (Page Layot). 2. Valintaryhmästä Teemat (Themes) valinta Teemat (Themes). 3. Esiin tulevat sisäiset teemavaihtoehdot. Kun kuljetat hiirtä vaihtoehtojen yli, näet miten asiakirjasi ilme muuttuu jokaisen teeman kohdalla. 4. Valitse haluamasi. 5. Voit vielä niin halutessasi muuttaa teeman värit, fontit ja tehosteet Matti Vuorikoski 17 (22) Tietotekniikkakoulutus
Merkkitason muuttaminen (isot ja pienet kirjaimet) Merkkien lisääminen Kappalemuotoilu Tekstin sisentäminen Sisennys viivaimelta 1. Valitse ensin teksti, jonka kirjainkokoa haluat muuttaa. 2. Napsauta välilehden Aloitus -painiketta Muuta kirjainkoko (Change Case) ja tee esiin tulevasta valikosta haluamasi valinta. Vie kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä merkin (esim.,, ) 1. Napsauta välilehdeltä Lisää (Insert) painiketta Merkki (Symbol) 2. Esiin tulee valikko, josta voit valita valmiin merkin tai vaihtoehdon Enemmän merkkejä (More Symbols..). 3. Esiin tulee ikkuna Merkki (Symbol), jossa voit selata erilaisia merkkejä. 4. Valitse haluamasi merkki ja napsauta Lisää (Insert), Sulje (Cancel). Kappalemuotoilulla tarkoitetaan kokonaisiin tekstikappaleisiin kohdistuvia muotoiluja, joita mm. sisennys, tekstin tasaus sekä rivi- ja kappalevälit. Tekstin sisentämisessä on kyse tekstin sijoittamisesta marginaaleista sisäänpäin. Wordissa voi sisentää rivin, kappaleen, valitun tekstin tai haluttaessa koko asiakirjan. Sisentää voi vasenta reunaa, oikeaa reunaa tai molempia. Nopeimmin sisennys voidaan tehdä Kappale -välilehden Pienennä (Decrease Indent)/Suurenna (Increase Indent) -painikkeilla. Sisennettävä kappale valitaan napsauttamalla kohdistin kappaleen alkuun, loppuun tai tekstiin (ei tarvitse maalata) ja napsauttamalla sisennyspainiketta (oikea painike kuvassa) valintanauhassa. Jokainen painallus sisentää tekstiä sarkainkohdan kerrallaan. Pienennä sisennystä -painike (vasen painike kuvassa) pienentää sisennystä sarkainkohta kerrallaan. Tekstin voi sisentää myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+M. Jokainen painallus lisää sisennystä yhden sarkainkohdan. Sisennystä pienennettäessä vastaava näppäinyhdistelmä on Ctrl+Vaihto+M. Sisennys voidaan tehdä edellisten lisäksi myös viivaimelta. Viivaimen sisennyskolmioiden ja sisennysneliön avulla voi muuttaa sekä marginaaleja että sisennystä. Kaksoisnapsauttamalla yläviivainta (mielellään harmaata osaa, jotta ei samalla tapahdu ei toivottuja toimintoja) saat myös esiin Sivun asetukset -valintaikkunan. 1. rivin sisennys. Vasen sisennys Oikean reunan sisennys Riippuva sisennys Haluttaessa säätää sisennystä viivaimella, käytetään sisennyskolmiota ja sisennysneliötä. Ylemmällä sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen ensimmäisen rivi. Alemmalla sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen muut rivit, eli ensimmäinen rivi ei sisenny (riippuva sisennys). Koko kappale sisennetään sisennysneliöllä. Matti Vuorikoski 18 (22) Tietotekniikkakoulutus
Tasaus Rivi- ja kappalevälit Tekstin tasaustapa tarkoittaa sitä, miten teksti sijoittuu marginaalien väliin. Tekstin tasauksen asetat välilehden Aloitus ryhmän Kappale painikkeiden avulla. Tasaustavat löytyvät myös valintaryhmän Kappale Avaimen kautta. Tällöin tulee esiin ikkuna Kappale ja sen välilehti Sisennykset ja välit. Tekstin tasausvalinta kohdistuu siihen kappaleeseen, missä kohdistin on. Mikäli haluat muutoksen kohdistuvan valmiin asiakirjan kaikkiin kappaleisiin, valitse koko asiakirja. Tekstikappaleeseen voidaan liittää kahdenlaista välistystä: riviväli ja kappaleväli. Riviväli on edellisen rivin peruslinjan etäisyys seuraavan rivin peruslinjaan. Oletusarvona on 1. Kappaleet erotetaan ylimääräisellä rivinvaihdolla (tyhjä rivi). Rivivälin muutos kohdistuu siihen