LibreOffice 2 (54) SISÄLTÖ

Transkriptio

1

2 LibreOffice 2 (54) SISÄLTÖ Sisältö Osa Ohjelman historiaa... 6 Aloitus... 6 Writerin perusteet... 6 Ohjelman käynnistäminen... 6 Käynnistys pikakuvakkeesta... 7 Pikakäynnistys... 7 Käyttöliittymä... 8 Tilarivi... 9 Näyttötilat... 9 Tulostusasettelu... 9 Web-asettelu Zoomaus Tiedostojen käsittely Asiakirjan tallentaminen Välitallennus Tallenna nimellä Automaattitallennus Asiakirjan sulkeminen Asiakirjan (tiedoston) avaaminen Näppäimistö n perustoiminnot Tekstin kirjoittaminen Automaattitäydennys Viimeksi tehdyn komennon peruminen Erikoismerkit ja symbolit Sivuttaminen Leski- ja orporivit Tekstin muokkaaminen Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Kohdistimien siirto tiettyyn paikkaan Merkkien ja alueiden poistaminen sekä alueiden valinta Tekstin siirtäminen, kopiointi ja poistaminen Merkkitason vaihto Muodon kontrollointi siirrettäessä ja kopioitaessa Tiedoston lisääminen asiakirjaan Etsi ja korvaa toiminnot Muotoilut Tekstimuotoilut Merkkien muotoilu Merkkilaji- ja koko Kirjainkoko Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus Otsikot Ylä- ja alaindeksi Tekstin sisentäminen Kappaleen tasaus... 22

3 LibreOffice 3 (54) Rivi- ja kappalevälit Asiakirjan määritykset Paperikoko ja reunukset Sarkaimet Sarkaimet valintaikkunassa Sarkaimet viivaimen avulla Sarkainkohtien muuttaminen Sarkaimien poistaminen Oletussarkaimet Sarkainkohtiin kirjoittaminen Luettelomerkit ja numeroidut luettelot Automaattinen muotoilu Luettelomerkkien poistaminen Asiakirjan viimeistely Sivunumerot Ylä- ja alatunniste Tunnisteen kirjoittaminen Päivämäärä ja aika Oikoluku ja tavutus Oikeinkirjoituksen tarkistaminen kirjoitettaessa Oikeinkirjoituksen tarkistus jälkikäteen Tavuttaminen Muotoilutyylit Tyylin valitseminen Tyylin muokkaaminen Uusi tyyli Tyylin luominen valinnasta Taulukot Taulukon lisääminen Taulukon muokkaaminen Automaattinen muotoilu Aluevalinta taulukossa Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttö Kuvat Leikekuvan lisääminen Kuvatiedoston lisääminen Kuvan käsittely Kuvan paikka ja koko hiirellä Kuvan ankkurointi Tekstin rivitys Kuvan kääntäminen Kuvien järjestys Tasaaminen vaaka- ja pystysuunnassa Kuvan kehystäminen Kuvan ominaisuudet valintaikkuna Piirtotoiminnot Peruskäsitteitä Piirtäminen Tekstikehykset Kuvioiden käsittely Koon muuttaminen Siirtäminen ja kopiointi... 41

4 LibreOffice 4 (54) Poistaminen Kuvioiden ja viivojen ominaisuudet Viivan tyyli ja väri Täyttöväri Kiertäminen Ankkurointi Järjestäminen pinossa Objektien tasaus Ryhmittely Tulostaminen Tulostuksen valmistelu Esikatselu Tulostaminen ja tulostusasetukset SFS-STANDARDIN MUKAISET ASIAKIRJAT Tekstin asettelu Tunnistekenttä Sanomakenttä Osa Jäsentely, sisällysluettelo ja hakemisto Jäsentely Rakenneselain Sisällysluettelot ja hakemistot Sisällysluettelo Hakemisto Hakemistomerkinnän lisäämineen Hakemiston luominen Kirjekuoret ja osoitetarrat Kirjekuori Osoitetarrat Yksittäiset tarrat Osoitteiston käyttö tarroissa... 53

5 LibreOffice 5 (54) TEKSTINKÄSITTELY llä tarkoitetaan tekstin kirjoittamista, tallentamista, muuntamista ja tulostamista. Aiemmin tekstiä tuotettiin kirjoituskoneella, mutta tietokoneen käyttö on tuonut uusia ulottuvuuksia tekstin kirjoittamiseen. ä varten on olemassa lukuisia ohjelmia yksinkertaisesta perusteksturista monipuolisiin raskaan sarjan ohjelmiin. Perinteisellä kirjoituskoneella uutta tekstiä saattoi lisätä vain viimeksi kirjoitetun merkin jälkeen, mutta tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmalla tekstiä voi lisätä myös aiemmin kirjoitetun tekstin eteen, väliin tai mihin hyvänsä kohtaan ja lisäksi muuttaa tekstiä vapaasti ja muotoilla eri tavoilla. Näiden uusien ulottuvuuksien omaksuminen on yksi tehokkaan kirjoittamisen perusasioita. Nykyaikaiset tekstinkäsittelyohjelmat ovat erittäin monipuolisia työvälineitä, joilla pystytään tuottamaan näyttävää aineistoa sekä paperille että sähköiseen muotoon. n perusajatus on kuitenkin hyvin yksinkertainen: tekstin kirjoitus, tallennus ja poistaminen (merkki, sana, koko teksti), tekstin lisääminen aikaisempaan tekstiin, sen siirtäminen toiseen paikkaan, sanojen etsintä ja korvaaminen sekä tekstin ulkoasun muotoilu. Erilaiset sivua koskevat määrittelyt kuten rivin ja sivun pituus, riviväli, oikoluku ja tavutus sekä sivunumerointi. Nykyaikaiseen tekstinkäsittelyohjelmaan kuuluu vielä paljon muutakin, mutta nämä ovat perusominaisuuksia, jotka kuuluvat kaikkiin tekstinkäsittelyohjelmiin ja jotka on myös osattava, jotta ohjelman käytöstä olisi kirjoituskoneen mahdollisuudet ylittävää hyötyä. Tässä oppaassa tutustutaan avoimeen lähdekoodiin perustuvaan LibreOffice 3.6 toimistoohjelmiston tekstinkäsittelyohjelmaan nimeltä Writer. Opas soveltuu sekä A ja osin myös AB-ajokortin opiskeluun. Ohjelmistosta on omat versionsa Windowsille, Linuxilla ja Mac-tietokoneilla. Tässä käytetään ohjelman Windows-versiota, mutta ohjelma toimii samalla tavalla myös Linuxissa. Oletuksena on, että käyttämäsi käyttöjärjestelmän perusteet ovat hallinnassa, niihin asioihin ei tässä oppaassa puututa lainkaan. Oppaassa olevat kuvat ovat Windows 7:stä, mutta ohjelma toimii myö Windowsin aikaisemmissakin versioissa. Kalkussa

6 LibreOffice 6 (54) OSA 1 OHJELMAN HISTORIAA LibreOffice perustuu saksalaisen StarDivisionin kehittämään kaupalliseen ohjelmistoon nimeltä StarOffice. StarOffice muuttui ilmaiseksi, kun Sun Microsystems osti ohjelman lähdekoodin Star- Divisionilta elokuussa 1999 ja julkaisi StarOfficen version 5.2 ilmaisena ohjelmistona. Vuonna 2000 Sun Microsystems vapautti suurimman osan StarOfficen lähdekoodeista ja pystytti niiden ympärille uuden avoimen lähdekoodin OpenOffice.org-ohjelmistoprojektin. OpenOffice.orgista tuli nopeasti suosituin vapaa toimisto-ohjelmisto. Projektin hallintaan ja tulevaisuudennäkymiin ei kuitenkaan erityisesti Sun Microsystemsin ulkopuolisten kehittäjien piirissä oltu tyytyväisiä. Epäkohtien korjaamiseksi nämä kehittäjät perustivat syksyllä 2010 The Document Foundation (TDF) -nimisen ryhmittymän, joka ryhtyi kehittämään OpenOffice.orgin pohjalta LibreOfficeohjelmistoa. ALOITUS Writerin perusteet Writer on LibreOffice -toimisto-ohjelmapaketin tekstinkäsittelyohjelma. Monet perustoiminnot ovat samanlaisia kaikissa LibreOffice -ohjelmissa, joten kerran opittuja taitoja voi hyödyntää myös muissa LibreOffice -paketin ohjelmissa. Esimerkiksi tiedostojen tallentamiseen ja avaamiseen käytettävä valintaikkuna on kaikissa LibreOffice -ohjelmissa samanlainen. Valintaikkunassa voi myös luoda uusia kansioita ja etsiä tiedostoja (taitoja, joita olet oppinut käyttöjärjestelmäsi käyttöä opetellessa). Ikkunoiden, valikoiden ja työkalurivien käsittelyn periaatteet ovat niin ikään samoja ohjelmasta riippumatta. Ohjelman käynnistäminen Windowsissa ohjelmat on sijoitettu tehtäväpalkin Käynnistä-valikkoon. Valikosta napsaute-taan käynnistettävän ohjelman nimeä. Ohjelmat ja tiedostotyypit ovat seuraavat: LibreOffice Base - tietokanta LibreOffice Calc - taulukkolaskenta LibreOffice Draw - vektorigrafiikka LibreOffice Impress - esitysgrafiikka LibreOffice Math - kaavaeditori LibreOffice Writer tekstinkäsittely

7 LibreOffice 7 (54) Käynnistys pikakuvakkeesta Pikakäynnistys Luonnollisesti ohjelman voi käynnistää myös työpöydällä olevasta pikakuvakkeesta. Ohjelma avautuu taustalle ja alla olevan kuvan mukaisesta ikkunasta valitaan mikä ohjelma avataan. Tässä tapauksessa Tekstiasiakirja. LibreOfficessa on myös pikakäynnistysvalikko, joka on sijoitettu Windowsin työkalupalkin ilmaisinalueella (oikea pää), mikäli valikko on asennettu. Pikakäynnistysvalikko on hyödyllinen kahdesta syystä: 1. Se tarjoaa monitasoista Käynnistä-valikkoa nopeamman oikotien aloittaa ohjelman käyttö. 2. Se nopeuttaa ohjelmien käynnistymistä lataamalla ydintiedostot valmiiksi koneen keskusmuistiin (mikä toisaalta vie hieman muistia). Pikakäynnistyksen kuvake näkyy Windowsin työkalupalkin ilmaisinalueella palkin oikeassa päässä ja valikko avautuu hiiren oikealla painikkeella.

8 LibreOffice 8 (54) Käyttöliittymä Writerin käynnistyttyä avautuu seuraavan kuvan kaltainen näkymä. Kyseessä on tavanomainen Windows-ikkuna valikkoriveineen. Otsikkorivi kertoo esillä olevan asiakirjan tiedostonimen ja ohjelman nimen. Tiedoston numero vaihtuu, kun aloitetaan uusi asiakirja eikä ohjelmaa ole välillä suljettu. Jos avattuna on tallennettu asiakirja, näytetään sen nimi. Otsikkorivin alapuolella näkyy valikkorivi, joka sisältää ohjelman toiminnot. Valikkorivin alapuolella on työkalurivi, jolle LibreOfficen usein käytettävät komennot on kerätty kuva-painikkeiksi (ikoni, kuvake). Tällainen kuvakomento valitaan napsauttamalla sitä hiirellä. Tässä oppaassa käyttö opetetaan valikoita käyttäen, mutta useimmat opetettavista asioista voi toteuttaa myös kuvanäppäimellä. Myös hiiren kakkospainikkeella esiin tulevat pikavalikot ovat käytettävissä. Osoittamalla ko. kuvanäppäintä ilmestyy hiiren osoittimen perään laatikko, jossa oleva teksti kertoo, mitä kyseinen kuvanäppäin tekee. Muotoilu työkalurivi Työkalurivin alapuolella on viivain, jolla voi säätää reunuksia, sisennyksiä ja sarkaimia. Hiiren kakkospainikkeen napsautus viivaimen päällä avaa pikavalikon, josta voi valita käytettävän mittayksikön. Oletuksena on senttimetri.

9 LibreOffice 9 (54) Kaksoisnapsautus viivaimeen avaa Kappale-valintaikkunan, josta voidaan määritellä kaikki kappaleisiin liittyvät ominaisuudet. Harmaalle alueelle tehty kaksoisnapsautus avaa ikkunan Sisennykset ja välit -välilehteen. Valkoiselle alueelle tehty kaksoisnapsautus avaa määrittelyikkunan Sarkaimet -välilehteen. Itse määritelty sarkain Oikean reunan sisennys Tulostusasettelussa näkyy valitun paperikoon muotoinen valkoinen pohja, johon asettelun mukaiset reunukset ja tunnisteiden paikat on merkitty harmailla viivoilla asettelualueen kulmiin. Ellet halua viivojen näkyvän, anna komento Näytä Tekstin rajat. Sama komento palauttaa viivat. Tässä näyttötilassa asiakirja näkyy sellaisena, kuin se tulostuu. Napsauttamalla tulostumattomien merkkien painiketta tai antamalla komento Näytä Tulostumattomat merkit saa näkyviin myös painetut välilyönnit, sarkaimet ja kappaleenvaihdot. Sarkaintyypin valinta Ensimmäisen rivin ja kappaleen sisennys Oletussarkain Tilarivi ssä tilarivillä näytetään tietoja ja voidaan käynnistää erilaisia toimintoja. Sivun numero -ruutu kertoo aktiivisen sivun numeron ja kokonaissivumäärän. Kaksoisnapsautus ruutuun avaa Rakenneselain -ikkunan. Sivun tyyli -ruutu kertoo käytettävän tyylin. Kaksoisnapsautus avaa Sivun li -asetusikkunan. Kieli -ruutu näyttää valitun tekstin kielen. Napsautus ruutuun avaa valikon, josta voi tehdä vaihtaa valitun tekstin kieltä. Zoomausruutuun kaksoisnapsauttamalla pääsee vaihtamaan zoomausprosenttia. Tähti-merkki kertoo, että asiakirjassa on tallentamattomia muutoksia. Kaksoisnapsautus toiseksi viimeiseen informaatioruutuun avaa Digitaaliset allekirjoitukset ikkunan (tähdestä seuraava, ei lue mitään). Kaksoisnapsautus viimeiseen informaatioruutuun (ei lue mitään) avaa Kentät -valintaikkunan, josta voi lisät asiakirjaan esimerkiksi päivämäärän. NÄYTTÖTILAT Tulostusasettelu

10 LibreOffice 10 (54) Web-asettelu Zoomaus Antamalla komento Näytä Web-asettelu, muutetaan teksti näkymään ikkunan levyisenä. Jos ohjelmaikkunan kokoa muutetaan, rivitetään teksti automaattisesti ikkunan kokoon kuten selaimissa. Takaisin tulostusasetteluun pääsee komennolla Näytä Tulostusasettelu. Ohjelmaikkunassa olevaa asiakirjaa voi tarkastella suurennettuna tai pienennettynä. Vakio-työkalurivillä on Zoomaa -painike jonka napsautus avaa valinta-ikkunan, josta voi valita haluamansa zoomausprosentin tai jonkin vakiomäärityksistä. Komento löytyy myös Näytä-valikosta. Optimaalinen suurentaa lähes tekstialueen reunoihin, eli sivu ei näy reunojaan myöten. Sovita leveys ja korkeus näyttää koko sivun näytöllä. Sovita leveys sovittaa sivun näytön levyiseksi. 100 % näyttää sivun tulostuskoossa. Näyttökoon voi vetää haluamakseen myös tilarivin oikeassa päässä olevasta zoomaussäätimestä. Säätimen päissä olevista miinus (-) ja plus (+) painikkeesta zoomausta voi säätää 5 %:n askelluksella. TIEDOSTOJEN KÄSITTELY Asiakirjan tallentaminen Näytölle kirjoitettu teksti on vain tietokoneen työmuistissa, josta se on tallennettava kovalevylle tai muulle tallennusvälineelle. Tallentamisen yhteydessä asiakirjalle annetaan nimi. Tallentaminen kannattaa tehdä heti työn alkuvaiheessa ja suorittaa välitallennuksia säännöllisin välein, jolloin kaikki edellisen tallennuksen jälkeen tehty tallentuu. Writerissa on myös mahdollisuus automaattitallennukseen määritellyin aikavälein, mutta tällöinkin työ on tallennettava erikseen lopetettaessa. Opettele rutiini, jonka mukaan et poistu koneen äärestä tallentamatta työtäsi. Tallentaminen tapahtuu Tiedosto-valikon komennolla Tallenna tai napsauttamalla työkalurivin Tallenna -painiketta. Kummassakin tapauksessa ilmestyy näytölle Tallenna nimellä -valintaikkuna, johon syötetään tiedoston nimi ja valitaan asema ja kansio, johon tallennus tapahtuu. Writer käyttää tiedostojen tallentamiseen oletuksena asetuksissa määriteltyä kansiota, joka näkyy tallennusikkunan Osoiterivillä, kun ikkuna avautuu. Jos tallennus tapahtuu tähän kansioon, ei kansiota tarvitse valita. Tiedoston nimi voi sisältää enintään 255 merkkiä mukaan lukien aseman kirjain, palvelimen nimi, kansion polku, tiedoston nimi ja tunniste. Tiedostojen nimet eivät voi sisältää seuraavia merkkejä: vinoviiva (/), kenoviiva (\), suurempi kuin -merkki (>), pienempi kuin -merkki (<), tähti (*), kysymysmerkki (?), lainausmerkki ("), pystyviiva ( ), kaksoispiste (:) tai puolipiste (;). Järjestelmä käyttää em. merkkejä omiin tarkoituksiinsa, josta syystä niitä ei saa olla tiedoston nimessä.

