HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) Wiren Allekirjoitetun asiakirjan sähköinen versio

Transkriptio

1 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) SEURE HENKILÖSTÖPALVELUT OY -JÄRJESTELMÄHANKINTA 1. Hankinnan perustiedot Hankinnan kohde Määritelty pääpiirteittäin kohteen kuvauksessa (liite 1). Hankintamenettely Neuvottelumenettely Kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua; hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäis- ja enimmäismäärä Neuvotteluihin kutsutaan 3 ehdokasta. Hankintailmoitus EU-hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAaan Sopimusehdot Alustavat sopimusehdot määritellään myöhemmässä hankinnan vaiheessa. Ylläpitosopimus on voimassa toistaiseksi ja sopimus tulee voimaan, kun käyttöönottoprojekti on hyväksytysti päättynyt. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Osallistumishakemuksen tekeminen

2 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) Osallistumishakemus tulee jättää klo mennessä allekirjoitettuna suljetussa kirjekuoressa paperilla 2 kappaleena sekä yhtenä kappaleena CDlevyllä tai USB tikulla Word-, Excel tai pdf-tiedostoina. Hakemuskuori tulee merkitä ERP-tietojärjestelmän hankinta. Osallistumishakemuksen voimassaoloaika Osallistumishakemuksen toimitusosoite: Hankintayksikkö Helsingin kaupungin HELSINGIN KAUPUNKI (Käyntiosoite:,.) Seure Henkilöstöpalvelut Oy Asian valmistelijat Asian valmistelijat tietohallintopäällikkö Kim Hakala, Seure Henkilöstöpalvelut Oy, ja palvelupäällikkö Marko Rahikainen, Seure Henkilöstöpalvelut Oy käyttää kilpailutuksessa ja sitä seuraavissa tehtävissä ulkopuolisia konsultteja. 2. Ehdokkaan ja tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet 2.1 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste 2.2 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jäljempänä osallistumispyynnön 3.2 kohdassa mainittu hankintalain 57 :n poissulkemisperuste (tarjoajaa tai hänen alihankkijaansa ei ole merkitty kaupparekisteriin) 2.3 Ehdokas ja tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste

3 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) 2.4 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia 3. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa alla mainitut todistukset ja selvitykset. Hankintayksikkö pyytää lisäksi alla mainitut todistukset ja selvitykset siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun, ellei selvityksiä ole tällöin saatavissa palvelusta. Kaikki alla mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. 3.1 Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Ehdokkaan on toimitettava hankintayksikölle seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Mikäli vastaavat selvitykset ovat saatavissa -palvelusta, ei selvityksiä tarvitse liittää osallistumishakemukseen. Jollei ehdokkaan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään ehdokkaan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle. 3.2 Kaupparekisteritieto Ehdokkaan on toimitettava hankintayksikölle seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: kaupparekisteriote

4 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) Mikäli kaupparekisteriote on saatavissa -palvelusta, ei sitä tarvitse liittää osallistumishakemukseen. Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vastaavat tiedot sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella, joka on käännetty suomen kielelle. 4. Ehdokkaan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja osallistumishakemukseen liitettävät selvitykset 4.1 Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Vaatimus 1 Ehdokas ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoitetut alihankkijat on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Hankintayksikkö itse tarkistaa ehdokkaiden ja tarjoajien rekisteröitymisen yritysja yhteisötietojärjestelmästä tai -palvelusta. Siltä osin kuin ehdokasta tai alihankkijaa ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, on ehdokkaan liitettävä osallistumishakemukseensa selvitys niistä seikoista, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Jos ulkomainen ehdokas tai alihankkija ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on ehdokkaan toimitettava edellä kerrotut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä. Vaatimus 2 Ehdokkaalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta sekä liikevaihdosta saatujen tietojen perusteella. Ehdokkaan edellisen päättyneen tilikauden vuosittaisen liikevaihdon on tullut olla vähintään 5 miljoonaa euroa. Jos yritys on vasta aloittanut toimintansa eikä ole toiminut yhtään täyttä tilikautta, liikevaihdon suuruus lasketaan ehdokkaan toimittaman hankintayksikön hyväksymän muun selvityksen perusteella Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys:

