HANKINTAOHJE LUONNOS 2.1.2018 Kittilän kunta Tämä hankintahje n tarkitettu kansallisten ja EU-hankintjen kilpailuttamiseen, mutta spii myös pienhankintjen tteuttamisen suunnitteluun. 1
Sisällysluettel Kymmenen tärkeää asiaa... 3 Yleistä hankintalain alaisista hankinnista... 4 Hankintja kskevat periaatteet... 4 Kansalliset ja EU-kynnysarvt... 4 Erityiset kansalliset kynnysarvt... 5 Suunnitelmallisuus ja tarkituksenmukainen kknaisuus... 5 Ennakidun arvn laskeminen... 5 Tärkeimmät hankintja kskevat vuden 2017 hankintalain aiheuttamat muutkset... 5 Pk-yrittäjien mahdllisuudet tarjta... 6 Hankinnista viestiminen tarjajille... 6 Puitespimusten hyödyntäminen... 6 Kilpailuttaminen... 7 Markkinavurpuhelu ja markkinakartitukset... 7 Tietpyyntö & tekninen vurpuhelu... 7 Hankintamenettelyn valinta ja määrittely... 7 Esimerkkejä hankintamenettelyjen kuvauksista... 8 Tarjuspyyntö... 11 Tarjuspyynnön sisältö... 11 Sveltuvuusvaatimukset ja pissulkuperusteet (khdistuvat tarjajaan)... 12 Paklliset vaatimukset ja hinta-laatusuhteen vertailuperusteet (khdistuvat tutteeseen/palveluun).. 12 Tarjusten jättäminen... 13 Hankintailmitus... 13 Surahankinta ja sen perusteet... 14 Tarjusten käsittely... 15 Esimerkkejä täsmentämisestä:... 15 Tarjajan ja tarjusten pissulkeminen... 15 Tarjusten vertailu... 16 Hankintapäätös ja muutksenhaku... 16 Hankintapäätöksen muistilista... 16 Muutksenhaku... 17 Hankinnan keskeyttäminen... 17 Spimus... 18 Reklamaatit... 18 Hankinta-asiakirjjen julkisuus... 19 Hankinta-asiakirjjen taltiinti... 19 Hankintjen valvnta... 19 Dkumentit, linkit ja lisätiedt... 19 Cludia Kilpailutus palvelu... 20 Liitteet... 20 Liite 1: Hankintapäätösten hyväksymisvaltuudet... 21 Liite 2: EU-hankinnissa muistettavaa... 22 Liite 3: Sanast... 27 2
Kymmenen tärkeää asiaa 1. Hankintja kskevat periaatteet: Hankintja kskevat hankintalain lisäksi avimuuden, tasapulisuuden, syrjimättömyyden, suhteellisuuden ja hyvän hallinnn periaatteet. 2. Hankintjen n ltava suunnitelmallisia ja ne n tteutettava tarkituksenmukaisina kknaisuuksina: Pidä tavitteenasi saada tarkituksenmukainen ja laadukas tute (tai palvelu) kustannustehkkaaseen hintaan. Varmista, että käytössäsi n tarvittavat määrärahat ja että hankintatarve n kartitettu kk kunnan taslla. 3. Hyvä hankintatimi ja saaminen hankinnissa: Hankintatimi n pyrittävä järjestämään siten, että hankintja vidaan tteuttaa mahdllisimman taludellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti lemassa levat kilpailulsuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö ja ssiaaliset näkökhdat humin ttaen. Humii, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapulisesti muiden tarjajien kanssa sallistumaan tarjuskilpailuihin. Hyvässä tarjuspyynnössä yhdistyvät sekä substanssi- että hankintasaaminen. Tarjuspyynnön suunnitteluun n usein tarpeellista saada myös tarjajien ja lppukäyttäjien näkemyksiä. 4. Puitejärjestelyt: Selvitä nk kunnassa j lemassa yhteishankintaspimus tai spimus, jsta vit tilata tarvitsemasi tutteen/palvelun ja harkitse nk tämä paras ratkaisu vai kilpailutatk tutteen/palvelun erikseen. Spimukset löytyvät Dynastystä tai niitä vi tiedustella timialajhtajilta tai cntrllerilta. 5. Kilpailuttaminen & surahankintaperusteet: Pääsääntönä n, että hankinnat n kilpailutettava. Hankintailmituksessa tai tarjuspyynnössä tulee kuvata hankinnassa käytettävä hankintamenettely. Tarjuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja laatia siten, että saadaan vertailukelpisia tarjuksia. Tarjajalle vidaan asettaa sveltuvuusvaatimuksia. Kknaistaludellisen edullisuuden peruste (hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras) ja vertailuperusteet n ilmitettava. Hankinnasta n julkaistava hankintailmitus Hilma-ilmituskanavassa. Tarjukset n pyydettävä määräaikaan mennessä. Hankinta vidaan tteuttaa surahankintana vain, js hankintaan sveltuu jku hankintalain surahankintaperusteista. Surahankintaperusteita ei le määritelty kansallisille hankinnille erikseen vaan EU-hankintjen surahankintaperusteet pätevät myös kansallisissa hankinnissa. Surahankinnasta vidaan tehdä vapaaehtinen surahankintailmitus Hilmaan, jllin hankintaspimus vidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmituksen julkaisemisesta. Js ilmitusta ei le tehty, valitusaika n 6 kk hankintaspimuksen tekemisestä. 6. Tarjusten käsittely: Tarjukset käsitellään nudattaen tarjajien tasapulisen ja syrjimättömän khtelun periaatteita. Tarkista tarjajien kelpisuus ja vertaile tarjukset siten kuin tarjuspyynnössä let kuvannut. Hankintayksikkö vi pyytää tarjajia timittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietja ja asiakirjja. Kyseessä ei kuitenkaan saa lla tinkimiskierrs. Tarjuspyyntöä vastaamattmat tarjukset n suljettava pis tarjuskilpailusta. Pakllisia ja harkinnanvaraisia pissulkuperusteita vidaan käyttää. Tarjuksista n valittava kknaistaludellisesti edullisin käyttäen vain tarjuspyynnössä ilmitettuja vertailuperusteita. 7. Hankintapäätös ja muutksenhaku: Hankinnasta n tehtävä kirjallinen hankintapäätös, jka n perusteltava ja annettava tiedksi kaikille tarjuksen jättäneille. Hankintapäätökseen tulee liittää valitussitus markkinaikeuteen ja ikaisuhje. Hankintaikaisu vidaan tehdä, vaikka spimus lisi tehty. 8. Hankintaspimus: Spimukseen kirjataan kaikki hankinnan edellyttämät tiedt. Spimuksessa kannattaa hyödyntää vakispimusehtja (Yleiset spimusehdt JYSE 2014: tavarat ja palvelut, JIT 2015: ICT hankinnat, YSE 1998: rakennusurakkaspimukset, KSE 2013: knsulttispimukset, KE 2008: kne- ja kuljetuspalvelut). 9. Hankintjen julkisuus: Tarjuspyyntö ja hankintapäätös tulevat julkisiksi j asiakirjan allekirjittamisen jälkeen. Tarjukset ja muut hankintaa kskevat asiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa kskeva spimus n tehty lukuun ttamatta tarjajan liike- ja ammattisalaisuuksia kskevia tietja. Asiakirjjen julkisuus n pääsääntö ja salaaminen pikkeus. Kknaishintaa kskeva tiet n aina annettava. 10. Hankintjen valvnta. Spimusta n valvttava eli hulehdittava spimuksessa määriteltyjen ehtjen täyttymisestä. Spimuksen valvntaan kuuluu mm. laskujen ikeellisuuden varmistaminen, svittujen määräaikjen tarkistaminen, laadun varmistaminen, pikkeaminen kirjaaminen, reklamaatiiden tekeminen ja spimuksen uusiminen. 3
