Seuranta ja raportointi Erasmus+ KA2 strategiset kumppanuushankkeet
Esityksen sisältö 1. Projektin sisäinen seuranta ja raportointi 2. Raportointi kansalliselle toimistolle & hankkeiden monitorointi a) Väliraportti b) Loppuraportti c) Monitorointi & hanketarkastukset 2
Projektin sisäinen seuranta ja raportointi
Projektin sisäinen seuranta Seurataan miten hanke etenee tavoitteitaan kohden, samalla huomataan mahd. heikot kohdat tai puutteet. Keskeiset asiat ovat: sisältö, raha ja aika eli analysoidaan, miten sisältötavoitteet toteutuvat sovitussa ajassa tietyllä rahalla. Koordinaattorilla koko ajan tieto ja kokonaiskuva hankkeen etenemisestä. Seuranta on johtamisen väline Koordinaattori rakentaa seurannan 4
Seurannan työkalut Sisäinen raportointi Kokoukset, joko face-to-face tai virtuaaliset, myös bilateraaliset Muu yhteydenpito partnerien kanssa Toiminnan peilaaminen hankesuunnitelmaan Hanketoimintojen dokumentointi tärkeää, (yhteisesti sovitut toimintatavat, avoimuus) 5
Seurannan kohteet Työohjelma ja aikataulut Partnerin työpanos Partnereiden talous Välitulokset Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys ja vaikuttavuus Arviointi Miten hankkeen eri toimintoja dokumentoidaan? D O K U M E N T O I N T I 6
7
Miten seuranta ja arviointi tukevat vaikuttavuutta? Miten seurataan haluttujen vaikutusten syntymistä? Pohdintaan heti hankkeen alussa. Millaista tietoa kerätään, jotta voidaan osoittaa hankkeen vaikutukset? Miten ja keneltä tietoa kerätään? Opiskelijat, opettajat, työelämä, muut sidosryhmät ym.? Kyselylomakkeet, haastattelut, keskustelut jne.? Miten vaikutuksia mitataan? Laadulliset ja määrälliset mittarit? Kerätyn tiedon analysointi? 8
Sisäinen raportointi On välttämätön jokaisessa hankkeessa Partnerit toimittavat tiedot koordinaattorille kaikesta toiminnastaan hankkeessa Raportointi linkittyy myös toteutuneiden kulujen seurantaan, jonka perusteella maksetaan tukea partnereille Partnereiden kanssa sovitaan, miten usein raportoidaan, mitä asioita raportoidaan, miten tiedot toimitetaan koordinaattorille Raportoinnin pelisäännöt vahvistetaan partnerisopimuksessa 9
Miten usein raportoidaan? Riippuu mm. Hanketoiminnan moninaisuudesta Partnerien määrästä ja niiden tehtävien tärkeydestä Rahasummista, mitä suurempi budjetti sitä tiheämpi raportointi Miten hyvin tunnet partnerit (luotettavuus, kokemus) Sisäisen raportoinnin deadlinet suhteessa raportointiin kansalliselle toimistolle 10
Raportointi mistä muusta päätettävä? Mistä tietoa: raportit, kokoukset Keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työalustalla (document library) Kuka vastaa (hoitaa) raportoinnista partneriorganisaatiossa Sovittava heti aloituskokouksessa Raportoinnin periaatteet selviksi partnereille (partnerisopimus) Miten motivoit partnereita? 11
Raportointi kansalliselle toimistolle
Erasmus+ raportointityökalut Sopimus Article I.9: Use of IT tools I.9.1 Mobility tool+ https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ verkkopohjainen raportointityökalu väli- ja loppuraporttien toimittamiseen Tietoja on suositeltavaa päivittää hankkeen edetessä säännöllisesti mm. eri toimintojen (esim. kokousten, koulutusjaksojen) toteutumisen myötä Ohjeet tietojen syöttämiseen alustalle sekä väli- ja loppuraportin laadintaan löytyy verkkosivuiltamme: http://bit.ly/2iiuos5 I.9.2 Erasmus+ Project Results Platform http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ koordinaattori tallentaa hankkeen tuotokset ohjeiden mukaan, määräaika on sama kuin loppuraportin toimittamisessa 13
