Kunnan vakuutusten kilpailuttaminen v 2.0

Kunnan vakuutusten kilpailuttaminen v 2.0 Juha Heinonen Helsinki 2005

Sisällysluettelo Kunnan vakuutusten kilpailuttaminen... 3 Mitä itse asiassa kilpailutetaan, kun kilpailutetaan vakuutussopimuksia?... 4 Vakuuttamisen kehityssuunta-arvio... 5 Tarjouskierroksen suunnittelu... 6 Sijoitustoiminta ja ottolainaus...13 Vakuutusyhtiö...13 Vakuutusmeklari...13 Vakuutuskonsultti...16 Tarjouspyynnön sisältö...17 Tarjouspyyntöpohja...20 Esimerkki rakennusluettelosta, liite 1...27 Tarjouspyyntöä täydentävä taulukko, liite 2...32 Liikkuva kalusto, liite 3...34 Kenelle lähetät tarjouspyynnön...35 Tarjousten arviointi...35 Sisäinen tiedottaminen ja vakuutusten ohjaaminen valittuun yhtiöön...37 Erinäisiä huomioita...37 Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Esimerkki rakennusluettelosta Tarjouspyyntöä täydentävä taulukko Liikkuva kalusto Esimerkki yhteenvedosta Esimerkki pelkistetystä hintayhteenvedosta Tarjouspyyntöesimerkkien yhdistelmä Esimerkkiliitteiden tarkoitus on olla pohjia, joista voi tarpeeton ylipyyhitään tai ruksaamis- ja täydentämismenetelmällä saada itselleen valmiit tarjouspyyntöliitteet.

3 Kunnan vakuutusten kilpailuttaminen Tämä julkaisu on kuvaus prosessista, jota ei tehdä jatkuvasti. Tyypillinen kilpailuttamisjakso voisi olla valtuustokausi tai pitempi, esim. kaksi valtuustokautta. Suomen Kuntaliitto on laadituttanut tämän julkaisun avuksi, opastukseksi ja ajatuksia herättämään. Tavoitteena on helpottaa riskianalyysien, vakuutustarvekartoitusten, meklarien, konsulttien ja vakuutusten kilpailuttamista antamalla luonteva ja todellinen kuvaus siitä, mihin olet ryhtymässä, kun kilpailutat kuntasi ja/tai kuntakonsernisi vakuutuksia ja muita edellä mainittuja asioita. Teksti pohjautuu käytännön kokemukseen ja asiantuntijoiden apuun sekä kommentointiin. Avustajista huolimatta kirjoittaja yksin vastaa julkaisussa esitetyistä näkemyksistä. Tässä 2.0-versiossa muutosten pääpaino on tarkastelunäkökulmien avaamisessa ja tarjouspyynnön yksityiskohtien kehittämisessä. Uusia, ennen tunnistamattomia riskejä saattaa syntyä kunnan (esim. vuokrataloilleen, teollisuushalliosakeyhtiöilleen tms.) antamista takauksista tai ulkoistamisen myötä esim. urakoitsijoiden maksukyvystä, kun kunnalla on vastuu tehtävästä ja vahingon myötä kunnalle syntyy regressioikeus (esim. liukkauden torjunta: kunta vastaa - urakoitsija tehnyt työn - kuntalainen liukastuu - kunnalle syntyy korvausvelvollisuus kunnalla oikeus saada korvausta urakoitsijalta onko urakoitsija maksukykyinen?). Myös energiayhtiöiden markkinaehtoiseen toimintaan sisältyy merkittävää liikeriskiä. Vastaavasti seudullisten yhteistyömuotojen soveltamisessa tulee eteen uudentyyppisiä asioita, kun yksi kunta hoitaa asiat ja kustannukset jaetaan. Esimerkkinä mainittakoon aluepelastustoiminta. Siinä yleensä yksi suuri kunta hoitaa tehtävät ja ottaa henkilöstön palkkalistoilleen. Suurella kunnalla lakisääteinen tapaturmavakuutus on yleensä täydellä omavastuulla. Tällöin kaikki kulut jäävät yksikön maksettaviksi ja kuuluvat siten jaettaviin kustannuksiin. Kuitenkin toiminnassa yhden suuren ohella voi olla vain sellaisia kuntia, joilla kaikilla on ollut omassa toiminnassaan matala omavastuu. Uudessa tilanteessa ne voivat joutua ison kunnan myötä ottamaan suhteellisella osuudellaan täyden omavastuun. Tämän julkaisun yhtenä tavoitteena on, paitsi saada kunnan edustaja miettimään tarkastelunäkökulmia, niin myös selventää termejä ja saada eri osapuolet käyttämään yhteistä kieltä. Se yrittää myös auttaa tunnistamaan prosessin vaikeita kohtia kunnan näkökulmasta. Tämä julkaisu ei kuitenkaan voi siirtää toimijan omaa vastuuta muualle sen sataprosenttisen omavastuun kantaa jokainen itse.

4 Mitä itse asiassa kilpailutetaan, kun kilpailutetaan vakuutussopimuksia? Oheinen kaavio, joka perustuu Kuntaliiton Riskienhallintaopas -julkaisuun, hahmottaa vakuuttamisen merkitystä. Edellä olevan kuvauksen mukaan vakuuttaminen on rahoitusta ja tästä näkökulmasta asiaa ensisijaisesti tarkastellaan tässä julkaisussa. Tällöin tarjouspyyntö on pyrittävä laatimaan niin, että vertailu voidaan suorittaa euroilla. Lähtökohta vertailulle on silloin sopimuskauden aikana vakuutusmaksuihin, torjuntatoimiin sekä omavastuiden kattamiseen tarvittava euromäärä (tarvittaessa on esitettävä oletettu vahinkokehitys, kuten esimerkiksi lakisääteisen tapaturmavakuutuksen maksuja arvioitaessa tehdään). Rahoitusnäkökulmasta laaditussa tarjouspyynnössä on tietysti määriteltävä myös palvelut, jotka sisältyvät vakuutussopimuksiin ja ne palvelut, jotka hinnoitellaan erikseen. On syytä lähteä siitä, ettei vakuuttajilta tule edellyttää sellaisia palveluja, joita he eivät itse tuota. Viime aikoina on voimakkaasti tuotu esille näkökulmaa, minkä mukaan hankinnoissa on suoritettava tarjousten arviointia ja suoritettava ns. pisteytys etukäteen valituin tekijöin eli tällöin on kyseessä ns. kokonaisedullisuus. Tällöin euromäärän merkitys on < 100%, loppuosa tulee muiden, pisteytettyjen kriteereiden kautta. Mikäli pisteytykseen lähdetään vakuutussopimusten hankinnassa, merkitsee se kirjoittajan mielestä eräänlaista ranskalainen urakka käsitteen soveltamista vakuutushankintaan (ranskalainen urakka = Meillä on näin paljon rahaa, minkälaisen talon me sillä saamme ). Tätä voi kuvata seuraavalla kiteytyksellä: Meillä on tällainen toimintaympäristö, tällaista toimintaa, tulonmuodostus ja omaisuus ovat tällaiset minkälaisia vakuutus- ja rh-ratkaisuja te tarjoatte? Tällöin tarjoaja esittää kokonais- tai osaratkaisun, jossa voidaan arvioida etukäteen olevan erilaisia osia, joita pisteytetään etukä- RH-TOIMIN- NAN KEHITTÄ- MINEN politiikan määrittely käytännön työ/rutiinit seuranta resurssointi RISKIEN KARTOITUS JA ARVIOINTI vaaratekijöiden kartoittaminen, nimeäminen ja luettelointi tunnistettujen riskien merkityksen arviointi RISKIEN POISTAMINEN TAI PIENENTÄMINEN menetelmät turvatoimet RISKIEN RAHOITUS omalla vastuulla vakuuttaminen pitäminen

