Risto Pelin Microsoft Project 2002 projekti- ja yritystason järjestelmänä

Transkriptio

1 Risto Pelin Microsoft Project 2002 projekti- ja yritystason järjestelmänä PROJEKTIJOHTAMINEN OY RISTO PELIN

2 3 Sisällysluettelo ESIPUHE 7 OSA I PROJEKTIN HALLINTA PROJEKTITASOLLA 1 JOHDANTO Projektiohjelmien käyttömahdollisuudet Yritystason projektihallinta ja standardit Microsoft Project 2002 uudet piirteet 15 2 MICROSOFT PROJECT PERUSTOIMINNOT Project ohjelman tiedonhallinta Työkalurivit Organizer-toiminto Projektin perusasetukset Project Guide 26 3 TAULUKOIDEN JA NÄKYMIEN LAADINTA Taulukon mukautus Janakaavion mukautus Näkymien laatiminen Sivuasetukset ja tulostaminen 34 4 PROJEKTIAIKATAULUN LAADINTA Uuden projektin perustaminen Projektin tehtävien antaminen Tehtävien kestojen määrittäminen Riippuvuuksien määrittäminen Aikataulun laskenta Kalenterin asettaminen Projektin ositus / outlining Projektin keston lyhentäminen 56 5 RESURSSISUUNNITTELU Peruskäsitteet Resurssien yleistiedot Resurssien nimeäminen tehtäville Vaihtuvat kuormitusprofiilit Resurssilaskenta Resurssitasaus Moniprojektihallinta 73 6 KUSTANNUSOHJAUS Projektibudjetti Kustannusseuranta Tuloksen arvo -menetelmä 83

3 4 7 PROJEKTIN VALVONTA JA RAPORTOINTI Ohjausprosessi Perussuunnitelman tallentaminen Aikataulun ylläpito Tietojen lajittelu ja suodattaminen Raporttien laatiminen TIEDON SIIRTO MUIHIN OHJELMIIN Tiedon siirtotavat Graafisen kuvan siirto Tiedon siirto taulukko-ohjelmaan Tallentaminen tietokantaan Integrointi muihin sovelluksiin PROJECT OHJELMAN MUKAUTUS Työkalurivien mukautus Valikoiden mukautus Tietokenttien mukautus Outline codes Ryhmittely (grouping) Custom Forms Makrojen nauhoitus 134 OSA II YRITYSTASON PROJEKTIHALLINTA 10 PROJECT SERVER Vaatimukset yritystason projektihallinnalle Enterprise Global Enterprise-tietokentät Yhteistyöasetukset Käyttäjätunnusten luonti Enterprise-resurssipooli Projektin tallentaminen tietokantaan Resurssien nimeäminen tehtäville Projektin julkaiseminen WEB CLIENT Projektin tietojen tarkastelu Toteutumien raportointi ja hyväksyntä Tehtäväluettelon luonti / Web Access Kalenterin muuttaminen Tilanneraportin luominen Dokumenttien hallinta Outlook yhteydet 176

4 5 12 SHAREPOINT TEAM SERVICES PROJEKTISALKUN ANALYSOINTI Online raportointi OLAP kuutiota käyttäen Resource Center Portfolio Analyzer Portfolio Modeler OHJELMAN KÄYTTÖÖNOTTO Käyttöönotto on projekti Projektitoimisto (Project Office) Yhteistyöprojektit OHJELMAN ASENNUS JA YLLÄPITO Project Server asennus Pääkäyttäjä (Administrator) Käyttäjät ja ryhmät Tietoturva Näkymien määrittely Organisaation ylläpito SharePoint Team Services Yrityskohtaiset ominaisuudet Project Web Access asetukset Tietokannasta poistaminen 225 Liitteet Liite 1 Kirjallisuutta ja internet tietolähteitä 227 Liite 2 Hakemisto 228 Liite 3 Sanasto 229 Liite 4 Windows perusteita 230 Liite 5 Neuvoja ja niksejä 231 Liite 6 Tietokentät (fields) 233 Tässä teoksessa käsitellään Microsoft Project 2002 ohjelman englannin kielistä versiota. Project Standard ohjelmasta on myös suomen kielinen versio.

