Sähköisen asioinnin raportointi, kustannusvaikuttavuus ja henkilöstön suunnittelu Sähköisen asioinnin seminaari 10.9.2013 Projektipäällikkö Katja Klemola Henkilöstösuunnittelija Suvi Tolonen
Sähköisen asioinnin raportointi - Itseilmoittautuminen
Itseilmoittautuminen - ilmoittautumiset vuosittain
Itseilmoittautuminen - Ilmoittautumiset kuukausittain
Itseilmoittautuminen - ilmoittautumiset yksiköittäin
Itseilmoittautuminen - käyttäjien ikäjakauma
Itseilmoittautuminen - erityyppiset tapahtumat
Itseilmoittautuminen - kuutioraportti
Sähköisen asioinnin raportointi Hyvis.fi
Hyvis.fi - kävijät vuosittain
Hyvis.fi - kävijät kuukausittain
Hyvis.fi - kävijät alueittain
Hyvis.fi - suosituimmat sivut
Hyvis.fi - kuutioraportti
Sähköisen asioinnin raportointi Oma Hyvis
Oma Hyvis - käyttäjät vuosittain
Oma Hyvis - käyttäjät kuukausittain
Oma Hyvis - käyttäjät sairaanhoitopiireittäin
Oma Hyvis - kuutioraportti
Sähköisten palveluiden kustannusvaikuttavuus
Itseilmoittautuminen: Työaikaa säästyy ilmoittautumisen sähköistämisen kautta. Asiakkaan kokema laatu paranee, kun tiedot kirjataan kerralla oikein asiakkaan itsensä toimesta ja asiakaspalvelutiskien jonotusajoista päästään eroon. Vuosittainen tuottavuuspotentiaali 0,08 m. Äitiyshuollonprosessin ohjausjärjestelmä: Työaikaa säästyy hoidon vakioinnin ja läpinäkyvyyden lisääntymisen kautta. Myös hoidon laatu paranee vähentyneen komplikaatioriskin kautta. Vuosittainen tuottavuuspotentiaali 0,15 m. Kansalaisen ajanvarauspalvelu: Työaikaa säästyy ajanvarauksen sähköistämisen kautta. Asiakkaan kokema laatu paranee, kun tiedot ajanvarauksesta ovat helposti saatavilla. Vuosittainen tuottavuuspotentiaali 0,15 m. Lync-videoneuvotteluohjelmisto: Matkakulut vähenevät ja työaikaa säästyy, kun osa palavereista voidaan hoitaa omassa työpisteessä matkustamisen sijaan. Vuosittainen tuottavuuspotentiaali 0,5 m (matkakulut vähenevät 20% ja 100 henkilöä vähentää matkustamista 1 htp/vuosi).
Teknologiahankintojen kustannusvaikuttavuus yhteensä 1,00 Teknologiahankinnat 0,90 0,80 0,70 0,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 0,00 0,50 0,08 0,15 0,15 2020 Videoneuvottelu Itseilmoittautuminen Kansalaisen ajanvaraus Äitiyshuolto
Henkilöstön suunnittelu
Sähköisen asioinnin vaikutukset henkilöstöön Sähköisen asioinnin lisääntyminen vaikuttaa henkilöstön määrään ja rakenteeseen Työmäärä vähenee esim. sihteerityön väheneminen itseilmoittautumisessa Edellyttää, että vanhoista toimintatavoista luovutaan ja muutosta seurataan Työaikaa vapautuu (tai vapaa-aika lisääntyy) esim. matka-ajan väheneminen videoneuvottelussa Rutiinitehtäviä korvautuu asiantuntijatehtävillä esim. raporttien tekemisestä tiedon analysointiin Osaamisprofiili muuttuu Työntekijöiltä vaaditaan entistä enemmän IT-osaamista
Esimerkki Itseilmoittautuminen EKKS Ilmoittautumisten määrä Määrä/vrk Min/ilm Yht /vrk Päiki 21 2 42 Silmäpkl 40 2 80 Korvapkl 35 2 70 last.t.pkl 30 2 60 Gynpkl 20 2 40 kirpkl 120 2 240 sispkl 120 2 240 Ilmoittautumiseen kuluva aika 386 2 772 min / vrk 13 h / vrk 3345 h / vuosi Itseilmoittautujien osuus 70 % 2342 h / vuosi Sihteerin vuosityöaika 1600 h/v Säästynyt työaika 1,5 henkilöä / vuosi Säästynyt palkkakustannus 34 900 51 079 / vuosi Vuosittaiset ylläpitokustannukset Sovellustuki 20 % integraatiosta ja sovelluksesta 13000 Säästyneet kustannukset / vuosi Koroton takaisinmaksuaika 38 079 / vuosi 2,8vuotta
Esimerkki - itseilmoittautuminen EKKS asiakaspalvelusta siirrettiin 1 henkilö asiakaslaskutustiimiin itseilmoittautumisen käyttöönoton jälkeen Ilmoittautumisesta väheni 1 htv Asiakaslaskutuksessa henkilö korvasi poistuneen työntekijän Eksoten henkilöstömäärä väheni Työntekijöiltä vaaditaan monipuolista osaamista, jotta voidaan sijoittaa eri tehtäviin poistuvista tehtävistä Varmistettava, että oikeat ihmiset tekevät oikeita asioita oikeassa paikassa!