5S SOVELTAMINEN - TYÖTAPOJA

5S SOVELTAMINEN - TYÖTAPOJA J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 5/2012 1

SUSTAIN tee säännöllisiä auditointeja, jottei tilanne pääse rapautumaan, innosta ihmisiä jatkuvaan kehittämiseen STANDARDIZE luo ohjeet, joilla pidät edellä olevat 3 S jatkuvasti kunnossa SORT siirrä pois tieltä työvälineet, tarvikkeet, osat, materiaalit ym. joita tarvitaan harvoin ja merkkaa ne esim. punaisella värillä ja päätä sovitun ajan kuluttua mikä kohtalo niillä on ELIMINOI HUKKA SIMPLIFY / SET IN ORDER/ STRAIGHTEN SHINE/SWEEP 5S OSANA TASAISEN JA YHTENÄISEN TUOTANNON RAKENTAMISTA organisoi ja järjestä kaikille tarvikkeille, välineille ym. merkitty säilytyspaikka - usein käytettävät lähellä - harvemmin käytettävät kauempana - käytä värejä, merkintöjä, tunnisteita - hanki säilytystiloja - korjaa vuodot tms siivoa paikat ja laita työkalut, materiaalit sovituille paikoilleen aina työvuoron lopussa 2

Tunnista palvelu tai palveluperhe, jolle mietit 5S-menettelyn soveltamista. Tunnista tähän liittyvät asiakkaat ja se, mistä asiakkaat ovat valmiita maksamaan (lisäarvo) ja määrittele TAVOITETILA, johon palvelun tuotantoympäristössä pitää päästä! SUSTAIN pohdi miten parannettu palvelujen tuotantoympäristö pidetään jatkossa yllä (motivointi, innostus, kannustus, auditoinnit, johdon näkyvyys tms) STANDARDIZE pohdi, miten 1S.3S vaiheissa luodut muutokset saadaan fiksattua koko kohteelle (kaikki eivät pääse luomisvaiheeseen mukaan). Koulutus, viestintä, ohjeistus, videot, tarkistuslistat tms. SORT tutki palvelujen tuotantoympäristösi ja tunnista mitä tarvitset jatkuvasti, mitä harvemmin (laitteet, järjestelmät, sovellukset, tiedot, tarvikkeet, tietokannat, rekisterit, komponentit jne). Tunnista myös pois laitettavat kohteet (nykytilan analyysi) ELIMINOI HUKKA PALVE- LUISSA SIMPLIFY / SET IN ORDER pohdi ja organisoi palvelujen tuotantoympäristö (tilat, laitteet, tiedot, sovellukset, rekisterit, tarvikkeet, järjestelmät, tietokannat, arkistot jne) sellaiseen järjestykseen, että sujuva ja nopea palvelun tuottaminen on mahdollista. Käytä visuaalisuutta, merkintöjä, kuvia tms avuksesi SWEEP/SHINE sovi menettelyistä, joilla jokainen tukee palveluympäristön pysymistä valmiina häiriöttömään palvelutuotantoon (mitä pitää palauttaa ja mihin tilaan töistä lähtiessäsi, lomalle lähtiessä tms) 5S OSANA SUJUVAN JA YHTENÄISEN PALVELUTUOTANNON TURVAAMISESSA 3