Yleistä hankintalain alaisista hankinnista Tämä hankintahje timii käsikirjana kunnassa tehtäviin hankintihin. Tämä hje käsittelee kansallisen kynnysarvn kkisia hankintja, pienhankinnille n ma hjeensa. EU-kynnysarvn ylittäviin hankintihin n vinkkejä liitteessä 2. Nämä kaikki hjeet löytyvät kunnan intranetistä sekä kunnan www-sivuilta. Tärkeintä n pitää mielessä avimuuden, tasapulisuuden, syrjimättömyyden ja suhteellisuuden periaatteet. Kunnan hankintja säätelee laki julkisista hankinnista ja käyttöikeusspimuksista 1397/2016. Kansallisten kynnysarvjen 1 kkisten hankintjen keskeisin er pienhankintihin nähden n se, että tarjuskilpailusta tulee julkaista hankintailmitus Hilmassa, www.hankintailmitus.fi. Tinen keskeinen er n valitusikeusmahdllisuus markkinaikeuteen. Hankintja kskevat periaatteet Kansallisia hankintja tehtäessä tulee ttaa humin hankintalaissa mainitut julkisia hankintja kskevat tavitteet ja periaatteet. Avimuus Tasapulisuus Syrjimättömyys Suhteellisuus Avimuudella tarkitetaan, että hankinnan alittamisesta ja tehdystä hankintapäätöksestä tiedtetaan riittävän laajasti esim. julkaisemalla hankintaa kskeva hankintailmitus ja antamalla hankintapäätös perusteluineen tiedksi asiansaisille. Avimuus tarkittaa myös, että kaikki keskeiset hankintaa kskevat vaatimukset ja spimusehdt kerrtaan avimesti kaikille hankinta-asiakirjissa. Tarjuspyyntöä tai muita hankinta-asiakirjja ei saa laatia siten, että hankinnan khteen määrittely asettaa tarjajat epätasa-arviseen asemaan. Tarjajien ja tarjusten arviinnissa tasapulisuusvaatimus edellyttää, että asetetut vaatimukset kskevat samalla tavin kaikkia tarjajia. Tisiinsa rinnastettavia tapauksia ei saa khdella eri tavin eikä erilaisia tilanteita khdella samalla tavin, ellei tällainen khtelu le bjektiivisesti perusteltua. Ehdkkaita ja tarjajia n khdeltava julkisissa hankinnissa samalla tavalla riippumatta sellaisista tekijöistä, jtka eivät liity hankinnan tteuttamiseen. Tällaisia tekijöitä vat erityisesti ehdkkaiden tai tarjajien kansallisuus taikka sijittautuminen jhnkin jäsenvaltin tai alueelle. Syrjimätön khtelu edellyttää siten myös, että eri paikkakunnilta levia ehdkkaita tai tarjajia khdellaan samalla tavin kuin esimerkiksi man kunnan yrityksiä. Suhteellisuuden periaate tarkittaa, että hankintayksikön n khdeltava tarjajia suhteellisuuden vaatimukset humin ttaen ja että hankintaa kskevien vaatimusten tai ehdkkaalta tai tarjajalta edellytettävien timien tai selvitysten tulee lla ikeassa suhteessa hankinnan kkn ja lunteeseen nähden. Kansalliset ja EU-kynnysarvt Hankinnan arv määrittelee, miten kukin hankinta tulee kilpailuttaa. Hankintakategriissa eritellään tavara- ja palveluhankinnat, rakennusurakat ja suunnittelukilpailut. Hankintjen kansalliset ja EUkynnysarvt määritellään hankintalaissa, jnka mukaan hankinnat tteutetaan jk pien-, kansallisina tai EU-hankintina. EU-kynnysarvt vat vimassa 1.1.2018 alkaen. Kansalliset kynnysarvt vat vimassa 1.1.2017 alkaen. Vunna 2018 kynnysarvt vat seuraavat 2 : Hankintjen jattelu Kansalliset kynnysarvt EU-kynnysarvt Tavara- ja palvelu- hankinnat Suunnittelukilpailut 60.000 eura 221.000 eura paikallishallint eli kuntien hankkijat 1 Js haluat tutustua myös hankintalaista kansallisia hankintja kskeviin säädöksiin, lue hankintalain I ja IV sa sekä III san 99-106 pykälät 2 Laki julkisista hankinnista ja käyttöikeusspimuksista 1397/2016 4
Rakennusurakat 150.000 eura 5.548.000 eura Erityiset kansalliset kynnysarvt Ssiaali- ja terveyspalveluille sekä muille erityisille palveluhankinnille n määritelty mat erityiset kansalliset kynnysarvnsa, mutta ei erillisiä EU-kynnysarvja. Näiden palvelujen kansalliset kynnysarvt ylittävissä hankinnissa nudatetaan sin EU-hankintja kskevia menettelysääntöjä ja sin juuri SOTE- ja muille erityisille palveluhankinnille säädettyjä menettelysääntöjä. Hankintjen jattelu Muut erityiset palveluhankinnat (Hankintalain liitteessä E määritellyt palvelut) Terveydenhit- ja ssiaalipalvelut (Liite E) Käyttöikeusspimukset Kansalliset kynnysarvt ilman arvnlisävera 300.000 eura 400.000 eura 500.000 eura Suunnitelmallisuus ja tarkituksenmukainen kknaisuus Hankintjen perusedellytys n, että n lemassa tavaran tai palvelun tarve ja että hankintaan n lemassa määrärahat. Hankintasuunnitelmien avulla n mahdllista saada selville kaikki yksittäiset samaa tuteryhmää kskevat vuden aikana tistuvat hankinnat. Niitä kannattaa pyrkiä yhdistämään tarkituksenmukaisiksi kknaisuuksiksi päällekkäisen työn vähentämiseksi. Kska kunta (ei sast/yksikkö) n yksi hankintayksikkö, tulee hankintja tarkastella kunnan laajuisen kknaisuutena (vaikka kustannukset jakautuisivat usealla kustannuspaikalle). Tämän vuksi hankintaa tteuttaessa tulee timialajhtajalta varmistaa, tuleek kk rganisaatin tarpeet kartittaa ja tteuttaa kilpailutus kk kunnalle prsessikustannusten ja riskien minimimiseksi. Timialjen tulee vuden alussa arviida yhteisten hankintjen tarve. Ennakidun arvn laskeminen Selvitä aina heti hankinnan suunnittelua alittaessasi hankinnan arv. Näin saat selville, nk kyse pienhankinnasta, kansallisesta hankinnasta vai EU-hankinnasta ja saat suunnitella hankinnan ikein. Hankinnan ennakitua arva laskiessasi laske spimusvudet sekä mahdlliset ptivudet. Hankintja ei tule pilkka eriin tai laskea hankinnan arva pikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten kiertämiseksi. Nyrkkisääntönä vidaan pitää krkeintaan neljän vuden spimuksia. Esimerkkejä hankinnan arvn laskemisesta: Esimerkki 1: Kunta tekee vusispimuksen timittajan Y kanssa tavaran Z hankinnasta. Kunta tekee vusispimuksen saman timittajan kanssa samasta tavarasta myös klmena seuraavana vunna. Jkaisena vunna hankinnan arv n 19 000 eura (alv 0 %). Neljän vuden yhteenlaskettu arv ylittää kansallisen kynnysarvn. Tällainen peräkkäisten lyhyiden spimusten tekeminen saman timittajan kanssa ei le ikein. Esimerkki 2: Kunta kilpailuttaa siivuspalvelut viiteen eri kiinteistöön siten, että jkainen kiinteistö n ma sakknaisuutensa. Viidennessä sakknaisuudessa n ptina kaksi muuta kiinteistöä. Spimuskausi tulee lemaan klme vutta + pti klme vutta. Arvi sakknaisuuksien vusittaisesta arvsta (alv 0 %) n seuraava: Osat 1-4: jkainen 5 000 eura eli yhteensä 20 000 eura Osa 5: varsinainen kiinteistö 10 000 eura + ptikiinteistöt yhteensä 20 000 eura Näin llen hankinnan vusittainen arv n 50 000 eura. Hankinnan ennakitu arv n tällöin 300 000 eura (3 x 50 000 + 3 x 50 000) eli hankinta ylittää EU-kynnysarvn. Tisin sanen kaikkien sakknaisuuksien arvt tulee laskea yhteen siten, että myös ptit humiidaan. Tärkeimmät hankintja kskevat vuden 2017 hankintalain aiheuttamat muutkset Hankintailmituksessa tai tarjuspyynnössä tulee kuvata hankinnassa käytettävä hankintamenettely. Kansallisissa hankinnissa menettelytavan saa valita itse. Hankintamenettelyn tiednvaiht vidaan tehdä sähköisiä välineitä käyttäen. Tarjuksista n valittava kknaistaludellisesti edullisin (hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras). Kknaistaludellisesti edullisin ei aina le hankintahinnaltaan halvin. 5