11 LibreOffice 11 (54) Välitallennus Tiedostonimissä kannattaa pitäytyä käyttämään kirjaimia, numeroita, tavu- ja alaviivoja. Skandinaaviset merkit periaatteessa toimivat, samoin välilyönnit, mutta niiden käyttämistä kannattaa välttää, sillä www-sähköpostin ja internetosoitteiden kanssa saattaa syntyä ongelmia. Asiakirja voidaan tallentaa myös muuhun kuin Writerin tiedostomuotoon valitsemalla Tallennusmuoto: -kohdasta haluttu tiedostomuoto (tämä mahdollisuus on useimmissa ohjelmissa). Näin Writerilla tehty asiakirja voidaan avata muihinkin ohjelmiin vaikka ne eivät lukisikaan Writerin tiedostomuotoa. Oletustallennusmuoto on ODF, joka on Writerin oma muoto. Tallennusmuoto-valintalistasta löytyy eri ohjelmien ja niiden versioiden käyttämiä tiedostomuotoja. Niitä tarvitaan kun tiedostoja siirretään koneelle, jossa ei ole LibreOfficea. On suositeltavaa tehdä säännöllisesti välitallennuksia, jotta esimerkiksi sähköhäiriöiden vuoksi tehtyä työtä ei menetetä. Välitallennus tehdään yksinkertaisesti napsauttamalla työkalurivin Tallenna -painiketta. Jo nimetty tiedosto tallennetaan sille määriteltyyn kansioon (oletuskansio) siinä muodossa kuin se tallennushetkellä on. Tallennus tapahtuu kirjoittamalla aiemman tiedoston päälle eli aiempi tiedosto tuhoutuu. Näytölle ei tule mitään ikkunaa ensimmäisen tallennuksen tapaan. Nopein tapa on käyttää näppäinyhdistelmää Ctrl + S. Tekemällä säännöllisesti välitallennuksia selviää monista ongelmatilanteista valitsemalla Tiedosto-valikosta Lataa uudelleen. Ohjelma pyytää vahvistamaan toiminnon hieman monitulkintaisella kyselyikkunalla (Peruutetaanko kaikki muutokset), mutta vastataan Kyllä. Palattaessa edelliseen tallennukseen menetetään sen jälkeen tehdyt muutokset, mutta menetys on pieni siihen nähden, että näin voidaan toipua tilanteista, missä vaikkapa tyylin asetuksia on tarkemmin harkitsematta muutettu, asiakirjalle on tehty automaattinen muotoilu tai on kokeiltu jotakin toimintoa, jonka vaikutuksia ei osattu ennakoida. Tallenna nimellä Tiedosto-valikon komennolla Tallenna nimellä avautuu tallennusikkuna, josta tallennusasetukset voi määritellä uudelleen. Toiminnolla on useita käyttömahdollisuuksia: Tiedoston voi tallentaa toisessa tiedostomuodossa, jotta muita ohjelmia ja eri versioita käyttävät saavat tiedoston avattua. Esimerkiksi Word-käyttäjille tarkoitettu tekstitiedosto tallennetaan valitsemalla tallennusmuodoksi Microsoft Word 2007/2010 XML (.docx) (*.docx). Wordia varten löytyy tallennusmuoto myös vanhempia versioita varten. Toiminnon avulla voi toteuttaa tiedostonimiä hyödyntävän versionhallinnan esimerkiksi nimeämällä tiedostot esimerkiksi tarjous-luonnos ja tarjous-valmis tai muuttamalla tiedoston nimen perässä olevaa juoksevaa versionumeroa esimerkiksi logistiikkasuunnitelma_v3 tai vuosilukua esimerkiksi strategia_2012 Toiminnon avulla voi valita toisen kansion tai levyaseman, jonne tiedosto halutaan tallentaa. Näin voidaan tiedosto kopioida esimerkiksi USB-muistiin. Tiedoston voi kopioida esimerkiksi palvelimelta kannettavaan tietokoneeseen käytettäväksi silloinkin kun verkkoyhteyttä ei ole käytettävissä.

12 LibreOffice 12 (54) Automaattitallennus Ohjelma voidaan asettaa tekemään automaattitallennuksia oletuksena 15 minuutin välein, mikä helpottaa toipumista jos esimerkiksi järjestelmä kaatuu tai sähköhäiriö katkaisee työskentelyn. Toiminnon rajoituksena on, ettei siihen voi itse palata. Automaattisesti tehty tallennus poistetaan aina kun ohjelma suljetaan asianmukaisesti. Libre- Office huomaa ohjelman käynnistyksen yhteydessä mikäli edellinen käyttökerta on loppunut virheellisesti ja automaattista tallennusta yritetään palauttaa. Automaattitallennus kytketään päälle komennolla Työkalut - Asetukset - Lataus ja tallennus - Yleistä ja lisäämällä valintamerkki kohtaan Tallenna asiakirjan palautustiedot joka oletuksena on 15 min. Aikaväli on useimmiten sopiva. On huomattava, että automaattitallennus ei korvaa itse tehtyä ensimmäistä tallennusta eikä välitallennuksia. Toiminto on tarkoitettu torjumaan odottamattomien vikatilanteiden aiheuttamia ongelmia. Asiakirjan sulkeminen Asiakirja jää näytölle tallennuksen jälkeenkin ja sitä voidaan edelleen muokata. Kun asiakirjan käsittely halutaan lopettaa, se pitää tallennuksen jälkeen sulkea. Sulkeminen tehdään Tiedostovalikon komennolla Sulje, kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua tai napsauttamalla sulkemispainiketta. Jos suljettavassa ikkunassa olevaa asiakirjaa ei ole tallennettu tai sitä on muokattu viimeksi tehdyn tallennuksen jälkeen, ohjelma esittää varmistuskysymyksen haluatko tallentaa ko. tiedoston. Asiakirjan sulkeminen ei sulje itse ohjelmaa, vaan työskentelyä voidaan jatkaa toisen tiedoston parissa. Asiakirjan (tiedoston) avaaminen Talletettua tekstiä voidaan käsitellä uudelleen. Sitä varten se avataan työtilaan. Tallennettu asiakirja avataan näytölle Tiedosto -valikon komennolla Avaa... tai työkalurivin Avaa - painikkeella. Kumpikin tapa avaa Avaa -valintaikkunan, jonka luettelossa näkyvät oletushakemiston tiedostojen nimet. Tiedosto valitaan kaksoisnapsauttamalla tiedoston nimeä tai napsauttamalla tiedoston nimeä ja napsauttamalla vielä Avaa -painiketta. Jos tiedostoluettelo ei ole halutusta hakemistosta, saadaan haluttu kohde esiin klikkaamalla Kohde -ruudun oikeassa päässä olevaan nuolen kärkeen ja avautuvasta ikkunasta selataan haluttu hakemisto. LibreOffice osaa avata useiden eri ohjelmien käyttämiä tiedostomuotoja. Microsoft Wordtiedostojen muuntaminen on toteutettu suorastaan kiitettävästi. Tuontisuodattimia on esimerkiksi Microsoft Wordin muodoille 95/97/2000/2003/2003-XML sekä RTF muodolle. Tiedostovalikon komennolla Viimeisimmät asiakirjat avautuu kymmenen tiedoston luettelo viimeksi käsitellyistä asiakirjoista. Tällöin sen sijaintia ei tarvitse muistaa eikä etsiä. Napsauttamalla tiedoston nimeen se avautuu näytölle. Kyseessä on vain luettelo viimeksi käytetyistä tiedostoista. Jos tiedosto on käytön jälkeen poistettu tai siirretty toiseen kansioon (esimerkiksi resurssienhallinnan välineillä), se ei avaudu luettelosta.

13 LibreOffice 13 (54) NÄPPÄIMISTÖ Näppäimistö on tuttu jo Windowsista. Seuraavassa on joitakin näppäimiä, joiden toiminto on syytä tuntea tekstinkäsittelyn kannalta. Toiminnot ovat samoja muissakin ohjelmissa. Enter Enter tekee tekstiin pakollisen kappaleenvaihdon ja lähettää komennot tietokoneelle. Vaihto -näppäin pohjassa saadaan isoja kirjaimia. Sarkain (Tab) siirtää kohdistinta sarkainvälin kerrallaan tai valintataulussa vaihtoehdosta toiseen. Caps Lock Caps Lock, isojen kirjainten lukitus, ei lukitse numeroiden yläpuolella olevia merkkejä, vaan numerot voidaan kirjoittaa samanaikaisesti, kun Caps Lock-merkkivalo palaa. Num Lock, numeronäppäimistön lukitus, Num Lock -merkkivalo palaa. Num Lock Delete poistaa merkin kohdistimen oikealta puolelta tai valitun alueen. Delete Askelpalautin, poistaa merkin kohdistimen vasemmalta puolelta. F8 laajennettu valinta. F8 TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTOIMINNOT Tekstin kirjoittaminen Tekstin kirjoittaminen, korjaaminen ja muokkaaminen ovat tärkeitä tekstinkäsittelyn perusasioita. Näppäimistöltä kirjoitettava teksti tulee tekstikohdistimen kohdalle. Myös tekstin korjaus- ja muokkaustoiminnoissa kohdistimen paikka on ratkaiseva. Muokattavassa asiakirjassa joudutaan liikkumaan tekstissä ja tämän vuoksi on aluksi opeteltava erilaisia tapoja kohdistimen siirtämiseen asiakirjassa. ohjelman perusperiaatteiden mukainen kirjoittaminen varmistaa, että tekstiä on helppo muokata ja muotoilla. Jos kirjoitat kuin kirjoituskoneella, et voi hyödyntää kaikkia ohjelman tarjoamia monipuolisia mahdollisuuksia. Tekstin kirjoittamisessa voi käyttää apuna erilaisia automaattitoimintoja. Useat niistä ovat käytössä oletuksena, joten törmäät niihin väistämättä tekstin kirjoitusvaiheessa. Kirjoita tekstiä ja paina Enteriä vain vajaan rivin tai kappaleen lopussa. Kirjoituskoneesta poiketen teksturi vaihtaa riviä automaattisesti, jos rivin loppuun kirjoitettu sana ei enää mahdu riville.

14 LibreOffice 14 (54) Writer vaihtaa riviä automaattisesti. Seuraavalle riville siirtyy koko sana, joten rivipituudet saattavat vaihdella suuresti. Ohjelma osaa myös tavuttaa automaattisesti kirjoitettaessa, jolloin tarvittavat rivinvaihdot tehdään sanavälien ja tavuviivojen kohdalta kirjoitettaessa. Tavutus voidaan tehdä myös vasta kun teksti on kokonaan valmis (tutustumme tähän paremmin tekstin muokkauksen yhteydessä). Kappaleet erotetaan toisistaan Enter-näppäintä painamalla. Välilyöntipainikkeella erotetaan merkit ja sanat toisistaan. Sarkainkohdasta toiseen kohdistin siirretään sarkainnäppäimellä (tabulaattorilla), ja muulloinkin kun haluat tehdä yhtä välilyöntiä pidemmän tyhjän tilan sanojen tai merkkien väliin. Kohdistimen vasemmalta puolelta poistetaan merkkejä askelpalauttimen painalluksella ja kohdistimen oikealta puolelta Delete -painikkeella. Automaattitäydennys Automaattitäydennys perustuu tekstin toisteisuuteen, eli siihen, että sanoja käytetään yhä uudelleen ja uudelleen. Ohjelma vertaa sanan alkuosaa asiakirjan muihin sanoihin ja alkaa tarjota automaattitäydennystä kolmen kirjaimen jälkeen. Ehdotus näkyy ruudulla valkoisena tekstinä mustalla pohjalla, mikä vaatii hieman totuttelua uusilta käyttäjiltä. Jos tarjottu on se, mitä halutaan, painetaan Enter. Jos tarjottu ei ole se, mitä halutaan, jatketaan kirjoittamista. Jos tarjottu ei ole se mitä halutaan eikä kirjoittamista haluta jatkaa painetaan Esc. Suomen kielessä ominaisuuden hyödyntämistä haittaa sanojen taivutusmuodot, joten toimintoa käyttäessä täytyy olla tarkkana, onko automaattisen täydennyksen tarjoama vaihtoehto juuri oikeassa luvussa ja sijamuodossa. Mikäli toiminto tuntuu häiritsevältä, sen voi kytkeä pois päältä. Anna komento Työkalut Automaattisen korjauksen asetukset ja poista valintamerkit Sanan täydennys-välilehden kohdista Sanojen täydennys ja Kerää ehdotukset. Viimeksi tehdyn komennon peruminen Monet komennot, mm. tekstin poisto tai siirto voidaan perua. Se tehdään Muokkaa -valikon komennolla Kumoa. Jos komento on harmaa, se ei ole siinä tilanteessa käytettävissä. Nopein tapa valita Kumoa-toiminto, on tehdä se työkalurivin Kumoa-painikkeesta. Toista - toiminnolla puolestaan voi palauttaa kumottuja toimintoja. Painiketta käytetään kuten kumoamispainikettakin. Kumoamisen voi tehdä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+Z ja tee uudelleen Ctrl+Y. Erikoismerkit ja symbolit Kaikki merkit eivät löydy suoraan näppäimistöltä. Tällaisia merkkejä ovat monet vieraiden kielten vaatimat erikoiskirjaimet, matemaattiset symbolit jne. Näitä merkkejä lisätään valintaikkunan tai näppäinyhdistelmien avulla. Erikoismerkkejä ovat esimerkiksi sitova yhdysmerkki ja sitova välilyönti tai vaikkapa copyright -merkki, ajatusviiva ja erityyppiset lainausmerkit. Sitova välilyönti sitoo sanat (esimerkiksi luvun ja siihen liittyvän yksikön 100 ) yhteen siten, että niitä ei voi sijoittaa eri riveille. Sitovan välílyönnin tekee myös näppäinyhdistelmä Ctrl +Vaihto+Välilyönti. Erikoismerkkejä lisätään asiakirjaan valitsemalla Lisää -valikosta Erikoismerkki. Näytölle avautuu ikkuna, josta voi valita fontin, selata sen kaikki merkit. Hiirellä merkkiä napsauttamalla se valitaan kopioitavaksi (näkyy ikkunan alareunassa) ja OK -painikkeella lisätä asiakirjaan.

