IT-ERP Tietohallinnon toiminnanohjausratkaisuna ja ITIL palveluiden kehittämisessä Case PRH Timo Junnonen
Esityksen sisältö: 1. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) 2. PRH tietohallinto (PIT projekti) 3. PIT projektin lähtökohdat 4. PIT projektin tavoitteet 5. PIT projektin roadmap 6. PRH it-toimintatapa 7. It-toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ja toteutus 8. Järjestelmäympäristö 9. Tilanne projektin jälkeen
Patentti- Patentti- ja rekisterihallitus ja rekisterihallitus (PRH) Perustettu vuonna 1942, toimipaikka Helsingin keskustassa Henkilöstöä n. 500 kpl Ydintoiminnot ovat teollisoikeuksien sekä yritys- ja yhteisöasioiden käsittelyssä, joiden mukaan virasto jakautuu tulosyksiköihin: 1) Patentti- ja innovaatiolinja 2) Tavaramerkki- ja mallilinja 3) Yritys- ja yhteisölinja 4) Yhdistysasiainyksikkö Hallinnossa tuotetaan tukipalvelut tulosyksiköille, mm. yhteinen tietohallinto, viestintä ja markkinointi Virasto on nettobudjetoitu, budjetti 2007 on n. 36 milj. euroa. Toiminta katetaan lähes kokonaan asiakasmaksuin.
PRH tietohallinto (PIT -projekti) PIT projekti oma vastuualue hallinnossa ja henkilöstömäärä n. 10 kpl Tulosyksiköillä omaa it-henkilöstöä tuotantojärjestelmien ylläpidossa ja kehittämisessä PIT projekti vastaa it-infrasta (työasemat, oheislaitteet, palvelimet, yhteiset sovellukset, verkot, tietoliikenne) Ylläpito tehdään pääosin itse. Ulkoa hankitaan mm verkon ylläpitoa, konesalivalvontaa, suunnittelua, jne Ylläpidettävä infra: 550 työasemaa 1000 sovellusta yli 90 palvelinta, joista virtuaalisia noin puolet 5 tietoliikenneyhteyttä ja 2 konesalia Helpdesk: ma-pe 7.30 17.00
PIT projektin lähtökohdat PIT-kehittämisprojekti aloitettiin tammikuussa 2006 (kesto 2 vuotta). Lähtötilanne & perusteet olivat seuraavia: - Tietohallinto ja päätöksenteko hajautunut liikaa tulosyksiköihin - Kokonaisuus rakentunut vaiheittain, arkkitehtuurisuunnittelu puutteellista - Kustannusten tunnistaminen ja alentaminen - Johdon ja tietohallinnon keskusteluyhteys heikko, mm IT raportoinnin perinne puuttunut + Yhteinen tahto it-asioiden kehittämiselle, keskusteluilmapiiri ja sitoutuminen kunnossa + IT infra pääosin kunnossa + Henkilöstöpolitiikka kunnossa: Rekrytoinnit, motivaatio + Talous kunnossa
PIT projektin tavoitteet 1. Nykytilan kartoitus (prosessikuvaukset & infran kartoitus) + perusasiat kuntoon 2. It-infran yhtenäistäminen ja jatkuvuuden varmistaminen 3. Käyttäjätuen, käytettävyyspalveluiden ja tietoturvan parantaminen ITILmenetelmän avulla 4. PRH:n it-toimintatavan muodostaminen: prosessit, mittarit, mitattavat it-palvelut ja palvelukokonaisuudet 5. It-toiminnanohjausjärjestelmä operatiivisille ITIL-prosesseille 6. Palvelukatalogi ja SLA-sopimukset palvelutuotannon ohjaukseen 7. Johdon it-raportoinnin kehittäminen
PIT projektin roadmap (1/2) 2006 It-infran ja prosessien kuvaaminen ITIL-koulutus 3 henkilölle Olemassa olevien itprosessien ja itinfran kehittäminen. Kehitettävien ITIL-prosessien valinta ja prosessikuvausten muodostaminen It-toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutus ja hankinta. Vaatimusmäärittelynä ITILprosessikuvaukset Efecte-järjestelmän toteutus, koulutukset Mittariston kehittäminen (itbsc) ITIL-prosessien lopputuotteiden kokoaminen palvelukokonaisuuksiksi, hinnoittelumallit, palvelukatalogi, SLA luonti Tietoturvaorganisaation ja toimintatapojen kehittäminen Q1 Q2 Q3 Q4
PIT projektin roadmap (2/2) 2007 Projektin päättäminen ja tietohallinnon organisointi Efecten käyttöönotto SLAsopimusten allekirjoitus Toiminnan analysointi ja kehittäminen Tehtävät, roolit, resurssit, Q1 Q2 Q3 Q4
PRH it-toimintatapa Palvelukatalogi - Käyttäjätuki- ja työasemapalvelut - Sovellusten ja palvelinten hallintapalvelut - Tulostuspalvelut - Verkkopalvelut - Räätälöidyt palvelut SLA SLA SLA SLA Asiakas PRH:n yhteinen it Tuotetaan raportoi Service Level Manager valvoo itbscmittaristo Operatiiviset it-prosessit (ITIL)
It-toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ja toteutus 1. Tarjouspyyntö: Hinta 30 % - toiminnallisuus 70 % 2. Valituksi tuli Efecte-järjestelmä tarjoajia kaikkiaan 10 kpl 3. Järjestelmään toteutettiin seuraavat ITIL-prosessit: Configuration Incident Problem Availability Change Service Level mgnt Hankintojen ja sopimusten hallinta 4. Järjestelmän toteutus alkoi 1.12.2006, käyttöönotto 19.1.2007
Järjestelmäympäristö CMDB Prosessit
Tilanne projektin jälkeen 1 1. IT-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto sujui ongelmitta Tarve kattavalle ratkaisulle oli olemassa ja tarve tunnistettiin Haettiin valmisohjelmistoa, joka taipui hyvin määriteltyihin prosesseihin 2. Kehitetty PRH IT toimintatapa hyväksyttiin ITIL-prosessit hyväksytetty IT-henkilöstöllä ennen toteutusta Tuottavuus ja laatu parantuneet Asiakastyytyväisyys: PIT 9, PRH tavoitetaso 8,4 Kriittiset palvelupyynnöt 98 % (2h) ja normaalit 95 % (2 pv)
Tilanne projektin jälkeen 2 1. Mitä voisi tehdä toisin? Enemmän IT -henkilöstön ITIL-koulutusta SLA toimintatavan sisäistäminen tulosyksiköissä 2. Jatkokehityskohteita Sähköisen asioinnin tukitoiminnot osaksi toiminnanohjausta Toimintatavan ja Efecten käytön laajentaminen tulosyksiköihin Yhteistyökumppanit mukaan: Ulkoiset konsultit, Toimintatapa mahdollisille ulkoistuksille Puhelimet mukaan: Pöytäpuhelimet ja matkaviestimet Integraation syventäminen: AD Efecte, Nagios Efecte, EPTOS Efecte jne