LIITE Palvelukuvaus Sivu 1 / 5 AJONEUVOJEN HUOLTOLEASING-PALVELUN SISÄLTÖ JA VAATIMUKSET 1 PALVELUSTA YLEENSÄ Hankinnan kohteena ovat ajoneuvojen huoltoleasing-palvelu puitesopimuksessa sovittavin ehdoin. Toimittajalla on valmius toimittaa tarjottavat palvelut mahdollisimman kattavasti koko Suomen alueelle. Puitesopimukseen voi liittyä myöhemmin mukaan myös muita kuin tarjouspyynnössä mainittuja asiakkaita. Tällöin ajoneuvon luovutuspaikat sekä huolto- ja korjauspalveluiden toteutuspaikat määritellään puitesopimusehtojen mukaisesti. Uusien asiakkaiden liittymisestä puitesopimukseen sovitaan aina Toimittajan kanssa tapauskohtaisesti. Tässä liitteessä kuvataan ajoneuvojen huoltoleasing-palvelun sisältö ja sille asetettavat toiminnalliset vähimmäisvaatimukset. 2 HUOLTOLEASING-PALVELUN MÄÄRITELMÄT Huoltoleasing-palvelu Huoltoleasing-palvelulla tarkoitetaan puitesopimuksen liitteissä määriteltyjen ajoneuvojen sekä niiden hallinta- ja käyttöoikeuden luovuttamista Asiakkaalle tämän liitteen kappaleissa 2.1-2.8 kuvatun ehdoin. 2.1 Ajoneuvojen huoltoleasing-palvelu Ajoneuvojen huoltoleasing-palvelun ajoneuvoluokat ja niiden vuotuiset ajomäärät kuvataan tarjouspyynnön liitteissä. Ajoneuvojen on oltava luovutusvaiheessa uusia, ellei Asiakkaan kanssa toisin sovita. Toimittajan on pyrittävä etsimään käytettyjä ajoneuvoja palvelun toteuttamiseen parhaan kykynsä mukaan Asiakkaan niin halutessa. Auton ei tarvitse olla samaa merkkiä tai mallia koko sopimuskauden ajan. Käyttökauden palvelusopimus tehdään normaalisti 36, 48 tai 60 kuukauden pituisena. Yksittäisellä kunta-asiakkaalla on oikeus tulevissa hankinnoissa oikeus poiketa vertailukorin ajoneuvoista, vuokrakausista ja ajomääristä kuntakohtaisten tarpeidensa perusteella. Poikkeaman vaikutukset hinnoitteluun täsmennetään asiakkaan ja toimittajan kesken puitesopimuksen ehtojen mukaisesti. 2.2 Omistus- ja hallintaoikeus Ajoneuvojen omistusoikeus säilyy Toimittajalla koko Käyttökauden ajan. Ajoneuvon hallintaja käyttöoikeus siirtyy Asiakkaalle Käyttökauden ajaksi.