5 teen määritetyin painoarvoin. Kriteereitä valittaessa on lähdettävä siitä, että ne ovat kokonaisedullisuuden kannalta olennaisia. Pisteytyksen ongelmana tulee pitkään olemaan pisteen hinnan järkevä määrittäminen, jotta painoarvot hintojen ja muiden tekijäin kesken saadaan oikeudenmukaisiksi. Pisteytys eli tarjousten arviointi on siinä mielessä työläs tarjoajan kannalta, että hänen on pakko perehtyä jokaisen tarjouksenpyytäjän toimintaympäristöön välttyäkseen itse piileviltä riskeiltä. Tätä vaihtoehtoa kutsutaan myöhemmin tarvittaessa ratkaisuvaihtoehdoksi, koska siinä pyydetään tarjousta vakuutus- ja rh-ratkaisuksi (ja tietysti myös hinnaksi), kun rahoitusvaihtoehdossa vakuutusratkaisu on määritetty itse ja sille haetaan hintaa. Ratkaisuvaihtoehdon ongelma voi olla se, että tarjousmarkkina kyllästyy hyvin nopeasti, koska resurssit ovat toki rajalliset. Näkökulmaa mietittäessä on syytä muistaa, mikä on vakuutuksen perimmäinen tarkoitus: yrittää palauttaa vakuutuksenottajan tilanne vahinkoa edeltäneeseen tilanteeseen ikään kuin vahinkoa ei olisi sattunut. Vakuutuksella ei ole siis tarkoitus ansaita eli saada hyötyä enemmän kuin on vahingon määrä, mutta ei myöskään vähempää. Siten esimerkiksi sellainen tilanne, että vakuutuksenottajalle luvattaisiin korvauksena enemmän kuin on vahingon määrä, on kyseenalainen. Koska tämä julkaisu perustuu Kuntaliiton Riskienhallintaoppaassa kuvattuun lähestymistapaan, jossa vakuutus on osa rahoitusta, keskitytään tässä rahoitusnäkökulmasta tapahtuvaan vakuutuskilpailuttamiseen. Hankintalainsäädäntö on uudistettuna saatettava voimaan viimeistään tammikuussa 2006. Vireillä olevan uudistuksen yksi keskeinen asia on, miten hankinnan arviointia eli pisteytystä käsitellään tulevassa lainsäädännössä. Samoin mielenkiintoista on seurata, millaisia päätöksiä tehdään kynnysarvojen suhteen ja miten ne vaikuttavat esim. vakuutusten kilpailuttamiseen. Vakuuttamisen kehityssuunta-arvio Valistunut arvaus voisi olla, että siirrymme kohti ammattimaisempaa vakuutustarvemäärittelyä ja kilpailuttamista, mutta hitaasti. Meklaritoiminnan liikevaihdon kasvu ainakin viittaa siihen, että ne ovat saavuttamassa jalansijaa. Kuntapuolella muutokset ovat yleensä hitaita. Merkittävä muutos hinnoittelussa saattaa syntyä vakuutusyhtiöiden tarpeesta saada kaikki toiminnot kannattaviksi. Historiallisesti sijoitustoiminnan tuotoilla on katettu vahinkovakuutuksen tappiollisuutta ja riskienhallintaa on hoidettu vakuutusmaksuun sisältyvänä palveluna. Kaikessa toiminnassa tahtoo olla yksi perusvirhe ja se on: kuvitellaan, että on olemassa riskitöntä toimintaa. Näin ei ole - riski on aina olemassa. Kyse on siitä, onko meillä niistä selvä käsitys ja olemmeko suunnitelleet toimintamme riskit ja niiden hallinta huomioon ottaen. Julkista hankintaa operoiva henkilö ottaa riskin, jos hän ei noudata pelisääntöjä hankintaa suorittaessaan. Suomalainen käytäntö osoittaa, että meillä säännöksiä tulkitaan hyvinkin kirjaimellisesti. Siksi hankinnan ennakkosuunnittelu on entistä tärkeämpää. Aiemmin saattoi käyttää paniikkinappulaa (= klausuuli kunnalla on oikeus syytä ilmoittamatta hylätä kaikki tarjoukset ), mutta se ei enää onnistu.

6 Tarjouskierroksen suunnittelu Perusperiaatteet jos tarjouksia pyydetään, on niistä joku valittava. HUOM: jos kukaan ei tarjoa nykyistä vakuutussopimusta yhdeksi vaihtoehdoksi, on sinun hyväksyttävä joku annetuista tarjouksista, vaikka se olisi kalliimpi kuin nykyinen sopimus valinta tapahtuu lainsäädännön ja muiden seikkojen ohella tarjouspyynnössä esitetyin perustein niitä ei voida muuttaa prosessin aikana tarjouspyyntö on prosessin tärkein asiakirja prosessin tarkoitus on palvella kunnan riskienhallintapolitiikkaa sinä aikana, jolloin sopimukset on tarkoitus pitää voimassa etukäteen päätetään, kilpailutetaanko sopimukset yhtenä kokonaisuutena vai jaetaanko ne jollakin perustellulla tavalla osiin. Suurissa kaupungeissa voi päätöksenteko olla hajautettua on päätettävä, jaetaanko prosessi useaan osaan (esim. riskianalyysi, vakuutustarvekartoitus, kilpailuttaminen ja vakuutusasioiden / riskienhallinnan sopimuksenaikainen hoito voivat kaikki olla erikseen hankittavia ja kilpailutettavia asioita). Tämä asia voi olla päätettynä esim. kunnan riskienhallintapolitiikassa. Riskienhallintapolitiikan merkitys Jos kunnassasi on kirjallinen, ajan tasalla oleva riskienhallintapolitiikka, pitäisi tehtäväsi nyt olla kohtuullisen helppo: rh-politiikassa pitäisi olla kirjattuna vakuuttamisen kohteet ja ehdot = vakuutustarve. Riskikartoitus ja vakuutustarvekartoitus ovat saman asian eri näkökulmia. Jos rh-politiikkaa ei ole, joudut käymään kaiken tässä julkaisussa kuvatun ja ehkä enemmänkin läpi laatiessasi tarjouspyyntöä. Tarkista, mitä päätettiin, kun vakuutusturvapäätöksiä edellisen kerran tehtiin. Tarkista myös, onko sen jälkeen tehty päätöksiä, jotka nyt on otettava huomioon. Jos päädyt ulkoisten asiantuntijoiden käyttöön, on Sinun varattava näiden valintaan ja kilpailuttamiseen aikaa. Jos olet ensimmäistä kertaa suunnittelemassa vakuutusturvan kilpailuttamista, on järkevää tehdä riskianalyysi ennen tarjousten pyytämistä. Näin saat tuoreen, asiantuntevan pohjan vakuutustarvekartoitukselle ja sen perusteella laadittaville tarjouspyynnöille. Sama voi olla tilanne, jos edellisen riskianalyysin tekemisestä on pitkä aika. Jos riskien kartoittaminen sen sijaan on ollut säännöllistä, voit sisällyttää sen tekemisen tarjouspyyntöön. Tarjouskierrosten tiheyteen vaikuttaa se, miten hyvin valmistaudut. Jos tarjouspyyntö on selkeä ja siihen vastaaminen sekä tarjousvertailun tekeminen tehdään helpoksi, voit kilpailuttaa useinkin. Kilpailuttaminen on kuitenkin aina myös kustannus, joka on otettava huomioon kokonaiskustannuksia arvioitaessa. Liian usein tapahtuva kilpailuttaminen saattaa myös karsia tarjoajia ja viedä uskottavuuden. Kilpailuttamisrytmi vaikuttaa prosessin sisältöön ja aikatauluun. Jos esim. ilmoitat tarjouspyynnössä, että kilpailuttamisen kohteena olevat sopimukset on tarkoitus tehdä neljäksi vuodeksi (vuotuisin irtisanomisehdoin), saattaa hankinnan arvo ylittää julkisten hankintojen ns. kynnysarvon ja silloin on huolehdittava prosessista sen mukaisesti.