PÄIVITETTY LUONNOS 2.1.2018 Tarjajaa tai ehdkasta vidaan pyytää määräajassa timittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietja ja asiakirjja. Surahankintaperusteet kansallisissa hankinnissa vat samat kuin EU-hankintjen surahankintaperusteet (HankL 40-41 ). Surahankinnasta n mahdllisuus tehdä vapaaehtinen surahankintailmitus, jllin hankintaspimus vidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmituksen julkaisemisesta. Js ilmitusta ei le tehty, valitusaika n 6 kk hankintaspimuksen tekemisestä. Hankintayksikkö vi itse humata tarvetta ikaista hankintansa, esim. vertailussa n tapahtunut virhe ja hankintayksikkö haluaa krjata sen. Hankintayksikkö vi tehdä tällaisen hankintaikaisun 90 päivän kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä. Valvntaviranmainen (Kilpailu- ja kuluttajavirast) valv hankintalain nudattamista ja se vi puuttua laittmiin surahankintihin kieltämällä niiden täytäntöönpann, js spimusta ei le tehty. Pk-yrittäjien mahdllisuudet tarjta Humii pk-sektrin sallistumismahdllisuus kilpailutuksiin. Harkitse suurten kknaisuuksien sittamista niin, ettei tarjajan tarvitse tarjta kk tarjuspyynnössä kuvattua hankintakknaisuutta vaan satarjus tietystä tutteesta tai palvelusta n mahdllinen puitespimusjärjestelyjä. Tällöin spimuskumppaneiksi tetaan esimerkiksi viisi yritystä, jilta tilaukset tehdään ennalta svitun mallin mukaisesti. tiukkjen sveltuvuusvaatimusten tarkituksenmukaisuutta. Älä laita pakllisiksi sellaisia ehtja, jtka vain suuryritykset vivat täyttää. Esimerkiksi liikevaihdn tulee lla suhteessa hankinnan arvn. Hankinnista viestiminen tarjajille Tarjajien kanssa kannattaa lla aktiivisesti tekemisissä. Kilpailutusajankhdan ulkpulella yritytyksille vidaan esimerkiksi pitää hankintailtja. Etenkin suurista kilpailuksista kannattaa kerta ajissa, jtta yrittäjät vivat valmistautua tarjuksen tekn tai mahdllisesti tarjta kknaisuutta yhdessä jk ryhmittymänä tai tistensa alihankkijina. Paikallisille yrityksille myös hankintalain alittavat kilpailutukset vat usein humattavan kkisia, jten niistäkin kannattaa viestiä aktiivisesti. Vuden 2018 aikana piltidaan mallia, jssa kunkin yksikön kilpailutettavat hankinnat esitellään lautakunnalle vusisuunnitelmassa. Vusisuunnitelma mahdllistaa kilpailutuksen ikean aikatauluttamisen ja resurssinnin sekä mahdllistaa kilpailutuksen ennakinnin. Vusisuunnitelmaan phjautuvaa hankintakalenteria aletaan julkaista kunnan nettisivuilla. Puitespimusten hyödyntäminen Puitejärjestelyillä jä yhteishankinnilla kunta vi tarkituksenmukaisissa hankinnissa säästää kilpailutukseen kuluvaa aikaa ja vaivaa. Puitespimukset spivat erityisesti ns. bulkki tutteille, jita usein käyttävät useat timialat. Kittilän kunnan puitespimuksia vi tiedustella timialajhtajilta, lisäksi ne löytyvät kunnan asiakirjahallinnsta Dynastystä tai niitä vi tiedustella cntrllerilta. Kunnan itse tekemät puitespimukset Puitejärjestelyllä vidaan kerralla kilpailuttaa spimuskumppanit muutamaksi vudeksi. Timintatapa säästää myös ikaisuvaatimusten dttamiseen käytettyä aikaa kska valitusmahdllisuus n vain kilpailutuksen yhteydessä eikä jkaisen tilauksen khdalla. Yhteishankintjen puitespimukset Kunta vi lla mukana KL-Kuntahankintjen, sairaanhitpiirin tai muussa yhteishankintaspimuksessa. Humii nk puitejärjestely sitva, jllin sitä n käytettävä spimusaikana. Situtumisajan lppuessa kannattaa arviida, nk puitespimus jatkssakin paras vaihteht, vai tulisik hankinta kilpailuttaa itse. Tilaamisvaihe Tilaukset tehdään puitespimusten ehtjen phjalta. Puitespimuksessa vi lla esim. timittajalista, jlta vi tilata tarvitsemiaan määriä puitespimuksessa määritetyin hinnin. Mikäli timittajalista n vittajajärjestyksessä, tutteen/palvelun timimmasta tiedusteltava ensin ykköseltä, sitten kakkselta jne. 6
Kilpailuttaminen Markkinavurpuhelu ja markkinakartitukset Kunnan kannattaa systemaattisesti seurata markkinita ja viestiä yritysten kanssa tulevista tarpeistaan. Markkinakartituksia vi tteuttaa mm. Etsimällä internetistä tieta eri yrityksistä ja niiden tarjnnasta sekä erilaisia tilast- ja vertailutietja Tutustumalla alueen yrityksiin. Kittilässä käytössä n Kideve Elinkeinpalveluiden ylläpitämä palveluhakemist kunnan alueella timivista yrityksistä, www.kideve.fi Käymällä messuilla ja tiedtustilaisuuksissa Keskustelemalla yritysten edustajien kanssa sekä tutustumalla timialajärjestöihin, kauppakamareihin ja vastaaviin Lukemalla ammattilehtiä ja alan muita julkaisuja Kysymällä tieta kllegilta, tutuilta ja muilta hankintayksiköiltä Lähettämällä tietpyyntökyselyitä tiedssa leville ptentiaalisille tarjajille Käymällä teknisiä vurpuheluita tarjajien kanssa Tietpyyntö & tekninen vurpuhelu Tietpyynnön tarkituksena n kartittaa markkinilla timivia yrityksiä, tutteita/palveluita, hintatasa ja mahdllista halukkuutta sallistua kilpailutukseen. Tietpyynnön tuttamalla tiedlla pyritään varmistamaan, että varsinaisella tarjuspyyntökierrksella saadaan mahdllisimman selkeät ja vertailukelpiset tarjukset. Tietpyyntö kannattaa lähettää mahdllisimman mnelle ptentiaaliselle tarjajalle, jtta varmistetaan tulevien tarjajien tasapulinen khtelu. Tietpyyntö vidaan siitä syystä julkaista www.hankintailmitukset.fi ilmituskanavassa (HILMA). Tietpyynnössä tulee selvästi tuda esille se, että kyse n alustavasta kyselystä, muttei vielä tarjuspyynnöstä. Tietpyynnön vastaukset eivät sid timittajia eikä hankintayksikkö vi käyttää hyväksi vastauksissa saamiaan tietja lpullisen tarjuskilpailun vertailussa, elleivät kyseiset tiedt ilmene myös tarjuksesta. Tietpyyntö ei myöskään velvita jatkamaan varsinaiseen tarjuskilpailuun. Varsinaista tarjuspyyntöä ei tule käyttää markkiniden kartittamiseen. Markkinakartituksessa tai tietpyynnössä vi pyytää seuraavantyyppisiä tietja: Timialaa ja liiketimintaympäristöä kskevat yleiset tiedt (timialan timittajien kannattavuus, hinnittelumekanismit, alan yleiset timintakäytännöt ja timintalgiikka, timialan tulevat muutkset ja kehitysnäkymät, yritysten julkissektrin tuntemus ja sallistuminen julkisiin kilpailutuksiin) Timittajamarkkinita kskevat tiedt (timittajien lukumäärä, kilpailutilanne ja -keint, markkiniden alueellisuus ja niiden ert, näköpiirissä levat muutkset jne.) Timittajayrityksiä kskevat tiedt (henkilöstön määrä, liikevaiht, rganisaatirakenne, yrityksen ikä, timittajan timiala sekä asema ja markkinasuus siinä, taludellinen