1 Microsoft Office SharePoint - parhaat palat tehokäyttöön Spektri Business Park 3.12.208
2 Päivän tarkoitus Oppia ymmärtämään Microsoftin yhteistyöratkaisuiden mahdollisuudet ja oikeat käyttötarkoitukset Jos SharePoint ympäristö on hämmentävän suuri norsu, kuinka se kannattaa syödä Vastaus: pala kerrallaan Auttaa menestyksekkään projektin suunnittelussa ja vaiheistamisessa Ideoita eri kehitysvaiheisiin kunkin ympäristön nykytila huomioonottaen
3 Päivän Agenda 8.30 Ilmoittautuminen ja aamukahvi 9.00 Intranet-ympäristön mahdollisuudet ja kehittäminen 9.45 Yhtenäinen näkymä organisaation tietoon intranetpalveluiden kautta 10.30 Kahvitauko 10.45 Liiketoimintajärjestelmien tiedon hyödyntäminen ja käsittely 11.30 Kokemuksia SharePoint projektista: Case Bang & Bonsomer - Turkka Eterma, Bang & Bonsomer Oy 12.00 Menestyksekkään projektin avaimet 12.30 Yhteenveto, kysymyksiä ja vastauksia 12.45 Lounas
SharePoint näkymänä tietoon Liitynnät liiketoimintajärjestelmiin Antti Kirmanen tuotemarkkinointipäällikkö Information Worker Group Antti.Kirmanen(at)microsoft.com
Liiketoimintasovellukset, ryhmätyö ja Office system Office liittymänä liiketoimintaan 450 Miljoonaa Office käyttäjiä 100 Miljoonaa SharePoint käyttäjää
Työympäristön kehityksen mahdollistaminen Informaatioähky Tiedon löytäminen ja priorisointi organisaatiossani? Asiakkaat, kumppanit ja työntekijät hajallaan Kuinka maantieteellisesti hajallaan olevat ihmiset saadaan työskentelemään yhteen? Ylläpidon kalleus Olemassaolevan infrastuktuurin ja sovellusten hyödyntäminen. Käytettävyys Laajamittaisen käytön varmistaminen turvallisuus ja säännökset huomioiden
Ryhmätyöratkaisujen soveltamisalueita Wikit ja blogit ideoiden jakamiseen Osaajien haku Palomuurin ulkopuolelle näkyvät ryhmätyötilat tiedon jakamiseksi asiakkaiden kanssa Tietoon pääsy mobiililaitteilla Dokumentaation versionhallinta Suorituskyvyn hallinta mittariston kautta Työnkulun ja sähköisten lomakkeiden hyödyntäminen itsepalveluissa (matkalaskut, hankinta)
IT ympäristön osa-alueita Alusta tehokkaalle työskentelylle Yhdistetty viestintä Business Intelligence Sisällön ja dokumenttien hallinta Ryhmätyö Yritystason haku Sovellusten yhteiskäyttöiset palvelut Turvallinen ja hallittu perusinfra: verkot, työasemat, palvelimet
Työntekijät informaation välittäjänä? Dokumenttien hallinta Collaboration Tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa Tapauskohtaiset työnkulut Ryhmien työskentely ja tiedon jakaminen Strukturoimaton työskentely Tiedon haku Olemassa olevat sovellukset Prosessien automatisointi Liiketoimintajärj estelmiin helpompi pääsy Relaatiotietokannat ERP CRM Liiketoimintasovellukset Dokumenttienhal linta, ml. tietoturva ja säännökset Kovalevyt ja tiedostojaot Tiedon löytäminen ja hyödyntäminen Määrämuoto inen tieto Prosessit
Työskentely-ympäristö tukemaan työntekoa Tuttu työskentelyympäristö Tietokannat ERP CRM Integration Liiketoimintasovellukset Omat kovalevyt ja tiedostojaot Määrämuoto inen tieto Prosessit
Tiedon kokoaminen ja yhteiskäyttöisyys Ulkoisen tiedon esittäminen valmiiden toiminnallisuuksien kautta Tiedon haku dokumenteista ja liiketoimintajärjestelmistä SAP tiedon käyttäminen (iview webpart) Muiden Websivujen tiedon esittäminen (Page Viewer Web Part) Kolmanen osapuolen web-part RSS Feedit Alustariippumaton Web Service (SOAP) data XML Datan esittäminen ja hyödyntäminen (DataViews) KPI mittarit Paikallinen sisältö Business Data Catalog (BDC) tiedon hakeminen HTML sivuston data WSRPstandardin mukaisesti
