Sote- ja maakuntauudistuksen henkilöstövalmistelu: Siirtymävaiheen yhteistyö luovuttavien organisaatioiden ja maakunnan välillä Työsuunnitelma Luonnos 3.4.2017 1
Uudenmaan liitto // Nylands förbund Helsinki-Uusimaa Regional Council Esterinportti 2 B 00240 Helsinki Finland +358 9 4767 411 toimisto@uudenmaanliitto.fi uudenmaanliitto.fi 2
SISÄLLYS 1 Työsuunnitelman tarkoitus... 4 2 Henkilöstön siirtyminen... 4 2.1. Tiedonkeruu... 4 2.2. Henkilöstön siirtyminen maakuntaan 1.1.2019... 5 2.3. Henkilöstösiirrot ja maakuntaan rekrytointi ennen 1.1.2019... 7 2.4 Väliaikainen yt-toimielin... 9 3 Väliaikaishallinnon henkilöstövalmistelua koskeva työohjelma... 10 3.1 Henkilöstöviestintä ja henkilöstön osallistuminen valmisteluun... 10 3.2 Henkilöstösiirtoihin ja -vastaanottoon liittyvät tehtävät... 10 3.3 Maakunnan henkilöstöhallinnon organisointi ja henkilöstöjohtamisen toimintamallin rakentaminen... 11 3
1 Työsuunnitelman tarkoitus Uudenmaan kuntien ja HUS:in henkilöstöjohtajista koostuva pienryhmä kokoontui 10.3.2017 aloituskeskusteluun sote- ja maakuntauudistuksen henkilöstövalmistelusta. Kokouksessa sovittiin yhteisestä työsuunnitelmasta, jossa kuvataan henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden ja tulevan maakunnan yhteistyötä uudistukseen liittyvissä henkilöstösiirroissa ja muissa työnantajakysymyksistä. Työsuunnitelma päivittyy ja tarkentuu esivalmisteluvaiheen aikana ja sen on tarkoitus toimia pohjana ja ohjeena väliaikaishallintovaiheen toimenpiteille sekä henkilöstöä luovuttavissa organisaatioissa, että maakunnassa. 2 Henkilöstön siirtyminen 2.1. Tiedonkeruu Väliaikaishallinnon käyttöön on valmisteilla valtakunnalliset ohjeet ja yhteinen tiedonkeruupohja henkilöstötietojen keräämiseen. Ohjeet ja tiedonkeruupohja valmistuvat kevään aikana. Tiedot henkilöstöstä herää luovuttava työnantaja. Tämä tarkoittaa, että henkilöstötiedonkeruun ensimmäinen vaihe alkaa vuoden 2017 kesälomien jälkeen, varsinainen tiedonkeruu ajoittunee viimeiselle vuosineljännekselle. Valtakunnallisen tiedonkeruupohjan näkökulma on siirtyvä yksittäinen työntekijä. Tämän takia Uudenmaan tasoisesti toteutetaan syksyllä lisäksi oma, erillinen ehtovertailu. Ehtovertailun tarkempi sisältö riippuu valtakunnallisen tiedonkeruupohjan sisällöstä. Laajimmillaan ehtovertailulla selvitetään: Siirtyvä palveluksessa oleva henkilöstö henkilöstön lukumäärä (aktiivinen ja ei-aktiivinen) henkilöstörakenne (ikärakenne, sukupuolijakauma, työsuhteiden luonne ja pituus, toimenkuvarakenne, nimikkeet ym.) henkilöstön jakautuminen toimipaikoittain organisaatiorakenne (organisaatiokaaviot ym.) sovellettavat työehtosopimukset ja muut paikalliset sopimukset palkka ja muut edut (palkkausjärjestelmät sopimusaloittain; muut henkilöstöedut, eli henkilöstöruokailu, puhelin, asuntoetu, työterveyshuolto, harrastemahdollisuudet jne.) eläke-edut (lakisääteiset eläke-edut ja muut eläköitymiseen liittyvät tiedot) sairauspoissaolot (sairauspoissaolot, työtapaturmat, ammattitaudit