tilanne, kannattavuus, saaminen, tulevaisuuden suunnitelmat, yhteistyön edellytykset) Tiettyjä tutteita tai palveluja kskevat tiedt (tutteen/palvelun sveltuvuus hankintayksikölle, lisäpalvelujen saatavuus, hankintayksikön spimuksen hukuttelevuus, yritysten saaminen sekä yrityksen panstus tutekehitykseen) Hankintayksiköillä n mahdllisuus myös käydä ns. teknistä vurpuhelua timittajien kanssa ennen lpullisen tarjuspyynnön lähettämistä. Tällä tarkitetaan esim. timittajatapaamisia ja tarjuspyyntölunnksen lähettämistä luettavaksi ja kmmentitavaksi mahdllisimman mnelle tarjajaehdkkaalle. Tarjuspyyntöä täydennetään tarjajilta saatujen kmmenttien perusteella. Tässäkin vaiheessa n hulehdittava tarjajien tasapulisesta khtelusta. Hankintamenettelyn valinta ja määrittely Pääsääntönä n, että hankinnat n kilpailutettava. Kilpailutus tehdään kyseiseen hankintaan spivimmalla hankintamenettelyllä. Kansallisissa hankinnissa hankintayksiköllä n laaja harkintavalta sen suhteen, minkälaista menettelyä 7
se haluaa käyttää hankinnan kilpailuttamisessa, ts. näissä kilpailutuksissa menettelyn vi luda itse. Mallina vi käyttää EU-kilpailutusten hankintamenettelyjä, jita n kuvattu alla. Tavitteena n pitää kansalliset hankintamenettelyt justavina, jtta sallistuminen n tarjajille helppa. Kuvaa käyttämäsi hankintamenettely lyhyesti hankintailmituksessa, jtta timittajat pystyvät sen perusteella ennakimaan käytetyn hankintamenettelyn lunnetta ja kulkua sekä tietävät man rlinsa menettelyssä. Kuvauksessa n hyvä mainita esimerkiksi, sisältääkö menettely tarjajien määrän rajittamista tai neuvttelukierrksia, missä vaiheessa tarjajan dtetaan timittavan dkumentteja tai tarjus hankintayksikölle ja minkälaisia vaatimuksia menettelyyn yleisesti liittyy. Esimerkkejä hankintamenettelyjen kuvauksista Avin menettely Avin menettely n hankintamenettely, jssa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmituksen ja asettaa saataville tarjuspyynnön ja jssa kaikki halukkaat timittajat vivat tehdä tarjuksen. Avimessa menettelyssä tarjuspyyntö vidaan lähettää hankintailmituksen julkaisemisen jälkeen myös suraan sellaisille timittajille, jilta halutaan tarjus. Tasapulinen khtelu edellyttää, että kaikki tarjajat saavat saman infrmaatin hankkeesta. Timittaja n valittava tarjuksen jättäneiden juksta. Anna timittajille khtuullinen vastausaika tarjuspyyntöön ja muista jättää aikaa kysymysvastauskierrkselle. Rajitettu menettely Rajitettu menettely n hankintamenettely, jssa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmituksen ja jhn kaikki halukkaat timittajat vivat pyytää saada sallistua. Osallistumishakemuksen jättäneiden ehdkkaiden juksta valitaan ne, jille lähetetään tarjuspyyntö. Ainastaan hankintayksikön valitsemat ehdkkaat vivat tehdä tarjuksen. Osallistujien määrän rajittamiseen käytetään hankintailmituksessa ilmitettuja sveltuvuusvaatimuksia ja arviintiperusteita. 8
Hankintayksikkö vi määrittää hankintailmituksessa, kuinka mnta tarjajaa kutsutaan sallistumaan menettelyyn. Ilmitettu määrä n kutsuttava, jllei sveliaita ehdkkaita le vähemmän. Tarjuspyyntö vidaan timittaa vasta tarjajien valitsemisen jälkeen. Neuvttelumenettely Neuvttelumenettelyssä hankintailmituksessa, tarjuspyynnössä tai neuvttelukutsussa hankintayksikkö esittää kuvauksen tarpeistaan, sveltumisvaatimuksista ja tutteelta/palvelulta vaadittavista minaisuuksista sekä ilmittaa kknaistaludellisen edullisuuden perusteet. Hankintayksikkö vi määrittää, kuinka mnta tarjajaa kutsutaan sallistumaan menettelyyn. Ilmitettu määrä n kutsuttava, jllei sveliaita ehdkkaita le vähemmän. Hankintayksikkö pyytää alustavat tarjukset, jiden phjalta neuvtellaan, ja se vi pyytää neuvttelujen aikana neuvttelujen perusteella mukautettuja tarjuksia. Hankintayksikkö vi myös muuttaa tarjuspyyntöä tai neuvttelukutsua neuvttelujen kuluessa. Vähimmäisvaatimuksista ja kknaistaludellisen edullisuuden perusteista ei saa neuvtella. Neuvttelut vivat tapahtua vaiheittain siten, että mukana levien tarjusten määrää vähennetään sveltamalla hankintailmituksessa, tarjuspyynnössä tai neuvttelukutsussa ilmitettuja kknaistaludellisen edullisuuden perusteita ja vertailuperusteita. Vaiheittaisuudesta n ilmitettava j alun perin, mikäli sitä haluaa käyttää. Hankintayksikkö ilmittaa kirjallisesti tarjajille kaikista hankintailmituksen, tarjuspyynnön tai neuvttelukutsun sisältöä kskevista muutksista. Neuvttelujen päättymisestä ilmitetetaan tarjajille. Lpullinen tarjuspyyntö lähetetetään tarjajille ja tarjusten jätölle asetetaan määräaika. Lpullisista tarjuksista ei saa neuvtella. Neuvtteluista n pidettävä pöytäkirjaa. 9
Neuvttelumenettelyyn siirtyminen Vit tarvittaessa siirtyä neuvttelumenettelyyn, mikäli alittamallasi avimella tai rajitetulla menettelyllä let saanut vain tarjuksia, jtka eivät vastaa tarjuspyyntöä tai js tarjuksia ei vida hyväksyä hankintalaissa määrätyin perustein. Kilpailullinen neuvttelumenettely Kilpailullisen neuvttelumenettelyn perusideana n löytää hankintayksikölle sveltuva ratkaisumalli, jka parhaiten täyttää sen tarpeet. Kilpailullisen neuvttelumenettelyn kulku n hieman erilainen kuin aiemmin kuvattu neuvttelumenettely, sillä sitä käytetään eri tilanteessa. Käytännöllisintä kilpailullisessa neuvttelumenettelyssä n julkaista hankintailmituksen kanssa hankekuvaus, jhn tutustumalla tarjajat arviivat kiinnstuneisuutensa jättää sallistumishakemuksensa. Hankintayksikkö määrittää hankintailmituksessa tai hankekuvauksessa alustavan aikataulun sekä asettaa hinta-laatusuhteen vertailuperusteet. Neuvttelukutsun mukana lähetetään hankekuvaus ja alustava tarjuspyyntö. Neuvtteluja käydään kilpailullisessa neuvttelumenettelyssä eri ratkaisuvaihtehdista. Hankintayksikkö jatkaa neuvtteluja siihen saakka, kun se n valinnut ne ratkaisumallit, jilla kyetään täyttämään sen määrittelemät tarpeet. Neuvttelujen päättymisestä ilmitetaan tarjajille. 10
