Kuinka liiketoimintalähtöinen IT-ERP tehostaa tietohallinnon toiminnanohjausta

Transkriptio

1 Kuinka liiketoimintalähtöinen IT-ERP tehostaa tietohallinnon toiminnanohjausta Sanomatalo Jaan Apajalahti, Efecte Oy Tätä kalvosarjaa tai sen osaa ei saa julkaista tai toimittaa edelleen missään muodossa ilman Efecte Oy:n erillistä lupaa.

2 Kuka puhuu? Jaan Apajalahti Efecte Oy:n perustaja 1998 Tietohallinnon järjestelmien kehittäjänä ja konsulttina Vuodesta 2005 Efecte Oy:n toimitusjohtaja Kysymyksiä osoitteeseen

3 Tietohallinnon haasteet Tietohallinnon toiminnan on tähdättävä koko yrityksen toiminnan tehostamiseen ja strategian tukemiseen Kriittisin tekijä on tietohallinnon uskottavuus yritysjohdon silmissä on osattava kommunikoida Yleisesti on vallalla käsitys, että tietohallinto kykenee tuottamaan jokapäiväisiä palveluita, mutta ei kykene myötävaikuttamaan strategian toteutumiseen tai toimintojen uudistamiseen Tietohallinnon on pystyttävä viemään toiminnan kehittämiseen tarvittavat muutokset läpi menestyksekkäästi Tietohallinto tulee organisoida niin, että ulkoistettuja ja sisäisesti tuotettavia toimintoja voidaan hallita tehokkaasti Lähde: Gartner Group (2004)

4 Tietohallinnon ainoa tehtävä on tukea yrityksen liiketoimintaa!

5 Palomiehistä lisäarvon tuottajaksi Perusasiat kuntoon Prosessit toimivaksi Strateginen toiminta

6 Liiketoiminnan nykyinen tapa ajatella tietohallintoa? Liiketoiminta on opetettu siihen, että tietotekniikka toimitetaan kuin Manulle illallinen Tekniikan pitäisi vaan toimia, eikä heillä ole juuri vaikutusvaltaa tekniikan sisältöön tai tietoa siitä Liian teknistä, ei pysty ymmärtämään, laittakaa se nyt vaan toimimaan!

7 Tietohallinnon nykyinen tapa ajatella liiketoimintaa? Tietohallinto on oppinut siihen, että he toimittavat toimivaa tietotekniikkaa jollain tietyllä euromäärällä, tietämättä kuitenkaan aivan tarkasti liiketoiminnan tarpeita Älkää puuttuko tähän, me tiedämme mitä teemme!

8 Ohjaako liiketoiminta tietohallintoa, oikeasti?

9 Uusi tapa ajatella tietohallintoa Moderni tietohallinto on liiketoimintakriittinen palveluorganisaatio ja tulosvastuullinen yksikkö. Markkinatalous toimii: liiketoiminta esittää vaatimukset tietohallinnon palveluille ja maksaa niistä. Sisäisen tietohallinnon tulee olla kilpailukykyinen ja vertailukelpoinen ulkoisten toimittajien ratkaisujen kanssa. Johda tietohallintoa kuten johtaisit omaa liiketoimintaasi!

10 Tietohallinnon missio ja visio Missio Tarjota liiketoiminnan tarvitsemia tietotekniikkapalveluja kustannustehokkaasti, laadukkaasti ja kilpailukykyisesti Visio Saavuttaa strateginen ja merkittävä asema osana yrityksen liiketoiminnan ja toteuttamista ja kilpailukykyä

11 Miten kommunikoida tietohallinnon ja liiketoiminnan välillä?

12 Paljon termejä sama viesti IT Infrastructure Library (ITIL) Business IT Alignment ISO BS IT Governance Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) Business Service Management (BSM)

13 Palvelutasosopimukset Service Level Agreements Palvelutasosopimukset määrittelevät koko tietohallinnon toiminnan Jos suoritettavaa palvelua ei ole luvattu palvelutasosopimuksessa, niin miksi sitä palvelua toimitetaan? Liiketoiminta ei tiedä ostavansa kyseistä palvelua! Palvelutasosopimuksia tulee tehdä myös toimittajien ja alihankkijoiden kanssa Underpinning contracts Operational level Agreements Good will toimintaa ei voi mitata!

