Hoitotyön johtaminen helpottuu RAFAELA - ja WFM- järjestelmien avulla

Transkriptio

1 Hoitotyön johtaminen helpottuu RAFAELA - ja WFM- järjestelmien avulla RAFAELA -asiantuntija Pia Fredriksson, FCG Konsultointi Projektipäällikkö Pirjo Ketola, Numeron Ke klo

2 Ohjelma Kuntamarkkinat , Helsinki, Kuntatalo Keskiviikko NH. A Hoitotyön johtaminen helpottuu ja tehostuu RAFAELA - ja WFM- järjestelmien avulla RAFAELA -asiantuntija Pia Fredriksson, FCG Konsultointi Oy ja projektipäällikkö Pirjo Ketola, Numeron 2

3 RAFAELA järjestelmän esittely RAFAELA on suomalainen hoitoisuusluokitusjärjestelmä, joka tuottaa tietoa optimaalisesta henkilöresurssista yksikkö- ja organisaatiotasolla. Hoitoisuusluokitus tuottaa tietoa yksiköiden hoitotyöstä, hoitotyön resursseista ja laadusta. Hoitoisuusluokitus tukee näyttöön perustuvaa johtamista ja oikeudenmukaista päätöksentekoa. Hoitoisuusluokitusjärjestelmän avulla voidaan parantaa potilasturvallisuutta ja hoitohenkilökunnan työhyvinvointia. Hoitoisuusluokitusjärjestelmän avulla suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään hoitotyötä. 3

4 Keskeisin tunnusluku Hoitoisuus/hoitaja/optimi 4

5 RAFAELA nykytila RAFAELA -järjestelmän käytön edellyttämä henkilöresurssi lasketaan manuaalisesti erillisen ohjeistuksen mukaan. Tällä hetkellä henkilöresurssitietoa ei saada vaivatta tai suoraan käytössä olevasta työvuorojärjestelmästä. Henkilöresurssilaskenta saatetaan kokea työlääksi ja aikaa vieväksi. Hoitoisuustieto ei nouse suoraan hyödynnettäväksi työvuorosuunnittelujärjestelmään eikä sitä voida hyödyntää reaaliaikaisesti päivittäisen toiminnan suunnittelussa. Hoidettavien potilaiden hoitoisuutta ei olla hyödynnetty riittävästi hoitotyön tarpeen ennustamisessa. 5

6 Miksi tätä tietoa tarvitaan? Hoitotyön kuormituksella on tilastollisesti merkitsevä yhteys vaaratapahtumiin mm. potilaskuolleisuuteen: Junttila J.K. et al. (2016) Hospital mortality and optimality of nursing workload: A study on the predictive validity of the RAFAELA Nursing Intensity and Staffing system. Int J Nursing Studies 60 (2016) Osa nuorista sairaanhoitajista väsyy liialliseen työkuormitukseen ja kokee jopa sairauslomalle johtavaa työuupumusta, mikä johtaa alanvaihtoon. Flinkman, M Nuorten sairaanhoitajien aikomus lähteä ammatistaan Suomessa monimenetelmällinen tutkimus. Sairauslomien määrä lisääntyy jopa 45%, kun työmäärä oli >30% yli optimin. Jo % optimin ylittävän työmäärän yhteydessä sairauslomat lisääntyvät selvästi. Rauhala et al, Journal of Advanced Nursing

7 Tiedon hyödyntäminen 7

8 Työvoiman hallinta RAFAELA :a ja WFM:a käyttäen ASIAKKAAN JÄRJESTELMÄT WFM RAFAELA HR Potilastietojärjestelmä ja RAFAELA Palkat Työn tarpeen suunnittelu 1 2 Jaksosuunnittelu ja optimointi Työn ja henkilön osaamisen kytkentä Päivittäinen töiden järjestely ja sijaishallinta TES-tulkinta Työn osaamisvaatimukset Henkilöiden käytettävyys, osaamiset ja toiveet Reaaliaikainen henkilöiden sijoitustieto Toteutuneet työtunnit ja kustannukset ECOMED KPP, kustannuslaskenta ja johdon raportointijärjestelmät 8

