Joukkoruokailun valmiussuunnitteluohje 2008

Joukkoruokailun valmiussuunnitteluohje 2008

1 Joukkoruokailun valmiussuunnitteluohje 2008 Sisältö: 1. JOHDANTO... 2 2. POIKKEUSOLOIHIN VARAUTUMISEN ORGANISOINTI... 2 3. TYÖN LÄHTÖKOHDAT... 5 4. YLEISET UHKAKUVAT (POIKKEUSOLOT)... 5 5. KUNTIEN RUOKAPALVELUT TÄNÄÄN... 7 6. JOUKKORUOKAILUN RUOKAHUOLLON VALMIUS... 8 6.1. RUOKAHUOLLON VALMIUSSUUNNITTELUN ETENEMINEN JA VAIHEISTUS... 9 6.2.RUOKAHUOLLON VALMIUSSUUNNITTELU NORMAALIOLOISTA POIKKEUSOLOIHIN... 9 6.2.1. Normaaliajan tehtävät ja niiden hoitaminen myös normaaliajan häiriötilanteissa... 9 6.2.2. Normaaliajan vakaviin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen... 10 6.3. TÄRKEIMPIEN KEITTIÖIDEN TOIMINTAEDELLYTYSTEN TURVAAMINEN... 10 6.3.1. Henkilöstö/työvoima... 10 6.3.2. Elintarvikkeet ja muut tarvikkeet... 11 6.3.3. Keittiökoneet ja laitteet... 14 6.3.4. Ruoan kuljetus- ja tarjoiluvälineistö... 14 6.3.5. Energia... 15 6.3.6. Vesi... 15 6.3.7. Kuljetukset... 16 6.3.8. Hygienia... 16 6.3.9. Jätehuolto... 17 6.3.10. Varastoitava materiaali... 17 6.3.11. Viestintä ja tietohallinta... 17 7. KOULUTUS... 18 8. VALMIUSSUUNNITELMAN YLLÄPITO... 18 9. RUOKAHUOLLON VALMIUSSUUNNITTELUN TILA 2007... 19 LIITE 1 RUOKAHUOLLON VALMIUSSUUNNITTELUN MUISTILISTA... 21 LIITE 2 JOHDANTO: MALLIRUOKALISTA... 24

2 1. Johdanto Valmius- (1080/1991) ja pelastuslaki (4468/2003) sekä niiden nojalla annetut muut ohjeistukset velvoittavat viranomaiset varautumaan poikkeusoloihin. Elinkeinoelämällä ei eräitä aloja lukuun ottamatta ole tällaista velvoitetta. Tehtävien mahdollisimman häiriötön hoitaminen on varmistettava etukäteissuunnittelulla ja valmiussuunnitelmien jatkuvalla ylläpidolla. Vaikkei elinkeinoelämällä pääsääntöisesti ole velvoitetta varautumiseen, ohjeistuksissa todetaan, että yhteiskunnan toimivuuden kannalta on tärkeää, että viranomaisten lisäksi muutkin keskeiset yhteisöt säilyttävät varautumisellaan toimintakykynsä mahdollisimman pitkään myös poikkeusoloissa. Kuntien tehtävänä Suomessa on mm. peruskoulutuksesta, -terveydenhoidosta ja sosiaalipalveluista huolehtiminen. Valmiuslain 40 :n mukaan myös kuntien on varauduttava tehtävien hoidossaan poikkeusoloihin: kuntien tulee valmiussuunnitelmin ja poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muin toimenpitein varmistaa tehtäviensä mahdollisimman häiriötön hoitaminen myös poikkeusoloissa. Valmiuslaki 22.7.1991/1080 40 Kaikkiin em. kuntien palvelujärjestelmiin oleellisena osana liittyvät ruokapalvelut ja velvoite huolehtia myös ruokapalveluiden valmiussuunnittelusta. Siksi onkin luontevaa, että joukkoruokailun ruokahuollon valmiussuunnittelu nojaa kuntien keittiöverkostoon ja ruokapalveluorganisaatioihin. Kunnalla on vastuu ruokapalvelunsa toimivuudesta, vaikka palvelun tuottajana on yksityinen yritys, säätiö, kuntayhtymä tai muu peruskunnan ulkopuolinen toimija (kts. kohta 5). Kuntien välinen yhteistyö ruokahuollon varautumisessa on suositeltavaa, vaikka jokainen kunta onkin itse vastuussa oman ruokapalvelunsa toimivuudesta. Erikoissairaanhoidon yksiköillä ja puolustusvoimilla on omat ruokahuoltonsa valmiussuunnitelmat. 2. Poikkeusoloihin varautumisen organisointi Eduskunta määrittelee Suomen turvallisuuspoliittisen linjan. Valtioneuvoston päätös huoltovarmuuden tavoitteista yksilöi väestön toimeentulon, maan talouselämän ja maanpuolustuksen kannalta välttämättömät taloudelliset toiminnot. Huoltovarmuuteen liittyvä varautuminen kuuluu työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalalle. Huoltovarmuustoiminnan organisaatiorakenne on seuraava:

3 Huoltovarmuuskeskuksen hallitus Huoltovarmuusneuvosto Toimitusjohtaja Huoltovarmuuskeskus Sektorit ja poolit Huoltovarmuuskeskuksen hallitus on asettanut huoltovarmuussektorit ja tehnyt sopimukset elinkeinoelämän järjestöjen kanssa organisoitumisesta toimialapooleihin. Näissä elimissä ovat edustettuina elinkeinoelämän ja sen järjestöjen sekä hallinnon eri alat. Varautumiseen liittyvistä erilaisista käytännön toimenpiteistä ja rahoituksesta vastaa Huoltovarmuuskeskus (HVK). Sektorit ja poolit muodostavat yhteistyöverkoston, jonka avulla varautumiselle luodaan eri toimintasektoreilla noudatettavat yhdenmukaiset uhkakuvat ja toimintalinjaukset. HVK ja sen henkilöstö huolehtii huoltovarmuuden käytännön toimenpiteistä tukeutuen sektorien ja poolien yhteistyöverkostoon. Tarkempaa tietoa näiden organisaatioiden toiminnasta saa internetin osoitteesta www.huoltovarmuus.fi tai www.nesa.fi.

4 Elinkeinoelämän varautumisorganisaatio (PPP, Public-Private-Partnership) Huoltovarmuuskeskus Tietoyhteiskuntasektori Terveydenhuoltosektori Elintarvikehuoltosektori Energiahuoltosektori Kuljetuslogistiikkasektori Alkutuotantopooli Elintarviketeollisuuspooli Kauppa ja jakelupooli Voimatalouspooli Öljypooli Ilmakuljetuspooli Maakuljetuspooli -aluetoimikunnat Vesikuljetuspooli Terveydenhuoltopooli Vesihuoltopooli Elektroniikkapooli Graafinen pooli Joukkoviestintäpooli Tietoverkkopooli Tietotekniikkapooli Aluepooli - TIVA-toimikunnat Kemian pooli Metallipooli Metsäpooli Muovi- ja kumipooli Rakennuspooli Vaatetuspooli Rahoitushuoltopooli Vakuutusalan pooli -aluetoimikunnat Huoltovarmuuskriittiset yritykset Joukkoruokailun ruokahuollon valmiussuunnittelu kuuluu elintarvikehuoltosektorin kauppa- ja jakelupooliin. Huoltovarmuuskeskus ylläpitää varmuusvarastoja, edistää ja koordinoi viranomaisten valmiutta ohjata taloutta poikkeusoloissa, edistää yritysten valmiussuunnittelua ja varmistaa yhteiskunnan teknisen infrastruktuurin toimintaa. Huoltovarmuuskeskuksen organisaatiossa joukkoruokailun ruokahuolto kuuluu perushuolto-osaston elintarvikehuoltoon: Huoltovarmuuskeskuksen organisaatio Työ- ja elinkeinoministeriö Hallitus Toimitusjohtaja Hallinto-osasto yleissuunnittelu laki- ja talousasiat PTS:n hallinto tietohallinto tiedotus Teollisuus- ja logistiikkaosasto teollisuustuotanto kuljetukset rakentaminen Perushuoltoosasto elintarvikehuolto terveydenhuolto yhdyskuntapalvelut Energiahuoltoosasto energiahuolto Infrastruktuuriosasto tekniset järjestelmät pankki- ja vakuutustoiminta elektroniikkateollisuus graafinen teollisuus 8.11.2006