1. SORT tutki palvelujen tuotantoympäristösi ja tunnista mitä tarvitset jatkuvasti, mitä harvemmin (laitteet, järjestelmät, sovellukset, tiedot, tarvikkeet, tietokannat, rekisterit, komponentit jne). Tunnista myös pois laitettavat kohteet (nykytilan analyysi) 2. SIMPLIFY / SET IN ORDER (luova vaihe) pohdi ja organisoi palvelujen tuotantoympäristö (tilat, laitteet, tiedot, sovellukset, rekisterit, tarvikkeet, järjestelmät, tietokannat, arkistot jne) sellaiseen järjestykseen, että sujuva ja nopea palvelun tuottaminen on mahdollista. Käytä visuaalisuutta, merkintöjä, kuvia tms avuksesi 3. SWEEP/SHINE (itsekuri) sovi menettelyistä, joilla jokainen tukee palveluympäristön pysymistä valmiina häiriöttömään palvelutuotantoon (mitä pitää palauttaa ja mihin tilaan töistä lähtiessäsi, lomalle lähtiessä tms) Jatkuva, päivittäinen käyttö: (esteitä?) Silloin tällöin käyttö: (esteitä?) Vähäinen käyttö: (esteitä?) Mitä poistaa? Tai seurata onko tarvetta? Miten sijoittaa, järjestellä jotta vaivaton käyttö olisi helppoa?: Tunnisteet, merkinnät? Kerralla pääsy järjestelmiin? Yksinkertainen visuaalisuus? Käyttöliittymien helppous? Mitä pitää palauttaa ja mihin tilaan lähtiessäsi töistä: potilasohjeet, oltava aina hyllyssä vastaanottohuone; hoitotarvikkeet perustarvikkeet haavahoitoon, haavateippiä, hanskoja apuvälineet, esim. polvituki vast.otto: punktioihin ja injektioihin tarvittavat välineet 3-pistetuki vast.otto; instrumentaatioon tarvittavat, esim. tikun poistoon huonokuntoiset PUNALAPUTUKSEET tai osa suoraan poistoon vast.otto; rajoitettava tilassa säilytettävien hoitotarvikkeiden määrä (steriilivaatimus) vast.otto; tylsä laite välinehuoltoon potilasohjeet MIN / MAX rajat merkitään kunkin ohjeen osalta apuvälineet- selkeät tekstit mitä missäkin kuuluisi olla, avohyllyihin kokoluokan mukaankin lajittelu harvoin käytettävät ylimmille hyllyille vast.otto; kerätään yhteen esim haavahoidon välineet vast.otto; säilytysratkaisujen pohdinta ja hankinta vast.otto; lattiamateriaalin uusiminen apuvälineet, esim. nilkkatuki 5 kpl, aina tarkistus että siellä on täysi määrä, haetaan täydennystä tarkistetaan potilasohjeiden määrä ja täydennetään (käytännössä 3 krs alempana) päivittäinen vast.ottotilan tiettyjen tarvikkeiden täydentäminen vast.ottotilan tarvikkeiden tietty ennakointi (ei ylivarastointia) vast.otto; steriloinnin kautta käyttäminen 4 Pohdi omaa työpistettäsi oheisten 1. 3.S pohjalta, mitä ideoita herää?

4. STANDARDIZE pohdi, miten 1S.3S vaiheissa luodut muutokset saadaan fiksattua koko kohteelle (kaikki eivät pääse luomisvaiheeseen mukaan). Koulutus, viestintä, ohjeistus, videot, tarkistuslistat tms. VAKIINNUTETAAN SAAVUTETTU TILANNE JA JÄRJESTYKSEN TASO apuvälinekaapit: Ennen ja JÄLKEEN kuvat soveltuvat tarkistuslistat koulutus, säännöllinen asialistalla pito - koulutusta? - viestintää? - ohjeita? - seinätauluja? - videoita? ääniopasteita? - web-/intraopasteita? 5. SUSTAIN pohdi miten parannettu palvelujen tuotantoympäristö pidetään jatkossa yllä (motivointi, innostus, kannustus, auditoinnit, johdon näkyvyys tms) Auditoinnit, tarkastuskierrokset, tarkastuslistat, koulutukset, tiedottaminen, esimiesten malli, esimiesten näkyvä tuki ja osallistuminen kierroksiin, valokuvien ottaminen, visuaaliset ohjeet, viestintä, tulosten julkistaminen, kannustaminen, pienistä seikoista, edistymisistä informointi, palkitseminen jne? MITEN SAADAAN JATKUVA YLLÄPIDON HENKI PYSYMÄÄN? tässä tarvitaan esimiesten kiinnostusta asiaan saada ruokkimaan itse itseään Pohdi omaa työpistettäsi oheisten 4. 5.S pohjalta, mitä ideoita herää? 5

5S OSANA TASAISEN JA YHTENÄISEN TUOTANNON RAKENTAMISTA 6

Vieläkö löytyy oman nurkkauksensa puolustajia; Kyllä tämä meno minulle riittää, antakaa olla rauhassa! ENNEN JÄLKEEN VAI SAAKO 5S AVULLA LAITTAA TYÖPISTEEN HYVÄÄN ISKUUN? 7