Hankintayksikkö pyytää tarjajilta neuvtteluissa esitettyihin ja määriteltyihin ratkaisuihin perustuvat lpulliset tarjukset. Tarjuksen n ltava lpullisessa tarjuspyynnössä määriteltyjen vaatimusten mukainen ja siihen n sisällytettävä kaikki hankinnan tteuttamiseksi pyydetyt ja tarpeelliset sat. Tarjuksia vidaan hankintayksikön pyynnöstä täsmentää ja selkeyttää, kunhan se ei jhda tarjusten tai hankinnan lennaisten sien muuttumiseen tai uhkaa syrjiä tarjajia taikka vääristää kilpailua. Hankintayksikön pyynnöstä vidaan tarjusvertailun jälkeen vielä neuvtella parhaan tarjajan kanssa tarjukseen liittyvien rahitussitumusten tai muiden tarjuksessa levien ehtjen viimeistelemiseksi, js se ei jhda tarjuksen tai hankinnan lennaisten sien muuttumiseen tai uhkaa syrjiä timittajia taikka vääristää kilpailua. Myös muita hankintamenettelyjä n lemassa, sekä uusia tteutustapja hankintamenettelyihin, kts. liite 2. Samin hankintjen neuvntayksikön sivuilta, www.hankinnat.fi, n kerrttu eri hankintamenettelyistä. Tarjuspyyntö Hankintalaki ei määrittele kansallisissa hankinnissa tarjuspyynnön tarkkja sisältövaatimuksia. Tarjuspyynnössä tarjajia pyydetään selvittämään kaikki ne tiedt, jilla n merkitystä hankinnassa ja jiden perusteella vidaan saada vertailukelpisia tarjuksia. Tarjuspyyntö n tehtävä kirjallisesti. Yksinkertaiset tarjuspyynnöt vat parhaita. Varsinkin PK-yrityksillä n rajalliset resurssit tarjusten tekn. Kiinnitä humita siihen, että pienissä hankinnissa tarjajille tulisi mennä vain vähän aikaa tarjuksen tekn. Tisaalta taas suuremmissa hankinnissa tarjajan tulee lla valmis tekemään töitä tarjuksen eteen, se peilaa myös valmiutta timia kunnalle hyvänä ptentiaalisena spimuskumppanina. Luetuta tarjuspyyntö ennen julkaisua jllakulla ulkpulisella. Hyvä tarjuspyyntö n sellainen, että kaikki lukijat ymmärtävät sen samalla tavalla. Erityishumita kannattaa kiinnittää hankintihin, jtka menevät lautakunnan päätettäväksi. Hankintaan vidaan vaikuttaa vain tarjuspyynnön ja sen kriteerien lumisvaiheessa. Tarjusten saamisen jälkeen vittaja n valittava ilmituksen mukaisella menettelyllä. Hankinnissa lautakuntien kannattaa harkita päätöksenten delegimista yksikön jhtajalle, jtta lpputulemasta vidaan viestiä viivytyksettä. Tällä turvataan tarjajien mielenkiint sallistua kilpailutuksiin. Tarjuspyynnön sisältö Hulehdi, että tarjuspyynnössä lukee: Hankintayksikön nimi, yhteystiedt sekä yhteyshenkilön tiedt Hankintamenettelyn kuvaus Hankinnan khteen määrittely ja tavaraa, palvelua tai urakkaa kskevat tekniset, laatu- ja muut vaatimukset riittävän yksityiskhtaisesti sekä tiedt hankittavista määristä ja yksiköistä, tarvittaessa erillisellä liitteellä Tiedt, miten hinta tulee ilmittaa Tarjajien sveltuvuutta kskevat vaatimukset ja käytettävät pissulkuperusteet ja niitä kskevat selvitykset. Tarjajalta kannattaa pyytää vakuutus sveltuvuusvaatimusten täyttämisestä Kknaistaludellisen edullisuuden peruste: halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai hintalaatusuhteeltaan paras; Mahdlliset vertailuperusteet ja niitä kskevat selvitykset Tarvittavat timitusaikaa, timitusehta, maksuehta sekä laskujen käsittelyä kskevat tiedt Tarjusten muta kskevat tiedt Spimusehtja kskevat tiedt, spimuslunns tai vakispimusehdt Ohjeistus miten tarjaja vi kysyä kirjallisia kysymyksiä tarjusaikana, mihin mennessä ne tulee lähettää (päivämäärä ja kellnaika) ja millin ja miten kysymyksiin vastataan. Tarjusten jättöaika (päivämäärä ja kellnaika) Tarjusten timitussite Tarjusten vimassalaika Muut tiedt, jilla vi lla merkitystä hankinnassa 11
Sveltuvuusvaatimukset ja pissulkuperusteet (khdistuvat tarjajaan) Tarjajalle vidaan tarvittaessa asettaa sveltuvuusvaatimuksia, jtka vivat kskea ehdkkaan tai tarjajan rekisteröitymistä taludellista tilannetta (kuten esimerkiksi tarjajan luttlukitusta tai liikevaihta) teknistä surituskykyä ja ammatillista pätevyyttä kskevia vaatimuksia (kuten kkemusta aiemmista vastaavista hankinnista) Sveltuvuusvaatimuksilla hankintayksikkö pyrkii varmistumaan tavarantimittajan, palveluntuttajan tai urakitsijan kyvystä tteuttaa hankinta. Sveltuvuusvaatimusten tulee lla ikeassa suhteessa hankinnan khteeseen. Tarjajilta ei saa esimerkiksi vaatia liian suurta liikevaihta suhteessa hankinnan kkn. Kansallisissa hankinnissa asiaa ei le säädelty, mutta EU-hankinnissa ehdkkailta ja tarjajilta vaadittava vutuinen vähimmäisliikevaiht saa lla enintään kaksi kertaa hankintaspimuksen ennakidun arvn suuruinen. Vähimmäisliikevaihta kskeva vaatimus vi lla krkeampi vain perustellusta syystä. Js hankinta n jaettu siin, vähimmäisliikevaihdlle vi asettaa vaatimuksia kuhunkin saan. Hankintayksikkö vi kuitenkin asettaa vähimmäisliikevaihta kskevan vaatimuksen sien ryhmälle tapauksissa, jissa saman tarjajan kanssa tehdään hankintaspimus useista samanaikaisesti tteutettavista sista. Kansallisissa hankinnissa n tyypillistä, että myös pienemmät ja uudet yrittäjät vat usein tarjajina. Tämän vuksi tulee humiida, että tarjajille asetettavat vaateet eivät sulje heitä pis tarjuskilpailusta. Vähimmäisliikevaihtakin kskevan vaatimuksen vi jättää kansallisissa hankinnissa kknaan pis, tai enintään käyttää yllä mainittua vaadetta: liikevaihtvaade n kaksi kertaa hankintaspimuksen ennakidun arvn suuruinen. Perustellusta syystä liikevaihtvaateen vi pikkeuksellisesti asettaa krkeammaksikin, mutta perusteluiden tulee lla hyvät ja ne n hyvä kirjittaa auki j tarjuspyyntöön. Sveltuvuusvaatimukset n ilmitettava hankintailmituksessa tai tarjuspyynnössä. Sveltuvuusvaatimukset kannattaa suunnitella siten, että tarjajat rastittavat tarjusta jättäessään Kyllä tteutuu -rastit hankkijan vaatimien sveltuvuusvaatimusten khdalle. Tarjaja antaa näin rastittamalla vakuutuksen, että täyttää hankintayksikön asettamat sveltuvuutta kskevat vaatimukset. Mikäli tarjajat ja ehdkkaat eivät täytä asetettuja vaatimuksia, n ne suljettava tarjuskilpailun ulkpulelle. Sveltuvuusvaatimuksiin palataan kun vittaja n löytynyt. Vittaneen tarjuksen salta tarkistetaan, että tarjaja varmasti täyttää asetetut sveltuvuusvaatimukset pyytämällä häneltä tarvittavat dkumentit sveltuvuusvaatimusten tdistamiseksi. Kun suunnittelet kansallisissa hankinnissa tarjuspyyntöön sveltuvuusvaatimuksia, ta humin myös niiden tarkistamisen helppus. Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset vat usein riittävät kansallisissa hankinnissa. Tarjajat vivat tdistaa vaatimusten täyttymisen Tilaajavastuu.fi raprtilla tai tdistamalla samat asiat erillisillä dkumenteilla. Samin sivustlta www.ytj.fi löytyy tieta tarjajien kuulumisista eri rekistereihin, mikäli tiet löytyy netistä, hankkija tarkistaa sen sieltä eikä pyydä vittajaa timittamaan k. tieta erillisellä dkumentilla. Paklliset vaatimukset ja hinta-laatusuhteen vertailuperusteet (khdistuvat tutteeseen/palveluun) Hankintailmituksessa n ilmitettava kknaistaludellisen edullisuuden peruste (hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras) ja mahdlliset vertailuperusteet. Pakllisten vaatimusten ja vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan khteeseen ja mahdllistaa tarjusten pulueetn arviinti. Tarjuspyynnön tärkein sa vat hankinnan khteen paklliset vaatimukset sekä vertailukriteerit. Niillä määritellään, mitä halutaan staa. Paklliset vaatimukset määrittävät, millainen stettavan tutteen/palvelun tulee lla. Js minimivaatimukset n määritelty hyvin, vidaan valita hinnaltaan halvin. Pakllisten vaatimusten tulee selkeästi erttua tarjuspyynnössä. Vertailukriteereillä asetetaan tarjuksia hinta-laatusuhteeltaan keskinäiseen paremmuusjärjestykseen. Pakllisten vaatimusten ja vertailuperusteiden n ltava tiedssa kilpailutusvaiheessa eikä niitä vi luda tarjusten saamisvaiheessa. Hankintalaissa ei edellytetä vertailuperusteiden alakriteerien painarvjen ilmittamista kansallisissa hankinnissa, mutta niitä kannattaa kuitenkin käyttää vertailutyön helpttamiseksi. Pakllisten vaatimusten ja vertailuperusteiden suunnitteluun kannattaa varata aikaa. Muista ttaa ideinti ja määrittelyvaiheeseen mukaan tutteen/palvelun saajia. Muistakaa suunnittelussa 12