5 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) Ehdokkaan tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta. Mikäli ehdokas ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, ehdokkaalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan, maksukyvystään ja liikevaihdostaan muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarkistaa ehdokkaan luottotiedot näitä tietoja ylläpitäviltä tahoilta. 4.2 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Vaatimus 3 Ehdokkaalla ja/tai ehdokkaan alihankkijalla tai alihankkijoilla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankinnan toteuttamiseen seuraavasti: 1) Projektipäällikkö, jolta edellytetään - vähintään kolmen (3) vuoden kokemusta tietojärjestelmien käyttöönottoprojektien suunnittelusta ja johtamisesta viimeisen viiden (5) vuoden aikana - kokemusta projektipäällikön tehtävistä vähintään 3:ssa projektissa - vähintään alempaa korkeakoulututkintoa 2) Palvelupäällikkö / ylläpitopalvelut, jolta edellytetään - vähintään kolmen (3) vuoden kokemusta palvelupäällikön tehtävistä vastaavantyyppisissä palvelukokonaisuuksissa viimeisen viiden (5) vuoden aikana - kokemusta projektipäällikön tehtävistä vähintään kolmessa (3) projektissa - vähintään alempaa korkeakoulututkintoa 3) Järjestelmäarkkitehti, jolta edellytetään - vähintään kolmen (3) vuoden kokemusta ERP- järjestelmäarkkitehtuureista - kokemusta useammalta tietotekniikan sovellusalueelta (esim. sovellus-, palvelinja tietoliikennearkkitehtuurit). Referenssikuvaus vähintään kolmesta hankkeesta - vähintään alempaa korkeakoulututkintoa tietojenkäsittelystä tai tietotekniikasta 4) Sovellusasiantuntija, jolta edellytetään - vähintään kolmen (3) vuoden kokemusta asiantuntijana ERPjärjestelmähankkeissa viimeisen viiden (5) vuoden aikana - osallistumista vähintään yhteen (1) henkilöstöhallintojärjestelmä- toimitukseen

6 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) - vähintään yhden (1) vuoden kokemusta tarjottavasta tuotteesta 5) Testausasiantuntija - vähintään kolmen (3) vuoden kokemusta asiantuntijana ERPjärjestelmähankkeissa viimeisen viiden (5) vuoden aikana - osallistumista vähintään yhteen (1) henkilöstöhallintojärjestelmä- toimitukseen - vähintään yhden (1) vuoden kokemusta tarjottavasta tuotteesta Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys: Liitteen 2 taulukko Nimetyt asiantuntijat Vaatimus 4 Ehdokkaalla on omaa, ei alihankkijan tai alihankkijoiden, kokemusta vähintään yhdestä vähintään euron arvoisesta henkilöstöhallinnon ERP - tietojärjestelmän käyttöönottoprojektin toimituksesta (ilman laite- ja lisenssikustannuksia) viimeisen kolmen vuoden aikana. Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys: Liitteen 3 taulukko Referenssitoimitukset Selvitys edellä kerrotuista palvelutoimituksista sisältöineen, arvoineen (euromääräisenä), ajankohtineen (alkamis- ja päättymispäivämäärät) ja vastaanottajatietoineen. Selvitys annetaan taulukossa Alihankinta 5.1 Alihankinnasta ilmoittaminen ja alihankinnan kuvaaminen Ehdokkaan on osallistumishakemuksessaan: ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä kuvattava alihankkijan em. osuus yksityiskohtaisesti ja nimettävä ehdotetut alihankkijat.

7 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) 5.2 Alihankkijan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja osallistumishakemukseen liitettävät selvitykset Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys: vaatimus 5. Alihankkijan on täytettävä soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset siltä osalta järjestelmää jonka alihankkija toteuttaa. Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys alihankkijastaan: Luettelo enintään kolmesta tärkeimmästä alihankintaa vastaavasta tai läheisesti vastaavasta alihankkijan toimituksesta arvoineen (henkilötyöpäivinä), ajankohtineen sekä vastaanottajatietoineen. 6. Perusteet, joilla soveltuvat ehdokkaat valitaan neuvotteluihin Jos ehdokkaiden ja ehdokkaiden mahdollisesti ilmoittamien alihankkijoiden soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin kolme kpl, hankintayksikkö asettaa ehdokkaat paremmuusjärjestykseen seuraavan perusteen mukaisesti. Jos kaksi tai useampi ehdokas saa saman pistemäärän, etusija määritellään arpomalla. Ehdokkaan ja ehdokkaan alihankkijan tai alihankkijoiden referenssit (Liite 3) Edellä 4.2 ja 5.2 kohdissa (vaatimus 3 ja 5) on asetettu ehdokkaan ja ehdokkaan alihankkijan tai alihankkijoiden referensseille vähimmäisvaatimus. Soveltuvien ehdokkaiden valinnan perusteena käytetään ehdokkaan ja ehdokkaan alihankkijan tai alihankkijoiden vähimmäisvaatimuksen ylittävää kokemusta vähintään euron arvoisista (henkilötyöpäivien arvo ilman laite- ja lisenssikustannuksia) ERP-tietojärjestelmän käyttöönottoprojektin toimituksista viimeisen kolmen vuoden aikana. Jokaisesta edellä mainitun vaatimuksen täyttävästä toimituksesta (sekä vähimmäisvaatimuksena oleva yksi toimitus että muut toimitukset) annetaan pisteet toimituksen suuruuden mukaan. Tämän jälkeen eri toimituksista saadut pisteet lasketaan yhteen. Kokemus pisteytetään seuraavasti: Projektin arvo euroa euroa, 1 piste / toimitus Projektin arvo yli euroa euroa, 1,5 pistettä / toimitus Projektin arvo yli , 2 pistettä / toimitus