Numerot 1 49 set in order Numerot 1 49 epäjärjestyksessä SET IN ORDER Kummasta järjestyksestä löydät nopeammin etsimäsi? 8

KAUANKO ETSIMISEEN MENEE AIKAA? 9

KAIKELLA ON PAIKKANSA JA KAIKKI ON PAIKOILLAAN 10

TYÖKALUT KÄYTÖN JÄLKEEN NIMETYILLE PAIKOILLEEN 11

TYÖKALUT KÄYTÖN JÄLKEEN NIMETYILLE PAIKOILLEEN 12

KAIKELLA ON PAIKKANSA JA KAIKKI ON PAIKOILLAAN 13

KAIKELLA ON PAIKKANSA JA KAIKKI ON PAIKOILLAAN 14

JIT Vapauta tilaa Vapauta aikaa Hävitä tarpeeton Löydä etsimäsi Selkeytä työympäristösi Ala viihtymään työpaikallasi Nosta tuottavuutta TQM 15

LAPUTA KAIKKI OSAT, MATERIAALIT, LAITTEET YM. MINKÄ AINAKIN PIKAISTA KÄYTTÖTARVETTA EPÄILET KATSO SITTEN AJAN KANSSA MITÄ NIISTÄ TARVITAAN, MITKÄ LAITAT KIERTOON KÄYTÄ SELKEITÄ, VISUAALISIA MERKINTÖJÄ NIIN, ETTÄ OTSALUULLAKIN NÄKEE ONKO KOHTEESSA TILANNE OK VAI RAPAUTUNUT Tarvitsetko tätä ensi kuun tuotannossa? Jos et, laita lappu ja seuraa käyttötarvetta Tunnistejärjestelmät, värit, rajausviivat, mallikuvat, varjokuvat jne. 16

ALENNA VARASTOTASOA JA KARIKOT ALKAVAT TULLA ESILLE Keskeneräiset työt Henkilöstön poissaolot Konerikot, käyttökatkot Työkuorman epätasapaino Materiaalipuutteet Speksirajojen yli menevät Tuotanto-ongelmia Quality Laatu- Problems ongelmat 5S TUKEE MYÖS INVENTAARION HALLINTAA 17

HUKAN AIHEUTTAJIA: layout (liikkumisen tarve, siirtotarve) pitkät asetusten vaihtoajat (joustamattomuus) huonosti mietityt työtavat (rasitus, tuottavuustappiot, virheet) koulutuksen puute (hitaus, virheet) linjaorganisaation raja-aidat (tiedonkulun heikkous, kokonaisvastuun hämärtyminen) teknisesti vanhentuneet laitteet (laatu, hitaus) koko prosessin ymmärtämättömyys (osaoptimointi) huonot mittarit (ei ennakointia, hidasta jälkiselvittelyä) toimittajien toimitusongelmat (virheet, viiveet, toimituseräkoot) heikko tiedonkulku (virheet, väärät tulkinnat, viiveet) heikko ennakkohuolto (häiriöt, pysäytykset, odottaminen) monimutkaisuus (vaihevirheet, väärät järjestykset, hitaus) 5S TUKEE MYÖS HUKAN TORJUNTAA 18

5S HERÄTTÄÄ KYSYMYKSIÄ NYKY-LAYOUTIN TOIMIVUUDESTA, JOUDUTKO KUNTOILEMAAN TYÖPÄIVÄSI AIKANA? 19

5S TUKEE LÄPIMENOAJAN LYHENTÄMISTOIMENPITEITÄ 20

LEANAA PROSESSISI, ALOITA 5S:LLÄ 21

Ohjaustappi Ohjaustappi NOPEUTA ASETUSTYÖTÄ JA SITÄ KAUTTA LYHENNÄ LÄPIMENOAIKAA POHDI PIENIÄ JUTTUJA, JOILLA VOIT NOPEUTTAA JA VARMENTAA PROSESSIA 22