9 1 Työn tarpeen kuvaus Työn tarve suunnitellaan kullekin osastolle viikonpäiväkohtaisesti toiminnoittain tai työpisteittäin tulevalle 3-viikkoisjaksolle Työn tarpeen arviointi suoritetaan historiatietojen perusteella, viikonpäiväkohtaisesti osaston henkilöstötarpeen. Henkilöresurssitarvetta kuvastaa tunnusluku hoitoisuus/hoitaja. Käyttäjä voi valita ajanjakson, josta viikonpäiväkohtaiset tunnusluvut (keskiarvot) lasketaan. Suunnittelija saa näkyviin suunniteltavan viikonpäivän em. tunnusluvut. 9

10 2 Päivittäinen töiden järjestely Kuluvan päivän tilanteen työvoiman hallinta: Päivän ja tarkasteluhetken resurssit osastolla / osastoilla / lääkärit / sijaiset (läsnä /poissa) Potilastilanne osastolla (huone/vuode/läsnä olevat potilaat ja avopotilaista ilmoittautuneet potilaat) Ennustehoitoisuus* / hoitaja (kuva seur. kalvolla. Tarve mm. silloin, kun tarkastellaan muiden osastojen hoitoisuustietoja sijaisia etsiessä tai arvioidaan oman yksikön henkilöresurssin riittävyyttä tulevan päivän osalta. WFM mahdollistaa työkuorman tasauksen näyttämällä reaaliaikaisesti työja henkilöstötilanteen näytölle valituissa yksiköissä (kts. seuraava sivu) Työkuormitus on tarkasteltavissa myös trendeinä päivä- tai tuntikohtaisesti Edellyttää reaaliaikaista liittymää potilastietojärjestelmän RAFAELA tiedonkeruuosuuteen 10

11 2 Päivittäisen töiden järjestelyn alustava WFM-näkymä Osaston ko. hetken henkilöresurssitilanne (+/- hoitajatarve/vuoro) RAFAELA :n hoitoisuustiedon hyödyntäminen: Lasketaan WFM:n päiväkohtaisiin yhteenvetoihin tunnusluvut, jotka kertovat potilashoitoisuuden perusteella ennustetun hoitajatarpeen. 11

12 WFM ja RAFAELA terveydenhuollossa Työvälineet hoitotyön johtamiseen. Työn tarpeesta lähtevä työvuorosuunnittelu Työn tarpeen ja työn osaamisvaatimuksien perusteella suunnittelussa etsitään töille osaavat tekijät. Mahdollistaa kokonaisuudessaan hoitoisuustiedon aiempaa yhdenmukaisemman ja tehokkaamman hyödyntämisen. Työvuorosuunnittelussa on mahdollista huomioida aiemmasta poiketen helposti ja suoraan esim. potilasmäärä ja -hoitoisuus, optimaalinen hoitoisuus/työkuorma (hälytysrajat silloin, kun optimaalinen hoitoisuus on vaarassa ylittyä tai alittua). Potilasmäärän ja hoitoisuustiedon avulla saadaan tunnuslukuna mm. osastokohtainen reaaliaikainen resurssitilanne, jota apuna käyttäen voidaan arvioida entistä tarkemmin henkilöiden optimaalista sijoittelua. Tuottaa resurssilaskentaan valmiit tiedot. Hoitoisuus- ja henkilöresurssitiedon hyödyntäminen kustannuslaskennassa ja raportoinnissa. Resurssien oikealla kohdistamisella säästetään miljoonia! 12

13 Yhteystiedot FCG Konsultointi Oy Pia Fredriksson asiantuntija, Hyvinvointi ja ICT-palvelut FCG Konsultointi Oy Osmontie 34, PL 950, Helsinki puh Numeron Oy Pirjo Ketola Projektipäällikkö ja työvoiman hallinnan asiantuntija Sumeliuksenkatu 18 B, Tampere puh