ym.) palkattomat ja palkalliset työ- ja virkavapaat (sis. perhevapaat, opintovapaat, vuorotteluvapaat ym.) työaika (työaikamuodot, työaikajärjestelyt, työaikakirjanpito, ylityökorvaukset ym.) vuosilomat (vuosilomakirjanpito, lomarahan maksukäytäntö, säästövapaiden määrät ym) Aiemmin päätetyt palvelussuhteet irtisanomistilanteet irtisanomisperusteet (tuotannollistaloudelliset ja henkilöperusteiset syyt) irtisanotut työntekijät, joiden työsuhde ei vielä ole päättynyt irtisanomisperusteiden uudelleenarviointi, uudelleensijoitus- ja koulutusvelvollisuus irtisanotut työntekijät joiden työsuhde on päättynyt työnantajan takaisinottovelvoitteiden huomioon ottaminen 4
muut tilanteet vireillä olevat erimielisyydet ja oikeudenkäynnit ym. kanneaikojen sekä mahdollisten korvausriskien huomioon ottaminen ulkopuolisen työvoiman käyttö alihankinta vuokratyö Ehtovertailuun liittyen luovuttavien organisaatioiden tulee huomioida KT Kuntatyönantajien ohjeistus palkkapolitiikasta ja paikallisista sopimuksista siirtymävaiheessa. Henkilöstöä luovuttavissa työnantajayksiköissä on pidättäydyttävä tekemästä tasokorotuksenomaisia harkinnanvaraisia palkankorotuksia, jotka voivat nostaa kustannuksia uusissa maakunnallisissa työnantajayksiköissä. Siirtymävaiheessa on myös ensiarvoisen tärkeää, että työnantajat noudattavat tehtävän vaativuuden arviointia ja niitä tehtäväkohtaisen palkan tasoja, jotka ovat työnantajayksikössä voimassa. Uusia paikallisia sopimuksia tehtäessä on erityisesti otettava huomioon se, olisiko sopimuksella vaikutuksia pitkälle tulevaisuuteen. Lisäksi nyt tehdyt ja tehtävät paikalliset sopimukset on ensisijaisesti tarkoitettu tämän hetkisiin tarpeisiin ja tulisi irtisanoa päättymään ennen henkilöstön siirtymistä maakuntaan. Henkilöstöä luovuttavissa työnantajayksiköissä tulisi myös analysoida nykyisten paikallisten sopimusten sisältö, koska sopimusten käyttöala muuttuu 1.1.2019 kun sopimusten piiristä siirtyy henkilöstöä muualle. Jos esimerkiksi jokin paikallinen sopimus on tehty sosiaalihuollon tarpeita silmällä pitäen, se voi kuntatyönantajan näkökulmasta olla jatkossa tarpeeton, ja sopimus tulee näin ollen irtisanottavaksi. Henkilöstötiedonkeruun ja ehtovertailun lisäksi maakunta tarvitsee tietoa tehtäviä luovuttavien organisaatioiden henkilöstövoimavarojen johtamismalleista ja henkilöstökäytännöistä, jotta se voi sovittaa nämä yhteen omien toimintamalliensa kanssa. 2.2. Henkilöstön siirtyminen maakuntaan 1.1.2019 Kunnista, kuntayhtymistä ja valtiolta maakuntakonserniin tai maakuntien määräysvallassa oleviin yhteisöihin siirtyvään henkilöstöön sovelletaan liikkeen luovutuksen periaatteita. Liikkeen luovutuksessa työntekijät siirtyvät toiselle työnantajalle ns. vanhoina työntekijöinä eli siirtymähetkellä voimassa olevat palvelussuhteen ehdot säilyvät. Liikkeenluovutusperiaatetta sovelletaan riippumatta siitä, missä järjestyksessä maakuntien organisaatioita perustetaan ja niiden yhtiöiden tai yhteisöjen