Mistä hyvä kouluverkkoselvitys muodostuu? 2016 17.8.2016 Page 1
Palveluverkkoselvityksen eteneminen Tehtävän määrittely ja rajaaminen Toimintaympäristön muutosten analysointi Muuttuvien palvelutarpeiden analysointi Nykytilan kuvaus Tulevien palvelutarpeiden analysointi Palveluverkkosuunnitelman laadinta 17.8.2016 Page 2
Kouluverkkoselvitysten taustaa Yleensä kouluverkkoselvitys tulee ajankohtaiseksi, kun Kunnan taloustilanne kiristyy Valtuustokausi on päättymässä ja huomataan kunnan strategiassa maininta palveluverkkojen tarkastelusta Koulukiinteistössä tapahtuu jokin odottamaton katastrofi Koulukiinteistö saavuttaa korkean iän ja sen kunto edellyttää peruskorjausta Koulua halutaan laajentaa Oppilasmäärät vähenevät tai kasvavat huomattavasti Tehdään lapsen opinpolkuun vaikuttavia hallinnollisia tai toiminnallisia ratkaisuja: varhaiskasvatus, yhtenäiskoulu, integrointi, inkluusio Opettaja tai rehtori on eläköitymässä Halutaan tehdä henkilöstöjärjestelyjä Tyytymättömyys aiemmin laadittuihin selvityksiin Kuntaliitossopimus edellyttää jne 17.8.2016 Page 3
Tarjousvaiheessa on tärkeää selvittää selvityksen laajuus: 1. Onko kyseessä pelkkä selvitys ilman muutosehdotuksia vai odotetaanko selvityksen sisältävän ehdotuksen uudesta palveluverkosta tai peräti useita palveluverkkovaihtoehtoja? 2. Kohdistuuko selvitys vain perusopetukseen vai onko kohteena myös päivähoito, esiopetus tai lukio? 3. Kohdistuuko selvitys nykyiseen palvelukokonaisuuteen vai rajautuuko jokin osa siitä pois esim. toiminnallisen, maantieteellisen tai vastaavan syyn takia? 4. Odotetaanko selvityksen sisältävän arviot ja/tai suunnitelmat myös henkilöstöstä, ravinto- ja puhtauspalveluista, kiinteistöistä, oppilaskuljetuksista, erityisestä tuesta, oppilashuollosta ja taloudesta? 5. Odotetaanko konsultin vierailevan kaikissa nykyisissä palveluyksiköissä? 6. Tehdäänkö selvityksen yhteydessä myös muita selvityksiä, kuten lapsivaikutusten arviointia, talousanalyyseja tai investointisuunnitelmia? 17.8.2016 Page 4
Toimeksiantovaiheessa I on tärkeää selvittää, miksi selvitys laaditaan ja mitä tavoitteita sille asetetaan: Virkamiehille työvälineeksi vai Päättäjille päätöksentekoa varten -> aikataulutus Säästö / taloudelliset tavoitteet Pedagogiset tavoitteet Muut toiminnalliset tavoitteet Henkilöstön väheneminen Kiinteistöjen väheneminen Toiminnan yleinen rationalisointi Kirjoittamattomat tavoitteet on hyvä keskustella, sillä ne ovat yleensä niitä asioita, jotka vaikuttavat selvitykseen eniten 17.8.2016 Page 5
Toimeksiantovaiheessa II Kuka tai ketkä ohjaavat selvitystyön etenemistä? -> ehdotus ohjausryhmästä, jos ei ole asetettu -> ohjausryhmän työskentelystä sopiminen, konsultin rooli ja osallistuminen -> ohjausryhmän muistioiden kirjoittamisesta sopiminen Kuka toimii yhteyshenkilönä? Mitkä tiedot kunta sitoutuu toimittamaan ja mitkä tiedot konsultti hankkii? Kuka toimittaa konsultille materiaalit ja mihin mennessä? Väliraportoinnin ajankohta ja mahdollinen esittely ja kommentointi Muiden toimielinten kokouksiin osallistuminen, kouluvierailut, OAJ:n kokoukset, yleisötilaisuudet Loppuraportoinnin muoto, esittely, kommentointi ja korjaukset 17.8.2016 Page 6