15 LibreOffice 15 (54) Sivuttaminen Oletuksena on automaattinen sivutus eli Writer aloittaa uuden sivun, kun edelliselle ei enää tekstiä mahdu. Kuinka paljon tekstiä sivulle mahtuu, riippuu paperikoosta ja -suunnasta, marginaaleista, rivivälistä sekä kirjasinkoosta. Automaattisella sivutuksella sivunvaihto ei aina tule siihen kohtaan, johon sen itse haluaisi. Ei esimerkiksi ole esteettisesti erityisen miellyttävää aloittaa uusi luku sivun alaosassa ja vaihtaa seuraavalle sivulle kahden tekstirivin jälkeen. Sivunvaihdon voi määrittää myös itse. Se tapahtuu siirtymällä siihen kohtaan mistä sivun halutaan vaihtuvan ja painetaan näppäimiä Ctrl + Enter tai antamalla komento Lisää Pakotettu vaihto - - Sivunvaihto - OK. Ctrl Enter Sivunvaihto näkyy sivujen välissä harmaana välinä (taustan väri), jossa on katkoviiva. Automaattisen sivutuksen sivunvaihtoa ei voi poistaa, mutta itse määritetyn (pakotettu) sivunvaihdon voi myös itse poistaa. Vie hiiren osoitin katkoviivan yli, niin näyttöön ilmaantuu kuvan mukainen painike. Napsauttamalla painikkeeseen, avautuu valikko, josta sivunvaihdon voi poistaa tai muokata sivunvaihtoa. Leski- ja orporivit Tulostusterminologiassa leskirivi on kappaleen viimeinen rivi, joka tulostettuna näkyy yksinään seuraavan sivun yläreunassa. Orporivi on kappaleen ensimmäinen rivi, joka tulostettuna näkyy yksinään sivun alareunassa. Writerin oletusasetukset sallivat leski- ja orporivien syntymisen. Jos haluat muuttaa oletusasetusta, voit tehdä sen valitsemalla Muotoilu-valikosta kohta Kappale ja avautuvasta Kappale ikkunasta välilehti Tekstinrivitys, jossa valintaruutuihin Leski- ja orporivien esto lisätään valinta. Näin estetään leski- ja orporivien muodostuminen. Asetukset kohdassa voidaan määrittää, ettei kappaleesta siirry yksinäisiä rivejä seuraavan sivun alkuun. Valitsemalla Ei rivien erotusta, ei kappaleen keskellä voi olla sivunvaihtoa, vaan kappale siirtyy kokonaan seuraavalle sivulle. Valinnalla Sido seuraavaan kappaleeseen sidotaan kappale seuraavaan siten, että kappaleiden väliin ei tule sivunvaihtoa. Näillä valinnoilla ei Leski- ja orporivien estoa voi valita (koska se ei ole tarpeen). TEKSTIN MUOKKAAMINEN Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Tekstiä voidaan lisätä asiakirjaan mihin tahansa kohtaan. Kohdistin siirretään kohtaan, johon halutaan kirjoittaa ja kirjoitetaan. Olemassa oleva teksti, joka sijaitsee kirjoituskohdan jälkeen, siirtyy eteenpäin. Jos aiempi teksti ko. kohdasta halutaan korvata uudella, se voidaan tietysti poistaa, mutta toinen vaihtoehto on käyttää päällekirjoitustilaa. Päällekirjoitustila kytketään päälle kaksoisnapsauttamalla tilarivillä kielipainikkeen jäljessä olevaa tyhjää painiketta. Nyt tilalle tulee Päällekirj. -ilmaisin ja vanha teksti korvautuu uudella sitä mukaa kun kirjoitetaan. Päällekirjoitustila vaihdetaan takaisin lisäystilaksi napsauttamalla Päällekirj. -ilmaisinta, jolloin se vaihtuu tyhjäksi. Kun tyhjän ilmaisimen päälle vie hiiren osoittimen, ilmestyy osoittimen viereen teksti Lisäystila. Päällekirjoitustila voidaan kytkeä päälle myös Insert-painiketta napsauttamalla. Uusi napsautus palauttaa Lisäystilan. Kohdistimien siirto tiettyyn paikkaan Hiirellä kohdistin siirretään haluttuun kohtaan viemällä hiiren osoitin haluttuun kohtaan, osoitin näkyy I-palkkina. Kun haluttuun kohtaan on päästy, napsautetaan hiiren vasenta painiketta, jolloin vilkkuva osoitin siirtyy ko. kohtaan. Erilaisilla näppäinyhdistelmillä liikkuminen tapahtuu nopeasti ja tehokkaasti. Käytössä on mm. seuraavia yhdistelmiä:

16 LibreOffice 16 (54) Merkki vasemmalle/oikealle. Rivi ylös/alas. Ctrl Sana oikealle. Ctrl Sana vasemmalle. Home Rivin alkuun. End Rivin loppuun. PgDn Näytöllinen alas. PgUp Näytöllinen ylös. Ctrl Home Asiakirjan alkuun. Ctrl End Asiakirjan loppuun. F5 Avaa rakenneselaimen. Kohdistin voidaan siirtää myös määrätylle riville, sivulle, osaan, asiakirjaan tehtyyn otsikkoon, taulukkoon, huomautukseen, ylä- tai alaviitteeseen jne.. Tämä tapahtuu antamalla Näytä-valikosta komento Rakenneselain. Nopein tapa avata rakenneselain on napsauttaa toimintopainiketta F5. Merkkien ja alueiden poistaminen sekä alueiden valinta Merkki tai merkkejä poistetaan Askelpalauttimella (Backspace) kursorin vasemmalta puolelta ja Deletenäppäimellä kursorin oikealta puolelta. Usein on tarvetta poistaa vaikkapa muutama sana tai vielä suurempi tekstimäärä. Sellaisessa tapauksessa edellä kuvatut komennot eivät ole riittävän tehokkaita. Parempi tapa on ensin valita teksti ja sitten komento, jolloin komento koskee koko aluetta.

17 LibreOffice 17 (54) Alue valitaan hiirellä maalaamalla, jolloin kohdistin siirretään valittavan alueen alkuun (tai loppuun), painetaan hiiren vasen näppäin alas ja vedetään alueen loppuun (tai alkuun) sekä vapautetaan hiiren näppäin. Hiirellä voi valita määrättyjä tekstialueita seuraavasti: Sana valitaan kaksoisnapsauttamalla sanaan. Tekstialue valitaan hiirellä vetämällä. Virke valitaan kolmoisnapsauttamalla riviin tai sen eteen reunukseen. Useita rivejä valitaan vetämällä hiiren osoitinta vasemmassa reunuksessa. Suuren tekstialueen voi valita viemällä kohdistin alueen alkuun ja napsauttamalla hiirellä Vaihto-painike alhaalla alueen loppuun. Hajallaan olevia alueita valitaan siten, että ensimmäisen valinnan jälkeen pidetään Ctrl-näppäin painettuna samalla kun valitaan muut alueet. Koko asiakirja valitaan komennolla Muokkaa Valitse kaikki tai napsauttamalla Ctrl + A. Tekstiä voi valita myös näppäimistöllä. Näppäimistöllä voi myös korjata valittua aluetta, hiirellä valinta on aina tehtävä alusta. Näppäinyhdistelmät ovat käteviä varsinkin kannettavilla tietokoneilla, joiden yhdysrakenteiset hiiret ovat joskus hankalia käyttää. Vaihto + oikea nuoli: Valitse merkki. Ctrl + Vaihto + oikea nuoli: Valitse sana Ctrl + Vaihto + oikea nuoli, oikea nuoli: Valitse kaksi sanaa (jokainen oikean nuolen painallus valitsee yhden sanan lisää). Vaihto + End: Valitsee kursorin kohdasta rivin loppuun. Ctrl + A: Valitse koko asiakirja. Tekstin siirtäminen, kopiointi ja poistaminen Teksti voidaan siirtää tai kopioida asiakirjassa toiseen paikkaan joko leikepöydän kautta tai ilman leikepöytää hiirtä ja näppäinyhdistelmiä käyttäen. Leikepöydän kautta siirto tapahtuu valitsemalla teksti ja antamalla Muokkaa -valikosta komento Leikkaa, kopioitaessa annetaan komento Kopioi. Teksti siirtyy Windowsin leikepöydälle. Leikattaessa teksti häviää näytöltä, mutta on edelleen leikepöydällä. Kohdistin siirretään kohtaan, johon teksti halutaan ja annetaan Muokkaa valikosta komento Liitä ja teksti ilmestyy näytölle kohdistimesta alkaen. Kopioitaessa teksti jää myös entiselle paikalleen. Liitä valitsemasi teksti ennen uutta leikkausta, jotta et vahingossa menetä leikattua tekstiä, sehän ei enää ole alkuperäisessä paikassaan, ainoastaan leikepöydällä. Leikkaa, Kopioi ja Liitä -komennot voi antaa myös työkalurivin painikkeista. Siirron ja kopioinnin voi tehdä myös ilman leikepöytää hiirellä vetämällä. Vetämällä siirto on käytännöllistä tehdä pienehköllä etäisyydellä. Tällöinkin teksti ensin valitaan, jonka jälkeen osoitin viedään valitun alueen päälle ja painetaan hiiren vasen painike alas, kopioitaessa Ctrl ja vasen painike. Osoitinnuolen viereen ilmaantuu pieni kehys, kopioitaessa kehyksessä on + -merkki. Nyt teksti vain vedetään uuteen kohtaan ja vapautetaan hiiren painike. Kopioitaessa pidetään Ctrl -painike koko ajan pohjassa. Leikepöydän kautta teksti voidaan siirtää tai kopioida toiseen asiakirjaan tai toiseen ohjelmaan. Ilman leikepöytää siirto tai kopiointi voidaan tehdä vain samassa asiakirjassa. Valittu teksti poistetaan napsauttamalla Delete -painiketta. Valitun tekstin kanssa on oltava varovainen. Mikä hyvänsä kirjoituskonenäppäimistöltä tapahtuva näppäimen painallus poistaa valitun tekstin ja tilalle tulee painetun näppäimen merkki. Jos näin käy, anna komento Muokkaa Kumoa tai käytä työkalurivin Kumoa-painiketta.

18 LibreOffice 18 (54) Merkkitason vaihto Joskus halutaan muuttaa pienillä kirjaimilla kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko, isoiksi kirjaimiksi. Yksi tapa on kirjoittaa uusi otsake isoilla kirjaimilla vanhan päälle. Tehokkaammin muuttaminen käy merkkitason vaihto -komennolla. Valitse teksti ja paina Vaihto-F3. Toiminto sisältää vaihtoehdot: kaikki pienin kirjaimin, KAIKKI ISOIN KIRJAIMIN ja Jokaisen Sanan Ensimmäinen Kirjain Iso. Valitse haluamasi. Valinta tapahtuu painelemalla funktionäppäintä F3 kunnes haluttu vaihtoehto toteutuu. Jokainen painallus toteuttaa yhden em. vaihtoehdoista. Toiminnon voi tehdä myös Muotoilu -valikon komennolla Vaihda kirjainkokoa. Avautuvasta valikosta valitaan haluttu komento. Tässäkin tapauksessa teksti on ensin valittava. Muodon kontrollointi siirrettäessä ja kopioitaessa Leikepöydältä leike sijoitetaan vakiomuodossa. Usein on kuitenkin tarpeen tarkistaa muoto ennen sijoittamista. Valitaan siirrettävä/kopioitava teksti ja annetaan Leikkaa/Kopioi -komento. Siirretään kohdistin leikkeen sijoituskohtaan ja annetaan komento Muokkaa Liitä määräten. Valitaan tarvittava muoto ja lopuksi napsautetaan OK. Tiedoston lisääminen asiakirjaan Joskus on tarpeen lisätä asiakirjaan kokonainen toinen asiakirja. Sen voi tehdä leikepöydän kautta, mutta nopeampikin tapa löytyy. Tiedosto haetaan sellaisenaan toiseen asiakirjaan. Lisättävän tiedoston merkki- ja kappalemuotoilut säilyvät muuttumattomina, ainoastaan sivun asetukset muuttuvat kohdeasiakirjan mukaisiksi. Sijoita kohdistin kohtaan, johon toinen asiakirja lisätään. Anna komento Lisää Tiedosto. Valitaan avautuvasta Lisää -ikkunasta kansio, jossa lisättävä tiedosto on ja valitaan lisättävä tiedosto. Napsautetaan painiketta Lisää. Tallennetaan koottu asiakirja. Mikäli lisättäviä tiedostoja on useita, on komento toistettava jokaisen asiakirjan osalta. Valintaikkunassa ei voi valita useita tiedostoja. Sinänsä lisätty asiakirja pysyy myös alkuperäisessä paikassaan ja -muodossaan. Etsi ja korvaa toiminnot Merkkijonon etsiminen ja merkkijonon korvaaminen toisella kuuluu tekstikäsittelyohjelmien rutiiniin. Olet esimerkiksi käyttänyt tekstissäsi sanaa työ ja huomaatkin, että pitäisi olla palkkatyö. Voit tietysti korjata jokaisen työ -sanan erikseen, mutta helpommin ja nopeammin se käy käyttämällä Etsi ja Korvaa -toimintoa. Toiminto etsii kaikki työ -sanat ja korvaa ne sanalla palkkatyö. Etsi ja Korvaa -toiminto valitaan Muokkaa -valikosta. Etsittävä sana kirjoitetaan kohtaan Etsit-

19 LibreOffice 19 (54) tävä teksti. Sanan voi myös valita ennen komentoa, jolloin se näkyy ikkunassa automaattisesti. Muut ikkunassa olevat valinnat tehdään tarpeen mukaan. Valinnalla Sama kirjainkoko etsitään vain samalla kirjainkoolla kirjoitettuja merkkijonoja, ilman valintaa isoja ja pieniä kirjaimia ei erotella. Vain kokonaiset sanat etsii kokonaisia sanoja, ilman valintaa riittää, että etsittävä merkkijono sisältyy sanaan. Lisää valintoja -painikkeella saa lisää vaihtoehtoja. Oletuksena etsintä tapahtuu kursorin paikasta eteenpäin. Valitsemalla kohdan Taaksepäin, voidaan etsiä myös kursorin kohdasta taaksepäin. Käytännöllinen tapa on viedä kursori tiedoston alkuun ennen etsintää. Valitsemalla Säännölliset lausekkeet voidaan hakuehdoissa käyttää korvausmerkkejä (*.?). Määritteet -painikkeen valinnoilla voi etsiä erialaisten määritteiden perusteella (fonttikoko, jäsennys, kieli jne.). Muotoilu painikkeen valinnoilla voi etsiä erilaisten muotoilujen perusteella Korvaava sana kirjoitetaan kohtaan Korvaa tekstillä. Tämän jälkeen napsautetaan painiketta Etsi, jolloin etsitään ensimmäinen kohta. Jos sana halutaan korvata, napsautetaan Korvaa -painiketta. Napsauttamalla painiketta Korvaa kaikki, korvataan kaikki asiakirjassa olevat sanan esiintymät. Voidaan myös etsiä sanan seuraava esiintymä napsauttamalla uudelleen painiketta Etsi. Toiminto lopetetaan napsauttamalla painiketta Sulje. MUOTOILUT Tekstimuotoilut ohjelmassa voidaan tekstiä muotoilla monin eri tavoin. Voidaan valita erilaisia fontteja, muuttaa merkkikokoa ja valita tärkeisiin kohtiin korostuksia kuten lihavointi tai eri väri. Valittu muotoilu on voimassa, kunnes sitä muutetaan. Muotoiltaessa tekstiä jälkikäteen, on muotoiltava alue ensin valittava. Muotoiluja voi myös kopioida kohdasta toiseen. Kappalemuotoilut vaikuttavat koko kappaleeseen. Kappale vaihtuu aina kun painetaan Enter näppäintä. Kappalemuotoiluja ovat mm. riviväli, sisennykset ja tasaukset. Muotoilut voi tehdä etukäteen. Silloin muotoilu on voimassa kunnes sitä muutetaan. Kappalemuotoilut ovat tallessa kappaleen perässä olevassa kappalemerkissä. Kun kirjoittamista jatketaan painamalla Enteriä, muotoilu periytyy seuraavaan kappaleeseen. Tehtäessä muotoilu jälkikäteen, kohdistuu muotoilu valittuun alueeseen. Merkkien muotoilu Merkkejä ovat kaikki kirjaimet, numerot ja erikoismerkit. Merkkimuotoilulla tarkoitetaan merkkien erilaisten ominaisuuksien muuttamista halutuksi. Merkkimuotoilukomentoja voi käyttää kirjoitettaessa tai tehdä muotoilut myöhemmin. Jälkikäteen muotoiltaessa on käsiteltävä teksti valittava ennen muotoilukomentoa. Merkkimuotoilukomennot valitaan Muotoilu-valikon Fontti-komennolla, muotoilurivin painikkeista tai näppäinyhdistelmillä. Muotoilu-valikosta löytyvät kaikki merkkimuotoilun komennot. Jos tehdään kerralla useita muotoilumäärityksiä, on valikon käyttö paras tapa. Merkkimuotoiluun kuuluvat merkkilajin ja -koon muuttaminen, erilaisten kirjasintyylien käyttö ja tekstin harventaminen/tiivistäminen. Jos teksti muotoillaan samalla kun se kirjoitetaan, valitaan muotoilukomento ja teksti tulee uudella muotoilulla kunnes muotoilukomento kytketään pois. Poiskytkentä tehdään toistamalla sama komento. Jälkikäteen muotoiltaessa teksti on ensin valittava, jonka jälkeen annetaan muotoilukomento. Tällöin komentoa ei tarvitse kytkeä erikseen pois päältä, koska se kohdistuu vain valittuun alueeseen.

