TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 1/7 SOPIJAOSAPUOLET Yritys Oy (jäljempänä Toimittaja) osoite Y -tunnus ja Espoon kaupunki (jäljempänä Kaupunki) PL 111 02070 ESPOON KAUPUNKI Y 0101263-6 Sopimuksen yhteyshenkilöt: Yhteyshenkilöt (liite 2) SOPIMUKSEN KOHDE JA TAVOITTEET SOPIMUKSEN KÄYTTÖ Sopimuksen kohteena on Toimittajan kunto- tai liikuntasalissa järjestettävä ohjattu senioriliikunta. Espoon kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Espoon kaupunki hankkii ohjattuja senioriliikuntapalveluja olemassa olevan tarpeen mukaan. Kaupungilla on tätä sopimusta vastaava sopimus useamman palveluntuottajan kanssa. Kohderyhmään kuuluvat espoolaiset voivat osallistua kunto- tai/ja liikuntasalitoimintaan sopivimmaksi katsomallaan liikuntasalilla. Liikuntapalveluiden vakiotuntien/palveluiden aikataulusta ja sisällöstä sovitaan erikseen tilauksen yhteydessä. SOPIJAOSAPUOLTEN VASTUUT Kaupunki vastaa siitä, että kuntalaisia tiedotetaan kunto- ja liikuntasalitoiminnasta yhdessä toimittajan kanssa on sovittuna, miten toiminta tilastoidaan Toimittaja vastaa siitä, että kunto-/liikuntasalit ovat sovitunlaisessa kunnossa sovitut aikataulut toteutuvat ja mahdollisista aikataulu muutoksista ilmoitetaan kaupungin yhteyshenkilöille ajoissa ryhmäliikuntaohjaajat ovat koulutukseltaan ja kokemukseltaan kelpoisuusehdoissa esitettyjen vaatimusten mukaisia. Mikäli ryhmäliikuntaohjaajat vaihtuvat, tulee uusien työntekijöiden täyttää em. vaatimukset. toiminnan tilastointi hoidetaan laskutusjaksoittain (kävijämäärät käyntikerroittain)
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 2/7 tunti-ilmoitukset täytetään pidettyjen kuntosali - ja/tai liikuntasalituntien mukaisesti laskutusjaksoittain ja hyväksytetään kaupungin yhteyshenkilöllä mikäli toimittaja ei kykene toteuttamaan ohjattua kuntosali- ja/tai liikuntasalituntia sopimuksen mukaisesti, tulee tästä ilmoittaa välittömästi kaupungin yhteyshenkilölle sovitun ohjatun kuntosali- ja/tai liikuntasalitunnin peruuntuessa Toimittaja pyrkii järjestämään korvaavaa työvoimaa niin nopeasti kuin se kohtuudella on mahdollista SOPIMUSKAUSI Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on 1.8.2012-31.7.2014. Sopimuskausi alkaa, kun päätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi optioehto 1 + 1 vuotta. Espoon kaupunki päättää option käyttöönotosta erikseen ennen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että kaupungille osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on kaupungilla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu kaupungin oikeus on voimassa, tulee kaupungin ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖ Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava kaupungille käyttämänsä alihankkijat. Kaupunki voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. HINNAT JA HINTOJEN TARKISTAMINEN Sopimuksen kaikki hinnat (alv 0 %) ovat kiinteät vähintään 31.7.2014 asti. Toimittajan ohjatun kuntosali- ja/tai liikuntatuntien hinnat on ilmoitettu sopimuksen hintaliitteessä (liite 1). Sopijaosapuolet voivat esittää edellä mainitun päivämäärän jälkeen hintoihin tarkistuksia. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme (3) kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä hankintapalvelulle (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUN- KI). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 3/7 sopimuksen allekirjoituskuukausi. Kaupungilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. SANKTIO Toimittaja sitoutuu maksamaan kaupungille jokaisesta kaupungin ja Toimittajan kesken sovitusta mutta kokonaan tai osittain suorittamatta jääneestä ohjatusta kuntosali- ja/tai liikuntasalitunnista korvauksen, joka on puolet ohjatun kuntosali- ja/tai liikuntasalitunnin tuntihinnasta. Korvaus hyvitetään kaupungille seuraavan laskutusjakson yhteydessä. Toimittaja on velvollinen korvaamaan kaupungille ns. kateostosta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Kaupunki saattaa joutua turvautumaan kateostoon, mikäli sovittu kuntosali- ja/tai liikuntasalitunti on jäänyt suorittamatta osittain tai kokonaan ja kaupunki on joutunut sopimusrikkomusten vuoksi tuottamaan palvelun omana työnään tai ostamaan palvelun kolmannelta osapuolelta. LASKUTUS, MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO Laskutuksen tulee perustua hyväksyttyihin tunti-ilmoituksiin. Tunti-ilmoitukset täytetään kuukausittain. Laskutus tapahtuu takautuvasti 2 x / toimintakausi syksy (elokuu - lokakuu) ja (marraskuu - joulukuu, joulukuun laskun päivämäärä tulee olla viimeistään 15.12.) kevät (tammikuu - helmikuu) ja (maaliskuu - toukokuu). Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti ja kaupungin yhteyshenkilö on hyväksynyt tunti-ilmoituksen. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskettuna laskun saapumisesta. Laskutuskauden on päätyttävä vuodenvaihteessa. Espoo käyttää mahdollisuuksien mukaan verkkolaskutusta. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Verkkolaskuihin merkitään laskun saajaksi: Espoon kaupunki Talouspalvelut PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Espoon OVT -tunnus on 003701012636.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 4/7 Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. VAKUUTUKSET Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä kaupungin tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. SOPIMUSSEURANTA Kaupunki ja Toimittaja sopivat sopimusseurannasta tarpeen mukaan. Toimittaja raportoi kohdekohtaiset kävijämäärät käyntikerroittain kunkin laskutusjakson jälkeen. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Mikäli kahden peräkkäisen laskutusjakson aikana kohteen senioriliikuntavuorojen kävijämäärät ovat toiminnan tarkoitukseen ja siitä aiheutuviin kustannuksiin nähden liian alhaiset, voi Espoon kaupunki irtisanoa kohteen sopimuksen päättymään ennen seuraavan laskutusjakson alkua. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Kaupungilla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. SOVELTUVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 5/7 YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. SOPIMUKSEN MUUTOKSET Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta. Kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on hänelle olennainen merkitys, ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Kaupunki saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee palvelua, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos a) Toimittajan suoritus ei ole sopimuksen mukaista eikä virhettä kaupungin huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista; b) Toimittaja ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai ostajan syystä, ja viivästystä on kestänyt enemmän kuin 1/3 sovitusta toimitusajasta, kuitenkin vähintään 14 päivää tai milloin toimitusaika on yli vuoden enemmän kuin 4 kuukautta. Kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainituista määräajoista riippumatta, mikäli viivästyksellä on hänelle olennainen merkitys, ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää; c) Toimittajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa Toimittajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon (13.2 JYSE 2009 PALVELUT) lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa palvelun hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu palveluntuottajan törkeästä tuottamuksesta.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 6/7 SOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN Kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, kaupungin niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes kaupunki on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan kaupungin palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 7/7 YHTEYSHENKILÖT Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle Yhteyshenkilöiden tietoja ylläpidetään sopimuksen liitteellä, johon kirjataan aina muutokset yhteyshenkilön vaihtuessa. Kyseessä ei ole varsinainen sopimuksen muutos. NOUDATETTAVAT SOPIMUSEHDOT SOPIMUKSEN VOIMAANTULO Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut). Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. SOPIMUSKAPPALEET Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEMISJÄRJESTYS Tämä sopimus Tarjouspyyntö 24.2.2012 Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut). Espoossa pvm Mauri Johansson vt. liikuntajohtaja Espoon kaupunki Toimittaja Yritys Y Oy:n puolesta LIITTEET Senioriliikunnan hinnat (liite 1) Yhteyshenkilöt (liite 2)