* Based on the Gartner IT Maturity Model IT ympäristöjen kehittäminen Infrastruktuurin optimointimalli Koordinoimaton, manuaalinen IT infrastruktuuri Tietämys hajallaan Hallittu IT ympäristö Osa toiminnoista automatisoitu Tietämystä järjestelmistä kerätään osittain. Hallittu ja konsolidoitu IT ympäristö. Korkea automatisoinnin taso. Tietämyksen uudelleenkäyttö. Täysin automatisoitu hallinta, dynaaminen resurssien allokointi. Liiketoimintaan linkitetyt palvetasovaatimukset. Tietämyksen uudelleenkäytön automatisointi. Mallin tarkoituksena vapauttaa organisaation resursseja ympäristön kehittämiseen ja mahdollistaa joustavammat muutokset Kustannuspaikka Tehostettu kustannuspaikka Liiketoiminnan muutosten mahdollistaja Strateginen voimavara
Tasapaino Tietotekniikan kustannukset - Liiketoiminnan arvot Perus Vakioitu Rationaalinen Dynaaminen IT kustannukset Lisäarvo liiketoiminnalle 14 Aika
Kehittämisen osa-alueita IT henkilöstä ylläpidon tulipalojen kimpussa Käyttäjät ottavat luovasti käyttöön omia ratkaisujaan IT henkilöstö koulutettu parhaiden käytäntöjen, kuten MOF / ITIL piiriin Käyttäjät odottavat IT:n peruspalveluja IT henkilöstö hallitsee tehokasta, kotrolloitua ympäristöä Käyttäjillä työvälineet aina käytettävissä sekä pääsy tarvitsemaansa tietoon IT strateginen voimavara Käyttäjät näkevät IT:n kumppanina uusien liiketoimintamahdollisuuksien toteuttamiseen Ei määriteltyjä IT prosesseja Erillisten prosessien aiheuttama monimutkaisuus, ei keskitettyä kontrollointia Keskitetty tietoturvan hallinta ja konfigurointi Työasemien standardiasennukset määritelty, mutta ei käytössä koko organisaatiossa SLA t liitetty liiketoiminnan tavoitteisiin Tiukasti valvotut työasemakuvat, tietoturva ja ITIL / MOF käytännöt Arviointiprosessi ja jatkuva prosessien kehittäminen Informaatio helposti ja turvallisesti saatavilla Internetin kautta Työasemien tietoturvataso ei tiedossa Ei yhtenäistä käyttäjähakemistoa oikeuksien hallintaan Useita hakemistoja käyttäjätunnistukseen Rajoittunut ohjelmistojakelu Automatisoitu identiteetin ja käyttöoikeuksien hallinta Automatisoitu järjestelmänhallinta Provisiointijärjestelmät Järjestelmien tiukka valvonta ja karanteenijärjestely säädösten ja tiedon saatavuuden varmistamiseksi
Kehitysvaiheita Sähköpostiliitteet, tiedostopalvelimet, perinteiset puhelimet, Mese SharePoint tiimisivustot dokumenttien jakamiseen, yhtenäisten hakemistojen hyödyntäminen, etäkäyttömahdolisuus, tietoturva Työtilojen itsehallinta roolipohjainen pääsy tietoon, liitnnät taustajärjestelmiin, yhdistetty kommunikointialusta Yhtenäiset työtilat, laaja itsepalvelujärjestelmien hyödyntminen Tieto siiloutunutta, IT:n räätälöimät raportit Manuaaliset Excel raportit sähköpostin välityksellä, paperiraportit Osastokohtaiset scorecardit, manuaalisesti päivitettävät näkymät, IT:stä riippuvainen raportointi Ympäristö keskitetysti hallittuja KPI:tä ja scorecardeja varten, käyttöjien mahdollista tehdä raportointia itse Keskitetty yhtenäinen tietovarasto koko organisaatiolle Käyttäjävetoinen ja tarpeisiin perustuva raporttien luominen Paperi, tiedostopalvelimet, omat kovalevyt Ei arkistoja Erillisiä tietoreposatorioita Perushaku Työnkulkuja ja hyväksyntöjä käytössä hajanaisesti Metadatan hyödyntäminen Keskitetyt dokumenttivarastot audiointia hyödyntäen Yhtenäinen ympäristö intranet ja extranet ympäristöille Taustajärjestelmiin yhdistetyt lomakepalvelut 16