JUST IN TIME T Y Ö V O I M A T A R P E E N V Ä H E T Ä M I N E N Jidoka Asetusten nopeat vaihdot Moniajokäsittely 5. Askel. Vakiinnutetut toimintatavat 4. Askel. Tuotemixin tasoittaminen 3. Askel. Valmistuksen virtauttaminen 2. Askel. 5S luo pohjan jatkuvalle parantamiselle Kunnossapito ja turvallisuus Laadunvarmistus Kanban V I S U A A L I N E N J O H T A M I N E N 1. Askel. Tietoisuuden herääminen Meidän on parannettava jatkuvasti 23 POLKU JIT-TILAA KOHTI, 5S TUKENA Ref: Hiroyuki Hirano, JIT Management Laboratory Company, Ltd

Mitä hyötyä meille on muka 5S:stä? Minusta, toimitusjohtajastako 5S äänitorvi? Mitä hyötyä työpisteen siivoamisesta on, hetken päästä se on samannäköinen? Ei 5S meidän tuotantomääriämme paranna Eikö meillä ole parempaa tekemistä kuin leikitellä tälläisilla triviaalijutuilla? Eikös me olla jo tällainen juttu otettu käyttöön? Mikäs juttu se Tuttava olikaan? Kyllä minä tiedän, että arkistointijärjestelmäni on kaaosmaista, mutta kyllä minä sen kanssa pärjään! Johan tällaistahan meillä oli jo 20v sitten? Soveltuuko tämä meidän tyyppiseen toimintaan? Meillä on nyt tarpeeksi kiirettä muutenkin Miksi minun pitäisi ryhtyä pöytääni järjestelemään? Rahaahan meidän pitää tehdä, eiköhän me tiedetä miten hommat hoidetaan? 5S VASTUSTUSTA 24

5S ei pysy hengissä ellei siitä tule elintapa! Miksi palaisimme sotkuun ja epäjärjestykseen? Eikä meistä löydy sen verran ryhtiä, että kerran saavutettua etua toimivasta työympäristöstä ei haluta menettää! Siinä tarvitaan sinua ja minua! 25

5S Ohjausryhmä: - johdosta ja osastoilta edustus -- 5S ohjelman tukeminen -- viestintätavat ja taajuus -- koulutussuunnittelu -- korjausinvestoinnit -- ongelmien ratkaisu --5S tiimien tuki -- kannustus -- palkitseminen 5S ei toimi itsekseen. SOVI VASTUUT selkeästi niin yritystasolla kuin työalue- tai prosessitasolla! Pohtikaa keitä teillä olisi 5S ohjaus-/tukiryhmässä ja keitä osastoittain 5S tiimeissä? 26

4S STANDARDIZE: SOVITAAN PELISÄÄNNÖT, JOIDEN AVULLA FIKSATAAN KIINNI 1S 3S VAIHEISSA SAAVUTETTU TASO 1. Sortteeraukseen yleensä on luotu omat pelisäännöt eli millä periaatteilla jatkossakin luokitellaan työalueella olevia materiaaleja, tarvikkeita, työkaluja ym. Kuvat tukena. 2. SET IN ORDER pelisäännöt; yleensä laaditaan kuvien avulla opaste, jossa kunkin 5S alueen lähellä, kohtuumatkalla ja kauempana säilytettävien materiaalien, tarvikkeiden, työkalujen, osien ym. paikat, tunnistetavat, värikoodit ym. määritellään. Sovitaan missä ovat punalaputettujen esineiden säilytyspaikat. 3. SHINE SIIVOUS- ja TYÖALUEEN KUNTOON laittoperiaatteet. Sovitaan mitä vaaditaan jokapäiväisessä toiminnassa ja harvemmin tehtävässä oman / tiimin työalueen siisteyden ja järjestyksen ylläpidossa. Kuka tekee, mitä, vastuun kierrättäminen, kuvat jälleen tukemassa ja selkeyttämässä eo. periaatteita. 4. 5S Auditointiperiaatteet ja tarkistuslistat. Esimiehillä omat, työalueiden auditoijilla hiukan laajemmat listat pisteytysperiaatteineen. 5. Informointitavat ilmoitustauluilla, useimmiten 5S aluejako, 5S vastuuhenkilöt, 5S auditointien tulokset ja korjaavat toimenpiteet vastuuhenkilöineen ja aikatauluineen 27

Punalaputukselle olisi hyvä laatia pelisäännöt. Milloin laputusta käytetään jatkossakin? 28

