Pöytäkirja 1 (5) VM130:01/2015 16.3.2017 Julkisen hallinnn tiethallinnn neuvttelukunnan (Juhta) asiantuntijajast Aika T 16.3.2017 kl 13:00-15:30 Paikka Osallistujat VM Mariankatu 9, nh. Ylijäämä Sami Kivivasara, pj. Jari Kallela Heli Mikkelä Sirpa Mäntynen, etänä Jani Heikkinen Antti Vertanen Tuula Sepp Pekka Niemi Elisa Kettunen Heikki Talkkari, etänä Anne Kauhanen-Simanainen, siht. 1 Edellisen kkuksen muisti (27.1.2017) 3 ICT-kehittäminen, hankkeet ja hankinnat Muisti n llut luettavana asiantuntijajastn työtilassa - https://vyvi-sme3.vyverkk.fi/vm/juhta%20ja%20jast/jaetut%20asiakirjat/jast/kkus%20201 7-01-27/Jast_pöytäkirja_2017-01-27.dcx - Päätös: Hyväksyttiin muisti. Sirpa Mäntynen esitteli JHS 167 hanke-ehdtuksen (Neuvttelumenettelyjen käyttö ICT-hankinnissa) tilanteen. - Keskeisiä tahja hankeryhmän kknpanssa vat Valtiknttri (ketterät hankinnat), Kuntaliitt, Kela: Hansel, VM (hankintihin liittyvän tiedn rakenteistaminen). Ehdtettiin myös kilpailu- ja kuluttajavirastn haastattelemista liittyen hankkeisiin ja hankintihin liittyvän tiedn standardintiin. Myös Valtrin rli n tettava humin. - Keskusteltiin mahdllisista vaihtehdista julkisen hallinnn hankintjen hjeistamiseksi. Tdettiin että JHS-susitus kskisi ennen kaikkea tiettekniikkahankintja. - Tivttiin, että kun hanketta työstetään suunnitelmaksi, kirjitetaan tarkemmin tavite, susituksen peruste ja tarkitus, käyttäjäkunta ja miten susitusta tullaan hyödyntämäään. Hankeryhmään tarvitaan myös käyttäjäryhmien edustus. Päätös: Hyväksyttiin JHS 167 hanke-ehdtus siten, että hankesuunnitelmassa tetaan humin jastn evästykset. Valtivarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, 00023 Valtineuvst Puh 0295 16001 (Vaihde) Faksi 09 160 33123 valtivarainministeri@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (5) 4 Paikkatietpliittinen selntek ja paikkatietalusta, tilannekatsaus ja eteneminen Antti Vertanen esitteli katsauksen paikkatietpliittisen selnten ja paikkatietalusta-hankkeen tilanteeseen ja etenemiseen. - Lähtökhtana paikkatietalustan kehittämiselle vat arkkitehtuuri ja prsessit. Olennaista n, millaisella visilla paikkatietalustaa rakennetaan. - Sekä sitejärjestelmän että maankäyttöpäätösten suhteen n samankaltaisia ngelmia: kirjavia järjestelmiä, jtka n krjattava digitalisinnin yhteydessä. Krstettiin tietmallien ja yhteentimivuuden menetelmän ja välineiden käyttöä kehittämishankkeissa. - Alusta-ajattelussa tulee phtia, mikä n tehkas tapa hitaa palveluja ja luda valtakunnallisia kknaisuuksia. Edistetäänkö kuntien yhteisten alustjen rakentamista, tulevatk tiedt keskitettyyn rekisteriin vai nk jkin muu ratkaisu. - Kysyttiin laajan kknaisuuden aikataulun realistisuutta. Resurssien llessa rajallisia tulee tunnistaa ne, jtka n ehdttmasti saatava eteenpäin. - Tarvitaan useita tiet- ja rekisteripliittisia linjauksia. JHS-susitukset n hyvä tunnistaa hankkeissa välineenä. Keskeisiä tietpliittisia kysymyksiä n mm. yritysten ja julkisen hallinnn työnjak. - Rahitusta esitetään valtin lisätalusarvin tteutusten mahdllistamiseksi. Selntek ja alusta-asia vidaan tuda spivassa vaiheessa Juhtaan, jtta vidaan avata yli kunta-valti-rajapinnan ja hallinnnaljen menevää keskustelua. - Jastn n hyvä nstaa keskusteltuun tietpliittisia asita, kuten Asrek ja sitejärjtestelmä. Nämä spisivat aiheiksi esim. Juhtan kesäseminaariin linjausten lumiseksi. Päätös: Merkittiin tiedksi. 