Peruspalvelukuntayhtymä Kallion viestintästrategia ja toimeenpano-ohjelma

Transkriptio

1 Peruspalvelukuntayhtymä Kallion viestintästrategia ja toimeenpano-ohjelma Peruspalvelukuntayhtymä Kallion viestintästrategia ja toimeenpano-ohjelma Yhtymähallitus Liite 156

2 1. Johdanto Tämä viestintästrategia on laadittu tukemaan Peruspalvelukuntayhtymä Kallion strategiatyötä. Se kertoo, miten palvelustrategian ja henkilöstöstrategian mukaisia tavoitteita edistetään viestinnän keinoin. Viime kädessä viestintästrategia antaa eväät siihen, miten viestintä parhaalla mahdollisella tavalla auttaa koko organisaatiota edistämään tavoitteitaan. Kalliossa on aikaisemmin laadittu viestinnän politiikkaohjelma ja viestintäsuunnitelma, jotka ovat antaneet ohjeistusta päivittäisviestintään ja viestinnän kehittämiseen. Strategiatyön eteneminen on lisännyt tarvetta sitä tukevan viestinnän suunnitteluun. Viestintästrategialla tarkoitetaan niitä valintoja, tavoitteita ja linjauksia, jotka toimivat ohjenuorana niin viestinnän vastuuhenkilöille, johdolle ja esimiehille kuin jokaiselle työntekijälle. 2. Kallion viestinnän taustaa ja nykytilan arviointia Peruspalvelukuntayhtymä Kallion toimintamallista tehdyn tutkimuksen mukaan Kalliossa tarvitaan tasapainoinen suhde verkostojohtamisen, professiojohtamisen, ammattijohtamisen ja poliittisen johtamisen välille. Välineeksi tällaisen järjestelmän kehittämiseen nähdään vuorovaikutus, jatkuva näkemysten vaihtaminen ja yhteisen todellisuuden luominen. (Airaksinen, Tolkki & ja Laine 2011.) Kallion johtamista ja viestintää on parannettu muun muassa osallistavalla palvelustrategiaprosessilla, vahvistamalla kuntien omistajaohjausta ja tiedonsaantia Kallion asioista sekä luomalla johtamisviestinnälle uusia foorumeita ja kehittämällä entisiä. Kallion mediajulkisuus on sen historian aikana ollut runsasta ja välillä sävyltään negatiivista. Kallion vahvan kehittämistoiminnan ja talouden hallinnan myötä julkisuus on ollut myönteisempää. Kallion myönteisestä työnantajamaineesta on saatu palautetta rekrytointihaastatteluissa. 3. Viestintästrategia perustuu Kallion palvelustrategiaan Voimassa oleva palvelustrategia kuvataan yhtenäisesti alla olevan dian avulla. Kuvaus sisältää yhteiset viestit, joita räätälöidään kohderyhmien mukaan.

3 Kuvion ydinviestit ovat seuraavat: Palvelut ovat vaikuttavia ja kustannustehokkaita Kallio on yhtenäinen palvelualue Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen on yhteinen tehtävämme Kotona asumista tuetaan Palvelustrategiasta on vuodelle 2014 johdettu painopistealueet. Henkilöstöä koskevat vuoden 2014 ydinviestit Asiakkaan palveluprosessi on kokonaisuus, josta jokainen kantaa oman vastuunsa Lapset puheeksi toimintatavalla tuetaan lapsen hyvää kehitystä ja ehkäistään yli sukupolvien siirtyviä ongelmia Kehittämistyö on arvokasta, vaikka tulevaisuuden sote -ratkaisut ovat epäselvät Luottamushenkilöitä ja kuntajohtoa koskevat vuoden 2014 ydinviestit Sekä kuntatasoisten palvelujen että pidemmällä aikavälillä yhdessä järjestettävien palvelujen tarkastelu on välttämätöntä asiakkaiden palvelutarpeiden turvaamiseksi Kallio tehostaa toimintaa ensisijaisesti kehittämällä palveluja 4. Viestinnän arvot ja periaatteet Pohjana ovat Kallion arvot oikeudenmukaisuus, osaaminen, vastuullisuus ja luottamus Viestinnän arvot Vuorovaikutteisuus Aloitteellisuus Avoimuus Selkeys ja ymmärrettävyys Toimintaperiaatteet Vuoropuhelussa sidosryhmien kanssa vahvistetaan osallisuutta ja muodostetaan yhteistä käsitystä tärkeistä asioista Viestintä on kaikkien työyhteisön jäsenten yhteinen tehtävä, johdon ja esimiesten rooli on keskeinen Oikea tieto on oikeaan aikaan oikeilla ihmisillä Johtamispuhe on yhtenäistä

