Uudenmaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen riskiarvio Tiivistelmä 21.8.2017
Tausta Projektin tavoitteena oli kartoittaa Uudenmaan maakunnan toiminnan käynnistämiseen liittyvät riskit valituilla osa-alueilla uudistuksen siirtyessä seuraavaan vaiheeseen sekä arvioida riskit riskienhallinnan tarpeita ajatellen Valitut osa-alueet: Toimintaympäristöön liittyvät riskit Muutoksen läpivientiin liittyvät riskit Henkilöstöön liittyvät riskit Palvelujen saatavuuteen liittyvät riskit Ylätason riskit ICT-ympäristöön liittyen Osa-aluekohtaiset riskit kartoitettiin kesäkuussa 2017 konsultin avulla Käymällä läpi Uusimaa 2019 hankkeen jo laatimat riskienhallinnan dokumentaatiot Toteuttamalla kohdennetut haastattelut Uudenmaan liitossa viikoilla 24-25: Haastateltavina olivat maakuntajohtaja, muutosjohtajat sekä muut Uusimaa 2019 hankkeen jäsenet, lisäksi henkilöstöön liittyvien riskien osalta PKS- ja HUS:n henkilöstöjohtajat Kartoituksessa tunnistettiin yhteensä 57 riskiä Kartoitetut riskit käsiteltiin ja arvioitiin hankkeen työpajassa 27.6.2017
Riskikartoituksen päälöydöksiä Maakuntauudistus on yksi Suomen historian suurimmista julkishallinnon mullistuksista. Se käsittää suuren muutoksen johtamisen, uuden organisaation rakentamisen sekä organisaatiokulttuurin synnyttämisen uudistuksen laajuuden hallitsemattomuus nousi kokonaisuudessaan riskiarvion vakavimmaksi riskiksi Uudenmaan maakunnan suuri koko hankaloittaa maakuntauudistuksen toteuttamista useat tunnistetut riskit pohjautuvat siihen, että maakunnan kaupunkien ja kuntien siirtyvissä toiminnoissa on omia vuosien saatossa muodostettuja rakenteita, järjestelmiä ja käytäntöjä, jotka tulisi nyt yhdistää ja yhtenäistää Poliittiset riskit vaikuttavat muutoksen suuntaan, aikatauluun ja toteutukseen - lainsäädännön ja maakuntavaalien viivästyminen hidastaa maakunnan toiminnan suunnittelua ja aloittamista. Liian vähäinen viestintä sekä joidenkin uudistuksen toteuttamisessa mukana olevien sidosorganisaatioiden vähäinen sitoutuminen uudistukseen vaikuttaa uudistuksen etenemisen uskottavuuteen
Riskikartoituksen päälöydöksiä Uudistuksen rahoituksen ennustettavuus on huono, minkä vuoksi valmisteluvaiheen budjetointi on vaikeaa Maakuntaan siirtyvän henkilöstön näkökulmasta riskit liittyvät henkilöstöjohtamiseen muutostilanteessa Maakunnan asukkaiden näkökulmasta palveluketjun jatkuvuuden ja selkeyden vaarantuminen nähtiin riskinä järjestämisvastuun siirtyessä kunnilta ja maakunnalle Lukuisten ICT-järjestelmien siirtäminen ja yhtenäistäminen aiheuttaa riskin erityisesti tiukan aikataulun ja useiden valtakunnallisesti suurten ICT-transformaatioprojektien samanaikaisuudesta johtuen
TODENNÄKÖISYYS 1 2 3 Riskien priorisointi Riskit priorisoitiin toteutumisen todennäköisyyden ja vaikutuksen perusteella asteikolla 1-3 Riskin toteutumisen vaikutusta voidaan arvioida yhden tai useamman pääkategorian mukaan: Taloudellinen vaikutus (taloudelliset menetykset) Mainevaikutus (vaikutus sidosryhmäluottamukseen, medianäkyvyyteen sekä muut epäsuorat vaikutukset) Strateginen vaikutus (vaikutus kykyyn toteuttaa strategisia suunnitelmia ja saavuttaa tavoitteita) Riskien toteutumisen vaikutusta arvioidaan seuraavalla skaalalla: 1 = lievästi haitallinen eli vähäinen 2 = haitallinen 3 = erittäin haitallinen eli vakava Riskien toteutumisen todennäköisyyttä arvioidaan seuraavalla skaalalla: 1 = pieni 2 = kohtalainen 3 = suuri Riskin kokonaisriskitaso muodostuu kertomalla vaikutuksen ja todennäköisyyden saamat arvot keskenään. Riskitasot on luokiteltu seuraavasti: 1 = merkityksetön 6-7 = merkittävä 2-3 = vähäinen 8-9 = sietämätön 4-5 = kohtalainen Korkea Matala Vähäinen Vakava 1 2 3 VAIKUTUS
Merkittävimmät riskit Kaikista riskeistä merkittävälle tasolle nousi 13 riskiä joukossa korostuivat erityisesti toimintaympäristöön ja muutoksen läpivientiin liittyvät riskit Riski Vaikutus Todennäköisyys Riskitaso M4. Uudistuksen laajuuden hallitsemattomuus 2,7 2,7 7,29 I1. Tiukka aikataulu ICT-järjestelmien rakentamiseen, käyttöönottoon ja yhtenäistämiseen 2,8 2,6 7,28 P2. Palveluketjussa ilmenee ongelmia uuden työnjaon vuoksi Suurin 2,6 2,6 6,76 vaikutus M2. Liian kireä aikataulu 2,5 2,7 6,75 T10. Rahoitus epävarmalla pohjalla 2,4 2,8 6,72 M1. Muutoksen suunta ja sisältö epävarmoja 2,5 2,5 6,25 T5. Valtionhallinnon toiminta ajoittain hidasta uudistuksen alueellisen valmistelun näkökulmasta 2,6 2,4 6,24 T2. Poliittinen päätöksenteko viivästyy 2 3 6 H14. Sidosorganisaatioiden muutosvastarinta 2,2 2,7 5,94 T7. Sidosryhmät ajavat omaa etuaan 2,2 2,6 5,72 Suurin vaikutus M8. Sisäinen viestintä liian vähäistä 2,8 2 5,6 I5. Rahoituksen riittävyys epävarmaa 2,8 2 5,6 Suurin H1-17 Henkilöstöjohtaminen muutostilanteessa 1,5-2,3 toden- 1,2-2,5 näköisyys 1,95-5,75
Jatkotoimenpiteitä 2017-2018 Riskienhallinta osana maakunnan toiminnan käynnistämisen jatkuvaa ohjausta Korkeimmalle priorisoiduille riskeille suunnitellaan hallintatoimenpiteitä Riskeille määritellään toimintastrategia, kontrollitavoitteet ja toimenpiteet, onnistumista mittaavat indikaattorit sekä toimenpiteistä vastuulliset henkilöt Suunnittelun tarkoituksena on ennakoida ja hallita uudistuksen mukanaan tuomia riskejä Riskiarvion päivittäminen ulkoisten ja sisäisten toimintaympäristön muutosten pohjalta keväällä 2018
Anna palautetta, kysy tai kommentoi! www.uusimaa2019.fi @uusimaa2019 Sote-muutosjohtaja Timo Aronkytö +358 40 631 5011 timo.aronkyto@uudenmaanliitto.fi @aronkyto Muutosjohtaja Markus Sovala +358 40 664 6091 markus.sovala@uudenmaanliitto.fi @MarkusSovala