Kotiope.com 1 Wordin perusteet Office Word 2010 Aarno Hyvönen 4.6.2014
Kotiope.com 2 Word-ohjelman käynnistäminen Klikkaa käynnistä-kaikki ohjelmat-microsoft Office- Microsoft Office Word tai Klikkaa käynnistä ja kirjoita hakuruutuun Word ja paina enter. Tallentaminen 1. Tiedosto-tallenna (tai tallenna nimellä) 2. Valitse tallennusmuoto 3. Klikkaa tallenna. Word-asiakirjamuoto: säilyttää varmimmin kaikki asettelut ja ulkonäkömuoto
Kotiope.com 3 Word 97-2003-asiakirja: vanhempi Word-muoto jos vastaanottajalla vanhempi Word Pdf muoto. Sopii asiakirjan julkaisemiseen Internetissä Rtf-muoto: Aukeaa millä tahansa tekstinkäsittelyohjelmalla. Vie paljon tilaa varsinkin jos siinä on kuvia. Tiedoston avaaminen 1. Tiedosto-avaa 2. Valitse oikea asema ja kansio 3. Kaksoisklikkaa haluttua tiedostoa. (tai valitse ja klikkaa avaa) Alueen valinta Ennen kun voit muotoilla yhdellä kerralla useita sanoja tai kappaleita täytyy alue valita. Yhden sanan valinta: kaksoislikkaa sanaa Yhden rivin valinta: napauta kerran rivin vasemmassa reunassa Yhden kappaleen valinta: kaksoislikkaa kappaleen vasemmassa reunassa Koko asiakirjan valinta: ctrl+a (pidä ctrl pohjassa ja napsauta samanaikaisesti a-näppäintä) Asiakirjassa liikkuminen kursorin nopea siirtäminen ctrl+home = siirryt asiakirjan alkuun ctrl+end= siirryt asiakirjan loppuun
Kotiope.com 4 Kopiointi ja liittäminen 1. Valitse alue (katso edellinen sivu) 2. napsauta hiiren 2.painike pohjaan maalatun alueen päällä ja valitse kopio 3. Siirrä kursori paikkaan johon haluat liittää tekstin ja paina hiiren 2.painike pohjaan ja valitse liittämisasetukset oikean puoleinen painike säilyttää saman muotoilun kun lähteessä oli A-painike poistaa muotoilun eli teksti sulautuu parhaiten omaan tekstiin. (Säilytä vain teksti) Tekstin siirtäminen (leikkaaminen) Leikkaa liitä muuten sama kuin kopiointi. Teksti häviää alkuperäisestä paikasta = siirtäminen. Näytä-valintanauha viivain näkyviin! Näytä-viivain Marginaalit eli reunukset Kaksoislikkaa marginaalia. Säädä avautuvassa ikkunassa marginaalit eli reunukset seuraavasti: ylä 1, ala 2, vasen 2, oikea 1 cm. (asiakirjastandardin mukaiset asetukset)
Kotiope.com 5 Tyhjä tila ennen ja jälkeen kappaleen Klikkaa sivun asettelu valintanauha auki. Tarkista, että väli ennen ja jälkeen on 0pt. (Muuten jokaisen kappaleen väliin tulee ylimääräistä tyhjää). Tämä on tärkeä asetus kun tehdään virallista asiakirjaa asiakirjastandardia noudattaen. Riviväli 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat muotoilla (tai valitse useita kappaleita) 2. Säädä riviväli Useimmiten käytetään 1. riviväliä. 1,5 riviväliä saatetaan käyttää esim. koulujen opinnäytetöissä. Luettelomerkit ja numerointi 1. Klikkaa jompikumpi päälle ja kirjoita rivi 2. kun painat enteriä saat seuraavan numeron jos haluat vaihtaa kesken toisenlaiseen luettelomerkkiin tai aloittaa esim. numeroinnin uudestaan 1:stä. napsauta hiiren 2. painikkeella ja valitse aloita uudelleen. Tämän jälkeen voit vaihtaa halutessasi numeroinnin luettelomerkeiksi kuten tässä. Tekstin muotoilut Aloitus-valintanauha 1. Valitse alue (katso edellinen sivu) 2. katso että Aloitus-valintanauha on näkyvissä (napsauta tarvittaessa Aloitus ) Aloitus valintanauhasta löytyvät tärkeimmät muotoilukomennot:
Kotiope.com 6 lihavoi (B), kursivoi (i), alleviivaa (u) tai vaihda fontti ja fontin pistekoko, numerointi, luettelomerkit, vasen sisennys, luettelon järjestäminen aakkosjärjestykseen, tekstin keskitys, riviväli, tekstityylit (normaali, otsikko1 jne.) Muuta kirjasinkoko (Aa) Jos ole esim. kirjoittanut vahingossa CAPS LOCK päällä ja haluat muuttaa kaikki merkit tavallisiksi kirjaimiksi. Sisennykset Ennen sisennysten lisäämistä, tarkista, että viivain näkyy.
