TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) KORJAUSLASITUSTEN HANKINTA V. 2013-2014 Hankinnan kohde ja tavoitteet Espoon kaupunki (Tilaaja) pyytää tarjousta sen omistuksessa olevien noin 2000 rakennuksen korjauslasitustöistä. Työt ovat pääasiassa rikottujen lasien korjauksia. Työt suoritetaan palvelun tuottajan tarvikkeilla, kalustolla ja työvoimalla tämän tarjouspyynnön tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Työt on aloitettava neljän (4) tunnin kuluessa tilauksesta. Eristyslasielementtien toimitusaika on enintään kolme (3) viikkoa. Hankinnan ennakoitu arvo on 180 000 euroa/vuosi (alv 0 %). Sopimuskausi ja palveluntarjoajan valintaperusteet Sopimuskausi on 1.3.2013-31.12.2014. Sopimukseen sisältyy kaksi (2) optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Tilaaja päättää palveluntarjoajat, joiden kanssa optiosopimuskautta mahdollisesti jatketaan ja käytetäänkö yksi (1) vai kaksi (2) vuotta. Option käyttämisestä ilmoitetaan ja sovitaan kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Palveluntarjoajan tulee täyttää kelpoisuusehdot päästäkseen mukaan kilpailuun. (Liite 1). Osatarjouksia ei huomioida. Tilaaja valitsee enintään kolme (3) palveluntarjoajaa. Palveluntarjoajia tullaan käyttämään edullisuusjärjestyksessä edellyttäen, että tämä on tilausta tehtäessä ko. hetkellä käytettävissä. Tarjoajat asetetaan tarjoushinnan mukaiseen edullisuusjärjestykseen. Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailuhinnan laskennassa huomioidaan: 1. tarjouslomakkeen 2a ja 2b tummennetun alueen hinnoilla on 80 %:n painoarvo ja muilla taulukon hinnoilla 20 %:n painoarvo (laskennallinen kokonaisarvo 160 000 euroa vuodessa) 2. matkaveloitus 400 kertaa vuoden aikana 3. tuntiveloitus a) 200 tuntia vuoden aikana 4. tuntiveloitus b) 100 tuntia vuoden aikana 5. henkilönostin 50 pv vuoden aikana Tarjouksensa jättäneille palveluntarjoajille lähetetään päätös tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Hankintasopimus Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tilaajan ja valittujen palvelun tarjoajien kesken. Sopimusmalli (Liite 3.) Sopimukset tehdään kahtena samanlaisena kappaleena. Sopijaosapuolten vastuut Tilaaja vastaa siitä, että - Espoon kaupunki ilmoittaa verottajalle tiedot valituista palveluntarjoajista.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Palveluntarjoaja vastaa siitä, että - Jokaisella työntekijällä tulee olla esillä kuvallinen henkilökortti, josta ilmenee veronumero, työnantaja ja tämän Y-tunnus. Edellä mainittu koskee myös palveluntarjoajan alihankkijoita. Mikäli työntekijällä ei ole kuvallista henkilökorttia, on tilaajalla oikeus keskeyttää työ. - Palveluntarjoajan työnjohto vastaa työturvallisuudesta perehdyttämällä omat ja mahdolliset alihankkijansa työntekijät turvallisuusasioihin. Edellä mainittu koskee myös Palveluntarjoajan mahdollisia alihankkijoita. Espoon kaupunki on ollut savuton kaupunki vuoden 2010 alusta alkaen. Alihankkijoiden käyttö Palveluntuottaja voi käyttää osalle palveluistaan alihankkijaa Mikäli Palveluntarjoaja käyttää alihankkijoita, on nämä hyväksytettävä tilaajalla kirjallisesti. Palveluntarjoaja vastaa alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää Palveluntarjoajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Alihankkijoiden ketjuttaminen ei ole sallittua. Tilaajavastuulaki Palveluntarjoajan on esitettävä viranomaisten antamat todistukset tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämien velvoitteiden hoitamisesta vuosittain tammikuussa koko sopimuksen voimassaoloajan. Esitetyt tiedot, selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Nämä voidaan korvata lähettämällä Tilaajavastuu.fi -raportti tai muu vastaava raportti, josta em. tiedot käyvät ilmi. Toimitusosoite on: Espoo Kiinteistöpalvelut, PL 6300, 02070 ESPOON KAUPUNKI. Palveluntarjoaja vastaa näiden tietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Ennen päätöksen tekoa ja sopimuksen allekirjoittamista Tilaaja tarkastaa tilaajavastuulain alaiset todistukset ja selvitykset sekä Palveluntarjoajan että tämän käyttämien alihankkijoiden osalta. Sopimus voidaan purkaa, mikäli Palveluntarjoaja ei toimita tilaajavastuulain edellyttämiä tietoja, selvityksiä tai todistuksia tilaajalle tai ne eivät täytä vaatimuksia. Takuuaika ja vakuudet Takuuaika on kymmenen (10) vuotta eristyslasielementtien välitilan kosteus ja pölytiiveydelle, muille aineille ja työlle kaksi (2) vuotta. Vakuutukset Palveluntarjoaja