osalta, jotka perustetaan 31.12.2020 mennessä. Liikkeen luovutuksessa työntekijä ei voi vastustaa muutosta ja jäädä entisen työnantajan palvelukseen. Sekä vakinainen että määräaikainen työntekijä voi kuitenkin irtisanoa työsopimuksensa päättymään luovutuspäivästä lukien, siis noudattamatta irtisanomisaikaa. Liikkeen luovutuksen jälkeen noudatettava työehtosopimus määräytyy uuden työnantajan toimialan mukaan seuraavan sopimuskauden alusta lukien (maakunnassa sovellettavat työ- ja virkaehtosopimukset), eli työntekijän palvelussuhteen ehtojen määräytyminen muuttuu, kun sovellettava työehtosopimus muuttuu. Uudella työnantajalla on siirron jälkeen normaalit työnantajan mahdollisuudet muuttaa toimintaansa, järjestellä työtä uudelleen ja käyttää työnjohto-oikeuttaan. Henkilöstö siirtyy sen maakuntakonserniin kuuluvan tai maakunnan määräysvallassa olevan yhteisön palvelukseen, jolla on tuottamisvastuu niistä tehtävistä, joissa asianomainen henkilö on ollut ennen siirtymistä. Valtion henkilöstöä tulee siirtymään eri maakuntiin ja muihinkin työnantajayksiköihin. Kuntien yhteisten tukipalveluiden osalta työntekijä siirtyy maakunnan tai 5
maakuntakonserniin kuuluvan tai maakunnan määräysvallassa olevan yhteisön palvelukseen, jos henkilöstön nykytehtävistä vähintään puolet kohdistuu maakunnalle siirtyviin tehtäviin. Väliaikaishallinnon käyttöön on valmisteilla valtakunnallisia linjauksia tukipalveluhenkilöstön osalle sekä malli siirtosopimukseksi. Maakuntakonsernin rakenteen alustava hahmottaminen on aloitettu ja rakennetta tarkennetaan väliaikaishallintovaiheessa syksyllä 2017 ja talvella 2018 niin pitkälle kuin mahdollista. Maakuntakonsernin rakenne henkilöstöä vastaanottavana organisaationa ja sen eri yksiköt, yhtiöt ja yhteisöt 1.1.2019 vahvistuvat kuitenkin lopullisesti vasta sen jälkeen, kun maakuntavaltuusto on valittu ja maakunta aloittanut toimintansa toimivaltaisena toimijana vuoden 2018 toisella neljänneksellä. Näin ollen sopiva aika luovuttavien organisaatioiden liikkeen luovutuksen johdosta käymille yhteistoimintamenettelyille on vuoden 2018 kolmas neljännes. Yhteistoimintamenettelyjen tulisi olla käytynä hyvissä ajoin ennen liikkeen luovutusta, eli 30.9.2018 mennessä. Maakunta tarvitsee 30.11.2018 mennessä lopullisen selvityksen siirtyvästä henkilöstöstä (31.12.2017 mennessä tehdyn esiselvityksen päivitys joulukuun 2018 tilanteen mukaiseksi). Poikkeuksen tähän aikatauluun voisi muodostaa ne mahdolliset yksiköt, joihin siirrot toteutuvat jo syksyllä 2018. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi maakunnan tukipalveluyhtiöt (ict-, talous- ja henkilöstö jne) tai pääkaupunkiseudun kasvupalvelukuntayhtymä, jos ne perustetaan ennen 1.1.2019 ja jos perustamisen yhteydessä todetaan, että henkilöstön siirtyminen olisi tarkoituksenmukaista toteuttaa jo syksyllä 2018. Maakunnan toiminnan osalta kuitenkin mahdolliset päätökset perustaa yksiköitä, jotka aloittavat toimintansa ennen muun toiminnan käynnistymistä 