Palveluverkon linjaukset Strategiassa ja koulutoimen kehittämissuunnitelmassa määritellyt tavoitteet Keskittäminen vai alueellinen kattavuus Varhaiskasvatuksen hallintokunta ja esiopetuksen järjestäminen Astejako vai yhtenäiskoulu Tavoitteet luokan tai koulun koolle Johtamisjärjestelmä Esimerkiksi Kouvolan kouluverkkoselvityksen tavoite oli kirjattu yhdistymissopimukseen -> optimaalinen kouluverkko Virroilla tehtävä linjattiin kahdella kysymyksellä: 1) Missä koulujen tulee olla ja 2) keitä siellä työskentelee? 17.8.2016 Page 7
Konsultin roolin rajaaminen Konsultin yhteystietoja ei anneta julkisuuteen. Henkilöstön, päättäjien ja kuntalaisten yhteydenotoille nimetään henkilö koulutoimistosta. Keskitetään lausuntojen antaminen toimeksiannosta vastaavalle taholle. Linjataan, miten konsultti menettelee kuntalaisten, henkilöstön, päätöksentekijöiden ja median kanssa. Konsultti ei osallistu päätöksentekoon eikä täytäntöönpanoon liittyviin toimiin. Konsultin osallistumisesta yleisö-, henkilöstö-, kuulemis- ja päätöksentekoelinten tilaisuuksiin ja kokouksiin sovitaan aina erikseen. Konsulttiin kohdistuvia odotuksia rajataan alkuvalmisteluilla: selvityksen tarkoituksen ja rajausten selvittäminen sekä käytettävistä tiedoista ja materiaaleista sopiminen 17.8.2016 Page 8
Kouluverkkoselvityksen pohjamateriaalit Väestötiedot ja palvelutarveanalyysi Väestörekisterikeskuksen viralliset viimeiset saatavilla olevat väestötiedot. Väestöennusteet pohjautuvat Tilastokeskuksen ennusteisiin. Konsultti vastaa Tilastokeskuksen väestöennustetietojen hankinnasta ja palvelutarveanalyysin laadinnasta. Jos kunnassa on omia Tilastokeskuksen ennusteista poikkeavia väestöennustelaskelmia, sovitaan niiden käytöstä ja jatkotyöstämisestä erikseen. Väestöennusteiden ja palvelutarpeiden tarkastelu ikäryhmittäin sekä huoltosuhteen vaikutus palvelutarpeiden kehittymiseen. 17.8.2016 Page 9
Kouluverkkoselvityksen pohjamateriaalit Lapsi- ja oppilastiedot Varhaiskasvatuksen käyttäjätiedot edellisen vuoden lopun (31.12.) tilanteen mukaan. Esiopetuksen oppilastilastot (20.9.) järjestämispaikan mukaan. Virallisen tilastointipäivän (20.9.) oppilastilastot. Vain poikkeustapauksissa voidaan perustellusti sopia jonkin muun päivän tietojen käytöstä. Oppilaiden kotikuntatiedot ja tietojen sisällyttäminen ennusteisiin. Koulu- ja luokkakohtaiset oppilastiedot, ml. tiedot erityisen tuen oppilaista ja opetusryhmistä. Kunnan laatimat koulukohtaiset oppilasennusteet vähintään seuraavaksi seitsemäksi vuodeksi. Yläkoulujen osalta pyritään laatimaan yhdeksäksi vuodeksi. Lisäksi mahdollisesti kartta, johon merkitty koulut ja lapset. 17.8.2016 Page 10
Kouluverkkoselvityksen pohjamateriaalit Lapsi- ja oppilastiedot Sovitaan, miten konsultin laatimissa oppilasmäärätarkasteluissa huomioidaan huomioidaan kunnan sisäinen ja ulkoinen muuttoliike. Sovitaan maankäytön suunnittelun vaikutusten huomioiminen oppilasmäärätarkasteluissa. Jos yläkoulujen oppilasennusteita ei ole laadittu, niin toimitetaan konsultille tieto, miten 7.vuosiluokan oppilaaksiottoalueet muodostuvat, ts. mistä alakoulusta siirrytään mihinkin yläkouluun ja hyväksytään, että konsultti laatii laskennallisen ennusteen näiden tietojen perusteella. 17.8.2016 Page 11
Kouluverkkoselvityksen pohjamateriaalit Kouluja koskevat tiedot Koulut ja niiden sijainti (kartalla) Oppilaaksiottoalueet (kartalla) Koulun vuosiluokat Opetusryhmien määrät ja muodostuminen kouluittain Oppilaskuljetuksen periaatteet Kuljetusoppilaiden lukumäärät (ja kustannukset) Tarvittaessa tiedot aamu- ja iltapäivätoiminnasta sekä kerhoista henkilöstön määrät ammattiryhmittäin ravintopalveluiden tiedot (valmistus/jakelukeittiöt jne) muut olennaiset tiedot 17.8.2016 Page 12