7 Hankintalain vireillä olevan uudistamisen yhteydessä saattaa tulla muutoksia mm. kynnysarvojen osalta. Kilpailuneuvosto on todennut että lakisääteinen tapaturmavakuutus on ns. toissijainen palvelu (Hankinta-asetuksen 3 ja liite B). Tämän nojalla ei hankinnasta tarvitse tehdä hankintailmoitusta, jos hankitaan samalla kertaa lakisääteisiä tapaturmavakuutuksia ja muita vakuutuksia ja kynnysarvo tapaturmavakuutukset mukaan laskien ylittyisi, jos tapaturmavakuutuksen vakuutusmaksut kohoavat korkeammaksi kuin muiden vakuutusten maksut. Edelleen on kuitenkin syytä varmistua kynnysarvon alittumisesta ja siitä, ettei menetetä mitään hyötynäkökohtaa. Jos päädyt ratkaisuun, että hankit erikseen riski- ja vakuutustarvekartoituksen, kilpailuttamiskonsultoinnin ja sen jälkeen vakuutusten ja riskienhallinnan ylläpidon, niin ne ovat kaikki omia prosessejaan. Siten joudut järjestämään niistä eri tarjouspyyntökierrokset, mikä myös kolminkertaistaa prosessiaikataulut ja -riskit. Jos kaikki prosessit erillisinä ylittäisivät kynnysarvon, veisi kolmen prosessin läpivienti parhaassa tapauksessa aikaa noin kahdeksan kuukautta. Useimpien kuntien osalta ei ole kuitenkaan uskottavaa, että riskianalyysi ja kilpailuttamisen hoitaminen kustannusmielessä ylittäisi kynnysarvon. Vakuutuksia voi kilpailuttaa yksittäin tai erilaisina yhdistelminä, mutta siten saa todennäköisesti kalleimman hinta/laatusuhteen, joten sitä ei voi suositella ilman riittävää volyymia tai muuta perustetta. Tarkista, mikä toimielin on toimivaltainen vakuuttamista koskevissa päätöksissä (suurissakaan kunnissa ei toimivalta välttämättä ole hajautettu). Tämä prosessikuvaus perustuu pääosin siihen lähtökohtaan, ettei kunta tee rakennuksista ja/tai irtaimistosta esinekohtaisia vakuutussopimuksia vaan vakuuttaa omaisuutensa yhdellä vakuutuksella per vakuutusyhtiö ja yhdessä yhtiössä. Samoin lähtökohtana on, että vakuutukset kilpailutetaan yhtenä kokonaisuutena, ainakin jos kilpailuttaminen tehdään omana työnä. Mikäli vakuutukset kilpailutetaan hajautetusti, on siihen oltava hyvät perusteet, sillä kilpailuttamisprosessi kustannuksena on melko mittava hajautettua prosessia kohden - siihen ei pitäisi kenelläkään olla varaa. Vakuutusten hajauttamisella useampaan yhtiöön on saavutettava selvää, osoitettavissa olevaa hyötyä, jotta siihen kannattaa mennä. Tilaa nykyiseltä vakuuttajaltasi (tai kaikilta, jos useita) hyvissä ajoin turvaselvitys / vakuutusluettelo / vakuutusote, josta käy selville nykyinen vakuutusturva ja maksut. Käy turvaselvitys läpi ja päivitä käsityksesi kuntasi nykyisestä vakuutusturvasta ja sen kattavuudesta - tämä päivittäminen on helppoa, mikäli kunnan riskienhallintaryhmä ja politiikka ovat tehtävänsä tasalla. Päivittämisen jälkeen tehdään tarvittavat muutokset / täydennykset tarjouspyyntöön (edellisen kilpailuttamisen asiakirjat on tietysti hyvin arkistoitu!). Uusien kohteiden lisääminen ja vanhojen poistaminen vakuutuksesta Omaisuusesineitten suhteen tärkeää on tietää, miten uudet ja poistuneet kohteet otetaan huomioon vakuutuksessa. Sopimuksessa voi olla euroraja (arvonlisäverollinen tai -veroton), minkä alle jäävät hankinnat kuuluvat automaattisesti vakuutuksen piiriin. Jotkut vakuuttajat tarjoavat rakennuksille neliö- tai kuutiometripohjaista täysarvovakuuttamista, jolloin näkökulma muuttuu.

8 Eri vaihtoehdot on arvioitava toisaalta vakuutusturvan ja toisaalta oman työn määrän suhteen. Vakuutuksen tulee kattaa kaikki vastuulla oleva omaisuus riippumatta siitä, onko se omaa vai vuokrattua tai vain hallinnassa, mikäli vakuuttaminen on sälytetty kunnalle ei-omistetun omaisuuden osalta. Erikseen mainittavat kohteet Kiinnitä erityistä huomiota niihin kohteisiin, jotka nykyisten ehtojen mukaan eivät ole vakuutuksen piirissä, jollei niitä ole erikseen mainittu vakuutuskirjassa (taide, muut arvoesineet, käteinen raha, sekit, luotto- ja taksikortit ym.). Samoin kiinnitä huomiota siihen, ovatko arvokkaat työkalut ja työkoneet vakuutettuja myös käytössä vai vain varastoituna, esimerkiksi keskusvaraston tiloissa. Vakuutusten ja vakuutusmaksujen kohdentaminen Joskus on vakuutusturva jaettava eri vakuutuskirjoille siten, että jotkut yksiköt saavat omansa, esim. kunnallinen liikelaitos / taseyksikkö. Toinen näkökulma on, että vaikka vakuutuskirja ja -sopimus ovat yksi ja ainoa koko kunnalle, on syytä pyytää jonkun tietyn vakuutuksen yksikköhinnat näkyviin, jos ne eivät käy ilmi suoraan maksuperusteesta. Tällainen tilanne voi syntyä esim. sellaisessa laitoksessa, jonka toimintaan liittyy kustannusten laskuttaminen kirjanpidon mukaan usealta kunnalta tai kunnan sisällä on tarkoituksenmukaista jakaa vakuuttamisen kustannukset oikeudenmukaisesti eri rahoitusmuotojen kautta rahoitettavaksi (verotulot / toimintatuotot). Myös esim. maatalouslomitustoiminnan osuus vakuutusmaksuista pyydetään eriteltynä, koska kunta saa siihen korvausta. Jos haluat jakaa vakuutusmaksut eri toimielimille / kohteille suoraan vakuuttajan antaman hinnoittelun perusteella, pyydä tarjouspyynnössä tuomaan esille, onko vakuuttajalla mahdollisuus tällaiseen palveluun ja onko palvelu maksullista. Vahinkotilastot Pyydä vakuuttajiltasi viideltä tai useammalta edeltävältä vuodelta vahinkotilastot vakuutuslajeittain. Lakisääteisen tapaturmavakuutuksen osalta tarvitaan myös palkkasummat. Käy läpi kuntasi vahinkotilastot ja vahinkojen perusteella suoritetut korvaukset. Esim. tapaturmavakuuttamisen (sekä lakisääteisen että vapaaehtoisen) arviointia varten voit näin muodostaa kokonaisnäkemyksen, minkälaisia vahinkoja ja niihin liittyviä korvauksia on kuntasi kohdalla toteutunut eli minkälainen on kuntasi tapaturmaprofiili. Samoin on syytä inventoida vahinkotapaukset, joissa kunnallasi on ollut korvausvastuu ja miettiä, onko vastuuvakuutuksen vakuutusmäärä riittävä. Mikäli kunnassasi pidetään tilastoa vahingoista, joiden arvo on jäänyt vakuutuksen omavastuurajan alapuolelle ja joiden perusteella on syntynyt taloudellisia seuraamuksia, on nämä tilastot syytä käydä läpi pohdittaessa vakuutussopimusten omavastuurajaa. On myös mahdollista, että vakuutusmäärä ei ole ollut riittävä (esim. korvausvastuuasioissa voi käydä niin, että korvattava määrä on suurempi kuin vakuutusmäärä, jolloin kunnan korvattavaksi tulee omavastuun lisäksi myös vakuutusmäärän ylimenevä osa). Ota selville, onko kunnallasi tai muualla kuntakentässä ollut tällaisia tapauksia ja mieti, onko syytä nostaa vakuutusmäärää. Pitemmällä aikavälillä ainakin jonkinlainen inflaatiotarkistus on paikallaan. Jos vakuutusmäärä on esim. kaksi valtuustokautta ollut euromääräisesti sama, on suhteellinen turva ehkä jo heikentynyt. Usein vakuutussopimuksissa voidaan sopia automaattisista tarkistuksista, jotka suojaavat esimerkiksi inflaatiolta, joten riski tässä suhteessa ei välttämättä ole kovin iso. Esimerkki vakuutusmäärän merkityksestä: Vastuuvakuutuksessa voidaan sopia omavastuuksi 10 000 euroa ja vakuutusmääräksi 500 000 euroa. Täl-