8 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) Kokemuksen pisteytyksessä voidaan käyttää sekä ehdokkaan että ehdokkaan alihankkijan tai alihankkijoiden referenssejä kuitenkin siten että maksimissaan kaksi (2) ehdokkaan osoittamaa alihankkijan tai alihankkijoiden referenssiä huomioidaan. Referenssitoimituksen monipuolisuus Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n järjestelmä koostuu seuraavista osista: Henkilöstöhallinnon ohjelmistot (osaaminen, pysyvyys) Palkkahallinnon ohjelmistot (palkanlaskenta) Tilauksen hallinnan ohjelmistot (tilauksien käsittely, työvoimareservin hallinta) Rekrytoinnin ohjelmistot (työhakemusten käsittely, haastattelut) Taloushallinnon ohjelmistot (osto- ja myyntireskontra, kirjanpito) Monipuolisimmasta ehdokkaan toimittamasta ehdokkaan omasta (ei alihankkijan) referenssitoimituksesta annetaan 1 piste / toimitukseen kuuluva yllämainittu osa. Monipuolisuudesta saadut pisteet lasketaan yhteen ja yhdistetään ehdokkaan ja mahdollisesti ehdokkaan alihankkijan kokemuksesta saatujen referenssien pisteisiin. Referenssitoimitukset tulee ilmoittaa lomakkeella 3 Referenssitoimitukset. Ilmoitettujen ehdokkaan omien referenssitoimitusten määrä on maksimissaan 5 kappaletta. 7. Osallistumishakemuksen tekemistä koskevat ohjeet 7.1 Muotovaatimukset Osallistumishakemus liitteineen on tehtävä kirjeitse suomen kielellä. 7.2 Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja ehdokkaan liikesalaisuudet Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Ehdokkaalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Ehdokkaan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä osallistumishakemuksen tiedot erillisellä liitteellä. Seure Henkilöstöpalvelut Oy harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Jos ehdokas ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, Seure Henkilöstöpalvelut Oy on oikeus pitää ehdokkaan osallistumishakemusta

9 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) kokonaisuudessaan julkisena. Osallistumishakemuksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 7.3 Ehdokkaan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Ehdokkaan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava osallistumishakemuksessaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteensa ja toissijaisesti telefaksinumeronsa ehdokkaiden valinnasta tehtävän hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava osallistumishakemuksessa omana kohtanaan. 7.4 Muut huomioitavat seikat Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia. Hankintayksikkö varaa oikeuden tallentaa neuvotteluissa käydyt keskustelut. Tallentamisesta ilmoitetaan ennen neuvottelun ja/tai teknisen kokouksen alkua. 8. Neuvottelut Neuvotteluihin kutsutaan kolme (3) ehdokasta. Neuvottelut käydään suomen kielellä. Neuvottelukutsun oheen liitetään alustava tarjouspyyntö. Ennen neuvottelujen käynnistymistä ehdokas toimittaa hankintayksikölle alustavan tarjouksen. Alustava tarjouspyyntö ja tarjous eivät ole sitovia. Alustavan tarjouksen tekemisestä kerrotaan tarkemmin neuvottelukutsussa. Seure Henkilöstöpalvelut Oy varaa oikeuden tallentaa neuvotteluissa käydyt keskustelut. Tallentamisesta ilmoitetaan ennen neuvottelun ja/tai teknisen kokouksen alkua, tallenteet tullaan hävittämään kun sopimus on syntynyt. 9. Tarjousten vertailu Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. 10. Tiedottaminen Vertailuperusteet ilmoitetaan neuvottelukutsussa. Mahdolliset osallistumishakemuksen tekemiseen liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa mennessä tai kirjallisesti osoitteeseen:

10 HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY OSALLISTUMISPYYNTÖ HKH (10) Helsingin kaupungin HELSINGIN KAUPUNKI (Käyntiosoite:,.) Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite ERP-tietojärjestelmän hankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa kohdassa avoimet tarjouspyynnöt. Osallistumispyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. HELSINGIN KONSERNIHANKINTA OY Ulf Wiren Liite Hankinnan kohteen kuvaus (liite 1) Nimetyt asiantuntijat (liite 2) Referenssitoimitukset (liite 3)