1.1.2019, ovat mahdollisia vasta maakuntavaltuuston järjestäydyttyä maaliskuussa 2018. Henkilöstön siirtosuunnitelmien ja -sopimusten valmistelemiseksi muodostetaan maakunnan johdolla vuoden 2018 toisella neljänneksellä ns. liikkeenluovutusverkosto, johon kuuluu siirtyvistä ja vastaanottavista toiminnoista vastaavat työnantajan edustajat, sekä henkilöstöhallinnon ja viestinnän ammattilaisia sekä luovuttavista organisaatioista että maakunnasta. Tässä verkostossa valmistellaan sekä alustavat siirtosuunnitelmat henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden yhteistoimintamenettelyjen pohjaksi, että lopulliset siirtosopimukset maakuntavaltuuston hyväksyttäväksi joulukuussa 2018. Henkilöstöä luovuttavissa organisaatioissa on oltava käytynä liikkeen luovutukseen liittyvät yhteistoimintamenettelyt ennen päätöksiä siirtosopimuksista. 6
2.3. Henkilöstösiirrot ja maakuntaan rekrytointi ennen 1.1.2019 Maakunnan väliaikainen toimielin, jonka toimikausi päättyy maakuntahallituksen aloitettua työnsä 03/2018, voi ottaa henkilöitä vain määräaikaiseen virka- ja työsopimussuhteeseen maakuntaan siten, että määräaika päättyy viimeistään 31.12.2019. Väliaikaishallinto tarvitsee syksyllä 2017 henkilöresurssit, jotka muun muassa huolehtivat että siirtyvät sopimukset, kiinteä ja irtain omaisuus, henkilöstö tulevat selvitetyksi ja vastaanottavat nämä selvitykset suunnittelevat vuoden 2018 ja vuodenvaihteen 2018-2019 prosessit, rakenteet ja ohjausvälineet laativat riittävän valmiit ehdotukset organisaatiorakenteesta, maakuntastrategiasta, palvelulupauksesta, vuoden 2019 talousarviokehyksestä sekä neuvottelutavoitteista valtion ja kuntien kanssa valmistelevat tammikuun 2018 maakuntavaalit huolehtivat muutosprosessin hallinnasta, muutosjohtamisesta ja muutosviestinnästä Väliaikaishallinnon henkilöstöresurssitarve on merkittävä ja valmisteluorganisaatiolta vaaditaan huipputason osaamista ammattitaidon osalta. Väliaikaishallintoon tarvitaan vuoden 2017 syksyllä päätoimisesti karkeasti arvioiden 70 vastuuvalmistelijaa sekä heidän apunaan olevaa asiantuntija-, suunnittelu- ja valmisteluhenkilöstöä. 7
Rekrytoinnit väliaikaishallinnon valmisteluorganisaatioon toteutetaan kaikille maakuntaan toimintoja siirtäville organisaatioille/organisaatioyksiköille suunnattuina suljettuina hakuina. Rekrytoinnit tehdään vaiheittain aikavälillä n. 1.6. 30.11.2017 sitä mukaan kuin väliaikaishallinnon työohjelman mukaiset eri valmistelutoimenpiteet käynnistyvät. Tavoite on, että ainakin osa rekrytoinneista voitaisiin toteuttaa asiantuntijapalvelun ostona. Tällöin rekrytoitavan henkilön palkan maksaisi, ja työnantajavelvollisuuksista vastaisi, vanha työnantaja siten, että väliaikaishallinto korvaisi tälle henkilöstökulut suhteessa työpanokseen. Tämä mahdollistaisi myös osa-aikaisen työpanoksen saamista väliaikaishallinnon käyttöön eri tavalla kuin osa-aikaisia työsopimuksia solmittaessa, joka on työntekijän lomaoikeuksien kannalta epäedullinen