MILLÄ KAIKELLA PITÄÄ OLLA PAIKKANSA JA MISSÄ? MITEN MERKITTYNÄ? 29

MISTÄ JOKAISEN HUOLEHDITTAVA JOKA VUORON PÄÄTTYESSÄ, MISTÄ TYÖALUEEN TIIMIN HUOLEHDITTAVA? 30

Esimiehen / johdon 5S käynnin havainnot Työalue: 1S Alue on sotkuinen, materiaaleja täynnä 1S Alueella on ylimääräistä tai tarpeetonta materiaalia 2S Työkalut, osat, materiaalit, tarvikkeet eivät ole sovituilla paikoillaan 2S Työympäristöä ei ole muutettu turhan liikkumisen vähentämiseksi 3S Työalue on epäsiisti ja epäjärjestyksessä 3S Työalueella on likaa, roskia tms. 3S Työalueella on työturvallisuusvaaroja Lyhyt, selkeä Esimies voi jättää oman punalappunsa, risunsa vierailemansa alueen ilmoitustaululle Parannettavaa: Allekirjoitus: Pvm: Valokuvien käyttö? 4S STANDARDIZE POHDINTAA / Esimiehet, johto 31

HYVIÄ ESIMERKKEJÄ esimiehen / johdon 5S käynniltä Työalue: 1S Työalue on hyvässä järjestyksessä 1S Kaikki ylimääräinen ja tarpeeton on poistettu työalueelta 2S Työkalut, osat, materiaalit, tarvikkeet ovat sovituilla paikoillaan 2S Liikkumisen tarve on minimoitu työalueen layoutin järjestelyillä 3S Työalue on siisti 3S Työalueella ei ole likaa, roskaa, nestevuotoja tms. 4S Työalueen siisteydelle ja järjestykselle on luotu pelisäännöt kuten kuvat, sijoituspaikkamerkinnät, värikoodit soveltuviin kohtiin jne. Lyhyt, selkeä Esimies voi jättää oman ruusunsa vierailemansa alueen ilmoitustaululle Kannustava palaute: Allekirjoitus: Pvm: Valokuvien käyttö? 4S STANDARDIZE POHDINTAA / Esimiehet, johto 32

Millainen 5S audit-lista istuu meille parhaiten ja on helppo käyttää ja tulkita arjessa? Pohditaan säännöllisen 5S alueiden auditoinnin tarkistuslistan sisältöä Valokuvien käyttö? 4S STANDARDIZE POHDINTAA / Kuukausitarkistuksen sisältö? 33

Pohditaan säännöllisen 5S alueiden auditoinnin tarkistuslistan sisältöä Valokuvien käyttö? 4S STANDARDIZE POHDINTAA / Kuukausitarkistuksen sisältö? 34

Valokuvien käyttö? Esimerkki lyhyen näpäkästä 5S Audit-listasta Ref: Lean Enterprise Institute 35

Valokuvien käyttö? Esimerkki lyhyen näpäkästä 5S Audit-listasta Ref: Lean Enterprise Institute 36

Valokuvien käyttö? Esimerkki lyhyen näpäkästä 5S Audit-listasta Ref: Lean Enterprise Institute 37

Ref: Lean Enterprise Institute 5S KYPSYYSASTEIKOSTA SAA VAUHTIA OMAAN PROJEKTIIN 38