4 5. Viestinnän osa-alueet, strategiset tavoitteet ja keinot Kallion viestinnän strategiset tavoitteet perustuvat Kallion strategisiin päämääriin ja viestinnän kehittämistarpeisiin. Kallion viestinnän yleistavoitteena on tukea Kallion perustehtävän ja strategisten tavoitteiden ymmärtämistä ja toteuttamista. 5.1 Henkilöstöviestintä Henkilöstöviestinnällä on keskeinen rooli kuntayhtymän viestinnässä. Se edistää yhteishenkeä, tehoa ja tyytyväisyyttä. Sillä on myös suuri merkitys työantajamaineen rakentumisessa. Tässä henkilöstöviestintää tarkastellaan erityisesti viestinnän strategisten tavoitteiden näkökulmasta eikä siihen sisälly ns. arkiviestinnän tavoitteet ja toimenpiteet. Viestinnän tavoite Henkilöstö tuntee Kallion strategian ja sitoutuu sen toteuttamiseen omassa työssään Muutosviestintä tukee henkilöstöä muutostilanteissa Esimiesten viestintätaidot tukevat henkilöstön työhyvinvointia Työntekijät ottavat vastuuta työyhteisönsä viestinnästä ja työilmapiiristä Henkilöstö tuntee kuntayhtymän johdon ja saa tilaisuuksia ajankohtaistiedon vaihdantaan, henkilöstön keskusteluteemoja tunnistetaan ja niihin reagoidaan Keinot Strategian toteutumista ja toimintaympäristön muutoksia arvioidaan johtoryhmissä ja muilla tarkoituksenmukaisilla foorumeilla Strategiasta johdetut tulosaluekohtaiset tavoitteet konkretisoidaan kehityskeskusteluissa työyksikön ja työntekijöiden tavoitteiksi Muutosviestinnän ja -johtamisen suunnitelma laaditaan niissä yksiköissä, joissa muutoksia on tulossa Esimiehille järjestetään johtamiskoulutusta (sisältää viestinnän) ja vertaistukea Henkilöstön työyhteisötaitoja kehitetään Intranet uudistetaan vuoden 2014 loppuun mennessä Kallion johtoryhmä tutustuu työyksiköihin Johtoryhmissä tunnistetaan henkilöstöä puhuttavia asioista, tarvittaessa niitä käsitellään Kallion johtoryhmässä Onnistumisen seuranta Kehityskeskustelujen määrä, % Jokaisella työntekijällä on vähintään yksi seurattava tavoite, % Johtoryhmän vierailut työyksikköihin on toteutettu Kallion johtoryhmä käsittelee henkilöstöä puhuttavia asioita vähintään muutaman kerran vuodessa Työyhteisöissä on laadittu pelisäännöt työntekijöiden yhteistoiminnalle Itsearviointi