LIITE Palvelukuvaus Sivu 2 / 5 2.3 Huolto-, korjaustoiminta ja ylläpitotoimet Käyttökaudella Toimittaja vastaa kustannuksellaan siitä, että toimitettu ajoneuvo on tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatut vaatimukset täyttävä koko käyttökauden ajan. Mikäli ajoneuvoon on käyttökauden aikana tehtävä huolto-, korjaus-, ylläpito-, katsastus tai muita vastaavia toimenpiteitä, vastaa Toimittaja näiden toimenpiteiden aiheuttamista kustannuksista. Asiakas huolehtii siitä että ajoneuvolle tehdään määräaikaishuollot ajallaan. Toimittaja vastaa määräaikaishuolloista aiheutuvista kustannuksista. Asiakas huolehtii Ajoneuvon päivittäisestä hoidosta, kunnossapidosta ja noudattaa tavanomaista huolellisuutta Ajoneuvoa käyttäessään. Tähän kuuluu esimerkiksi öljyn ja jäähdytinnesteen määrän sekä renkaiden kunnon ja rengaspaineiden tarkistus ja Ajoneuvon säännöllinen pesu. Mikäli ajoneuvo vikaantuu siten, että se joudutaan hinaamaan korjaustoimenpiteitä varten, Asiakas soittaa toimittajan tai kyseisen automerkin tiepalvelunumeroon. Tiepalvelu järjestää ajoneuvon hinauksen ja muun tarpeellisen avun (esim. sijaisauto). Toimittaja antaa ajoneuvon luovutuksen yhteydessä Asiakkaan edustajalle kirjalliset ohjeet ajoneuvon käytöstä ja Toimittajan palveluista. Toimittaja ohjeistaa Asiakasta käytettävissä olevista Toimittajan järjestämistä huolto-, korjaus ja muista ajoneuvon toimintakuntoisena pitämisen varmistavista palveluista henkilökohtaisella asiakaspalvelulla, internet-sivuilla sekä asiakaskohtaisten extranet-sivujen avulla. Toimittajan tulee pyrkiä järjestämään ajoneuvon huoltopaikka Asiakkaan kotipaikkakunnalle. Jos Toimittajan hyväksymää huoltopaikkaa ei ole järjestettävissä Asiakkaan kotipaikkakunnalta, tulee huoltopaikka järjestää muulta kohtuulliselta etäisyydeltä Asiakkaan kotipaikkakunnasta olevalta paikkakunnalta. Toimittaja ja Asiakas voivat erikseen sopia että auto noudetaan huoltoon ja palautetaan Asiakkaan nimeämään osoitteeseen erillistä veloitusta vastaan. Tähän palveluun voi erikseen sovittaessa kuulua myös sijaisajoneuvon toimitus ja nouto. 2.4 Sijaisajoneuvo Mikäli Toimittaja tekee Käyttökauden aikana ajoneuvolle huolto-, korjaus-, ylläpito tai muita toimenpiteitä, sopivat Asiakas ja Toimittaja Asiakkaan käyttöön soveltuvan sijaisajoneuvon toimittamisesta (vähintään A-luokan ajoneuvo aina huoltojen ja teknisten korjausten ajaksi, vähintään 24h ja 150 km/käyttökerta). Palvelu on tarjottava osana tarjousta hinnoiteltuna euroa/kk. Mikäli Asiakas niin haluaa, Toimittajan on pyrittävä tarjoamaan Asiakkaalle vastaavan kokoluokan ja ominaisuuksien mukainen sijaisajoneuvo erillistä veloitusta vastaan Asiakkaan paikkakunnalla tai mahdollisimman läheltä Asiakkaan toimipistettä. 2.5 Ajoneuvon käyttö Asiakas vastaa siitä, että sen hallintaan luovutettua ajoneuvoa käytetään normaalissa henkilö- ja/tai tavaraliikenteessä ajoneuvon kuljettajalla on voimassa oleva ajokortti ajoneuvoon ei tehdä muutoksia ja että siihen ei kiinnitetä rakenteita rikkovia lisälaitteita ilman Toimittajan suostumusta. Muista mahdollisista muutoksista sovitaan aina erikseen.
