1(11) TOIMISTOTARVIKKEET Oulun konttori hankintapalvelut, pyytää tarjoustanne toimistotarvikkeista Oulun kaupungille ja hankintayhteistyökumppaneilleen (jäljempänä myös tilaajat ) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteen mukaisesti. Hankintayksikkö ja hankintayksikön yhteistyökumppanit Sopimuskausi Oulun kaupungin hankintayhteistyökumppanit tämän kilpailutuksen perusteella solmittavaan hankintasopimukseen ovat Hailuodon, Haukiputaan, Iin, Kempeleen, Kiimingin, Limingan, Lumijoen, Muhoksen, Oulunsalon, Tyrnävän, Utajärven, Yli-Iin kunnat sekä Kuusamon ja Pudasjärven kaupungit sekä Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (Osekk). Oulun seudun koulutuskuntayhtymän organisaatiossa voi sopimuskauden aikana tapahtua järjestelyjä/muutoksia. Mahdolliset muutokset koskevat mm. Hallituksen päätökseen iltakoulussa 16.11.2011 ammattikorkeakoulujen taloudellisen ja hallinnollisen aseman uudistamisen periaatteista sekä Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeistukseen osakeyhtiöiden perustamista ja OKM:n kirje 11.5.2012 ammatillisen koulutuksen opiskelijamäärien uudelleen suuntaaminen sekä rakenteellisen kehittämisen toimeenpanosta. Varaamme oikeuden liittää sopimukseen samoin ehdoin uudet organisaatiot. Varaamme myös oikeuden liittää sopimukseen samoin ehdoin sopimuskauden aikana, alustavan aikataulun mukaan syksyllä 2012, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin (PPSHP), toimituspisteinä Oulun Yliopistollinen sairaala ja Oulaskankaan sairaala sekä Lapin sairaanhoitopiirin toimituspisteet liitteen 1. tarjouslomake mukaisesti. Ii, Simo, Pudasjärvi, Utajärvi ja Vaala muodostivat 1.1.2010 alkaen Oulunkaaren seutukunnan perusterveydenhuollon yhteistoiminta-alueen. Oulunkaari hoitaa näissä kunnissa perusterveydenhuollon alueen. Oulunkaaren seutukunnan osalta Vaala ja Simo ovat hankinnassa mukana. Oulu, Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo ja Yli-Ii muodostavat 1.1.2013 Uuden Oulun kaupungin. Suurin osa yhdistyvien kuntien henkilöstöstä on siirtynyt Oulun alustalle jo 1.1.2012 ja loput siirrot tapahtuvat vaiheittain vuoden 2012 aikana. Sopimus tehdään ajalle 1.11.2012 31.10.2014 Optiokaudet ovat mahdollisia ajalle 1.11.2014 31.10.2015 sekä 1.11.2015-31.10.2016. Option käytöstä ilmoitetaan Oulun Konttorin hankintapalveluiden toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen edeltävän sopimuskauden päättymistä. Oulun Konttori hankintapalvelut tekee valitun toimittajan/toimittajien kanssa kirjallisen hankintasopimuksen hankintayhteistyökumppaneidensa puolesta. Oulun Konttori hankintapalvelut voi tehdä sopimuksen ja panna hankintapäätöksen täytäntöön kun
2(11) 21 päivää on kulunut siitä kun tarjouskilpailussa mukana olleet tarjoajat ovat saaneet hankintapäätöksen hakemusosoituksineen tiedoksi. Yleistä Hankinnasta on julkaistu HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) ennakkoilmoitus 13.1.2012 ja hankintailmoitus 3.7.2012. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Oulun kaupungin verkkosivuilla (www.ouka.fi/tarjouspyynnot). Hankintamäärät Hankinnassa noudatetaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Oulun Konttori hankintapalveluiden edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, etteivät tilaajat voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, Oulun Konttori hankintapalvelut voivat keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Oulun Konttori hankintapalvelut pidättää lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten hintavertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a. se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, b. siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin, c. tarjous ei ole muuten tarjouspyynnön mukainen, d. tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia. Liitteissä ilmoitetut kulutusmäärät ovat Oulun kaupungin ja yhteistyökumppaneiden vuositason arviokulutusmääriä tilaajien kannalta tärkeimmistä tuotteista. Postitus- ja kirjekuorten osalta kulutusmäärissä ei ole mukana Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin määriä. PPSHP liittyy sopimukseen mukaan postitus- ja kirjekuorten osalta 1.1.2014 alkaen. Tilaajat eivät sitoudu mihinkään vähimmäistilausmääriin ja pidätämme oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän.
