1 (7) GREENING EVENTS HANKKEEN ARVIOINNIN TOTEUTUS Helsingin kaupungin ympäristökeskus järjestää tarjouskilpailun Greening Events hankkeen arvioinnin ja arviointiraportin toteutuksesta. Pyydämme tarjoustanne oheisten ohjeiden mukaisesti. 1. Hankinnan perustiedot Hankinnan kohde Pääkaupunkiseudulla käynnistyi helmikuussa 2,5 vuotinen (27.2.2012 30.6.2014) kuntien yhteishanke, Greening Events, jonka tavoitteena on vahvistaa pääkaupunkiseudun tapahtumien ympäristöasioiden hallintaa. Hankkeessa luodaan toimintamalli kaupunkien ja tapahtumien väliselle vapaaehtoiselle ympäristöyhteistyölle sekä tarjotaan räätälöityä ympäristöneuvontaa. Hanketta koordinoi Helsingin kaupungin ympäristökeskus. Tapahtuman järjestäjiltä vaaditaan lakien mukaiset ilmoitukset ja tarvittaessa annetaan määräyksiä koskien melua, jätehuoltoa ja roskaantumista, mutta tällä hetkellä tapahtumien ympäristöasioiden hallinta ei täytä yhä ympäristötietoisempien kuluttajien tai kansainvälisten tapahtumajärjestäjien odotuksia, eikä yhtenäisiä menettelyjä niille ole vielä luotu. Tapahtumilla on yhä mittavampia ympäristövaikutuksia, mutta toisaalta tapahtumat ovat myös mahdollisuus osallistaa suurta yleisöä vastuullisempaan käyttäytymiseen. Kaupunkien tulee sekä asettaa selkeitä ympäristökriteerejä tapahtumille että auttaa tapahtumien järjestäjiä niiden toteuttamisessa. Jotta tämä toteutuisi, tarvitaan uudenlaista ajattelua siitä, miten ympäristöasiat liitetään osaksi jo olemassa olevia käytäntöjä. Tapahtuman järjestäjät tarvitsevat työkaluja ja ohjeita, joita voidaan käyttää luontevasti osana olemassa olevaa lupahakuprosessia. Hanke saa tukea Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ja Uudenmaan Elinkeino-, Liikenne- ja Ympäristökeskukselta (ELY). Tietoja hankinnasta: Greening Events -hankesuunitelmassa kohdassa 10 on määritelty tätä tarjouspyyntöä koskettava rajaus, joka on laaja-alaisen toiminnan ja tulosten arviointi hankkeen osapuolille ja kumppaneille. Hankesuunnitelman kohdassa 10 mainitut muut palautteet ja kyselyt toimitetaan hyväksytylle toimittajalle tätä arviointia varten käytettäväksi.
2 (7) Raportin tulee sisältää ainakin alla olevat sisällölliset ja laadulliset osiot. Raportin tulee perustua toimitettujen aineistojen lisäksi hankkeen osapuolien ja kumppanien haastatteluihin. Tahoja, joita vähintään on kuultava ovat: - Helsingin ympäristökeskus - Greening Events hankkeen työntekijät - Helsingin kaupungin kanslia, kaupunkimarkkinointi yksikkö - Helsingin liikuntavirasto - Helsingin rakennusvirasto - Helsingin kiinteistövirasto - Espoon matkailu - Espoon ympäristökeskus - Vantaan elinkeinotoimi - Vantaan ympäristökeskus - HSY:n Ilmastoinfo - Opetus- ja kulttuuriministeriö - Ekokompassi tapahtuma ympäristöjärjestelmän rakentaneita toimijoita (min. 4 kpl) - Festivaalisähkö - Lassila & Tikanoja Lista haastateltavista/kuultavista henkilöistä toimitetaan valitulle toimittajalle. Ehdotelma arviointi raportin sisällysluetteloksi: 1. TAUSTAA 1.1. Greening Events -hanke 1.2. Arvioinnin toteutus 2. HANKKEEN SISÄLTÖÄ KOSKEVAT HUOMIOT JA JOHTOPÄÄTÖKSET 2.1. Greening Events hankkeen rajaus ja tavoitteet 2.2 Tavoitellut lopputuotteet. 2.2.1. Ekokompassi tapahtuma ympäristöjärjestelmä 2.2.2. Pk-seudun tapahtumien ympäristökriteerit 2.2.3. Tapahtumien ympäristöopas 2.2.4. Tapahtumien ympäristöasioiden neuvontapalvelu 2.3. Viestintäkampanjoiden vaikuttavuus 3. HANKKEEN HALLINTO JA JOHTAMINEN 4. JOHTOPÄÄTÖKSET JA SUOSITUKSET 4.1. Yleiset johtopäätökset ja suositukset
3 (7) 4.2. Lopputuotekohtaiset johtopäätökset ja suositukset 4.3. Lopuksi Tarjouspyynnön maksimi euromääräinen summa on hankesuunnitelman mukaisesti kokonaissummaltaan 5500 sisältäen arvonlisäverot. Hankintamenettely Tarjouspyyntö on lähetetty suoraan tiedossa oleville toimittajille. Hankintapäätöksen asiassa tekee hankehenkilökunta. Tieto hankintapäätöksestä lähetetään sähköpostilla tarjouksessa ilmoitettuun osoitteeseen. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Sopimusehdot Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen asiakirjan Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa ja tämän tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Mainitut yleiset ehdot (JYSE 2009 palvelut) on noudettavissa Internetistä osoitteesta www.hel2.fi/hank/tarjouspyynnot.htm. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Helsingin kaupungin ja valitun toimittajan kesken. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Tarjouksen tekeminen Tarjouksen tulee olla perillä maanantaina 21.2.2014 klo 16 mennessä. Myöhästyneitä tarjouksia emme huomioi. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2014 asti. Tarjous tule toimittaa a) kirjeitse osoitteeseen: TAI Helsingin kaupungin ympäristökeskus Elina Levula PL 500 00099 Helsingin kaupunki