9 löin tämän vakuutuksen maksu voi olla noin 8 000 euroa. Jos sattuu vahinko, jonka määrä on esim. 550 000 euroa, on kunnan vahingoksi jäävä määrä omavastuu 10 000 euroa + vakuutusmäärän ylite 50 000 euroa, yhteensä 60 000 euroa. Vahingon määrä on moninkertainen verrattuna vakuutusmaksuun. Ainaisvakuutukset Päivitä tietosi mahdollisista ainaisvakuutuksista, jotka on otettava huomioon tarjouspyyntöä ja tarjousta laadittaessa. Joskus ainaisvakuutus voidaan myydä pois tai niitä voi yhdistellä tai keskittää yhteen kohteeseen. Ainaisvakuutuksia on voinut siirtyä ulos tai sisään esim. maakaupan yhteydessä (Ainaisvakuutukset siirtyvät kiinteistökaupassa ilman eri mainintaa ostajalle, jollei myyjä pidätä niitä itsellään kauppakirjaan tehdyllä maininnalla). Yksi vaihtoehto voisi olla keskittää ainaisvakuutukset kohteeseen, joka myydään lähitulevaisuudessa, jos arvioit, että ainaisvakuutusten hallinnointi häiritsee vakuutussuojan ylläpitoa, esim. vakuutusmäärien pienuuden vuoksi. Tai jos haluat pitää ainaisvakuutukset, voit keskittää ne sellaiseen kohteeseen, josta luopuminen on epätodennäköistä. Palovahinkorahastot ym. järjestelyt Jos kunnallasi on palovahinkorahasto tai vastaavia järjestelyjä, käy ne läpi ja mieti ennen tarjouspyynnön tekemistä, onko aihetta muuttaa toimintapolitiikkaa. Kokonaisedullisuutta arvioitaessa on omien vahinkorahastojen tai vastaavien tuotto- ja kulukehitys otettava huomioon. Jos omat rahastot tai vastaavat järjestelyt on tehty omavastuun korottamiseksi, voi vakuutustarjouksen pyytää korkealla ja alhaisella omavastuulla. Hintatasot antavat suuntaa siihen, onko oman rahaston olemassaolo perusteltu. Kokonaistarkastelu vaikeutuu, jos rahastovarat ovat samalla osa maksuvalmiutta, koska tällöin arviointikriteereihin syntyy ketjutus ( kaikki riippuu kaikesta ). Mieti, antaako palovahinkorahastosi riittävän turvan, jos kunnassasi sattuu tuhopolttojen sarja. Tällöin kannattaisi ainakin tutkia ns. stop-loss-turva, jolla voidaan rajata omavastuiden määrää. Tarjouspyynnössä on syytä selkeästi tuoda ilmi, miten pitkän ajan mahdolliset uudet vakuutussopimukset ovat voimassa mikäli sitä ei ole määritelty, lasketaan kynnysarvo joka tapauksessa 48 kuukauden ajan perusteella. Toiminnan ja tulojen keskeytyminen Keskeytysvakuutuksella voidaan tarkoittaa monia erilaisia vakuutuksia. Kansanomaisesti keskeytysvakuutuksella tarkoitetaan yleensä vakuutusta, jonka perusteella korvataan toiminnan keskeytymisestä aiheutuneita lisäkuluja = Toiminnan lisäkuluvakuutus. Lisäkulujen ohella tulon menetystä korvaavaa keskeytysvakuutusta voi harkita sellaisissa kohteissa, joissa toiminnan keskeytyminen saattaa aiheuttaa merkittäviä tuottojen menetyksiä. Tällaisia toimintoja voivat olla esim. satamat ja vuokratuloa tuottavat kohteet (mm. teollisuushallit, toimistotilat, erilaiset kehittämiskeskukset, vuokratalot, kunnan liiketoiminnot jne.). Vuokratalon erilliseen kiinteistövakuutukseen voi sisältyä sellainen piirre, että vuokratilojen ollessa vahinkotapahtuman vuoksi poissa käytöstä, vakuutuksen perusteella korvataan vahingon lisäksi myös menetettyä vuokratuloa. Kunnan omaisuusvahinkovakuutukseen sellaista ominaisuutta ei yleensä kuulu.

10 Vastuunsiirto Joskus on mahdollista siirtää riskiä tai sen rahoitusta sopimusosapuolelle, esim. vuokrattaessa rakennuksia tai huoneistoja tai irtainta. Arvioi, mikä vaihtoehto on kulloinkin edullisin ennen kuin sopimusneuvottelut ovat vireillä - allekirjoituksen jälkeen on vaikea neuvotella. Sopijaosapuolelta edellytettävät palvelut Jos kunta edellyttää tarjouspyynnössään, että vakuuttaja järjestää kunnalle vakuutussopimuksen myötä erilaisia palveluja, esim. jotakin erityiskoulutusta, niin on syytä edellyttää vain sellaisia palveluja, jotka kuuluvat yhtiön toimialaan ja ne on ilman muuta sisällytettävä tarjouspyyntöön. Ei ole syytä edellyttää sellaisia palveluja, jotka yhtiökin joutuu alihankintana ostamaan muualta. Riskienhallintapalvelut kuuluvat ilman muuta vakuutusyhtiön toimialaan ja niitä kannattaa harkita sisällytettäväksi vakuutussopimukseen. Kaikkien osapuolien kannalta on pitkän päälle tarkoituksenmukaista, että palvelujen laadusta ja määrästä sovitaan selkeästi. Sopimisen kohteena voi olla esimerkiksi sopimusten sisällön esitteleminen kunnan henkilöstölle, ennaltaehkäisykonsultointi, riskianalyysien tekeminen kaikissa näissä voidaan sopia, minkä tasoista asiantuntija-apua vakuutusyhtiö antaa, missä se tapahtuu ja kuinka monta päivää sekä kuinka monelle henkilölle. Eläke- ja potilasvakuutus Tässä julkaisussa ei käsitellä lainkaan eläkevakuuttamista, koska pääsääntö sen suhteen on, että sen kunnille järjestää Kuntien eläkevakuutus. Konserniisi saattaa tosin kuulua sellaisia yhteisöjä, joissa eläkevakuutuksen kilpailuttaminen saattaa tulla kyseeseen. Myös potilasvakuutus on jätetty käsittelyn ulkopuolelle. Hankintojen ohjeistus Kaiken kilpailuttamisprosessoinnin tarkoituksena on löytää kuntasi määriteltyihin tarpeisiin hyvän hinta/laatu-suhteen omaavat ratkaisut. Kilpailuttamisen kohteen sisältö voi vaikuttaa suuresti siihen, onko paino tarjousten ratkaisemisessa kokonaishinnalla, yksikköhinnalla vai esim. esitettävän toimenpidesuunnitelman sisällöllä. Nämä asiat tulee määritellä etukäteen ja ilmaista ne tarjouspyynnössä. Jos kuntasi rutiininomaisesti noudattaa hankintalain mukaisia menettelyjä, on nytkin syytä toimia samoin - pääsäännöstä poikkeaminen on lähes aina lisäkustannus. Varmistu kunnan omien hankintasääntöjen tms. vaikutuksesta prosessin sisältöön. Liitä tarjouspyyntöön kunnan hankintaohjeitten kopio ja kirjallinen rh-politiikka, jos sellainen kunnassasi on. Mikäli olet päätynyt ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttöön ja esimerkiksi jakanut prosessin erillisiin osaprosesseihin (riskianalyysi / vakuutustarvekartoitus / kilpailuttaminen / ylläpito), muista, että esim. riskianalyysista ja vakuutustarvekartoituksesta voit pyytää tarjoukset vakuutusyhtiöiltä, meklareilta ja konsulteilta. Tarjouspyyntöjen kilpailuttamista ei vakuutusyhtiö voi suorittaa, mutta meklari ja konsultti voi - kunnan viranhaltijan lisäksi. Meklariin sovelletaan erityislainsäädäntöä, mutta ei konsulttiin, jota ei ole rekisteröity meklariksi. Konsultin osalta ei ole olemassa erityislainsäädäntöä. Oma henkilöstö toimii luonnollisesti virkavastuulla. Muista, että oma työ on myös kulloinkin työn alla olevaan prosessiin oleellisesti kuuluva kustannus.