Kouluverkkoselvityksen pohjamateriaalit Maantieteellinen tarkastelu ja maankäytön muutosten vaikutukset kouluihin Maantieteellisten esteiden/hidasteiden havaitseminen (kartta) Ajan tasalla oleva kaavoituskatsaus Taajama-asteen muutokset Tiedot tonttivarannosta ja arvio tonttivarannon vaikutuksista väestömääriin Suunnitteilla olevien kaavoitushankkeiden vaikutukset alueen väestömääriin Mahdollisen joukkoliikennesuunnittelun vaikutukset 17.8.2016 Page 13
Kouluverkkoselvityksen pohjamateriaalit Talous Kirjanpitorakenne, mitä kuuluu koulujen toimintakuluihin Toimintakulujen jakautuminen koulujen ja koulujen yhteisten kulujen kesken Koulukohtaiset toteutumat menolajeittain, poikkeaminen tarkastelu Oppilaskohtaiset netto/bruttokustannukset Konsultti vastaa odotekustannuslaskelmien laadinnasta ja analyysista Valtionosuustarkastelusta sovitaan aina erikseen 17.8.2016 Page 14
Kouluverkkoselvityksen pohjamateriaalit Kiinteistöt Perustiedot kiinteistöistä ja/tai kiinteistökohtaiset kiinteistökortit, joissa perustiedot Rakentamis- ja peruskorjausvuodet Kiinteistön koko / koulun käytössä olevan alan koko (hm²) Toimintakulut ilman poistoja (Siivouskulut erikseen) Poistot Kuntoarviot tai arvio kiinteistön kunnosta jaoteltuna Kiinteistön kokonaiskunta Keittiön kunto Keittiön laitteiden kunta Lämmitysjärjestelmän kunto LVIS kunto Piha-alueiden kunto Arvio kiinteistön kyvystä vastata opetussuunnitelman edellytyksiin Tilaohjelma 17.8.2016 Page 15
Tehtävän kohteen ja tavoitteen määritteleminen Tehtäväksiannon tarkentaminen ja rajaaminen Strategisten reunaehtojen selvittäminen ja tavoitteiden asettaminen Etenemisaikataulu ja toimeksiannon päättymispäivä Ohjausryhmä Käytettävästä materiaalista ja sen toimittamisesta sopiminen Konsultin roolista ja osallistumisesta sopiminen Projektin hallinnosta, yhteydenpidosta ja raportoinnista sopiminen 17.8.2016 Page 16
Väestörakenne ja kehitys v. 2030 asti Huoltosuhde ja sen muutokset Talous ja odotekustannukset Maantieteelliset reunaehdot Maankäytön suunnittelun ja tonttivarannon vaikutukset palveluverkkoon Lasten sijoittuminen kunnan alueelle nyt ja oppilasennusteen päättyessä Kiinteistöt 17.8.2016 Page 17
Väestötietopohjainen palvelutarpeiden muutosten analysointi ikäryhmittäin Kokonaisoppilasmääräkehitys vuoteen 2021 asti Astejakoon perustuva oppilasmääräkehitys vuoteen 2021 ja 2030 asti ja laskennallinen muutos nykyiseen palvelutarpeeseen 17.8.2016 Page 18
Nykyisen palveluverkon rakenne ja koulujen sijainti Lapsi- ja oppilasmäärätiedot kouluittain Muut tiedot, kuten henkilöstötiedot kouluittain Koulujen kustannusrakenne 17.8.2016 Page 19
Oppilasennusteet kouluittain Kouluparien opetusryhmäkoko ja oppilasennustetarkastelu Henkilöstötarveanalyysi Tukipalveluiden muutokset Toiminnalliset muutokset Talousvaikutukset 17.8.2016 Page 20
Toimenpide-ehdotukset ja tarvittaessa lyhyet perustelut Toimenpiteet aikatauluineen Arvioidut vaikutukset koulun oppilasmääriin (tarvittaessa luokkakohtainen tarkastelu) Arvioidut kustannusvaikutukset jaoteltuna: hallinto, opetus, muu oppilashuolto, kiinteistö, kuljetukset, ruokailu Yhteenveto/tiivistelmä 17.8.2016 Page 21