20 LibreOffice 20 (54) Merkkimuotoilu voidaan myös poistaa jälkikäteen valitsemalla alue ja antamalla muotoilukomento uudelleen. Joskus kappaleessa on myös useita muotoilukomentoja, jotka halutaan poistaa. Tällöin kukin muotoilu on poistettava erikseen. Merkkilaji- ja koko Merkkilaji ja -koko valitaan Muotoilu -valikon komennolla Fontti... tai muotoiluriviltä. Muotoilu -valikkoa käytettäessä avautuu valintaikkuna, Fontti eli kirjasintyyppi tarkoittaa sitä tyyliä, jolla merkistö on piirretty. Se antaa josta halutut valinnat tehdään. Merkkilajin ja -koon osaltaan vaikutelman tekstistä jo ennen voi valita myös muotoiluriviltä. kuin lukija on sisältöön ehtinyt syventyä. Merkkilajia (fonttia) ja -kokoa voi vaihtaa aina Tietokoneessa oleva fonttikokoelma on halutessaan. Myös merkkimuotoilut (fonttimuotoilut) voi tehdä joko ennen kirjoittamista tai sa tarvittaessa. ohjelmien yhteiskäytössä ja laajennettavis- vasta kirjoittamisen jälkeen. Muotoilu on voimassa valitulla alueella tai tyhjässä asiakirjassa valintakohdasta eteenpäin. Merkkilajin ja -koon voi vaihtaa myös muotoilurivin painikkeilla: Kirjainkoko Valitaan muotoiltava teksti. Tyhjässä asiakirjassa muotoilu on voimassa määrittelykohdasta eteenpäin. Tyhjä asiakirja tarkoittaa, että määrittelykohdan jälkeen ei ole tekstiä, sitä ennen tekstiä voi olla ja asiakirja on ohjelmalle tyhjä. Valitaan muotoilutyökalurivin fonttiluettelosta haluttu fontti. Valitaan muotoilutyökalurivin fontin koko-luettelosta haluttu fonttikoko. Jos luettelossa ei ole haluttua kokoa, voi sen kirjoittaa luetteloruutuun ja painetaan Enter. Kaikkiin fontin ominaisuuksiin päästään vaikuttamaan valintaikkunassa. Valitaan muotoiltava teksti. Anna komento Muotoilu Fontti. Valitaan välilehti Fontti. Valitaan haluttu fontti luettelosta Fontti. Kohdasta Koko valitaan haluttu fonttikoko. Valitaan fontin ulkoasu kohdasta Tyyli. Lopuksi napsautetaan OK. Typografiassa on nimetty kolme kirjainkokojen perusvaihtoehtoa: versaali, kapiteeli ja gemena. Tehosteet löytyvät Muotoilu-valikon Fontti-ikkunan Fonttitehosteet -välilehdestä ja sen Tehosteet - valintalistasta. ISOT KIRJAIMET ELI VERSAALI KAPITEELIKIRJAIMET ELI ERI KOKOISIA SUURAAKKOSIA pienet kirjaimet eli gemena Otsikko On Amerikkalaista Tyyliä

21 LibreOffice 21 (54) Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus Otsikot Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus voidaan Fontti -valintaikkunassa valita fontin tehosteeksi, mutta silloin kyseinen muotoilu on jatkuvasti voimassa eikä se ole tarkoituksenmukaista. Näillä muotoiluilla pyritään jonkin sanan tai tekstin osan korostamiseen, jolloin muotoilu on voimassa vain halutuissa paikoissa. Teksti voidaan valita ja tehdä muotoilu Fontti valintaikkunassa, mutta se on työläs reitti. Tiettyyn tekstinosaan kohdistuva muotoilu on näppärä tehdä muotoilurivin painikkeilla. Valitaan haluttu teksti. Napsautetaan työkaluriviltä lihavoinnin, kursivoinnin tai alleviivauksen painiketta. Sama kohde voidaan muotoilla näillä kaikillakin, mutta kukin muotoilu on tehtävä erikseen. Toki ne voidaan tehdä samalla valinnalla. Vastaavat näppäinyhdistelmät ovat Ctrl+B lihavointi, Ctrl+I kursivointi ja Ctrl+U alleviivaus. Mikäli nämä muotoilut halutaan poistaa, valitaan kyseinen alue ja painetaan uudestaan vastaavaa painiketta. Myös näppäinyhdistelmät toimivat. Vietäessä kursori muotoillulle alueelle näkyy muotoilu ko. painikkeessa siten, että painike on korostettu. Teknisesti kyseessä on uudelleen muotoilu, ei muotoilun poistaminen. Teksti tarvitsee otsikon. Otsikko kertoo mistä tekstissä puhutaan ja vaikuttaa lukijan päätökseen siitä, lukeeko hän tekstin vai ei. Alaotsikot jakavat laajemman tekstin helpommin hahmottuviin osiin ja mahdollistavat valikoivan lukemisen. Otsikot voi tietysti muotoilla merkkimuotoiluja käyttäen halutun näköiseksi, mutta se on hankalaa ja ohjelma ei osaa tehdä näin muotoilluista otsikoista sisällysluetteloa. Otsikot kannattaa muotoilla otsikkotyylien avulla, jolloin niistä saa yhtenäisen näköiset ja ne mahdollistavat automaattisesti päivittyvän numeroinnin, sisällysluetteloiden automaattisen luonnin, otsikoittain selaamisen ja jäsentelyn. Otsikko muotoillaan viemällä kursori otsikkotekstiin (riittää, että kursori on tekstissä, ei tarvitse maalata tekstiä) ja valitaan haluttu otsikkotyyli. Otsikkotyylit löytyvät Muotoilu-työkalurivin Tyylit ja muotoilut -valinnasta ja myös näppäinyhdistelmillä Ctrl+1, Ctrl+2 ja Ctrl+3. Ylä- ja alaindeksi Monissa erikoistilanteissa tarvitaan myös ylä- ja alaindeksityyppisiä merkkejä. Indeksi pienennetään ja sijoitetaan normaalin tekstin peruslinjasta poikkeavasti. Tavallisimpia käyttökohteita lienevät eksponentit (75 m2) ja viittausmerkinnät (..toteaa Pylkkänen14). Kirjoitetaan indeksi tavallisena tekstinä Valitaan indeksiksi tarkoitettu teksti Valitaan Muotoilu-valikosta Fontti - Sijainti-välilehti ja Yläindeksi tai Alaindeksi. Ylä- ja alaindeksin voi tehdä myös näppäimistöltä seuraavasti: Paina Ctrl+Vaihto+P tehdäksesi yläindeksitekstiä tai Ctrl+Vaihto+B tehdäksesi alaindeksitekstiä. Muotoilun voi tehdä myös ennen kirjoittamista, jolloin teksti tulee valittuna indeksinä, kunnes annetaan jokin muu määrittely.

22 LibreOffice 22 (54) Tekstin sisentäminen Tekstin sisentämisessä on kyse tekstin sijoittamisesta marginaaleista sisäänpäin. Writerissä voi sisentää rivin, kappaleen, valitun tekstin tai haluttaessa koko asiakirjan. Sisentää voi vasenta reunaa, oikeaa reunaa tai molempia. Kaikki sisennystavat löytyvät Muotoilu - valikon Kappale -komennolla avautuvan valintaikkunan Sisennykset ja välit -välilehdestä. Sisennys kohdan -ruutuihin kirjoitetaan arvo tai valitaan arvo kentän oikeassa reunassa olevilla nuolilla. Nopeimmin sisennys voidaan valita muotoilurivin sisennyspainikkeilla. Sisennettävä kappale valitaan sijoittamalla kohdistin kappaleen alkuun, loppuun tai tekstiin (ei tarvitse maalata) ja napsauttamalla sisennyspainiketta (oikea painike kuvassa) työkalurivillä. Jokainen painallus sisentää tekstiä sarkainkohdan kerrallaan. Muotoilurivillä on myös sisennyksen pienennyspainike (vasen painike kuvassa), joka pienentää sisennystä sarkainkohta kerrallaan. Sisennys voidaan tehdä edellisten lisäksi myös viivaimelta. Viivaimen avulla voi muuttaa sekä marginaaleja että sisennystä. Kaksoisnapsauttamalla yläviivainta saat myös esiin Kappale - valintaikkunan. Ensimmäisen rivin sisennys Oikean reunan sisennys Kappaleen tasaus Kappaleen voi tasata riville neljällä eri tavalla: Oletuksena on vasen reuna, julisteissa ja ilmoituksissa suositaan paljon keskitystä ja oikean reunan tasauksellekin löytyy käyttöä ainakin numeroita taulukoissa esitettäessä. Neljäntenä vaihtoehtona on vielä molempien reunojen tasaus. Toiminnot löytyvät Muotoilutyökalurivin painikkeista. Komennot löytyvä myös Muotoilu -valikon Tasaus -komennolla avautuvasta valikosta. Rivi- ja kappalevälit Kappaleen sisennys Tekstikappaleeseen voidaan liittää kahdenlaista välistystä: riviväli ja kappaleväli. Riviväli on edellisen rivin peruslinjan etäisyys seuraavan rivin peruslinjaan. Kappaleet erotetaan ylimääräisellä rivinvaihdolla (tyhjä rivi). Täsmällisempää määrittelyä tarvittaessa käytetään kappalevälimääritystä, näitä tapoja ei kuitenkaan saa käyttää yhdessä. Kappaleväli on kappaleen ylä- ja/tai alapuolelle lisättävä tila, jolla säädellään kappaleiden etäisyyttä toisistaan. Toiminnot valitaan Muotoilu-valikon komennolla Kappale... Välilehden Sisennykset ja välit kohdasta Riviväli määritetään rivien ja kappaleiden välissä oleva tyhjä tila. Kohdasta Yläreuna määritetään kunkin valitun kappaleen ensimmäisen rivin yläpuolella oleva tyhjä tila. Halutun luvun

23 LibreOffice 23 (54) voi kirjoittaa ruutuun tai valita luettelosta. Luvun on oltava positiivinen. Vastaavasti kohdasta Alareuna määritetään kappaleen viimeisen rivin alapuolelle tuleva tyhjä tila. Riviväli määrittää tekstirivien väliin jäävän tyhjän tilan. Riviväli valitaan samasta valintaikkunasta kuin kappalevälikin. Vaihtoehtoja ovat: Riviväli 1, Riviväli 1,5, Riviväli 2, Suhteellinen, vähintään, Riviväli ja Kiinteä. Valinnalla Suhteellinen määritetään riviväli prosentteina. Valinnalla Vähintään määritetään, mikä rivivälin tulisi vähintään olla. Riviväli määritetään riviväliruudun perässä olevaan mittaruutuun asetuksissa määritetyn mittayksikön mukaisesti (oletuksena cm). Valitsemalla Riviväli, voidaan määrittää mitta, joka säilyy rivien välissä riippumatta fonttikoon muutoksista. Kiinteävaihtoehdolla asetetaan riville täsmällinen korkeus, joka ei muutu fonttikoon mukaan. Valinta on käyttökelpoinen esimerkiksi julisteita tai mainoksia asemoitaessa, jolloin tekstirivit voi halutessaan laittaa koskettamaan toisiaan tai menemään jopa lomittain. ASIAKIRJAN MÄÄRITYKSET Asiakirjan ulkoasua säätelevät monet seikat. Tyypillisiä ovat marginaalit, sarkainkohdat sekä sivu- ja paperikoko. Lisäksi tekstin tehosteilla voidaan korostaa sen osia. Asiakirjojen ulkoasusta on olemassa erilaisia standardeja, joita tietyissä yhteyksissä kannattaa käyttää. Paperikoko ja reunukset Reunukset (marginaalit) on paperin reunan ja paperille tulostettavan tekstin väliin jäävä tyhjä tila vasemmalla, oikealla, ylhäällä ja alhaalla. Reunukset asetetaan valitsemalla Muotoilu-valikosta Sivu-kohta ja avautuvasta valintaikkunasta Sivuvälilehti. Oletuksena on kahden sentin reunukset joka puolelle (huomaa, että ne eivät ole SFSstandardin mukaiset). Reunuksia voi muuttaa millimetri kerrallaan kenttien reunan painikkeista tai syöttämällä arvon suoraan vanhojen päälle. Reunuksia voi asettaa suoraan näytöllä olevasta viivaimesta. Vie hiiren osoitin viivaimelle harmaan ja valkoisen rajalla kolmioiden kärkien väliin, hiiren osoitin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Vedä reunusta haluamaasi suuntaan. Vetämisen aikana viiva osoittaa asiakirjassa uuden reunuskohdan. Paperikoko määritetään samasta välilehdestä kuin reunuksetkin. Oletuksena on koko A4. Valitun paperikoon mitat näkyvät Leveys- ja Korkeus-ruuduissa. Tulostussuunta on oletuksena pysty, mutta voidaan vaihtaa vaakaan. Huomioon. Kun näytölle avataan aikaisemmin tallennettu tiedosto, ovat asetukset tiedoston mukaisia.

24 LibreOffice 24 (54) Sarkaimet Sarkaimen avulla sijoitetaan tekstiä vaakasuunnassa tiettyyn kohtaan. Sarkain kohdistuu tiettyyn riviin ja sitä on käytettävä jokaisessa kohdassa erikseen. Sarkaimet voi määrittää valintaikkunan tai viivaimen avulla. Sarkainnäppäin (TAB) sekä työkalurivin Sisennyspainike toimivat asetettujen sarkaimien mukaan. Sarkaimia on neljää tyyppiä: vasen, oikea, keskitetty- sekä desimaalisarkain. Vasen sarkain kirjoittaa sarkainkohdasta lähtien oikealla, oikea sarkain tasaa tekstin oikean reunan sarkain-kohtaan ja keskitetty sarkain keskittää tekstin sarkainkohdan molemmille puolille. Desimaali asettaa sarkainkohtaan kirjoitettujen desimaalilukujen desimaalipilkut alakkain. Sarkaimet valintaikkunassa Sarkaimet asetetaan Muotoilu-valikon komennolla Kappale... Komento tuo näytölle Kappale -valintaikkunan, jonka välilehdestä Sarkaimet asetukset tehdään. Kohtaan Sijainti kirjoitetaan sarkaimen sijoituskohta ja kohdasta Tyyppi valitaan haluttu sarkaintyyppi. Jos sarkainkohdan ja sitä edeltävän tekstin väliin halutaan täyttömerkki, valitaan Täyttömerkki kohdasta haluttu tyyppi. Kohdasta Merkki, voidaan määritellä mikä hyvänsä merkki täyttömerkiksi antamalla ko. merkki valintakohdan perässä olevaan ruutuun. Napsautetaan Uusi. Samalla tavalla lisätään muut sarkainkohdat ja lopuksi napsautetaan OK. Sarkaimet viivaimen avulla Sarkaimet voi asettaa myös suoraan vaakaviivaimesta valitsemalla viivaimen vasemmasta päästä sarkaintyypin napsauttamalla painiketta niin monta kertaa, että haluttu sarkaintyyppi on esillä. Sen jälkeen napsautetaan haluttua kohtaa viivaimen asteikolla ja valinnan mukainen sarkain ilmestyy ko. kohtaan. Toistetaan kunnes tarvittavat sarkaimet ovat paikallaan. Sarkainkohtaa voi siirtää hiirellä vetämällä. Viivaimelle itse asetettu sarkainkohta mitätöi kaikki sen vasemmalla puolella olleet oletussarkaimet. Sarkainkohtien muuttaminen Halutessasi muuttaa kerralla useamman rivin sarkaimia, pitää rivit aina ensin valita. Jos luettelo on tehty käyttäen rivinvaihtoa rivin lopussa (Vaihto+Enter) riittää, että kohdistin on luettelossa. Kappaleen sarkainasetukset näkyvät viivaimella, kun kohdistin on kappaleessa. Muuta sarkaimia vetämällä hiirellä sarkain haluttuun kohtaan. Tyhjässä asiakirjassa asetus on voimassa siirtokohdasta eteenpäin. Tyhjä tarkoittaa tässä myös tilannetta, jossa toimenpide tehdään asiakirjassa olevan tekstin jälkeen. Valintaikkunassa siirto tehdään poistamalla ensin väärässä kohdassa oleva sarkain valitsemalla sarkainkohta sijainti-ruudussa ja napsauttamalla painiketta Poista, jonka jälkeen määritetään uusi sarkainkohta. Muista! Mikäli sarkaimia halutaan muuttaa olemassa olevassa tekstissä, on ensin valittava teksti, johon muutos kohdistuu. Ellei mitään valintaa tehdä, kohdistuu muutos siihen riviin, jossa kohdistin on Vihje! Valintaikkuna avautuu myös kaksoisnapsauttamalla viivaimeen.