11 Varusta ulkopuolinen asiantuntija hankintaohjeilla ja muulla informaatiolla, jonka hän katsoo tarpeelliseksi. Kirjaa asiat sopimukseen ja tee neuvotteluista muistiinpanot. Lainsäädäntöä ei tarvitse toistaa eikä erikseen saattaa tiedoksi. Riskien kartoitus Useimmat vakuuttajat, meklarit ja myös konsultit tarjoavat palveluna asiakkaan riskien kartoittamista. Palvelu on maksuton tai maksullinen, jos sen tarjoaa vakuutusyhtiösi. Riskien kartoitus voidaan myös ostaa täysin erillisenä palveluna. Riskikartoituksia voi olla hyvin erilaisia, lyhyistä kuntatoiminnan kuvauksista aina usean päivän ja monen henkilön työrupeaman tuotokseen. Mikäli meklari hoitaa kuntasi vakuutusten ylläpidon, on melko varmaa, että vakuutusyhtiösi riskien analyysi- ja hallintapalvelut hinnoitellaan erikseen, kun ne tähän asti on usein rahoitettu vakuutusmaksuihin sisältyvinä. Kuntasi riskienhallintapolitiikasta riippuu, tehdäänkö riskien kartoitus juuri ennen kilpailuttamista vai vasta päätöksenteon jälkeen. Riskien kartoituksessa periaatteessa päätetään, millä tavalla tunnistettujen riskien hallinta toteutetaan ja miten vakuuttamista käytetään riskien hallinnan tukena. Jos kilpailutat vakuutukset ja sen seurauksena vaihdat yhtiötä, on todennäköistä, että uuden vakuuttajan kanssa joudut käymään läpi kuntasi riskit ja niiden hallintatavat, mikäli kunnassa ei ole kirjallista riskienhallintapolitiikkaa. Vaikka et katsoisi riskien kartoitusta tarpeelliseksi juuri ennen tarjouskierrosta, voi lainsäädännön muuttuminen aiheuttaa tarpeen muuttaa vakuutusturvaa. Vastaava tarve voi syntyä myös esim. uudesta, ennakkotapauksen luonteisesta tuomioistuimen päätöksestä (esim. yhdistetyn jalkakäytävän ja pyörätien kunnossapitovastuu). Myös yhteiskunnassa vallitseva yleinen kehityssuunta saattaa johtaa vakuutusturvan tarkistamiseen. Tässä yhteydessä mainittakoon uudestaan kuntien nykyiset pyrkimykset erilaisiin seudullisiin yhteistyömalleihin, joihin voi sisältyä ennalta arvaamattomia piirteitä. Kunta ei voi väistää vastuutaan tai korvausvastuutaan vetoamalla kohtuuteen, tietämättömyyteen, varattomuuteen tai muuhun sellaiseen seikkaan. Useinkaan ei kunnan maksettavaksi määrättäviä korvauksia sovitella. Kehityssuuntana usein on, että ei haeta syyllistä vaan maksukykyä. Aikataulutus Aikataulutusta helpottaa nykyisin se, että lakisääteisen tapaturmavakuutuksen voi siirtää toiseen yhtiöön kunkin vuosineljänneksen alusta, kun aikaisemmin sen saattoi siirtää vain kalenterivuoden alusta. Vaihdettaessa vakuuttajaa kesken vuoden joudutaan tietyt työnantajailmoitukset sinä vuonna tekemään kahteen kertaan. Toisaalta hankintalakiin on 1.2.2005 lukien lisätty uusi pykälä 7 a, jonka mukaan mm. sopimus voidaan tehdä ja hankintapäätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 pv:n kuluttua siitä kun hakija on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen tiedoksi. Käytännössä tämä tarkoittaa noin kuukauden viivettä, kun otetaan huomioon säännökset siitä, milloin asia on saatettu tiedoksi. Työttömyysvakuutusmaksu kerätään tapaturmavakuutuksen mukana (katso laki työttömyysetuuksien rahoituksesta, [12] : Työnantajan vakuutusmaksuvelvollisuus: Työnantaja, joka tapaturmavakuutuslain (608/1948) mukaan on velvollinen vakuuttamaan työntekijänsä, on velvollinen maksamaan työnantajan työttömyys-

12 vakuutusmaksun. Maksu peritään lakisääteisen tapaturmavakuutuksen vakuutusmaksun yhteydessä siten kuin [7] luvussa säädetään). Työntekijän ryhmähenkivakuuttaminen perustuu työmarkkinasopimuksiin ja ryhmähenkivakuutusten ehdot ovat eri yhtiöillä identtiset. Siten ryhmähenkivakuutuksen mukana oleminen kilpailuttamisessa ratkaistaan muilla perusteilla. Myös Kuntien eläkevakuutus järjestää ryhmähenkivakuutusta vastaavan turvan. Jos ryhmähenkivakuutuksen hinnoittelussa on eroja yhtiöiden kesken, pitää se kilpailuttaa. Oheinen esimerkkikaavio auttaa hahmottamaan prosessin kokonaispituutta. Tarjouspyyntö Tarjoukset Tarjousten arviointi Päätös 30.9. 1.1. Kesäkausi <<- Riskianalyysitarjouskierros < - Meklaritarjouskierros Hankintalain mukainen tarjousaika? Valitusaika? Kuten kaaviosta huomaa, kokonaisprosessi on aikaa vievä. Mikäli joka vaiheessa odotetaan lainvoimaisia päätöksiä, vie prosessi eri vaiheineen helposti parikin vuotta. Silloin kannattaa kyllä jo miettiä, mikä on todella tärkeää. Kokeneen virkamiehen neuvo on monesti ollut: Mikäli päätösten muuttamisesta selviää rahalla, niin päätökset täytäntöön mahdollisimman pian. Todettakoon vielä että hankintalakiin on 1.2.2005 lukien lisätty uusi pykälä 7 a, jonka mukaan mm. sopimus voidaan tehdä ja hankintapäätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 pv:n kuluttua siitä kun hakija on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen tiedoksi. Mikäli otat mukaan kuntakonserniin kuuluvia yhteisöjä, neuvottele niitä edustavien henkilöiden kanssa, miten ja mitkä konserniyhteisöjen vakuutukset otetaan huomioon tarjouspyynnössä jokainen yhteisö joutuu kuitenkin tekemään vakuutussopimukset omissa nimissään. Usein tuntuu etukäteen ajatellen edulliselta vaihtoehdolta sitoa usean konserniyhteisön vakuuttaminen saman prosessin piiriin. Tämä ei, kilpailutilanne huomioon ottaen, kuitenkaan välttämättä aina takaa hinnoittelun suhteen parasta lopputulosta, joten on ehkä syytä jättää tämän päätöksen (kaikki yhdessä tai osin tai kokonaan hajautettu päätöksenteko) tekeminen siihen tilanteeseen, jossa tarjousten sisältö on selvillä. Jos näin tehdään, on se tuotava selkeästi esille tarjouspyynnössä. Jos konsernin kilpailuttamisessa on mukana sellaisia yhtiöitä, joiden eläkevakuuttaminen hoidetaan muualla kuin Kuntien eläkevakuutuksessa, on mahdollista, että yksityinen työeläkeyhtiö voi tarjota lainaa tällaiselle kuntakonsernille. Viime aikoina on tarjousten pyytämisessä yleistynyt eräänlainen ryhmäesiintyminen: usea juridinen toimija pyytää yhdessä tarjousta. Jos yhdellä toimijalla ei ole valtakirjaa päättää sopimuksista toisten puolesta eikä voida antaa tarjoajalle sitoumusta siitä, että päätöksenteko tapahtuu ryhmässä yhden tarjoajan hyväksi, jää kysymään, mikä on yhteisesiintymisen hyöty, varsinkin, kun tarjoukset on kuitenkin räätälöitävä kunkin vakuutuksenottajan tarpeisiin.

13 Sijoitustoiminta ja ottolainaus Vakuutusyhtiöt ja ainakin jotkut meklarit tarjoavat myös sijoituspalveluja, vakuutusyhtiöt harjoittavat myös antolainaustoimintaa. Niiden kilpailuttaminen on syytä hoitaa erillisinä prosesseina. Vakuutusyhtiö Suomessa toimii riittävästi vakuutusyhtiöitä, jotta aito kilpailutilanne saadaan syntymään yksityiselle sektorille. Kunnille vakuutuksia tarjoavia yhtiöitä ei ole monta. Riittävästi on yhtiöitä, jotka pystyvät tarjoamaan riskianalyysi- ja riskienhallintapalveluja. (Ruotsissa kunnat ovat perustaneet omia vakuutusyhtiöitä, koska siellä kuntien vakuutusten saanti on tiettävästi monin paikoin erittäin vaikeaa tai ehdot ovat tiukat.) Perinteisesti vakuutusyhtiöiltä on ostettu vakuutuspalvelut, joiden hintaan on sisäänrakennettu maksu myös riskienhallinnasta. Tällöin ei vakuutusturvaan liittyvissä asioissa ole ollut kolmatta osapuolta vaan asiointi on tapahtunut akselilla asiakas <-> vakuutusyhtiö. Vakuutusmeklari Vakuutuksenvälittäjä ja vakuutusmeklari ovat identtisiä käsitteitä. Molempia nimiä voidaan käyttää. Voit käyttää meklaria erilaisilla toimeksiannoilla. Toimeksianto voi olla täydellinen tai rajattu, jatkuva tai määräaikainen. Asiakkaan valtuuttaessa meklarin hoitamaan vakuutusasioitaan on asiakkaan ja vakuutusmeklarin laadittava kirjallinen toimeksiantosopimus, jossa määritellään vakuutusmeklarin tehtävät. Sopimus on erittäin tärkeä, sillä sen perusteella määräytyvät asiakkaan ja meklarin väliset oikeudet ja velvollisuudet sekä se, miten meklari voi edustaa asiakastaan suhteessa vakuutusyhtiöön. Meklari esittää joko valtuutuksen sisältävän toimeksiantosopimuksen tai erillisen valtakirjan vakuutusyhtiölle. Meklarin tehtäviin voivat asiakkaan toivomusten mukaisesti kuulua kaikki vakuutusasiat tai toimeksianto voi koskea vain osaa kuten esimerkiksi henkilövakuutusturvan järjestämistä. Toimeksianto voi olla vain tietty kertaluonteinen tehtävä tai jatkuva vakuutusturvan hoito ja ylläpito. Toimeksiantosopimuksesta on myös aina käytävä ilmi, miten vakuutusmeklarille maksettava palkkio määräytyy. Alla oleva kursiivi teksti on kopioitu 22.4.2004 Vakuutusyhtiöiden Keskusliiton ja Suomen Vakuutusmeklariliiton esitteestä: Asiakkaan kokonaisvakuutusturvan hoitoa koskevassa toimeksiantosopimuksessa voidaan meklarin tehtävät määritellä esimerkiksi seuraavasti:

14 Asiakkaan opastaminen vakuutuskysymyksissä. Riskikartoituksen ja vakuutussuunnitelman tekeminen. Vakuutusta varten tarvittavien tietojen kerääminen. Tarjouspyyntöjen tekeminen ja saatujen tarjousten esittely asiakkaalle sekä ehdotuksen tekeminen valittavasta vaihtoehdosta. Tietojen toimittaminen vakuutusyhtiölle oikeassa vakuutusteknisessä muodossa vakuutuksen voimaansaattamista varten ja vakuutussopimusten solmiminen tai irtisanominen toimeksiantajan ohjeiden mukaisesti. Vakuutuskirjan ja maksukuitin tarkastaminen ja toimittaminen asiakkaalle tai niiden säilyttäminen asiakkaan puolesta ja mahdollinen vakuutusmaksun välittäminen asiakkaalta. Asiakkaan perehdyttäminen tämän vakuutusturvaan. Asiakkaan avustaminen vahinkotapahtuman satuttua sekä mahdollinen korvausten välittäminen hänelle. Asiakkaan tilanteen seuranta ja muutostietojen toimittaminen vakuutusyhtiölle. Riskikartoituksen uusiminen ja vakuutusturvan tarkistaminen säännöllisesti. Meklarin tehtäviin lakisääteisten työeläkevakuutusten (TEL ja YEL-vakuutusten) hoitajana voi kuulua: asiakassuhteen hoito ja vakuutuksenottajan ja vakuutetun neuvontapalvelut työsuhdeilmoitustietojen välittäminen. Samasta esitteestä on 22.4.2004 kopioitu oheinen meklarin palkkiota koskeva teksti: Kuka maksaa vakuutusmeklarin palkkion? Vakuutusmeklarin palkkiosta ja sen määräytymisperusteista sovitaan vakuutuksenottajan ja meklarin kesken toimeksiantosopimuksessa. Vakuutusmeklari voi saada palkkiota vakuutusyhtiöltä tai toimeksiantajaltaan. Jos vakuutusyhtiö maksaa meklarille palkkiota niistä tehtävistä, jotka meklari tekee vakuutusyhtiön puolesta, on meklarin ilmoitettava tästä asiakkaalleen. Asiakkaan pyynnöstä meklarin on ilmoitettava myös vakuutusyhtiöltä saamansa palkkion suuruus. Lakisääteisessä työeläkevakuutuksessa vakuutusyhtiöt voivat maksaa palkkiota vakuutusmeklareille sosiaali- ja terveysministeriön vuosittain vakuutusyhtiökohtaisesti vahvistamien palkkioperusteiden mukaisesti. Vakuutusyhtiöiden keskusliiton SVK:n hallitus on 29.10.2002 suositellut vahinkovakuutusyhtiöille, ettei meklarin palkkiota enää sisällytettäisi vakuutusmaksuun vaan että asiakas maksaisi meklarin palkkion suoraan (mikäli näin menetellään, tulee maksusta yksi meklarin valintaan vaikuttava peruste, kun muutoin meklari tulisi valita pelkästään laadullisin perustein (= kauneuskilpailu ) - kirjoittajan huomautus). Suosituksen antaminen perustuu Helsingin hallinto-oikeuden vakuutusmaksuverosta antamaan päätökseen, minkä vuoksi meklarin palkkion kierrättämistä vakuutusyhtiön kautta osana vakuutusmaksua ei voida verovaikutusten vuoksi jatkaa. Asiakkaat säästävät vakuutusmeklarin palkkioon kohdistuvan vakuutusmaksuveron, jos meklari perii palkkionsa suoraan asiakkaaltaan. Suositus on SVK:n mukaan vakuutuksenottajien etujen mukainen.

15 (Kilpailuvirasto antoi 23.4.2004 päätöksen, jonka mukaan SVK:n 29.10.2002 tekemä meklaripalkkioiden maksukäytäntöä koskeva suositus on kilpailunrajoituslain vastainen. SVK katsoo, että suositus on tekninen toimiohje, joka ei rajoita kilpailua. Norjan ja Ruotsin kilpailuviranomaiset ovat vastaavanlaisissa kiistoissa päätyneet eri ratkaisuun kuin Suomen kilpailuviranomainen. Näkemyksestään huolimatta Suomen Kilpailuvirastokaan ei esitä rangaistusta eli seuraamusmaksua SVK:lle tai sen jäsenyhtiöille. Kilpailuvirasto ei tee esitystä seuraamusmaksusta markkinaoikeudelle, koska SVK on päätöksen mukaan toiminut avoimesti ja informoinut Kilpailuvirastoa suosituksensa antamisesta. Virasto pitää myös kilpailunrajoituslain soveltamista SVK:n suositukseen osittain tulkinnanvaraisena ja toteaa, että SVK:n suositus ei ole kohdistunut vakuutusten hinnoitteluun. Päätöksen perusteluissa ja Vakuutusvalvontaviraston lausunnossa - pidetään suosituksen mukaista palkkionmaksukäytäntöä vakuutuksenottajan näkökulmasta läpinäkyvämpänä toimintatapana. Kilpailuviraston mukaan samaan lopputulokseen olisi päästy vaihtoehtoisillakin toimilla. SVK:n mielestä annetuilla perusteluilla sen tekemä suosituskin on kilpailua edistävä eli kilpailunrajoituslain sallima tekninen maksusuositus.) Mikäli aiot käyttää meklaria, on valinta tehtävä kilpailuttamalla. Asiaa harkitessasi, mieti, syntyykö kunnan ja meklarin välille eturistiriidan siemen, jos palkkio on prosenttiperustainen. Pitäisikö vaatia euro- tai tuntipohjainen velotussysteemi? Harkitse myös sitä vaihtoehtoa, että kilpailutat vakuuttamisen itse ja sitten kilpailutat meklarilla asioitten hoitamisen vakuutusaikana. Jos meklari hoitaa vakuutusasioittesi ylläpidon, on meklarin toimeksianto sidottava vakuutussopimusten voimassaoloon. Arvioi, ylittääkö meklarin sopimusaikainen palkkio lainsäädännön tarkoittaman kynnysarvon, jolloin meklarien kilpailuttaminen on hoidettava lain edellyttämin muodoin. Jos meklarin palkkio on 0-15 % tasoa vakuutusmaksusta riippuen vakuutuslajista ml. lakisääteinen tapaturmavakuutus, kunnan tulee olla melkoisen suuri ennen kuin kansainvälinen kynnysarvo ylittyy. Suomessa toimii nykyisin useita vakuutusmeklareita. Meklaritoimintaa säätelee laki. Meklarin rooli on periaatteessa sama kuin vakuutusyhtiöiden kenttähenkilökunnan. Vakuutusmeklarina voi Suomessa toimia vain henkilö tai yritys, jonka Vakuutusvalvontavirasto on hyväksynyt merkittäväksi viraston vakuutuksenvälittäjärekisteriin. Meklarit tarjoavat myös riskienhallintapalveluja, sijoituspalveluja jne. Toimeksiannosta neuvoteltaessa on sen sisällön selkeä rajaus tärkeä esim. sijoituspalvelut eivät kuulu vakuutusten kanssa samaan sopimukseen. Jos ryhdyt meklarien kilpailuttamiseen, on Sinun annettava heille kuvaus kuntasi vakuutustarpeista ja nykyisestä riskitilanteesta sekä niiden hallinnasta meklarihan tulee sinun sijaasi, joten hänellä tulee olla sinun osaamisesi käytössään. Meklarin valinta Millä perusteella valitset kokonaisvastuussa olevan meklarin, pelkällä hinnalla vai kokonaisedullisuudella? Rinnastus konsultin valintatilanteeseen on ilmeinen olet hankkimassa asiantuntijuutta. Palkkion maksaminen suoraan meklarille helpottaa kriteerien määrittämistä, mutta ei liene syytä laittaa sitä ainoaksi kriteeriksi, vaikka kokonaisedullisuuden kriteereitä voi olla hankala määritellä. Oleellisinta kuitenkin edelleen on, että valinnan kriteerit on ilmoitettava etukäteen. Jos et ole suorittanut meklarien kilpailuttamista, varaudu siihen, että Sinulta kuitenkin kysytään, onko harkittu meklarin käyttöä.

