Lempäälän kunta Tarjouspyyntö 1 (8) Liikuntatoimi 27.5.2015 Kuntosalin välineet Hankintamenettely Lempäälän kunnan liikuntatoimi pyytää tarjouksia Lempoisten koulun liikuntahallin kuntosalin välineiden hankinnasta. Avoin Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on sähköisenä saatavilla kaupungin internetsivuilla http://www.lempaala.fi/ Hankinnan kohde Kuntosalin välineet tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee tarjota kaikkia liitteen 1 Tuote- ja hintalomakkeen tuotteita. Vähimmäisvaatimukset tuotteittain ovat liitteessä 1Tuote- ja hintalomake. Liitteenä 2 on Pohjapiirros käytössä olevasta tilasta. Laitteet tulee sopia niille varatuille paikoille. Tarjoajan tulee noudattaa laiteille asetettuja turva- alueita. Tilaaja varaa mahdollisuuden tarjottavien tuotteiden testikäyttöön vaatimusten todentamiseksi tai arvioinnin tueksi. Mahdollisesta testikäytöstä annetaan tarjoajille tarkemmat ohjeet hankinnan vertailuvaiheessa. Testikäyttö tulee voida suorittaa Lempäälän lähialueella viimeistään 2 viikon kuluttua pyynnöstä. Tiedot tarjottavasta laitteesta Tarjoukseen tulee liittää kuvalliset tuote-esitteet, joista selviävät tarjottavien tuotteiden tekniset ja toiminnalliset tiedot sekä liitteessä 1 Tuote- ja hintalomake vaaditut vähimmäisvaatimukset. Tarjoajan tulee lisäksi antaa kuvaus liitteessä 1 Tuote- ja hintalomake pyydetyistä tuotteista. Takuuaika Takuuajan tulee olla vähintään viisi (5) vuotta laitteen rungolle ja kaksi (2) vuotta muut osat. Takuuaika tulee ilmoittaa tarjouksessa.
Huoltopalvelut Huolto- ja tukipalvelua tulee saada arkipäivisin vähintään klo 8-16 välisenä aikana suomen kielellä. Vasteaika huolto- ja tukipyyntöön vastaamiseen puhelimitse tai sähköpostitse saa olla enintään 24 tuntia, automaattikuittausta ei hyväksytä. Huoltotoimenpiteen vasteaika huoltotarpeen ilmoituksesta on oltava arkisin vähintään 48 tunnin sisällä, viikonloppuina tehdyistä ilmoituksista seuraavana arkipäivänä. Huolto suoritetaan laitteen sijoituspaikalla. Huoltoaika sovitaan aina tapauskohtaisesti. Varaosia on saatava vähintään viiden (5) vuoden ajan laitteiden toimittamisesta. Tarjouksessa on kuvattava tarjottavan laitteen takuu- ja huoltopalvelut vähintään seuraavilta osin: - Huollonyhteystiedot - Huolto/korjaustyön vasteaika vikailmoituksesta - Takuuaika ja takuuhuollon sisältö (selvitys takuuajan huolloista ja takuun muusta sisällöstä) - Teknisen tuen saatavuus, vasteaika ja yhteystiedot - Takuuajan jälkeisen huollon toimintatavat Käyttökoulutus Tarjoajan tulee tarjota käyttökoulutus n. 5 henkilön ryhmälle. Koulutus tulee antaa hankituilla välineillä tilaajan tiloissa. Käyttökoulutuksenajankohta sovitaan tilaajan edustajien kanssa erikseen. Koulutuksen kustannukset on sisällytettävä väline kokonaisuuden kokonaishintaan. Lisäksi hintaan ja toimitukseen tulee sisältyä suomenkieliset käyttöohjeet. Volyymi Sopimuskausi Osatarjous Hankinnan arvioitu volyymi on liitteessä 1 Tuote- ja hintalomake. Hankintasopimus tehdään heti kun mahdollista. Ei oteta huomioon. Vaihtoehtoiset tarjoukset Ei oteta huomioon. Toimitusehto Toimitusaika Lempoisten koulun liikuntahalli, kuntosali, Koulutie 8,Lempäälä, pakkauksista purettuna, paikoilleen käyttökuntoon koottuna, pois kuljetettuna. Laitteistot ovat toimittajan vastuulla asennuksen suorittamiseen asti. Toimitusaika tilauksesta tulee ilmoittaa tarjouksessa viikkoina. Toimitusaika saa olla enintään kymmenen (10) viikkoa.
