HelMet - kirjaston aineiston perintäpalvelut

1 (11) HelMet - kirjaston aineiston perintäpalvelut 1. SOPIJAPUOLET Tilaaja Helsingin kaupunki (erillinen, samansisältöinen sopimus) osoite Espoon kaupunki osoite Vantaan kirjasto- ja tietopalvelut osoite Kauniaisten kaupunki osoite Toimittaja Yritys X osoite 2. YHTEYSHENKILÖT Sopijapuolet nimeävät yhteyshenkilöt hoitamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Yhteyshenkilöt, heidän yhteystietonsa sekä vastuualueensa on lueteltu kaupunkikohtaisissa liitteissä. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä Tarjoaja osoittaa yhteyshenkilön tai -henkilöitä. Kirjastot nimeävät oman yhteyshenkilön (vähintään yksi henkilö jokaisesta kaupungista). 3. SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena on kirjastoaineistoa koskevien saatavien perintäpalvelu. Perintäpalvelut hoidetaan perintälakia, kuluttajansuojalain 2 luvun säännöksiä ja hyvää perintätapaa noudattaen

2 (11) Sopimuksen kohde on esitetty tämän sopimuksen liitteellä X. TILAAJAN VASTUUT Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Tilaaja vastaa siitä, että Tilaajan vastuulla olevat järjestelmät toimivat konekieliset toimeksiannot lähetetään Tilaaja ilmoittaa, kun kirjaston asiakas palauttaa perinnässä olevaa aineistoa kaikista toimintaolosuhteissa tapahtuvista muutoksista ilmoitetaan välittömästi Toimittajalle TOIMITTAJAN VASTUUT Toimittaja vastaa siitä, että lain edellyttämä perintälupa on voimassa perintä tapahtuu perintälain ja hyvän perintätavan mukaisesti viranomaisten suosituksia noudatetaan salatut tietoliikenneyhteydet Tilaajan ja Toimittajan välillä ovat kunnossa kaikista toimintaolosuhteissa tapahtuvat muutoksista ilmoitetaan välittömästi tilaajalle perintätoimiston asiakaspalvelu vastaa toimeksiantajalle ja asiakkaalle arkisin klo 8-20 välisenä aikana ja lauantaisin 10-15 välisenä aikana. puhelinpalvelua annetaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Puhelinpalvelu ei saa maksaa asiakkaalle muuta kuin paikallispuhelu- tai paikallisverkkomaksun verran. toimittaja antaa tilaajalle kirjastoperintään liittyvää konsultaatiota maksutta enintään 5 h vuodessa per kaupunki toimittaja sitoutuu siihen, että se täyttää kaikki tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ajan. 4. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN JA KESTO Sopimus syntyy, kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

3 (11) 5. HINNAT JA MAKSUEHTO SEKÄ LASKUTUS Toimittajan harjoittama vapaaehtoinen perintä (maksuvaatimusten lähettäminen perittävälle ja/tai puhelinyhteydenotot) on täysin maksutonta tilaajalle. Liitteellä x olevat hinnat ovat kiinteinä voimassa ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) vähintään 31.8.2013 asti. Hinnat ovat sopimuksen liitteenä x. Maksuehto kaupungeille on vähintään 21 vuorokautta netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutuskäytännöt on määritelty kunkin Tilaajan osalta kaupunkikohtaisissa liitteissä. 6. HINTOJEN TARKISTAMINEN Toimittaja sitoutuu siihen, että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Hintoja voidaan tarkistaa molempien sopijapuolten esityksestä sopimuksen voimassaoloaikana. Hintojen tarkistaminen sopimuskauden aikana on mahdollista ainoastaan todellisia kustannusten muutoksia vastaavasti. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hinnoissa on huomioitava myös kustannusten lasku. Mahdollisia hinnantarkistusesityksiä voidaan tehdä kerran kalenterivuodessa, maaliskuussa. Hinnantarkistusesitys on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Esitys on tehtävä vähintään kolme (3) kuukautta ennen sitä ajankohtaa, josta lukien hinnanmuutos astuu voimaan. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Tilaajalla on pyydettäessä oikeus saada Toimittajalta kaikki tarvittavat tiedot hinnanmuutosten tarkistamista varten. Toimittajan tulee ennen sopimuksen allekirjoittamista ja sopimuskauden aikana pyydettäessä esittää kustannusrakenteensa mikäli Tilaaja niin vaatii. Mikäli hintojen muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, on molemmilla sopijapuolilla oikeus kirjallisesti irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olleita hintoja.