3(11) Tuoteryhmät Esimerkkituotteet Tuotteet on ryhmitelty laskentaryhmittäin (Ryhmä 1 Ryhmä 2). Tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitut tuoteyksilöinnit ja valmistajien tuotemerkit ovat esimerkkejä. Muutkin mainittuja tuotemerkkejä ominaisuuksiltaan ja laadultaan vastaavat tuotteet otetaan huomioon. Tarjoajan tulee kuvata vastaavuus tarjouslomakkeella (liite 1). Tuotteiden laatuvaatimukset Tarjottavilta tuotteilta edellytetään, että ne täyttävät tuoteluettelossa esimerkkeinä mainittujen tuotemerkkien ominaisuus- ja laatutason. Niiden tuotteiden osalta, joille esimerkkituotetta ei ole määritelty, edellytämme sellaista laatutasoa ja soveltuvuutta, että tuotteet kestävät normaalia päivittäistä toimistokäyttöä ja ovat julkishallintoon soveltuvia. Tulemme tarvittaessa pyytämään näytteet tarjotuista tuotteista. Tarjoajan tulee toimittaa näytteet tuotetietoineen veloituksetta ja rahtivapaasti. Tarjouslomakkeella (liite 1) niistä tuotteista, joissa yksikkönä on sarja, voi tarjota tietyn kappalemääräisen sarjan sijasta useammankin kappaleen sarjaa Esimerkkinä kynissä 4-värin sarjan sijasta voi tarjota useamman kynän sarjaa, mutta ei esimerkiksi 3-kynän sarjaa. Tarjouslomakkeella (liite 1) ilmoitetut pakkauskoot ovat viitteellisiä ja tarjoajan tulee tarjota lähin mahdollinen pakkauskoko. Tilaaja pidättää oikeuden hylätä tuote jos se on ongelmallinen (esimerkiksi liian iso myyntierä) tilaajien toiminnan kannalta. Tarjoajan on ilmoitettava tuotekohtaisesti tarjouslomakkeella (liite 1) sisältääkö tuote tai sen pakkaus PVC:tä. Jos tuote koostuu useammasta osasta, on selvitettävä, mikä osuus siitä on PVC:tä. Arkistoinnissa käytettävien tuotteiden tulee olla arkistokelpoisia ja arkistolain 831/94 11 :n mukaisia. Arkistokelpoiset tuotteet materiaalitietoineen tulee merkitä tarjouslomakkeelle (liite 1) sille varattuun kohtaan. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava todistus tuotteiden arkistokelpoisuudesta. Värikasettien kierrätysmenettely on kuvattava ja palautusmenettely ohjeistettava erillisellä liitteellä. Mikäli tarjoajalla on pattereiden kierrätysmenettely, on se kuvattava ja palautusmenettely ohjeistettava erillisellä liitteellä. Pattereiden palautuksessa on huomioitava SER-asetus. Pattereiden ja värikasettien palautus tulee tapahtua toimittajan vastuulla ja kustannuksella. Tarjottuja tuotteita on valitulta toimittajalta saatava koko sopimuskauden ajan, myös mahdolliset optiovuodet mukaan lukien.