käyttäjänäkökulma. Alita ensin miettimällä pakllisia vaatimuksia, sillä se määrittää mitä llaan stamassa. Paklliseksi vaatimukseksi laittamalla saa sellaisen tutteen minkä haluaa, mutta samalla tulee lla varvainen, ettei tule määritellyksi ylilaatua ja näin stettua liian kallista. Liian vaativat paklliset vaatimukset vivat myös pudttaa san tarjajien tute-/palveluvalikimasta pis. Hankittavalle tutteelle/palvelulle tulee luda vain siihen khdistuvia, leellisia kriteereitä. Js samaa tutetta tai palvelua n stettu aiemmin, spimusaikaiset kkemukset vat erittäin arvkkaita pakllisten vaatimusten ja laatukriteereiden suunnittelun apuna. Tarjusten jättäminen Esimerkkejä pakllisten vaatimusten ja laatukriteerien suunnittelusta: Esimerkki 1: Kunta haluaa staa pöytiä. Kilpailuttamalla halvimman hinnan ilman tutteelle asetettavia pakllisia vaatimuksia lpputulksena vi lla 100 kappaletta kärpässienen mallisia lastenpöytiä. Asettamalla paklliseksi vaatimuksiksi pöytäkannen kk 120 x 55 cm, Jalkjen määrä 4, Jalkjen krkeus 135 150 cm ja Väri valkinen tai musta saadaan j aivan erinäköinen pöytä. Lisäksi vidaan asettaa laatukriteerejä Säädettävä krkeus. Kyllä = 25 pistettä. Ei = 0 pistettä tai manuaalisesti arviitavia asiita: 10 hengen raadin yhden viikn käyttökkemusarvin mukaisesti annamme pisteitä 0 50. Esimerkki 2: Paikallisten tarjajien vahvuutena n usein palvelun tarjaminen. Humii tämä pakllisten vaatimusten sekä laatukriteerien määrittelyssä eli ta hult, pastus, asennus jne. mukaan tarjuspyyntöön (ja sisällytä vaatimukset hintaan). Vit esimerkiksi vaatia kännyköihin pakllisena vaatimuksessa kunnan timipisteissä tteutettavan SIM-krttien asennuksen, käyttäjien aikataulun mukaan tteutetun käyttöavun ja edellyttää maksutnta timitusta takuuhultn. Tarjukset tulee pyytää jättämään svitussa määräajassa, mutta hankintalaki ei määrittele tarjusajan pituutta. Hankinnan arvn ja lunteen mukaan tulee tarjajille antaa khtuullinen aika tehdä tarjus (esimerkiksi 3-4 viikka). Tarjukset tulee pyytää timittamaan sähköisen kilpailutusratkaisun (Cludian Tarjuspalvelu.fi) kautta. Hankintailmitus Hankintailmitus n julkaistava sitteessa www.hankintailmitukset.fi. Tarjuspyynnön phjalta laaditaan hankintailmitus sähköisesti sumen (tai rutsin) kielellä käyttäen Hilma-ilmituskanavassa julkaistua hankintailmitusphjaa. Sen jälkeen hankintailmituksen vi julkaista myös esimerkiksi hankintayksikön internet-sivuilla. Tarjajat eivät aina humaa avautuneita tarjuskilpailuja. Kun tarjuspyyntö n julkistunut Hilmassa, vi haluamilleen tarjajille laittaa sähköpstilla tiedn, että kilpailutus käynnistynyt ja siihen vi käydä tutustumassa. Kun tarjuspyyntö tehdään Cludia Kilpailutus palvelulla, Hilma-ilmitus hituu palvelun kautta autmaattisesti. Kansallisessa hankintailmituksessa tulee lla vähintään seuraavat tiedt Hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedt; Hankintayksikön lunne; Hankintayksikön hankinnalle antama nimi ja hankinnan kuvaus ja hankinnan sisältöä kskeva(t) CPV- kdi(t); Hintahaarukka tai ennakitu arv ilman arvnlisävera taikka tiet siitä, nk hankinnan ennakitu arv vähintään 25 :ssä tarkitetun kansallisen kynnysarvn suuruinen; Hankintalaji; Hankintamenettelyn kuvaus; Kknaistaludellisen edullisuuden peruste; Tiet siitä, hyväksytäänkö satarjukset tai vaihtehtiset tarjukset; Tiet siitä, varataank hankinta työkeskuksille tai vastaaville timittajille taikka tteutettavaksi työhjelmien yhteydessä; Hankinnan kkn ja laatuun nähden khtuullinen määräaika, jhn mennessä tarjukset tai sallistumishakemukset n viimeistään timitettava hankintayksikölle; 13
PÄIVITETTY LUONNOS 2.1.2018 Js hankinnassa käytetään sveltuvuusvaatimuksia, n hankintailmituksessa ilmitettava vaatimusten asettamisesta ja siitä, mistä tiedt sveltuvuusvaatimuksista n ja niiden tdentamista kskevista asiakirjista n saatavilla; Tiet siitä, rajitetaank ehdkkaiden määrää; Tiet siitä, js hankintailmituksessa mainittuja tietja vidaan täydentää muualta saatavissa levilla tiedilla Surahankinta ja sen perusteet Surahankinta n hankintamenettely, jssa hankintayksikkö päättää, keneltä timittajalta staa tutteen tai palvelun. Suranhankintjen tulee julkisissa hankinnissa lla pikkeus ja niiden käyttämistä tulee ensisijaisesti välttää. Surahankintaperusteita vat Avimessa tai rajitetussa menettelyssä ei saatu lainkaan tarjuksia/sallistumishakemuksia tai sveltuvia; alkuperäisiä tarjuspyynnön ehtja ei lennaisesti muuteta Teknisestä tai yksinikeuden sujaamiseen liittyvästä syystä vain tietty timittaja vi tteuttaa hankinnan eikä järkeviä vaihtehtisia tai krvaavia ratkaisuja eikä hankintaehtja le keintekisesti kavennettu Ainutkertaisen taideteksen tai taiteellisen esityksen luminen tai hankkiminen Ehdttman välttämätön hankinta, määräaikja ei vida nudattaa hankintayksiköstä riippumattmasta, ennalta arvaamattmasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuksi Hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kkeilua, tutekehitystä tai tieteellistä tarkitusta varten eikä kyse massatutannsta Perushyödykemarkkinilta nteeratut ja sieltä hankittavat tavarat Tavarat erityisen edullisesti liiketimintaansa lpettavalta timittajalta, pesänhitajalta tai selvittäjältä maksukyvyttömyysmenettelyssä, akrdissa tms. Palveluhankinta suunnittelukilpailun perusteella suunnittelukilpailun vittajalta Surahankinnat lisätilauksissa: Alkuperäiseltä timittajalta tavarahankinta, js aikaisemman laitteistn sittainen krvaus/laajennus ja yhteenspimattmuuden tai suhteettmien teknisten vaikeuksien takia ei vi vaihtaa timittajaa, uusien spimusten vimassal yhteensä alkuperäisen kanssa max. 3 v. Aiempaa rakennusurakkaa/palvelua kskeva uusinta, js surahankinnasta ilmitettu aiemman hankinnan ilmituksessa ja uuden arv