Kotiope.com 7 Vasen sisennys 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat sisentää (tai valitse useita kappaleita) 2. (löytyy aloitus-valintanauhalta) Voit asettaa vasemman sisennyksen pikapainikkeilla: ctrl+m (sisennyksen pienentäminen ctrl+vaihto+m) Riippuva sisennys 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat sisentää (tai valitse useita kappaleita) 2. Voit asettaa riippuvan sisennyksen pikapainikkeilla: napsauta ctrl+t kaksi kertaa (vähennä sisennystä ctrl+vaihto+t) 3. kirjoita väliotsikko ja napsauta sarkain-näppäintä
Kotiope.com 8 1.rivin sisennys 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat sisentää (tai valitse useita kappaleita) 2. vedä hiirellä ylintä sisennyspainiketta hieman oikealle (Samalla tavalla voit asettaa myös muut sisennykset. Keskimmäinen sisennyspainike säätää riippuvaa sisennystä ja alin vasenta. Tällöin on kuitenkin vaikeampi saada sisennystä täsmälleen oikeaan kohtaan) Tekstin tasaaminen Tekstikappale voidaan tasata vasemmalle, keskittää tasata oikealle ja tämän lisäksi teksti kappaleen teksti voidaan tasata molempiin reunoihin. Kun käytät molempien reunojen tasausta, muista käyttää lisäksi tavutusta, koska muuten sanavälit tulevat luonnottoman pitkiksi. Lajittelu Valitse alue, jonka haluat lajitella ja napsauta sitten lajittelu painiketta. Pekka Liisa Heikki Aino Oletusarvoilla luettelo lajitellaan nousevaan järjestykseen eli a-ö:hön. Hyväksy ok:lla.
Kotiope.com 9 Näytä merkit Saat näkyviin piilotetut merkit kuten enterin, sarkaimen ja välilyönnin painallukset. Reunaviivat Voit lisätä reunaviivan kappaleen alle, päälle tai sivulle 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen, jonka haluat muotoilla (tai valitse useita kappaleita) 2. valitse mihin haluat reunaviivan Kun jotain menee pieleen: kumoa ja poista muotoilut Jos ohjelma muotoilee automaattisesti tekstin (esim. jos kirjoita sähköpostiosoitteen, ohjelma muotoilee sen hyperlinkiksi) tai jos teet itse jotakin mitä kadut, napsauta kumoa painiketta (tai ctrl+z) Etsi/korvaa toiminnot Toiminnoilla voit etsiä asiakirjassa olevia sanoja ja korvata niitä uusilla sanoilla. 1. napsauta korvaa toiminto 2. kirjoita etsittävä ja korvaava sana 3. jos haluat että kaikki ko. sanat korvataan uusilla, napsauta korvaa kaikki
Kotiope.com 10 Lisää valintanauha - Sivunvaihdon lisääminen 1. Vie kursori siihen kohtaan johon haluat lisätä pakotetun sivunvaihdon 2. napsauta sivunvaihtopainiketta (tai ctrl+enter) Kansilehti-painikkeella saat helposti asiakirjaan etusivun, jossa ei ole sivunumerointia. Lisää valintanauha - Taulukon lisääminen 1. Napsauta taulukko ja maalaa hiirellä haluamasi muotoinen taulukko. Kun taulukko on listätty siirtyy automaattisesti rakenne valintanauhaan näkymä Jossa voit helposti muotoilla taulukon ulkoasua. Kokeile, kumoa jos menee pieleen!