16 Pyytäessäsi meklareilta tarjousta vakuutuksiin liittyvien asioiden hoitamisesta, laadi etukäteen pisteytys- tai painoarvomenetelmä, jolla ilmoitat valitsevasti meklarin. Menetelmän tulee olla läpinäkyvä ja painotusten etukäteen tiedossa. Painoa annat esimerkiksi henkilöstön työhistorialle toimialallakuntasi käyttöön annettavilla työpäivillä (erilaisille asiantuntijoille eri paino) riskienhallintaneuvonnalle hinnalle kunta-asiakkaiden määrälle / hoidossa olevan vakuutuskannan suuruudelle jne. Mikäli päädyt meklarin käyttöön, tulee meklari vakuutusten kilpailuttamisessa (ja hoitamisessa, jos täydellinen valtakirja) kunnan edustajan sijaan ja vakuutusyhtiön sijaan. Meklarilla on kaksi roolia kuntaan päin hän edustaa vakuutus- ja riskienhallinta-asiantuntemusta ja vakuutusyhtiöön päin asiakasta. Kaikki juoksevat asiat eivät kuitenkaan kulje meklarin kautta ja lisäksi voidaan menettelytavoista myös sopia. Meklari saa lain mukaan palkkion joko suoraan kunnalta tai vakuutusyhtiöltä sen mukaan, miten asia on kunnan ja meklarin kesken sovittu (näin siinä tapauksessa, että meklari hoitaa vakuutukset). Jos meklari saa palkkion yhtiöltä, sisältyy se kuntasi vakuutusmaksuihin eikä siten näy erillisenä, vaikka sen saa tietoonsa, jos katsoo sitä tietoa tarvitsevansa. Jos kunta maksaa palkkion suoraan meklarille, niin meklarin on palautettava kunnalle vakuutusmaksuihin mahdollisesti sisältyvä meklarinpalkkio, jos vakuutukset on meklaria käyttäen kilpailutettu ja sovittu myös juoksevasta asiain hoidosta. Informoi meklari kuntasi hankintaohjeista ja edellytä, että ne ovat tarjouspyyntöjen liitteenä. Toimeksiantoa tehtäessä on sovittava myös siitä, miten asioiden hoidon muut kustannukset kuin palkkio maksetaan. Toimeksiantosopimuksessa on lain (Ra 213 L vakuutuksenvälittäjistä) 7 :n mukaan mainittava palkkion määräytymisperusteet. Vakuutuksen antajan maksamista palkkiosta määrätään lain 11 :ssä. Kunta voi myös sopia meklarin kanssa palkkioista ja kulukorvauksista tapauskohtaisesti haluamallaan tavalla. Vaadi tarjouspyyntö liitteineen hyväksyttäväksi ennen sen lähettämistä. Vakuutussopimusten muodollinen esittely ja päätös hoidetaan kunnan normaalirutiinien mukaan, vaikka meklari on asian valmistellut. Sovi, maksetaanko meklarille palkkio siinäkin tapauksessa, että kunta uusii nykyiset sopimukset (edellyttäen, että se on ollut prosessissa vaihtoehtona). Vakuutuskonsultti Vakuutusasioissa voi tavata myös sellaisia toimijoita, jotka kutsuvat itseään vakuutuskonsulteiksi. Vakuutuskonsultin nimeä voi käyttää kuka tahansa, koska sellaisesta toiminnasta ei ole erityislainsäädäntöä eikä Suomessa vakuutuskonsulteilla ole rekisteröintivelvollisuutta.

17 Vakuutuskonsultti on verrattavissa mihin tahansa konsulttiin, myös sopimus- ja palkkiomielessä. Jos käytät konsulttia, muista ottaa konsulttikustannukset mukaan arvioitaessa kokonaiskustannuksia. Konsultin kanssa tehdään konsulttisopimus. Vakuutuskonsulttia ei tule sekoittaa vakuutusmeklariin, mutta varmasti meklari voi toimia myös konsulttina. Voit pyytää vakuutuskonsultilta tarjouksen riskianalyysista, vakuutustarvekartoituksesta, vakuutusten kilpailuttamisesta ja jatkuvasta riskienhallinnasta. Vakuutusmeklari-osiossa olevia kommentteja voidaan soveltuvin osin käydä läpi myös konsultin ollessa kumppanina (kun kyseessä ovat sellaiset prosessin osat, jotka konsultti voi hoitaa). Konsultilla ei kuitenkaan ole toimintansa vastuusta lakitasoisia säädöksiä kuten meklaritoiminnasta on. Tarjouspyynnön sisältö Yleistä Erilajiset vakuutukset on syytä rytmittää päättyviksi samaan aikaan, jos näin ei vielä ole asian laita ja niissä on erilaisia irtisanomisaikoja tai käytäntöjä. Tästä on syytä keskustella myös konserniyhteisöjen kanssa hyvissä ajoin, jos harjoitatte yhteisesiintymistä. Sopiva päättymisajankohta on kunkin neljännesvuoden viimeinen päivä. Mikäli hajautat vakuutusten hoitoa / kilpailuttamista, on rytmittäminen tehtävä eri ryhmien sisällä. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava, millä tekijöillä edullisuus arvioidaan ja miten ratkaistaan mahdollinen tasatilanne. Tekijöitä ja / tai painotuksia ei voida jättää myöhemmin ratkaistaviksi ilman perusteltua syytä. Mikäli halutusta vakuutusturvasta pyydetään vain hintatiedot, toimivat ne luonnollisesti ainoana vertailutekijänä, mutta siinäkin tapauksessa on syytä ilmoittaa, minkälaisella laskentatavalla hintavertailu suoritetaan. Tarjouspyyntö kannattaa laatia sellaiseksi, että annetuista tarjouksista voi mahdollisimman suoraan poimia tiedot, jotka toimivat päätöksenteon pohjana. Tämä ei aina ole helppoa, koska yhtiöiden tarjoukset on laadittu joissakin tapauksissa sellaisiksi, ettei niitä voi suoraan laittaa samalle viivalle. Pelkät nimityserot (samasta asiasta käytetään eri nimeä eri yhtiöissä tai päinvastoin) eivät aiheuta eroa vakuutustarjousten sisällössä, mutta saattavat ensi alkuun hämmentää tarjousten käsittelyä. Koska on mahdollista, jopa todennäköistä, että yksikään tarjouksista ei kirjaimellisesti tulkittuna täytä tarjouspyyntöä (esim. omavastuu on erilainen kuin on pyydetty), on tarjouspyynnön sanamuoto pyrittävä laatimaan sellaiseksi, että voit hyväksyä myös lähellä olevat tarjoukset tarjousvertailuun muutoinhan voi käydä niin, että joudut hylkäämään kaikki tarjoukset. Voit käyttää vakuutusyhtiöiden yhteyshenkilöitä apunasi muotoillessasi tarjouspyyntöä. Yhtä hyvin voit muotoilustasi pyytää lausunnon toisen yhtiön edustajalta, jotta turvataan laaja tarkastelunäkökulma ja neutraalit käsitteet. Jos et tarjouspyynnössä anna selvää määräystä siitä, miten hinnat on laskettava (tarkoittaa erilaisten alennusten huomioon ottamista), joudut selvittämään sen vertailuvaiheessa. Alennuksia voi olla useita eikä tarjoaja ole välttämättä kiinnostunut itse tuomaan esille, mitkä alennukset on otettu huomioon. Uutuutena on tullut alennus siitä, että asiointia hoidetaan internetin välityksellä eli verkkoasiointina. Alennusten vai-