4 (11) 7. TILAAMINEN Sopimuksessa mainittuihin hintoihin sisältyvät sopimuksen allekirjoituspäivänä voimassa olevat viranomaisten määräämät julkiset maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa. Arvonlisävero lisätään hintoihin kulloinkin voimassaolevien säännösten mukaisesti. Mikäli viranomaisten määräämien maksujen suuruus tai kantoperuste muuttuu joko säädösmuutosten tai verotuskäytännön muuttumisen takia, muuttuvat palveluiden hinnat vastaavasti. Perintälain muuttuessa hintoja voidaan muuttaa perintälain mukaisiksi. Toimeksiannot toimitetaan tarjouspyynnön liitteen 1 (hankinnan yksilöinti) kohdassa 2 kuvatulla tavalla. (Kohta täsmentyy sopimusneuvotteluvaiheessa, jolloin sovitaan menettelyt tarkistuksille tarjouspyynnön liitteen 1 kohdan 6 mukaisissa tapauksissa) Maksullisen juridisen konsultaation kaupungit tilaavat erikseen. Tilaustavat on kuvattu kunkin Tilaajan osalta erikseen kaupunkikohtaisissa liitteissä. 8. RAPORTIT Toimittajalta edellytettävät raportit on lueteltu tarjouspyynnön liitteessä 1 (hankinnan yksilöinti). Raportit toimitetaan sopimuksen alkaessa vähintään sähköisessä muodossa, jonka jälkeen raportit siirretään extranetiin. Toimittaja sitoutuu siihen, että raportit ovat saatavilla extranetistä ensimmäisen sopimusvuoden loppuun mennessä. 9. VASTUUVAKUUTUS Toimittajalla on oltava tässä sopimuksessa kuvattua palvelua kattava vastuuvakuutus joka korvaa kolmannelle osapuolelle aiheutettuja suoria henkilö- ja esinevahinkoja, ja joka on laajennettu korvaamaan suoria taloudellisia vahinkoja. Toimittaja sitoutuu siihen, että vakuutus on voimassa koko sopimuskauden ajan. 10. VIRHE PALVELUN TOIMITTAMISESSA Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan poistamaan palvelussa ilmenevät virheet.

5 (11) Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä kirjallisesti Toimittajalle kohtuullisessa ajassa siitä kun Tilaaja on havainnut virheen. 11. TOIMITTAJAN TALOUDELLISEN TILANTEEN SEURANTA Tilaajalla on oikeus seurata sopimuskauden aikana Toimittajan taloudellisia edellytyksiä sopimuksen täyttämiseen. Toimittajan on toimitettava kolmen kuukauden välein seuraavat selvitykset: todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty - todistus sosiaaliturvamaksujen suorittamisesta - todistus häiriöttömistä luottotiedoista sekä todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Todistukset voi toimittaa sähköisessä muodossa. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos Toimittaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista Tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa Toimittajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata Tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. 12. ALIHANKINNAT Toimittajan tulee hyväksyttää perintätoimenpiteisiin käyttämänsä alihankkijat etukäteen Tilaajalla. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä kieltää tietyn alihankkijan käyttäminen. Toimittaja vastaa alihankkijoiden toiminnasta kuten omastaan. 13. SOPIMUSSEURANTA

6 (11) Sopimusosapuolet pitävät vähintään kerran vuodessa yhteistyöpalaverin (seurantakokous). Yhteistyöpalaverissa käydään muun ohella läpi mm. asiakastyytyväisyyden tulokset. Koulutus- ja neuvottelutilaisuuksia pidetään tarpeen mukaan. Palaverit järjestetään pääkaupunkiseudun kaupungeissa. 14. VAHINGONKORVAUS Sopijapuolella on oikeus saada toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta korvaus kaikista välittömistä kuluista ja vahingoista. Kumpikaan osapuoli ei vastaa välillisistä vahingoista. Korvausvaatimukset on esitettävä kirjallisesti. Toimittaja vastaa antamastaan palvelusta Tilaajalle. Toimittaja vastaa vahingosta, jonka on aiheuttanut palvelua tuottaessaan Tilaajalle tai kolmannelle osapuolelle. Mikäli vahinko on aiheutunut siitä, että Toimittaja on laiminlyönyt sopimusvelvoitteensa, on Tilaajalla oikeus kohdistaa Toimittajaan korvausvaade. Toimittaja on velvollinen korvaamaan vahingon, vaikka se ei kuuluisikaan Toimittajan vakuutuksen piiriin. Toimittajan on pidettävä luetteloa kaikista vahinkotapauksista ja - päätöksistä. Tilaajalla on oikeus tutustua kaikkiin Toimittajan vahinkotapahtumien asiakirjoihin. 15. REKLAMAATIOT Toimittajan tulee informoida Tilaajaa velallisen tai hänen asiamiehensä tekemistä reklamaatioista. Mikäli velallinen tai hänen asiamiehensä ottaa suoraan yhteyttä Tilaajaan, ohjaa Tilaaja velallisen kääntymään Toimittajan puoleen. Reklamaatioita käsitellään Tilaajan ja Toimittajan välisissä seurantapalavereissa. Jos reklamaatio koskee saatavan perustetta, Tilaaja käsittelee reklamaation ja ohjeistaa Toimittajan. 16. VIIVÄSTYSSAKKO Ensimmäisen maksuvaatimuksen on lähdettävä viimeistään kahden (2) päivän kuluttua linjasiirrosta. Tilityksen on tapahduttava 14 päivän kuluessa asiakkaan suorituksesta.