25 LibreOffice 25 (54) Sarkaimien poistaminen Viivaimelta sarkain poistetaan vetämällä sarkain alas viivaimelta. Olemassa olevassa tekstissä on ensin valittava teksti, josta sarkaimet poistetaan. Valintaikkunassa sarkain poistetaan valitsemalla poistettava sarkain luettelosta ja napsauttamalla painiketta Poista. Kaikki sarkainkohdat poistetaan napsauttamalla painiketta Poista kaikki. Kun kaikki sarkainkohdat on poistettu, palautuvat oletussarkaimet näkyviin. Oletussarkaimet Ellei asiakirjaan määritetä itse mitään sarkaimia, on voimassa oletussarkaimet. Suomalaisen asiakirjastandardin mukaiset oletussarkaimet ovat 2,3 cm, mutta Writerin oletussarkain on 1,25 cm. Oletussarkaimet asetetaan komennolla Työkalut Asetukset. Avautuvasta valintaikkunasta valitaan kohta LibreOfficeWriter ja sen jälkeen Yleiset. Ruutuun Sarkaimet kirjoitetaan haluttu arvo ja napsautetaan OK. Muista! Oletussarkainten arvo voi sinänsä olla kulloinkin tarvitsemasi. Asiakirjastandardin mukaista arvoa kannattaa käyttää, ellei työsi edellytä jonkin muun arvon käyttämistä. Sarkainkohtiin kirjoittaminen Luetteloa (taulukkoa) kirjoitetaan painamalla Sarkain -näppäintä aina kun halutaan siirtyä seuraavan sarkaimen kohdalle. Ilman Sarkain -näppäintä sarkaimet eivät vaikuta mitenkään, kirjoitus etene normaalisti reunusten välissä. Luetteloa kirjoitettaessa rivin lopussa painetaan Enter -painiketta, joka tekee kappaleen-vaihdon tai Vaihto+Enter, joka tekee rivinvaihdon. Kumpaa käytetään, riippuu siitä, miten luetteloa halutaan käsitellä. Kirjoitetaan luettelon ensimmäinen teksti tai luku. Painetaan Sarkain -näppäintä. Kirjoitetaan seuraava teksti tai luku. Toistetaan kohtia 2 ja 3, kunnes ensimmäinen rivi on kirjoitettu. Jos rivistä halutaan oma kappale, painetaan rivin lopussa Enter. Tästä seuraa, että sarkaimia voi muuttaa tarvittaessa rivikohtaisesti. Rivinvaihto tehdään painamalla rivin lopussa Vaihto+Enter. Seuraavat rivit kirjoitetaan samalla tavoin kuin ensimmäinenkin. Luettelomerkit ja numeroidut luettelot Tekstiin voi lisätä luetteloita, joissa on luettelomerkkinä jokin erikoismerkki, kuten juokseva numerointi. Luettelon voi myös jäsennellä monitasoiseksi. Teknisesti luettelo on kappaletyyli, missä luettelokohdat korostetaan luettelomerkein, numeroinnin, kuvien tai monitasoisen jäsennyksen avulla. Numerointi päivittyy automaattisesti, mistä on apua listaa uudelleen järjestettäessä ja otsikoiden numerointia käytettäessä. Luettelon voi tehdä aloittamalla joko sisällöstä tai muotoilusta

26 LibreOffice 26 (54) Muotoilu sisältöjen jälkeen: Kirjoitetaan luettelokohdat omiksi kappaleikseen painamalla Enter jokaisen kohdan lopussa. Valitaan tekstialue, joka halutaan muotoilla luetteloksi Valitaan haluttu luettelotyyli. Muotoilu ennen sisältöä Tehdään Enterillä tyhjä rivi luettelon ensimmäistä kohtaa varten. Valitaan haluttu luettelotyyli. Kirjoitetaan luettelokohdat painamalla Enter jokaisen perään. Kun halutaan palata normaalityyliin painetaan Enteriä kaksi kertaa. Perusluettelotyylit voi tehdä Muotoilu-työkalurivin Numerointi ja Luettelomerkit -painikkeiden avulla. Lisää tyylivaihtoehtoja löytyy valitsemalla Muotoiluvalikosta Luettelomerkit ja numerointi. Valikkokomennolla luettelomerkit saadaan seuraavasti: Automaattinen muotoilu Siirretään kohdistin paikkaan, josta luettelo alkaa. Annetaan komento Muotoilu Luettelomerkit ja numerointi. Valitaan luettelomerkki ja napsautetaan OK. Kirjoitetaan ensimmäinen kohta ja painetaan Enter. Ohjelma antaa uuden luettelomerkin jokaisen Enterin painalluksen jälkeen. Kirjoitetaan seuraavat kohdat samalla tavalla. Painetaan viimeisen kohdan jälkeen Enter. Lopetetaan luettelo napsauttamalla luettelomerkin painiketta tai painetaan Enter. Kirjoittaessa voi luettelotyylin aloittaa myös hyödyntämällä ohjelman automaattista muotoilutoimintoa: Kirjoittamalla luettelon ensimmäisen kohdan alkuun asteriskin (*) ja välilyönnin kappale muotoillaan Enterin painamisen jälkeen normaaliksi bullet-tyyppisillä luettelomerkeillä varustetuksi luetteloksi. Kirjoittamalla luettelon ensimmäisen kohdan alkuun numeron, pisteen ja välilyönnin kappale muotoillaan Enterin painamisen yhteydessä numeroiduksi luetteloksi. Keino on erityisen käyttökelpoinen, mikäli halutaan aloittaa numerointi jostain muusta kuin numerosta yksi. Kirjoittamalla luettelon ensimmäisen kohdan alkuun tavuviivan ja välilyönnin kappale muotoillaan ranskalaisin viivoin varustetuksi luetteloksi, missä ei ole sisennystä. Näiden toimintojen edellytyksenä on, että

27 LibreOffice 27 (54) Käytä numerointia symboli valintaruutu on valittuna komennossa Työkalut Automaattisen korjauksen asetukset välilehdessä Asetukset. Luettelomerkkien poistaminen Luettelomerkit saa poistettua napsauttamalla luettelomerkkipainiketta, kun poistettava kohta on valittuna. Valitsemalla koko luettelo voidaan poistaa luettelomerkit koko luettelosta. ASIAKIRJAN VIIMEISTELY Sivunumerot Sivunumerointi lisätään ylä- tai alatunnisteeseen, jolloin se näkyy jokaisella sivulla. Valitaan Lisää-valikosta Ylätunniste jos halutaan numerointi sivun yläreunaan tai Alatunniste jos halutaan numerointi sivun alareunaan. Siirrytään tunnistekentässä sarkainnäppäimellä siihen kohtaan mihin numerointi halutaan. Valitaan Lisää-valikosta Kentät - Sivunumero. Vastaavasti lisätään sivumäärä komennolla Sivumäärä. Se pitää erottaa varsinaisesta sivunumerosta välilyönnillä ja sijoittaa esimerkiksi sulkuihin, jotta se erottuu sivunumerosta. Sivunumeroa ei saa syöttää näppäimistöltä, koska tällöin sama numero on kaikilla sivuilla Sivunumero näkyy harmaalla korostettuna, kyseessä on koodi. Haluttaessa poistaa sivunumero, poistetaan koko harmaalla korostettu alue samalla tavalla kuin mikä hyvänsä merkki. Ylä- ja alatunniste Ylä- ja alatunniste on teksti, sivunumero, kuva tai niiden yhdistelmä, joka toistuu asiakirjan tai lohkon kaikilla sivuilla. Asiakirjan tai lohkon ensimmäisen sivun tunnisteet voivat poiketa muiden sivujen tunnisteista, samoin parillisten ja parittomien sivujen. Ylä- ja alatunnisteita voi käsitellä kuten muutakin tekstiä. Ylätunniste lisätään antamalla komento Lisää - Ylätunniste - Oletus. Alatunniste listään komennolla Lisää - Alatunniste - Oletus. Komento avaa valitun tunnisteen, näyttää katkoviivalla sen ja tekstin rajan. Napsauttamalla oikein reunan kolmiota, avautuu valikko, jonka komennoilla voi muotoilla tunnistetta tai poistaa sen. Tunnistekentät pienentävät asiakirjalle jäävää sivutilaa. Tunnistekenttä on asemoitu siten, että sen ulkoreuna on marginaalin kohdalla. Tunnisteen olemassaolo ei siis vaikuta marginaalien kokoon. Kymmenen pisteen tekstikoossa yhden rivin korkuinen tunnistekenttä vie kolme riviä tilaa asiakirjan jokaiselta sivulta. Tunnistekentässä on valmiina vasemman reunan, keskitetty ja oikean reunan sarkainkohta, joissa voi siirtyä sarkainnäppäimen avulla. Tunnistekentän ja asiakirjan välisen tyhjän tilan voi määrittää Objektivälit-arvon avulla.

28 LibreOffice 28 (54) Tunnistekentän korkeuden voi määritellä itsekin, oletuksena on automaattinen korkeuden määritys, missä kenttä venyy sitä mukaa kun sisältö vaatii lisää tilaa. Tunnisteen luomista ei voi peruuttaa Kumoa-toiminnolla, vaan poistaminen tapahtuu valitsemalla se valikosta uudelleen. Tällöin kaikki sen sisältö ja tilavaraus häviävät. Tunnisteen kirjoittaminen Asiakirjan tekstin yläpuolella tai alapuolella näkyy tunnisteille varattu tila, kun tunniste on lisätty. Kohdistin napsautetaan alueelle ja kirjoitetaan teksti normaalisti. Tekstiä voi muotoilla tarpeen mukaan, lisätä sarkainkohtia, vaakaviivan tai kuvia. Kun tunnisteen teksti on kirjoitettu, napsautus asiakirjan tekstiin sulkee tunnisteen. Kun ylä- /alatunniste on jo tehty, pääsee siihen nopeimmin kaksoisnapsauttamalla tunnisteeseen. Päivämäärä ja aika Päivämäärä ja aika voidaan lisätä tunnisteeseen tai mihin hyvänsä kohtaan asiakirjaa. Päivämäärä ja aika ovat joko päivittyviä tai pysyviä. Päivittyvä päiväys on aina se päivä, jona tiedosto avataan. Pysyvä päiväys ei muutu, se pysyy aina samana. Pysyvä päivämäärä ja aika lisätään Lisää -valikon komennolla Kentät. Avautuvasta valikosta valitaan Päivämäärä tai Aika. Päivittyvä päivämäärä tai aika lisätään komennolla Muu Avautuvasta Kentät valintaikkunasta valitaan Tyyppi-kentästä Aika ja Valitse -kentästä Kiinteä aika. Muotoilu -kentästä valitaan haluttu muoto. Napsautetaan Lisää ja suljetaan valintaikkuna napsauttamalla Sulje. Sekä päivämäärän että ajan voi luonnollisesti kirjoittaa myös näppäimistöltä. Tällöin ne ovat pysyviä. OIKOLUKU JA TAVUTUS Oikeinkirjoituksen tarkistuksen avulla asiakirjan tekstistä saadaan korjattua kirjoitusvirheet. Korjaus koskee todellakin kirjoitusvirheitä. Sinänsä oikein kirjoitettua sanaa, joka on asiayhteydeltään väärässä paikassa, ei tämän toiminnon avulla kyetä tunnistamaan. Oikoluvun voi tehdä eri tavoilla: oikoluetaan valmis teksti joko manuaalisesti tai automaattisesti tai oikoluetaan tekstiä suoraan kirjoitettaessa. Oikeinkirjoituksen tarkistaminen kirjoitettaessa Oikoluettaessa tekstiä suoraan kirjoitettaessa korostuvat virheelliset sanat punaisella aaltoviivalla. Oletusarvoisesti automaattinen oikoluku ei ole päällä. Sen voi kytkeä päälle napsauttamalla työkaluriviltä painiketta Automaattinen oikoluku. Pysyvästi automaattisen oikoluvun saa päälle komennolla Työkalut Asetukset. Valitaan avautuvasta Asetukset valintaikkunasta kohta Kieliasetukset Kirjoituksen aputyökalut ja napsautetaan valinta Asetukset -ruudun kohtaan Oikolue kirjoitettaessa.

29 LibreOffice 29 (54) Kirjoitetaan tekstiä. Virheellisesti kirjoitetut sanat korostuvat punaisella aaltoviivalla, kun painetaan sanan jälkeen esimerkiksi Välilyönti näppäintä tai pisteen ja kappaleen jälkeen. Viedään hiiren osoitin korostetun sanan päälle ja napsautetaan kakkospainikkeella (avataan pikavalikko). Valitaan pikavalikosta sanan oikea muoto (ensimmäisenä valikossa). Jos sana oli kirjoitettu oikein, sen voi lisätä sanastoon Lisää -valinnalla. Valinnalla Ohita kaikki voi hypätä sanan yli ja ohjelma ei korosta asiakirjassa samalla tavalla kirjoitettuja sanoja. Automaattinen korjaus -valinnalla ohjelma korjaa samalla tavalla kirjoitetut sanat jatkossa automaattisesti. Kirjoitusvirheen voi korjata myös poistamalla virheelliset merkit ja kirjoittamalla tilalle oikeat merkit. Tällöin kuitenkin menetetään oikolukutoiminnon tarjoamat mahdollisuudet. Oikeinkirjoituksen tarkistus jälkikäteen Oikoluvun voi tarkistaa myös jälkikäteen kaiken tekstin tultua kirjoitettua. Tällöin oikoluku-toiminto avautuu erilliseen ikkunaan. Oikoluku alkaa tekstikohdistimen paikasta. Jos kohdistin on muualla kuin asiakirjan alussa, oikoluku alkaa kohdistimen paikasta ja jatkuu asiakirjan loppuun. Kun asiakirjan loppu on saavutettu, oikoluku jatkuu asiakirjan alusta aina oikoluvun aloituskohtaan saakka. Oikoluvun voi siis aloittaa mistä kohtaa hyvänsä, mutta luontevinta se on aloittaa asiakirjan alusta. Voidaan oikolukea myös tietty alue valitsemalla ensin oikoluettava alue. Viedään kohdistin paikkaan, josta eteenpäin teksti tarkistetaan. Annetaan komento Työkalut Kielentarkistus tai napsautetaan työkalurivin painiketta Kielentarkistus. Virheellinen sana näkyy kohdassa Ei sanastossa.