humiitu hankinnan arvssa (pti), max. 3 v. kuluessa alkuperäisen spimuksen tekemisestä. Hankintayksiköstä itsestään jhtuva kiire, tutun timittajan lutettavuus tai timittajan tutteen/palvelun ainutlaatuisuus eivät le lain sallimia surahankintaperusteita. Surahankinnasta vidaan tehdä vapaaehtinen surahankintailmitus ennen spimuksen tekemistä. Hankintaspimus vidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän dtusajan kuluttua surahankintailmituksen julkaisemisesta sitteessa www.hankintailmitukset.fi. Js hankintayksikkö n tehnyt surahankintailmituksen ja surahankinnalle n llut lemassa hankintalain mukainen surahankintaperuste, ei valvntaviranmainen vi pääsääntöisesti puuttua tehtyyn surahankintaan. Js ilmitusta ei le tehty, valitusaika n 6 kk hankintaspimuksen tekemisestä. Kilpailu- ja kuluttajavirast KKV vi tällöin kieltää spimuksen täytäntöönpann, js sitä ei le vielä tehty. Surahankintailmituksen paklliset tiedt: Hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedt Hankintayksikön lunne Hankintayksikön hankinnalle antama nimi ja hankinnan kuvaus Hintahaarukka tai ennakitu arv ilman arvnlisävera taikka tiet siitä, nk hankinnan ennakitu arv vähintään 25 :ssä tarkitetun kansallisen kynnysarvn suuruinen Hankintalaji Spimuskumppanin nimi ja yhteystiedt Perustelut surahankinnalle 14
Tarjusten käsittely Tarjukset käsitellään nudattaen tarjajien tasapulisen ja syrjimättömän khtelun periaatteita ja tarjuspyynnön ehtja. Tarjuksia tetaan vastaan vain sähköisen Cludia Kilpailutus -järjestelmän kautta ja timittajia hjeistetaan jättämään tarjus Tarjuspalvelun/Pienhankintapalvelun kautta. Kilpailutusajan päätyttyä laaditaan tarjusten avauspöytäkirja autmaattisesti Cludia Kilpailutus -palvelussa. Avauspöytäkirja tulstetaan, allekirjitetaan ja tallennetaan. Tarjaja kantaa vastuun siitä, että tarjus n hankintailmituksessa ja tarjuspyynnössä asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjuksista tarkistetaan, että tarjtut tutteet vat tarjuspyynnön vaatimusten mukaisia ja että tarjus n muuten tarjuspyynnössä asetettujen ehtjen mukainen. Vittaneen tarjuksen salta tarkistetaan, että tarjaja täyttää asetetut sveltuvuusvaatimukset tai että tarjaja n antanut näitä kskevan vakuutuksen ja vakuutuksessa annettujen tietjen tdenperäisyys. Hankintayksikkö vi pyytää tarjajia timittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietja ja asiakirjja. Hankintayksiköllä n ikeus, mutta ei velvllisuutta pyytää täsmennyksiä. Sellaisia muutksia ei saa tehdä, jilla n lennainen vaikutus tarjajien asemaan. Täsmentämisessä n tarjajia khdeltava tasapulisesti ja annettava kaikille tarjajille samanlaiset mahdllisuudet täsmentämiseen. Js virhe tai tulkinnanvaraisuus hankinta-asiakirjissa jhtuu hankintayksiköstä, se tulee krjata ja ilmittaa siitä tarjajille sekä pyytää tarvittavat täsmennykset sen perusteella. Esimerkkejä täsmentämisestä: Hyväksyttävät mutvirheet Tarjusta vi pyytää täydentämään puuttuvan allekirjituksen tai tarjuksen vimassalajan salta Hyväksyttävät hinnitteluvirheet Tarjusta vi pyytää krjaamaan virheellisen valuuttatiedn tai hinnan suuruuslukkaa kskevan selkeän pilkkuvirheen salta; Tarjusta vi pyytää täydentämään yksittäisen puuttuvan hintatiedn salta, jnka merkitys n hintavertailussa pieni tai jta ei käytetä siinä. Hyväksyttävät muut ei-lennaiset virheet Maksueht (ei saa lennaisesti piketa pyydetystä); Puuttuva liite, jta ei käytetä vertailussa Referenssiä kskevan lisätiedn pyytäminen Ei-hyväksyttäviä tilanteita eli muutksia, jtka lennaisesti vaikuttavat ehdkkaan tai tarjajan asemaan tarjusten vertailussa, esim. Tarjuspyynnön vastaisen tutteen vaiht; Tarjusten vertailussa merkityksellisen hintatiedn tai puuttuvan laatutiedn timittaminen; Olennaisen puuttuvan asiakirjan timittaminen; Selkeän ja tietisen hinnitteluun tai spimusehtihin liittyvän varauman pist; Ei-hyväksyttävän referenssin vaihtaminen Tarjajan ja tarjusten pissulkeminen Js tarjukset eivät vastaa hankintailmitusta, tarjuspyyntöä tai tarjusmenettelyn ehtja, n tällaiset tarjukset suljettava tarjuskilpailusta. Samin n suljettava ehdkas tai tarjaja, jka ei täytä sveltuvuusvaatimuksia tai jta kskee jkin pissulkuperuste. Tarjajalla n kuitenkin ikeus esittää sveltuvuusvaatimuksen täyttämistä kskevan vakuutuksen yhteydessä näyttöä lutettavuudestaan ja siitä, että se n tehnyt krjaavia timenpiteitä pistaakseen pissulkuperusteen vaikutuksia. Js hankintayksikkö kats näytön ja lutettavuuden riittäväksi, se ei saa sulkea tarjajaa pis tarjuskilpailusta. Tarjajan tai tarjuksen pissulkemista tarjuskilpailussa kskeva päätös tehdään mana 15
pissulkupäätöksenään. Päätökseen liitetään muutksenhakuhjeet ja se annetaan tiedksi sille, jta päätös kskee. Pissulkupäätös vidaan tehdä jk saman aikaan hankintapäätöksen kanssa tai mnivaiheisessa hankintamenettelyssä j aiemmin. Kun tehdään ratkaisu rajitettuun tai neuvttelumenettelyyn tai muuhun mnivaiheiseen hankintamenettelyyn valituista tarjajista, tehdään myös tästä ma päätöksensä, jhn liitetään muutksenhakuhjeet ja jka annetaan tiedksi asiansaisille. Tarjusten vertailu Tarjukset vertaillaan tarjuspyynnössä ilmitetun mukaisesti. Tarjuksista n valittava kknaistaludellisesti edullisin tarjus eli se tarjus, jka n hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras käyttäen ainastaan tarjuspyynnössä ilmitettuja vertailuperusteita. Hankintapäätös ja muutksenhaku Hankinnasta n tehtävä kirjallinen hankintapäätös ehdkkaiden ja tarjajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjusmenettelyn ratkaisuista. Päätös n perusteltava. Myös surahankinnasta n tehtävä hankintapäätös. Pikkeukset millin hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä: Alun perin kilpailutetaan puitejärjestely, ja siitä n tehty hankintapäätös jssa kaikki ehdt n määritetty. Tämän jälkeen siirrytään tilausvaiheeseen. Tavarita tai palveluja tilataan ttamalla yhteyttä timittajaan, ts. tilausvaiheessa ei hankintapäätöksiä enää tehdä. Kun alun perin kilpailutetaan puitejärjestely, ja siitä n tehty hankintapäätös, jssa kaikkia ehtja ei le määritetty. Tämän jälkeen puitejärjestelyn sisällä tehdään kevennettyjä kilpailutuksia, jista tehdään hankintapäätös vahvistettujen hankintarajjen mukaisesti. Päätös ja ikaisuhje timitetaan tarjajille. Alkuperäiseltä timittajalta tehdään tavarahankinnan lisätilaus, jnka tarkituksena n aikaisemman timituksen tai laitteistn sittainen krvaaminen tai laajentaminen. Edellytyksenä n, että timittajan vaihtaminen jhtaisi teknisiltä minaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteenspimattmuutta tai