Vaiheittainen kehittäminen Tavoitteet korkealla, mutta eteneminen vaiheittain Perusympäristö kuntoon, oikeuksien hallinta, dokumenttien jako, tiedon organisointi Kehittyneet palvelut, tiedon jako kumppaniverkostoon, kuuliaisuussäädösten huomiointi, ryhmätyön sitominen liiketoimintaan Älykäs ajasta ja paikasta riippumaton ryhmätyö Staattiset verkkopalvelut
1. Perusasiat kuntoon Tiedostojaot, julkiset kansiot, ftp / sähköposti Staattinen intranetti Ei keskitettyjä ja hallittuja ryhmätyötiloja Liiketoimintajärjestelmä- ja osastokohtaiset palvelut Staattiset käyttöoikeudet Perusympäristö kuntoon, oikeuksien hallinta, dokumenttien jako, tiedon organisointi Kehittyneet palvelut, tiedon jako kumppaniverkostoon, kuuliaisuussäädösten huomiointi, ryhmätyön sitominen liiketoimintaan Älykäs ajasta ja paikasta riippumaton ryhmätyö Staattiset verkkopalvelut
2. Dokumenttien ja tiedon hallinta Joustava työtilojen luonti, oikeuksien hallinta ja käyttösäännöt Työpöytäohjelmistojen integrointi ryhmätyöhön Edelleen useita portaaleja Hakemistopalveluiden hyödyntäminen Wikien, blogien tms. kokeilu Perusympäristö kuntoon, oikeuksien hallinta, dokumenttien jako, tiedon organisointi Kehittyneet palvelut, tiedon jako kumppaniverkostoon, kuuliaisuussäädösten huomiointi, ryhmätyön sitominen liiketoimintaan Älykäs ajasta ja paikasta riippumaton ryhmätyö Staattiset verkkopalvelut
3. Palveluita sisäisille ja ulkoisille käyttäjille Offline-käyttö automaattisynkronoinnilla Yhtenäinen ryhmätyöympäristö Tiedon jakaminen kumppaneiden, toimittajien ja asiakkaiden kanssa Palveluiden julkaisu tietoturvallisesti Painopiste sisällön kehittämisessä Perusympäristö kuntoon, oikeuksien hallinta, dokumenttien jako, tiedon organisointi Kehittyneet palvelut, tiedon jako kumppaniverkostoon, kuuliaisuussäädösten huomiointi, ryhmätyön sitominen liiketoimintaan Älykäs ajasta ja paikasta riippumaton ryhmätyö Staattiset verkkopalvelut
4. Tiedon kohdentaminen ja integrointi Tietoon pääsy mobiilisti erityyppisillä laitteilla Älykkäitä yhteenkoottuja sovelluksia eri tietolähteistä Painopiste käyttäjässä Käyttäoikeuksien jakaminen kumppaneiden välillä Liiketoimintasovellusten tiedon kaksisuuntainen hyödyntäminen Perusympäristö kuntoon, oikeuksien hallinta, dokumenttien jako, tiedon organisointi Kehittyneet palvelut, tiedon jako kumppaniverkostoon, kuuliaisuussäädösten huomiointi, ryhmätyön sitominen liiketoimintaan Älykäs ajasta ja paikasta riippumaton ryhmätyö Staattiset verkkopalvelut
Tarpeen mukainen Oikea työväline oikeaan käyttöön Strukturoitu Lomakkeet Työnkulku Sähk työpöytä Transaktionaalinen Ajasta riippumaton Wikit Sähköposti Dokumentit Blogit Tiimityötilat Role-based Sites RSS Online kokoukset Pikaviestipalvelut Reaaliaikainen
Tie infrastruktuurin tehostamiseen Selvitä itsellesi missä Infrastruktuurisi on optimointimallissa Paikallista eniten vaikuttavat kehitysalueet Paikallista suurimmat haasteet Tee suunnitelma joka sopii liiketoiminnan ja IT:n prioriteetteihin Microsoft kumppaneineen auttamassa Microsoft kumppaneineen tarjoaa apuvälineitä ja tietoa Infrastruktuurin tehostamiseen
24 Yhteenveto Näkymä organisaation hajallaan olevaan tietoon Dokumentinhallinta ja sen oikeuksien hallinta Liitynnät liiketoimintajärjestelmiin Lomakkeet Excell Services Julkaisualusta
Kysymyksiä? 2007 Office system - Innovation Antti.Kirmanen(at)microsoft.com