vastaa kaikista vahingoista, jotka ovat aiheutuneet palvelun tuottamisen yhteydessä tai jotka sen henkilökunta on muuten toiminnallaan aiheuttanut. Palveluntarjoajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus. (ks. Liite 1). Vakuutuksen tulee korvata Palveluntarjoajan tilaajan henkilökunnalle ja tämän omaisuudelle sekä kolmannelle osapuolelle aiheutuneet vahingot. Palveluntarjoajan on ennen sopimuksen allekirjoittamista ja sopimuskauden aikana toimitettava tilaajalle todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Ympäristö Palveluntarjoajan tulee edistää kestävää kehitystä. Hinnat Hinnat annetaan tarjouslomakkeen erittelyn mukaisesti liite 2a ja 2b. Lomaketta ei saa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön tarjouslomakkeilla ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Hintojen tarkistaminen Sopimushinnat (alv 0 %) ovat kiinteät koko sopimuskauden (31.12.2014 asti). Sopijaosapuolet voivat esittää hintoihin tarkistuksia mikäli optiokausi otetaan käyttöön. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kun neuvotellaan mahdollisesta option käytöstä. Palveluntarjoajat tekevät oman hinnantarkistusesityksensä osoitteeseen Espoon kaupunki, Espoo kiinteistöpalvelut, PL 6300, 02070 ESPOON KAUPUNKI. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Kaupungilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti ja ne ovat yhtenevät kaikille Palveluntarjoajille. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Laskuissa on mainittava sekä arvonlisällinen että arvonlisäveroton hinta, jonka tulee täyttää arvonlisäverolain määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto hyväksyttävän laskun saapumisesta. Maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun työ on tehty hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Espoon kaupungin laskun sisäinen kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: Tilaajan viitteet: reskontratunnus, kustannuspaikka, tilaajan koko nimi ja tilaajan puhelinnumero. Laskuun on liitettävä kiinteistönhoitajan hyväksymä ja kuittaama tilauslomake, josta ilmenee tarjouslomakkeen mukaiset tiedot (käytetty työaika, jos lasikoon mukaisia hintoja ei voi käyttää, esim. väliaikainen korjaus) sekä työn suorittaneiden työntekijöiden nimet ja veronumerot. Espoon kaupunki vastaanottaa verkkolaskuja. Verkkolaskuihin merkitään laskun saajaksi: Espoon kaupunki Talouspalvelut/PAL PL 112, 02070 ESPOON KAUPUNKI Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 - muotoon. Verkkolaskutuksen yhteyshenkilö on: Ghita Svensson, ghita.svensson@espoo.fi, puh. (09) 816 26248.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolet sitoutuvat ilmoittamaan toiselle sopijaosapuolelle sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan viimeistään kuukautta ennen suunniteltua sulautumista tai jakautumista. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimainen este Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Sopimuksen Irtisanominen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Sopimuksen purkaminen Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 pv) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Jos Palveluntarjoaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Palveluntarjoaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Noudatettavat sopimusehdot Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 Palvelut. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 2 kuukautta tarjouksen jättöajasta laskettuna. Tarjouksen jättö Tarjous tulee jättää viimeistään keskiviikkona 5.2.2013 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Kauppakeskus Entresse, Siltakatu 11. Aukioloajat: ma - pe 8.00-15.45 Puh. (09) 816 56000, Faksi (09) 816 22495 Kirjaamon sähköpostiosoite kirjaamo@espoo.fi on kaupungin virallinen sähköpostiosoite. Tarjouskuoreen tulee merkitä: Korjauslasitukset 2013-2014, asianro 4733/02.08.00/2012. Mahdolliset, hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 22.1.2013 mennessä sähköpostilla Veijo Ylöselle sähköpostiosoitteeseen: etunimi.sukunimi@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin Internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 29.1.2013.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Sopimus Tarjouspyyntö Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa 11.12.2012 Mauri Suuperko toimialajohtaja LIITTEET: - liite 1, kelpoisuusehdot - liite 2a, tarjouslomake - liite 2b, tarjouslomake - liite 3, sopimusmalli