Kotiope.com 11 Lisää valintanauha - Kuvan lisääminen Omia valokuvia tai itse tehtyjä kuvia voit lisätä kuva painikkeella ja Office-ohjelmaan kuuluvia kuvia ClipArt-painikkeella 1. Kirjoita hakusana 2. Tarkista haluttu tulos-kohdasta minkä tyyppistä mediaa olet lisäämässä (kuva, ääni... jne.) 3. Muista laittaa ruksi kohtaan sisällytä office.com 4. Klikkaa siirry 5. Lisää kuva napsauttamalla kuvaa.
Kotiope.com 12 Kohdasta muodot voit lisätä mm. tekstikehyksiä, nuolia, viivoja jne. 1. klikkaa haluamaasi muotoa 2. vedä hiiren 1. painike pohjassa kuva sivulle Kuvan muotoilu rivitys ym. Kun olet lisännyt kuvan valintanauhaksi, vaihtuu automaattisesti muotoilu, josta voit muuttaa kuvan väriä, varjotehosteita, kolmiulotteisia tehosteita ja rivitystä. (myöhemminkin saat muotoile valintanauhan näkyviin kun ensin napsauta kuvan aktiiviseksi) Muotoile valintanauha Rivitys 1. Aktivoi kuva napsauttamalla sitä (kuvan tartuntapisteet näkyvät) 2. napsauta rivitys-painiketta ja valitse sopiva rivitys
Kotiope.com 13 Ylätunnisteen lisääminen Ylätunnisteeseen kirjoitetut tekstit ja kuvat näkyvät asiakirjan jokaisella sivulla. Esim. tässä ohjekirjassa ylätunnisteeseen on lisätty kirjoittajan nimi, firman logo ja sivunumero. Kaksoisklikkaa sivun yläosaa ja pääset muokkaamaan ylätunnistetta. Siirryttyäsi ylätunnisteen esiin tulee ylätunnisteen muokkaukseen työkaluja, kuten sivunumeroinnin lisäys -painike. Jos haluat sijoittaa asiakirjan nimen ja päivämäärän yms. asiakirjastandardin mukaan, poista ensin asetetut sarkainpisteet viivaimelta (jos viivain ei näy napsauta näytä valintanauhassa näytä viivain). Sarkainpisteet poistetaan vetämällä ne hiirellä alas. Tämän jälkeen vakiosarkaimet ovat käytössä ja pääset liikkumaan vaakasuunnassa 2,3 cm välein sarkainnäppäintä painelemalla. 1. Kohtaan 13.8 tulee asiakirjan numero ja 16.1 kohtaan sivunumerointi Sivunumeroinnin lisäät: napsauta sivunumero ja valitse kohta nykyinen sijainti Jos haluat, ettei sivunumero näy ensimmäisellä sivulla, laita ruksi kohtaan erilainen 1. sivu
Kotiope.com 14 Sivunumeroinnin perään voidaan laittaa sulkuihin sivujen yhteismäärä. Tähän tapaan Aarno Hyvönen Raportti 1 (20) Sivujen yhteismäärä: lisää sivunumero-nykyinen sijainti-lihavoidut numero. (Muotoile lopuksi lisäämällä sulut ja poistamalla lihavointi) Päivämäärä lisätään riville 4 kohtaan 9,2 cm: napsauta päivämäärä ja aika. Hyväksy ok:lla. Merkin lisääminen 1. varmista että lisää valintanauha on näkyvissä 2. Napauta merkki-painiketta 3. jos sopivaa merkkiä ei heti näy, napsauta enemmän merkkejä 4. erikoisia merkkejä löydät esim. windings ja webdings-fonteista 5. kun löydät sopivan merkin, napsauta lisää 6. napsauta sulje-painiketta Voit lisätä merkkejä myös alt-näppimen avulla. Pidä alt-näppäin pohjassa ja kirjota numeronäppäimillä 3 ja saat sydämen kuvan. Alt ja 11 saat urossymbolin ja alt ja 12 naarasymbolin. Löydät lisää näitä merkkejä kun googletat Alt keys. Kaikki mahdolliset merkit voidaan syöttää tällä tavoin.