LIITE Palvelukuvaus Sivu 3 / 5 2.6 Kuluminen ja vahingot Toimittaja vastaa ajoneuvon normaalista käytöstä johtuvasta kulumisesta aiheutuvista huolto- ja korjauskustannuksista. Toimittaja vastaa myös renkaiden, pyyhkijänsulkien, polttimoiden, voiteluaineiden ja muiden kulutusosien normaalista käytöstä johtuvasta kulumisesta ja niiden vaihtojen aiheuttamista kustannuksista. Asiakas vastaa sen käyttöön luovutetun ajoneuvon epänormaalista kulumisesta aiheutuvista korjauskustannuksista sekä aiheuttamistaan liikennevahingoista johtuvista korjauskustannuksista. 2.7 Yhteenveto osapuolten kustannusvastuista Toimittaja vastaa puitesopimuksen perusteella: määräaikaishuolloista aiheutuneista kustannuksista normaalista kulumisesta aiheutuneista korjauksista ajoneuvon jäännösarvoriskistä katsastuksista öljynvaihdot ja lisäykset, jäähdytysnesteet ja lisäykset rikkoutuneiden polttimoiden vaihtaminen kesä- ja talvirenkaat sovituksi kilometrimääräksi, renkaiden vaihdot ja rengastyöt Tarvittaessa voidaan lisäksi sopia, että Toimittaja voi vastata Asiakkaan puolesta lisäksi seuraavista kustannuksista: renkaiden kausisäilytys sijaisauto käyttöön huoltojen ajaksi (kuten kappaleessa 2.4 on kuvattu) nouto- ja palautuspalvelu, ja muut mahdolliset erikseen sovittavat kuljetukset Asiakas vastaa puitesopimuksen perusteella omatoimisesti seuraavista kustannuksista: Polttoaineet Pesut, puhdistukset ja vahaukset Liikennevakuutus ja ajoneuvovakuutus Ajoneuvovero ja käyttövoimavero Kuukausiveloitukseen eivät sisälly seuraavat kustannukset: vaurioiden korjaaminen (muu kuin normaali kuluminen) Ulkopuolisesta syystä tai käyttövirheestä rikkoutuneiden osien korjaukset, esim. avaimet, lasit, peilit tai umpiot, sekä rengasvauriot Kadonneiden tavaroiden uusiminen Vakuutusten omavastuu Asiakkaan itse asentamien lisävarusteiden korjaukset Vauriot ja omavastuut, joita vakuutukset eivät kata Sakot, pysäköintivirhemaksut Viranomaisten myöhemmin asettamat verot ja maksut Hinaukset tai kuljetukset, siltä osin kuin niitä ei ole sisällytetty vuokrakuluihin ja jota auton takuu tai vakuutus eivät niitä korvaa
LIITE Palvelukuvaus Sivu 4 / 5 2.8 Ali- ja ylikilometrit Jokaisen ajoneuvon Käyttökauden päättyessä kilometrilukemat kirjataan Tarkastuslomakkeelle ja siitä vähennetään toimituksen yhteydessä Tarkastuslomakkeelle merkityt kilometrit. Kilometrilukemaerotus verrataan sopimuksen enimmäisajokilometreihin: Alikilometrit hyvitetään Tilaajalle Ylikilometrit veloitetaan Tilaajalta Ylikilometriveloitus tai alikilometrihyvitys (euro/km) muodostuu toteutuneiden kilometrien poiketessa budjetoidusta Ajoneuvokohtaisesta kilometrimäärästä Sopimuksen päättyessä. Ylikilometriveloitus ja alikilometrihyvitys on sovittu Sopimuksessa ja se veloitetaan Asiakkaalta tai hyvitetään Asiakkaalle Sopimuksen päättyessä. Ylikilometriveloitusta ei kuitenkaan synny mikäli todellinen ajosuorite poikkeaa budjetoidusta vähemmän kuin 500 km / 12 kk:n jaksolla. Toimittaja ehdottaa Asiakkaalle muutosta kilometrimäärään välittömästi, jos alkuperäinen kilometrimäärä tulee ilmeisesti poikkeamaan yli 10 %:lla. 3 ASIAKASPALVELU JA TILAUS-TOIMITUSPROSESSI 3.1 Asiakaspalvelu Suomen- ja ruotsinkielinen asiakaspalvelu, saatavana vähintään arkisin klo 8 16. Yksi valtakunnallinen palvelupuhelinnumero ja sähköpostiosoite asiakaspalvelua varten. Puheluun vastaa ihminen vähintään arkisin klo 8 16. Asiakkaan puhelimitse tai sähköpostitse jättämät yhteydenottopyynnöt rekisteröidään ja niihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä viimeistään 24 h kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Nimetty asiakaspalvelutiimi tai yhteyshenkilö asiakkaan niin halutessa. Valittu toimittaja luo selkeän tilausohjeen asiakkaalle sopimuksen solmimiseen mennessä. Ohjeessa on huomioitava puitesopimuskohtaiset ehdot ja käytännöt. 3.2 Tarjouspyyntö, tarjous ja tilaaminen Ajoneuvon toimitusprosessi käynnistyy Asiakkaan tekemällä tarjouspyynnöllä. Asiakas pyytää tarjouksen tarvitsemastaan ajoneuvosta vähintään 5 kuukautta ennen toivottua toimituspäivää, ellei toisin ole sovittu. Toimittaja toimittaa Asiakkaalle huoltoleasing-tarjouksen tai useita vaihtoehtoisia tarjouksia Asiakkaan hyväksyttäväksi. Tarjouksessa on yksilöity ajoneuvon merkki, malli, käyttökausi, ajokilometrit, kuukausivuokra sekä mahdolliset lisäpalvelut ja niiden kustannukset.