30 LibreOffice 30 (54) Tavuttaminen Valitaan oikea muoto luettelosta Ehdotukset. Ellei oikeata muotoa löydy luettelosta, korjataan sana kohtaan Ei sanastossa, poistamalla virheelliset merkit ja kirjoittamalla oikeat merkit tilalle. Napsautetaan Vaihda, joka korjaa kyseisen sanan tai Vaihda kaikki, joka korjaa kaikki kyseiset sanat asiakirjasta. Oikein kirjoitetun sanan voi lisätä sanastoon napsauttamalla Lisää -painiketta. Napsauttamalla Automaattinen korjaus -painiketta sana lisätään automaattikorjausten luetteloon. Tarkistuksen voi perua Kumoa -painikkeen napsautuksella ja keskeyttää napsauttamalla Sulje -painiketta. Kun tarkistus on päättynyt, ohjelma ilmoittaa siitä tuomalla näytölle ilmoituksen Oikeinkirjoituksen tarkistus on valmis. Teksti voidaan tavuttaa kirjoitettaessa, mutta se voidaan tehdä myös vasta tekstin tultua valmiiksi. Tekstiä ei tarvitse tavuttamista varten valita, riittää, että osoitin on tekstissä. Jos halutaan tavutaa vain osa tekstistä, on tavutettava alue valittava. Writer tavuttaa tekstiä voimassaolevan kielen asetuksen mukaisesti: suomea tavutetaan suomen tavutussääntöjen mukaisesti, englantia englannin sääntöjen mukaisesti jne. Tavutus aloitetaan komennolla Työkalut - Kieli - Tavutus. Näytölle tulee tavutuksen valintaikkuna, jonka Sana -ruudussa näkyy ensimmäinen tavutettava sana. Kursori näkyy korostettuna ohjelman ehdottamassa tavutuskohdassa. Tavutuskohtaa voi muuttaa Sana -ruudun alla olevilla nuolipainikkeilla. Jos kohta on oikein, napsautetaan painiketta Tavuta, jolloin kyseinen sana tavutetaan ja ohjelma siirtyy seuraavaan tavutuskohtaan. Peruuta -painikkeella tavutus peruutetaan. Jos sanaa ei haluta tavuttaa, mutta halutaan siirtyä tavutuksessa eteenpäin, napsautetaan Seuraava -painiketta. Poista -painike toimii samalla tavalla. Nopein tapa tavuttaa on automaattitavutus. Automaattitavutus kytketään päälle komennolla Työkalut Asetukset Avautuvasta valintaikkunasta valitaan Kieliasetukset - Kirjoituksen aputyökalut. Asetukset -ruudusta valitaan kohta Tavuta kysymättä. Oletusarvona ruudussa ei ole valintaa. Tavutus perustuu tarkistussanastoon, ohjelma ei ymmärrä lukemaansa. Tavutus saattaa siis tehdä virheitä, jotka on korjattava nk. tavutusvihjeen käytöllä. Tavutusvihje annetaan syöttämällä näppäimistöltä Ctrl + tavuviiva tavutuskohtaan. Tavutus vihje toimii kuten automaattinen tavutuskin, ts. häviää kun sitä ei tarvita (esim. tekstiin tehtyjen muutosten vuoksi sana siirtyy rivin lopusta muuhun kohtaan). Tavutusvihjeen saa näkymään näytöllä työkalurivin painikkeella Tulostumattomat merkit. Ctrl - MUOTOILUTYYLIT Samaan asiakirjaan, jopa yhteen kappaleeseen voi liittää erilaisia määrityksiä: merkkikoko ja -laji, sisennys yms. paljonkin. Ne voi tietysti tehdä joka kerta erikseen, mutta kun määrityksiä on paljon, se on hidasta ja hankalaa. Asiaa helpottaa tyylien ja asiakirjamallien käyttö. Tyyli sisältää kaikki määrätyn kappaleen ulkoasuun kuuluvat määritykset ja koko kappale voidaan muotoilla kerralla. Tyylin valitseminen Tyylin soveltaminen yhteen kappaleeseen tapahtuu siirtämällä kursori kyseiseen kappaleeseen ja valitsemalla haluttu tyyli. Muotoilu-työkaluriviltä löytyy avautuva lista, josta voi nope- Tyylit ja muotoilut ikkunan avauspainike

31 LibreOffice 31 (54) asti poimia aluksi lähinnä otsikkotyylejä. Lista avautuu napsauttamalla ruudun oikeassa reunassa olevaan kolmioon. Lista kasvaa sitä mukaa kuinka erilaisia tyylejä asiakirjassa käytetään. Tyylit ja muotoilut -painikkeesta avautuu erillinen Tyylit ja muotoilut -ikkuna, jossa on kymmeniä valmiita tyylejä. Lista on niin pitkä, että tyylit näytetään ryhmiteltyinä (kappale-, merkki-, kehys-, sivu-, ja luettelotyylit). Listan vaihtoehtojen näkymä vaihtuu automaattisesti sen mukaan onko kirjoituspaikka tekstissä tai onko valittuna esimerkiksi kuva. Kappaletyylit Kehystyylit Täyttömuotoilutila Merkkityylit Sivutyylit Luettelo-tyylit Uusi tyyli valinnasta Tyyli sovelletaan haluttuun kappaleeseen tyylin nimeä kaksoisnapsauttamalla Tyylit ja muotoilut -ikkunassa. Merkkityylejä muuttaessa on ensin valittava muutettava tekstialue. Valmista tyyliä ei voi poistaa, mutta tekstin voi palauttaa Oletus- tai Leipäteksti -muotoiluun. Tyylin muokkaaminen Myös valmiita tyylejä voi itse muokata. Tämä tapahtuu seuraavasti: Valitaan Tyylit ja muotoilut -ikkunasta tyyli, jota halutaan muokata napsauttamalla tyylin nimeä hiiren oikealla painikkeella. Valitaan avautuvasta valikosta Muuta Tehdään Kappaleen tyyli -valintaikkunan välilehtien asetuksiin tarvittavat asetukset ja kuitataan ne OK:lla Itse määritellyt tyylit voi poistaa tästä samasta valikosta. Sen sijaan valmiita tyylejä ei voi poistaa.

32 LibreOffice 32 (54) Uusi tyyli Uuden tyylin luominen valinnasta on yksinkertaista, mutta uuden tyylin voi määritellä myös tyhjältä pöydältä. Toiminto on hyvin samantapainen kuin tyylin muokkaaminenkin. Valitaan Tyylit ja muotoilut -ikkunasta jokin tyyli napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella. Valitaan avautuvasta valikosta Uusi Näytölle avautuu Kappaleen tyyli -valintaikkuna. Oletusarvoisesti valittuna on Järjestelytyökalu -välilehti. Siinä annetaan tyylille nimi. Nimi -ruudun oikeassa päässä on valinta Automaattinen päivitys. Jos siinä on valinta kyseisellä tyylillä muotoiltua kappaletta suoraan muotoillessa tyyli ja muut samalla tyylillä muotoillut kappaleet päivittyvät vastaavasti. Kohtaan Seuraava tyyli, valitaan se tyyli, jonka halutaan automaattisesti seuraavan uutta tyyliä (esimerkiksi otsikon jälkeen leipäteksi). Mikäli tyylin pohjana on jokin jo olemassa oleva tyyli, valitaan se kohtaan Perusta. Tehdään ikkunan eri välilehdiltä halutut muotoilut ja napsautetaan lopuksi OK.

33 LibreOffice 33 (54) Tyylin luominen valinnasta Määrittelemällä uusia tyylejä voi asiakirjat muotoilla nopeasti haluamansa näköisiksi. Yksinkertaisinta tehdä uusi tyyli on tehdä seuraavasti: Tehdään sisältöön (teksti, kuva, kehys, sivu tai luettelo) halutut muotoilut ohjelman muotoilutoiminnoilla. Napsautetaan Tyylit ja muotoilut -ikkunan Uusi tyyli valinnasta -painiketta ja valitaan avautuvasta valikosta Uusi tyyli valinnasta. Annetaan tyylille kuvaava nimi ja lopuksi napsautetaan OK. TAULUKOT Paljon numerotietoa sisältävää tekstiä on hidasta lukea ja lukujen muodostamaa kokonaisuutta on vaikea hahmottaa. Parempi tapa onkin koota numerot erilliseen taulukkoon. Myös tekstiä voi kirjoittaa taulukkomuotoon, jolloin yhteen kuuluvat tekstit pysyvät samalla kohdalla. Taulukoiden avulla voi luoda myös lomakepohjia, sillä taulukossa on helppo jakaa ja yhdistää soluja. Taulukon ja sarakkeiden leveyttä, rivikorkeutta sekä taulukon muotoiluja voi muuttaa tarpeen mukaan. Taulukkoa luotaessa määritetään sarakkeiden ja rivien määrä. Niitä on myös helppo lisätä ja poistaa tarpeen mukaan. Taulukkoa voidaan myös käyttää sarkainten asemasta esimerkiksi erilaisia luetteloita tehtäessä. Jo toimenpiteen nimikin taulukointi viittaa toimenpiteiden vaihtoehtoisuuteen. Taulukon lisääminen Taulukoita voidaan luoda useilla tavoilla. Taulukon sisään voidaan myös lisätä toinen tauluk-ko. Taulukot muodostuvat soluista, joista syntyy vaakasuunnassa rivejä ja pystysuunnassa sarakkeita. Taulukko voi sisältää tekstiä, lukuja ja kuvia. Taulukkoja käytetään myös yhdistämistoiminnossa tietolähteenä ja palstoituksessa rinnakkaisten palstojen tekemiseen. Yksinkertaisin tapa lisätä taulukko on napsauttaa työkalurivin Taulukko -painiketta seuraavasti: Napsauta tähän, jos haluat tehdä taulukon kyselyikkunan avulla. Napsauta tähän, jos haluat tehdä taulukon hiirivalikon avulla. Kyselyikkunan avulla: Tee taulukkoa varten tyhjä rivi ja siirrä kirjoituspaikka sille. Napsauta hiirellä Oletus-työkalurivin Taulukko-painiketta tai valitse Taulukkovalikosta Lisää - Taulukko. Esiin tulee kyselyikkuna, jolla asetetaan taulukon otsikko, koko ja reunaviivat. Kuittaa valinnat OK-painikkeella Otsikko tarkoittaa sitä, että taulukon ylimmät rivit muotoillaan eri tyylillä. Ne ovat oletuksena keskitetty.

34 LibreOffice 34 (54) Älä jaa taulukkoa siirtää koko tauluko seuraavalle sivulle, jos se ulottuu sivukatkon yli. Reuna-asetus määrää onko taulukossa reunaviivat vai ei. Hiirivalikon avulla: Tee taulukkoa varten tyhjä rivi ja siirrä kirjoituspaikka sille. Napsauta hiirellä Oletus-työkalurivin Taulukko-painikkeen oikealla puolella olevaa pientä nuolipainiketta. Valitse hiirellä haluamasi rivi- ja sarakemäärä. Napsauta hiirellä kun rivejä ja sarakkeita on haluttu määrä. Taulukko voidaan lisätä myös Taulukko -valikon komennolla Lisää. Komento avaa Lisää taulukko -kyselyikkunan. Taulukon muokkaaminen Taulukon ollessa aktiivinen tulee näkyviin Taulukko-työkalurivi, joka sisältää taulukon muokkaamis- ja muotoilutoiminnot. Oletuksena työkalurivi sijaitsee näytön alaosassa tilarivin yläpuolella. Samat toiminnot löytyvät myös Taulukko-valikosta sekä hiiren oikean painikkeen pikavalikosta. Sarakeleveyksiä voi muuttaa sarakkeiden väliviivoja hiirellä ja vetämällä. Sarakeleveydet voi säätää saman levyisiksi valitsemalla tasattavat sarakkeet ja tämän jälkeen Taulukko-valikosta Sovita koko automaattisesti - Jaa sarakkeet tasaisesti. Taulukko voidaan tyhjentää valitsemalla tyhjennettävä alue ja painamalla Delete. Taulukko voidaan poistaa valitsemalla taulukkoa edeltävä rivi (joka sisältää taulukon otsikkokentän) ja painamalla Delete. Mikäli tämä tuntuu hankalalta voi saman tehdä myös valitsemalla Taulukko-valikosta Poista - Taulu. Automaattinen muotoilu Taulukon ulkoasu voidaan valita Taulukko-valikosta löytyvällä Automaattinen muotoilu - toiminnolla. Esiin tuleva kyselyikkuna näyttää valmiit muotoiluvaihtoehdot, tarvitsee vain valita haluttu muotoilu.

35 LibreOffice 35 (54) Huomattavaa: Alareunan Lisää -painikkeesta avautuu muutamia lisävalintoja, joilla muotoilusta voi poistaa fontin, lukumuotoilun, tasauksen, reunat tai kuvioinnin. Kun lisävalinnat ovat näkyvissä, Lisää painike muuttuu Vähemmän painikkeeksi. Aluevalinta taulukossa Taulukkoa muokatessa on syytä tuntea hiirikäyttöiset taulukkovalitsimet, joilla voi helposti valita rivin, sarakkeen tai koko taulukon. Hiiriosoitin muuttuu mustaksi nuoleksi kun se on sellaisessa kohdassa taulukon ulkopuolella, mistä valinta voidaan tehdä. Kannattaa kokeilla myös useiden rivien tai sarakkeiden maalaamista. Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttö Taulukkoon kirjoitetaan tekstiä samalla tavalla kuin muutakin tekstiä. Ohjelma vaihtaa automaattisesti solussa riviä ja tekee kappaleenvaihtoja Enteriä painettaessa. Enter vaihtaa siis riviä ei solua. Sarkain Seuraavaan soluun Vaihto + Sarkain Edelliseen soluun Nuoli Seuraavaa solu nuolen suuntaan Ctrl + Home Taulukon ensimmäiseen soluun Ctrl + End Taulukon viimeiseen soluun Jos taulukossa on liian vähän rivejä, niitä lisätään automaattisesti kun viimeisessä solussa painetaan Sarkainta. KUVAT Asiakirjaan voi liittää kuvia tiedostoina, upotettuina piirrosobjekteina tai suoraan kopioimalla piirrosohjelmasta. LibreOfficen mukana tulee Galleria -kuvakirjasto, jossa on valikoima valmiita kuvia. Galleria on kaikkien LibreOffice -ohjelmien käytettävissä. LibreOfficeen kuuluu lisäksi piirtotyökalut, jotka nekin ovat paketin ohjelmien käytettävissä. Niiden avulla asiakirjaan voi lisätä mm. viivoja, tekstilaatikoita ja erilaisia automaattisia kuvioita, vaikkapa puhekuplia tai tähtiä.

36 LibreOffice 36 (54) Leikekuvan lisääminen Galleria saadaan esiin antamalla komento Työkalut - Galleria tai Oletus-työkalurivin painikkeesta. Galleria sulkeutuu antamalla komento uudelleen. Komento avaa Gallerian, jossa kuvat on ryhmitelty käyttötarkoituksen mukaan. Oletuksena on Kotisivu. Valitsemalla ryhmän, avautuu ikkunaan ryhmään kuuluvat kuvat. Kuvan voi lisätä asiakirjaan hiirellä vetämällä tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella halutun kuvan päällä. Tällöin avautuu pikavalikko, josta voi valita erilaisia toimintoja. Lisää-valikon napsautus avaa vielä uuden valikon, josta voi valita kuvan lisäämistavan: kopio, hyperlinkki, tausta. Tausta voi olla joko koko sivulle tai kappaleeseen. Kuvatiedoston lisääminen Kuvan käsittely Gallerian leikekuvien lisäksi asiakirjaan voi liittää myös piirto ohjelmilla tehtyjä kuvia tai digitaalikameralla kuvattuja kuvia sekä kuvanlukijalle tuotettuja kuvia. LibreOffice tukee tavallisimpien (GIF, JPG, PSD, TIF) formaattien lisäksi myös monia harvinaisempia formaatteja. Lisääminen on jokseenkin samanlaista kuin leikekuvankin lisääminen, nyt vain joutuu etsimään kansion, jossa lisättävä kuva sijaitsee. Tee kuvaa varten vähintään yksi tyhjä rivinvaihto. Anna komento Lisää - Kuva - Tiedostosta ja valitse kuvatiedosto normaaliin tapaan tiedostoikkunasta. Lisättyjä kuvia voi myös muokata. Muokkausta varten kuva on valittava napsauttamalla siihen. Valitun kuvan ympärillä näkyvät vihreät koonmuutoskahvat ja lisäyskohdassa ankkuri, jolla kuva voidaan sitoa tiettyyn kohtaan. Kuva-työkalurivi tulee esiin näytön alareunaan kuvaa napsauttamalla (oletusasetus). Kuvaa napsautettaessa myös Kehys-työkalurivi tulee näkyviin, myös se tulee esiin kuvaa napsautettaessa (valinta ei ole oletuksena kuten Kuva-työkalurivissä). Kehys-työkalurivissä on monia kuvankäsittelyyn liittyviä keskeisiä komentoja, joten työkalurivi yleensä kannattaa määritellä näkyväksi. Kun kuvan valinta poistetaan napsauttamalla jonnekin kuvan ulkopuolelle, molemmat työkalurivit poistuvat näkyvistä.