5 3. Työn lähtökohdat Joukkoruokailun ruokahuollon valmiussuunnittelu tuli omaksi osa-alueekseen valmiussuunnittelussa 1990-luvun alkupuolella. Koti- ja suurtaloustoimikunta perustettiin Puolustustaloudellisen suunnittelukunnan organisaatioon. Ensimmäinen ruokahuollon valmiussuunnitteluohje valmistui vuonna 1994. Vuonna 2004 tapahtuneen Puolustustaloudellisen suunnittelukunnan uudelleenorganisoinnin yhteydessä suurkeittiöt (joukkoruokailu) katsottiin osaksi elintarvikehuollon jakelutoimintaa ja aikaisemmat koti- ja suurtaloustoimikunnan tehtävät siirtyivät uuden organisaation kauppa- ja jakelupoolin toimikunnalle. Vuonna 2008 Puolustustaloudellinen suunnittelukunta lakkautettiin ja toiminta organisoitiin edellä kohdassa 2 kuvattuun malliin. Ruokahuollon valmiussuunnittelu nojaa kuntien ruokapalvelutoimintaan ja suurkeittiöverkkoon. Kuntien ruokapalvelutuotantoa on viimeisten kymmenen vuoden aikana monin tavoin uudelleenorganisoitu, tehostettu, keskitetty ja ulkoistettu. Muutokset heijastuvat valmiuteen huoltovarmuudessa ja poikkeustilanteisiin varautumisessa. Myös logistiikasta on tullut entistä kriittisempi ruokapalveluketjun toimivuuden osa. Edellä selostetut muutokset vaativat ruokahuollon valmiusohjeen päivittämisen vastaamaan 2000-luvun toimintaympäristöä ja toimintaedellytyksiä. Mainitut muutokset ovat synnyttäneet myös ruokahuollon valmiudesta vastuussa olevan henkilöstön koulutustarpeen. 4. Yleiset uhkakuvat (poikkeusolot) Valmiuslaissa luokitellaan poikkeusolot lähtien vakavimmasta, sodasta ja sen jälkitilasta, ja päätyen suuronnettomuuteen. Poikkeusoloja valmiuslain (1080/1991) mukaan ovat: 1) Suomeen kohdistuva aseellinen hyökkäys ja sota sekä sodan jälkitila; 2) Suomen alueellisen koskemattomuuden vakava loukkaus ja maahan kohdistuva sodanuhka; 3) vieraiden valtioiden välinen sota tai sodanuhka ja sellainen sodanuhkaa merkitsevä vakava kansainvälinen jännitystila, joka edellyttää välttämättömiä toimenpiteitä Suomen puolustusvalmiuden kohottamiseksi, sekä muu vaikutuksiltaan näihin verrattava Suomen ulkopuolella sattunut erityinen tapahtuma, jos siitä voi aiheutua vakava vaara 1 :n 1 momentissa tarkoitetuille kansallisen olemassaolon ja hyvinvoinnin perusteille; (25.2.2000/198) 4) välttämättömien polttoaineiden ja muun energian sekä raaka-aineiden ja muiden tavaroiden tuonnin vaikeutumisesta tai estymisestä taikka muusta vaikutuksiltaan näihin verrattavasta kansainvälisen vaihdannan äkillisestä häiriintymisestä aiheutuva vakava uhka väestön toimeentulolle tai maan talouselämän perusteille; sekä 5) suuronnettomuus, edellyttäen, että tilanteen hallitseminen ei ole mahdollista viranomaisten säännönmukaisin toimivaltuuksin. Valtioneuvosto teki 23.11.2006 periaatepäätöksen yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamisesta (ns. YETT-strategia). Siinä lähtökohtana ovat erityistilanteet, joita voi ilmetä niin normaalioloissa, häiriötilanteissa kuin poikkeusoloissa.

6 Oheisessa kuvassa on havainnollistettu ilmiöitä, jotka voivat aiheuttaa erityistilanteita. ERITYISTILANTEET Poikkeusolot Erityistilanteella tarkoitetaan yllättävää tai äkillistä uhkaa tai tapahtumaa, joka voi vaarantaa kansalaisten turvallisuuden tai yhteiskunnan elintärkeät toiminnot ja jonka hallinnassa on varauduttu normaalista poikkeavien johtamismallien, viestinnän, toimivaltuuksien tai resurssien käyttöön. Normaaliaikaisten häiriöiden, normaaliajan vakavien häiriötilanteiden ja poikkeusolojen erottaminen toisistaan voi olla vaikeaa. Siksi valmiussuunnittelussa korostetaan normaaliaikaisen perusorganisaation toiminnan järjestämistä niin, että portaattomasti kyetään hallitsemaan erilaisia kriisitilanteita ja jatkamaan toimintaa normaalisti mahdollisimman pitkään. Normaaliaikaisia häiriötilanteita ruokapalvelutoiminnalle voivat olla mm. sähkön, lämmön ja veden jakeluhäiriöt, keittiön tuloilman saastuminen, viestiyhteyksien ja atk:n toimintahäiriöt, kuljetuslogistiikan häiriöt, influenssaepidemia, lakot. Normaaliajan häiriö voi kehittyä normaaliajan vakavaksi häiriötilanteeksi, jos esim. edellä luetellut häiriöt pitkittyvät ajallisesti tai ovat alueellisesti laajoja. Vakava normaaliajan häiriö on rinnastettavissa poikkeusolojen uhkiin ja varautumisenkin on oltava sen mukaista. Poikkeusolojen vaikutus suurkeittiöiden toimintaan on monitahoinen. Suurkeittiöt toimivat elintarvikeketjun loppupäässä ja alkutuotannon, elintarviketeollisuuden, kaupan ja logistiikan häiriöt heijastuvat niiden toimintaan joko välittömästi tai viiveellä. Suurkeittiöt käyttävät pitkälle jalostettuja raaka-aineita ja ostot tapahtuvat tarpeen mukaan. Varastointi on vähäistä. Sekä jalostusasteen muutos raaka-aineissa että raaka-ainekuljetusten häiriintyminen tuovat ongelmia. Nykyaikaisen suurkeittiötoiminnan kannalta on myös välttämätöntä, että sähköä ja vettä saadaan ja että jätehuolto toimii. Tiettyjen poikkeuksellisten olojen pitkittyessä koneiden ja laitteiden toimivuudesta voi tulla kriittinen tuotannontekijä, jos varaosien saanti vaikeutuu. Erilaiset suuronnettomuudet vaikuttavat eri tavoin suurkeittiöiden toimintaan. Suuronnettomuus voi kohdistua suoraan keittiöiden toimintaan (ydin- tai muu saastelaskeuma, kiinteistön tuhoutuminen) tai suuronnettomuus muualla (tulipalo, räjähdys, laskeuma) voi tuoda joko pelastushenkilöstön tai kansalaisten huoltovelvoitteita keittiölle. Kaikkiin tilanteisiin on varauduttava.