suhteettman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnssapidssa. Tällaisten spimusten ja uudistettavien spimusten vimassalaika saa ainastaan pikkeuksellisesti ylittää klme vutta. Hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä myöskään hankinnan väliaikaisesta järjestämisestä. Nämä vat pikkeustilanteita. Hankintapäätöksen muistilista Hankintapäätöksestä tai sen liitteistä n käytävä ilmi alla levat tiedt ja päätöksen perustelut eli ratkaisuun lennaisesti vaikuttaneet seikat, kuten vittaneen tarjajan nimi; ehdkkaan tai tarjajan tai tarjuksen pissulkemisen perusteet; keskeiset perusteet, jilla hyväksyttyjen tarjusten vertailu n tehty; tiedt vertailuperusteiden sveltamisesta sellaisella tarkkuudella, että tarjajille käy ilmi ma sijittuminen suhteessa muihin tarjajiin Hankintapäätökseen n liitettävä: valitussitus eli hjeet muutksenhakua varten markkinaikeudelle ja ikaisuhje eli hjeet hankintaikaisua kskevan ikaisuvaatimuksen tekemisestä hankintayksikölle. Päätös perusteluineen ja muutksenhakuhjeineen n annettava tiedksi niille, jita asia kskee; Tiedksiant tehdään ensisijaisesti sähköisesti käyttäen tarjajan ilmittamaa sähköpstisitetta; Tiedksianta kskevaan viestiin n merkittävä tiet viestin lähettämispäivästä Hankintayksikön tulee dkumentida riittävästi kaikki hankintamenettelyn vaiheet ja niihin liittyvät ratkaisut. Tämä kskee erityisesti neuvttelumenettelyä ja siinä käytäviä neuvtteluja. 16
Muutksenhaku Se, jta asia kskee, vi valittaa hankinnasta markkinaikeuteen tai tehdä hankintaikaisua kskevan vaatimuksen hankintayksikölle. Markkinaikeuden päätöksestä vidaan valittaa krkeimpaan hallintikeuteen edellyttäen, että n saatu muutksenhakulupa. Hankintjen muutksenhakua kskeva määräajat: Aihe Määräajat Hankintapäätöksen tiedksiantaika Päivä, jllin sähköinen viesti n vastaanttajan käytössä siten, että sähköistä viestiä vidaan käsitellä. Käytännössä viestin lähetyspäivä, jllei esitetä muuta selvitystä. Js annetaan tiedksi pstitse, tiedksiantaika n 7. päivä päätösasiakirjjen lähettämisestä, jllei näytetä tiedksiannn tapahtuneen myöhemmin. Hankintaikaisuaika 14 päivää päätöksen ja valitussituksen tiedksisaannista; Hankintayksikön määräaika itse ttaa asia ikaistavaksi n 90 päivää siitä, kun päätös tai ratkaisu n tehty Valitusaika, kansallinen tavara- tai palveluhankinta tai urakka Valitusaika, kansallinen sura- hankinta Valitusaika, puitejärjestelyyn perustuvat kansalliset tavara- tai palveluhankinnat tai urakat (Ei SOTE- tai muut erityiset palvelut) 14 päivää päätöksen ja valitussituksen tiedksisaannista; Js päätös tai valitussitus n lennaisesti puutteellinen, valitusaika n 6 kk päätöksen ja valitussituksen tiedksisaannista; Js päätöstä ei le annettu tiedksi, valitus- aika ei ala lainkaan kulua; 14 päivää surahankintailmituksen julkaisemisesta; Js surahankinnasta ei le julkaistu surahankintailmitusta, valitusaika n 6 kk siitä, kun hankintaspimus n tehty Js hankinnasta n tehty hankintapäätös, valitusaika 14 päivää päätöksen ja valitussituksen tiedksisaannista; Js päätös tehty ja päätös tai valitussitus n lennaisesti puutteellinen, valitusaika n 6 kk päätöksen ja valitussituksen tiedksisaannista; Js päätös n tehty, mutta sitä ei le annettu tiedksi, valitusaika ei ala lainkaan kulua Hankintjen dtusaikaa kskevat määräajat: Hankintjen jattelu Kansallinen tavara- tai palveluhankinta Kansallinen surahankinta Puitejärjestelyyn perustuvat kansalliset hankinnat Odtusajat Ei dtusaikaa Odtusaika n 14 päivää surahankintailmituksen julkaisemisesta Hilmassa, js ilmitus n tehty. Kansallisissa puitejärjestelyyn perustuvissa hankinnissa ei le dtusaikaa. Hankinnan keskeyttäminen Hankinta vidaan keskeyttää vain tdellisesta ja perustellusta syystä. Hankinnan keskeyttämisestä n tehtävä hankintapäätös, jhn liitetään muutksenhakuhjeet. Keskeyttämispäätös n annettava 17
tiedksi, kuten hankintapäätöskin. Perusteet: PÄIVITETTY LUONNOS 2.1.2018 Ei le saatu lainkaan sallistumishakemuksia tai tarjuksia tai mikään tarjuksista ei vastaa tarjuspyyntöä; Kaikki tarjukset vat liian kalliita; Olsuhteet (rahitustilanne, hankintatarve, muut suunnitelmat) vat muuttuneet tarjuskilpailun aikana; Spimus On saatu vain yksi tarjus, jten ei le tdellista kilpailutilannetta; Hankinnassa n tehty menettelyvirhe Spimuksen tulisi lla j sana tarjuspyyntöä. Kannattaa aina ensin tarkistaa mitä yleisissä spimusehdissa asiasta santaan. Esimerkiksi kriittisten palveluiden reklamaatiprsessiin, sanktiihin ja purkuehtn tulee kiinnittää erityistä humita. Tarjuspyyntöön kannattaa myös liittää vakispimusehdt (Yleiset spimusehdt JYSE 2014, tavarat ja palvelut, JIT 2015, ICT hankinnat, YSE 1998, rakennusurakkaspimukset, KSE 2013, knsulttispimukset, KE 2008, kne- ja kuljetuspalvelut) tai spimuslunns. Hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikön n tehtävä hankinnasta spimus. Spimus syntyy erillisen kirjallisen spimuksen tekemisellä, ei hankintapäätöksen tiedksiannn perusteella. Hankintaspimusphjan vit pyytää hallint-sastlta ja se löytyy myös kunnan intranetin hankintja käsittelevältä sivulta sekä sähköisestä kilpailutusjärjestelmästä. Mukkaa phjaa k. hankintaasi spivaksi siten, että se turvaa erityisesti k. hankinnan spimusaikaa. Esimerkkejä keskeisistä spimustiedista: Reklamaatit Spimuksen numer; Spijapulten nimet, yhteystiedt ja y-tunnukset; Hankinnan khteen kuvaus ja vaatimukset (hankittavat tutteet ja/tai palvelut, tutekdit ja määrät, tekniset vaatimukset ja palvelukuvaukset); Osapulten vastuut ja velvitteet; Hinta- ja alv-tiedt (yksikköhinnat, kknaishinnat, alennukset, alv %:t); Timitusaika tai spimuskausi Timituseht (yleensä TOP = timitettuna perille, a. paikkakunta), timitussite ja muut timitusta kskevat tiedt, Maksueht (pääsääntöisesti 21 pv nett); Laskutusta kskevat tiedt (ml. verkklaskutusta sekä mahdllista spimuskhdistusta tai tiliöintikdia varten tarvittavat tiedt); Palveluhankinnassa laadun seuranta; Seuraamukset timittajan virheestä ja viivästyksestä; Vahingnkrvaus; Mahdlliset immateriaaliikeudet; Luttamuksellisuus, tietturva, turvallisuus; Spimuksen purkaminen, irtisanminen, siirt, muuttaminen, erimielisyyksien ratkaiseminen, svellettava laki, liitteet jne.; Muut tarvittavat tiedt, kuten yleiset spimusehdt (hum! js jku asia n santtu j yleisissä spimusehdissa, sitä ei kannata uudelleen kirjittaa spimukseen) Hankintayksikön n valvttava hankintjen tteutumista. Hankintayksikön n ilmitettava timittajalle timituksessa ja laskutuksessa havaituista puutteista ja virheistä sekä valvttava, että puutteet ja virheet krjataan asianmukaisesti. 18