37 LibreOffice 37 (54) Kuvan paikka ja koko hiirellä Kuvan päällä hiiren osoitin muuttuu nelisuuntaiseksi nuoleksi. Vasen painike pohjassa kuvan voi nyt vetää uuteen kohtaan. Kuvan kokoa voi muuttaa vetämällä vihreästä koonmuutoskahvasta. Kun hiiren osoittimen vie koonmuutoskahvan päälle, muuttuu osoitin kaksipäiseksi nuoleksi. Nyt kuvaa voi suurentaa tai pienentää vetämällä hiirellä vasen painike pohjassa. Jos vedetään pysty tai vaakasivun keskellä olevasta kahvasta, kuvan koko muuttuu vain yhteen suuntaa ja kuvan mittasuhteet muuttuvat. Vetämällä kulmasta mittasuhteet eivät muutu. Pitämällä Vaihto-näppäin pohjassa voi vetää mistä hyvänsä kahvasta eivätkä mittasuhteet muutu. Kuvan ankkurointi Kuvaa voi siirtää pystysuunnassa vetämällä hiirellä kuvan ankkurista haluttuun kappaleeseen ja kuva ankkuroituu oletuksena kappaleeseen. Ankkuri osoittaa kuinka kuva siirtyy tekstin mukana. Ankkurointitapaa muutetaan komennolla Muotoile Ankkuri tai napsauttamalla Kehystyökaluriviltä ankkurointipainiketta. Ankkurointi sivulle tarkoittaa, että kuva pysyy sijoitussivulla, vaikka tekstiä muokataan. Sidottaessa kuva kappaleeseen tai merkkiin, se siirtyy asiakirjassa niiden mukana. Kuvan voi sijoittaa myös merkkinä, jolloin kuva käyttäytyy kuin muutkin merkit. Kuvan korkeus määrää rivikorkeuden. Vihje: Sijoitettaessa pieniä kuvia tekstin sekaan kannattaa valita Optimaalinen ja säätää väli sen mukaan, onko kuva tekstin vasemmalla vai oikealla puolella. Vihje: Näppärä tapa asemoida kuva vaakasuunnassa on käyttää tekstin tasauspainikkeita (vasen, keskitetty oikea tasaus). Tekstin rivitys Rivitys poissa käytöstä Sivun rivitys Rivitä läpi Teksti voidaan rivittää kiertämään kuvaa monin eri tavoin. Tavallisimmat rivitystavat löytyvät Kehys-työkaluriviltä. Komennolla Muotoilu Rivitä löytyy lisää rivitystapoja. Tekstin voi rivittää seuraamaan kuvan ääriviivoja suorakulmaisen kehyksen sijasta. Optimaalinen rivitys ei rivitä tekstiä, jos esimerkiksi kuvan vasemmalla puolella ei ole tilaa vähintään kaksi senttimetriä. Tekstin voi rivittää myös kuvan läpi siten, että molemmat näkyvät tai että kuva peittää tekstin. Rivittämällä kuvan läpi, voidaan kuva muuttaa vesileimaksi taustalle muuttamalla kuva läpinäkyväksi. Läpinäkyvyyttä säädetään Kuva-työkalurivin Läpinäkyvyys-ruudun prosenttimäärityksellä. Mitä suurempi prosenttiarvo, sitä läpikuultavampi kuva on.

38 LibreOffice 38 (54) Kuvan kääntäminen Kuvaa voidaan kääntää vaaka- tai pystysuunnassa Kuva-työkalurivin Käännä vaakasuunnassa-, Käännä pystysuunnassa-painikkeilla. Kuvien järjestys Kun samaan kohtaan sijoitetaan useita kuvia, joiden halutaan näkyvän limittäin, on usein tarpeen säätää kuvien keskinäistä järjestystä. Alimmaiseksi tai päällimmäiseksi pinoon kuvan voi sijoittaa napsauttamalla kuvaa ja napsauttamalla Kehys-työkaluriviltä painiketta Tuo eteen tai Vie taakse. Komennolla Muotoilu Järjestä voi valittua kuvaa siirtää askel askeleelta eteenpäin tai taaksepäin kuvapinossa. Tasaaminen vaaka- ja pystysuunnassa Kuvan voi sijoittaa vasempaan tai oikeaan reunukseen tai tasan niiden väliin Kehys-työkalurivin tasauspainikkeilla Tasaa vasemmalle, Keskitä vaakatasossa ja Tasaa oikealle. Pystytasaus tehdään omilla Kehys-työkaluriviltä löytyvillä painikkeillaan Yläreuna, Keskitä ja Alareuna. Keskitykseen vaikuttaa kuvan ankkuroin- tapa. Jos ankkurointi on tehty Kappaleeseen, tarkoittaa yläreuna kappaleen ti- yläreunaa jne. Kuvan kehystäminen ja KUVAN OMINAISUUDET VALINTAIKKUNA Kehys-työkalurivin painikkeilla kuvalle voi myös määrittää kehyksen valita kehysviivan värin ja tyylin. Painikkeista avautuu paletit, joista haluttu vaihtoehto valitaan. Haluttaessa muuttaa kuvan ominaisuuksia tarkemmin tai ottaa käyttöön ominaisuuksia, joita työkaluriveillä ei ole, tarvitaan Kuva-valintaikkunaa. Kuvien muotoiluasetusten valintaikkuna avautuu kaksoisnapsauttamalla kuvaa. Oletuksena on keskitys ja kuvan rivitys omaksi kappaleekseen. Esiin tulevassa kyselyikkunassa on useita välilehtiä: Tyyppi-välilehden asetuksilla määritellään kuvan vaakatason asemointi, jonka avulla vaakasuuntaisen sijainnin voi asettaa tarkasti. Pystytasossa tapahtuva asemointi voidaan kiinnittää sivun tai kappaleen tasoon ja määrittää tarkemmin kuin hiirellä vetämällä. Kuva voidaan ankkuroida sivuun, kappaleeseen tai merkkiin. Ankkurointi merkkinä määrittää rivin korkeudeksi kuvan korkeuden. Rivitys-välilehdestä löytyvät asetukset kuvan asemoinnista suhteessa tekstiin. Suurille kuville oletuksena tarjottu Ei mitään on paras valinta.

39 LibreOffice 39 (54) Rajaa-välilehdestä löytyy kuvan koon muuttaminen suhteessa eli skaalaus. Sen avulla saadaan vakioitua esimerkiksi suurista digikameran kuvista tehdyt kollaasit, mikä hiirellä vetämällä ei käytännössä ole mahdollista. PIIRTOTOIMINNOT Huomattavaa: Älä muuta kuvakokoa Tyyppi-välilehden asetuksella, on parempi tehdä muutos Skaalaa-toiminnolla. Writeriin kuuluu valikoima piirtotyökaluja, joiden avulla voi elävöittää sivuja viivoilla, tekstilaatikoilla, puhekuplilla jne. Ne ovat vektoripohjaisia, eivätkä siten ole parhaimmillaan taiteellisissa tarpeissa, mutta sopivat työelämän kuvantamistarpeisiin. Piirrostyökalurivin saa esiin napsauttamalla Oletus-työkaluriviltä Näytä piirrostoiminnot -painiketta tai Näytä-valikon komennolla Työkalurivit - Piirros. Näytön alareunaan tuleva työkalurivi sisältää seuraavat toiminnot: Valitse Soikio Teksti Kuvateksti Peruskuviot Kuvatekstit Tähtikuviot Tiedostosta Peruskäsitteitä Ennen piirtämistä on syytä tutustua joihinkin peruskäsitteisiin. Objekti on piirroksen osa; ympyrä, kaari, teksti, valmis muoto yms. Objektia ympäröivä ääriviiva, joka kertoo objektin olevan valittu, on valintakehys. Objektin kulmissa ja reunoilla olevat neliöt, jotka tulevat näkyviin, kun napsautat objektin reunaa, ovat koonmuutoskahvoja. Piirtäminen Vapaapiirron peruskäsitteitä. Kuvioiden piirtäminen tapahtuu seuraavasti: Valitaan tarvittava työkalu napsauttamalla sen painiketta. Työkalu pysyy aktiivisena kunnes valitaan jokin muu työkalu. Osoitetaan piirrettävän objektin aloituskohtaa. Pidetään hiiren painike painettuna ja vedetään kuvio sopivaksi. Jos pidetään vetämisen aikana Vaihto-painike painettuna, saadaan suorakulmiotyökalulla piirrettyä neliö ja ellipsityökalulla ympyrä. Viivat saa piirrettyä vaaka- tai pystysuoraan tai 45 asteen kulmiin. Lopuksi vapautetaan hiiren painike. Jos piirretään esimerkiksi murtoviivoja, kaaria tai käyriä, lopetetaan piirtäminen kaksoisnapsauttamalla. Jos piirtäminen lopetetaan aloituskohtaan, muodostetaan kuviosta suljettu, jolloin siinä voi olla täyttöväri. Tekstikehykset Teksti -työkalulla voi piirtää tekstikehyksen osoittamalla kehyksen kulmakohtaa, painamalla hiiren vasen painike pohjaan ja vetämällä hiirellä tekstikehyksen koko ja muoto. Kun hiiren painikkeen vapauttaa, näkyy kirjoituspaikka heti kehyksessä ja sii- Viiva Vapaamuotoinen viiva Suorakulmio Symbolikuviot Vuokaaviot Nuolikuviot Pisteet Fonttipajan galleria Pursotus käytössä/poissa käytöstä

40 LibreOffice 40 (54) hen voi kirjoittaa haluamansa tekstin. Tekstikehys on näkymätön, eli siinä ei ole asetettu reunaviivoja eikä taustaväriä. Kehys asemoituu tekstin ja kuvien päälle. Teksti rivittyy kehyksen leveyteen, ja kehyksen korkeus kasvaa siihen kirjoitetun tekstin tarpeen mukaan. Tekstin oletusasemointi kehyksen sisällä on sen vasemmassa yläkulmassa. Mikäli tekstiä ei kirjoita, vaan napsauttaa hiirellä kehyksen ulkopuolella, se häviää. Jos tekstikehyksen leveyttä muutetaan myöhemmin koonmuutoskahvoista vetämällä, rivitetään teksti uuteen leveyteen ja samalla muuttuu myös korkeus. Kehystekstiä muotoillaan kuten muutakin tekstiä. Haluttaessa muokata tekstiä kaksoisnapsautetaan kehykseen, jolloin tekstikohdistin aktivoituu tekstiin. Piirrostyökalurivi sisältää kuusi pientä valikkoa, joista löytyy piirtämiseen monia valmiita muotoja. Ne on ryhmitelty kuvaavasti: peruskuviot, symbolikuviot, nuolikuviot, vuokaaviot, kuvatekstit ja tähtikuviot. Valikot avautuvat symbolin oikealla puolella olevasta pienestä nuolipainikkeesta, joista voit valita haluamasi kuvion. Piirtäminen tapahtuu osoittamalla kuvion alkukohdan, painamalla hiiren vasemman painikkeen pohjaan ja vetämällä hiirellä kuvion koko ja muoto. Kun painikkeen vapauttaa, kuvio muodostuu ja tulee valituksi. Peruskuviot Symbolikuviot Nuolikuviot Kuvioiden käsittely Vuokaaviot Kuvatekstit Tähtikuviot Piirtokuvioita voi muokata monin tavoin: muuttaa kokoa ja paikkaa, lisätä värejä ja täyttötehosteita. Sitä varten kuvio pitää valita napsauttamalla siihen. Valittu kuvio merkitään vihreillä koonmuutoskahvoilla. Jos pitää valita useita kuvioita, on kaksi mahdollisuutta:

41 LibreOffice 41 (54) Tapa 1 Napsautetaan ensimmäiseen kuvioon. Pidetään Vaihto-painike painettuna ja napsautetaan muihin kuvioihin. Tapa 2 Vedetään valittavien kuvioiden ympärille kuvitteellinen kehys vetämällä hiirellä vasen painike pohjassa (ei siis valita mitään työkalua ennen vetämistä). Vedetyn kehyksen sisään kokonaan mahtuvat objektit tulevat valituiksi. Koon muuttaminen Tartutaan hiirellä johonkin koonmuutoskahvaan. Kun hiiren osoitin muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi, vedetään objektin koko sopivaksi. Vetämällä objektin kulmassa olevasta kahvasta voi yhtä aikaa muuttaa korkeutta ja leveyttä. Pitämällä Vaihto-painike painettuna vetämisen aikana eivät objektin mittasuhteet muutu. Siirtäminen ja kopiointi Poistaminen Viedään hiiren osoitin objektin päälle. Hiiren osoitin muuttuu nelisuuntaiseksi nuoleksi. Vedetään objekti uuteen kohtaan. Kopioitaessa objektia painetaan Ctrl-näppäin pohjaan ennen hiiren näppäimen vapauttamista. Kun painaa Ctrl-näppäimen pohjaan jo ennen kuin aloittaa vetämisen, kertoo pieni plus-merkki hiiren osoittimessa, että kyseessä on kopiointi. Valitaan poistettava objekti. Painetaan Delete-painiketta. Kuvioiden ja viivojen ominaisuudet Kun kuvio on valittuna, näkyy muotoilurivillä kuvioiden ja viivojen muotoiluun tarvittavat painikkeet. Kuvion muodon muuttamista varten valitaan muokattava murtoviiva, käyrä tms. Napsautetaan Piirros -työkaluriviltä Pisteet -painiketta. Näytölle avautuu Muokkaa pisteitä - työkalurivi. Valitun objektin vihreät koonmuutoskahvat muuttuvat sinisiksi muotokahvoiksi. Tarttumalla hiirellä kahvaan kuvion voi vetää uuteen muotoon. Muokkaa pisteitä -työkalurivin painikkeilla voi lisätä ja poistaa muotokahvoja. Muokkaustila lopetetaan napsauttamalla uudelleen pisteiden muokkauspainikkeita.

42 LibreOffice 42 (54) Viivan tyyli ja väri Viivamuotoilujen valintaikkunan voi avata napsauttamalla viivapainiketta. Suurin osa valinnoista löytyy myös suoraan työkaluista. Valitaan muokattava objekti. Napsautetaan nuolen tyylipainiketta ja valitaan nuolenpään ulkoasu avautuvasta paletista. Napsautetaan viivatyyliruudun nuolipainiketta ja valitaan tyyli avautuvasta paletista. Mitoitetaan viivan paksuus viivan leveysruutuun. Avataan Viivan väri väripaletti ja valitaan haluttu väri. Täyttöväri Täyttöväri-ikkuna avataan napsauttamalla aluepainiketta. Suurin osa valinnoista löytyy suoraan työkaluista. Valitaan muokattava objekti. ja Napsautetaan Alueen tyyli /täytö tyyliruudun painiketta avautuvasta paletista valitaan väritystyyli. Napsautetaan väriruudun nuolipainiketta ja valitaan tyyli avautuvasta paletis- Vaihtoehdot vaihtelevat valitun väritystyylin mukaan. ta. Kiertäminen Valitaan kierrettävä objekti. Napsautetaan Kierrä -painiketta. Valittuun objektiin ilmestyvät punaiset kiertokahvat ja musta keskipiste, jonka ympäri kierto tapahtuu. Vedetään kiertämisen keskipiste haluttuun kohtaan, joka voi olla myös kuvan ulkopuolella. Osoitetaan jotakin punaista kiertokahvaa hiirellä ja vedetään kuvio haluttuun asentoon. Kiertotila lopetetaan napsauttamalla uudelleen Kierrä -painiketta. Vapaan kierron lisäksi voi myös kääntää kuvioita pystysuunnassa tai vaakasuunnassa komennolla Muotoilu Käännä.