14 Palvelukatalogi ja palvelukuvaukset Service Catalogue & Service Descriptions Palvelukuvaukset ovat tärkea elementti tietohallinnon toiminnan määrittelyssä Nämä ovat ne palvelutuotteet joita tietohallinto myy liiketoiminnalle. Näiden avulla voimme mitata, onko tietohallinto kustannustehokas ja kilpailukykyinen ulkoisten toimittajien ratkaisujen kanssa? Pystyykö tietohallinto tuottamaan liiketoiminnan tarvitsemat palvelut? Tilaat jotain saat jotain ja maksat jotain?!

15 Vähimmäisvaatimukset palvelutasosopimukselta Sopimuksen kesto Sopimuksen laajuus, määritellään asiakas Palvelut joita palvelutasosopimus koskee Palvelujen saatavuus Vasteajat virhetilanteisiin Sopimuksen alaisten palvelujen prioriteetit Virhetilainteiden eskalointi Molemmilta osapuolilta vaadittavat dokumentit ja kirjaukset Palvelutason mittarit ja niihin liittyvät sanktiot Määritellään toimittajan ja asiakkaan vastuut Sopimuksen voimassaolopykälät

16 Laitetaan molemmat osapuolet miettimään tarpeita ja tarjontaa Toimittaja ja asiakas sovittavat yhdessä tarjottavat palvelut ja palvelutasosopimukset vastaamaan toisiaan Toimittajan tulee miettiä asiakkaan tarpeet täyttävä palvelukatalogi Asiakaan tulee miettiä omat tarpeensa eri palveluille ja niiden palvelutasoille Keskustelun tulee olla jatkuvaa, palvelusopimuksia sekä palvelukuvauksia tulee päivittää säännöllisesti

17 Yrityksen oma tietohallinto on vastuussa! Ulkoistamalla ei voi sysätä vastuuta ulos yritykseltä Yrityksen tietohallinto omistaa IT palveluiden toimitusketjun ja toimii sen ohjaajana Palvelutasosopimukset liiketoiminnan kanssa tehdään tietohallinnon kanssa Liiketoiminnan murheena ei tule olla kuka palvelut tuottaa ja miten Lakisääteiset vastuut eivät katoa Sarbanes-Oxley säädökset IAS raportointi BSA tarkastukset Vastuu kokonaiskustannuksista on edelleen tietohallinnolla

18 ICT toimitusketju

19 Miksi tietohallinnon toimitusketjun hallinta on kovin tärkeää? Tietohallinnon käytännön toiminta on usein ulkoistettua Tietoa tulee pystyä siirtämään toimintaa hallitsemaan eri organisaatioiden ja yritysten välillä Myös sisäisesti on lukuisia toimijoita jotka vaikuttavat kokonaisuuden toimivuuteen Asiakkaille on tärkeää saada single point of contact, asiakas ei voi tietää mistä mihinkin ongelmaan saa apua tai mihin ongelma liittyy Yrityksillä on tarve ketjuttaa IT hallintaansa alihankkijoilleen, toimittajilleen ja muille yhteistyökumppaneilleen Myös alihankkijoiden ja toimittajien pitää pystyä kommunikoimaan keskenään IT hankkeissa on usein mukana useita osapuolia Liiketoiminnan murheena ei tule olla kuka palvelut tuottaa ja miten Incidents Requests Customer Orders Customer Companys Service Desk Single point of contact Escalation & Data transfer Vendor Service Desk Escalation & Data transfer Subcontractor Service Desk Escalation & Data transfer Service provider Service Desk Escalation & Data transfer Subcontractor Service Desk

20 Toimivan tietohallinnon toimitusketjun hyödyt Yhteistyökumppaneilla, toimittajilla ja alihankkijoilla on oikeat tiedot käytettävissään Hyötyjä & kustannussäästöjä Mahdollistaa tehokkaamman alihankkijoiden käytön Vähentää työmäärää Vähentää virhetilanteita Nopeuttaa palvelua Parantaa ja nopeuttaa yritysten välistä yhteistyötä Mahdollistaa dynaamisemman työskentelytavan yhteistyökumppanien kanssa