7 Edellä selostettujen yleisten uhkien ja toimialaan liittyvien uhkien lisäksi on hyvä kartoittaa paikalliset ja kuntakohtaiset riskitekijät. Paikallisia riskejä voi syntyä mm. tietyntyyppisen teollisuuden sijainnista paikkakunnalla, vilkkaiden kuljetusreittien läheisyydestä, laajasta kotiateriapalvelusta, tulva-alttiudesta. 5. Kuntien ruokapalvelut tänään Suomessa on 415 itsehallinnollista kuntaa. Suurin osa kunnista on pieniä; 173 kunnassa asukasluku on alle 4000. Vain 15 kunnassa on asukkaita yli 50000, kuten taulukosta 1 näkyy. Taulukko 1. Kuntien lukumäärä asukaslukuluokissa (Tilastokeskus 31.12.2007). Asukasluku alle 4 000 173 kpl 4 001-8 000 105 kpl 8 001-15 000 65 kpl 15 001-50 000 57 kpl yli 50 000 15 kpl Yhteensä 415 kpl Kunnat tarjoavat 400 milj. ateriaa vuodessa. Se on 50%:ia kaikista kodin ulkopuolella syödyistä aterioista. Kunnat tuottavat ruokapalvelunsa pääsääntöisesti itse. Kunnilla on käytössään yli 9000 keittiötä. Yli puolet niistä, 5000 kpl, on ns. valmistuskeittiöitä eli ruoka valmistetaan ja tarjotaan samassa paikassa. AC Nielsenin suurkeittiörekisterin mukaan valmistuskeittiöiden osuus annosmääristä on kuitenkin laskussa ja keskuskeittiömäinen toiminta kasvussa: ruoan tuotantoa on keskitetty ja osa keittiöistä muutettu jakelu- tai kuumennuskeittiöiksi. Ruokapalveluhenkilöstöä kunnissa on yhteensä noin 18000. Ruokapalvelut ovat sivistys-, terveys- ja sosiaalitoimen olennainen osa. Peruskouluja Suomessa on 3263 (31.12.2007) ja niiden 570000 oppilasta saavat maksuttoman lounaan jokaisena koulupäivänä. Lukioita on 406 ja niissä lounastajia 117000. Ammatillinen opetus ja terveystoimi ovat joko yksittäisen kunnan tai kuntayhtymän ylläpitämiä. Ammatillisia oppilaitoksia on 158 ja niissä 134000 oppilasta. Suomen noin 300 sairaalasta 270 on kunnan tai kuntayhtymän ylläpitämiä. Päiväkodit pääsääntöisesti ja lasten ja vanhusten huoltolaitokset osaksi ovat kuntien ylläpitämiä. Valmiuslaki velvoittaa kunnat varautumaan ennakkosuunnitelmin siihen, että ne pystyvät jatkamaan palvelutehtäviään kuntalaisille myös poikkeusoloissa. Poikkeusoloissa kunnan palvelutehtävät voivat joko 1) säilyä ennallaan, 2) vähentyä joissakin toiminnoissa (esim. päiväkotien tai koulujen sulkeminen pandemian aikana) tai 3) lisääntyä (esim. terveydenhoito pandemian aikana). Valmiussuunnittelua johtaa kunnassa kunnanhallitus, joka velvoittaa kunnan toimialat valmiussuunnitelmin varautumaan poikkeusoloihin. Ruokapalvelujen valmiussuunnittelu tapahtuu joko toimialojen sisällä tai kunnan yhteisen ruokapalveluorganisaation toimesta kunnanhallituksen velvoittamana riippuen ruokapalvelujen organisointitavasta. Viime vuosina kunnat ovat alkaneet uudelleenorganisoida ruokapalvelutuotantoaan. Tuotantoa on keskitetty, liikelaitostettu, yhtiöitetty, ulkoistettu. Tämä kehityssuunta jatkuu ja voimistuu. Niin kauan kuin merkittävä osa ruokapalvelutuotannosta on kunnan oman hallinnon alaista, ei synny muutostarvetta varautumisessa poikkeusoloihin. Kun merkittävä osa tai koko ruokapalvelutuotanto ulkoistetaan, on poikkeusoloihin varautuminen järjestettävä uudelleen, mm. hankintasopimuksissa tulisi selkeästi sopia ruokapalveluvastuista poikkeusoloissa.

8 6. Joukkoruokailun ruokahuollon valmius Huoltovarmuuden tavoitteet määritellään valtioneuvoston päätöksessä (350/2002). Elintarvikehuolto alkutuotannosta ihmisten ravinnoksi on yksi huoltovarmuuden keskeinen osaalue. Elintarvikesektorin valmiussuunnittelu jakaantuu alkutuotannon, elintarviketeollisuuden ja kaupan ja jakelun varmistamiseen. Joukkoruokailun ruokahuolto kuuluu jakelun osa-alueelle ja nojaa kuntien keittiöverkostoon: Elintarvikehuollon logistiikan perusverkosto Meijerituotteet 2 + n logistiikkaoperaattoria 1 200 000 tn/vuosi Lihatuotteet 4 + n logistiikkaoperaattoria 600 000 tn/vuosi Mylly-, leipomo- ja kasvistuotteet 5 + n logistiikkaoperaattoria 1 200 000 tn/vuosi Kaupparyhmien 3 + n logistiikkaoperaattoria HoReCa- 4 + n logistiikkaoperaattoria Vähittäiskaupat (n. 3 900) Kuntien keittiöt (n. 5 000) Kunnanhallitus velvoittaa toimialat huolehtimaan omasta suunnittelustaan. Kunnan toimialoista opetukseen, terveydenhoitoon ja sosiaalitoimeen kuuluu oleellisena osana ruokapalvelu. Häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa ruokahuoltoa saattaa tarvita myös pelastustoimi. Ruokahuollon valmiussuunnitelu tulee tehdä yhdessä kunnan muiden varautuvien toimintojen kanssa. Yhteinen riskikartoitus ja uhkien tunnistaminen 1) yleisellä tasolla (valmius- ja pelastuslaki; Erityistilanteet - ryhmittely), 2) toimialojen (opetus, terveys, sosiaali, pelastus, ruokahuolto) sisällä ja 3) alueellisesti/paikallisesti/kuntakohtaisesti on hyvä lähtökohta valmiussuunnittelutyölle. Yhteinen riskikartoitus ja asiakastoimialojen suunnitelmat linjaavat ruokahuollon varautumista. Ruokahuollon toiminnan varmistaminen em. toimintaympäristöissä on ruokahuollon oma osuus valmiussuunniteluun.

9 6.1. Ruokahuollon valmiussuunnittelun eteneminen ja vaiheistus 1. Kunnanhallituksen toimeksianto 2. Yhteinen riskianalyysi toimialojen kanssa 3. Toimialojen valmiussuunnitelmat, toiminnan muutokset häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa 4. Ruokahuollon oman toiminnan riskianalyysi 5. Ruokahuollon varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin, oman toiminnan varmistaminen niin, että asiakasorganisaatioiden toiminta voi jatkua heidän suunnittelemassaan laajuudessa poikkeusoloissakin. 6.2. Ruokahuollon valmiussuunnittelu normaalioloista poikkeusoloihin Vaikka valmiussuunnittelussa korostetaan toiminnan järjestämistä niin, että häiriötilanteetkin mahdollisimman pitkään voitaisiin hoitaa normaalein käytännöin ja portaattomasti muuttaa toimintaa niin, että poikkeusoloissakin selvitään, on käytännön suunnittelutyön kannalta ruokahuollon valmiussuunnittelu tarkoituksenmukaista jakaa kahteen: 1) normaaliajan tehtävistä selviytymiseen myös normaaliajan häiriöissä ja 2) normaaliajan vakaviin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumiseen. Jokaisella keittiöllä ja tarjoilupisteellä on oltava suunnitelma normaaliajan häiriöistä selviämiseksi. Kohdassa 6.2.1. kuvataan tällaisia tilanteita, joihin jokaisen keittiön on varauduttava. Normaaliajan häiriön pahetessa ja todennäköisyyden lisääntyessä, että ajaudutaan kohti normaaliajan vakavaa häiriötilannetta tai aina poikkeusoloihin asti, joudutaan tilanteeseen, ettei toimintaa voida jatkaa normaalisti. Tällaisiin tilanteisiin varautumista ohjeistetaan kohdissa 6.2.2. ja 6.3. 6.2.1. Normaaliajan tehtävät ja niiden hoitaminen myös normaaliajan häiriötilanteissa Tämä vaatii sellaista varautumissuunnitelmaa, jolla varmistetaan oman toiminnan häiriötön jatkuminen mm. a) kriittisten laitteiden rikkoutuessa b) raaka-ainesaannin pettäessä c) sähköhäiriön yllättäessä d) veden saannin keskeytyessä tai veden laadun heikentyessä e) ruokamyrkytysepäilyn ilmetessä f) influenssa-aallon harventaessa työvoimaa g) kuljetuksissa ja logistiikassa tapahtuvat häiriöt. Toiminnan varmistamisen pääkohdat normaaliajan häiriötilanteissa: 1. Tee lista kriittisistä laitteista ja miten menetellään laitteen rikkoutuessa 2. Mieti kuinka pitkä ja mihin aikaan sattuva sähköhäiriö on kriittinen toiminnan kannalta ja miten menetellään sen sattuessa 3. Mieti kuinka pitkä ja mihin aikaan sattuva puhtaan veden saantihäiriö on kriittinen toiminnan kannalta ja miten menetellään 4. Tee omavalvontasuunnitelmaan selkeät ohjeet ruokamyrkytysepäilyjen varalle; toiminta ja tiedotus 5. Mieti miten voit yksinkertaistaa ruokalistoja -raaka-ainesaannin (ml. vesi) pettäessä