kappaleeseen, missä kohdistin on. Mikäli haluat muutoksen kohdistuvan valmiin asiakirjan kaikkiin kappaleisiin, valitse koko asiakirja. Oletuksena riviväli on yksi (1). Rivivälin muutat välilehden Aloitus (Home) Kappale (Paragraph)painikkeen Riviväli (Line spacing) kautta. ryhmän Myös valintaryhmän avaimesta pääset ikkunaan, jossa voit valita rivivälin. ASIAKIRJAN MÄÄRITYKSET Asiakirjan ulkoasua säätelevät monet seikat. Tyypillisiä ovat marginaalit, sarkainkohdat, sivu- ja paperikoko. Lisäksi tekstin tehosteilla voidaan korostaa sen osia. Asiakirjojen ulkoasusta on olemassa erilaisia standardeja, joita tietyissä yhteyksissä kannattaa käyttää. Paperikoko ja marginaalit Marginaali on paperin reunan ja paperille tulostettavan tekstin väliin jäävä tyhjä tila vasemmalla, oikealla, ylhäällä ja alhaalla. Marginaaleja voi asettaa suoraan näytöllä olevasta viivaimesta tai Välilehden Sivun asettelu (Page Layout) Asetukset löytyvät seuraavista valintanauhan kohdista: Suunta Koko kautta. Reunukset SFS 2487 standardin mukaiset reunukset: vasen 2 cm, ylä 1 cm, Oikean reunuksen ja alareunuksen arvoa ei ole annettu mutta vanhan standardin 1 cm alareunuksena ja 0,7-2 cm oikeana reunuksena toimivat. Asetukset voi tehdä myös Sivun asettelu välilehden avaimesta avautuvassa ikkkunassa. Samasta ikkunasta valitaan myös paperikoko ja arkin suunta. Wordin oletuksena on A4-kokoinen pystyarkki. Matti Vuorikoski 19 (22) Tietotekniikkakoulutus
ASIAKIRJAN VIIMEISTELY Sivunumerot Välilehden Lisää (Insert) Ylä- ja alatunniste (Header) ryhmän painikkeesta Sivunumero (Page Number) löytyy runsas valikoima erilaisia sivunumeroiden asetuspaikkoja ja näistä runsas valikoima erilaisia sivunumerointitapoja. Sivunumerot poistetaan valinnannalla Poista sivunumerot (Remove Page Numbers). Päivämäärä ja aika tekstissä 1. Välilehden Lisää (Insert) ryhmän Teksti (Text) painikkeesta Päivämäärä ja aika (Date & Time) tulee esiin ikkuna Päivämäärä ja aika (Date & Time). 2. Valitse haluamasi. 3. Valitse listasta haluamasi esitysmuoto. 4. Valinta kohdassa Päivitä automaattisesti (Update Automatically) luo päiväyksen/ajan, joka päivittyy aina tiedoston avauksen yhteydessä. 5. Napsauta OK. KIELIASUN TARKISTUS Oikeinkirjoituksen tarkistuksen avulla asiakirjan tekstistä saadaan korjattua kirjoitusvirheet ja kielioppivirheet. Korjaus koskee todellakin kirjoitusvirheitä. Sinänsä oikein kirjoitettua sanaa, joka on asiayhteydeltään väärässä paikassa, ei tämän toiminnon avulla kyetä tunnistamaan. Oikoluvun voi tehdä eri tavoilla: oikoluetaan valmis teksti joko manuaalisesti tai automaattisesti tai oikoluetaan tekstiä suoraan kirjoitettaessa. Kirjoitusvirheen voi korjata myös poistamalla virheelliset merkit ja kirjoittamalla oikeat tilalle oikeat merkit. Tällöin kuitenkin menetetään oikolukutoiminnon tarjoamat mahdollisuudet. Oletusarvona on, että Word tarkistaa puolestasi kirjoitusvirheet jo kirjoitettaessa. Väärin kirjoitetut sanat näkyvät tällöin punaisella aaltoviivalla alleviivattuina. Kielioppivirheet ohjelma ilmaisee vastaavasti vihreällä aaltoviivalla. Jos automaattinen oikoluku ja kieliopin tarkastus ei ole päällä tee seuraavasti: Tallenna asiakirja ennen oikolukua. Siirrä kohdistin siihen kohtaan mistä aloitat oikoluvun. Napsauta välilehden Tarkista (Review) valintaryhmän Tekstintarkistus (Proofing) painiketta Kieliasun tarkistus (Spelling & Grammar). Matti Vuorikoski 20 (22) Tietotekniikkakoulutus