5 Sähköisen arkistinnin markkinaselvitys Jari Kallela esitteli sähköisten viranmaisaineistjen arkistinnin ja säilytyksen palvelukknaisuutta (SAPA) kskevan markkinaselvityksen tulksia. Keskustelu SAPAn tilanteesta ja markkinaselvityksen jatktimenpiteistä: - Kesän jälkeen saadaan Sähke2-mudssa levat aineistt talteen OKM:n KDK-PAS-järjestelmään. Seuraavana vaiheena n luda mahdllisuus tietjen käyttöön saamiseen. - Markkinaselvityksen jälkeen näyttää yhä siltä, että keskitetty ratkaisu n pitkällä tähtäimellä paras käytettävyyden ja taludellisuuden kannalta verrattuna siihen, että kunnat tekisivät ratkaisuja erikseen. SAPAn tarpeellisuutta lisää se, että maakuntauudistuksen yhteydessä n vaara, että arkistimatnta tieta kataa. Kunnissa levat paperiaineistt pitäisi pystyä digitimaan. Sitä kautta päästään ern myös arkistintitilista. Kuntien näkökulmasta pelätään, että jäädään VAPA-vaiheeseen ja siten ulkpulelle. - Rahituspäätöstä ei tällä hetkellä le. OKM:n n tarkitus esittää SAPA palvelun rahitusta Kansallisarkistn palveluna julkisen taluden suunnitelmaan (JTS). OKM n lunnstellut myös valtineuvstn periaatepäätöstä digitaalisesta arkistinnista. Investintina kustannukset
3 (5) vat nin miljna eura, jatkuvan palvelun kustannukset puli miljnaa eura vudessa. Rahituksessa tulisi painttaa sitä, että säästöt vat tulevaisuuden säästöjä. Kustannukset vat jka tapauksessa edessä. Digitaalnen arkist n hallinnllisten asiiden perustietvarant. - Tiednhallintalain valmistelun yhteydessä pyritään selkeyttämään myös säilyttämisen (määräaikainen säilyttäminen) ja arkistinnin käsitteitä (pysyvä säilyttäminen). Säilytystä ja arkistintia kskevat periaatteet tulisi saada samalla sekä rahituspäätökseen että tiednhallintalakiin. - Säilyttämisen kriteereissä n tettava humin myös se, mitä tietja ei pidä säilyttää. - Kiinnitettiin humita viestinnän tärkeyteen. Kuntaliitssa n meneillään pieni piltti kuntien rakennusvalvnnan aineistjen arkistinnista. Selvitetään, mitä mahdllisia ngelmia tulee esim. metatiedt ym. mukaan ttaen. - Päätös: Merkittiin tiedksi esittely ja keskustelu jatktimenpiteistä. 6 Tuttavuuden ja vaikuttavuuden sa-alue Elisa Kettunen esitteli asiaa kuntien tiettekniikkakartituksen näkökulmasta. - Tuttavuuden ja vaikuttavuuden tarkastelun kysymyksenasettelua n selkeytettävä. Liikkeelle esim. kuntien tarpeista. Tulisi pystyä arviimaan ste- ja maakuntauudistuksen lähtötilanteen kustannusvaikutukset ja jatk, kuntien tukipalvelujen nykyiset ja tulevat kustannukset. Nykytilan selvittämistä pidettiin tärkeänä. Tavitteet ja mittarit n kirkastettava. Tarvitaan seurantatieta ja indikaattreita sille, miten resursseja käytetään, että se lisi hyödyllistä. Maakunnissa tulisi pystyä alusta asti tekemään järkeviä investinteja. Tulisi tunnistaa khtia, jihin puuttumalla saadaan haluttuja muutksia. Kuntaliitssa asian valmistelu etenee ja käytettävissä n henkilöresurssi. Tivtaan etenemistä myös Juhtan kautta. - Ehdtuksia tteutukseen: Esim. perinteinen kysely kustannuksista, lisäksi case tyyppiset haastattelut, pari isa kuntaa sekä keskikkisia ja pieniä kuntia. Haastatteluissa vidaan käsitellä vaikeampiakin asiita. Tiettekninen kartitus visi lla yksi sa tuttavuus/vaikuttavuus teemaan Yhteistyössä jnkin ylipistn/tutkimuslaitksen kanssa: Itä-Sumen ylipistssa n mietitty teemja mm. lainvalmisteluun ja vaikutusten arviintiin liittyen. Tutkijiden kanssa tulisi keskustella. Tulee hyödyntää lemassa levia aineistja: esim. KEHA. Päätös: Valmistelua jatketaan pienemmässä sparrausryhmässä, jka tekee esityksen etenemisestä ja vastuullisesta tahsta.