10 -influenssa-aallon tms. harventaessa työvoimaa -lakkojen vaikeuttaessa toimintaa -asiakkaiden muuttaessa ruokavalintojaan, esim. eläintautien yhteydessä 6.2.2. Normaaliajan vakaviin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen Normaalia toimintaa pyritään jatkamaan poikkeusoloissakin mahdollisimman pitkään. On kuitenkin varauduttava tilanteisiin, jolloin se ei enää onnistu (pandemia, aseellinen hyökkäys ja sota). Tässä tilanteessa osa normaaliajan ruokapalvelutehtävistä on todennäköisesti jäänyt jo pois (päiväkodit, koulut). Tällaista tilannetta varten kunnan keittiöt asetetaan tärkeysjärjestykseen. Tärkeimmät keittiöt hoitavat myös lievemmissä poikkeusoloissa ruokahuollolle mahdollisesti tulevat lisätehtävät. Tärkeimmät keittiöt ovat kapasiteetiltaan suurimmat, laitteistoiltaan ja koneiltaan monipuolisimmat, toiminta-ajoiltaan laajimmat ja sijainniltaan keskeisimmät. Ympäri vuoden ja vuorokauden toimivien laitosten ja suurten koulujen keittiöt sopivat parhaiten tärkeimmiksi keittiöiksi. Tärkeimpiä keittiöitä on oltava jokaisella kunnalla käytettävissään vähintään kaksi toimintavarmuuden takaamiseksi. Kuntien välinen yhteistyö on hyvä ratkaisu silloin, jos omassa kunnassa ei ole vähintään kahta sopivaa. Muiden toimialojen valmiussuunnitelmista vakavia poikkeusoloja varten saadaan tarvittavan ruokapalvelun määrä. Tärkeimmiksi keittiöiksi määritellään niin monta keittiötä, että tarvittava määrä ruokaa pystytään valmistamaan. Kapasiteettia arvioitaessa on otettava huomioon, että keittiön toiminta-aika nostetaan maksimiksi ja ruokavalikoima yksinkertaistetaan (perushuoltotaso). 6.3. Tärkeimpien keittiöiden toimintaedellytysten turvaaminen 6.3.1. Henkilöstö/työvoima Työvoiman tarvesuunnitelma on tehtävä osaksi tärkeimpien keittiöiden valmiussuunnitelmaa. Jos henkilöstössä on asevelvollisia, joiden ammattiosaamista ruokahuollossa on vaikea korvata, anotaan tällaisille henkilöille vapautusta aseellisesta palvelusta. Jos sotilasviranomaiset eivät anna vapautusta, on heidän tilalleen koulutettava/perehdytettävä toinen henkilö. Evakuointilanteissa pienten lasten äideillä on oikeus lähteä evakuoitavan lapsen mukaan. Heidän korvaamisensa työvoimassa on suunniteltava. Tärkeimpien keittiöiden toiminta saattaa laajentua huomattavasti. Vakavissa poikkeusoloissa osa keittiöistä voidaan sulkea ja niiden työvoima on käytettävissä. Jotta toiminta häiriötilanteissa (myös normaaliajan) ja poikkeusoloissa saadaan käynnistettyä, on suunniteltava ja ylläpidettävä kunnan ja sen eri toimintojen, myös ruokapalvelun, hälytysjärjestelmää: henkilöiden yhteystietoja ja hälytysjärjestystä. Henkilö- ja tehtävävaihdosten vuoksi lista on päivitettävä riittävän usein, vähintään kerran vuodessa, saavutettavuuden takaamiseksi. Ensimmäisinä hälytysjärjestyksessä olevilla on oltava toimintaohjeet ja muu tarvittava varustus aina lähettyvillä. Työvoiman varmistamisen pääkohdat: 1. Ano vap-varaukset (vapautus aseellisesta palveluksesta) sotilasviranomaisilta 2. Evakuointitilanteissa pienten lasten äidit poistuvat työvoimasta, suunnittele miten korvataan 3. Tee suunnitelma mahdollisesta lisätyövoiman tarpeesta, hankintatavasta ja lisätyövoiman perehdyttämisestä heille suunniteltuihin tehtäviin 4. Tee hälytysjärjestelmä poikkeuksellisia tilanteita varten; pidä se ajantasalla

11 a) henkilöiden yhteystiedot ja hälytysjärjestys b) yhteistyötahojen henkilöiden yhteystiedot c) esimiesten tai muiden henkilöiden yhteystiedot, joita informoitava eri tilanteissa sovitulla tavalla 6.3.2. Elintarvikkeet ja muut tarvikkeet Suomen elintarvikehuollon varautumisen pääkohdat ovat seuraavat: Ylläpidetään riittävää kotimaista peruselintarvikkeiden tuotantoa Turvataan energiasisällöltään normaali ravinnon saanti, keskimäärin 2800 kcal = 11,7 MJ Leipäviljan varmuusvarastointi mitoitetaan yhden vuoden normaalikulutusta vastaavaksi Rehuhuoltoa turvataan varmuusvarastoimalla kasvivalkuaista Siemenviljaa ja nurmikasvien siementä varastoidaan katotilanteiden varalle Elintarvikkeiden huoltoketjun tuotantopanoksista pidetään riittävät varastot Varaudutaan ohjaamaan elintarvikkeiden tuotantoa ja kulutusta Turvataan riittävä puhtaan veden saanti Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi työskentelee elintarvikehuoltoalan koko valmiusorganisaatio. Siinä ovat edustettuina elintarvikealan eri osapuolet ja asiantuntemus. Siinä ovat mukana myös elintarvikehuollon kannalta tärkeät muut toimialat. Elintarvikehuoltoala Huoltovarmuuskeskus Elintarvikehuoltosektori Alkutuotantopooli maa- ja metsätalousalan järjestöt (MTK, ProAgria, Maaseutukeskusten liitto) elintarviketeollisuus lannoite- ja torjunta-aineteollisuus maatalouskauppa viljakauppa maa- ja metsätaloushallinto elintarviketurvallisuudesta vastaava hallinto maa- ja elintarviketaloustutkimus Elintarviketeollisuuspooli Elintarviketeollisuusliitto ry, toimialajaostot ja logistiikka-asioita käsittelevä elin Suomen Pakkausyhdistys ry työvoima- ja elinkeinoministeriö Pääesikunta Kauppa- ja jakelupooli Päivittäistavarakauppa ry PTY suurimmat keskusliikkeet koti- ja suurtalousala työvoima- ja elinkeinoministeriö kuluttajahallinto elintarvikevirasto Pääesikunta 21

12 Pitkälle jalostettuihin raaka-aineisiin ja jatkuviin toimituksiin nojaavien suurkeittiöiden kannalta on tärkeää, että elintarviketeollisuus, kauppa ja logistiikka toimivat poikkeusoloissa sovitulla tavalla: = Elintarvikehuoltosektori TUONTI Suurtalouksien raaka-ainesaannin kannalta on tärkeää, että elintarvikeketjun jokainen osa pystyy pitämään toimintansa yllä sovitulla tavalla myös poikkeusoloissa. Ketjun kukin toimija kuvaa valmiussuunnitelmassaan tapansa varautua poikkeusoloihin. On tärkeää, että suurkeittiöt selvittävät ja ottavat huomioon omia suunnitelmia tehdessään tärkeimpien tavarantoimittajiensa poikkeusolovalmiuden ja toimintatavat. 1. Raaka-aineiden riittävyyden suhteen Suurkeittiöt eivät juuri varastoi raaka-aineita, vaan niiden toiminta nojaa häiriöttömään raakaainesaantiin tavarantoimittajilta. Myös tavarantoimittajat optimoivat varastojaan ja siksi on hyvä selvittää, kuinka pitkään tärkeimmät tavarantoimittajat pystyvät toimittamaan raaka-aineita häiriötilanteissa. 2. Miten tilaus/toimitus/laskutus toimii, jos normaali tiedonvälitys häiriintyy? Onko toimittajalla käytössään historiatietoa pisteen tilauksista ja pystytäänkö toimimaan niiden perusteella? Logistiikkaketju toimii yhä enemmän tietojärjestelmien ja automaattisen tietojen käsittelyn varassa. HoReCa-toimialan (hotelli-ravintola-catering) logistiikan kehittämisessä tavoitellaan ketjun kokonaisoptimointia:

13 HoReCa-logistiikan kehittämisen suunta Logistiikkaketjun kokonaisoptimointi Sinfos: tuotetiedot Logistiikkaoperaattori Tavarantoimittajat HoReCatoimipaikka Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Tilaus Saatavuus Toimitustieto Lasku Toimitukset Toiminnanohjausjärjestelmä Keräily Vastaanotto Yhdistely Tilaus Saatavuus Toimitustieto Lasku Optimoitu kuljetusaika Toimitukset vastaanottotaskuihin 1 Häiriöt tässä ketjussa lamaannuttavat nopeasti raaka-ainetoimitukset kokonaan. Jo muutaman tunnin sähkökatko tai tietojärjestelmän kaatuminen vaikuttavat toimituksiin useiden päivien ajan. 3. Kuljetusten toimivuus Tietotekniset häiriöt saattavat lamaannuttaa tilaus- ja keräilytoiminnan, mikä puolestaan pakottaa muutoksiin kuljetusaikatauluissa ja reiteissä. Suurkeittiön on selvitettävä tärkeimpien tavarantoimittajiensa valmius toimituksiin tällaisissa häiriötilanteissa: onko suurkeittiön jopa varauduttava noutamaan itse raaka-aineensa sovitusta paikasta. Suurkeittiöiden elintarvikehankinta poikkeusoloissa nojaa perushuoltotason ruokalistaan (liite). Se on laadittu huomioiden alkutuotannon, elintarviketeollisuuden ja kaupan tuotanto- ja valikoimasuunnittelu poikkeusoloja varten. Vaikeissa poikkeusoloissa elintarvikkeiden saatavuus määrittelee tarjottavat ruokalajit ja ruokalista on sopeutettava raaka-ainesaantiin. Tällaisissakin tilanteissa tulee varmistaa ravintoenergian riittävä saanti, keskimäärin 2800 kcal = 11,7 MJ. Myös erityisruokavalioiden valmistus nojaa elintarviketeollisuuden ja kaupan kulloinkin saatavilla olevaan erityiselintarvikevalikoimaan. Kun kunnat tekevät normaaliajan hankintasopimuksia elintarviketeollisuuden ja kaupan kanssa, on sopimuksentekovaiheessa hyvä selvittää, keskustella ja sopia toimittajien raakaainetoimituskäytännöistä erilaisissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Ruoanvalmistuksessa käytetään soveltaen suurkeittiön normaalia reseptuuria ja normaaleja valmistusmenetelmiä. Puuttuvat raaka-aineet joko korvataan muilla sopivilla ja saatavilla olevilla tai jätetään pois, jos ne ovat vähämerkityksellisiä. Vakava poikkeava tilanne voi tulla äkkiä (ydinsaaste) tai se voi kehittyä vähitellen (pandemia, taloudellinen kriisi, aseellinen hyökkäys). Ensin mainittuun varautuminen on olemassa olevan varaston varassa mukaan lukien mm. elintarvikevaraston ja keittiön suojausmateriaalit (muovisäkit, teipit) ja muut varastoitavat tarvikkeet (kohta 6.3.10.). Jälkimmäistä tilannetta varten voidaan paremmin valmistautua ja sopeutua. Jos toiminnassa tarvitaan esim. erityiselintarvikkeita ja

14 pakkaustarvikkeita, niitä voidaan hankkia varastoon. Jos vakava häiriö pitkittyy, on elintarvike- ja tarvikesaatavuuteen sopeuduttava. Elintarvike- ja tarvikevarautumisen pääkohdat: 1. Selvitä, tutustu ja keskustele tavarantoimittajiesi (myös veden toimittajan) kanssa heidän varautumisestaan, valmiudestaan ja käytännöistään poikkeusoloissa, auditoi tarvittaessa. Arvioi käytäntöjen sopivuutta/riittävyyttä perushuoltotason ruokalistaa ja oman keittiönne velvoitteita vasten. 2. Tutustu perushuoltotason ruokalistaan ja suunnittele, miten se toteutetaan keittiössänne. 3. Arvioi varastoinnin tarvettasi ja mahdollisuuksiasi, jos poikkeusolojen luonne vaatii varastointia. 4. Selvitä asiakastoimialojen, erityisesti kunnan keskushallinnon, terveys-, sosiaali- ja pelastustoimen, halu ja tarve elintarvikkeiden varmuusvarastoon ja sen ylläpitoon. 6.3.3. Keittiökoneet ja laitteet Tärkeimpien keittiöiden kone- ja laitekanta pidetään hyvässä kunnossa. Niiden on kestettävä ja oltava toimintakuntoisia myös silloin, kun valmistettavat ruokamäärät kasvavat. Ruokaa on pystyttävä valmistamaan kaikilla laitteilla vähintään kahdessa vuorossa. Koneita ja laitteita hankittaessa on kiinnitettävä huomiota kestävyyteen ja toimintavarmuuteen. Keskeisten koneiden ja laitteiden huolto suunnitellaan ja toteutetaan niin, että se toimii myös poikkeusoloissa. Jos kunnalla on oma tekninen toimi huoltotoimintoineen, on varmistuttava sen toimivuudesta ja esim. vap-varauksista poikkeusoloissa. Jos huolto on osittain (mm. koneiden merkkihuolto) tai kokonaan ostopalvelua, on sopimuksentekovaiheessa hyvä huomioida myös poikkeusolojen käytännöt. Koneiden ja laitteiden toimivuuden varmistamisen pääkohdat: 1. Hanki tärkeimpiin keittiöihin kestäviä ja toimintavarmoja koneita ja laitteita 2. Huolla ja uusi koneet ja laitteet ohjeiden ja suunnitelmien mukaan 3. Varmista huollon saatavuus myös poikkeuksellisissa oloissa olipa huoltajana kunnan oma tekninen toimi tai ostopalvelu 4. Arvio kriittisten koneiden ja laitteiden varaosien varastointitarpeesta 6.3.4. Ruoan kuljetus- ja tarjoiluvälineistö Jos kunnan alueella ovat käytössä vain tärkeimmät keittiöt, saattaa syntyä tarvetta normaalista poikkeavaan ruoan kuljetukseen. Ensisijaisena tavoitteena on, että aina kun se on mahdollista, ruokailut tapahtuvat tärkeimpien keittiöiden yhteydessä lepotaukojen aikana. Mukaanotettavaksi varataan juomia ja välipaloja. Aina yksittäisten ihmisten kulkeminen ei ole mahdollista ja silloin ruokaa on kuljetettava. Tätä varten tärkeimmissä keittiöissä on oltava ylimääräisiä kuljetusastioita (GN) ja laatikoita (muovi, styrox). Käytöstä poistettuja ruokailuastioita ja välineitä on hyvä varastoida tärkeimpien keittiöiden yhteyteen ruokailijamäärien mahdollista kasvua varten poikkeuksellisissa oloissa. Kertakäyttöiset ruokailuastiat ja välineet ovat ratkaisu vain lyhyen ajan häiriötilanteeseen (saatavuus, kustannukset, jätemäärät).

15 Ruoan kuljetus- ja tarjoiluvälineistön varmistamisen pääkohdat: 1. Ruokailut aina kun mahdollista tärkeimpien keittiöiden yhteydessä 2. Käytöstä poistettuja ruokailuastioita ja välineitä varastoidaan tärkeimpien keittiöiden yhteydessä 3. Ruoan kuljetusastioita, pakkausmateriaalia ja kuljetuslaatikoita varastoidaan tärkeimpien keittiöiden yhteydessä 6.3.5. Energia Sähkö (ja kaasu) on suurkeittiön tarvitsema energiamuoto. Energian saatavuus häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa varmistetaan kiinteistön omistajan, verkon ylläpitäjän ja/tai energian toimittajan kanssa riippuen normaaliajan energiantoimitussopimuksesta: hankkiiko keittiö energiansa itse vai tuleeko se kiinteistön mukana. Tärkeimpien keittiöiden energiansaannin turvaaminen kaikissa olosuhteissa on ruoanvalmistuksen ehdoton edellytys. Häiriöt energian saannissa aiheuttavat aina häiriön ruokapalvelutoimintaan. Häiriön kestosta ja ajankohdasta riippuu, kuinka vakavasti ruokapalvelutoiminta häiriintyy. Lyhyetkin häiriöt ruoanvalmistusprosessin aikana hankaloittavat prosessia. Tunteja kestävät häiriöt estävät ruoanvalmistuksen ja alkavat pilata elintarvikkeita kylmä- ja pakastevarastoissa. Tärkeimpien keittiöiden osalta on selvitettävä varavoimajärjestelmän tarve. Energian saannin varmistamisen pääkohdat: 1. Selvitä kenen vastuulla energian saatavuus keittiöön on 2. Varmista energian toimituksesta vastuussa olevalta, että saanti on turvattu myös poikkeusoloissa 3. Kerro energiantoimittajalle keittiöiden tärkeysjärjestys 4. Kerro energiantoimittajalle kuinka pitkiä häiriöitä ja mihin aikaan kukin keittiö voi sietää 5. Arvioi (esim. energiantoimittajan kanssa) varavoimajärjestelmän tarvetta 6.3.6. Vesi Vesi on sekä ruoan raaka-aine että välttämätön aine tuotantohygienian ylläpidossa. Veden toimittajan kanssa on varmistettava saatavuus ja käytännöt poikkeusoloissa. Puhtaan veden saanti tai tieto siitä, että vesi on keitettävä ennen käyttöä, on välttämätöntä, ettei aiheuteta tautivaaraa ruoan välityksellä. Jos vesi on siten saastunutta, ettei se kelpaa ruoanvalmistukseen eikä välineiden ja tilojen puhdistamiseen sellaisenaan, on vesihuollosta vastaavan annettava ohjeet veden käsittelyä varten tai toimitettava tankeissa puhdasta vettä. Veden toimittajan kanssa on myös hyvä suunnitella ja arvioida veden varastointitarvetta ja mahdollisuuksia keittiötiloissa. Veden saannin varmistamisen pääkohdat: 1. Varmista puhtaan veden toimituksen varmuus poikkeusoloissa vedentoimittajalta /vesilaitokselta 2. Selvitä veden toimittajan kanssa, miten menetellään (tiedottaminen, veden toimitus), jos vesijohtovesi likaantuu 3. Kerro vedentoimittajalle keittiöiden tärkeysjärjestys