5S SUSTAIN- MITEN 5S PIDETÄÄN HENGISSÄ? SOVITTAVA OMAAN YKSIKKÖÖN ISTUVAT KEINOT Johdon tuki 5S-toiminnalle Mukana avaamassa, perustelemassa, näkymässä 5S kohdealueilla Tekemässä johdon kierroksia, juttelemassa niin 5S kuin turvallisuus, kuin ympäristö ja laatu Kertomassa tuloksista kun niitä alkaa näkyä Kannustamassa Palkitsemassa Viestimässä aiheen tiimoilta Kokouksissa yhtenä asiakohtana Johdon omiin kannusteisiin yhdeksi osatekijäksi Puuttumalla rapautumiseen Tukemalla työnjohtoa tarpeiden mukaan Ottamalla itse kuvia valikoiduista paikoista, ei vie paljon aikaa ja kommentoimalla kuvia Tuomalla esille 5S roolin toimitusketjun kehittämisessä Innostamalla työntekijöitä jatkuvaan parantamiseen niin 5S kuin muilla rintamilla (nopea ehdotusten käsittely ja palaute tekijälle), toteuttaminen Antamalla tekijöiden kertoa (vaikka tietävätkin) miten 5S asiaa on tehty, pyytämällä työntekijöiltä palautetta esimiesten suuntaan ja reagoimalla itse niihin Jatkuvasti sopivin tavoin esille tuominen siitä, että 5S ei ole siivousjärjestelmä vaan tuotannon ja tuottavuuden sekä työviihtyvyyden jatkuvan parantamisen kivijalka Osata tuoda esille se, että 5S suhteen ollaan tosissaan, se on osa tulevaisuutta Turvatuokioiden yhteydessä 5S rooli ja tilanne esille Koulutuksissa asian esillä pito, kehityksen kommentointi Kuuntelevan roolin korostaminen Oma esimerkki, esim. tarttumalla johonkin lojuvaan esineeseen ja viemällä se sille kuuluvalle paikalle Hitaasti, mutta jatkuvasti edeten. 5S ei ole kertatoimitus, vaan pikkuhiljaa tapahtuva tottuminen tiettyihin työrutiineihin 5S ydintiimi kerää kokemuksia koko talon osalta ja levittää, informoi säännöllisesti Säännölliset auditoinnit jokaisella 5S alueella ja Johdon kierrokset 2x/v Päällikkökierrokset ja juttelut Ristiinauditoinnit - keskustelua alueen työntekijöiden kanssa aiheesta, sortteerauksesta, sijaintipaikoista, visuaalimerkinnöistä, tunnisteista, siivouksesta, johdon näkymisestä, ideoiden kuuntelusta jne 5S Kannustusta - 5S lounas palkkiona - 5S skumpat - 5S kahvit ja pullat - uimahalliliput - urheilukilpailuliput - osastojen väliset kisat - maininnat intrassa, tiedotteissa - osasto esittelee jorylle menestyskertomuksensa kuvien kera 39

5S KIERROSTEN TULOKSET NÄKYVÄSTI ESILLÄ KAIKKIEN NÄHTÄVILLÄ 40

5S KUIN MUUTKIN TUOTANNON TUNNUSLUVUT SELKEÄSTI ESILLE 41

5S-PROJEKTIN MITTAREITA Etsimiseen kuluva aika, vähenemistrendi Odottamiseen kuluva aika Käytävien, tilojen vapaana pysyminen ei tarpeellisesta materiaalista Työn aikana tehtävän kävelyn määrä, kehitystrendit Tehtävän suorittamiseen kuluva aika, trendi Virheiden määrä Koneiden ja laitteiden käytettävyys Ominaiskustannusten kehitys Varastopinta-alan kehitys Poissaoloprosentti, trendi MILLÄ MITTAREILLA JOHTO JA TYÖNJOHTO VOISI SEURATA 5S TILANNETTA? 42

Prosessiteollisuudessa 5S periaatteen soveltamisessa esille nousee mm.: toiminnassa käytettävien tiedostojen sortteeraus usein käytettäviin, harvoin käytettäviin ja järjestelyt vastaavasti käyttäjän kannalta tiedostojen löydettävyys, tunnistekoodaus, vanhojen poisto sovellusten helppo esille saatavuus, ne joita koko ajan käytetään prosessivalvomon ohjauskeinojen priorisointi mitkä ovat olennaisia ja pitää helposti nähdä, tietää mihin suuntaan vaikuttamalla vaikutetaan prosessiin vuoronvaihdossa mitä pitää kirjata, mitä pitää viestiä seuraavalle vuoroon tulijalle, jotta vuoron alku sujuu häiriöttömästi visuaalisuus korostuu, kaikki ohjauksen kannalta olennaiset laitteet, ohjausnapit, raja-arvot, hälytysrajat ovat niin selkeästi merkittyjä että otsaluulla voi tulkita niitä ei putkissa liikkuvan materiaalin siirrot, sovitut sijoituspaikat prosessin varrella liikkumistarpeen minimointi miten operaattorien työnaikaista askeltamista voitaisiin vähentää, kauko-ohjaus, viestintävälineet 43