7 (11) Mikäli palvelun toimittaminen viivästyy sovitusta, eikä viivästyminen johdu Tilaajasta, on Tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan palvelun tai sen osan hinnasta, joka viivästymisen vuoksi on jäänyt saamatta, ja sitä peritään enintään 15 viikolta. 17. SOPIMUSSAKKO Mikäli palvelun laatu ei vastaa liitteessä 1 määriteltyä palvelun tasoa, Toimittaja on velvollinen antamaan Tilaajalle asiasta selvityksen, laatimaan korjaussuunnitelman sekä korjaamaan tilanne viipymättä. Jos palvelu ei toimenpiteistä huolimatta vastaa sovittua, on Toimittaja velvollinen maksamaan Tilaajalle sopimussakkoa enintään 10 % viimeisen kuuden (6) kuukauden kaupungin toimeksiantojen pääoman yhteisarvosta. 18. YLIVOIMAINEN ESTE Lakon, saarron, työsulun, yleisen energia- tai vedenjakelun keskeytymisen tai muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Ylivoimaisen esteen olemassaolosta on annettava viranomaisen todistus tai muu, sopijapuolten yhdessä luotettavaksi katsoma selvitys. Sopijapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole viipymättä antanut siitä ilmoitusta tiedon saatuaan. Esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä. 19. SALASSAPITO Tilaaja noudattaa toiminnassaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

8 (11) Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijapuolen hallussa ilman aineistoa koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen aineiston saamista toiselta sopijapuolelta tai (d) jonka sopijapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Toimittaja ei saa käyttää sopimusta tai Tilaajien nimeä markkinoinnissa ilman Tilaajien lupaa. 20. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 21. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopi-

9 (11) muksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 22. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Tätä sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman kaikkien sopijapuolten kirjallista suostumusta. 23. SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopijapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Perintälain muuttuessa sopimusehtoja ja perintäprosessia voidaan muuttaa lain muutoksia vastaaviksi. 24. ERIMIELISYYDET Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet ratkaistaan X:n kaupungin käräjäoikeudessa (käräjäoikeudet täsmennetään sopimuksentekovaiheessa). Tähän sopimukseen ja tähän hankintaan liittyviin vakuuksiin sovelletaan Suomen lakia. 25. SOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN

10 (11) Tilaaja tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, Tilaajan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes Tilaaja on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Jos palveluntuottaja vaihtuu tämän sopimuksen päättämisen jälkeen, Toimittaja sitoutuu hoitamaan keskeneräiset jälkiperintää koskevat toimeksiannot loppuun. Jälkiperintää tehdään enintään kymmenen vuotta jälkiperinnän alusta alkaen. Toimittaja ilmoittaa Tilaajalle, kun aika täyttyy. 26. MUUT EHDOT Tähän sopimukseen sovelletaan lisäksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT niiltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu. 27. SOPIMUSASIAKIRJOJEN KESKINÄINEN PÄTEMISJÄRJESTYS 1. tämä sopimus liitteineen numerojärjestyksessä 2. tarjouspyyntö kaikkine liitteineen ja täydennyksineen 3. JYSE PALVELUT 2009 4. tarjous 28. ALLEKIRJOITUKSET Tämä sopimus on laadittu kahtena samasanaisena kappaleena, yksi allekirjoittavalle kaupungille ja yksi Toimittajalle. (Muille kaupungille lähetetään kopio allekirjoitetusta sopimuksesta). Helsingissä/Espoossa x. päivänä xkuuta 2012 Helsingin kaupunginkirjasto Espoon kaupungin hankintapalvelut Vantaan kirjasto- ja tietopalvelut Kauniaisten kaupunki Toimittaja Toimittaja

11 (11) Marjo Ojala vs. hankintajohtaja ESPOON KAUPUNKI Yritys X titteli LIITTEET Liite 1 Palvelukuvaus Liite 2 Hintalomake Liite 3 Kaupunkikohtaiset liitteet Liite 4 JYSE 2009 PALVELUT