4(11) Tuotevalikoiman muuttuessa toimittajan tulee ilmoittaa kirjallisesti ja sähköisesti 30 päivää ennen muutosta muuttuneet ja korvaavat tuotteet Oulun Konttori hankintapalveluille. Tuotteet tulee voida palauttaa valitulle toimittajalle veloituksetta 14 päivän palautusoikeudella. Värikasetit Varaamme oikeuden tilata vain uusia alkuperäisiä värikasetteja. Tarjouslomakkeella (liite 1) on ilmoitettu värikasettien arviokulutusmäärät (Ryhmässä 2). Arviokulutusmääriin on laskettu yhteen alkuperäisten ja tarvikevärikasettien määrät. Oulun Konttori hankintapalvelut ei voi antaa arviota siitä, miten kulutus tulee jakaantumaan alkuperäisten ja tarvikevärikasettien kesken. Tilaajat voivat halutessaan tilata sopimuskauden aikana parhaaksi katsomansa vaihtoehdon. Tarjouslomakkeella (liite 1) värikasettien tuoteryhmässä (Ryhmä 2) pyydetään ilmoittamaan alkuperäisten ja tarvikekasettien hinnat. Jos värikasettien koodi viittaa vain joko ns. riittokasettiin tai tavalliseen, ja koska tarjouslomakkeella (liite 1) ole molemmille omaa tarjousriviä, tulee tarjouslomakkeelle hinta-sarakkeeseen tarjota pyydetty tuote. Lisäksi lisätiedot -sarakkeeseen tulee ilmoittaa koodi ja hinta myös toiselle vaihtoehdolle. Mikäli tarjouslomakkeen (liite 1) värikaseteissa on epäselvyyttä, tarjoajan tulee ilmoittaa tästä esittämällä kysymyksen (Ks. kohta Lisätiedot ja kysymykset). Takuu Teostomaksu Tarjouslomakkeella (liite 1) on selostettava takuu: takuuaika, takuun laajuus ja ehdot tuotekohtaisesti. Tarjoajan tulee pyydettäessä osoittaa, että heidän myymistään tuotteista on yksityisen kopioinnin hyvitysmaksu maksettu. Mikäli tarjoaja on vastuussa yksityisen kopioinnin hyvitysmaksusta, tarjoajan tulee kuvata erillisellä liitteellä miten tilaajille voidaan myöntää oikeus ostaa digitaalisia tallennusalustoja ilman kyseistä hyvitysmaksua. Tarjous tehdään ilman hyvitysmaksua. Hyvitysmaksun määrä tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite 1) lisätietoja -sarakkeessa niistä tuotteista, joita se koskee. Toimistotarvikkeiden hyllytys Tämä tarjouspyyntö ei koske toimistotarvikkeiden hyllytyspalveluja. Oulun kaupungilla on tällä hetkellä käytössä yhdeksän (9) hyllytyssopimusta yhdeksässä (9) eri toimipisteessä. Toimipisteet, joissa on hyllytyspiste, käyttävät vain hyllytyspalvelusopimusta. Sähköinen tilausjärjestelmä Oulun kaupungilla ja yhteistyökumppaneilla on käytössään sähköinen ostotilausjärjestelmä. Oulun Konttori hankintapalvelut ja tilaajat edellyttävät, että valittu toimittaja tuottaa hankintapäätökseen ja sopimukseen perustuvan sähköisen tuoteluet-
5(11) telon tämän kilpailutuksen myötä tehtävän sopimuksen mukaisista tuotteista sopimuskauden alkuun mennessä. Tuoteluettelo tuotetaan Oulun Konttorin hankintapalveluilta saatavien erillisten ohjeiden mukaisesti ja yhteistyössä Oulun kaupungin määrittelemän ulkopuolisen palvelun tuottajan kanssa. Edellytämme toimittajalta kykyä ottaa vastaan tilauksia sähköpostin, puhelimen ja faksin välityksellä. Yhteistyö ja raportointi Hinnat ja alennukset Valitun toimittajan tulee vuosittain järjestää asiakaspalvelukysely, jonka yhteenveto toimitetaan Oulun Konttori hankintapalveluille sekä hankintayhteistyökumppaneille. Valitun toimittajan tulee toimittaa Oulun Konttori hankintapalveluille ja hankintayhteistyökumppaneille sopimuskauden tuotetoimituksista yhteenveto koko hankintayhteistyön osalta kaksi kertaa