16 4. Kerro vedentoimittajalle kuinka pitkiä häiriöitä ja mihin aikaan kukin keittiö voi sietää 5. Arvioi (esim. vedentoimittajan kanssa) veden varastointia keittiöissä tai muita mahdollisia toimia 6.3.7. Kuljetukset Raaka-aineiden ja tarvikkeiden hankintaan liittyvien kuljetusten varmistaminen suunnitellaan ja arvioidaan kohdassa 6.3.2. Tässä tarkastellaan keittiöistä lähtevän ruoan ja henkilöiden kuljetustarvetta. Silloin kun toimitaan vain tärkeimmissä keittiöissä, kuljetustarve saattaa poiketa normaalista. Voidaan joutua kuljettamaan joko ruokaa tai henkilöitä (ruokailijat, ruokapalveluhenkilöstö). Kuljetusten jatkuvaan suunnitteluun on varauduttava ja suunniteltava ne ottaen huomioon kulloinenkin tilanne. Kuljetukset voivat tapahtua joko omalla kalustolla tai ostopalveluna. Oman kaluston osalta on varmistuttava, ettei puolustusvoimat ole varannut autoja. Ostopalvelusopimuksissa on hyvä sopia myös poikkeusolokäytännöistä. Kuljetusten varmistamisen pääkohdat: 1. Varmista ajoneuvokaluston riittävyys; omat/ostopalvelu 2. Varmista ostopalvelun saanti myös poikkeusoloissa 3. Varaudu kuljetusten jatkuvaan suunnitteluun/järjestelyyn tilanteiden mukaan 6.3.8. Hygienia Poikkeusolot saattavat monella tavalla vaikeuttaa hyvän hygienian ylläpitoa. Lähtökohtana elintarvike-, terveydenhoito- ja tartuntatautilainsäädännössä on, että niitä on noudatettava myös poikkeusoloissa. Tämä on ymmärrettävää, sillä epäonnistumisella hygieniatason ylläpidossa voidaan ruoan välityksellä aiheuttaa vakavia epidemioita, jotka kriisitilanteissa saattavat olla erityisen kohtalokkaita. Hygieenisesti turvallisen ruoan varmistavat ensisijaisesti puhdas vesi ja puhtaat raaka-aineet, katkeamattomat kylmä- ja kuumaketjut, tilojen hyvä järjestys ja puhtaus, terve ja henkilökohtaisesta hygieniastaan huolehtiva henkilöstö. Mikäli valmiussuunnitelmaa tehtäessä näyttää siltä, että em. perusasioista on vaikea huolehtia poikkeusoloissa, on hyvä ottaa yhteyttä elintarvike- ja terveysviranomaisiin ja miettiä heidän kanssaan turvallisia toimintatapoja. Hygienian varmistamisen pääkohdat: 1. Tunne elintarvike- ja terveydenhoitolainsäädäntö sekä keittiösi/öidesi omavalvontasuunnitelma ja noudata niitä 2. Pyydä toimittajia varmistamaan, että ne toimittavat ehdottomasti vain puhdasta vettä ja puhtaita raaka-aineita, ja sähköä häiriöttömästi 3. Kiinnitä erityistä huomiota tilojen järjestykseen ja siisteyteen 4. Ole esimerkki ja kehota henkilöstöä huolehtimaan terveydestään ja henkilökohtaisesta hygieniastaan

17 6.3.9. Jätehuolto Jätehuoltolain mukaan kunnat ovat velvollisia hoitamaan jätehuollon alueellaan. Jätehuolto on pääsääntöisesti kilpailutettu ja yksityiset yritykset hoitavat jätteen keräilyn niin suurkeittiöistä kuin kotitalouksistakin. Suurkeittiöiden jätehuolto kuuluu tavallisesti sen kiinteistön vastuulle, jossa keittiö toimii. Suurkeittiöiden kannalta keräilyn toimivuus myös poikkeusoloissa on tärkeää, koska osa jätteestä (noin 20%) on pilaantuvaa ruokajätettä. Suurin osa (noin 60%) suurkeittiöjätteestä on pahvia ja paperia. Jätehuollon varmistamisen pääkohdat: 1. Varmista kiinteistöstä vastaavalta jätehuollon toimivuus myös poikkeusoloissa 2. Selvitä kiinteistöstä vastaavalta, miten biojätteen kanssa menetellään poikkeusoloissa 3. Kerro kiinteistöistä vastaaville keittiöiden tärkeysjärjestys 6.3.10. Varastoitava materiaali Elintarvikeraaka-aineiden osalta suurkeittiöiden toimintaperiaate on, ettei raaka-aineita varastoida normaaliaikaa enempää. Toiminnan suunnittelu lähtee siitä, että alkutuotannon, elintarviketeollisuuden ja kaupan ketju elintarvikehuollossa toimii. Poikkeuksena on mahdollisesti erikseen sovittava keskushallinnon, pelastus- sosiaali- tai terveystoimen varmuusvarasto. Ruokapalveluiden häiriöttömän toiminnan varmistamiseksi on häiriötilanteiden ja poikkeusolojen varalle varastoitava: 1. Elintarvikkeiden ja laitteiden suojausmateriaalia (muovia, muovisäkkejä, teippiä) kaikkiin keittiöihin 2. Vedenpuhdistusainetta kaikkiin keittiöihin 3. Kertakäyttöastioita jonkin verran kaikkiin keittiöihin 4. Joditabletit ja radio (+ paristoja) kaikkiin keittiöihin 5. Ruokailuastioita ja välineitä (käytöstä poistettuja) tärkeimpiin keittiöihin 6. Koneiden ja laitteiden varaosia tärkeimpiin keittiöihin 7. Ruoankuljetusastioita ja kuljetuslaatikoita (käytöstä poistettuja) tärkeimpiin keittiöihin 8. Pakkaustarvikkeita tärkeimpiin keittiöihin kriisin eskaloituessa 9. Puhtaanapidon edellyttämiä tarvikkeita ja aineita tärkeimpiin keittiöihin kriisin eskaloituessa 6.3.11. Viestintä ja tietohallinta Automaattisen tietojen käsittelyn turvaaminen poikkeusoloissa on välttämätöntä toiminnan ohjaamisen ja logistiikan kannalta. Viestintä ja tietohallinta ruokapalvelutoiminnassa on tärkeä seuraavilla osa-alueilla: 1) tilaus- ja toimituslogistiikka 2) oman tuotantotoiminnan ohjaaminen 3) ruokapalvelun ja sen yhteistyötahojen yhteydenpito. Ruokapalvelun tilaus- ja toimituslogistiikan hoitaminen vaatii toimivia tietoverkkoja. Myös tuotannon ohjaus, talouden ja toiminnan seuranta jne. edellyttävät tietoverkkojen toimivuutta. Viestintä ja yhteydenpito eri toimijoiden välillä tapahtuu nykyisin pääsääntöisesti sähköpostilla.