5 ESIPUHE Projektitoiminta on vakiintunut yritystason johtamisjärjestelmäksi kattaen varsin suuren osan yritystoimintaa. Ulkopuolelle jäävät samanlaisena toistuvat prosessit kuten myyntitoiminta, tuotantotoiminta jne. Näihinkin liittyvät muutokset (investoinnit, kehittäminen jne) toteutetaan projekteina. On lukuisia yrityksiä, joissa lähes kaikki työ tehdään projekteina. Voisi varmaan olettaa, että myös projektin hallinta on jo hyvin ohjattua. Vaan eipä ole. Projektien suunnittelu ja valvonta kyllä ymmärretään hyvin tärkeäksi ja on hyviä suunnitelma- ja raporttipohjia. Sen sijaan projektihallinnan tietojärjestelmissä vasta otetaan ensiaskelia. Tavallista on, että on ostettu Microsoft Project ohjelma. Sitten yksittäiset projektipäälliköt yrittävät ottaa ohjelman käyttöön parhaan taitonsa mukaan. Tämä ei ole oikea tie. Projektihallinnan ohjelmat ovat monimutkaisia ja vaativat paljon perusmuokkausta. On aivan turhaa projektipäälliköiden ajan haaskausta, että he rakentavat sivuasetuksia, janakaavion tyylejä ja kalentereita. Puhumattakaan niistä lukuisista asetuksista ja parametreista (options), jotka on asetettava oikein, jotta ohjelma laskee projektiaikataulun ja resurssit juuri halutulla tavalla. Tarvitaan yritystason standardi. Yksi yleisimpiä syitä miksi asiantuntijaorganisaation projektiaikataulut pettävät, on resurssihallinnan puute. Ei ole välinettä, jolla saadaan yhteenlaskettu henkilöstön kuormitus kaikista projekteista ja muista töistä. Tämä on yksi tärkeimpiä syitä käyttää projektihallintaohjelmaa. Näyttää siltä, että yritysten projektihallinnan tietotekniikan taso on useita vuosia jäljessä siitä, mitä ominaisuuksia ohjelmissa on. Voidaan kuitenkin arvioida, että tämä on vain lyhyen tähtäimen tilanne. Projektihallinnan ohjelmat ovat vasta viime vuosina kehittyneet vastaamaan vaativiakin projektihallinnan tarpeita. Kun nyt rakennetaan projektien johtamisjärjestelmiä, nämä antavat perustan, jolle jatkossa kehitetään vaativampia integroituja tietojärjestelmiä.

6 8 Teos on jaettu kahteen osaan: OSA I PROJEKTIN HALLINTA PROJEKTITASOLLA Tässä käsitellään ohjelmaa yhden projektin työkaluna. Tämä osa sisältää kaikki projektisuunnittelun ja Project ohjelman käytön perusasiat. OSA II YRITYSTASON PROJEKTIHALLINTA Tämä osa on yrityksille, jotka rakentavat Project Server tietokantaan perustuvan kokonaisvaltaisen projektihallinnan ratkaisun. Monet asiat tehdään ohjelmassa eri tavalla riippuen siitä, tallennetaanko projektit tiedostona vai tietokantaan sekä ovatko resurssit tiedostona vai tietokannassa. Tässä käsitellään myös yritystason ominaisuudet, kuten projektisalkun analysoinnin työkalut. Luvut 1-7 kuvaavat projektisuunnittelun vaiheet. Luvussa 8 on annettu esimerkkejä tiedon siirrosta eri ohjelmien välillä. Luku 9 kuvaa ohjelman muokkausta ja on tarkoitettu asiantuntijoille, jotka tekevät yrityskohtaiset käyttöstandardit. Luvussa 13 käsitellään yritystason projektisalkun analysointia. Nämä ovat ohjelmassa uusia ominaisuuksia. Luku 14 käsittelee Enterprise-tason projektihallintajärjestelmän käyttöönottoa. Luku 15 on tarkoitettu ohjelman asennuksesta ja ylläpidosta vastaaville henkilöille. Kun asennukset ja muokkaukset on tehty valmiiksi, eivät projektipäälliköt joudu paljoakaan tekemisiin luvun 15 sisältämien asioiden kanssa. Helsingissä 2003 Risto Pelin