Väliraportti Koordinaattori vastaa ja hoitaa raportoinnin koko hankkeen puolesta omaan kansalliseen toimistoon Tarkista oman hankkeen raportointiaikataulut ja -velvoitteet hankesopimuksesta (Artikla I.4) Korkeintaan kahden vuoden hankkeet ( 24 kk): Koordinaattori toimittaa väliraportin (progress report) ajalta 1.9.2017 31.8.2018 kansalliseen toimistoon 31.10.2018 mennessä. Yli kahden vuoden hankkeet (> 24 kk): Yksi tai kaksi väliraporttia progress report ja/tai interim report sopimuksesta riippuen Määräajat käyvät ilmi sopimuksesta (interim report yleensä hankkeen puolivälissä) Interim report on pyyntö seuraavan erän maksusta, jos vähintään 70% tuen ensimmäisestä maksuerästä on käytetty. (Progress reportiin ei liity maksatusta) Jos tuesta on käytetty vähemmän kuin 70%, koordinaattori jättää uuden väliraportin (interim report) siinä vaiheessa kun väh. 70% on käytetty 14
Loppuraportti Koordinaattori toimittaa loppuraportin Mobility Tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä Sama deadline tuotosten tallentamiselle levitysalustalle - Erasmus+ Project Results Platform Loppuraportin tulee kertoa, paljonko tukea on käytetty, miten ja mihin sitä on käytetty ja mitä on saatu aikaan Loppuraportti on samalla pyyntö tuen loppuerän suorittamisesta Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä englanti / hankkeen yhteinen työkieli 15
Why a good report? Contractual Builds analytical skills + teamwork capacity Secures financing Shows professional skills Improves future fund-raising Can be used for other purposes Builds relationship + open communication Gives you a competitive edge Lähde: Survival Kit http://www.european-project-management.eu/ 16
Perusasioita raportin laatimisessa rahoittajalle Ohjeista partnerit selkeästi: mitä tietoja kerätään & mitä työkaluja käytetään Tiedot partnereilta ajoissa, varaa riittävästi aikaa Kaikki pyydetyt tiedot sisältäen tuotokset Muista, että raportti arvioidaan suhteessa hakemukseen Raportista tulee näkyä eri partnereiden osuus Raportin teksti ei ole hakemustekstiä, älä kopioi sitä! 17
Monitorointi ja hanketarkastukset Kansallinen toimisto monitoroi hankkeita monin eri tavoin: mm. yhteyshenkilön tuki, väliraportit, monitorointitapaaminen paikan päällä tai verkossa, ryhmätapaamiset Kansallisen toimiston tekemät hanketarkastukset (ks. sopimuksen Annex III): Loppuraportin tarkastus (final report check) tehdään kaikille hankkeille. Lopullinen tuki määritellään loppuraportin pohjalta, ellei hankkeelle tehdä perusteellisempaa tarkastusta Asiakirjatarkastus (desk check) osalle hankkeita: todenteiden (supporting documents) perusteellinen tarkastaminen loppuraportointivaiheessa tai sen jälkeen Edunsaajan tiloissa tehtävät tarkastukset (on the spot checks) osalle hankkeista - Hankeen toteuttamisen aikana tehtävä tarkastus (on the spot check during action) - Hankkeen päättymisen/loppuraportin tarkastamisen jälkeen tehtävä tarkastus (on the spot check after action) Kansallinen toimisto voi pyytää sopimuksen edellyttämiä dokumentteja/todistusaineistoa tarkastustyypistä riippumatta 18
Pohdittavaksi Mitä seurannan lomakkeita ja työkaluja käytätte? Mitä tietoja keräätte partnereilta? Miten seurannan työnjako (sisäinen tiimi) on organisoitu? Miten usein tietoja kerätään? Millainen on hankkeenne seurantajärjestelmä? Miten dokumentoitte ja arkistoitte tiedot (s-posti, intra, Dropbox, Moodle, wiki tm.)? 19
Kiitos! 20