4 (5) 7 Juhta-JHS-JHKA-verkksivustn uudistaminen (Juhta-sivustprjekti) Pekka Niemi kerti Juhta-sivustprjektin kehittämisvaiheesta. Tilannekatsaus, prjekti alitettu, 5 työpajaa, etenevät paja/viikk. Huhtikuussa sprintit 5-6, prjekti valmiina elkuun pulen välin paikkeilla. JHS-susitusten sisäänviennin prsessi puntaridaan. JHKA -sisältöpäivitys dkumenttimudssa n valmistumassa, jllin vidaan viedä sivustlle. Keskusteltiin siitä, mikä sivustlle nimeksi. Nimen pitää lla päätetty huhti-tukkuun aikana. Ehdtettiin nimikilpailua, jta varten kuvaillaan sivust. Päätösesitys: Merkittiin esittely tiedksi. Päätettiin järjestää nimikilpailu sivustn nimestä. 8 Viestintäsuunnitelma Elisa Kettunen ja Heikki Talkkari esittelivät viestintäsuunnitelmaa. - Viestintäsuunnitelmaa tivttiin laajennettavaksi ennen Juhtan käsittelyyn viemistä. Keskeinen kysymys n, miten Juhta haluaa prfilitua. Tavitteisiin vitaisiin ttaa mukaan esim. Juhtan tunnettuuden lisääminen ja rlin vahvistaminen, ajantasaisen tiedn saaminen käsiteltävistä asiista, Juhtan tuttaman aineistn hyödyntämisen lisääminen. Khde- ja sidsryhmiä tivttiin täydennettäviksi, esim. media (nk relevantti?), ketkä hallinnssa kuuluvat khderyhmiin (tiettimijat, timinnan kehittäjät). Myös pääviestejä lisi hyvä harkita. - Juhtan uuden sivustn käyttööntt. Eri väliniden käyttööntt, kuten Twitter ja VM:n uutiskirjeet vitaisiin ajitaa siihen, kun uusi sivust avataan. - Viesintäsuunnitelmaan vitaisiin listata tärkeimmät viestittävät asiat parille seuraavalle vudelle. Päätös: Viestintäsuunnitelma viedään Juhtaan keskusteltavaks, kun suunnitelmaa n täydennetty jastn evästysten phjalta. 9 Riskienhallinta, timinnan jatkuvuuden hallinta sekä pikkeamatilanteiden hallinta Keskustelua Tuula Sepp esitteli riskienhallinta ja timinnan jatkuvuus yhteishanketta. - Esittelijä tivi jastlta lupaa käynnistää ensimmäisten työpajjen ilmittautumismenettely, jka tehdään vastaavasti kuin tietsujakulutuksen ilmittautumiset (hankkeet liittyvät tisiinsa).
5 (5) - Hanke tulisi viedä Juhtaan 4.4. käsiteltäväksi. - Tivttiin selkeää ehdtusta, millin hankkeeseen tehdään tsekkaus ja miten jatketaan. - Ohjausryhmäksi tulisi asiantuntijaryhmä. Hanketta käsitellään samin kuin tietsujakulutusta ja tudaan Juhtan asiantuntijajastn arviitavaksi aika ajin. - Kulutus n suunnattu jhdlle ja tietturva-asiantuntijille kunnissa ja valtinhallinnssa. - Yhteistyötä Kujan ( = kuntien jatkuvuuden) turvaamishanke ja Hultvarmuuskeskuksen kanssa. - Vahtin ja Juhtan yhteistyöhön phjautuva hanke. Vahtin hjeistus jalkautuu tätä kautta. VM tekee tarvittavat hankinnat ja spimukset. - Tivttiin lisätieta kunnille tulevasta hyödyistä. - Ilmittautumismenettely viestitään sekä valtinhallinnn että kuntien kirjaamihin - Tdellinen kustannus eri sapulille jakautuu ilmittautujien mukaan ja n mahdllista jakaa tteutuman mukaan. Päätös: Asia käydään vielä VM:ssä asia läpi viikn sisällä ja vahvistetaan lupa ilmittautumisemenettelyyn. Sisällöllisesti hankkeen tdettiin levan k. 10 Kevään 2017 kkusaikataulu Jast t 16.3. kl 13.00 15.30 (Juhta 4.4.) Jast ti 23.5. kl 13.00 15.30 (Juhta 8.6. seminaari)