18 Ruokapalvelutoiminnan häiriötön hoitaminen on mahdotonta, jos tietoverkot lamaantuvat sähkökatkojen tai muiden syiden takia. Manuaaliohjaukseen ja kokonaan puhelimen käyttöön siirtyminen hidastavat oleellisesti prosessia ja vaativat lisätyövoimaa. Sekä normaali ruokalista erityisruokavalioineen että perushuoltotason ruokalista on hyvä olla kansiossa paperiversiona resepteineen/raaka-ainetarvelaskelmineen keittiön normaalille ruokailijamäärälle. Perushuoltotason ruokalista on hyvä laskea myös esimerkiksi 100 ruokailijalle, jolloin mahdollisesti muuttuvaa toimintaa on helpompi suunnitella. Viestinnän ja tietohallinnan varmistamisen pääkohdat: 1. Normaaliajan ruokalistojen paperiset varmuuskopiot resepteineen/raakaainelaskelmineen kaikkien keittiöiden kansioihin 2. Perushuoltotason ruokalista ja raaka-ainetarve tärkeimpien keittiöiden normaalille ruokailijamäärälle ja 100 ruokailijalle -paperiset varmuuskopiot kansioon 3. Selvitä ja sovi tärkeimpien tavarantoimittajiesi kanssa, miten menetellään viestiyhteyksien häiriintyessä 4. Selvitä ja sovi asiakkaiden kanssa, miten menetellään viestiyhteyksien häiriintyessä 5. Selvitä ja sovi muiden yhteistyötahojen kanssa (mm. sähkö, vesi, laitehuolto), miten menetellään viestiyhteyksien häiriintyessä 7. Koulutus Koulutus voidaan jakaa karkeasti kahdentyyppiseen: 1) koulutusta kuntien ruokapalvelujohdolle, jotta he osaavat tehdä oman kuntansa ruokahuollon valmiussuunnitelman 2) koulutusta valmiussuunnitelmissa mukana oleville, jotta he tuntevat suunnitelman, tietävät omat tehtävänsä ja osaavat toimia. Ensin mainittua koulutusta tukeutuen tähän Ruokahuollon valmiussuunniteluohjeeseen Huoltovarmuuskeskus järjestää yhdessä Pelastusopiston kanssa kuntien ruokapalvelujohdolle. Kakkoskohdassa mainittua koulutusta ovat erilaiset valmiuden harjoitteluun liittyvät koulutus- ja harjoitustapahtumat, joihin ruokapalvelunkin on hyvä osallistua. Jos kunta ostaa ruokapalvelunsa yritykseltä, säätiöltä, kuntayhtymältä tai muulta kunnan ulkopuoliselta palveluntuottajalta, sen tulee huolehtia siitä, että palveluntuottaja saa riittävät tiedot ja yhteistoiminta on järjestetty niin, että palveluntuottaja selviytyy niistä vastuista ja velvoitteista, jotka sillä on koskien poikkeusoloja. Kakkoskohtaan kuuluvat myös kunnan sisäiset valmiusharjoitukset, joissa toimialat yhdessä testaavat valmiussuunnitelmiensa toimivuutta. Kunnan tärkeimpien keittiöiden henkilökunnan on syytä käydä läpi työpaikkakoulutuksessaan aika ajoin myös valmiussuunnitelman sisältöä. Myös uusien työntekijöiden perehdytykseen on sisällytettävä perehdytys valmiussuunnitelmaan. 8. Valmiussuunnitelman ylläpito Valmiussuunnitelman toimivuus poikkeusoloissa edellyttää, että se on esitetty kirjallisessa muodossa. Varautumista koskevat asiat esitetään niin selkeästi, täsmällisesti ja riittävän yksityiskohtaisesti, että suunnitelman mukaan on helppo toimia. Jos kunnan ruokapalvelulla on kirjallinen laatu/toimintajärjestelmä, valmiussuunnitelma voidaan liittää osaksi sitä. Jos

19 laatu/toimintajärjestelmä on sertifioitu, auditoinnit antavat rytmin päivitykselle. Jos järjestelmää ei ole sertifioitu, valmiussuunnitelman osio on hyvä päivittää perusteellisesti kerran vuodessa, pienempiä korjauksia (esim. hälytyslistan henkilövaihdokset) pitää tehdä useamminkin. Onpa valmiussuunnitelma osana laatu/toimintajärjestelmää tai erillisenä suunnitelmana, on sillä oltava vastuuhenkilö, joka huolehtii suunnitelman ajantasaisuudesta ja muistuttaa organisaation toimijoita ylläpitämään suunnitelman mukaista valmiuttaan. 9. Ruokahuollon valmiussuunnittelun tila 2007 9.1. Tutkimuksen taustaa Puolustustaloudellinen suunnittelukunta/huoltovarmuuskeskus päivitti ruokahuollon valmiussuunnitteluohjeen vuonna 2006. Edellinen ohje oli vuodelta 1994. Päivitetyn ohjeen jalkauttamiseksi järjesti Huoltovarmuuskeskus yhdessä Pelastusopiston kanssa 7 alueellista koulutustilaisuutta (Helsinki, Hämeenlinna, Kouvola, Kuopio, Mikkeli, Oulu, Rauma). Koulutus suunnattiin kuntien ruokapalveluista vastaavalle henkilöstölle. Koulutusten yhteydessä kerättiin kyselylomakkeella tietoja ruokahuollon valmiussuunnittelun nykytilasta kunnissa. Vastauksia saatiin 102 kunnasta. 9.2. Tulokset 9.2.1 Ruokahuollon valmiussuunnittelun eteneminen ja vaiheistus kunnassa Ruokahuollon valmiussuunnitelma poikkeusoloja varten oli suurimmassa osassa kunnista (60%). Suunnitelman sisältö ja ajantasaisuus vaihtelivat suuresti kuten jäljempänä esitetyt yksityiskohtaiset tulokset osoittavat. Kunnanhallituksen ja ruokapalvelun asiakastoimialojen aktiivisuus ja yhteistyö valmiussuunnitteluasioissa oli vastaajien arvioiden mukaan jonkin verran alhaisemmalla tasolla (45-34%). 9.2.2 Varautuminen normaaliajan häiriötilanteisiin Useimmissa kunnissa oli suunnitelma ruokamyrkytysepäilyjen hoitamiseksi (85%) sekä raakaainetoimitusten pettämisen varalle (51%). Kolmannes oli varautunut kriittisten laitteiden rikkoutumiseen ja noin neljännes sähkön tai veden jakeluhäiriöön. 9.2.3. Varautuminen vakaviin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin Suurin osa kunnista (69%) on asettanut keittiönsä tärkeysjärjestykseen toiminnan varmistamiseksi poikkeusoloissa. Ruokahuollon hälytysjärjestelmä ajantasaisine henkilöyhteystietoineen oli yli puolessa (56%) kunnista. Lisätyövoiman mahdollista tarvetta pienten lasten äitien ja asevelvollisten poistuessa työvoimasta oli mietitty harvemmin. Perushuoltotason ruokalistan toteuttamiseen oli perehdytty joka toisessa (52%) kunnassa. Omaa varastointitarvetta oli pohtinut hieman yli kolmannes (37%), mutta vain vajaa viidennes (19%) oli selvittänyt tavarantoimittajiensa valmiuden toimituksiin poikkeusoloissa. Koneiden ja laitteiden hankinnassa kiinnitetään huomiota kestävyyteen ja toimintavarmuuteen (57%) ja melkein joka toinen (45%) huoltaa laitteitaan suunnitelmallisesti. Arviota varaosien (8%) ja huollon (25%) saatavuudesta poikkeusoloissa oli tehty vain harvoissa kunnissa.