18 kutus on vertailuvaiheessa helpompi ottaa huomioon, jos olet vaatinut niiden täydellisen erittelyn. Voit varautua siihen, että kunnan edustaja joutuu antamaan tarjouksen tekijälle kaiken sen informaation, minkä tarjouksen tekijä katsoo tarvitsevansa ja mitä ei saa yleisistä rekistereistä. Yhtiöt eivät käytännössä luovuta tietoja toisilleen vaan informaatio kulkee kunnan kautta. Selvitä myös, aiheutuuko kunnan järjestämästä vakuutusturvasta jollekulle mahdollisesti verotettava etu. On halvempaa selvittää se etukäteen kuin jälkikäteen ennakontarkastajain valvontailmoituksen perusteella. Ilmoita tarjouspyynnössä se ajanjakso, jolloin teet tarvittavat lisäkyselyt ja pyydä ilmoittamaan vakuutuslajeittain yhteystiedot niistä henkilöistä, jotka tuona aikana ovat varmimmin tavoitettavissa. Yleistä lakisääteisestä tapaturmavakuuttamisesta Lakisääteinen tapaturmavakuuttaminen on avautunut myös ulkomaalaisille vakuutusyhtiöille, koska Suomi on muuttanut kantansa siitä, miten asianomaista direktiiviä tulkitaan näiltä osin. Toistaiseksi (tilanne 1.3.2005) ainoastaan suomalaiset yhtiöt myöntävät lakisääteisiä tapaturmavakuutuksia. Lakisääteisessä tapaturmavakuuttamisessa vakuutusyhtiöt käyttävät suosimissaan vaihtoehdoissa esim. toisistaan poikkeavia katkaisurajoja, minkä tietysti täytyy hieman vaikuttaa hinnoitteluun, jos ollaan tarkkoja. Mikäli yhtiö ei suostu antamaan tarjousta täsmälleen pyydetyin ehdoin, on harkittava, ovatko poikkeamat sellaisia, että niiden pitäisi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Useimmiten tähän ei liene syytä mennä poikkeamien vähäisyyden vuoksi ja sitä paitsi, tämä asia on syytä olla mielessä, kun laaditaan tarjouspyynnön sanamuotoa, samoin kuin muittenkin osioitten kohdalla. Ei ole syytä tehdä liian ankarasti tulkittavaa tarjouspyyntöä, koska se voi synnyttää tarpeettomia vaikeuksia. Kun kilpailuttaminen yleistyy, muuttunevat vakuutusyhtiöitten tarjoukset vertailtavaan suuntaan, kunhan vain siihen on riittävä ja jatkuva paine. Lakisääteistä tapaturmavakuutusta koskevan tarjouspyynnön maksuja käsittelevässä osassa on syytä olla erityisen huolellinen. Tarjouspyynnössä on vaadittava tarjoajaa esittämään, miten lopullinen maksu määräytyy, ei ennakkomaksu tms. Edelleen on vaadittava, että ilmoitettavan maksun tulee sisältää lakisääteiset lisät, toisin sanoen kyseessä on hinta, jota voi pitää oletustiedoin todellisena. Ennakkomaksu ei saa missään tapauksessa olla arvioinnin peruste vaan arviointiin on otettava huomioon oletustiedoin laskettu kokonaismaksu, joka koostuu sopimusvuosien ennakkomaksuista, kunkin vuoden lopullisesta maksusta sekä ns. hännistä. Lakisääteisessä tapaturmavakuutuksessa saattaa yhtiöllä olla oikeus yhtiön vaihtamisen jälkeen periä sopimusaikaisen vahinkokehityksen pohjalta ns. lisämaksua tai sillä voi olla velvollisuus maksun palauttamiseen (ns. hännät ). Tämä ominaisuus on ehdottomasti pyydettävä selvittämään tarjouksessa. Tästä on pyydettävä selvitys ja arvio myös tällä hetkellä käytössä olevalta yhtiöltä, jotta vältyttäisiin mahdollisilta yllätyksiltä vaihtotilanteen jälkeen. Yhtiön vaihtamisen yhteydessä saattaa eteen tulla tilanne, että todelliseen kustannustasoon vaikuttaa pysyvyysalennuksen menettäminen. Pyydä tuomaan pysyvyysalennuksen olemassaolo esille ja myös, miten se käyttäytyy. Pysyvyysalennuksen määräytymistapa voi olla vaikeaselkoinen, joten käytä aikaa.

19 Lakisääteistä tapaturmavakuuttamista koskevien tarjousehtojen vertailun helpottamiseksi Sinun tulee pyytää tarjoajaa tekemään esimerkkilaskelmat antamiesi tietojen pohjalta ja ottamaan huomioon, mitä muuta olet edellyttänyt esitettävän (alennukset, hännät, lopullinen maksu jne.). Nämä esimerkkilaskelmat on pyydettävä tekemään sille ajanjaksolle, johon nyt käsillä olevalla tarjouskierroksella ollaan sitoutumassa. Jos siis olet päättänyt, että kilpailuttaminen suoritetaan esimerkiksi kerran valtuustokaudessa, niin on suotavaa pyytää laskelmat ja vuosimaksut sekä informaatio hännistä, pysyvyysalennuksista yms. neljän vuoden ajanjaksolle. Tarjoajat esittävät maksut yleensä myös grafiikan avulla, mikä on hyvinkin selventävää. Vakuutusyhtiöt pitävät lakisääteisessä tapaturmavakuutuksessa neljän tai viiden vuoden laskentakautta liian lyhyenä, mutta jos aiottu sopimuskausi on esimerkiksi valtuustokausi, niin ei tarjouksia / laskelmia voi pyytää muille jaksoille, koska edullisuuslaskelmat on tehtävä tarjouspyynnössä tavoitellun sopimusjakson mukaisesti. Voit tietysti lakisääteisen tapaturmavakuutuksen osalta pyytää oheislaskelmat, jossa tarkasteluajanjakso on vaikkapa 10 vuotta; se saattaa valaista asiaa, mutta ei voi toimia arvioinnin perusteena, jos aiottu sopimuskausi ei ole 10 vuoden mittainen. Oheisena on kaksi tarjouspyyntöpohjaa, josta toinen on kirjeen muotoinen (alla oleva tarjouspyyntöpohja) ja toinen lomakepohjainen (erillinen liite). Varsinaisen tarjouspyynnön voit tehdä joko kirjeen muotoisena liitteillä täydennettynä tai voit käyttää tarjouspyyntölomakepohjaa. Vakuutusyhtiöiden edustajat ovat olleet mukana laatimassa tätä päivitettyä versiota, mutta lopullinen muotoilu on kirjoittajan. Teksti- ja taulukkomuotoiset tarjouspyyntöpohjat eivät välttämättä ole kaikilta osin identtiset, joten tutki niitä ristiin. Tarpeittesi mukaan poista tarpeettomat osat ja täydennä sillä, mikä kunnassasi on tarpeellista. Käytä vain jompaakumpaa pohjaa lopullisen tarjouspyynnön muotoilussa.

20 Tarjouspyyntöpohja Esimerkki tarjouspyynnöstä, lakisääteinen tapaturmavakuutus Mallilan kunta pyytää tarjoamaan yhtiönne näkemyksen mukaan sopivimman maksujärjestelmän/sopivimmat maksujärjestelmät, jossa/joissa maksun tarkistus vuosittain vakuutusmuoto täydellinen / pakollinen vakuutusmaksu nousee yhden myöhemmin kuvattavan suurvahingon vaikutuksesta enintään noin prosenttia ( tai euroa vuodessa ) Tarjouksesta on käytävä ilmi seuraavat seikat: mikä on vuoden T ennakkomaksu mikä on arvio vuoden T lopullisesta maksusta tarjouspyynnön tiedoilla miten tarjottu maksujärjestelmä ottaa huomioon ohimenevät korvaukset ja pysyvät korvaukset kuinka usein maksu tarkistetaan koska maksu tarkistetaan ensimmäisen kerran kuinka monta tilastovuotta maksun tarkistuksessa otetaan huomioon jos vakuutus siirtyy toiseen yhtiöön, miten viimeisen voimassaolovuoden maksu poikkeaa siitä jos vakuutus jatkuisi yhtiössänne onko vakuutuksen päättymiselle asetettu joitain ehtoja kuinka pitkä on seurantajakso vakuutuksen päätyttyä Pyydämme esimerkkilaskelmia seuraavilla oletuksilla: Laskelmat alkavat 1.1.2xxx ( = vuosi T ) ja vakuutus päättyy 31.12.2xxx). 1) Tilanne ilman suurvahinkoa palkkasumma euroa/vuosi normaali vahinkomeno euroa/vuosi (normaalivahinkomenona olisi hyvä käyttää esim. viiden edellisen vuoden keskiarvoa) vuonna T ilmenee 50 % kunkin sattumisvuoden (T) korvauksista, T+1 25 % korvauksista ja T+2 loput 25 % korvauksista lakisääteiset lisät ja asiakashyvitys sekä muut mahdolliset alennukset sisällytetään laskelmiin X %:n mukaan, mutta niiden vaikutus on eriteltävä