vuodessa. Yhteenveto toimitetaan kunta- ja kuntayhtymäkohtaisesti. Yhteenvedosta tulee käydä ilmi kaikki toimitetut sopimustuotteet sekä niiden kpl- ja euromäärät. Lisäksi toimittajan tulee analysoida raportti siten, että hankintayksikkö ja hankintayhteistyökumppanit saavat tiedon kyseiseltä toimittajalta hankintarenkaan toimitusyksiköittäin ostetuista volyymituotteista. Tarjoushinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä euromääräisinä nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hinta tulee olla sama kaikille kunnille ja kuntayhtymille. Tarjoushinnat on ilmoitettava laskentaryhmittäin (Ryhmät 1 ja 2) tarjouspyynnön liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla (liite 1), joihin on myös merkittävä kaikki tuoteyksilöinnit. Kummallekin laskentaryhmälle on oma välilehtensä liitteenä 1 olevassa Excel-taulukossa. Tarjoushinnat kumpaankin tarjottavaan laskentaryhmään on ehdottomasti merkittävä tarjouspyynnön jokaiselle riville. Hinnat ilmoitetaan neljällä (4) desimaalilla. Laskentakaavojen käyttö á-hinta sarakkeessa on kielletty. Niille riveille, joiden kulutusmäärä on yksi (1), pyydämme sitovat hinnat. Kumpikin laskentaryhmä käsitellään erikseen. Muilla tavoin merkittyjä hintoja ei huomioida tarjousvertailussa. Sopimuksella tullaan hankkimaan myös tarjouslomakkeelle (liite 1) listaamattomia toimistotarvikkeita ja värikasetteja. Samaan laskentaryhmään (Ryhmät 1 ja 2) kuuluville tuotteille on ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 1) alennusprosentti, jota ei kuitenkaan käytetä päätöksenteossa. Tarjouksen mukaan tulee liittää tarjoajan voimassaoleva bruttohinnasto, josta prosenttialennus on annettu. Vaihtoehtoisesti tarjoaja voi toimittaa sähköisesti nettohinnaston, josta alennukset on jo vähennetty. Tarjouksesta tulee selkeästi käydä ilmi, kumpi hinnasto on kyseessä. Tarjouslomake (liite 1) tulostetaan ja palautetaan yhdessä cd-levykkeen tai muistitikun kanssa.
6(11) Hintojen sitovuus Toimitusehdot Tarjouksessa ilmoitetut hinnat ovat sitovat. Valitulla toimittajalla on mahdollista tarkistaa tuotteiden sopimushintoja sopimuskauden ja mahdollisten optiokausien aikana. Hinnantarkistukset ovat mahdollisia tuoteryhmittäin alla olevan aikataulun mukaisesti. Tuoteryhmä 1 Ilmoitus hinnanmuutoksesta Hinnanmuutoksen voimaantulo 1.4.2014 mennessä 1.6.2014 lähtien 1.4.2015 mennessä 1.6.2015 lähtien 1.4.2016 mennessä 1.6.2016 lähtien Tuoteryhmä 2 Ilmoitus hinnanmuutoksesta Hinnanmuutoksen voimaantulo 1.4.2013 mennessä 1.6.2013 lähtien 1.9.2013 mennessä 1.11.2013 lähtien 1.4.2014 mennessä 1.6.2014 lähtien 1.9.2014 mennessä 1.11.2014 lähtien 1.4.2015 mennessä 1.6.2015 lähtien 1.9.2015 mennessä 1.11.2015 lähtien 1.4.2016 mennessä 1.6.2016 lähtien Hinnanmuutoksista on ilmoitettava Oulun Konttori hankintapalveluille kaksi (2) kuukautta ennen aiottua hinnanmuutosta alla olevan aikataulun mukaisesti. Hintojen korotukset edellyttävät tilaajan hyväksymistä. Hinnanmuutoksista ja niiden perusteista tulee ilmoittaa sekä kirjallisesti että sähköisesti. Ilmoitukseen liitetään asianmukaiset perusteet kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä sekä tuotteittain euromääräiset muutokset tilaajien ostoohje pohjalla, joka toimitetaan sopimustoimittajille sopimuksen synnyttyä. Valitun toimittajan tulee sitoutua siihen, että sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdollisesti samanaikaisesti voimassaoleva julkinen kampanjahinta. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sopimustuotetta edellytämme, että korvaava tuote toimitetaan tuotekohtaisella hinnalla. Hinta ei saa kuitenkaan olla aiemman tuotteen sopimushintaa korkeampi. Toimitusehto on TOP Oulun kaupunki ja TOP hankintayhteistyökumppanit (Finnterms 2001). Vain alle 100 euron (alv 0 %) tilauksista tarjoaja voi halutessaan veloittaa erillisen kiinteän pientoimitusmaksun. Pientoimitusmaksun suuruus tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite 1). Mikäli tarjoaja ei katso pientoimitusmaksua tarpeelliseksi, on veloitukseksi ilmoitettava nolla
7(11) Toimitusaika (0) euroa. Pientoimitusmaksu vertaillaan yhtenä ostoskoririvinä. Lopullinen vertailuhinta saadaan laskemalla ostoskorin rivit yhteen. Pientoimitusmaksun voi periä vain kerran yhdestä tilauksesta. Mikäli tilauksessa on eri aikaan toimitettavaa tilaustuotteena toimitettavaa tuotetta, niin pientoimitusmaksun voi periä. Toimittaja on velvollinen yhdistämään mahdolliset tilaustuotetoimitukset siten, että yhden (1) viikon aikana toimitettavat tuotteet toimitetaan tilaajalle samaan aikaan. Jälkitoimituksista pientoimitusmaksua ei voi periä. Toimittajasta johtuvat toimitusvirheet, jotka aiheuttavat ylimääräisiä toimituksia on toimitettava ilman lisäkustannuksia ja niistä ei voi veloittaa pientoimitusmaksua. Tarjouslomakkeen (liite 1) tuotteet ja muut varastotuotteet on toimitettava maksimissaan neljän (4) työpäivän kuluessa sitovasta tilauksesta. Tuotekohtaiset sitovat toimitusajat on ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 1) niille varatuissa kohdissa. Tarjouksen liitteenä toimitettavassa hinnastossa on ilmoitettava muiden kuin varastotuotteiden toimitusaika. Mikäli tuotteita jää jälkitoimitukseen, tulee niistä ilmoittaa tilaajalle viipymättä. Jälkitoimitus on aina toimitettava yhden (1) viikon kuluessa alkuperäisestä toimitusajasta laskien. Mikäli jälkitoimitusten toimitusaika ylittyy, velvoitetaan toimittajaa hyvittämään tilauksen alkuperäisestä arvonlisäverottomasta kokonaisarvosta 2 % jokaista alkavaa viikkoa kohden. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan tilausta, tilaajalla on oikeus hankkia tilauksen tuotteet muualta ja on oikeutettu veloittamaan hinnan alkuperäiseltä sopimustoimittajalta. Ensisijaisesti tuotteet pyritään hankkimaan sopimustoimittajalta. Toimituskohteet ja laskutus Jokainen toimituskohde laskutetaan erikseen. Edellytämme yhtä laskua yhtä tilausta kohti. Oikeat laskutus- ja toimitusosoitteet tulee tilausvaiheessa toimittajan toimesta varmistaa. Mahdollinen toimituksesta aiheutuva pientoimitusmaksu tulee veloittaa samalla laskulla, jolla toimituksen sisältämät tuotteet on veloitettu. Laskutuslisää ei hyväksytä. Laskussa on aina mainittava tilausnumero tai muu tilausviite. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus tai sen osa on hyväksytysti suoritettu, tavara tarkastettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Oulun kaupunki, Osekk ja PPSHP on siirtynyt pelkästään verkkolaskujen vastaanottoon. Verkkolaskujen tuottaminen Oulun kaupungille on mahdollista Oulun kaupungin tarjoaman ilmaisen sovelluksen avulla (http://ouka.fi/asiointi/verkkolasku/index.html). Muiden hankintayhteistyökumppaneiden osalta pyydämme lähettämään laskut ensisijaisesti verkkolaskuna. Laskutustapa tulee toimittajan toimesta varmistaa.
