MATERIAALIHALLINTO 29.09.2017 17131_tpyyntö_lehdet TARJOUSPYYNTÖ Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne koskien kotimaisten ja ulkomaisten sanoma-, ammatti- ja aikakauslehtien hankintaa Seinäjoen seudun hankintarenkaan jäsenille tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu 29.09.2017 (www.hankintailmoitukset.fi). Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla www.seinajoki.fi/hankinnat Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on 01.01. 31.12.2018. Tilaaja varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhdellä (1) vuodella (optio), koskemaan myös vuoden 2019 lehtitilauksia. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 3. Hankinnan sisältö ja laajuus Hankinta koskee Seinäjoen ja Lapuan kaupunkien eri yksiköiden sekä Kurikan kaupungin kirjastojen käyttöön tulevien liitteen 1 mukaisten painettujen kotimaisten ja ulkomaisten sanoma-, ammatti- ja aikakauslehtien hankintaa. Liitteessä mainitut vuosikertojen määrät ja lehtien nimikkeet ovat arvioituja vuositilausmääriä, eikä tilaaja sitoudu niihin. Edellä mainitut tiedot tarkentuvat tilausvaiheessa ja ne voivat muuttua sopimuskauden tai mahdollisen optiokauden aikana. Tilaukset tullaan tekemään pääasiallisesti vuosittaisina määräaikaistilauksina siten, että tilauskausi on kalenterivuosi ja toimitukset alkavat tammikuun alusta. Tilaukset voidaan kuitenkin tehdä toimittajan toimesta myös kestotilauksina, mikäli se on tilaajalle halvempi vaihtoehto. Tällöin ko. tilausten peruuttamisesta, esim. sopimus- tai tilauskauden päättyessä, vastaa toimittaja. Kesken kalenterivuoden alkava lisätilaus tms. tulee sovittaessa saada päättymään kalenterivuoden loppuun ja uusi jakso alkamaan seuraavan kalenterivuoden alusta. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, 60101 SEINÄJOKI p. 06 416 2111 (vaihde) www.seinajoki.fi 1
Määräaikaisten tilausten muuttaminen kestotilauksiksi tai kestotilausten muuttaminen määräaikaisiksi tulee tapahtua veloituksetta niille lehdille, joille se on mahdollista. Tilaajalla on oikeus tilausjakson aikana irtisanoa tilaus, mikäli esim. tilaavan yksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia tai tilanteessa, jossa lehti sulautuu toiseen tai esim. ilmestymistiheys tai aihealue muuttuu huomattavasti. Valitun toimittajan on näissä tapauksissa pyrittävä saamaan tilaajalle hyvitys jo maksetusta tilauksesta. Valitun toimittajan tulee sitoutua hoitamaan kaikki lehtitilauksiin liittyvät toimenpidepyynnöt samoin ehdoin tilausjakson loppuun saakka, vaikka tilausjakso päättyisi seuraavan kalenterivuoden puolella. Tilaajan tulee saada tiedot painettujen lehtien tilauksiin liittyvistä veloituksettomista verkkoversioista. Seuraavan vuoden lehtitilaukset tulee pystyä tekemään niin, ettei niiden toimituksiin tule katkoksia. Tilaaja antaa tilauksensa pääosin viikolla 45. Tarjoajan tulee antaa tarjouksessa selvitys, miten reklamaatiot käsitellään (vastaanotto, vasteaika ja korjaavat toimenpiteet). Samoin tarjouksessa tulee selvittää tilausten peruuttamiskäytännöt ja irtisanomisajat. Tilaajalla tulee olla sähköinen järjestelmä, jonka kautta tilaaja voi halutessaan tehdä tilaukset, reklamaatiot ym. Järjestelmästä tulee myös selvitä mm. julkaisujen ilmestymisaikataulut, samoin siinä tulee olla erilaisia raportointimahdollisuuksia. Lehdistä tulee olla saatavissa mm. seuraavia tietoja: ISSN-tunnus, kustantaja, tuotekuvaus, ilmestymisvolyymi jne. Järjestelmässä tulee olla myös mahdollisuus hakea lehtiä erilaisilla hakuehdoilla. Tarjoajan tulee kuvata käytössään oleva järjestelmä tarjouksessa. Tarjoukseen tulee sisältyä 1 päivän tilausjärjestelmän käyttökoulutus Seinäjoen kaupungin tiloissa sopimuskauden alussa. Koulutuksen tulee sisältyä tarjouksen hintaan (sis. matka-, majoitus-, päiväraha-, yms. kustannukset). Tilaukset, reklamaatiot ym. tulee voida antaa myös sähköpostilla tai puhelimitse. Kaikki yhteydenpito tapahtuu suomenkielellä ja asiakaspalvelu sekä tekninen tuki tulee olla saatavilla joka arkipäivä klo 8-16 välisenä aikana. Tarjouksessa on ilmoitettava myös asiakaspalvelusta vastaavan henkilöstön määrä kotimaassa sekä nimettävä viimeistään sopimusvaiheessa tilaajalle asiakaspalvelun yhteyshenkilö ja hänelle varahenkilö. Tarjoajan tulee sitoutua vastaamaan lisätilauksiin, reklamaatioihin ym. yhteydenottoihin viimeistään kahden työpäivän kuluessa. Valittu toimittaja avustaa tilaajaa tilausten siirtämisessä asiakkaan edelliseltä toimittajalta omiin järjestelmiinsä. Tilaajalla on oikeus tilata lehtiä joissakin tapauksissa myös suoraan kustantajalta tai muutoin, esim. koulujen käyttöön. Tehtävään sopimukseen voivat halutessaan liittyä hankintarenkaassa mukana olevien kuntien konserniyhteisöt. Sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa palveluntuottajan vastaavalle yhteyshenkilölle hankintarenkaassa mukana olevan kunnan konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. 2
4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kaksi (2) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 5. Tarjoajan soveltuvuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen sekä liiketoiminnan harjoittamisoikeus. Referenssit Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista palveluista. Muut tiedot Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 2, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja toimittaa vuosittain tilaajalle 31.12 mennessä ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa www.tilaajavastuu.fi -palvelusta. 6. Hinta Tarjouksessa on ilmoitettava liitteellä 1 tarjoushetkellä voimassa olevaan kustantajan hinnastoon perustuva hinta per vuosikerta ilman arvonlisäveroa sekä tarjoajan sille antama alennusprosentti. Hintavertailu tehdään näin saaduilla alennetuilla nettohinnoilla. Mikäli tarjoajien antamat kustantajan hinnat eroavat toisistaan, annetaan näissä tapauksissa vertailun lähtökohdaksi kallein tarjottu hinta. Hinta voidaan antaa joko määräaikaistilaukselle tai kestotilaukselle, sen mukaan kumpi hinta on tilaajalle edullisempi. Kaikkiin annettuihin hintoihin on sisällytettävä kaikki mahdolliset muut kulut. Ulkomaisten lehtien osalta on hintaan sisällytettävä pintapostituksen hinta. Tarjoajan antaman alennusprosentin tulee olla hinnan määräytymisperuste myös muille kuin hinnoitteluliitteessä esitetyille lehdille. Hinnoittelu on tehtävä edellä mainitulle liitteelle 1 ja liite on lähetettävä alkuperäisessä tiedostomuodossa osoitteella hankinta@seinajoki.fi. 3
Myönnettävät alennusprosentit on ilmoitettava lisäksi tarjouksessa jaoteltuna seuraavasti: 1. kotimaiset sanomalehdet 2. kotimaiset ammatti- ja aikakauslehdet 3. ulkomaiset sanomalehdet 4. ulkomaiset ammatti- ja aikakauslehdet Ilmoitetut alennusprosentit ovat voimassa koko sopimusajan, mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Toimittajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus- tai laskutuslisiä. Lehtien laskutus on suoritettava mahdollisimman pian sopimuskauden alkaessa ja kun kustantajan hinta laskutuskaudelle on selvillä. Laskutuksessa käytettävien hintojen muutos tarjouksessa annettuihin hintoihin verrattuna voi perustua ainoastaan kustantajan ilmoittamiin hinnanmuutoksiin. Laskutusvaiheessa tilaaja tulee vertaamaan edellä mainittuja hintoja ja mikäli hintoihin tulee kohtuuttoman suuria korotuksia, tulee tilaajan antaa niistä pyydettäessä selvitys tilaajalle. Mahdolliselle optiokaudelle hintoja voidaan tarkistaa, mutta myös tällöin hinnoittelun tulee perustua varsinaisen sopimuskauden hintoihin sekä kustantajan antamiin hinnanmuutoksiin. Optiokauden hinnoittelusta voidaan käydä neuvottelut erikseen. 