5 5.2 Ulkoinen viestintä Ulkoinen viestintä on tiedon välittämistä, kuuntelemista ja vaikutusmahdollisuuksien tarjoamista. Viestinnällä lisätään luottamusta kuntayhtymän palveluihin ja niiden uudistamiskykyyn. Viestinnällä rakennetaan organisaation mainetta. Viestintä kuntayhtymän jäsenkunnille, niiden asukkaille ja luottamushenkilöille Viestintätavoite Kallio tunnetaan toimintaansa kehittävänä ja luotettavana organisaationa ja työnantajana Odotettavissa olevista muutoksista tiedotetaan nopeasti ja tehokkaasti, Kallio saa tietoa toimintaympäristön muutoksista Kuntalaiset voivat osallistua Kallion toiminnan arviointiin ja tulevaisuuden suunnitteluun Sähköisiä palveluita kehitetään Kallion strategian mukaisesti, erityisenä tavoitteena on verkkoviestinnän uudistaminen Keinot Strategialähtöisyys näkyy kaikessa Kallion viestinnässä Median välityksellä kerrotaan kokouspäätöksistä, toiminnan muutoksista ja kehittämistyöstä Kuntayhtymän www-sivut pidetään ajan tasalla Kuntalaisia opastetaan käyttämään sähköistä asiointia esimerkiksi hakemuksia, Omakantapalvelua Kalliolla on sidosryhmien tuntema toimiva palautejärjestelmä Kuntalaisia ja luottamushenkilöitä osallistetaan toiminnan kehittämiseen esimerkiksi vuorovaikutteisilla asiakastilaisuuksilla, kokemusasiantuntijuudella Järjestetään Kallion ja median viestintäyhteistyön kehittämistilaisuus Onnistumisen seuranta Keskeisten teemojen tai aihealueiden näkyvyys julkisuudessa (määrä) Saavutetun julkisuuden sävy Vuonna 2013 aloitettu www-sivujen uudistus on toteutettu Asiakastyytyväisyyskyselyjen palaute hyödynnetään Itsearviointi Markkinointiviestintä Viestintätavoite Kuntayhtymän erityisosaaminen ja toiminnan kehittäminen tunnetaan Rekrytoinnissa Kallio näyttäytyy vetovoimaisena työpaikkana Kallion esittelymateriaali ja ilmoitukset noudattavat yhtenäistä ulkoasua Terveyttä edistävä viestintä vahvistaa kuntalaisten hyvinvointia ja terveyttä Kolmannen sektorin toimijoiden vapaaehtoistyön tarjonta ja Kallion tarpeet kohtaavat

6 Keinot Hankkeille laaditaan viestintäsuunnitelma Rekrytointimateriaali tukee Kallion strategiaa ja imagoa Terveyttä edistävän viestinnän keinoja mietitään ja toteutetaan Tehdään vapaaehtoistyön selvitys Onnistumisen seuranta Kallion viestintäopas on laadittu ja viestinnän graafinen ohjeistus osana sitä Terveyttä edistäviä toimenpiteitä on toteutettu Vapaaehtoistoiminnan määrä kasvaa Kalliossa Avoinna oleviin tehtäviin on päteviä hakijoita Kriisiviestintä Kriisiviestinnän yleinen suunnitelma on laadittu Joki 12 -valmiusharjoituksen yhteydessä. Ympäristöterveydenhuollon viestintää on toiminut hyvin todellisissa kriiseissä. Tehostettua viestintää tarvitaan, jos Kalliossa tai sen ympäristössä tapahtuu jotain sellaista poikkeavaa, mikä vaikuttaa väestöön tai henkilökuntaan tai muuten ylittää uutiskynnyksen. Viestintätavoite Kallion yksiköissä on kriisiviestinnän ohjeistus ja osaaminen sen toteuttamiseen Kriisiviestinnän vastuut on selkeytetty Keinot Kallion valmiusryhmä päivittää kriisiviestinnän ajankohtaistilanteen ja tarpeet sen parantamiseksi 5.3 Viestinnän päävastuut Hallintosäännön mukaan kuntayhtymän tiedottamista johtaa yhtymähallitus, joka myös hyväksyy tiedottamisen yleiset ohjeet ja periaatteet. Kuntayhtymän johtaja huolehtii kuntayhtymän sidosryhmäsuhteista ja tiedottamisesta. Toimialajohtajat vastaavat osaltaan tiedottamisesta. Peruspalvelukuntayhtymä Kalliossa viestintä on jokaisen ammattilaisen tehtävä. Erityisen suuri vastuu viestinnästä on johdolla ja esimiehillä. Kehittämispäällikkö ohjaa, koordinoi ja kehittää sekä osaltaan toteuttaa viestintää. Tietohallintopäällikkö koordinoi sähköistä viestintää ja sen teknistä ympäristöä. Viestinnän vastuut ja aikataulut edellä mainittujen toimenpiteiden suorittamiseksi sovitaan Kallion johtoryhmässä ja toimialojen johtoryhmissä. Kehittämispäällikkö koordinoi toteuttamista.