vaihtoehto. Maakunnan käynnistämiseen tarvitaan vuonna 2018 päätoimisesti karkeasti arvioiden 200 300 henkilöä. Määrä täsmentyy väliaikaishallinnon valmistelussa 2017. Maakunnan vuoden 2019 toiminnan talous ja tulos riippuvat 1.4.2018 alkaen vaiheittain valittavaista talous- ja tulosvastuullisista henkilöistä sekä heidän kyvystään johtaa yksiköitä. Heidän pitää päästä mukaan valmistelemaan vuoden 2019 talousarviota, koska he vastaavat siitä. Heille on myös annettava todellista liikkumatilaa yhdessä työntekijöidensä kanssa suunnitella toimintaa ja työtä tehokkaasti. Kun suurin osa yksiköiden henkilöstöstä kuitenkin toimii vielä koko vuoden 2018 luovuttavien organisaatioiden tehtävissä, tavoitteena tulisi olla, että he voisivat riittävässä määrin osallistua maakunnan toiminnan valmisteluun ja suunnitteluun. Tämä tarkoittaa suuruusluokaltaan ainakin tuhannen henkilön osallistumista maakunnan toiminnan valmisteluun ja suunnitteluun. Pitkälti tällöin on kysymys osa-aikaisesta työskentelystä syksyllä 2018. Nämä henkilöt ovat myös avainasemassa uudistuksesta omissa työyhteisöissään. He voivat tarjota työtovereilleen ajankohtaista informaatiota 8
siitä, mitä uudistus tarkoittaa käytännössä heidän työhönsä ja asemaansa sekä miten uudistus etenee ja sen valmisteluun voi osallistua. Vuoden 2019 ylimpien virkamiesten ja muiden avainhenkilöiden rekrytoinnit maakuntaan toteutetaan vuonna 2018 lähtökohtaisesti myös suljettuina hakuina ja hoidetaan liikkeen luovutuksen periaatteiden mukaisesti. 2.4 Väliaikainen yt-toimielin Väliaikaishallinto tulee tekemään maakuntaa sitovia henkilöstöä koskevia päätöksiä ja sopimuksia. Tästä syystä myös väliaikaishallinnolla on velvollisuus noudattaa yhteistoimintalain periaatteita. Väliaikaishallinto perustaa väliaikaisen yhteistoimintaelimen toimikaudeksi, joka on 1.7.2017 31.12.2018. Väliaikaishallinnon ajan, maakunnan yhteistoimintaelin kootaan tarkoituksenmukaisessa laajuudessa samoin periaattein kuin kunnan yhteistoimintaelin. Tämä voisi tarkoittaa, että kullakin pääsopijajärjestöllä on kaksi edustajaa yt-toimielimessa (2+2+2 -malli). Palkansaajajärjestöt tulevat nimeämään valtakunnallisesti maakunnittain henkilöstön edustajat, jotka voidaan nimetä väliaikaiseen yt-toimielimeen. Kunnalliset pääsopijajärjestöt tulevat ohjeistamaan nimeämisprosessia tarkemmin kevään 2017 aikana. Ajankäytön myöntää se työnantaja, jonka palveluksessa luottamusmies on. 9
3 Väliaikaishallinnon henkilöstövalmistelua koskeva työohjelma Sote- ja maakuntauudistuksen väliaikaishallintovaiheen henkilöstövalmistelua koskevat tehtävät voidaan jakaa kolmeen koriin: 1. Henkilöstöviestintä ja henkilöstön osallistuminen valmisteluun, 2. Henkilöstösiirtoihin liittyvät tehtävät, 3. Maakunnan henkilöstöhallinnon organisointi ja henkilöstöjohtamisen toimintamallin rakentaminen 3.1 Henkilöstöviestintä ja henkilöstön osallistuminen valmisteluun Uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden viestintävastaavat suunnittelevat kevään 2017 aikana väliaikaishallinnon aikaisia henkilöstöviestinnän kanavia, keinoja ja ajoitusta. Maakuntaan siirtyvän henkilöstön osallistumiselle ja vaikuttamismahdollisuuksille väliaikaishallinnon valmistelutyöhön luodaan myös oma rakenne. 