21 Tarpeita toimintaa tehostavalle tietohallinnon kommunikaatiolle Luodaan tehokas ja kattava logistiikkaketju tietohallinnon toiminnanohjauksen hallintaan Ketjussa ovat mukana Yrityksen omat tietohallinnon resurssit (ja järjestelmät) Palveluntarjoajien resurssit (ja järjestelmät) Alihankkijoiden resurssit (ja järjestelmät) Ohjelmistotoimittajien resurssit (ja järjestelmät) Laitetoimittajien resurssit (ja järjestelmät) Organisaatioiden välillä liikkuva tieto käsittää mm. Asset data transfer Organization data transfer CMDB synchronizing Knowledge base sharing Incident, Problem & RFC escalation Invoicing information transfer Procurement orders Product catalogues

22 Tulevaisuuden visio: IT-ERP

23 Mitä on IT-ERP Liiketoimintalähtöinen tietohallinto tarvitsee yhtenäisen näkyvyyden kokonaisuuteen IT-ERP muodostuu, kun tietohallinnon toimintaan liittyvään perustietoon lisätään liiketoimintaa käsittelevää uutta tietoa ja näkökulmia IT-ERP yhdistää kaiken tietohallinnon piiriin kuuluvan tiedon yhdeksi hallittavaksi kokonaisuudeksi IT-ERP tukee kaikkia tietohallinnon prosesseja, myös ITIL kehyksen ulkopuolelta IT-ERP ITIL Framework IT Asset Management IT Service Management Efecte Corp.

24 Mitä tietoa IT-ERP sisältää? Asiakkaat Laitteistot Henkilöresurssit Leasing Tietoverkot Hankinnat Leasing Hankinnat Sovellukset Laitteistot Liiketoimintaprosessit Sopimukset Standardit Organisaation tiedot Palvelut IT-ERP Tietohallinnon Sopimukset Palvelut projektisalkku Sovellukset Sovitut standardit Organisaation Taloushallinnon Taloushallinnon tiedot tiedot tiedot Tietohallinnon projektisalkku HenkilöUlkopuoliset Tietoverkot resurssit toimittajat LiiketoimintaAsiakkaat Ulkopuoliset toimittajat prosessit Efecte Corp.

25 IT-ERP järjestelmän prosessit IT-ERP mahdollistaa tietohallinnolle ITIL prosessien lisäksi lukuisia muita tietohallinnon liiketoimintaan liittyviä prosesseja ITIL prosessit Projektihallinta Hankinnat Tuntikirjaukset Laskutukset Sopimukset Kehitysprosessien vaatimukset IT-ERP järjestelmän tukemat toiminnot eivät kaikki ole riippuvaisia esim. ITIL prosesseista Myynti Tuotanto &Talous CRM ERP Tietohallinto IT-ERP Efecte Corp. Jokaisella itseään kunnioittavalla tietohallintojohtajalla on käytössään toiminnanohjausjärjestelmä!

26 Yhteenveto Ajatelkaa tietohallintoa uudella tavalla, liiketoimintona! Tietohallinnon tulee olla kustannustehokas ja kilpailukykyinen vertailtavissa ulkopuolisten toimittajien ratkaisuihin! Älkää keksikö pyörää uudestaan käyttäkää valmiiksi mietittyjä prosessikehyksiä kuten ITIL, Documented Common Sense! Tehkää palvelukatalogi, sopikaa palvelutasot ja hinnoitelkaa ne yhdessä asiakkaiden (liiketoiminnan) kanssa Ainoastaan näin tietohallintoa voidaan ohjata oikeaan suuntaan! Liiketoimintalähtöinen tietohallinto tarvitsee toimiakseen ketterän IT-ERP järjestelmän, joka tukee monipuolisesti tietohallinnon prosesseja sekä tietotarpeita nyt ja tulevaisuudessa! Olkaa rohkeita, pyytäkää tukea ja visioikaa!

27 Kiitoksia ajastanne! Onneksi tietohallinto ei ole ydinfysiikkaa vaikeampaa tai toisinpäin!