Oikoluku näyttää ikkunan Kieliasun tarkistus: [kieli] kohdassa Ei ole sanastossa yksitellen kaikki sanat, joita ei ole oikolukusanastossa. Laita ruksi ikkunassa olevaan kohtaan Tarkista kielioppi, jos sitä ei ole asetettuna. Tavuttaminen Erilaiset tavuviivat Jos oikoluku ehdottaa virheelliseksi oikein kirjoitetun sanan, napsauta Ohita tai Ohita kaikki. Jos kone löytää todellisen virheen ja ehdotuksista löytyy oikea vaihtoehto, valitse se ja napsauta Muuta. Voit myös korjata havaitun virheen suoraan tekstiin, jos oikoluku ei löydä oikeaa korvaavaa sanaa. Korjauksen jälkeen napsauta painiketta Muuta ja oikoluku jatkuu. Kone ilmoittaa oikoluvun päättyneeksi. Teksti voidaan tavuttaa kirjoitettaessa, mutta se voidaan tehdä myös vasta tekstin tultua valmiiksi. Tekstiä ei tarvitse tavuttamista varten valita, riittää, että osoitin on tekstissä. Tavuttaminen tapahtuu kohdistimesta eteenpäin. Jos kursori ei ollut tekstin alussa, mikä on suositeltavaa, etenee tavutus asiakirjan loppuun, josta tavutus siirtyy asiakirjan alkuun ja päättyy kohdistimen kohtaan eli koko asiakirja tulee tavutetuksi. Jos tavutetaan vain osa tekstiä, on tavutettava alue valittava. Word tavuttaa tekstiä voimassaolevan kielen asetuksen mukaisesti: suomea tavutetaan suomen tavutussääntöjen mukaisesti, englantia englannin sääntöjen mukaisesti jne. Tekstin tavutusta säädellään Sivun asettelu (Page Layot) välilehden Sivun asetukset (Page Setup) ryhmän komennolla Tavutus (Hyphenation). Oletuksena Wordissa on vaihtoehto Ei mitään (None) eli tavutus ei ole käytössä. Automaattinen tavutus saadaan käyttöön valitsemalla Automaattinen (Automatic). Tavutus perustuu tarkistussanastoon, ohjelma ei ymmärrä lukemaansa. Tavutus saattaa siis tehdä virheitä, jotka on korjattava nk. tavutusvihjeen käytöllä. Tavutusvihje annetaan syöttämällä näppäimistöltä Ctrl-tavuviiva tavutuskohtaan. Tavutus vihje toimii kuten automaattinen tavutuskin, ts. häviää kun sitä ei tarvita (esim. tekstiin tehtyjen uutosten vuoksi sana siirtyy rivin lopusta muuhun kohtaan). Tavutusvihjeen saa näkymään näytöllä työ- kalurivin painikkeella Ctrl - Näytä/Piilota. Ehkä käyttökelpoisin tapa on tavuttaa kirjoitettaessa. Kytketään auto- maattitavutus päälle tyhjässä asiakirjassa. Nyt ohjelma tavuttaa kirjoitettaessa ja tällöin pääsee myös automaattitavutuksessa korjaamaan mahdolliset tavutusvirheet. Wordissa voidaan käyttää kolmenlaisia tavuviivoja: Tavallinen (kova) - käytetään sanoissa, joihin tavuviiva kuuluu riippumatta siitä joutuuko se tavutus-vyöhykkeelle esim. linja-auto, osa-aika Tavutusvihje Yhdysviiva Kiinteä välilyönti Ctrl - Ctrl - Ctrl esim. kynsi-lakka, jolloin ohjelma tavuttaa sanan yhdysosien välistä, mikäli se joutuu tavutusvyöhykkeelle esim. Anna-Maija tai -15 o C, jolloin ohjelma ei tavuta sanoja, vaan katkaisee yhdysosan välistä tai siirtää viivan sanan mukana kiinteä välilyönti estää jakamasta sanoja niiden välistä, esim. 1000 mk, jolloin ohjelma pitää sekä luvun että laadun aina samalla rivillä. Käytetään esim. puhelinnumeroissa, luvuissa, joissa tuhate- Matti Vuorikoski 21 (22) Tietotekniikkakoulutus
rottimena on välilyönti yms. (välilyönti) TULOSTAMINEN Ennen tulostusta kannattaa asiakirjaa tarkastella esikatselunäkymässä, jolloin nähdään asiakirja sellaisena, kuin se tulee tulostumaan. Esikatseluun pääset komennolla Office painike (Office Button) Tulosta (Print)- Esikatselu (Print Preview). Varsinainen tulostus tapahtuu samaa reittiä kuin esikatselukin. Muista tallennus ennen tulostusta, koska tulostuksessa voi tapahtua jopa koneen toiminnan pysäyttäviä häiriöitä. Toimi seuraavasti: Napsauta Office (Office Button)-painiketta ja valitse komento Tulosta (Print) Tee kohdassa Sivualue valinta Kaikki (All) Nykyinen sivu (Current page) Valinta (Selection) tulostaa koko asiakirjan. tulostaa kohdistimen sijaintisivun. tulostaa valitun alueen (on käytettävissä vain, jos jotakin on valittu). Sivut (Pages) tulostaa esim. sivut 2,4,5 tai 15-20. Napsauta painiketta OK ja tulostus alkaa. Matti Vuorikoski 22 (22) Tietotekniikkakoulutus