3.2 Henkilöstösiirtoihin ja -vastaanottoon liittyvät tehtävät Henkilöstösiirrot kuuluvat sote- ja maakuntauudistuksen ydinprosesseihin. Henkilöstövoimavarojen arviointi ja johtaminen liittyy olennaisesti tähän prosessiin sekä luovuttavien organisaatioiden että maakunnan näkökulmasta. Siirtymävaiheen tehtäviä (alustava) Tehtävän nimi Aloitus Valmis Henkilöstön siirto pe 10.3.2017 ti 1.1.2019 Henkilöstövastaavien verkoston käynnistäminen pe 10.3.2017 pe 31.3.2017 Henkilöstön siirtoprosessin määrittely ma 3.4.2017 ke 31.5.2017 Henkilöstöä koskevien esiselvitysten (siirtyvä henkilöstö) vastaanotto ke 16.8.2017 su 31.12.2017 Ehtovertailuprosessin määrittely ma 3.4.2017 ke 31.5.2017 Ehtovertailujen vastaanotto ke 16.8.2017 ti 31.10.2017 HR-hankintasopimusten kartoitus ma 2.10.2017 ti 1.1.2019 Siirtosuunnitelmien ja sopimusten alustava valmistelu ma 2.10.2017 la 31.3.2018 Liikkeenluovutusprosessin suunnittelu (yhteistyö) ke 6.9.2017 ke 31.1.2018 Lopullisten siirtyvää henkilöstöä koskevien selvitysten vastaanotto ma 6.8.2018 pe 30.11.2018 Siirtosuunnitelmien ja -sopimusten viimeistely ma 6.8.2018 pe 30.11.2018 Osaamis- ja henkilöstötarpeen ennakointi ja arviointi ma 16.8.2017 pe 30.11.2018 10
3.3 Maakunnan henkilöstöhallinnon organisointi ja henkilöstöjohtamisen toimintamallin rakentaminen Vaikka Uudenmaan sote- ja maakuntauudistuksessa valmistelun lähtökohtana on toimintojen ja toimintayksiköiden siirtäminen maakuntaan niin pitkälle kuin mahdollista sellaisenaan (as-is) 1.1.2019, on selvää, että kyseessä on jo vuodenvaihteessa 2018-2019 ennenäkemättömän suuri muutos, jossa yhdistetään palvelutuotantoa, uudistetaan prosesseja ja toimintamalleja, ja luodaan kokonaan uusi organisaatio. Henkilöstö on tämän muutoksen ytimessä ja hyvä henkilöstöpolitiikka on avain muutokseen. Näin ollen maakunnan henkilöstöjohtamisen toimintamalli ja henkilöstövoimavarojen hallintamalli ovat maakunnan toiminnan käynnistämisen strategisia välineitä. Uudenmaan maakunnan on haluttava olla Suomen paras julkisen sektorin työnantaja. Maakuntakonsernin rakentamiseen liittyviä tehtäviä (alustava) Tehtävän nimi Aloitus Valmis Henkilöstöfunktio ma 5.6.2017 ma 3.12.2018 Henkilöstöjohtamisen toimintamalli ja HRMkäytännöt ma 3.9.2017 ti 30.10.2018 Maakunnan talous- ja henkilöstöpalvelukeskuksen muodostaminen ma 3.9.2017 ma 20.8.2018 Palkkahallinnon ICT-ratkaisut ma 5.6.2017 ti 31.10.2017 Henkilöstöjohtamisen ICT-ratkaisut ma 5.6.2017 ti 31.10.2017 Henkilöstöprosessit ma 3.9.2018 ma 3.12.2018 Henkilöstöjohtamisen strategiset linjaukset ma 6.11.2017 la 31.3.2018 Tarpeellisten hankintasopimusten jatkaminen to 1.3.2018 pe 29.6.2018 Ylimpien viranhaltijoiden hakumenettely ma 4.12.2017 to 31.5.2018 11
12