Toimitusajan ilmoittaminen välimyyntivarauksin tulkitaan siten, ettei tarjoaja sitoudu ilmoittamaansa toimitusaikaan. Hinnat Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäveroton kiinteät hinnat tuotteille. Hinnat tulee ilmoittaa oheisella lomakkeella (liite 1 Tuote- ja hintalomake). Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Hintalomakkeella annettavien kaikkien hintojen tulee sisältää kaikki tilaajan maksettavaksi tulevat kustannukset kuten matkaaika, matka, majoitus, postitus yms. kulut. Laskutus, toimitus yms. lisiä ei hyväksytä. Laskutus Maksuehto Laskutus tulee tapahtua verkkolaskutuksena. Kunnan ovt-tunnus 003701507831. Kuntaan saapuvia ja lähteviä laskuja välittävä operaattori on CGI ja sen välitystunnus on 003703575029. Tavara voidaan laskuttaa, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. Alihankkijat Tarjouksessa tulee ilmoittaa tiedossa olevien alihankkijoiden käyttö. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat tarjoajaa koskevat rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset sekä tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan on oltava rekisteröity kaupparekisteriin/ammatti tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.
Ulkomaalaisen tarjoajan on toimitettava kaikki vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Vastaavat todistukset ja selvitykset on toimitettava myös tiedossa olevien alihankkijoiden osalta. Muiden käytettävien alihankkijoiden osalta todistukset ja selvitykset tulee esittää viimeistään sopimuksenteko vaiheessa. Rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusten suorittamisesta Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset: Tarjoajan tulee esittää referenssit vähintään kolmesta (3) kuntosalin varustamisesta julkisyhteisölle viimeisen kolmen (3) vuoden sisällä tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Referenssikohteen kuntosalin tulee sisältää vähintään kymmenen (10) erilaista säädettävää laitetta. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: Liite 3 Referenssilomake täytettynä Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi tarjoukseen on liitettävä kohdassa tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset vaaditut selvitykset ja todistukset. Tarjousten arviointia ja vertailua varten on tarjoukseen liitettävä: - liite1 Tuote-ja hintalomake täytettynä - liite 3 Referenssilomake täytettynä - kuvalliset tuote-esitteet(joista selviävät tarjottavien välineiden tekniset ja toiminnalliset tiedot sekä liitteessä 1 Tuote-ja hintalomake vaaditut vähimmäisvaatimukset)
Tarjousten arviointia ja vertailua varten on tarjouksessa selvitettävä: - liitteessä1 Tuote- ja hintalomake vaaditut kuvaukset Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköinen yhteystietonsa (sähköposti tai faksi). Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Tampereen kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Valintaperuste Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat: Hinta. Painoarvo 60 %. Laatu. Painoarvo 40 %. o Ominaisuudet vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin (arvioidaan liite 1 Tuote- ja hintalomakkeen mukaisesti). Painoarvo 25 %. o Huoltotoimenpiteen vasteaika huoltotarpeen ilmoituksesta vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin. Painoarvo 15 %. Hintavertailussa hintapisteet lasketaan seuraavasti: Hinnaltaan edullisin tarjous saa painoarvon verran vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrotaan painoarvolla (X/Y*painoarvo). Laadun arvioinnissa laatupisteet lasketaan seuraavasti: Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa painoarvon verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että kyseisen tarjouksen laatupisteet (Y) jaetaan eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen pisteillä (X) ja kerrotaan painoarvolla (Y/X*painoarvo).
Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämiseen, mikäli niissä on tarjouspyynnön vastaisia ehtoja (esim. hinnanvaraumia ja poikkeavia maksuehtoja). Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, mikäli tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset eivät täyty tai jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty. Tarjous hylätään myös, mikäli tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Sopimusehdot Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Valitun toimittajan ja Tampereen kaupungin välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan sopimuksen. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 (JYSE 2009 TAVARAT), jotka ovat luettavissa osoitteessa http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/075_ verotus/jyse_tavarat.pdf Julkisten hankintojen yleisistä sopimusehdoista poiketen hankinnassa noudatetaan seuraavia säännöksiä viivästyssakon osalta: Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia viivästyneen toimituksen arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimuksen voimassaoloaikana noudatetaan seuraavaa asiakirjojen pätevyysjärjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot 2009 (JYSE 2009 TAVARAT)
4. Tarjous Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Pirkanmaan käräjäoikeudessa. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjouksen voimassaolo Tarjousten lähettäminen Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa ainoastaan erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta tai muusta tekijästä ei ole liike- tai ammattisalaisuus. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.7.2012 asti. Tarjous + sähköinen versio CD/DVD:llä tai USBmuistitikulla (Exceltaulukot Microsoft Excel 2003 formaatissa) on toimitettava viimeistään 12.6.2015 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa kirjaamoon osoitteeseen: Lempäälän kunta Liikuntatoimi (Käyntiosoite:Tampereentie 10) PL 36 37501 Lempäälä Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä Tarjous: Kuntosalin välineet ja tarjoajan nimi. Mikäli sähköisen ja paperisen tarjouksen välillä on ristiriita, katsotaan paperinen versio tarjouksesta ensisijaiseksi. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoaja vastaa tarjouksen saapumisesta määräaikaan mennessä yllä mainittuun Lempäälän liikuntatoimen osoitteeseen. Lisätiedot Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 6.6.2015 klo 15.00 mennessä sähköpostitse osoitteella timo.toivonen(at)lempaala.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Kuntosalin välineet.
Liitteet Liite 1, Tuote- ja hintalomake Liite 2, Pohjapiirros