20 Ruoan kuljetus- ja tarjoiluvälineistön riittävyyteen poikkeusoloja silmällä pitäen oli varautunut suurin osa (74-78%). Vajaa puolet (44%) vastaajista tiesi kenen vastuulla energian (sähkö) saanti keittiöihin on. Energian saannin poikkeusoloissa sanoi varmistaneensa hieman yli viidennes (22%). Varavoimajärjestelmän tarvetta/mahdollisuutta ilmoitti selvittäneensä yhtä moni. Keittiöiden tärkeysjärjestyksen (17%) ja sen kuinka pitkän energiakatkon keittiöt sietävät (10%) sanoi kertoneensa energiantoimittajalleen vain harva vastaaja. Vedentoimittajansa tiesi joka toinen (50%) vastaaja. Vedensaantiaan poikkeusoloissa kertoi varmistaneensa noin joka kolmas (30%). Keittiöiden tärkeysjärjestyksen (26%) ja sen kuinka pitkän vedenjakeluhäiriön keittiöt sietävät (15%) ilmoitti kertoneensa vedentoimittajalleen hieman harvempi vastaaja. Vain joka kymmenes vastaaja oli miettinyt veden varastointia vesikatkon varalta. Kuljetusten varmistamiseksi poikkeusoloissa ajoneuvokaluston riittävyyden ilmoitti varmistaneensa 41%:ia vastaajista. Valmius kuljetusten jatkuviin järjestelyihin tilanteiden mukaan (25%) ja ostopalvelujen saannin varmistaminen poikkeusoloissa (16%) oli harvemmilla organisaatioilla kunnossa. Hygienian varmistamiseksi keittiöiden omavalvontasuunnitelmat tunnetaan ja niitä noudatetaan kiitettävästi (95%), henkilökohtaisesta terveydestä ja hygieniasta huolehditaan (93%) ja paikat pidetään järjestyksessä (84%). Hygienian merkitystä raaka-aine- ja veden toimittajalle mahdollisissa poikkeusoloissa sanoi korostaneensa joka neljäs (25%). Jätehuollon varmistamisessa poikkeusoloissa, erityisesti biojätteen osalta, on paljon parannettavaa. Tärkeimpien keittiöiden varastoista löytyy useimmiten ruokailuastioita ja välineitä (93%), ruoankuljetusastioita ja kuljetuslaatikoita (93%) sekä kertakäyttöastioita (65%). Yli puolella (59%) tärkeimmistä keittiöistä on paperiset varmuuskopiot ruokalistoista, resepteistä ja raaka-ainetarvelaskelmista, melkein puolella (48%) myös perushuoltotason vastaavista. Sen sijaan normaalien viestiyhteyksien pettäessä ei ole sovittuja käytäntöjä sen paremmin tavarantoimittajien, asiakkaiden kuin muidenkaan yhteistyötahojen suuntaan. 9.3. Johtopäätöksiä Kyselyn perusteella näyttää, että osa kuntien ruokapalveluorganisaatioista on omassa toiminnassaan kartoittanut varsin hyvin riskejä ja miettinyt selviytymistä erilaisissa poikkeavissa tilanteissa. Vähemmälle huomiolle on jäänyt riskien kartoitus yhteistyötahojen rajapinnoilla ja käytäntöjen sopiminen elintärkeiden yhteistyökumppaneiden kanssa häiriötilanteissa. En osaa sanoa vastausten runsaus, kun kysytään kunnan valmiussuunnittelukäytäntöjä ja käytäntöjä häiriötilanteissa yhteystyötahojen kanssa, viittaa siihen, ettei oman toiminnan riippuvuutta muiden toiminnasta riittävästi tunnisteta. Koko elintarvikesektorin yhteisharjoitukset olisivat varmasti yksi keino lisätä tietoisuutta riippuvuuksista ja oppia näkemään oma toiminta osana pitkää ketjua.

21 Liite 1 Ruokahuollon valmiussuunnittelun muistilista I Ruokahuollon valmiussuunnittelun eteneminen ja vaiheistus kunnassa 1. Kunnanhallituksen toimeksianto 2. Yhteinen riskianalyysi toimialojen kanssa 3. Toimialojen valmiussuunnitelmat, toiminnan muutokset häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa 4. Ruokahuollon oman toiminnan riskianalyysi 5. Ruokahuollon varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin, oman toiminnan varmistaminen niin, että asiakasorganisaatioiden toiminta voi jatkua heidän suunnittelemassaan laajuudessa poikkeusoloissakin. II Normaaliajan tehtävät ja niiden hoitaminen myös normaaliajan häiriötilanteissa Toiminnan varmistamisen pääkohdat normaaliajan häiriötilanteissa: 1. Tee lista kriittisistä laitteista ja miten menetellään laitteen rikkoutuessa 2. Mieti kuinka pitkä ja mihin aikaan sattuva sähköhäiriö on kriittinen toiminnan kannalta ja miten menetellään sen sattuessa 3. Mieti kuinka pitkä ja mihin aikaan sattuva puhtaan veden saantihäiriö on kriittinen toiminnan kannalta ja miten menetellään 4. Tee omavalvontasuunnitelmaan selkeät ohjeet ruokamyrkytysepäilyjen varalle; toiminta ja tiedotus 5. Mieti miten voit yksinkertaistaa ruokalistoja -raaka-ainesaannin (ml. vesi) pettäessä -influenssa-aallon tms. harventaessa työvoimaa -lakkojen vaikeuttaessa toimintaa -asiakkaiden muuttaessa ruokavalintojaan, esim. eläintautien yhteydessä III Normaaliajan vakaviin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen Tärkeimpien keittiöiden toimintaedellytysten turvaaminen Työvoiman varmistamisen pääkohdat: 1. Ano vap-varaukset (vapautus aseellisesta palveluksesta) sotilasviranomaisilta 2. Evakuointitilanteissa pienten lasten äidit poistuvat työvoimasta, suunnittele miten korvataan 3. Tee suunnitelma mahdollisesta lisätyövoiman tarpeesta, hankintatavasta ja lisätyövoiman perehdyttämisestä heille suunniteltuihin tehtäviin 4. Tee hälytysjärjestelmä poikkeuksellisia tilanteita varten; pidä se ajantasalla a) henkilöiden yhteystiedot ja hälytysjärjestys b) yhteistyötahojen henkilöiden yhteystiedot c) esimiesten tai muiden henkilöiden yhteystiedot, joita informoitava eri tilanteissa sovitulla tavalla

22 Elintarvike- ja tarvikevarautumisen pääkohdat: 1. Selvitä, tutustu ja keskustele tavarantoimittajiesi (myös veden toimittajan) kanssa heidän varautumisestaan, valmiudestaan ja käytännöistään poikkeusoloissa. Arvioi käytäntöjen sopivuutta/riittävyyttä perushuoltotason ruokalistaa ja oman keittiönne velvoitteita vasten. 2. Tutustu perushuoltotason ruokalistaan ja suunnittele, miten se toteutetaan keittiössänne. 3. Arvioi varastoinnin tarvettasi ja mahdollisuuksiasi, jos poikkeusolojen luonne vaatii varastointia. 4. Selvitä asiakastoimialojen, erityisesti kunnan keskushallinnon, terveys-, sosiaali- ja pelastustoimen, halu ja tarve elintarvikkeiden varmuusvarastoon ja sen ylläpitoon. Koneiden ja laitteiden toimivuuden varmistamisen pääkohdat: 1. Hanki tärkeimpiin keittiöihin kestäviä ja toimintavarmoja koneita ja laitteita 2. Huolla ja uusi koneet ja laitteet ohjeiden ja suunnitelmien mukaan 3. Varmista huollon saatavuus myös poikkeuksellisissa oloissa olipa huoltajana kunnan oma tekninen toimi tai ostopalvelu 4. Arvio kriittisten koneiden ja laitteiden varaosien varastointitarpeesta Ruoan kuljetus- ja tarjoiluvälineistön varmistamisen pääkohdat: 1. Ruokailut aina kun mahdollista tärkeimpien keittiöiden yhteydessä 2. Käytöstä poistettuja ruokailuastioita ja välineitä varastoidaan tärkeimpien keittiöiden yhteydessä 3. Ruoan kuljetusastioita, pakkausmateriaalia ja kuljetuslaatikoita varastoidaan tärkeimpien keittiöiden yhteydessä Energian saannin varmistamisen pääkohdat: 1. Selvitä kenen vastuulla energian saatavuus keittiöön on 2. Varmista energian toimituksesta vastuussa olevalta, että saanti on turvattu myös poikkeusoloissa 3. Kerro energiantoimittajalle keittiöiden tärkeysjärjestys 4. Kerro energiantoimittajalle kuinka pitkiä häiriöitä ja mihin aikaan kukin keittiö voi sietää 5. Arvioi (esim. energiantoimittajan kanssa) varavoimajärjestelmän tarvetta Veden saannin varmistamisen pääkohdat: 1. Varmista puhtaan veden toimituksen varmuus poikkeusoloissa vedentoimittajalta /vesilaitokselta 2. Selvitä veden toimittajan kanssa, miten menetellään (tiedottaminen, veden toimitus), jos vesijohtovesi likaantuu 3. Kerro vedentoimittajalle keittiöiden tärkeysjärjestys 4. Kerro vedentoimittajalle kuinka pitkiä häiriöitä ja mihin aikaan kukin keittiö voi sietää 5. Arvioi (esim. vedentoimittajan kanssa) veden varastointia keittiöissä tai muita mahdollisia toimia Kuljetusten varmistamisen pääkohdat: 1. Varmista ajoneuvokaluston riittävyys; omat/ostopalvelu 2. Varmista ostopalvelun saanti myös poikkeusoloissa 3. Varaudu kuljetusten jatkuvaan suunnitteluun/järjestelyyn tilanteiden mukaan