Onnistumisen eväät muutoksessa -keskitetyn työvuorosuunnittelun rakentaminen yhteistyössä

Onnistumisen eväät muutoksessa -keskitetyn työvuorosuunnittelun rakentaminen yhteistyössä

Esityksen sisältö 1 Oral tänään 2 Työvuorosuunnittelu mikä muuttui? 3 Työvuorosuunnitteluprojektin eteneminen 4 Työvuorosuunnittelun sykli 5 Hyödyt ja riskit liiketoiminnalle 6 Kokemuksiamme Visma Numeronista

Oral tänään Oral tänään Valtakunnallinen ja suurin ketjukonseptilla toimiva suunterveyden palveluyhtiö Suomessa 63 toimipistettä 38 paikkakunnalla Yli 250 hoitoyksikköä 100.000 nettikäyntiä/kk Yli 1300 hammashoidon ammattilaista Suomen suurin hammaslaboratorio Vuosina 2016 2017 25 yrityskauppaa 85.000 verkkoajanvarausta/v Sijaistenkäyttö n. 9000 h/kk 300.000 as.käyntiä/v 2.11.2017 3 n. 1800 työvuoroa/kk

Muutos Työvuorosuunnittelu - mikä muuttui? Lähtötilanne Hajautettu suunnittelu n. 700 henkilölle 49 asemalla, kolme työehtosopimusta Työvuorosuunnittelusta ja muutoshallinnasta vastasi 30 asemien esimiestä Sijaishallinta kahdessa eri järjestelmässä Suunnittelun pohjatiedot eri järjestelmissä: avatut tunnit asiakas- ja potilastietojärjestelmässä, työvuorotoiveet esimiehen omissa muistiinpanoissa, avustavan henkilöstön suunnittelupohja työvuorosuunnittelujärjestelmässä Työvuorosuunnittelujärjestelmästä ei integraatioita Kirjauksia tehtiin useampaan eri järjestelmään Järjestelmä ei tue keskitettyä suunnittelua Esimiehillä ei näkyvyyttä muiden asemien resursointitilanteeseen Työvuorosuunnittelun laatu vaihteli asemittain Suunnittelutyö on ajankäytöllisesti tehotonta 2.11.2017 4 Nykytilanne (vaiheessa 1.) Keskitetty suunnittelu Kaksi työvuorosuunnittelijaa & tiiminvetäjä vastaa suunnittelu- ja muutoksenhallintatyöstä sekä sijaishallinnasta Alueellinen suunnittelu pääkaupunkiseudulle (n. 50% henkilöstöstä) ja muulle Suomelle yht. n. 700 työntekijää Suunnittelutyötä tehdään ammattimaisesti ja linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa Työvuorosuunnittelu on pitkälle automatisoitua Työntekijöillä on käytössä työvuorotoive portaali Pitkän tähtäimen suunnittelu helpottuu ja ennakoitavuus paranee (osaamisen johtaminen, lomasuunnittelu, rekrytoinnit) Resurssien joustavampi käyttö alueellisesti Keskittämisen kautta näkyvyys alueelliseen resurssitilanteeseen -> sijaisten tarve vähenee Esimiehillä enemmän aikaa keskittyä liiketoiminnan johtamiseen Elämä asemalla Hymyilee

Projektin eteneminen 04/16 12/17 Q2-Q4/16 Q1-Q2/17 Q3/17 Q4 Esiselvitykset POC Järjestelmän valinta Tiimin rakentaminen Toiminnalliset kuvaukset, työpajat, järjestelmätestaus Startti 1 ja 2. vaiheet.!! Mittaaminen ja seuranta 1 2. Palautteenkeruu Viestintä eri kanavissa Videoblogit, intra, info-näytöt, esimiehet, Advisory Board!, Yhteistyöforum

Työvuorosuunnittelun sykli Toiveiden määräaika Esimiesten tarkastelu Listan julkaisu Listan suunnittelu Työvuorolistan voimassaoloaika Vuoronvaihto Äkillisten muutostilanteiden hallinta Toteumien kirjaus ja käsittely 2.11.2017 6

Analyysia Hyödyt Henkilöstökulut vähenevät nyt jo tuloksia! Manuaalisen ja päällekkäisen tekemisen vähentäminen Teknologian hyödyntäminen Henkilöstön itsepalveluportaali Henkilöstösuhdeluku Optimointi Suunnittelua ohjaavat parametrit automatisoitavissa! Resursoinnin ennakoitavuus ja eteenpäin katsovuus paranee Hyödyt ja riskit liiketoiminnalle Riskit Henkilöstön muutosvastarinta ja työtyytymättömyys lisääntyy Keskitetty suunnittelu koetaan omien vaikutusmahdollisuuksien vähenemisenä Liikkuminen asemien välillä koetaan kuormittavaksi Muutoksen kannalta tarvittavia prosessi- ja pelisääntömuutoksia ei kyetä tekemään Keskittämisellä ei saavuteta toivottuja tehostamis- ja kustannushyötyjä Työpalat määritelty tarkasti ihmiset 2.11.2017 oikeaan aikaan oikeassa paikassa 7 Keskitettyyn työvuorosuunnitteluun ei saada riittävää osaamista

Yhteistyöstä Kokemuksiamme Visma Numeronista Huolellinen kumppaniarviointi POC vaihe huom. vain 1 vko! Järjestelmän soveltuvuus erittäin haasteelliseen toimintaympäristöön Huolellinen riskienarviointi Työpajatyöskentelyn tiiviys ja selkeys Starttinopeus Mutkattomuus Ammattimainen projektiosaaminen Asiakkaan äkillisessä muutostilanteessa kyvykkyys tarjota laadukkaita ja kustannustehokkaita lisäpalveluita asiakasta ei jätetä pulaan asenteella Luottamus 2.11.2017 8