43 LibreOffice 43 (54) Ankkurointi Kuviot voi ankkuroida sivulle, kappaleeseen tai merkiksi kuten kuvatkin. Valitaan objekti. Napsautetaan Muuta ankkurointi -painiketta. Valitaan ankkurointitapa. Järjestäminen pinossa Päällekkäiset objektit ovat sivulla piirtojärjestyksessä, viimeksi piirretty päällimmäisenä. Järjestystä voi muuttaa seuraavasti: Valitaan objekti, jota halutaan siirtää eteen- tai taaksepäin. Tuo eteen Vie taakse Napsautetaan tarvittavaa painiketta. Painikkeilla voi siirtää objektia myös tekstin taustalle tai tekstin edustalle. Jälkimmäisessä tapauksessa objekti peittää alleen jäävän tekstin. Objektien tasaus Ryhmittely Edustalle Taustalle Objektien tasaaminen linjaan hiirtä käyttäen on hankalaa. Tasaus painikkeella se käy näppärästi. Valitaan objektit, jotka halutaan samaan linjaan. Napsautetaan Tasaus -painiketta ja valitaan minkä reunan tai keskikohdan mukaan objektit tasataan. Tekemällä useista objekteista ryhmiä, on helpompi hallita objekteja ja siirtää ja muuttaa niiden kokoa yhdessä. Valitaan objektit, jotka halutaan ryhmitellä. Napsautetaan työkalurivin painiketta Ryhmittele. tai Tasaus Annetaan komento Muotoilu Ryhmittele. Valitaan Ryhmittele. Kun ryhmä halutaan purkaa, napsautetaan Pu- ra ryhmitys - painiketta tai valitaan komennon Muotoilu Ryhmittele alivalikosta komento Pura ryhmitys.

44 LibreOffice 44 (54) TULOSTAMINEN Tulostuksen valmistelu Esikatselu Tulostusasettelunäkymässä asiakirja on jo jokseenkin lopullisessa asussaan. Esikatselussa on mahdollista nähdä lopullinen tulostusasu vielä tulostamatta asiakirjaa. Sinänsä esikatselun käyttö ei ole välttämätöntä. Ennen paperille tulostamista on hyvä tarkistaa tekstin ulkoasu (sivutus, rivitys, kuvien paikkojen pysyminen). Tämä tapahtuu valitsemalla Oletus-työkaluriviltä tai Tiedostovalikosta Esikatselu. Esikatselunäkymässä asiakirjaa ei voi muokata. Sivuja voi selata nuoli ylös ja nuoli alas tai PageUp ja PageDown -näppäimillä. Esikatselu työkalurivin painikkeilla voi liikkua asiakirjassa, katsella useampaa sivua kerralla ja zoomata asiakirjaan Esikatselusta poistutaan Esikatselu-työkalurivin Sulje ikkuna -painikkeella tai kaksoisnapsauttamalla asiakirjaa. Painikkeet toimivat päälle/pois -painikkeina, joten myös työkalurivin Esikatselu painikkeen napsauttamien uudelleen sulkee esikatselun. Edellinen sivu Seuraava sivu Esikatselu kaksi sivua Esikatselu monta sivua Esikatselu kirjana Koko näyttö Sulje esikatselu Asiakirjan alkuun / loppuun Zoomaus Tulosta Tulostaminen ja tulostusasetukset Nopein tapa tulostaa on napsauttaa työkalurivin Tulosta heti - painiketta. Kyseessä on eräänlainen pikatulostus, joka tulostaa koko asiakirjan oletuskirjoittimella mitään kyselemättä. Mikäli asiakirjassa on useita sivuja, kannattaa yleensä käyttää valintaikkunaa ja yhdenkin sivun osalta, jos pitää valita esimerkiksi kirjoitin. Annetaan komento Tiedosto Tulosta ja Tulosta -valintaikkuna avautuu näytölle. Ikkunassa on useita välilehtiä, mutta ikkuna avautuu Yleistä välilehti valittuna. Avautuvasta Tulosta valintaikkunasta valitaan kirjoitin kohdasta Kirjoitin. Jos käytetään oletuskirjoitinta tai on vain yksi kirjoitin, ei valintaa tarvitse tehdä. Tulostettava alue määritetään kohdasta Alue ja kopiot. Kaikki sivut tulostaa koko asiakirjan. Sivut -kohdassa määritellään viereiseen ruutuun mitkä sivut tulostetaan. Oletuksena ruudussa on se sivu, jossa kursori on eli nykyinen

45 LibreOffice 45 (54) sivu. Antamalla ruutuun yksi sivunumero, tulostetaan vain kyseinen sivu. Haluttaessa tulostaa useita sivuja, annetaan ensimmäinen ja viimeinen tulostettava sivu. Kohdasta Kopioita voidaan määritellä tulostettavien kopioiden määrä. Jos määrä on suurempi kuin yksi, tulostetaan tiedosto niin moneen kertaan. Tiedosto tulostetaan aina alusta loppuun ja vasta sitten aloitetaan uusi tulostus (kopio). Samaan pääsee antamalla tulostuskäskyn niin monta kertaa uudelleen kuin on tarpeen. Lopuksi napsautetaan OK ja tulostus käynnistyy. Napsauttamalla Tulostus -valintaikkunan Ominaisuudet -painiketta avautuu tulostimen Ominaisuudet -kyselyikkuna, jossa voi tarkemmin valita tulostettavia ja tulostumattomia objekteja. SFS-STANDARDIN MUKAISET ASIAKIRJAT Tekstin asettelu Nykyteknologia ja tekstinkäsittelyohjelmat tarjoavat valtavasti mahdollisuuksia erilaisten dokumenttien muokkaamiseen, ja ohjelmistoista löytyy visuaalisesti rikkaita malleja erilaisiin tarpeisiin. Kun asiakirjat luodaan yhteisesti sovittujen mallien mukaan, lukija löytää otsikot, tunnistetiedot ja muut tietoelementit helposti eikä visuaalisuus jätä varjoonsa varsinaista sisältöä. Kun dokumentista tarvitaan tulostettu versio, ei sitä tarvitse lähteä enää muokkaamaan, kun se alun perin on laadittu standardimuotoon. Suomessa noudatetaan toimiston asiakirjoissa SFS-standardia. Standardissa SFS 2487 määritellään asiakirjan tekstinasettelu. Standardi sisältää ohjeet asiakirjan tunnistetiedoista ja tekstin vakioasettelusta. Standardin periaatteita sovelletaan sekä paperimuodossa että sähköisessä muodossa oleviin, pääasiassa A4-kokoisiin asiakirjoihin. Standardin tavoitteena on luoda ja ylläpitää yhtenäisiä käytäntöjä, joita noudattamalla asiakirjasta löytää nopeasti ja helposti vakioasettelun mukaiset oleelliset tiedot. Asiakirjan pohjana käytetään lomaketta, joka voi olla tyhjä tai sisältää asiakirjassa toistuvia tietoja esipainettuna. Tavallisimmin lomake on pystysuuntainen A4-kokoinen paperi, jonka mitat ovat 210 x 297 mm (8,24" x 11,69"). Vaakalomakkeelle kirjoitetaan vain erityistapauksissa. Reunuksen arvoiksi standardi määrittelee seuraavat mitat: Vasen reuna on 20 mm, jolloin ensimmäisen kirjaimen keskikohta on 23 mm reunasta.. Oikea reunus on vähintään 7 mm, ylä-reunus 10 mm ja alareunus vähintään 10 mm. Vaakasuunnassa lomakkeen pinta jaetaan kahdeksaan yhtä leveään sarkainsarakkeeseen. Perussarakkeen mitta on 22,83 mm (0,9 ). Perinteisessä konekirjoituksessa käytettiin kirjaintiheytenä 10 merkkiä tuumalle, jolloin jokaisessa sarakkeessa oli 9 merkkiä. Nykyaikaisessa tekstinkäsittelyohjelmassa sarkaus ilmoitetaan absoluuttisina sentti- tai tuumamittoina, koska merkkien määrä riippuu käytettävästä kirjainlajista ja kirjaimen pistekoosta. Wordissa sarkainmittana käytetään 2,3 cm, mikä vastaa asiakirjastandardia. Writerissa oletusarvo on1,25 cm, joten asiakirjastandardin mukainen sarkaus on asetettava erikseen. Lomakkeen pinta jaetaan pystysuunnassa riveiksi. Rivi on etäisyys tekstirivin alareunasta seuraavaan tekstirivin alareunaan. Perusrivin mitta on 4,233 mm (1/6 eli 0,167 ). Kirjoitettaessa käytetään rivikorkeutena yleensä yhtä perusriviä. Erityistapauksissa, kuten käsin täytettävissä lomakkeissa, voi korkeus olla myös kaksinkertainen tai puolitoistakertainen perusrivi. Writer sovittaa rivikorkeuden automaattisesti rivin suurimman kirjaimen mukaan. Esipainettuja lomakkeita käytettäessä on rivikorkeus muutettava täsmälleen standardin mukaiseksi.

46 LibreOffice 46 (54) Tunnistekenttä Osoitekenttä Sanomakenttä Lomake jaetaan korkeussuunnassa kolmeen osaan: Tunnistekenttä Osoitekenttä Sanomakenttä Sisältää lähettäjää ja asiakirjaa koskevat tiedot. Tunnistekenttä käsittää asiakirjan kuusi ensimmäistä kirjoitusriviä. Jonkin tunnistetiedon puuttuminen ei aiheuta muiden tietojen siirtymistä paikaltaan. Tunniste-tiedot voidaan toistaa asiakirjan jokaisella sivulla joko kokonaan tai siten, että toistetaan vain ensimmäisen tunnisterivin tiedot. Sisältää vastaanottajaa koskevat tiedot riveillä Näin osoite osuu oikeaan kohtaan ikkunakuoressa. Osoitetiedot kirjoitetaan seuraavasti: Vastaanottajan nimi Vastaanottajan vararivi (toimipaikka, käsittelijä) Lähiosoite Lähiosoitteen vararivi POSTITOIMIPAIKKA (SUURIN KIRJAIMIN, väliin yksi välilyönti). Jos jollekin vastaanottajan osoiteriville ei tule tietoa, sen tilalle ei jätetä tyhjää riviä. Osoiterivillä on korkeintaan 30 merkkiä (76 mm) Asiakirjan varsinaisen asian sisältävä sanomakenttä muodostuu mm. seuraavista osista: viitetieto sisällön pääotsikko teksti alaotsikkoineen allekirjoitus liitemerkinnät julkaisijan (lähettäjän) yhteystiedot Viitetiedolla ilmaistaan asia, joka on ollut virikkeenä asiakirjan syntyyn. Ajankohta ilmaistaan usein viitetiedon yhteydessä, esimerkiksi Puhelinkeskustelu Pääotsikko kertoo asiakokonaisuuden. Se kirjoitetaan SUURIN KIRJAIMIN. Laajoissa asiakirjoissa on syytä käyttää alaotsikointia. Alaotsikot kirjoitetaan pienaakkosin ja aloitetaan vasemmasta reunasta. Otsikon ja samalta riviltä alkavan tekstin väliin on jäätävä vähintään kaksi välilyöntiä, muussa tapauksessa väliotsikon ja tekstin väliin jätetään yksi tyhjä rivi. Otsikoinneissa voidaan käyttää lihavointia. Teksti aloitetaan kaksi riviä pääotsikon alapuolelta toisesta sarkainkohdasta. Tekstikappaleet erotetaan toisistaan tyhjällä rivillä. Sisennystä käytetään tekstin osien tähdentämiseen. Ne aloitetaan aina sarkainkohdista, esimerkiksi käytettäessä luetelmaviivaa. Lopputervehdyksen ja varsinaisen tekstin väliin jätetään yksi tyhjä rivi. Lopputervehdys ja toiminimi erotetaan yhdellä tyhjällä rivillä. Toiminimi kirjoitetaan SUURIN KIRJAIMIN ja virallisessa muodossaan. Seuraavalle riville kirjoitetaan tarvittaessa osaston nimi. Allekirjoittajan / allekirjoittajien nimenselvennys kirjoitetaan kahden (2) tyhjän rivin päähän toiminimestä. Liitteet täydentävät asiakirjan sisältöä. Liiteluettelo kirjoitetaan asiakirjan loppuun täydellisine asiakirjanimineen. Jakelutiedot kirjoitetaan viimeiseksi asiakirjaan. Standardin mukaisesti aseteltu asiakirja näyttää seuraavalta. Mallissa yläosaan on lisätty vakiosarkainten paikat.

47 LibreOffice 47 (54) CO C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 0 2,3 4,6 6,9 9,2 11,5 13,8 16,1 3JULKASIJA/LÄHETTÄJÄ ASIAKIRJAN NIMI Nro Sivunro 4 Jakeluosoite Asiakirjan täydenne Liite 5 POSTINUMERO POSTITOIMIPAIKKA 6Puh. tai osasto/käsittelijä/nn Päiväys Asiatunnus 10 Vastaanottaja Käsittelijä Jakeluosoite 0000 POSTITOIMIPAIKKA 18 Viite 20 PÄÄOTSIKKO SUURAAKKOSIN 22 Tämä ohje koskee yksisivuista SFS -standardin mukaista asiakirjaa, jolloin ylämarginaaliksi asetetaan 1 cm ja lähettäjän nimi kirjoitetaan riville 1. Lähettäjä Asiakirjan nimi Sivunumero Vastaanottaja Viite Yrityksen tai julkaisijan nimi kirjoitetaan suuraakkosin paitsi yksityisen henkilön nimi, jota ei kirjoiteta kokonaan suuraakkosin. Asiakirjan nimi kirjoitetaan suuraakkosin. Esimerkiksi TARJOUS, TILAUS, HAKEMUS. Asiakirjan täydenne on luonteeltaan täsmentävä, esimerkiksi TYÖTODISTUS - Väliaikainen. Yksisivuiseen asiakirjaan ei merkitä sivunumeroa. Sivumäärä laitetaan sulkeisiin sivunumeron jälkeen yhdellä välilyönnillä erotettuna, esimerkiksi 1 ( 5 ). Vastaanottajan osoite kirjoitetaan alkaen riviltä 8. Jos kyseessä on osoitteeton asiakirja esimerkiksi muistio, pöytäkirja tms. alkaa otsikko riviltä 8. Se kirjoitetaan suuraakkosin esimerkiksi PROJEKTIRYHMÄN KOKOUS. Riville 16 kirjoitetaan viite, esimerkiksi Ilmoituksenne Aamulehdessä , Puhelinkeskustelu Rantanen/Salminen jne. Pääotsikko Pääotsikko kirjoitetaan suuraakkosin riville 18. Teksti Reunukset Kirjoitetaan riviltä 20 alkaen toiseen sarkainkohtaan (C2, 4,6 cm) sisennettynä. Vasen reunus on 2 cm, yläreunus 1 cm, oikea vähintään 0,7 cm ja alareunus vähintään 1 cm.

48 LibreOffice 48 (54) 2 rivinvaihtoa Lopputervehdys 2 rivinvaihtoa JULKAISIJA/LÄHETTÄJÄ Osasto 3-4 rivinvaihtoa Nimen selvennys Nimen selvennys ammatti ammatti LIITTEET JAKELU TIEDOKSI

49 LibreOffice 49 (54) OSA 2 JÄSENTELY, SISÄLLYSLUETTELO JA HAKEMISTO Jäsentely Rakenneselain Jäsennelty teksti koostuu eri tasojen otsikoista ja niiden alatekstistä. Otsikot ovat tekstijaksojen nimiä ja alateksti on otsikon alle kuuluvan jakson varsinainen leipäteksti. Writerissa jäsennyksen tarkastelu ja muuttaminen tapahtuvat Rakenneselaimen avulla. Sen saa esiin napsauttamalla Oletus-työkalurivin painiketta Rakenneselain. Haluttuun otsikkoon siirrytään kaksoisnapsauttamalla sitä rakenneselaimessa. Jäsennyksen muuttamisessa tärkeimmät toiminnot ovat Siirrä luku ylemmälle tasolle ja Siirrä luku alemmalle tasolle. Niillä otsikkoa ja siihen kuuluvaa leipätekstiä siirretään askel kerrallaan komennon mukaiseen suuntaan. Komennot eivät siis muuta luvun hierarkiatasoa, vaan paikkaa tekstissä. Siirrä luku alemmalle tasolle Siirrä luku ylemmälle tasolle Korota tasoa Alenna tasoa Vihje! Rakenneselain on hyödyllinen myös etsittäessä laajasta raportista esimerkiksi taulukoita tai lähdeviitteitä. Komennoilla Korota tasoa ja Alenna tasoa muutetaan otsikon hierarkiatasoa, esimerkiksi Otsikko 5 voidaan muuttaa tasolle Otsikko 4. Komennot eivät muuta otsikon sijaintia tekstissä. Jäsennyksen muuttamisen rakenneselaimen avulla edellyttää, että asiakirjan otsikot on merkitty otsikkotyylien avulla (ks. luku Muotoilutyylit) Rakenneselaimen ikkunaa voi tarvittaessa venyttää, jotta laajankin työn otsikot saa näkyviin yhtä aikaa