7. Toimitusehto- ja aika Toimitusehto on TOP tilaajan eri kohteet (toimitettuna perille), Finnterms 2001. 8. Osatarjoukset Osatarjouksia tai puutteellisia tarjouksia ei oteta huomioon. Hinnoitteluliitteessä esitetyistä lehdistä tulee olla tarjottuna vähintään 90 %, jotta tarjous otetaan hintavertailuun. Näihin nimikkeisiin ei lasketa lakkautettuja/lakkautettavia lehtiä, samoin kuin lehtiä, jotka eivät ole saatavissa välittäjän kautta ym. Tarjouksia vaihtoehtoisista tuotteista ei oteta huomioon. 9. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla. Laskutus tapahtuu vasta tilauskauden alettua, kun kustantaja on vahvistanut julkaisun hinnan. Jälkikäteen lähetettyjä lisä- tms. laskuja ei hyväksytä. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän kuluttua laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskuun viite: laadittavan sopimuksen numero ja mahdollinen teksti Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun. Verkkolaskutuksen ohjeet: http://www.seinajoki.fi/verkkolasku/ 4
10. Seuranta ja raportointi Toimittajan tulee antaa pyydettäessä veloituksetta raportit toteutuneesta myynnistä toimituskohteittain. 11. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. 12. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Tavarat 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 13. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Tilaajan irtisanomisaika on 3 kuukautta. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden 1. päivästä lukien. Irtisanomisaikana noudatetaan ehtoja, jotka olivat voimassa ennen irtisanomisajankohtaa. Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 14. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä sopimusasiakirjoissa on sanottu tavaran ominaisuuksista, sisällöstä tai laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen, on tavaran toimittajalla. Toimittaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön tilaajien kanssa laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Toimittajalta odotetaan aktiivista otetta laadun ja toiminnan kehittämisessä. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Sanktion täyttymisen ehdoista neuvotellaan yhteyshenkilöiden välityksellä kunkin tapauksen kohdalla. 15. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan 1. lakia julkisista hankinnoista 1397/2016 2. Seinäjoen kaupungin hankintaohjetta 3. JYSE 2014 Tavarat -ehtoja 5
Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. Mikäli lainsäädäntö tai viranomaisohjeistus muuttuu sopimuskauden aikana osapuolet neuvottelevat tähän sopimukseen tarvittaessa tehtävistä muutoksista. 16. Kartelliehto Toimittaja vahvistaa toimitussopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee toimittajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi toimittajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 17. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä- Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 18. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 19. Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Tiedekatu 2, 2.krs, PL 215, 60101 Seinäjoki. Tarjous on jätettävä kirjallisena suljetussa kuoressa tai sähköpostilla osoitteeseen hankinta(a)seinajoki.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään 6
20.10.2017 virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä "17131/Lehdet". Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään 11.10.2017 klo 15.45 mennessä osoitteella hankinta(a)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan 13.10.2017 osoitteessa www.seinajoki.fi/hankinnat. Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Anne Ojaniemi vs. hankintajohtaja Liite Liite 1: hinnoitteluliite 7