4 (7) b) sähköpostitse osoitteeseen: elina.levula@hel.fi Kuoreen tai sähköpostin otsikkoon merkintä: Greening events -hanke Arviointi. 2. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Pyydämme mahdollisesti alla mainitut todistukset ja selvitykset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun. Kaikki alla mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun ympäristökeskus on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. Todistuksia ja selvityksiä ei tarvitse toimittaa, jos palveluntuottajan tai alihankkijan tiedot ovat saatavissa www.tilaajavastuu.fi -palvelusta ennen hankintasopimuksen tekemistä. 2.1 Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Tarjoajan on toimitettava pyynnöstä seuraava selvitys: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. 2.2. Kaupparekisteritieto Tarjoajan on toimitettava pyynnöstä: Kaupparekisteriote Ennakkoperintälain mukaiset ennakkoperintärekisteritiedot Työantajarekisteritiedot Arvonlisäverolain mukaiset arvonlisäverovelvollisten rekisteritiedot
5 (7) Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Jos tarjoajaa ei ole merkitty johonkin edellä mainituista rekistereistä, on hänen selvitettävä, mihin rekisteröimättömyys perustuu. 3 Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet 3.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus a. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Hanke on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. b. Tarjouksen muotovaatimukset Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä ja tarjoukseen on liitettävä pyydetyt asiakirjat. c. Hankittavan tuotteen oikeudet Tilaaja saa täydet käyttöoikeudet ja tekijänoikeuden kaikkiin tilaamiinsa ja maksamiinsa töihin ja niihin sisältyviin elementteihin. Tilaaja saa käyttöönsä kaikista toimittajan suunnittelemista töistä muokattavissa olevan version, joka on PC-yhteensopiva. Tilaajalla on oikeus käyttää lopputuotteita ja niiden osia esitteissä, julkaisuissa ja www-sivuilla ja muokata niitä ja kehittää edelleen. 3.2 Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot Tarjousten vertailua varten tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset. referenssinä lista/tiedot aiemmista töistä (selvitykset, raportit jne.) 3.3 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinta tulee ilmoittaa kiinteänä kokonaishintana sekä ilman arvonlisäveroa että arvonlisäveron kanssa. Hintaan on sisällyttävä kaikki
6 (7) 3.4 Osatarjoukset kustannukset osa-alueittain. Tarjouksessa tulee mainita mahdollisten lisätöiden kustannukset esim. tuntiperusteisesti. Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia. 3.5 Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tarjoajan liikesalaisuudet Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 3.6 Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Ympäristökeskus ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot sekä hankittavan palvelun perustiedot palvelun kohteen sijaintipaikan verovirastolle neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä. 3.7 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoitteensa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouksessa omana kohtanaan.
7 (7) 4 Tarjousten vertailu Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkaistaan painoarvoltaan seuraavien vertailuperusteiden mukaan: 1. Hinta, painoarvo 30 % Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 30 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 30 pisteellä. Laskukaava: X/Y x 30 pistettä 2. Palvelun laatutekijät, painoarvo 70 % Palvelun laatua vertaillaan aikaisempien referenssitöiden (aiemmat toimeksiannot, raportit jne.) perusteella. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 70 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 70 pisteellä. Laskukaava: Y/X x 70 pistettä. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Edellä kohdassa 3.2 on ilmoitettu, mitä tietoja tarjoajan on toimitettava tarjouksensa liitteenä tarjousten vertailua varten. Tilaajalla on oikeus olla valitsematta yhtäkään tarjousta jos kaikki tarjoukset ylittävät tilaajan budjetin tai eivät muuten vastaa tilaajan toivomuksia. 5 Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 20.2.2013 klo 12 mennessä osoitteeseen elina.levula@hel.fi. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä.