HELSINGIN KAUPUNKI Tarjouspyyntö 1 (6) TARJOUSPYYNTÖ 1 TUNNISTETIEDOT Tarjouspyynnön nimi Toiminnalle osoitetuttilat. Helsingin kaupungin liikuntaviraston ulkoliikuntaosasto hakee tarjouskilpailulla Brahen kentälle yrittäjää hoitamaan kentän huoltorakennuksessa sijaitsevan kahvion kahviopalveluja ja ylläpidettäviä oheistoimintoja näitä varten osoitetuissa tiloissa. Kahviopalvelut oheistoimintoineen, Brahen kenttä Sopimukseen sisältyy Brahen kentän huoltotilan yhteydessä oleva kahviotila kalustoineen sekä sen oheistila, jota voidaan käyttää luistinten teroitus ja vuokraustoimintaan. Diaaritunnus HEL 2013-013457 Päätöksentekijä Helsingin kaupungin liikuntaviraston ulkoliikuntaosasto Vuokrauspäätöksen ja sopimuksen tekee vuokrausoikeuksiensa rajoissa ulkoliikuntaosaston osastopäällikkö. 2 PERUSTIEDOT Selvitys kohteesta Sopimusaika Sopimusehdot Brahen kenttä, osoite Helsinginkatu 23, 00510 Helsinki tarjoaa palvelun harjoittajan käyttöön kahvion kalustoineen sekä sopimukseen sisältyvät oheistoimintakohteet. Sopimusaika alkaa 1.12.2013 tai sopimuksen mukaan. Päätöksentekijä tekee kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa enintään kolmen vuoden sopimuksen. Vuokrasopimukseen sisältyvät kahviotilan vuokrausta oheiskohteineen koskevat yleiset sopimusehdot ovat tarjouspyynnön liitteenä. 3 TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN, TUNNUS, MYÖHÄSTYMINEN Tarjouksen toimitus Tarjous liitteineen on toimitettava Helsingin kaupungin kirjaamoon suljetussa kirjekuoressa ja sen on, tullakseen käsitellyksi, oltava perillä 14.11.2013 klo 16.00 mennessä. Kirjaamon käyntiosoite on Pohjoisesplanadi 11 13, Helsinki 17. Kirjaamon aukioloaika on arkipäivisin kello 8.15 16.00. Virka-ajan ulkopuolella kirjaamoon kuuluvia asiakirjoja voi toimittaa kaupungintalon aulaan arkisin kello 16.00 19.00 ja viikonloppuisin kello 10.00 16.00. Tarjouksen voi tarjouksentekijän vastuulla lähettää postitse. Kirjaamon postiosoite on
HELSINGIN KAUPUNKI Tarjouspyyntö 2 (6) Helsingin kaupunki Kirjaamo Liikuntavirasto PL 10 Tarjoustunnus Myöhästyminen Puutteellisuus Tarjouskuoressa tulee olla seuraavat viitetiedot: diaaritunnus Tarjous/ HEL 2013-013457 sekä tarjoustunnus Kahviopalvelut oheistoimintoineen, Brahen kenttä. Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei tulla huomioimaan tarjouskäsittelyssä. Myöhästynyt tarjous hylätään myöhästymisperustein. Jos tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä tai on alla esitettävien kohtien osalta puutteellinen, sitä ei tulla huomioimaan tarjouskäsittelyssä. Puutteellinen tarjous hylätään puutteellisuusperustein. 4 TARJOUSHINTA, SISÄLTÖ, LAADINTA, LIITTEET Hinta Tarjoushinta tulee ilmoittaa muodossa euroa/kuukausi/alv 0 %. Kahviotoiminta lasketaan arvonlisäverolliseksi toiminnaksi. Päätöksentekovaiheessa hintaan lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero (vuonna 2013 vero on 24 %). Sisältö, laadinta, liitteet Tarjouksen tulee sisältää hintatarjous koko palvelutoiminnan osalta, osatarjouksia ei sallita. Tarjouksen tulee olla sitova kahden kuukauden ajan tarjouspyynnössä ilmoitetusta sisäänjättöpäivästä lukien, sisäänjättöpäivä mukaan luettuna. Tarjouksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot, pakolliset vaatimukset tarjoajan yleisesittely ja tarkat yhteystiedot (osoite,, yhteyshenkilö(t) yhteystietoineen, puhelin, faksi, sähköpostiosoite hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten on ilmoitettava tarjouksessa omana tietonaan todistukset ja soveltuvuusehtojen tarkastamista varten pyydetyt liitetiedot: veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen ja/tai muiden lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta, ilmoitukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen voimassaolo, päiväys, lisätietojen antajat, allekirjoitus edellytykset, liike- ja toimintaidea, henkilöstö, kielitaito: kuvaus liiketoimintaideasta ja tiedot myytäviksi suunnitelluista tuotteista, aikaisempi liikealan kokemus, koulutus sekä kokemus yrittäjänä, oma ilmoitus henkilöstön kielitaidosta muut tässä tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset.
HELSINGIN KAUPUNKI Tarjouspyyntö 3 (6) Tarjouksen tulee olla muodoltaan tämän tarjouspyynnön mukainen ja se tulee laatia tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä. Tarjous on toimitettava kirjallisesti yhtenä kappaleena, se on laadittava suomen kielellä eikä se saa olla ehdollinen. Hintojen ilmoittamiselle ei ole tilaajan puolelta valmista lomaketta, tarjoushinnan voi sisällyttää tarjoukseen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä esitetyt ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Kirjekuoreen ja tarjoukseen täytyy merkitä pyydetyt tarjousta koskevat tunnustiedot. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. 5 TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS, TARJOUSTEN VERTAILU 1) Tarjoajan soveltuvuuden arviointi Tarjousajan päättymisen jälkeen Helsingin kaupungin kirjaamo suorittaa määräajassa saapuneiden tarjousten avauksen ja laatii avauspöytäkirjan ja toimittaa asiakirjat hankintayksikköön, Myöhästyneenä saapuneet tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Määräajassa saapuneet tarjoukset toimitetaan kirjaamosta liikuntaviraston ulkoliikuntaosastolle, jossa ne käsitellään kolmessa vaiheessa: 1) Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 2) Tarjouksen ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3) Tarjouksen kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu Tarjoajan soveltuvuuden arvioimisen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä hankintayksikön asettamien vaatimusten mukaisesti. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste, jokin hankintalain 57 :n poissulkemisperuste (rekisteritiedot) tai hän ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste tai tarjoajan toimittama, tässä tarjouspyynnössä pyydetty selvitys osoittaa, että tarjoaja on syyllistynyt vakavaan virheeseen ammattitoiminnassaan. Tarjoajaksi hyväksytään ainoastaan sellainen yritys, joka on maksanut veronsa ja sosiaaliturvamaksunsa tai jolla on niiden maksusta hyväksytty maksusuunnitelma. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa lääninveroviraston todistus verovelvollisuuden hoitamisesta (todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus) sekä työeläkekassan/eläkevakuutusyhtiön todistus eläkevakuutusmaksuvelvoitteiden täyttämisestä (eläkevakuutusmaksutodistus). Todis-
HELSINGIN KAUPUNKI Tarjouspyyntö 4 (6) tukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Jos verojäämiä tai maksamattomia eläkevakuutusmaksuja on, todistuksista täytyy ilmetä hyväksytty maksusuunnitelma. Jos tarjoaja ei täytä edellä esitettyjä rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyviä vähimmäisvaatimuksia, se suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. 2) Tarjousten ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta edellytetään. Hankintayksikkö on tarjouspyynnössä asettanut hankinnan kohteelle pakolliset vähimmäisvaatimukset sekä määritellyt erillistietojen antamisen. Lisäksi hankintayksikkö on määritellyt tarjouksen sisältöä muutoin koskevat tiedot. Tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena, mikäli se ei vastaa tarjouspyynnön muodollisia vaatimuksia, edellä esitetyissä kohdissa palvelulle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, sitä ei ole annettu määräajassa tai tarjouspyynnön pyydetyt liitteet on jätetty toimittamatta. Hylättyä tarjousta ei oteta mukaan tarjousvertailuun. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan tarjouspyynnössä pyydettyjä tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. 3) Tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, mitä tietoja tarjoajan on toimitettava tarjouksensa liitteenä tarjousten vertailua varten. Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja hankittavan tuotteen ja sitä koskevien palvelutietojen laadulle asetetut vaatimukset ja joihin on liitetty pyydetyt selvitykset, vertaillaan kokonaistaloudellisen edullisuuden selvittämiseksi seuraavilla perusteilla: Vertailuperuste Painoarvoprosentti Tarjoushinta, euroa/kuukausi 50 Liikeidea, kokemus tarjouspyynnön mukaisen palvelutoiminnan harjoittamisesta, kahvion tuotevalikoiman laajuus 30 Aukioloajat, sitoutuminen palvelujen ylläpitämiseen 20 Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan yllä määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja palvelun laatutekijöiden perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, mitä tietoja tarjoajan on toimitettava tarjouksensa liitteenä tarjousten vertailua varten. Liikuntaviraston ulkoliikuntaosasto pidättää itsellään oikeuden vapaasti olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
HELSINGIN KAUPUNKI Tarjouspyyntö 5 (6) 6 SOPIMUKSEN SYNTYMINEN, SOPIMUSEHDOT, MUUTA Sopimuksen synty Sopimusehdot Tilaajan puolelta sopimuksella tarkoitetaan tarjouksen perusteella tehtävää vuokrauspäätöstä ja vuokrasopimusta. Tarjouspyynnön liitteenä on vuokrasopimusluonnos. 7 TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Palvelun hankintaa koskeva päätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut asiakirjat ovat julkisia sopimuksen eli tilauksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, hankintayksiköllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 8 LISÄTIEDOT 9 LIITEASIAKIRJA Lisätietoja antaa kenttäpäällikkö Jyrki Inkinen, puhelin 0500 502 756, sähköposti jyrki.inkinen@hel.fi, näyttö sopimuksen mukaan. Vuokrasopimusluonnos ULKOLIIKUNTAOSASTO Stefan Fröberg osastopäällikkö