LIITE Palvelukuvaus Sivu 5 / 5 Mikäli asiakas niin haluaa, Toimittaja pyrkii mahdollisuuksien mukaan pyytämään tarjouksen toimitettavasta ajoneuvosta myös mahdollisilta Asiakkaan paikkakunnalla sijaitsevilta jälleenmyyjiltä. Toimittajan on pyrittävä arvioimaan auton luovutusajankohta mahdollisimman tarkasti ja ilmoitettava asiakkaalle mahdollisista muutoksista toimitusajassa ilman aiheetonta viivästystä. Toimittaja on yksittäisten hankintojen yhteydessä velvollinen konsultoimaan Asiakasta ajoneuvovalintojen suhteen ja ottamaan huomioon ajoneuvon toimitusajan yhtenä valintakriteerinä. Sitova sopimus syntyy Asiakkaan allekirjoittaessa Toimittajan toimittaman huoltoleasingtarjouksen tai muun vastaavan sitovan asiakirjan. Toimittaja tilaa Asiakkaalle sopimuksen mukaisen ajoneuvon sopimuskumppaniltaan ja toimittaa sen Asiakkaan käyttöön. Toimittajan pitää Asiakkaan niin halutessa toimittaa asiakkaalle odotusajan auto. Mikäli Asiakas tilaa odotusajan auton vähintään neljäksi kuukaudeksi, saa sen kuukausivuokra asiakkaalle olla enintään kokoluokaltaan ja ominaisuuksiltaan vastaavan auton 24 kk:n sopimuskauden kuukausivuokran suuruinen. 3.3 Ajoneuvon toimitus Toimittaja toimittaa tilatun ajoneuvoluokan mukaisen ajoneuvon asiakkaan määrittämillä varusteilla tilauksen yhteydessä sovittuun luovutusosoitteeseen Suomessa. Toimittajan on tarvittaessa järjestettävä vähintään yksi luovutusosoite jokaiseen Suomen maakuntaan. Asiakkaan niin halutessa Toimittaja toimittaa ajoneuvon tilauksen yhteydessä sovittuun osoitteeseen (esimerkiksi Asiakkaan toimipiste) Suomessa erillistä veloitusta vastaan. Toimituksen yhteydessä Asiakkaan edustaja tarkistaa ajoneuvon ja allekirjoittaa toimittajan luovutustodistuksen ja ilmoittaa välittömästi mahdolliset huomautukset Toimittajalle. Vastuu ajoneuvosta siirtyy Asiakkaalle vastaanoton yhteydessä. 3.4 Ajoneuvon palautus Käyttökauden päättyessä Asiakas palauttaa ajoneuvon kappaleessa 3.3 mainittuun toimitusosoitteeseen, elleivät Asiakas ja Toimittaja ole sopineet erikseen muusta järjestelystä. Ajoneuvon palautuksen yhteydessä Asiakas ja Toimittajan edustaja tarkastavat ajoneuvon sekä täyttävät palautusilmoituksen. Lopullisen auton kunnon varmistaa Toimittaja tai sen valtuuttama ulkopuolinen tarkastuksen suorittaja, joka tarkastaa Ajoneuvon ja Toimittaja toimittaa Asiakkaalle tarkastusraportin palautetusta Ajoneuvosta, jossa todetaan ajoneuvon kunto ja siinä mahdollisesti olevat poikkeamat.