8(11) Maksuehdot Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri: 30 päivää netto, laskun saapumisesta Viivästyskorko Alihankkijat Osatarjoukset Muut: 21 päivää netto, laskun saapumisesta Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Alihankkijoiden käyttö on sallittua. Tarjoaja vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Kuntakohtaiset osatarjoukset hyväksytään. Laskentaryhmäkohtaiset (Ryhmä 1-Ryhmä 2) osatarjoukset hyväksytään. Vaihtoehtoiset tarjoukset Ympäristöystävällisyys Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Oulun kaupunki on sitoutunut kestävän kehityksen ohjelmaan. Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Haluamme raaka-aineiden ja valmistusmenetelmien olevan ympäristöystävällisiä ja kestävän kehityksen mukaisia (esim. Oulun kaupungin kestävä kehitys ohjelma http://www.ouka.fi/oulu/ymparisto-jaluonto/ymparistopolitiikka) sekä suosimme toimintaa, josta aiheutuu mahdollisimman vähän jätettä. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen yhteydessä erillinen selvitys, miten sen toiminnassa ja tuotteissa otetaan huomioon ympäristöystävällisyys. Tarjoajan on huomioitava EU-asetus N:o 106/2008 toimistolaitteiden energiatehokkuutta osoittavat merkinnät koskeva yhteisönohjelma. Yhteiskuntavastuut ja eettiset arvot Tarjoukseen tulee liittää erillinen kuvaus siitä, miten tarjoajan toiminnassa on otettu huomioon yhteiskuntavastuu ja eettiset arvot.
9(11) Muut ehdot Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009, tavarat). Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Puitesopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE 2009 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Tarjoukseen liitettävät selonteot Tarjouksen liitteenä tulee olla veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä työeläkekassan/eläkevakuutusyhtiön todistukset maksetuista eläkevakuutusmaksuista. Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Mikäli tarjouksen tekijä on aikaisemmin toisen tarjouksen yhteydessä toimittanut Oulun Konttorin hankintapalveluille voimassaoloehdon mukaiset todistukset, uusia todistuksia ei edellytetä ja pyydämme ilmoittamaan siitä tarjouksessa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Päätöksentekoperusteet Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kuntakohtaisesti yksi hinnaltaan halvin toimittaja molempiin ryhmiin (Ryhmä 1- Ryhmä 2). Vertailujen perusteella hankintapäätöksen tekee Oulun Konttori liikelaitoksen johtaja. Sähköinen tiedoksianto Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 1) sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi.
10(11) Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjoukset ovat julkisilta osin nähtävissä päätöksenteon jälkeen Oulun Konttorin kirjaamossa. Hintatiedot ovat julkisia. Lisätiedot ja kysymykset Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on toimitettava 31.7.2012 klo 16:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@ouka.fi. Viesti otsikoidaan Kysymys Toimistotarvikkeet, Dnro: KONTTORI: 3498/2012. Vastaukset julkaistaan 6.8.2012 osoitteessa www.ouka.fi/tarjouspyynnot. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla ja käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tilaajat eivät vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Tarjouksen toimittaminen Tarjoukset on toimitettava suljetussa kirjekuoressa 15.8.2012 klo 16.00 mennessä osoitteella: Oulun kaupunki Oulun Konttori / Kirjaamo PL 27, Torikatu 10 A 1. 1. krs 90015 OULUN KAUPUNKI Tarjouskuoresta tulee käydä ilmi tarjoajan yhteystiedot ja kuoreen tulee laittaa merkintä Toimistotarvikkeet, KONTTORI: 3498/2012., HANKINTAPALVELUT Marjo-Riitta Lalli hankinta-asiantuntija
11(11) Tarjouspyynnön liitteet: Liite 1 Tarjouslomake Tarjouksen mukana palautettavat liitteet: Veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista Työeläkekassan / eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkemaksuista Tarjouspyynnön liite 1. Tarjouslomake täytettynä ja tulostettuna Hinnastot tulostettuna CD-levy tai muistitikku sisältäen tarjouksen, tarjouslomakkeen täytettynä, alennushinnastot Ympäristöystävällisyys Yhteiskuntavastuu ja eettiset arvot Muut tarjouspyynnössä pyydetyt liitteet: o Värikasettien kierrätys- ja palautusmenettely o Pattereiden kierrätys- ja palautusmenettely o Selvitys kuinka tilaajille voidaan myöntää oikeus ostaa digitaalisia tallennusalustoja ilman yksityisen kopioinnin hyvitysmaksua.