Kotiope.com 15 Sivunasettelu Sivun suunta kohdasta voidaan säätää paperi vaaka tai pystysuuntaan. Napsauttamalla sivun asetukset pudotusvalikon auki pääset säätämään marginaalit eli reunukset Asiakirjastandardin mukaiset asetukset: Tavutuksen saat päälle kohdasta tavutus: valitse automaattinen tavutus
Kotiope.com 16 Asiakirjan oikoluku Kirjoitusvirheet näkyvät punaisella alleviivattuina, kielioppivirheet vihreällä. Napsauta hiiren 2. painikkeella alleviivattua sanaa ja valitse oikea vaihtoehto avautuvasta valikosta, mikäli sellainen on tarjolla. Virhe korjautuu automaattisesti. Jos sana on varmasti oikein kirjoitettu ja haluat lisätä sen sanastoon, napsauta lisää. Osanvaihto Osanvaihdon avulla voidaan eri sivuja muotoilla eri tavalla. Osanvaihdon avulla ylätunniste ja marginaalit säätä erilaisiksi. Sivunumeroinnin asettaminen opinnäytetyössä osanvaihdon avulla Opinnäytetyössä on yleensä kansilehti, tiivistelmäsivu ja sisällysluettelo, joita seuraa johdantosivu, josta sivunumerointi alkaa. Ensimmäisillä sivuilla ei saa olla sivunumerointia. 1. Lisää osanvaihto sisällysluettelosivun jälkeen Vaihto lisätään sivun asettelu valintanauhan kohdasta vaihdot. Valitse osanvaihto-seuraava sivu
Kotiope.com 17 2. Kaksoislikkaa sivunyläosaa (ylätunistealuetta), jolloin pääset muokkaamaan sitä. Varmista, että olet nyt sen osan kohdalla, josta sivunumerointi pitäisi alkaa. Jos olet lisännyt asiakirjaan vain yhden osanvaihdon, pitäisi ylätunnisteessa lukea osa 2. 3. Napsauta ruksi kohtaan erilainen 1. sivu. (Sivunumerointi alkaa osasta 2, mutta tarkoitus on, ettei ensimmäisen sivun sivunumeroa näytetä.) Siirry nyt seuraavalle sivulle. Jos et ole vielä kirjoittanut sinne mitään, lisää tyhjä sivu painamalla ctrl+enter. Ylätunnisteessa pitäisi lukea nyt ylätunniste (osa2 ) ja edellisen sivun ylätunnisteessa 1. sivun ylätunniste (osa 2). Voit helposti tarkastaa, että asiat ovat oikein napsauttamalla rakenne valintanauhan painikkeilla edellinen ja seuraava osa. Tarkista vielä, että olet osassa 2 ja sen toisella sivulla - (ylätunniste (osa 2) ja napsauta nyt linkitä edelliseen painiketta. ( Tämä poistaa linkityksen edellisiin sivuihin ja sivunumerointi voidaan lisätä tähän osaan ikään kuin edellisiä sivuja ei olisi olemassakaan) Nyt voit lisätä sivunumeroinnin ylätunnisteeseen. Siirrä kursori siihen kohtaan johon haluat sijoittaa sivunumeroinnin. Napsauta kerran sarkainta, jolloin saat sijoitettua sivunumeroinnin keskelle ja kaksi kertaa jos haluat sijoittaa sivunumeroinnin oikeaan reunaan edellyttäen, että sarkainpisteet sijaitsevat viivaimella kuvan osoittamalla tavalla (alla) 1. Napsauta -painiketta ja 2. valitse nykyinen sijainti ja esim. normaali numero. Jos haluat että sivunumerointi alkaa esim. numerosta 1:stä. napsauta uudelleen sivunumero-painiketta ja valitse muotoile sivunumerot. Valitse aloittavaksi numeroksi 1.
Kotiope.com 18 Wordin automaattiset toiminnot ja niiden kytkeminen pois päältä Monet automaattiset toiminnot ovat hyödyllisiä (kuten tiettyjen kirjoitusvirheiden korjaaminen), mutta monista toiminnoista on enemmän haittaa kuin hyötyä ja siksi ne kannattaa kytkeä pois päältä. Tiedosto-asetukset-tarkistustyökalut Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa välilehdeltä kannattaa ottaa pois ainakin kohta määritä vasen sisennys ja 1. rivin sisennys sarkaimella ja askelpalauttimella. Ongelmana on että sarkaimen painallus lisää sisennyksiä silloinkin kun ei halua. Automaattinen numerointi voidaan myös poistaa käytöstä.